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DOCUMENTOS DE TRABAJO

SERIE ISO 30300:SISTEMA DE GESTIN PARA

LOS DOCUMENTOS

Carlota Bustelo Ruesta

OCTUBRE 2011 - 1 revisin

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Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin

AUTORA:

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SerieISO30300:Sistemadegestinparalosdocumentos

Carlota Bustelo Ruesta

Licenciada en Geograa e Historia por la Universidad

Complutense de Madrid. Diplomada en Archivstica y Documentacin

por el Centro de Estudios Bibliogrcos y Documentarios

del Ministerio de Cultura de Espaa.

ESPECIALIDAD

Gestin documental.

Gestin de la inormacin y los contenidos.

Planicacin de unidades de inormacin.

Evaluacin e implantacin de herramientas tecnolgicas

de gestin de la inormacin.

Planicacin, implementacin y auditora de sistemas de gestin

para los documentos.

Normalizacin de la gestin documental.

TRAYECTORIA PROFESIONAL

Consultora independiente especializada en gestin de la inormacin,

los contenidos y los documentos http://www.carlotabustelo.com (2011 ).

SociaDirectora de Inorrea S.L (19962010).

SociaDirectora de Gabinete de Asesores Documentalistas (19841996).

Stageire en la Ocina de Representacin de la Comisin de las Comunidades

Europeas en Madrid. Asignada al Centro de Documentacin e Inormacin

(19831984).

Responsable del Centro de Documentacin de Arthur Andersen (1983).

NORMALIZACIN

Presidenta del Subcomit Tcnico de Normalizacin Inormacin y

documentacin Gestin de documentos y aplicaciones de AENOR

(CTN50/SC1) (2008 ).

Convenor del Grupo de trabajo Management system or records Requirements.

Del Subcomit de Normalizacin Inormation and Documentation Archives/

Records management de ISO ( ISO TC46/SC11/WG9) (2007 ).

Jee de la Delegacin Espaola en el Subcomit de Normalizacin

Inormation and Documentation Archives/Records management de ISO

(ISO TC46/SC11) (2004 ).

Vicepresidenta del Subcomit Tcnico de Normalizacin Inormacin y

documentacin Gestin de documentos y aplicaciones de AENOR (CTN50/SC1)

(20062008).

Responsable del Grupo de Trabajo de Gestin de documentosdel Comit Tcnico de Normalizacin Inormacin y Documentacin

de AENOR (CTN50) (20032006).

COMIT EDITORIAL:Paz Fernndez y FernndezCuestaMyriam Martnez San EmeterioCarmen Morales de SanabriaJess Robledano Arillo

EDITORIAL:SEDIC. Asociacin Espaola deDocumentacin e Inormacin Cienticawww.sedic.es

AUTORA:Carlota Bustelo Ruesta

DISEO:

Jos Manuel Gonzlez

PATROCINADO POR:

LICENCIA CREATIVE COMMONS:

Serie ISO 30300: sistema de gestin paralos documentos por Carlota Bustelo Ruestase encuentra bajo una Licencia CreativeCommons ReconocimientoNoComercialSinObraDerivada 3.0 Espaa.

No se permite un uso comercial de la obraoriginal ni la generacin de obras derivadas.

Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin

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INTRODUCCIN 4

EN QU SE BASA LA SERIE ISO 30300? 5

2.1 Estructura. 6

2.2 Qu es un sistema de gestin para los documentos? 7

2.3 El vocabulario. 8

2.4 Relacin con otras normas de gestin documental: ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175, etc... 8

CULES SON LAS RAZONES PARA SU IMPLANTACIN? 10

3.1 La importancia estratgica de la inormacin y las evidencias. 11

3.2 La complementariedad con otros sistemas de gestin ISO 9001, 14001, etc. 12

3.3 Benecios de la implantacin de un SGD 30301. 14

3.4 Dnde se puede implantar? 15

CULES SON LOS REQUISITOS DE LA NORMA? 17

4.1 Generalidades. 18

4.2 Anlisis previo. 18

4.3 Poltica, compromiso y roles. 20

4.4 Riesgos, objetivos y planes. 21

4.5 Recursos, capacitacin y documentacin. 22

4.6 Procesos y aplicaciones de gestin documental. 24

4.7 Evaluacin. 26

4.8 Gestin de noconormidades, acciones correctivas y mejora continua. 28

CUMPLIMIENTO Y VERIFICACIN 29

5.1 Generalidades. 30

5.2 Tipos de vericacin. 30

5.3 El perl del auditor. 31

5.4 La certicacin por terceras partes. 32

GLOSARIO Y ENLACES DE INTERS 34

NDICE

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INTRODUCCIN

ISO (International Organization or Standari-

zation) es la organizacin internacional ms

prestigiosa en normalizacin. Sus normas son

ampliamente aceptadas en los cinco continentes

y adoptadas por muchos organismos nacionales

de normalizacin como normas nacionales (en el

caso de Espaa AENOR como normas UNE). Exis-

ten normas ISO sobre infnidad de materias, que

cubren todo el espectro de la actividad humana.

Si bien en sus inicios las normas ISO se centraron

en la normalizacin de productos, como el tamao

de las hojas de papel, las medidas de los tornillos

o los materiales elctricos, a partir de los aos 90

del siglo pasado se inici el camino de la normali-

zacin de la gestin de las organizaciones. Nadie

poda prever entonces el gran xito alcanzado

por la serie de normas ISO 9000, por la que ISO

es comnmente reconocida uera de los crculos

especializados.

La normalizacin de la gestin se basa en que

la aplicacin de buenas prcticas redundar en

enormes beneicios para las organizaciones, ya que

les ayudar a alcanzar sus objetivos teniendo encuenta a todas las partes interesadas.

Dentro de este contexto se redactaron las primeras

normas ISO de gestin de documentos, las ISO

15489, parte 1 y 2 Gestin de documentos, cuya

primera publicacin ISO es del ao 2001. Enten-

diendo como documentos toda la inormacin

creada y recibida, como evidencia o inorma-

cin por una organizacin en el ejercicio de sus

unciones, esta primera publicacin coincide con

acontecimientos de repercusin internacional en

los que la gestin de la inormacin tiene un papelrelevante (por ejemplo, los escndalos de ENRON y

Arthur Andersen). La normalizacin en este campo,

si bien est estrechamente vinculada con la nor-

malizacin archivstica, difere de la misma en tanto

que propone la gestin de los documentos desde

su creacin y no slo desde su incorporacin a los

archivos.

Adems el entorno undamentalmente digital de

las organizaciones del siglo XXI requiere de nuevas

tcnicas y soluciones, que slidamente basadas en

los principios archivsticos bsicos, se adapten ysepan dar respuesta a las nuevas condiciones.

Dentro de las muchas normas ISO que inciden

sobre aspectos de gestin, existe un conjunto

de normas conocidas como MSS (Management

System Standard), que proponen una metodologa

concreta para gestionar las organizaciones. Esta

metodologa se basa en los ciclos de mejora

continua, posible en base a la deinicin de

objetivos y la elaboracin de procedimientos

que permiten la medicin de los resultados y

la aplicacin de medidas correctivas cuando se

producen desviaciones sobre lo previsto (no

conormidades). Los ejemplos ms conocidos y

exitosos de estas normas son la serie 9000 (Sistema

de gestin de calidad), la serie 14000 (sistema de

gestin medioambiental) y la serie 27000 (Sistema

de gestin de seguridad de la inormacin). La

serie de normas ISO 30300, Sistema de gestin

para los documentos, que se presentan en esta

publicacin, suponen la alineacin de las tcnicas y

los procesos documentales con la metodologa de

los sistemas de gestin.

La serie de normas 30300 nace con una vocacin

integradora con los otros sistemas de gestin.

En la implantacin de los MSS existe un uerte

componente de gestin de documentos. Elpropio sistema de gestin se basa en la existencia

de una poltica y objetivos documentados y de

unos procedimientos que describen los distintos

procesos incluidos en el sistema de gestin. Al

mismo tiempo los procesos de trabajo deben

generar evidencias que permitan comprobar

que se han realizado segn los procedimientos

deinidos. El sistema de gestin para los

documentos propuesto en las ISO 30300 puede

por lo tanto implementarse integrado con otros

sistemas de gestin permitiendo con poco

esuerzo ampliar la eicacia de los mismos. Tambinpuede implementarse en organizaciones de

cualquier tamao o sector, que no necesariamente

hayan implementado otros MSS.

Para la implantacin de un sistema de gestin

30300 es imprescindible el liderazgo de la alta

direccin y la implicacin de toda la organizacin.

Los responsables directos de la implantacin

deben tener conocimientos de gestin

documental al tiempo que de sistemas de gestin.

Esta gua pretende ser un punto de partida para

los proesionales de la inormacin que quieraninvolucrarse en la implantacin de la 30300. Explica

cuales son los requisitos principales de la norma,

los beneicios de su implantacin y las opciones

para la veriicacin de su cumplimiento.

L

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EN QU SE BASALA SERIE ISO 30300?

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Sel assessmentmethod3

Business systems 3

Guidelines2 Conceptual andimplementation

issues2

Digital records management systems 2

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La norma 30301 es la norma principal de laserie donde se establecen los requisitos parala implantacin de un Sistema de gestin para

los documentos (SGD en adelante), y sobre la que serealizarn las evaluaciones y posibles certicaciones.Todas la dems normas de la serie se reerirn a estanorma principal.

La norma 30300 es la norma paraguas o introductoriade toda la serie. Dene el vocabulario o terminologaque se va a utilizar en el resto de las normas y

presenta la justicacin y enoque de toda la serie.

Durante el desarrollo de estas normas se inici al msalto nivel de ISO un movimiento de armonizacine integracin de todos los MSS. Representantes detodos los comits tcnicos que tenan o estabandesarrollando un MSS se constituyeron en un grupocon la misin de consensuar una estructura, untexto y unas deniciones que se aplicaran a todoslos MSS, para acilitar la implantacin integrada detodas estas normas. El resultado de este proceso no

2.1 ESTRUCTURA

ha sido todava ormalmente aprobado, pero los dosprimeros productos de la serie 30300 incorporan granparte de las propuestas de este grupo. Tal como estplanicado en los prximos aos todas las normasMSS de requisitos (incluidas las ms conocidascomo la ISO 9001 o la 14001) tendrn una estructuraidntica y unos requisitos comunes redactados de lamisma orma, muy prximos a la redaccin actual dela ISO 30301. A los requisitos comunes se les habraadido los requisitos especcos de cada norma,que como veremos posteriormente se centranespecialmente en la parte operativa.

Del mismo modo la denicin de trminos comunesestar alineada con el vocabulario de la ISO 30300.

Est previsto el desarrollo de ms productos dentrode la serie 30300, aunque todava no se ha iniciadoormalmente el proceso de redaccin de los mismos.En la siguiente gura se reproduce el esquema con elque se trabaja y los distintos grados de desarrollo.

LA SERIE DE NORMAS ISO 30300 SE INICIA EN 2011 CON LOS DOS PRIMEROS PRODUCTOS:

ISO 30300 (2011) Management System or recordsFundamental and vocabularyISO 30301 (2011) Management System or recordsRequirements

AMBAS NORMAS TENDRN SU EQUIVALENTE UNE ISO A NIVEL NACIONAL,QUE SERN PROBABLEMENTE PUBLICADAS EN LOS PRIMEROS MESES DEL AO 2012:

UNE ISO 30300 (2012?) Sistema de gestin para los documentos Fundamentos y vocabulario

UNE ISO 30301 (2012?) Sistema de gestin para los documentosRequisitos

MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS STANDARDSGovernance ramework or records

RELATED STANDARDS & TECHNIC AL REPORTsImplementation o records processes

FUNDAMENTALS& TERMINOLOGY

ISO 30300Management systems or recordsFundamentals

and vocabulary

ISO 15489Records management.

General1

ISO TR 13028Implement

ation

guidelines ordigitization o

records

ISO 23081Metadata or records.

Principles1

ISO 16175Principles and Functional Requirements orRecords in Electronic Oce Environments1

ISO TR26122Work

processanalysis or

recordsISO 30301Management systems or records Requirements

ISO 30302Management systems or records:

Guidelines or Implementation

ISO 30303Management systems or recordsRequirements

or bodies providing audit and certication

ISO DTR17068Trusted

Third PartyRepositoryor DigitalRecords

ISO 13008Digitalrecords

conversionand

migrationprocessISO 30304

Management systems or records:Assessment guide

REQUIREMENTS

GUIDELINES

Support HighLevel StructureElements

En discusin En desarrollo

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La palabra sistema en espaol o system eningls se ha convertido en un comodn quese utiliza en dierentes contextos no siempre

con el mismo signicado. Aunque se pueda discutircon muchos argumentos, las TIC (tecnologas de lainormacin y las comunicaciones) se han apropiado

del trmino y las mayor parte de las personasinterpretan sistema, como sistema de inormacin, oaplicacin inormtica. Cuando no es as nos vemosobligados, como en este caso, a dar explicaciones ydeniciones para entender a que nos reerimos.

Los sistemas de gestin se denen como elconjunto de elementos interrelacionados o queinteractan en una organizacin con el n deestablecer polticas y objetivos, y los procesos paraalcanzarlos. Cuando hablamos de Sistema de gestinpara los documentos (SGD), nos estamos reriendoa ese conjunto de elementos en lo relativo a losdocumentos.

La norma IS0 30301 propone un sistema muyconcreto de gestin basado en la mejora continua,

2.2 QU ES UN SISTEMA DE GESTINPARA LOS DOCUMENTOS?

cuya metodologa ha sido implementada con xitoen muchas organizaciones.

Estamos por lo tanto en el terreno la gestin delas organizaciones o management, utilizando lastcnicas y conocimientos de lo que habitualmenteconocemos como gestin documental.

Sin embargo, tenemos que reconocer otros contextosdonde se utilizan expresiones y acrnimos parecidos,sin reerirse exactamente a lo mismo. En la disciplinaarchivstica muchas veces se utiliza sistema degestin documental para reerirse al conjunto deprocesos y controles documentales. Estos procesos ycontroles son uno de los elementos importantes deun SGD segn la norma 30301, como veremos msadelante, pero no se identican con todo el sistema.En las TIC las aplicaciones que se comercializan

o se desarrollan para gestionar los documentoselectrnicos tambin son llamados muchas vecessistemas de gestin documental.

SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS ISO 30301

DENOMINACIN SERIE ISO 30300

Conjunto de elementos interrelacionados con el n deestablecer polticas, objetivos y procesos para alcanzarlosen relacin con los documentos

Sistema de gestin para losdocumentos (SGD)

Sistema que regula la creacin, la recepcin, elmantenimiento, el uso y la disposicin de los documentos

Procesos de gestin documental

Sistema de inormacin que incorpora, gestiona y acilita

el acceso a los documentos a lo largo del tiempo

Aplicacin de gestin documental

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2.3 EL VOCABULARIO

La norma ISO 30300 recoge todo el vocabulariobsico que se utilizar en todos los productos dela amilia. El establecimiento de un vocabulario

y deniciones normalizadas presenta siempre grandicultad y controversias, que slo pueden serreducidas si se utiliza una metodologa rigurosa

para el desarrollo del mismo. Este es el caso de lanorma ISO 30300, que adems incluye en su AnexoA la descripcin de la metodologa utilizada parael desarrollo del vocabulario y los diagramas deconceptos.

LOS DISTINTOS TRMINOS HAN SIDO ADEMSAGRUPADOS EN CUATRO GRANDES APARTADOS:

Los relacionados con la gestin

Los relacionados con el sistema de gestin

para los documentos

Los relacionados con los documentos

Los relacionados con los procesosde gestin documental

Los dos primeros grupos incluyen todos los trminos

que deben ser compartidos con el resto de los MSS,normas de sistemas de gestin, y que tras el procesode armonizacin acabarn siendo las denicionescomunes de todas ellas (ISO 9000, 14000, 27000, etc.)

Los dos segundos corresponden a las denicionespropias de los procesos de gestin documental en unlenguaje comprensible a los usuarios potenciales dela norma.

Para el entendimiento de la serie de normasISO30300 es bsico tener como punto de reerencia la

denicin de cada uno de los trminos.

Las normas ISO 30300 tienen una relacinmuy estrecha con otras normas de gestinde documentos, especialmente con todas

las redactadas por el Subcomit Tcnico de ISO,denominado Archive/Records Management (TC46/SC11, en la numeracin de ISO), cuyo grupo decoordinacin se encarga de controlar la coherenciade todas las normas publicadas.

Las primeras normas de gestin de documentosueron las ISO 15489, partes 1 y 2, que se publicaron

2.4 RELACIN CON OTRAS NORMAS DE GESTINDOCUMENTAL: ISO 15489, ISO 23081, ISO 16175, ETC.

en 2001, y se adoptaron como normas UNE en2006. Estas se reconocen en la introduccin, tantode la ISO 30300 como de la ISO 30301 como lasnormas undacionales. Partiendo de las mismasse han desarrollado otras normas que abordandistintos aspectos de los controles y procesos degestin documental, otras se estn desarrollando yes previsible que el uturo existan algunas ms de

acuerdo con las necesidades del mercado.

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NORMAS PUBLICADASNORMAS ISO EQUIVALENTES UNE ISO

ISO 15489-1:2001Inormation and documentation Records management Part 1: General

UNE-ISO 15489-1:2006Inormacin y documentacin. Gestin de documentos.Parte 1: Generalidades

ISO/TR 15489-2:2001Inormation and documentation Records management Part 2: Guidelines

UNE-ISO/TR 15489-2:2006Inormacin y documentacin. Gestin de documentos.Parte 2: Directrices

ISO 16175-1:2010Inormation and documentation Principles and

unctional requirements or records in electronic oceenvironments Part 1: Overview and statement oprinciples

En preparacin

ISO 16175-2:2011Inormation and documentation Principles andunctional requirements or records in electronic oceenvironments Part 2: Guidelines and unctionalrequirements or digital records management systems

En preparacin

ISO 16175-3:2010Inormation and documentation Principles andunctional requirements or records in electronic oce

environments Part 3: Guidelines and unctionalrequirements or records in business systems

En preparacin

ISO 23081-1:2006Inormation and documentation Records managementprocesses Metadata or records Part 1: Principles

UNE-ISO 23081-1:2008Inormacin y documentacin. Procesos de gestin dedocumentos. Metadatos para la gestin de documentos.Parte 1: Principios.

ISO 23081-2:2009Inormation and documentation Managing metadataor records Part 2: Conceptual and implementationissues

UNE-ISO 23081-2:2011Inormacin y documentacin. Procesos de gestin dedocumentos. Metadatos para la gestin de documentos.Parte 2: Elementos de implementacin y conceptuales.

ISO/TR 23081-3:2011

Inormation and documentation Managing metadataor records Part 3: Selassessment method

En preparacin

ISO/TR 26122:2008Inormation and documentation Work process analysisor records

UNE-ISO/TR 26122:2008 INInormacin y documentacin. Anlisis de los procesos detrabajo para la gestin de documentos.

ISO/TR 13028:2010Inormation and documentation Implementationguidelines or digitization o records

En preparacin

Estas normas de buenas prcticas, que se centran en los procesos y controles de gestin documental, son la base de la operacin delSistema de gestin establecido en las ISO 30300. Desde el punto de vista prctico una organizacin que decida implantar un Sistema

de Gestin ISO 30300, tendr a su disposicin el resto de las normas e inormes tcnicos para orientar la puesta en operacin de los

procesos y controles documentales.

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CULES SON LASRAZONES PARA SU

IMPLANTACIN?

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Todas las organizaciones, independientementede su tamao o la naturaleza de sus actividades,generan inormacin de sus procesos de

trabajo. Los documentos, como un tipo de recursode inormacin, son activos parte del capitalintelectual de una organizacin.

Desde hace muchos siglos, especialmente desde ladiusin de la tecnologa del papel, las organizacioneshan dejado constancia de sus actividades endierentes documentos, algunos de los cualeshan sobrevivido y sirven de base hoy en da parala investigacin histrica. Las organizaciones sehan desarrollado y trasormado pero han seguidodocumentando sus actividades para tenerconstancia de las mismas y para poder evidenciarlos distintos acuerdos con las partes interesadas.

El proceso de documentar ha estado tanintrnsecamente ligado a cualquier actividad que nopoda pensarse en el mismo como algo estratgico.Han sido los distintos cambios tecnolgicos: lasotocopiadoras, el ax, el ordenador, internet, laautomatizacin de procesos, las bases de datos, elcorreo electrnico, etc., los que acilitando el trabajoy el desarrollo de las organizaciones modernas hancambiando la orma de documentar los procesosde trabajo. Han tenido que conocerse malasexperiencias de prdida de datos, de destruccinincontrolada o de imposibilidad de recuperacin

de documentos necesarios para la demostracin dedeterminadas actuaciones, para que desde distintasaproximaciones se refexione sobre la importanciaestratgica de la buena gestin de la inormacinpara que las organizaciones progresen.

3.1 LA IMPORTANCIA ESTRATGICADE LA INFORMACIN Y LAS EVIDENCIAS

El propsito de implementar un SGD es la gestinsistemtica y vericable de los documentoscomo inormacin acerca de las actividades de laorganizacin. Los benecios se pueden encontrar endistintas reas o acetas de la organizacin:

a) Llevar a cabo las actividades de la organizacin yprestar los correspondientes servicios efcientemente;

b) Cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios

y de rendicin de cuentas

c) Optimizar la toma de decisiones, la consistencia

operativa y la continuidad del negocio

d) Facilitar el uncionamiento eectivo de una

organizacin en el caso de un desastre

e) Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, queincluye la gestin de los riesgos asociados con la

existencia o no, de alta de pruebas de una actividad

organizativa

f) Proteger los intereses de la organizacin y los

derechos de los empleados, los clientes y las partes

interesadas actuales y uturas.

g) Soportar las actividades de investigacin y desarrollo

h) Apoyar las actividades promocionales de la

organizacin; y

i) Mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar

la responsabilidad social.

(ISO 30300, Seccin 2.3.1.)

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3.2 LA COMPLEMENTARIEDAD CON OTROS SISTEMASDE GESTIN ISO 9001, 14001, ETC.

Muchas organizaciones en los cincocontinentes han implantado comometodologa de gestin alguna de

las normas de sistemas de gestin que hacenhincapi en alguno de los aspectos a gestionaren una organizacin. Entre las normas de gestingeneralistas, existen algunas ms que se aplican a un

sector especco. Entre las ms implantadas estn:

ISO 9001 Sistema de gestin de calidad, queincide en establecer los objetivos y la poltica de laorganizacin con la intencin de mejorar la calidadde sus productos y servicios.

ISO 14001 Sistema de gestin medioambiental,que propone el establecimiento de una polticay objetivos de la organizacin con respecto a suimpacto en el medio ambiente.

ISO 27001 Sistema de gestin de la seguridad dela inormacin, cuya poltica y objetivos se centranen la seguridad de la inormacin gestionada por lastecnologas de inormacin y la comunicacin.

En el ao 2011 se ha publicado adems otra normade Sistema de gestin de la energa, la ISO 50001,que promete un gran xito ya que su propsito es lapoltica energtica eciente en las organizaciones.

En este grupo de normas se tienen que mencionar,aunque no son exactamente normas de sistemasde gestin, dos normas ISO que tienen una altsimaincidencia en la gestin de las organizaciones.La ISO 31000 Gestin del riesgo, que propone lametodologa para la gestin de riesgos, que esuna parte implcita en todos los dems sistema degestin, y la ISO 26000 Responsabilidad social,que propone una nueva losoa de gestin de lasorganizaciones con respecto a la sociedad en la queinteractan, que supone integrar los objetivos de lasorganizaciones con los objetivos de la sociedad.

En todas ellas, una parte esencial de su

planteamiento es la creacin de documentos(documentacin) que rigen el sistema de gestin:de la planicacin del mismo (poltica, objetivosy planes), de la operativa (procedimientos), delanlisis de riesgos o del impacto de la actividad de

la organizacin en la sociedad. Otro de los pilaresde esta orma de entender las organizaciones esque todas las evidencias de las actividades de lamisma queden documentadas, de manera queposteriormente puedan ser auditadas y sirvan comoprueba de determinados comportamientos.

Esta losoa es, por lo tanto, inherente a la gestin

de los documentos desde su creacin, y durante sugestin, consulta y mantenimiento durante todo eltiempo que sean necesarios. De hecho, la mayorqueja en los implantadores de sistemas de gestines lo burocrtico y tedioso que es el tema de ladocumentacin.

Por esto, la serie de normas 30300 nace desdeel principio con una voluntad integradora.Estableciendo una poltica y unos objetivos degestin documental, se ayuda a las organizaciones

en la implantacin de otros sistemas de gestin, enlas tareas de gestin de riesgos y el ejercicio de laresponsabilidad social.

La implementacin de la serie de normas ISO 30300

ayudar a las organizaciones a cumplir con los objetivos

de otras Normas de sistemas de gestin como la calidad,

la gestin de riesgos, el cumplimiento y la seguridad

ayudando por lo tanto al cumplimiento de los objetivos

de la organizacin. Ello se consigue:

1)Asegurando que se crea, gestiona y se hace accesible

durante todo el tiempo que se necesita inormacinfdedigna y fable sobre, y evidencia de, las actividades

realizadas dentro de un sistema de gestin.

2) Estableciendo un enoque sistemtico y verifcable

sobre los procesos de control de la documentacin de

otros sistemas de gestin.

3) Estableciendo un marco de evaluacin para los

procesos de control de la documentacin de otros

sistemas de gestin

4) Contribuyendo a la mejora continua del desempeode la organizacin mediante un sistema de gestin

integrado.

ISO 30300, cap. 2.7

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La integracin y complementariedad de las distintasnormas de gestin ser todava ms clara cuandose termine el proceso de convergencia iniciadoen ISO. Todas las normas de sistemas de gestincompartirn estructura, requisitos comunes y

1. Scope 1. Alcance

2. Normative reerences 2. Reerencias normativas

3. Terms and defnitions 3. Trminos y deniciones

4. Context o the organization 4. Contexto de la organizacin

5. Leadership 5. Liderazgo

6. Planning 6. Planicacin

7. Support 7. Soporte

8. Operation 8. Operacin

9. Perormance evaluation 9. Evaluacin del desempeo

10. Improvement 10. Mejora

Secciones principalmente comunes a todos los MSS

Secciones principalmente especcas de cada MSS

terminologa. En el siguiente esquema se pueden verla estructura propuesta, que ya sigue la norma 30301y las secciones que sern compartidas con las otrasnormas de sistemas de gestin.

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Enumerar los benecios de la implantacin deun SGD equivale, en primer lugar, a enumerarlos benecios de tener una buena gestin

documental en una organizacin. Desde muchasinstancias se han repetido muchas veces, pero pareceque las organizaciones slo las llegan a apreciar

cuando se produce el eecto contrario y podemoshablar de las consecuencias negativas de no teneruna buena gestin documental.

AN AS, CONVIENE REPETIRLOS PARATENERLOS PRESENTES. LOS BENEFICIOS DEUNA BUENA GESTIN DOCUMENTAL PUEDENENCONTRASE EN:

a) El incremento de la efcacia de la organizacin

b) El cumplimiento de la legislacin y los requisitosde los entornos regulados

c) La eectividad del proceso de toma de decisiones

d) La eliminacin de inormacin redundante y

duplicada

e)El aumento de la inormacin compartida

por toda la organizacin

f) El incremento del rendimiento de las tecnologas

de la inormacin

g) El aseguramiento de la recuperacin rente

a desastres y la continuidad del negocio

h) La proteccin rente a posibles litigios

i) La deensa de los derechos e intereses

de todas las partes implicadas

j) La conservacin de la memoria corporativa

o colectiva

k) El apoyo a la responsabilidad socialde las organizaciones

3.3 BENEFICIOS DE LA IMPLANTACINDE UN SGD 30301

Sin embargo para alcanzar todos ellos no esestrictamente necesario implantar un SGD ISO30301, pues pueden existir otras metodologas queobtengan los mismos benecios.

IMPLANTAR UN SGD ISO 30301 TIENEADEMS OTROS BENEFICIOS QUE SE SUMANA LOS ANTERIORES:

a) La garanta de utilizar un modelo internacionalmente

aceptado para el establecimiento e implementacin

de polticas y objetivos.

b)La integracin del enoque de evaluacin de riesgos

c) La promocin de la mejora continua mediante la

medicin de los resultados y la implementacin de un

proceso de auditora

d) La acilidad de un proceso de confrmacin del

cumplimiento de los requisitos mediante una

certifcacin por una tercera parte independiente.

e) La integracin con otros sistemas de gestin, como

hemos visto en las seccin anterior.

Probablemente este segundo grupo de beneciosharn todava ms apreciables los primeros.

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orma su gestin documental. En algunas es posibleque incluso se conormen con que sus procesos ycontroles documentales hayan seguido las buenasprcticas descritas en las ISO 15489 y otras normase inormes tcnicos relacionados, pero habrotras en las que la alta direccin decida adems laimplantacin ormal de un SGD 30301.

Los requisitos de la norma 30301 aplican a aquellasorganizaciones que hayan decidido implantar un SGDbuscando los benecios descritos anteriormente.Sin embargo, como ha sucedido con otros sistemasde gestin, como el propuesto para la seguridadde la inormacin en la ISO 27001, algunas de lasorganizaciones que quieran ormalizar su gestindocumental sin llegar a implantar un SGD podran

utilizar tambin la serie de normas 30300 comodirectriz o gua en la implantacin de procesos ycontroles.

Todas las organizaciones pueden implantar la ISO30301. Sin embargo podemos destacar algunascaractersticas que hacen a las organizacionescandidatos preerentes a la implantacin de un SGD30301:

Organizaciones que ya hayan implantado otranorma de sistemas de gestin (9001, 14001,

27001, 50001, etc.). La complementariedad y laimplantacin integrada permite un menor esuerzo,obteniendo grandes benecios en la gestinde la documentacin del sistema de gestin yaimplantado.

3.4 DNDE SE PUEDE IMPLANTAR?

El SGD 30301 puede implantarse en todo tipo deorganizaciones, de cualquier tamao, cualquiersector y en cualquier localizacin geogrca.

Todas las organizaciones producen documentos desu actividad, por la que todas son susceptibles de laimplantacin de un SGD.

Dependiendo de la complejidad de la organizacinel SGD requerir ms o menos recursos, pero comoveremos en la seccin de requisitos estos pueden seraplicados en cualquier contexto. De hecho, el primeranlisis que se exige en la implantacin de un SGDes el estudio del contexto de la organizacin, que seexplica en la seccin 4 de la ISO 30301.

El resultado de este anlisis debe plasmarse en undocumento que contenga;

Los actores internos y externos que aectan a laorganizacin

Los distintos requisitos legales, reglamentarios ode otra ndole que la organizacin debe cumplir porestar en determinado pas y sector de actividad

El alcance de la implantacin del SGD. Por ejemplosi es en toda la organizacin, en un rea o uncindeterminada, si es en un grupo de organizaciones,etc.

Es este anlisis, paso previo y obligatorio enla implantacin de un SGD ISO 30301, el quedeterminar la complejidad del sistema de gestin.

Adems de este anlisis, e independientemente deltipo de organizacin, para implantar un SGD 30301es absolutamente imprescindible el apoyo de la altadireccin. Si este apoyo y compromiso no existe esmejor desistir de la implantacin, ya que no se trataslo de una ormulacin terica, sino de un requisitoobligatorio y demostrable. Lo veremos en ms detalleen la prxima seccin.

Entre todas las organizaciones potenciales en dondeimplantar un SGD 30301, existir un subconjuntoms pequeo decidido a ormalizar de alguna

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Potenciales

Gestin documentalormalizada

SGD ISO 30301

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Organizaciones que hayan ormalizado susistema de gestin documental siguiendo lasbuenas prcticas de la ISO 15489 Los controles yprocesos documentales estarn operativos, por loque la implantacin de la 30301 se centrarn en laelaboracin de la documentacin, la comunicacin yen la puesta en marcha de los procesos de auditora,revisin y mejora contina.

Organizaciones en que la inormacin y la

documentacin sean el elemento principal de suactividad. Un ejemplo claro son los organismosreguladores, que ejercen su actividad recibiendo

inormacin de sus regulados y del mercado dondeactan, la analizan y actan en consecuencia. Paraestas organizaciones la inormacin no slo esestratgica como para el resto, sino que adems es lamateria prima con la que trabajan.

Organizaciones en que el proceso de trasormacinhacia en entorno digital requiera un replanteamientode la gestin de la inormacin y los documentos. Lametodologa de la ISO 30301 permite abordar este

procesos con garantas de no estar inventando larueda

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CULES SONLOS REQUISITOS DE

LA NORMA?

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Los requisitos para la implantacin de un SGDse describen en la norma ISO 30301. Todos losrequisitos son de obligado cumplimiento en

la implantacin de la norma y se reconocen por lautilizacin del verbo debe en espaol o el verboshall en ingls. En esto se distinguen claramente

de las normas de buenas prcticas, que utilizan losverbos debera o should que no indican ningunaobligatoriedad.

Existen en el texto de la norma requisitos en cada unode las secciones y subsecciones, si bien para cada unade ellas podemos distinguir un requisito principal ogeneral, que puede ser matizado con requisitos msconcretos en algunas secciones o subsecciones.

4.1 GENERALIDADES

4.2 ANLISIS PREVIO

En la norma 30301 existe adems un Anexonormativo, el Anexo A, que incluye todos losrequisitos de los procesos y controles documentales.

En los siguientes captulos de este documentoexplicaremos los requisitos agrupados por secciones

de la Norma. Se incluye en cada una de ellas unatabla con los requisitos principales, las accionesque deben llevarse a cabo para cumplir con losmismos y como deben quedar documentadas. Noquiere decir esto que los requisitos ms concretoso los denidos en el Anexo A no sean tambin deobligatorio cumplimiento. En cualquier implantacines absolutamente necesaria la lectura en proundidadde la norma ISO 30301 y la comprensin de todos susrequisitos.

Los sistemas de gestin generalistas, que pueden

ser aplicados a cualquier tipo y tamao deorganizacin de cualquier sector y en cualquier

ubicacin, tienen que partir obligatoriamente de unanlisis previo del contexto de la misma. Cumpliendolos mismos requisitos a nadie se le escapa que nopuede ser igual un SGD de una tienda de barrio, queel SGD de una gran compaa hidroelctrica.

Precisamente por ello, los primeros requisitos para

establecer un SGD son los que obligan a identicarlos actores internos y externos y los requisitos denegocio, legales o reglamentarios y de cualquier otrandole, as como a jar el alcance del mismo.

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Aunque el anlisis puede ser parecido en organizaciones similares, es

imprescindible hacerlo para cada organizacin en concreto. No necesariamente

organizaciones del mismo sector, tamao y pas son idnticas o uncionan igual.

Este anlisis debe repetirse en el proceso de revisin del SGD, puesto que las

circunstancias pueden cambiar a lo largo del tiempo.

EJEMPLOS(PARAUNA EMPRESA

MEDIANA DEFABRICACIN DE

ZAPATOSCON LOCALIZACIN

EN LAS ISLASBALEARES, ESPAA)

Factor externo: la altsima competencia de los productores asiticos

hace que el producto se site en el mercado de lujo, que requiere una

documentacin exhaustiva de los materiales y los procesos de abricacin.

Factor interno: La apuesta decidida del Consejo de Administracin por el

compromiso con la responsabilidad social, que incluye el seguimiento de

los distintos proveedores que deben asegurar la no utilizacin de mano de

obra inantil.

Requisito de negocio: Es necesario el control individualizado de los pares

de zapatos que se exportan a distintos pases.

Requisito legal: La contabilidad de la empresa se rige por la modifcacin

sectorial del Plan general Contable de 1991

Requisito de otra ndole: La empresa ha frmado con el Ayuntamiento en

el que se asienta su brica destinar el 05 de sus benefcios a programas

sociales que benefcien a la comunidad, que podrn ser auditados por los

tcnicos del Ayuntamiento una vez al ao.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe tener en

cuenta los actores externos o

internos pertinentes (4.1)

Anlisis del contexto de la

organizacin

Resultado del anlisis con lista de

actores externos e internos

Para establecer objetivos la

organizacin debe tener en cuenta

los requisitos de negocio, legales,

reglamentarios y de otra ndole en

la creacin y control de documentos

(4.2)

Anlisis de la legislacin, de los

procesos de la organizacin y de

los compromisos adquiridos que

aectan a la creacin y control de

documentos

Lista de requerimientos bsicos

de negocio, legislacin aplicable y

otros compromisos

La organizacin debe denir y

documentar el alcance de su SGD.

(4.3)

Decisin de la alta direccin sobre

donde aplicar el SGD

Documento escrito que dena el

alcance del SGD (podra ser parte de

la poltica)

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Bajo el epgrae de Liderazgo se agrupan en laISO 30301 todos los requisitos que deben sercumplidos por la alta direccin. La implantacin

de cualquier sistema de gestin requiere delcompromiso de la alta direccin de la organizacin,que no slo debe ser terica sino eectiva y

demostrable.

El mximo compromiso es el establecimiento de unapoltica de gestin documental, que ormalmentedebe quedar recogida en un documento queser el reerente de todo el sistema. La polticaes un documento de alto nivel, que establece lasestrategias de gestin documental y que acta comoun marco donde deben encuadrase los objetivos degestin documental. Es evidente que la alta direccinno redactar el documento de poltica, que serpreparado por los tcnicos correspondientes, pero sidebe hacer suyos los principios y haber valorado lasimplicaciones de la misma. Adems se requiere quela poltica sea ormalmente aprobada, divulgada ydeendida a todos los niveles de la organizacin.

4.3 POLTICA, COMPROMISO Y ROLES

Adems de establecer la poltica la alta direccindebe asignar los recursos necesarios para quese implante el SGD. Y no slo los recursos sino laasignacin de roles y responsabilidades.

La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la

alta direccin sea el responsable del SGD. No sepretende una responsabilidad en exclusiva, pero siuna asuncin de responsabilidades al ms alto nivel.Lo habitual es que la persona en que recaiga estaresponsabilidad no tenga conocimiento tcnicos degestin documental, por lo que la ISO 30301 proponepara las organizaciones lo sucientemente complejasque pueda existir adems un responsable operativodel SGD.

Los roles y responsabilidades deben asignarseadems a todos los niveles de la organizacin. Cada

uno debe conocer su responsabilidad con respecto alSGD y adems debe conocer las de los dems.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La alta direccin debe demostrar su

compromiso (5.1)

La alta direccin debe comprender

y apoyar el SGD

No existe una documentacin

especca para demostrar este

compromiso

La alta direccin debe establecer

una poltica de gestin documental

(5.2)

La alta direccin debe discutir y

aprobar las lneas estratgicas

incluidas en un documento de

poltica. Este documento debe

ser ormalmente aprobado y

diundido a todos los niveles de la

organizacin

Documento de poltica de gestin

documental

La alta direccin debe asegurar

que los roles, responsabilidades y

competencias se denen, asignan y

comunican en toda la organizaciny en las entidades o individuos que

trabajan en ella o en su nombre.(5.3)

Las responsabilidades y

competencias deben quedar

ormalmente explicitadas y deben

ser conocidas y asumidas por todos

Es muy habitual que se incluyan

en el documento de poltica de

gestin documental, pero tambin

pueden incluirse en la descripcinde puestos de trabajo o cualquier

otro instrumento habitual en la

organizacin.

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Los sistemas de gestin son al mismo tiempoun sistema de prevencin de riesgos. Un SGDespecialmente pretende evitar todos los riesgos

de no crear los documentos necesarios de cadaactividad y de un inadecuado control de los mismos.

Pero la metodologa de gestin y mejora continuano trata los riesgos slo como amenazas. Bajo lainfuencia de la ISO 31000:2009. Risk management(UNE ISO 31000:2010. Gestin del riesgo) riesgo,cuya denicin es eecto de incertidumbre sobre

los objetivos, puede signicar una desviacinpositiva o negativa sobre lo que se espera conseguir.Cada organizacin debe identicar basndose enel anlisis previo realizado cuales son los riesgosy oportunidades que necesitan tratamiento alimplantar el SGD.

Si se identican acciones especcas para tratar estosriesgos deben incluirse en los controles y procesosdocumentales.

Como hemos visto la identicacin de riesgos

est totalmente ligada a los objetivos de gestindocumental, de modo que aunque en la normase describen de orma separada y secuencial, enla implantacin real la identicacin de riesgos, la

EJEMPLO(PARAUNA AGENCIA DE LA

ADMINISTRACINAUTONMICA EN

ESPAA)

Compromiso de la alta direccin: el establecimiento del SGD ha sido

discutido en el Consejo de Direccin y se ha ormalizado una partida

presupuestaria para su puesta en marcha)

Poltica de Gestin documental: Decreto publicado en el Boletn de la

Comunidad Autnoma aprobando la poltica de gestin documental

Asignacin de roles y responsabilidades: en la poltica se incluyen las

responsabilidades de determinados departamentos. Se nombra al Gerente

responsable del SGD. Se nombra al Jee de Servicios de Archivos y Gestin

Documental, el responsable operativo del SGD.

4.4 RIESGOS, OBJETIVOS Y PLANES

denicin de objetivos y los planes para alcanzarloses un proceso conjunto.

Para cada objetivo de gestin documental, queparte obligatoriamente de la poltica de gestindocumental, la planicacin debe incluir el, Quin?Qu?, Cunto?, Cundo? Y Cmo?, o comodescribe la propia norma:

Quin ser el responsable

Lo que se har

Qu recursos son necesarios

Cundo se completarn

Cmo se evaluarn los resultados

ISO 30301. Captulo 6.2

Es esta planicacin la que nos permite escalonar yhacer viable la consecucin de objetivos cumpliendocon los requisitos de la norma.

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EJEMPLO

PYME SECTORCONSULTORA

Riesgo: Que no se hayan defnido adecuadamente las categoras o series

documentales donde aplicar los calendarios de conservacin, o que se

proponga una eliminacin inviable en la prctica.

Accin:Aprovechar la defnicin de los calendarios de conservacin para

identifcar los documentos y la clasifcacin de los mismos y la viabilidad de

la eliminacin que se propone.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe considerar los actores internos y

externos y los requerimientos y determinar los riesgos

y oportunidades que necesitan tratamiento (6.1)

Proceso de planicacin previo

a la implantacin del SGD

Plan de cumplimiento

de objetivos

La alta direccin debe asegurar que se establecen los

objetivos de gestin documental y se comunican en

los niveles y las unciones pertinentes dentro de la

organizacin (6.2)

Proceso de planicacin previo

a la implantacin del SGD

Plan de cumplimiento

de objetivos

4.5 RECURSOS, CAPACITACIN Y DOCUMENTACIN

El SGD, como cualquier otro sistema de gestin,necesita de soporte para su implantacin. Eneste captulo la norma 30301 identica los

siguientes apartados:

Los recursos asignados al SGD, que se entiende queson tanto humanos como materiales; y que varanenormemente dependiendo del tamao y tipo de laorganizacin.

La capacitacin de los recursos humanos paraasumir la ejecucin y responsabilidad de los procesosque se les asignan

La concienciacin y ormacin del personal en laimportancia de cumplir con los requisitos del sistema

de gestin

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Objetivo

Quin?

Qu?

Cunto?

Cundo?

Cmo?

Eliminar documentacin obsoleta

Responsable de administracin,con apoyo de empresa externa

Calendarios de conservacin para documentacin administrativa,proyectos de consultora y ormacin

12.000 contratacin externa80 horas dedicacin interna

dic 2011 Administracinjun 2012 Proyectos consultora y ormacin

Viabilidad de la aplicacin eectivade los calendarios de conservacin

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La comunicacin interna, y en su caso externa, de lapoltica y objetivos de la gestin documental

La documentacin del SGD

En el caso de un SGD, la propia documentacin delsistema se convierte en el objeto de la poltica yobjetivos de gestin documental, y es controladapor los procesos y controles documentales. En cadauna de las secciones y captulos se la norma se

indica cuando se debe documentar o incluir en lainormacin documentada una determinada accin,pero en el captulo de documentacin se hace un

resumen de estos requisitos indicado que debe existirun procedimiento especco para la aprobacin de ladocumentacin del propio SGD.

Los requisitos agrupados bajo el epgrae de soporteson probablemente los ms ciles de auditar, porlo que en algunas implantaciones de otras normasde gestin pasan a tener un papel protagonista,identicando el propio sistema de gestin conlos requisitos de soporte. Estos son totalmentenecesarios para la implantacin del sistema pero noson los objetivos del mismo.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La alta direccin debe asignar y

mantener los recursos que necesita

el Sistema de Gestin para los

Documentos (SGD) (7.1)

Denir la partida presupuestaria y

asignar las responsabilidades

Presupuesto y asignacin de

responsabilidades en el documento

de poltica o cualquier otro utilizado

en la organizacin

La organizacin debe determinar

la capacitacin necesaria para

el desempeo de los procesos y

aplicaciones de gestin documental

de la persona o personas que

trabajan en ella. (7.2)

Identicacin de la capacitacin

necesaria para determinado puestos

y acilitacin de adquisicin de la

misma mediante cursos o seminario

internos o externos.

Justicacin de la capacitacin en

los expedientes personales de cada

persona asignada

La organizacin debe establecer un

programa de ormacin continua

en la creacin y el control dedocumentos. (7.3)

Establecimiento y aprobacin de un

plan de ormacin

Plan de ormacin propios o

inclusin en los planes generales de

la organizacin

La organizacin debe establecer,

implementar, documentar y

mantener los procedimientos para

la comunicacin interna sobre el

SGD y la poltica y objetivos de

gestin documental.(7.4)

Establecimiento y aprobacin de un

plan de comunicacin

Plan de comunicacin y constancia

de realizacin de las acciones

propuestas

La documentacin requerida por el

MSR debe estar controlada.(7.5)

Redaccin y aprobacin de la

documentacin requerida por laNorma, segn el procedimiento

denido

Existencia de un procedimiento

para redaccin y aprobacin de ladocumentacin.

La documentacin en si misma.

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4.6 PROCESOS Y APLICACIONES DE GESTIN DOCUMENTAL

La norma 30301 determina que lasorganizaciones deben implementar losprocesos de gestin documental que le

permitan cumplir con los objetivos. Estos procesosdocumentales se implementan en aplicaciones degestin documental, que en un porcentaje cercanoal 100% sern programas inormticos, que seancapaces de implementar los controles bien para ladocumentacin en papel, bien para los documentos

electrnicos.

Antes de la implementacin de los procesos degestin documental, la metodologa de sistemas degestin requiere el diseo de los mismos, como unaproundizacin ms del proceso de planicacin.

Para el diseo de los procesos de gestin documentalla norma ISO 30301 plantea en su texto principalcuales son los propsitos generales de los procesosa implantar, remitiendo al ANEXO A para denir elrequisito de cada uno de los procesos, que aparecebajo la columna control. Este Anexo A es un anexonormativo, lo que quiere decir que todos losrequerimientos son obligatorios. Si la organizacinha detectado en el proceso de planicacin que

alguno de los procesos no aplica en su contextodebera justicar porque no aplica ese procesoy por lo tanto no tendra que cumplir con elrequisito correspondiente. Esta justicacin debedocumentarse y es parte del proceso de de diseo delos procesos y controles documentales.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe determinar,

planicar, implementar y controlar los

procesos necesarios para el tratamiento

de los riesgos y oportunidades

determinados y para cumplir con los

requisitos (8.1)

Planicar los procesos para

cumplir con los requisitos que

se establecen en el Anexo A.

Inclusin en la planicacin de los

procesos a implantar.

Para establecer el MSR la organizacindebe disear los procesos de gestin

documental (8.2)

Disear los procesos paracumplir con los requisitos que

se establecen en el Anexo A.

Procedimientos especcos cuandoel requisito lo requiera

La organizacin debe

implementar los procesos en las

aplicaciones para cumplir los objetivos

de gestin documental (8.3)

Implementar los procesos para

cumplir con los requisitos que

se establecen en el Anexo A.

Anlisis uncional de la aplicacin.

Funcionamiento de la propia

aplicacin

La norma 30301 en su parte operativa estredactada de orma que es perectamente aplicableen un entorno totalmente digital, que en este

momento es, si no la realidad, el objetivo de unagran parte de las organizaciones. Por eso existeun captulo especial que recoge los requisitosde las aplicaciones inormticas que gestionanestos documentos. Son requisitos generales que

no inciden en las uncionalidades que tienen quetener estas aplicaciones. Las uncionalidades de lasaplicaciones son el objeto de las normas ISO 16175:

2010 Principles and Functional Requirements orRecords, que se han publicado en 3 partes. Fuera deISO tambin existen otras normativas que recogenestasuncionalidades como MoReq2 o DoD 50.15.

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PROCESO DEPLANIFICACIN

DE UN SGD

Poltica Objetivos Riesgos Procesos Controles

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PROPSITO PROCESO

CREACIN

determinar qu documentos, cundo

y cmo deben ser creados y capturados en cada

proceso de negocio.

Determinar la necesidad de inormacin.

Determinar los requisitos

Crear documentos ables

Determinar la conservacin

Establecimiento de calendarios de conservacin

Determinar los mtodos de captura

determinar la inormacin sobre el contenido,

contexto y control (metadatos) que debe incluirse

en los documentos.

Identicar la inormacin descriptiva y de contexto

Identicar el momento de la incorporacin

decidir en qu orma y estructura se deben

crear y capturar los documentos.

Identicar los requisitos especcos

determinar las tecnologas adecuadas

para crear y capturar los documentos.

Seleccionar la tecnologa

CONTROL

determinar la inormacin de control (metadatos)

que debe crearse en los procesos de gestin

documental y cmo se vincular y gestionar con

los documentos a lo largo del tiempo.

Registrar

Clasicar

Seleccionar la inormacin de control

(elementos de metadatos)

Determinar el historial de eventos

Control de los documentos uera de la organizacin

establecer las reglas y condiciones para el

uso de los documentos a lo largo del tiempo.

Desarrollar reglas de acceso

Implementar reglas de acceso.

mantener la disponibilidad de los documentos

a lo largo del tiempo.

Mantener la integridad y la autenticidad

Mantener la usabilidadLimitar las restricciones

establecer la eliminacin o traslado

autorizados de los documentos

Implementar la disposicin

Autorizar la disposicin

Transerencia

Traserir

Destruir

Mantener inormacin sobre los documentos

destruidos

establecer las condiciones que deben

regir la administracin y mantenimiento de las

aplicaciones de gestin documental

Identicar las aplicaciones de gestin de documentos

Documentar las decisiones implementadas

Acceder a las aplicaciones de gestin de documentosAsegurar la disponibilidad

Garantizar la eectividad

Garantizar la integridad

Administrar los cambios

No es el propsito de este documento hacer una

descripcin exhaustiva de los procesos y controlesdocumentales y como implementarlos. Formanparte de un rea de conocimiento, la archivstica yla gestin documental, que cuenta con abundantebibliograa, titulaciones de la enseanza reglada,directrices de buenas prcticas en normas e inormestcnicos de ISO y otras organizaciones y una ampliaoerta de cursos y seminarios para proesionales.Si comentaremos como estn distribuidos los

procesos en el Anexo A, y como ha de utilizarse el

mismo. Los procesos estn divididos en dos grandesapartados: Creacin y Control. Bajo cada uno deellos se agrupan los procesos con la intencin oel propsito de los mismos, de manera que en unlenguaje no tcnico pueda ser comprendido por laalta direccin de las organizaciones.

En la siguiente tabla vemos los procesos tal y comoestn agrupados en la norma ISO 30301:

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La ormalizacin de la evaluacin es uno de lospilares de la metodologa de gestin. El propioproceso de evaluacin se sustenta en unos

requisitos de obligado cumplimiento, ormandoparte ineludible del sistema de gestin.

La evaluacin se dene en varios pasos o accionesque se van superponiendo:

En primer lugar, la organizacin debe denirlo que va supervisar y medir, estableciendo losprocedimientos para hacerlo (cmo y cundo). Porejemplo, se va a medir trimestralmente el nmerode expedientes abiertos y documentos electrnicosproducidos por cada rea, haciendo una consulta a laaplicacin corporativa de gestin documental.

Despus debe denir quin y cmo va a analizar y

evaluar esa inormacin. Por ejemplo, el responsableoperativo de gestin documental compararresultados y analizar las causas de cambiossignicativos.

4.7 EVALUACIN

Para cada proceso se propone un requisito o ms de uno en algunos casos, que se agrupan en la columna de

Controles. Cada requisito est identicado con un nmero o cdigo que haga ms cil su implementacin.

A intervalos planicados se debe realizar unproceso ormal de auditora interna. La prcticahabitual en otros sistemas de gestin es una vez alao.

Por ltimo, se debe realizar una revisin del sistemade gestin por la alta direccin, que tambin tieneque realizarse a intervalos planicados, lgicamentemucho mayores que los de la auditora interna(tres o cuatro aos son parmetros habitualmenteutilizados).

Es importante destacar que este proceso deevaluacin no debe conundirse con la certicacinpor terceras partes independientes. Como veremosen el captulo siguiente, la certicacin o auditoraexterna, no exime de la existencia de un proceso

ormal de auditora interna y revisin por la altadireccin.

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N PROCESO CONTROLES

A.1 Creacin

A.1.1 Determinar qu documentos, cuando y cmo deben ser creadosy capturados en cada proceso de negocio.

A.1.1.1 Determinar la necesidad de la inormacin Se deben identicar y documentar sistemticamente las necesidades (operativas, de reporte, deauditora u otras de las partes interesadas) de inormacin sobrelos procesos de organizacin quese capturan como documentoscon los metadatos adecuados.

Cdigo Proceso Requisitoa cumplir

Propsito

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Las auditoras internas de sistemas de gestin estn

basadas en la norma ISO 19011Guidelines orauditing management systems, cuya ltima edicinse publicar previsiblemente en el ao 2011, y quees de gran utilidad en la implantacin del sistema deauditora interna. La auditora interna puede hacersecon recursos propios de la organizacin, cuando estatiene el suciente tamao y capacidad para poderdestinar a personas a esta uncin, o contratarla auna empresa de servicios mediante una relacincontractual.

En ambos casos, la metodologa seguida ser

la misma y el propio proceso de auditora debequedar documentado. En el proceso de auditora

se vericarn el cumplimiento de la poltica y los

objetivos documentales y la planicacin de losmismos. El mtodo y el alcance de la auditoraestarn denidos de antemano y al nalizar la mismase emite un inorme de auditora que ser parte de lainormacin que se maneje en la revisin por la altadireccin.

El proceso de revisin del SGD por parte de la altadireccin no es contratable externamente y es partedel compromiso de la direccin.

En el siguiente esquema podemos ver los distintos

pasos del proceso de evaluacin y sus resultados:

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

La organizacin debe determinar

qu necesita ser medido y

supervisado, analizado y

evaluado(9.1)

Establecer e implementar la

supervisin y el anlisis

Procedimiento de evaluacin y

anlisis del SGD

La organizacin debe realizar

auditoras internas a intervalos

planicados (9.2)

Planicacin del programa de

auditoras, seleccionar a los

auditores y ejecutar la auditora

Programa de auditoras

Inorme de auditora

La direccin debe revisar el

MSR a intervalos planicados

para asegurar que se mantiene

su conveniencia, adecuacin y

eectividad. (9.3)

Planicar la revisin por la alta

direccin y ejecutarla

Resultados de la revisin

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Supervisiny medicin

Anlisis yevaluacin

Auditorainterna

Supervisinpor la direccin

Indicadores Tendencias/

resultados adversos

Acciones

previas a la noconormidad

Conformidades/

no conormidades

Acciones

correctivas

Riesgos/oportunidadesde mejora

Puntos dbiles/

uertes

Mejora de

poltica y objetivos

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4.8 GESTIN DE NO-CONFORMIDADES, ACCIONESCORRECTIVAS Y MEJORA CONTINUA

En los sistemas de gestin el ciclo de mejorase basa en los hallazgos de la auditora. Estoshallazgos pueden ser:

Conormidades No conormidades

Puntos dbiles Puntos uertes

Riesgos Oportunidades

Las no conormidades son bsicamente el nocumplimiento de uno de los requisitos de la Norma30301. Una vez detectadas requieren de una accincorrectiva. Como comentamos al comenzar elcaptulo 4, cada uno de los requisitos de la normase identica porque contiene el verbo debe, y seencuentran tanto en el texto principal como en elanexo A (anexo normativo).

Las no conormidades quedan refejadas en elinorme de auditora, que puede sugerir cual esla accin correctiva requerida o dejarlo en manosde la organizacin. Cada no conormidad tieneobligatoriamente que dar lugar a una accincorrectiva, cuya ejecucin debe quedar documentaday puede requerir de una auditora extraordinaria queconrme la eectividad de la misma.

Sin embargo, como vimos en el captulo anterior laorganizacin no debera esperar a la auditora interna

para ver las no conormidades. Si en el anlisis y

evaluacin de cmo unciona el SGD se detectantendencias adversas habra que actuar previamente yno esperar a la no conormidad.

De la misma manera la mejora continua no slo seconsigue con la puesta en marcha de estas acciones,

sino con la revisin y actualizacin de la poltica yobjetivos de gestin documental y de los planes paraconseguir estos objetivos. Esta orma de actuacintiene una de sus representaciones grcas msconocidas en la rueda de Deming o PDCA, queavanza por una supercie inclinada para simular lamejora continua.

REQUISITO ACCIN DOCUMENTACIN

Las acciones correctivas deben ser adecuadas a los

eectos de las no conormidades encontradas (10.1)

Implementar las acciones

correctivas

Listado de acciones

correctivas emprendidas

con sus echas y evidencia

de su implantacin

La organizacin debe mejorar de manera continua la

eectividad del SGD mediante el uso de la poltica y losobjetivos de gestin documental, los resultados de la

auditora, los anlisis de datos, las acciones correctivas y

preventivas y las revisiones de la direccin (10.2)

Revisar y actualizar la

poltica y objetivos de lagestin documental, as

como los planes

Poltica, objetivos y planes

actualizados

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Madurez

Tiempo

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CUMPLIMIENTOY VERIFICACIN

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Las normas de sistemas de gestin tienen en supropia naturaleza la vocacin de ser vericables.Al centrarse en una norma de requisitos, en

este caso la ISO 30301(o la UNE ISO 30301 cuandosalga publicada), es cil vericar que cada uno deellos se cumple. Esto no sucede en las normas de

buenas prcticas (por ejemplo UNE ISO 15489) o losinormes tcnicos (por ejemplo UNE ISOTR 26122),que estn orientados a proporcionar una gua deactuacin, pero cuyo cumplimiento es dicilmentevericable con criterios objetivos.

La vericacin del cumplimiento o conormidaddel SGD se hace sobre la ISO 30301, y supone la

5.1 GENERALIDADES

5.2 TIPOS DE VERIFICACIN

vericacin de todos y cada uno de los requisitos dela norma (todos los debe o shalldel texto principaly del Anexo A) mediante un proceso de auditora.

Las auditoras persiguen mediante el examen de ladocumentacin y la observacin de uncionamiento

determinar si los requisitos se han cumplido o no.En la ISO 30301 en el ANEXO C hay una primeraaproximacin a lo que sera una lista de vericacinde requisitos.

Entre los posibles nuevos productos de laserie 30300 se encuentra una gua para la evaluaciny auditora.

La vericacin del cumplimiento de la norma ISO30301, como de cualquier otra norma de requisitos,puede tener distintas modalidades:

1 La vericacin por primera parte o autoevaluacin.Son las propias organizaciones las que trassu proceso de auditora interna proclaman sucumplimiento con la Norma. En este caso, sonlos auditores internos los que llevan a cabo laauditoria.

2 La vericacin por segunda parte interesada.

Una determinada organizacin puede requerir

de la vericacin del cumplimiento por otraorganizacin antes de, por ejemplo, establecerun acuerdo comercial. En este caso, son losauditores de la otra organizacin los que realizanla vericacin del cumplimiento.

3 La certicacin por tercera parte interesada.Una entidad de certicacin independiente escontratada para obtener una vericacin delcumplimiento certicada. En este caso, son losauditores de la entidad certicadora los querealizan la vericacin del cumplimiento.

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Los procesos de vericacin o auditora,independientemente de la modalidad de quese trate, debe aportar valor para la organizacin,

por lo que se requieren dos tipos de conocimientos yhabilidades:

Las propias del proceso de auditora, que soncomunes a cualquier auditor

Las competencias especcas para auditar undeterminado sistema de gestin, en este caso elSGD 30301.

Adems la competencia de los auditores debeadecuarse a la complejidad de la organizaciny sus procesos. En organizaciones complejas lasauditoras se pueden llevar a cabo por un equipo deauditores, en el cual no todos sus miembros deben

tener los mismos conocimientos, si no que puedenespecializarse en alguno de ellos.

Los conocimientos y habilidades de los auditores deprimera y segunda parte estn especicadas en la yanombrada ISO 19011 Directrices para la auditora delos Sistemas de Gestin.

Entre las competencias generales podemos destacarconocimientos y habilidades en:

Principios de la auditora, procesos y mtodos

Sistemas de gestin y documentacin de reerencia

El contexto de la organizacin

Los requisitos legales, contractuales o de otra ndoleque aplican al auditado

Adems se requiere de una conducta personal que sedene como:

tico (imparcial, sincero, honesto, discreto)

De mentalidad abierta (dispuesto a considerar ideaso puntos de vista alternativos)

5.3 EL PERFIL DEL AUDITOR

Diplomtico (con tacto rente a los auditados)

Observador (activamente consciente del entorno)

Perceptivo (instintivamente capaz de entender lassituaciones)

Verstil (se adapta cilmente a distintassituaciones)

Tenaz (persistente, orientado hacia el logro deobjetivos)

Decidido (alcanza conclusiones oportunas basadasen anlisis y lgica)

Seguro de s mismo (acta de orma independientea la vez que se relaciona ecazmente con otros)

Capaz de actuar con responsabilidad y tica(aunque las actuaciones puedan producirdesaprobacin)

Abierto a la mejora (capaz de aprender dedierentes situaciones)

Sensible culturalmente (respetuoso con la culturadel auditado)

Colaborativo (capaz de interactuar eectivamentecon el equipo auditor y los auditados)

En esta edicin, por primera vez, en el Anexo A.5se establecen ejemplos ilustrativos de las de losconocimientos y habilidades especcas de losauditores de un SGD 30301:

Conocimientos de los procesos de gestindocumental y de la terminologa del SGD

Capacidad de desarrollar mtricas y mediciones de

rendimiento

Capacidad para investigar y evaluar las prcticasde gestin documental mediante entrevistas,observacin y validacin

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Capacidad para realizar un muestreo de la creacin

de documentos en los procesos de negocio.

Conocimiento de las caractersticas clave delos documentos, las aplicaciones de gestindocumental, y los procesos y controles de gestindocumental

Conocimientos para medir el desempeo y laadecuacin de los procesos para crear y controlarlos documentos.

Capacidad para evaluar la adecuacin de

las aplicaciones de gestin documental, lasherramientas tecnolgicas y el equipamientoutilizado.

Conocimientos para evaluar los distintos niveles decompetencia requeridos en la organizacin para lagestin de documentos

Conocimientos sobre el signicado de lainormacin sobre el contenido, contexto,estructura, orma de presentacin y control(metadatos) que se gestionan con los documentos

y en las aplicaciones de gestin documental.

Conocimiento de los mtodos para desarrollar

instrumentos especcos de la gestin documental

Conocimientos de las tecnologas utilizadas parala creacin, captura, conversin, migracin ypreservacin a largo plazo de los documentoselectrnicos o digitales.

Capacidad para identicar la documentacin de losprocesos de gestin documental.

Los conocimientos y habilidades requeridas para losauditores de tercera parte o auditores de certicacin

estn denidas en la norma UNEEN ISO/IEC17021:2011 Evaluacin de la conormidad. Requisitospara los organismos que realizan la auditora yla certicacin de sistemas de gestin. (ISO/IEC17021:2011). En esencia se trata de las mismas que lasreeridas a los auditores de primera y segunda parte,pero ormuladas en orma de requisitos obligatorios,que incluye adems una demostracin eectiva de lascompetencias y de la gestin del personal.

5.4 LA CERTIFICACIN POR TERCERAS PARTES

La certicacin por terceras partes es quizs laorma de vericacin ms conocida o reconocidadebido al xito de las certicaciones de los

sistemas de gestin de calidad 9001.

La certicacin por terceras partes de la norma ISO30301 es un servicio que puede ser oertado por lasempresas certicadoras a partir de la publicacin dela norma. Son cada una de estas empresas las quelibremente establecen el esquema de certicaciny el coste del mismo, siempre y cuando cumplancon los requisitos de la norma UNEEN ISO/IEC

17021:2011 Evaluacin de la conormidad. Requisitospara los organismos que realizan la auditora yla certicacin de sistemas de gestin. (ISO/IEC17021:2011). Entre ellos ya hemos mencionado en

el captulo anterior los reerentes a las competenciasy gestin del personal auditor, pero existen otrosmucho relacionados con el proceso de la auditora ycerticacin. El ndice de la norma es el siguiente:

Principios

Requisitos generales

Requisitos de la estructura

Requisitos de los recursos

Requisitos de inormacin

Requisitos de los procesos

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Requisitos del sistema de gestin

para organismos de certicacin

Anexo A. Conocimientos y habilidades requeridas

Anexo B. Mtodos de evaluacin posibles

Anexo C. Ejemplo de un fujo de proceso paradeterminar y mantener la competencia

Anexo D. Conductas personales deseables

Anexo E. Proceso de auditoray certicacin por 3 parte

Anexo F. Consideraciones para el programa,alcance o plan de auditora

De orma esquemtica un proceso de auditoray certicacin del SGD 30301 podra tener lossiguientes pasos Ver grfca 1:

Los certicados se emiten por un perodo de tiempodeterminado, tras el cual debe producirse unaauditora de renovacin. El periodo lo establece cadaentidad certicadora pero suele ser de tres aos. En

el nterin se suelen realizar auditoras de seguimiento,que habitualmente son anuales.

Para algunos sistemas de gestin se han publicado

normas especcas de requisitos para las entidadescerticadoras que quieran certicar ese sistemade gestin especcamente. Actualmente no sepublicado este tipo de norma para el SGD 30301,aunque ese tipo de producto se contempla en losplanes de desarrollo uturo de la serie de normas.

Y quin certica que las entidades certicadorascumplen con los requisitos de la ISO 17021 o de lasotras normas especcas? Este papel de certicadorde certicadores lo cumplen las entidades nacionalesde acreditacin. En Espaa es ENAC (Entidad Nacional

de Acreditacin). La acreditacin es voluntaria paralas entidades de certicacin, que pueden hacerlo encualquier entidad nacional, no es necesario que seacrediten en todos los mercados en los que actan.

A la hora de elegir una entidad de certicacin paracerticarse uno de los actores que las organizacionestienen en cuenta es que se trate de una certicacinacreditada o no.

Dado el escaso tiempo trascurrido desde lapublicacin de la norma 30301 no existe en estemomento ninguna entidad certicadora acreditadapara la ISO 30301.

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GRFICA 1

Contratacin

Inorme

Plan de accionescorrectivas

Planifcacinde la auditora

Anlisisde requisitos

Auditoraextraordinaria

Reuninde apertura

Estudio dela documentacin

Concesincertifcado

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GLOSARIOY ENLACES DE INTERS

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Se incluyen aqu las traducciones de las

deniciones de la ISO 30300 de los trminosusados en este documento (no todas las

deniciones del la ISO 30300). En este glosario seutiliza el orden alabtico que no es el orden en quese organizan los trminos en la ISO 30300.

ALTA DIRECCIN (TOP MANAGEMENT)persona o grupo de personas que dirigen y controlanuna organizacin al ms alto nivel.

NOTA 1.- La alta direccin tiene el poder de delegar la autoridad yadministrar los recursos dentro de la organizacin.

NOTA 2.- Una organizacin puede ser identicada para estanalidad en relacin con el alcance de la implantacin de unsistema de gestin.

APLICACIN DE GESTIN DOCUMENTAL(RECORDS SYSTEM)sistema de inormacin que incorpora, gestiona yacilita el acceso a los documentos a lo largo deltiempo.

DOCUMENTACIN (DOCUMENTATION)conjunto de documentos que describen operaciones,instrucciones, decisiones, normas, y procedimientosorganizativos reeridos a una determinada uncin,proceso o transaccin.

DOCUMENTAR, VERBO (DOCUMENT)registrar, sustanciar o anotar para una recuperacinposterior.

DOCUMENTOS (RECORDS)inormacin creada, recibida y conservada comoevidencia y como activo por una organizacin oindividuo, en el desarrollo de sus actividades o envirtud de sus obligaciones legales

NOTA 1.- Tambin se usa en singular.

NOTA 2 .- Adaptacin de ISO 154891:2001, denicin 3.15NOTA 3 .- La evidencia no est limitada al sentido legal del trmino ver 3.1.5NOTA 4 .- Se aplica a la inormacin en cualquier medio, orma oormato

EVIDENCIA (EVIDENCE)documentacin de una actividad

NOTA.- Una evidencia es una prueba de realizacin de unaactividad que puede demostrar que ha sido creada en el cursonormal de la misma y que est intacta y completa. No se limita alsentido legal del trmino.

GESTIN DE DOCUMENTOS(RECORDS MANAGEMENT)rea de gestin responsable de un control ecaz

y sistemtico de la creacin, la recepcin, elmantenimiento, el usos y la disposicin de losdocumentos, incluidos los procesos para incorporar ymantener, en orma de documentos, las inormaciny prueba de las actividades y operaciones de laorganizacin.

NOTA.- En ingls de denomina tambin recordkeeping.

METADATOS (METADATA)datos que describen el contexto, el contenido y laestructura de los documentos y su gestin a lo largodel tiempo.

NO CONFORMIDAD (NONCONFORMITY)incumplimiento de un requisito

ORGANIZACIN (ORGANIZATION)persona o grupo de personas que tienen sus propiasunciones con responsabilidad, autoridad y relacionespara llevar a cabo sus nes

NOTA.- El concepto de organizacin incluye, aunque no se limitaa, empresas unipersonales, compaas, corporaciones, rmas,empresas, autoridades, asociaciones, establecimientos bencos oinstituciones, o una parte o combinaciones de stas, constituidas ono, pblicas o privadas.

POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL(RECORDS POLICY)Intencin y direccin generales de una organizacinen relacin con el sistema de gestin para losdocumentos, ormalmente expresadas por la altadireccin.

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RESPONSABILIDAD/ RENDICIN DE CUENTAS(ACCOUNTABILITY)principio por el que los individuos, las organizacionesy la sociedad son responsables de sus acciones y seles puede solicitar una explicacin al respecto

SISTEMA DE GESTINconjunto de elementos interrelacionados o queinteractan en una organizacin con el n deestablecer polticas y objetivos, y los procesos paraalcanzarlos.

NOTA 1.- Un sistema de gestin puede orientarse a una o varias

disciplinas

NOTA 1.- Los elementos del sistema incluyen la estructura de laorganizacin, los roles y las responsabilidad, la planicacin, laejecucin, etc.

NOTA 1.- El alcance de un sistema de gestin puede incluir a todaorganizacin, a unciones o secciones especcas e identicadasde la misma, o a una o ms unciones transversales de un grupo de

organizaciones.

SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS

(MANAGEMENT SYSTEMS FOR RECORDS)sistema de gestin para dirigir y controlar unaorganizacin en lo relativo a los documentos.

1 BLOG ESPECIALIZADO EN LA ISO 30300. http://www.iso3030.es

2 WEB OFICIAL DE AENOR. http://www.aenor.es

3 WEB OFICIAL DE ISO http://www.iso.org

4 PGINA DEL ISO TC46/SC11- ARCHIVE/RECORDS MANAGEMENT.

http://www.iso.org/iso/standards_development/technical_committees/list_o_iso_technical_committees/iso_technical_committee.htm?commid=48856

5 PGINA DEL CTN50- INFORMACINY DOCUMENTACIN.

http://www.esabid.org/ctn-50/comite-tecnico-de-normalizacion-50-aenor-ctn50-documentacion

ENLACES DE INTERS

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Asociacin Espaola de Documentacin e Informacin