Efektywne zarządzanie czasem

EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE CZASEMRozwój kompetencji

UZYSKASZ UMIEJĘTNOŚCI:UZYSKASZ UMIEJĘTNOŚCI:• Ekonomiczne

planowanie zajęć i zadań

• Umiejętność wyznaczania celów do realizacji

• Zwiększenie efektywności działania

PROGRAM SZKOLENIAPROGRAM SZKOLENIA:• Powitanie uczestników i autoprezentacja• Podstawy pracy nad własnym czasem• Powody, dla których tracimy czas• Analiza struktury dnia pracy

• Pojęcie celu• Narzędzie - cel SMART• Planowanie• Narzędzie – macierz Eisenhowera

• Sposoby na efektywne funkcjonowanie• Zasada Pareto• Krzywa wydajności• Efekt piły• Metoda ALPEN

• Zakończenie i podsumowanie

ZASADY UCZESTNICTWAZASADY UCZESTNICTWA:

• Szukamy rozwiązań, nie usprawiedliwień• Każde pytanie jest ważne• Jesteśmy aktywni• Słuchamy innych• Wyłączamy telefony• Przestrzegamy ram czasowych

KRÓTKA AUTOPREZENTACJA:KRÓTKA AUTOPREZENTACJA:

• Mam na imię…• Na co dzień zajmuję

się…• Moje trzy mocne

strony…• Jestem tu….

PODSTAWY PRACY NAD CZASEM

WYKORZYSTAJ SWÓJ CZAS:WYKORZYSTAJ SWÓJ CZAS:„Im więcej mamy czasuna wykonanie jakiejśpracy, tym więcej

czasunam ona zabiera.”(Prawo Parkinsona)

„Wszystkie sprawy sątrudne, zanim staną sięłatwe. ”(Przysłowie perskie)

POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY CZAS:CZAS:• Czynniki

zewnętrzne zależące od innych ludzi i otoczenia :• Zła organizacja pracy• Brak jasności zadań• Brak współpracy• Nieskuteczny przepływ

informacji

POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY POWODY DLA KTÓRYCH TRACIMY CZAS:CZAS:

• Czynniki wewnętrzne, zależą tylko od nas samych:• Nieumiejętne określanie

własnych potrzeb• Nieumiejętne

formułowanie celów• Nieumiejętne

wyznaczanie priorytetów• Brak wewnętrznej

motywacji do działania• Trudności w

komunikowaniu się• Nieumiejętność

delegowania zadań

ANALIZA STRUKTURY DNIA PRACY

STAWIANIE CELÓW:STAWIANIE CELÓW:

„Żaden wiatr nie jest

dobry dla okrętu, który

nie zna portu swego

przeznaczenia.”

(Konfucjusz)

STAWIENIE CELÓW:STAWIENIE CELÓW:„Nic nie potrafi nadać

naszemu życiu większej

mocy niż skupienie

wszystkich sił na

ograniczonej liczbie

celów.”

(Nido Quebein)

DLACZEGO USTALAMY CELE?DLACZEGO USTALAMY CELE?• Klucz do

gospodarowania czasem

• Wyzwalają działanie i współdziałanie

• Cele są miernikiem przy ocenie osiągnięć

• Aktywizują samomotywację, samodyscyplinę oraz samokontrolę

CEL CEL SMARTSMART – METODA – METODA FORMUŁOWANIA CELÓWFORMUŁOWANIA CELÓWCel SMARTS – SPRECYZOWANY – niezbyt ogólny i niezbyt

szczegółowyM – MIERZALNY – musi istnieć miara, według której

mierzony będzie rezultat, no. liczba, procentA – AMBITNY – cel powinien mobilizować osoby

zaangażowane w jego realizacjęR – REALNY – musi być osiągalnyT – TERMINOWY – musi istnieć horyzont czasowy

realizacji

PLANOWANIEPLANOWANIE

„ Bardziej niż cokolwiek

innego przygotowaniesię jest sekretem doSukcesu.”

(Sam Walton)

„Plany są niczym,planowaniewszystkim.”

(Eisenhower)

KRYTERIA WYBORU PRIORYTETÓWKRYTERIA WYBORU PRIORYTETÓWPilne

Są to rzeczy, któremuszą być zrobioneszybko, w trybienatychmiastowym,działania wymagająceuwagi tu i teraz

Ważne

Sprawy dla Ciebienajważniejsze, rzeczydziałania priorytetowe

sązwiązane z misją iwyznaczonymi celami

ZASADY FORMUŁOWANIA ZASADY FORMUŁOWANIA PRIORYTETÓWPRIORYTETÓW• Koncentrowanie sił na

celach i sukcesach (zasada Pareto)

• Ważność i pilność jako podstawowe kryterium wyboru działań

• Każde z zadań wyrażone w klasach priorytetów A, B, C, D

• Przewaga ważności zadań nad ich pilnością

MACIERZ EISENHOWERAMACIERZ EISENHOWERA

MACIERZ EISENHOWERAMACIERZ EISENHOWERA

MACIERZ EISENHOWERA - REZULTATYMACIERZ EISENHOWERA - REZULTATY

MACIERZ EISENHOWERA - WNIOSKIMACIERZ EISENHOWERA - WNIOSKIKluczem do

efektywnegozarządzania czasem jestzwiększenie działań wćwiartce drugiej• Ogranicz czas w ćwiartce

pierwszej• Naucz się mówić „nie”

rzeczom z ćwiartki trzeciej

• Zmniejsz upodobania z ćwiartki czwartej

• Załóż sobie terminarz i planuj tygodniowo

METODY PLANOWANIA I SPOSOBY NA EFEKTYWNE FUNKCJONOWANIE W CZASIE

ZASADA PARETO:ZASADA PARETO:

ZASADA PARETO:ZASADA PARETO:• Pareto

zaobserwował, że 80 % efektywnych wyników powstaje w ciągu 20 % czasu

• Gdzie leży Twoje 20 % wysiłku, które pozwoli osiągnąć 80 % sfektu?

KRZYWA WYDAJNOŚCIKRZYWA WYDAJNOŚCI

EFEKT PIŁYEFEKT PIŁY

METODA ALPENMETODA ALPENMetoda ta służy

skutecznemu planowaniu:A – zapisywanie zadań

(Aufgaben)L – ustalanie czasu na

wykonanie (Länge)P – rezerwa czasu na

czynności nieprzewidziane (Pufferzeiten)

E – decydowanie o priorytetach (Entscheiden)

N – kontrola realizacji zadań (Nachkontrolle)

SYSTEMATYCZNOŚĆ I SYSTEMATYCZNOŚĆ I KONSEKWENCJAKONSEKWENCJA• Metoda nagrody – jeśli

uda Ci się wykonać zaplanowane zadania danego dnia/tygodnia – daj sobie nagrodę!!!

• Metoda kontroli – znajdź kogoś życzliwego, z kim będziecie się nawzajem wspierać w swoim efektywnym zarządzaniu czasem