DTU- asen vejledning · 2 Opbygning af DTU-Basen: DTU-basen er en person-database over samtlige personer, der er tilknyttet DTU: studerende, undervisere, TAP’er, gæster, forskere.

1

DTU-Basen vejledning

Opbygning af DTU-Basen: ............................................................................................................................ 2

Hovedmenuen: ............................................................................................................................................ 3

Administrér organisationsenhed ................................................................................................................. 3

DTUbase-administratorer ........................................................................................................................ 4

Tilknyttede profiler .................................................................................................................................. 5

CWISnr: .................................................................................................................................................... 5

Menuen under stamdata ......................................................................................................................... 5

Profil ID: ................................................................................................................................................... 7

DTU Lister: ............................................................................................................................................... 8

Sitecorelister: ........................................................................................................................................... 9

Autogenererede lister: ............................................................................................................................. 9

Roller: ..................................................................................................................................................... 10

Servicefunktioner ................................................................................................................................... 10

Revisionshistorik .................................................................................................................................... 10

Statusrapport ......................................................................................................................................... 10

Eksporter ................................................................................................................................................ 11

Opret ny person/konto (Fra Hovedmenu) ................................................................................................. 12

Kladder ................................................................................................................................................... 12

Redigér person konto/profiler ................................................................................................................... 12

Administrér indkomne rettelser ................................................................................................................ 13

Fordel roller på personer ........................................................................................................................... 13

Administrér egne data ............................................................................................................................... 14

Oversigt over persondata .......................................................................................................................... 14

http://www.dtubasen.dtu.dk

2

Opbygning af DTU-Basen:

DTU-basen er en person-database over samtlige personer, der er tilknyttet DTU: studerende,

undervisere, TAP’er, gæster, forskere. Basen bruges til at oprette konti, give rettigheder, samt

at skabe roller.

Ideen i basen er, at samle alle persondata ét sted, så der ikke oprettes parallelle systemer.

Der er mange andre systemer på DTU der trækker data fra DTUbasen, derfor er det vigtigt at

den altid er opdateret med korrekte oplysninger om de personer der er på DTU.

Stamdata: Hovedoplysningerne for personen. Her ligger de ting som en bruger kun kan have “en” af,

f.eks. Brugernavn, Initialer, CPR-nummer, Navn.

Hver person må kun have et sæt stamdata.

Profiler: Her ligger persons oplysninger om personens tilknytning til DTU. F.eks. hvilket

institut/organisation er vedkommende tilknyttet, deres titel, telefonnummer, ansættelsesdato,

studieretning. En person kan godt have flere profiler samtidig, og på den måde godt både være ansat og

studerende samtidig, eller være ansat på flere organisationsenheder.

Organisationsenheder: Det kan f.eks. være institutter, centre eller administrationens afdelinger. Her står

adressen for organisationsenheden, hvem der er leder, og hovedtelefonnumrene.

Organisations

enhed

Stamdata

Profil

Studerende

Profil

Gæst

Profil

Ansat

DTU Lister Sitecore

Lister

DTUbase

Ansvarlige

Rettigheder til

fordeling af

roller

Stam-

data

Stam-

data

Stam-

data

Profil

3

Hovedmenuen: For at logge ind i basen skal du skrive: https://www.dtubasen.dtu.dk, hvorefter du skal gennem

loginproceduren og derefter får dette billede:

Administrér organisationsenhed Normalt vil man begynde her og finde det institut eller den organisation, man tilhører og skal

administrere. Man kan se alle enheder, men kun komme ind i dem, man tilhører.

4

Ved at klikke på enheden, fås følgende billede:

Man kan her se de data, der er indtastede under oprettelsen af enheden. Ønsker man at rette

disse, kan de overskrives, hvorefter der klikkes på ”Opdatér enhed”. Rettelserne vil derefter slå

i gennem i alle DTU’s systemer alt efter hvornår disse systemer trækker disse data.

Menuen: [ DTUBase-administratorer | Tilknyttede profiler | Sitecore lister | DTU lister | Roller ]

…., giver adgang til de faciliteter, der har med enheden at gøre.

DTUbase-administratorer

Under ”DTUbase-administratorer” kan man tilføje eller fjerne personer, som skal kunne

administrere enheden. Personen får derefter umiddelbart de samme rettigheder som én selv.

Det kan være praktisk at det ikke kun er én person, der kan oprette gæster, tildele passwords

etc. På den anden side, er det af sikkerhedshensyn heller ikke hensigtsmæssigt at der er for

mange.

Der er også muligheden for at gøre personer til ”listeadministratorer” hvorefter de får adgang

til at administrerer organisationens lister i DTUbasen, men ikke andre funktioner, det vil sige de

ikke er i stand til at oprette personer, profiler, passwords, osv.

5

Tilknyttede profiler

Under dette punkt vises alle de personer, der er tilknyttet enheden (gæster vises nederst). Når

der bruges udtrykker ”profil” i stedet for ”person”, er det fordi en person eksempelvis godt kan

”høre hjemme” på et andet institut, men have en gæsteprofil på den aktuelle enhed.

Man har mulighed for at redigere disse personer på forskellig vis.

CWISnr: CWIS betyder Campus-Wide-Information-System og CWIS-nummeret er et unikt

nummer, som alle ansatte og studerende ved DTU har og som bruges til at identificere

personen i alle DTU’s systemer. Dette nummer kan ikke ændres.

Ved at klikke på CWISnr får man mulighed for at redigere stamdata, tilknyttet den enkelte

person.

CWIS-nummeret omhandler personens stamdata (dette billede kan også fås frem, hvis man i

hovedmenuen (forsiden af DTU-Basen) klikker på ”Redigér person konto/profiler” og søger

personen frem)

Under stamdata skal man især være opmærksom på følgende:

- at der bliver uploadet et billede. Billeder har stor værdi for især de studerende, og bliver brugt

på adgangskort til DTU.

- at det foretrukne sprog bliver sat. Dette bestemmer på hvilket sprog alle systemer vises på

når man logger ind.

- at man sætter et mobilnummer. Beskeder fra DTU kan udsendes som SMS-beskeder, men kun,

hvis der er sat et mobilnummer her.

Den officielle email-adresse er hentet fra en af profilerne. E-mail-adressen kan kun rettes

under profilen.

Menuen under stamdata: [ Redigér profiler | DTUbase-Administrator-roller | Skift

password ]...

Stamdata og profiler:DTU skelner mellem stamdata og profiler. En person har kun ét sæt stamdata, f.eks. fornavn, efternavn, Cpr.nummer etc. Til dette sæt stamdata kan tilknyttes et vilkårligt antal profiler. Flere profiler bruges f.eks. hvis man underviser på flere forskellige institutter. Profiltyper kan være "ansat", "studerende" (hentes fra STADS) eller "gæst". En profil angiver altså ens tilhørsforhold til DTU.

6

Under ”Redigér profiler” kan man redigere de profiler, som er tilknyttede den enkelte person.

(En person har altså ét sæt stamdata, men kan have tilknyttet et vilkårligt antal profiler).

På skærmbilledet kan man se, at personen har én profil som ansat ved Forskningscenter

Risø og at denne profil er aktiv. Hvis man vil tilføje flere profiler gøres det nedenfor.

Under ”DTUbase-administrative-roller” kan man se, hvilke institutter/organisationer

den pågældende person er DTUbase administrator for.

Og under ”Skift password” kan man generere et nyt

password til vedkommende person. Dette benyttes især i

de tilfælde, hvor en person har glemt sit password. Efter at

have klikket på ”ny adgangskode” får man vist

skærmbilledet til venstre. Passwordet bør printes ud og

overdrages personligt.

Personen kan efterfølgende selv skifte sit password på

www.password.dtu.dk

CV og Resume til visitkort, giver adgang til at indtaste et CV for den pågældende person,

bemærk dog at personen også kan gøre dette selv.

Økonomirollemodulet viser hvilke registreringer der er lavet på den på gældende person

fra økonomisystemet, det kan f.eks. være at man står som godkender for div. indkøb til

en hvis beløbsgrænse, men dette er altså kun en visningsdel og ikke her man indtaster

data, det sker i regnskab og økonomiafdelingens eget modul.

7

Profil ID: Her har man mulighed for at opdatere den profil vedkommende har i forbindelse med enheden. Undermenuen: [ Konto CWISnr 38609 | Profil oversigt | Arkivér profil | Enhed profil-liste ] betyder følgende: Konto CWISnr: leder tilbage til redigering af stamdata.

Profil oversigt: viser de profiler, der er tilknyttet personen

Arkivér profil: Hvis en person af den ene eller den anden grund ikke længere er tilknyttet

enheden, kan vedkommendes profil arkiveres her. Da DTU aldrig sletter data, betyder ”arkiver”

at personen ikke længere kan ses, men at vedkommende stadig er i systemet og vil kunne

hentes frem igen på et senere tidspunkt hvis dette ønskes.

Bemærk også at feltet ” Dato profil automatisk udløber” arkiverer automatisk profilen på den

angivne dato.

Bemærk også at men ikke per automatik bliver fjernet fra lister idet ens profil bliver arkiveret!

Det betyder altså at dette skal gøres manuelt af den DTUbase

administrator der arkivere profilen, der er dog lavet en funktion til

at ”redigere listetilknytning” i forbindelse med at man arkivere en

profil.

Enhed profil-liste: leder dig tilbage til enhedens detaljer over tilknyttede profiler

Importer data fra anden profil: hvis en person f.eks. går fra at være ansat til gæst, vil de fleste

data i mange tilfælde være de samme, derfor opretter man den nye profil, importere data fra

den gamle og afslutter med at arkivere den gamle profil.

8

DTU Lister:

Efter oprettelse af en DTUliste, kan man tilknytte personer til denne, med det formål at

gruppere personer til brug i andre systemer, f.eks. personlister i Sitecore eller måske

distributionslister i Outlook.

Listerne bruges også til at give adgang til netværksdrev.

En DTU-liste er principielt det samme som en Sitecore-liste nemlig en gruppering af personer.

Forskellen er, at man selv kan oprette DTU-lister samt at disse kan bruges til flere funktioner.

Sitecore-lister er kun tiltænkt Sitecore systemerne og kan kun oprettets af CampusNet

supporten.

9

Sitecorelister:

”Sitecore” er betegnelsen for det Content Management System (CMS), som Portalen og DTU’s

hjemmeside bruger.

For at redigere sider i Portalen og på DTU’s hjemmeside skal man have rettighed til det. Disse

rettigheder er i første omgang ikke tilknyttet personer, men til sitecore-lister. Man opretter

altså først en sitecore-liste med en bestemt rettighed og til denne liste tilknytter man

efterfølgende de personer, man vil tildele retten i Sitecore systemet.

Bemærk at Sitecore 6 til ”hjemmesiden” kan benytte både DTUlister men også Sitecorelister til

rettighedsstyring.

I DTU-basen kan man ikke selv oprette sitecore-lister, men kun tilknytte personer til de lister,

der allerede findes. Skal man have oprettet en ny liste, må man henvende sig til CampusNet

supporten. Men man kan godt ændre navnet og beskrivelsen af listen, dog ikke ”UID’et”, det

unikke ID.

Autogenererede lister:

Disse lister er vedligeholdt af systemet på bagrund af pre-definerede kriterier.

Alle enheder har som udgangspunkt lister der indeholder ”alle ansatte” (på enheden), ”alle

gæster” og ”alle ansatte og gæster”. Det vil sige bliver en ny profil aktiv på enheden eller evt.

arkiveret, vil dette tage effekt automatisk på disse lister.

Det er også muligt at bestille en autogenereret liste ved at skrive til supporten.

Det kunne eksempelvis være: ”alle ansatte der i deres adresse har bygnings nr: 373 ”

På den måde kan man f.eks. lave en distributionsliste der rammer alle i en bestemt bygning.

10

Roller:

Roller bruges til at give adgang og rettigheder til at en person må tildele roller via ”Fordel roller

på personer” i hovedmenuen i DTUbasen, det vil sige selve tildelingen af roller sker via punktet i

hovedmenuen men administrationen af hvem der må tildele roller sker under enhedes detaljer.

Servicefunktioner

Her kan man indtaste service telefonnumre / email-adresser som bliver fundet af telefonbogen, det kunne f.eks. være kontaktoplysninger på en kantine eller måske en supportfunktion.

Revisionshistorik Giver mulighed for at se hvem der har gjort hvad i DTUbasen, men kan f.eks. søge på initialerne på en person og se hvad der er sket med vedkomnes data i DTUbasen i en given periode. Men kan også søge på f.eks. password og se om der er nogen der har fået nyt password i den forgangne uge.

Statusrapport

Er en samlet oversigt over de data der er registreret på den pågældende enhed.

11

Dette giver et godt overblik over eventuelle personer der f.eks. mangler data, eller lister der indeholder arkiverede personer. Der er også en mulighed for at få et overblik over hvilke personer der i nær fremtid står til at skulle blive hhv. aktive eller arkiverede.

Eksporter Genvej til samme funktion som eksport af lister

12

Opret ny person/konto (Fra Hovedmenu) Oprettelsen af en ny person kan gøres ved hjælp af CPR-nummer. Man skriver cpr-nummeret ind og

systemet søger efter vedkommendes data. Når personen er fundet, tilføjes de data, som mangler. Det

er vigtigt at så meget data som muligt bliver tilføjet.

Man kan også tilføje en person direkte ved at springe cpr-checket over (hvilket dog ikke kan anbefales)

Viser det sig at personen allerede har en konto skal denne bruges, således at der ikke opstår

dobbeltoprettelser!

Kladder Har man påbegyndt en oprettelse af en person men ikke færdigjort denne kan man finde den

under sine kladder

Redigér person konto/profiler

Her kan allerede eksisterende personers konto og profiler redigeres.

Husk at markere ”Alle i DTUbasen…” hvis der skal søges på personer der ikke er på den enhed du administrerer, dette vil man gøre i det tilfælde at man ønsker at oprette en ny profil på en allerede eksisterende konto i DTUbasen.

13

Administrér indkomne rettelser Det er muligt til en vis grad at administrere sine egne data. Nogle data kræver imidlertid en

godkendelse af en DTU-base administrator, det kan f.eks. være stillingsbetegnelse,

ansættelsesdato billedskift o.lign. Når en person har rettet i sine data bliver rettelserne

automatisk sendt til DTU-base

administratorerne, som her enten

kan acceptere eller afvise dem. I

begge tilfælde sendes en besked

tilbage til den som har anmodet om

rettelserne.

Fordel roller på personer Roller er en form for tildeling af rolle til en person, som andre af DTU’s systemer så bruger,

f.eks. ScanPas, ØS e.lign. men også i

forbindelse med Evalg og

telefonregistrering bliver Rollerne

brugt.

14

Administrér egne data Her kan man administrere sine egne data, det vil sige at alle ansatte og gæster kan logge ind i

DTUbasen og se dette punkt, og dermed også administrere data der omhandler dem selv.

Ønsker en person f.eks. at ændre sit telefonnummer kan vedkommende altså selv gøre dette.

Oversigt over persondata Her har alle mulighed for at se forskelligt info om dem selv, som er registreret i DTUbasen. Her kan man bl.a. se hvilke roller man har, samt hvilke lister man er tilknyttet.

Får du brug for hjælp?

[email protected] / 452(57443)