Efektívna obchodná korešpondencia

9 dobrých rád pre písomný styk:Ako udržať obchodnú korešpondenciu na profi úrovni?

Galina Gomolčáková | Copywritings.sk

Obsah

čo sledujeme v biznis korešpondencii?

9 dobrých rád, ako tieto ciele dosiahnuť na profi úrovni.

Bonus: dobrá rada, ktorú majte vždy na zreteli.

Dobrá rada č. 1 | Píšte stručnePodľa jazykových expertov až tretina slov typickej korešpondencie je vata.

Preto redukujte, redukujte, redukujte, až kým v liste nezostane naozaj len to, čo má informačnú hodnotu a čo chcete listom povedať.

Dobrá rada č. 2 | Píšte ucelené myšlienkyAk je potrebné pre splnenie vašej požiadavky niečo adresátovi objasniť, objasnite.

Ale stručne. (Dobrá rada č. 1)

Dobrá rada č. 3 | Obmedzte trpný rod

Pokiaľ môžete, vždy používajte rod činný.

Úplne zabudnite na vyjadrenia typu “Report Vám bude zaslaný dňa…”.

Namiesto toho napíšte: “Report Vám zašleme v pondelok 22.2.2016”. Činné slovesá dodajú vášmu textu dynamiku.

Dobrá rada č. 4 | Príjemca nie je blbec, ale ani vševed

Píšte vaše listy inteligentnému, ale

vo vašej veci neinformovanému človeku.

Nevysvetľujte triviálnosti, ale priblížte čitateľovi problematiku.

Dobrá rada č. 5 | Špecifikujte

Neočakávajte, že adresát pozná vaše interné skratky.

Nepoužívajte profesný žargón v písomnej komunikácii s človekom, ktorý nie je členom vašej organizácie.

Dobrá rada č. 6 | Buďte pozitívni

Namiesto vyjadrenia “Do 28.2.2016 Vám nemôžeme dať spätnú väzbu.”,

napíšte “Najneskôr 3.3.2016 Vám dáme spätnú väzbu.”.

Dobrá rada č. 7 | Vyvarujte sa gramatických chýb

Ak si nie ste istí gramatikou, majte poruke gramatickú príručku a slovník slovenského jazyka.

Dobrá rada č. 8 | Píšte len overené fakty

Pred tým, ako sa k niečomu vyjadríte, zistite si, či sa situácia náhodou už medzičasom nezmenila.

Pokiaľ niečo naozaj neviete a nemáte to odkiaľ vedieť, nebojte sa to napísať.

Dobrá rada č. 9 | Jasnosť a jednoznačnosť nadovšetko

Základom efektívnej obchodnej korešpondencie sú tieto dva atribúty.

Nepoužívajte inotaje či mystériá.

Nenechávajte priestor pre adresátove vlastné interpretácie.

Každé slovo nech má výpovednú hodnotu.

Dobrá rada na záver | Nikdy nepíšte obchodnému partnerovi naštvatíNikdy.

Negatívne emócie do obchodnej korešpondencie nepatria. Radšej si dajte 10 minút pauzu a choďte sa prejsť. Znie to ako klišé, ale ozaj to pomáha.

Negatívny tón listu môže mať pre vašu firmu fatálne následky.

Vystríhajte sa toho.

Ďakujem za pozornosť :)

www.copywritings.skSrdcia zákazníkov dobýjame slovami