e-Jurnal.doc

1

Jurnal Elektronik:berbagi pengalaman proses berlangganan jurnal on line di UPT Perpustakaan UNISBA

ARIEF Dj. TRESNAWAN

1

A. PENDAHULUANSeperti telah kita rasakan bersama, bahwa kemajuan teknologi, informasi dan komunikasi telah membawa dampak yang begitu besar terhadap berbagai bidang kehidupan, tak terkecuali perpustakaan. Perpustakaan seiring dengan perkembangan jaman harus terus bisa mengantisipasi berbagai kebutuhan informasi para penggunanya. Perpustakaan tidak lagi memberikan layanan yang sama dari tahun ke tahun tetapi harus menyesuaikan dengan perubahan kebutuhan para penggunanya. Kalau tidak mengikuti perkembangan tersebut, perpustakaan kita akan ditinggalkan pengguna setianya. Untuk itu perpustakaan harus me-reposisi kembali peran dan fungsinya dalam menunjang kebutuhan informasi para penggunanya sesuai dengan kemajuan jaman.

Adanya kemajuan di bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK), jarak, ruang, waktu menjadi hampir tidak ada batasan. Hal ini pun telah mengubah pola perilaku pengguna perpustakaan dalam mencari informasi. Pengguna menginginkan informasi terkini, tidak peduli informasi tersebut berasal dari mana, yang penting ada dan bisa diperoleh dengan cara yang cepat. Tidak mau lagi pencarian informasi itu terganggu hanya karena perpustakaan telah tutup. Pendek kata, perpustakaan harus selalu siap setiap saat. Maka mau tidak mau perpustakaan pun harus terhubung ke jaringan internet karena disanalah sumber informasi dari seluruh dunia berada. Salah satu sumber informasi di internet untuk pengembangan layanan perpustakaan adalah jurnal elektronik (on line)

Pada kesempatan ini, saya ingin berbagi pengalaman dengan Bapak/ Ibu/Saudara mengenai langganan jurnal elektronik. Mulai saat persiapan, kendala yang dihadapi sampai terselenggaranya layanan jurnal elektronik. Barangkali di perpustakaan Bapak/Ibu/Saudara ada yang sedang merencanakan berlangganan jurnal elektronik atau sedang tahap realisasi. Mudahan-mudahan sharing ini dapat memberikan manfaat bagi perpustakaan dimana Bapak/Ibu/Saudara bekerja.

B. Jurnal Elektronik Jurnal elektronik adalah terbitan serial seperti bentuk tercetak tetapi dalam bentuk elektronik. Biasanya terdiri dari tiga format , yaitu text, text dan grafik, serta full image (dalam bentuk pdf).

Dibandingkan dengan jurnal tercetak jurnal elektronik memiliki beberapa kelebihan, diantaranya dari segi kemutakhiran. Jurnal elektronik seringkali sudah terbit sebelum jurnal cetak diterbitkan sehingga dalam kecepatan penerimaan informasi jauh lebih menguntungkan. Perbandingan jurnal elektronik dengan jurnal cetak disajikan dalam tabel berikut:

1 Disampaikan pada acara Silaturahmi dan Seminar Sehari “Kiat Sukses Mengembangkan Perpustakaan”, IPI Cabang Bandung dengan UPT Perpustakaan ITB, Rabu, 29 Desmber 2004

2

Perbandingan Jurnal Elektronik (on line) dengan Jurnal Tercetak di perpustakaan

No Kriteria Elektronik Tercetak1 Kemutakhiran Mutahir Mutahir2 Kecepatan diterima Cepat Lambat3 Penyimpanan Sangat mengirit

tempatMemakan tempat

4 Pemanfaatan 24 jam Terbatas jam buka

5 Kesempatan akses Bisa bersamaan Antri6 Penelusuran Otomatis tersedia Harus dibuat7 Waktu penelusuran Cepat Lama8 Keamanan Lebih aman Kurang aman9 Manipulasi dokumen Sangat mudah

(spt. Kutipan, dsb)Tidak bisa

10 Bila langganan dengan dana yang sama

Judul bisa lebih banyak

Judul lebih sedikit

11 Harga total langganan Jauh lebih murah Lebih mahal

C. MENGAPA BERLANGGANAN JURNAL ELEKTRONIK (ON LINE)?

1. Paradigma Baru PerpustakaanBarangkali hal ini telah sering dibahas dalam berbagai seminar perpustakaan tetapi ada baiknya diingatkan kembali, bahwa pada kenyataannya konsep perpustakaan seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (selanjutnya disebut TIK) memang telah mengalami pergeseran. Dari “penjaga pengetahuan” menjadi penyedia jasa informasi, dulu hanya satu jenis media saja sekarang menjadi multi media. Besarnya koleksi sempat menjadi tolok ukur kelengkapan suatu perpustakaan, kini akses ke berbagai sumber informasilah yang menjadi tolok ukur kelengkapan serta keberhasilan pelayanan perpustakaan.

Jalan supaya perpustakaan kita tetap digunakan orang adalah beradaptasi dengan perubahan yang terjadi. Semakin kita menjauhi perubahan semakin tertinggallah perpustakaan kita, dan akan semakin sulit mengejar ketinggalan tersebut.

Stephen Mallinger, Information Resources Officer di Bangkok, mengidentifikasi Perpustakaan yang Bagus, efektif , beliau menyebutnya sebagai the Wining Library adalah sbb:

3

THE WINNING LIBRARYThe door way to the library must never be closedIt must be accessible 24 hours a day and 7 days a weekIt must respond immediately to the learning communityIt must provide resources accessible from anywhereThe library’s resources must come from many many placesIt must provide resources that go beyond – way beyond – the resources for the courses presently taughtThe student must have direct and immediate access to these resources rather than have the librarian do the research for him

(Malinger, 2003)

Dari kriteria tersebut secara tersirat mengharuskan, bahwa perpustakaan harus memiliki sambungan ke internet sehingga perpustakaan tidak pernah tutup. Bisa dimanfaatkan selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Merespon dengan cepat pada komunitas belajar. Menyediakan sumber-sumber informasi yang dapat diakses dari tempat manapun. Sumber informasi perpustakaan harus berasal dari banyak tempat (sumber). Pengguna harus dapat mengakses langsung dan segera ke sumber-sumber informasi tersebut daripada pustakawan yang mengerjakan untuknya.

Beberapa indikasi tersebut mengiring kita mau tidak mau, suka tidak suka, untuk menyesuaikan memberikan layanan perpustakaan dengan kebutuhan pengguna sesuai dengan perkembangan TIK.

2. Tuntutan PenggunaPara staf pengajar yang sedang melanjutkan sekolah (S2,S3) sangat memerlukan jurnal-jurnal yang mutakhir untuk keperluan tugas-tugas, tesis, serta disertasinya agar penyelesaian tugasnya dapat tepat waktu. Salah satu kendala yang sering dihadapi oleh para staf pengajar adalah ketiadaan jurnal-jurnal mutakhir untuk pengerjaan tugasnya. Hal ini akan berakibat mundurnya lama belajar mereka yang akan berakibat pula pada bengkaknya biaya universitas untuk sekolah.

Bagi staf pengajar yang melanjutkan sekolah di perguruan tinggi yang tersedia fasilitas jurnal on line, tentu tidak menjadi masalah, bahkan oleh kita dapat diminta pengalamannya untuk pengembangan di perpustakaan kita sendiri. Berbeda dengan staf pengajar yang kebetulan di perguruan tingginya tidak tersedia fasilitas ini, tentu akan menghambat proses belajarnya. Dengan berlangganan jurnal on line tidak peduli sekolah dimana pun, kebutuhan informasi akan selalu terpenuhi yang pada akhirnya akan mempercepat penyelesaiain studinya.

3. Keterbatasan ruangan perpustakaan,

4

Tidak selamanya perpustakaan kita bisa menampung koleksi tercetak, semakin hari semakin sempit ruangan digunakan untuk menyimpan koleksi tercetak (jurnal). Perpustakaan Unisba tidak sebesar Perpustakaan ITB maka dalam beberapa tahun mendatang jurnal-jurnal tercetak ini akan menghabiskan ruangan yang ada. Padahal ruangan yang tersedia sangatlah terbatas.

4. File elektronik lebih menguntungkan daripada arsip tercetak (lihat tabel perbandingan jurnal elektronik)

D. KENDALA YANG DIHADAPIDalam merintis sesuatu yang baru berbagai kendala pasti akan dihadapi, baik kendala personal, teknis ,seperti peralatan, maupun dari interen diri kita sendiri. Yang sudah jelas nampak di depan kita adalah kendala dari:

1. PimpinanPimpinan biasanya tidak mudah begitu saja meluluskan keinginan kita walaupun menurut kita progam tersebut bagus tetapi untuk meyakinkan pimpinan memerlukan “perjuangan” yang ekstra keras. Pimpinan menginginkan bukti bukan janji. Kita harus bisa meyakinkan kepada pimpinan, bahwa program yang kita rencanakan akan membawa manfaat yang signifikan terhadap kemajuan universitas.

2. PeralatanKendala kedua yang siap menghadang kita adalah masalah peralatan yang akan mendukung layanan kita. Peralatan bisa berupa infrastruktur (jaringan) juga peralatan pendukung lainnya seperti komputer.

3. Dari diri kita sendiriKendala yang terbesar sebetulnya adalah yang datang dari diri kita sendiri. Semuanya sangat bergantung kepada diri kita sendiri. Biasanya, melihat kendala-kendala yang mungkin akan dihadapi pada diri kita timbul rasa “hoream”, belum dicoba sudah malas alias kalah sebelum bertanding.

Kendala-kendala inilah yang pasti akan dihadapi kita. Lalu bagaimana menghadapinya?

1. Mengubah sikap mentalKendala-kendala tersebut kita sikapi secara positif dengan cara mengubah pandangan dari kendala menjadi tantangan. Dengan cara ini, kita tergerak untuk menaklukan kendala yang dihadapi.

2. Menggerakan Sumber Daya yang dimiliki.Amati seluruh staf, mana kira-kira yang berminat ke bidang TIK dan bisa dibina, selanjutnya berikan kursus TIK. Kemudian, inventarisir peralatan yang ada yang bisa mendukung program kita. Memberikan Bukti / Hasil , Pimpinan akan senang kalau rencana kita itu dapat dilaksanakan tanpa mengeluarkan dana yang begitu besar. Untuk itu sebelum kita mengobral janji lebih baik kita buktikan dulu hasil kerja kita walau sedikit tetapi terasa manfaatnya.

5

E. PERSIAPAN BERLANGGANAN

1. Mengacu kepada VISI – MISISupaya arah pengembangan layanan perpustakaan kita jelas sebaiknya segala sesuatunya mengacu kepada visi misi yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, visi misi dari Perpustakaan UNISBA adalah

VISIMenjadi pusat kegiatan belajar mengajar (learning and teaching resource centre), pusat informasi dan dokumentasi ilmiah serta pusat informasi dan dokumentasi ke-Islaman yang memadai bagi civitas akademika UNISBA dalam menunjang terwujudnya 3M (mujahid, mujtahid, mujadid) serta masyarakat pada umumnya. MISI Mencari, menyeleksi, mendapatkan, mengorganisasikan,

menyediakan , serta menyebarluaskan  informasi dan Menyediakan akses ke sumber-sumber informasi yang akan

membantu memenuhi pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi Mengembangkan kerjasama jaringan layanan informasi yang

saling menguntungkan  ke berbagai perpustakaan perguruan tinggi lain serta dengan pusat-pusat informasi lainnya

Menyediakan fasilitas bagi kegiatan belajar mengajar serta pencarian informasi.

Jelaskan visi misi ini kepada pimpinan, bahwa program yang akan kita laksanakan adalah sesuai dengan visi misi perpustakaan dan universitas.

2. Adakan presentasi kecil jurnal elektronik (di perpustakaan) 3. Membuat Free Trial Jurnal Elektronik

Kontak ke penyedia jasa jurnal elektronik, selanjutnya minta kepada penyedia jasa untuk mengadakan uji coba gratis. Biasanya dilaksanakan selama tiga bulan.

4. Mengundang calon penggunaSebelum diadakan presentasi undang calon pemakai kita, yaitu dari seluruh program studi untuk menyimak presentasi yang telah dijadwalkan.

5. SosialisasiSosialisasikan free trial ini ke seluruh program studi, tempel pengumuman-pengumuman ini di perpustakaan dan sekitar kampus.

6. Berikan laporan selama masa free trial kepada pimpinan.Laporan dapat berupa:1. Memberikan artikel fulltext sesuai dengan bidang ilmu pimpinan2. Menggandeng mitra (dosen) yang telah terbiasa menggunakan jurnal elektronik dan mendukung program kita3. Ingatkan terus , bahwa kita sedang mengadakan free trial yang sayang kalau dilewatkan begitu saja4. Berikan perbandingan jurnal cetak dan elektronik (on line)

6

Setelah masa free trial berakhir:1. Adakan rapat dengan program studi untuk menentukan jurnal on line mana yang akan dilangan, sebagai bahan pertimbangan perhatikan kriteria berikut:

No

Kriteria Db Jurnal1 Db Jurnal2 Db Jurnal3

1 Harga langganan2 Jumlah judul jurnal3 Jenis Jurnal (banyak

umum atau ilmiah)4 Back Up CD5 Cara akses:

multi/singel6 Penggunaan: user

friendly/ tidak7 Referensi yang telah

berlangganan8 After Sales Service

2. Minta dukungan kepada program studi, bahwa jurnal ini memang perlu dilanggan dikaitkan dengan kebutuhan program studi3. Laporkan hasil rapat ini kepada pimpinan, bahwa kita didukung oleh seluruh program studi

F. TAHAP LANGGANAN

Apabila rencana kita telah disetujui pimpinan tahap selanjutnya adalah sosialisasi jurnal tersebut, dengan cara:

1. Memberikan pelatihan cara-cara penggunaan jurnal elektronik bagi seluruh dosen

2. Mengajak dosen untuk selalu memanfaatkan jurnal tersebut yang ditindaklanjuti dengan pemberian tugas kepada mahasiswa dengan menggunakan referensi jurnal elektronik tersebut.

3. Berikan laporan penggunaan jurnal selama dilanggan.4. Promosikan kepada civitas akademika

G. PENUTUPUraian di atas adalah pengalaman di UPT Perpustakaan UNISBA, apabila ada Bapak/Ibu yang di perpustakaannya sedang merencanakan akan berlangganan jurnal on line/ elektronik mudah-mudahan sharing informasi ini bermanfaat. Tetapi walau bagaimana pun situasi kondisi di masing-masing perguruan tinggi tentu berbeda, maka langkah-langkah ini pun perlu penyesuaian sesuai dengan sikon yang dihadapi. Paling tidak gambaran dalam berlangganan jurnal elektronik lebih kurang seperti yang telah dijelaskan di atas. Semoga bermanfaat. Salam.

7

Unisba, 041227

8