Dokumenten- u. Wissensmanagement Chancen für das Verwaltungshandeln Referent: Clemens Lammerskitten, Clemens Lammerskitten, Gemeinde Wallenhorst 1. Erfahrungsbericht aus 1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst Wallenhorst • Ablauf von der Piloterprobung zum Ablauf von der Piloterprobung zum flächendeckenden flächendeckenden Einsatz Einsatz • Ergebnisse nach einem Jahr Ergebnisse nach einem Jahr Produktionsbetrieb Produktionsbetrieb 2. Die eingesetzte Lösung VIS- 2. Die eingesetzte Lösung VIS- kompakt kompakt
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Dokumenten- u. Wissensmanagement Chancen für das Verwaltungshandeln Referent: Clemens Lammerskitten, Gemeinde Wallenhorst 1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst.
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Dokumenten- u. Wissensmanagement
Chancen für das Verwaltungshandeln
Referent: Clemens Lammerskitten, Clemens Lammerskitten,
Gemeinde Wallenhorst
1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst• Ablauf von der Piloterprobung zum flächendeckendenAblauf von der Piloterprobung zum flächendeckenden EinsatzEinsatz• Ergebnisse nach einem Jahr ProduktionsbetriebErgebnisse nach einem Jahr Produktionsbetrieb
2. Die eingesetzte Lösung VIS-kompakt 2. Die eingesetzte Lösung VIS-kompakt
Maßnahmen der Neuen Steuerung: Bürgerbefragung, Bürgerbeteiligung, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung
Kosten- und Leistungsvergleiche, Zielvereinbarungen, Qualitätszirkel
Erkenntnis:
Nur durch den konsequenten Einsatz von IT-gestützter
Vorgangsbearbeitung lassen sich die Ziele der
Verwaltungsreform in einem überschaubaren Zeitrahmen
erreichen.
Von der IT-Unterstützung Von der IT-Unterstützung (seit 1988 IT-gestützte Verwaltung)(seit 1988 IT-gestützte Verwaltung)einheitliches Handlinggeregelter Umgang mit Geschäftsobjekten bei traditioneller und projektorientierter Arbeitsweise. Anspruch: flexibel, schnell, transparent, verbindliche, gesicherte und dokumentierte Verfahren bei umfassender Recherche- und Auskunftfähigkeiteffiziente Verwaltungsabläufe, insbesonders in den Planungs-, Bau- und Sozialbereichen und Beherrschung bzw. Minimierung von Medienbrüchen, z.B. Einbeziehung externer Stellen)Archivierung zur Langzeitaufbewahrung
zum Führungsinstrumentzum Führungsinstrumentdie Information ist der Wertdurch ganzheitliche Nutzung der vorhandenen und neuen Technologien
gleichzeitiger Wandel von IT- und Organisations-gleichzeitiger Wandel von IT- und Organisations-KonzeptenKonzepten
Bürokommunikation --> ArbeitsplatzGroupware-Systeme --> TeamorientierungWorkflow System --> Prozeßorientierung, Dokumentation,Wissens-Mgmt. --> QualitätsorientierungGeschäfts-Mgmt. --> Produkt- und KLR-Orientierung
Wandel
Schulungen und Workshops • 65 MitarbeiterInnen geschult65 MitarbeiterInnen geschult• 2,5 Tage pro Person2,5 Tage pro Person• VIS-ArbeitsgruppeVIS-Arbeitsgruppe (Erfahrungsaustausch,
Wünsche, Problemlösungen)
• VIS-WorkshopsVIS-Workshops (GGV‘s, Adreßverw., Vorlagen, VIS-Ablage, Effizienter Umgang mit den Suchmasken)
• Gemeinsam gestaltenGemeinsam gestalten• Mitte 1998 bis Mitte 2000• 13 TeilnehmerInnen aus 6 Ämtern• 18 Tage „Qualitätsmanagement“• 18 Tage „Soziale Kompetenz“• 14 Tage „Supervision“
Akzeptanz durch Beteiligung.
Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung
Die Mitarbeiterbefragung wurde im Jahr 2000 von einer externen Gesellschaft durchgeführt und ausgewertet
Dokumenten-Management, Aufgaben-Management, Ablage, Archiv• BK Funktionen MS-Office, MS Exchange• Einbeziehung von Fachanwendungen• Zugriffskonzept auf Einzelobjekte nach kundenspezifischen
Vorgaben
Sachbearbeitung / Registratur
Leitungsebene
PostausgangPosteingang
Das Ziel: Aufgabenunterstützun
g
Postein- / ausgangsbearbeitung
• zentral / dezentral• physisches Schriftgut / Korrespondenz und
Sprache usw.)• Explorer für Ablagestruktur• Dokumententypübergreifende Browserfunktion• Zugriffsrechteverwaltung,• Recherchefunktionen in Metadaten und Dokumenten,
strukturiert und Volltext • Versionsführung (werkzeugabhängig / werkzeugunabhängig)• Statusführung z.B. abgeschlossen• Checkin / Checkout• Elektronische Unterschrift, Signaturverfahren*
Eingang, RegistraturEingang, RegistraturExakte Identifizierung der bearbeitenden Stelle
Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle
Nachweisbarkeit aller Posteingänge
Richtige Zuordnung des Aktenzeichens
Vereinfachung der manuellen Abläufe
Abbau von Karteien und Listen
Vorgangsbearbeitung Vorgangsbearbeitung Abwicklung des Geschäftsgangs
Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, MitzeichnungWeiterleitung / Nachvollziehbarkeit Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle, leichtes Auffinden von VorgängenRichtiges Einordnen der erforderlichen Schriftstücke in die Umlaufmappe / Akte
• Weiterentwicklung VISkompakt V1.7• Basis Microsoft-DNA Konzept und Produktfamilie
“2000” • nützlich für jeden Anwender mit verwaltenden
Aufgabenstellungen, orientiert am DOMEA-Konzept• Zukunftssicherheit durch Add-Value Konzept • Verwaltungslösung mit mandantenfähigem ASP
Application Service Providing• Fat- / Thin- / Mobil-Clients
• Strategische Aussagen: • umfassende Verwaltungsfunktionalität, • schnell einsetzbar, • attraktiver Preis, • kompromisslose Follow Microsoft-Strategien, • maximale Skalierbarkeit, • Sicherheit für Betrieb und Zukunft
VISkompakt Version 2.0
ist skalierbar, entsprechend der Arbeitsorganisation ist skalierbar, entsprechend der Arbeitsorganisation einsetzbareinsetzbar
VISkompakt V 2.0 Server / Netzwerk-ClientVISkompakt V 2.0 Server / Netzwerk-Client Arbeitsorganisation in VerwaltungenArbeitsorganisation in Verwaltungen. Unterstützung der Arbeit in der Sachbearbeitung, Gruppen, Referaten, Abteilungen und der Gesamtorganisation. Bereitstellung behördengerechter Ablage-organisationen, Zugriffsrechte und hinterlegten Verwaltungsregeln. Arbeitsorganisation durch Termin-, Aufgabenmanagement und Geschäftsprozessunterstützung
VISkompakt V 2.0 Add-on‘sVISkompakt V 2.0 Add-on‘sAdd-On: Web ProfessionalAdd-On: SAP-ConnectorAdd-On: Archiv-ConnectorAdd-On: Intelligence-ConnectorAdd-On: Erweiterte Security
VISkompakt V2.0 PCVISkompakt V2.0 PCIndividuelle Arbeitsorganisation am Einzelarbeitsplatz,Individuelle Arbeitsorganisation am Einzelarbeitsplatz,
schwerpunktmäßige Nutzung zur Korrespondenzbearbeitung, Adresswesen, Vorgangsbildung und Aktenablage mit Nachweisfunktionen für z.B. Postbuch, Bearbeitungsabfolge von Dokumenten und Vorgängen