DMS bei der Stadt Erlangen eGovernment und DMS bei der ...

© Stadt Erlangen, eGovernment-Center 20091

DMS bei der Stadt Erlangen

eGovernment und DMS bei der Stadt Erlangen- ein Beitrag zur konsequenten

Verwaltungsmodernisierung


Der Erlanger Wegder Verwaltungsmodernisierung

… bereits Tradition:

Der Weg einer Reformkommune


eGovernment als Teil der VM Phasen und Schwerpunktsetzungen

2006 2009200820072005200420032002200120001999199819971996199519941993

MetaplanPlafonierung

„Der Weg ist das Ziel!“ - div. Elemente des NSM: PE (Führungsleitl., F-Feedback), OE (QM, PM, GPO .. . )

ZielsystemVerwaltungsmod.

Aufgaben-kritik

NKF: Doppik, Produkte, Kennzahlen

Strat. ManagementWissensmanagement

Budgetierung als „Motor der Reform“

Strat.Mgmt.

Technikunterstütze Informationsverarbeitung

eGovernment als „Motor der Reform“Basisdienste u.a.: DMS und Vorgangsbearbeitung


- Leitprinzipien der Stadtverwaltung -- Leitprinzipien der Stadtverwaltung -

Verwaltung:effektiv und

effizient

Verwaltung:effektiv und

effizient

Bürger-kommuneBürger-

kommuneBürgerfreundlichkeitBürgerzufriedenheitBürgerfreundlichkeitBürgerzufriedenheit

Obe

rzie

le

KostensenkenKostensenken

Ein-nahmenerhöhen

Ein-nahmenerhöhenService für

Bürger-innen und

Bürger erhöhen

Service für Bürger-innen und

Bürger erhöhen

Stadtver-waltung

als Kern einer

modernen E-City

Stadtver-waltung

als Kern einer

modernen E-City

Mitarbeiterzufrieden-

heitstärken

Mitarbeiterzufrieden-

heitstärken

Demokratiedurchmehr

Beteiligung

Demokratiedurchmehr

Beteiligung

Politische Handlungs-spielräume

wieder erweitern

Politische Handlungs-spielräume

wieder erweitern

Ehrenamt fördern

und unter-stützen

Ehrenamt fördern

und unter-stützen

Verwalt-ungs-

strukturenund

Geschäfts-abläufestetig

optimieren

Verwalt-ungs-

strukturenund

Geschäfts-abläufestetig

optimieren

Kinder-und

familien-freund-

licheStadtverw.

Kinder-und

familien-freund-

licheStadtverw.

Zielsystem Verwaltungsmodernisierung


Optimierung der Prozesse und Strukturen


Bedeutung des DMS?

• zentrale Basiskomponente• Stufenweise Einführung• Kann auch im Hintergrund ans Fachverfahren angebunden sein

• Schlüsselrolle für die Modernisierung der Verwaltung

• Querschnittsprojekt für eGovernment • Nicht: Elektronische FormulareElektronische Formulare ffüür den Br den Büürger und rger und PapieraktenPapierakten in in

der Verwaltungder Verwaltung•• Sondern: DSondern: Die elektronische Akte in der Verwaltung

Zielsetzung DMS Stadt Erlangen


• Dokumenterstellung oder –import- Überführung in das System- Klassifikation

• Dokumentverwendung- Recherche- Bearbeitung (Versionierung, Notizen)

• Dokumentverteilung- Versand- Gemeinsame Bearbeitung, Beteiligungen

• Dokumentablage- Entsprechung rechtlicher Anforderungen

• Langzeitarchvierung, Aussonderung, Vernichtung

Zielsetzung DMS Dokumentenlebenszyklus

kffkffhjffjdfjhfjdfhjdf

Unterstützung des gesamten

Lebenszyklus eines Dokumentes


DMS-Komponenten

Archivbestand

4) Langzeit-archivierung

Datenhaltung

1) Aktenführung

3) Workflow

Aussonderung

Fachverfahren

Schnitt-stellen

Schnitt-stellen

2) Integration


Probleme aufgrund der hybriden Aktenführung:

• Umfangreiche Papierakten

• Gleichzeitig aber in steigendem Maße elektronische Unterlagen

• E-Mails• elektronische Formulare• elektronisch erzeugte Dokumente, z.B. Bescheide

aus Fachverfahren

Probleme heute


Aktenführung heute verursacht Defizite:

�Nebeneinander digitaler und papierner Aktenführung erzeugt Doppelarbeit, Unübersichtlichkeit und redundante Datenhaltung

�Prinzip der Aktenmäßigkeit (Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns) gefährdet

� hoher Aufwand für Ablage und Informationssuche� unstrukturierte Dokumentablagen� hohe Liege- und Transportzeiten

Probleme heute


Defizite heute am Beispiel E-Mail:Aus eGovernment Umfrage

vom Dezember 2004

Frage: Wie „archivieren“ Sie wichtige E-Mails ? (Mehrfachantworten sind möglich)

Wie "archivieren" Sie wichtige eMails? (Mehrfachantw orten sind möglich

8

16

136

190

0 50 100 150 200

anders, nämlich

gar nicht

elektronisch

Ausdruck/Papier

Archivierung in Outlook, CD-ROM, Druck in pdf-Datei , als Word, im eigenen Verzeichnis, ...


NutzenDMS Einsatz (1)

� Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Akten, Vorgä ngen und Dokumenten� Vereinfachung und Verbesserung der Recherche� schneller Zugriff

z.B. Ratsinformations-system



� Parallele Sachbearbeitung durch mehrere, auch örtlich get rennte Anwender

� Durchgängige elektronische medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung von Antragstellung bis Aussonderung

� Beschleunigung der Durchlaufzeiten�Wegfall des Aufwands der Aktenverteilung Träger öffentlicher Belange

(beteiligte Fachstellen)

Elektronische

Bauakte

Bauaufsichts-amt (63)

z.B. ElektronischesBaugenehmigungs-verfahren



� Sicherstellen der Grundsätze der Rechtmäßigkeit und Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns,Nachvollziehbarkeit und Dokumentation

� Fehlerreduktion durch wegfallende Medienbrüche

� Gemeinsame, einheitliche und strukturierte Datenhaltun g

� Die Arbeit kann i.d.R. schneller und sicherer erledigt werden

Korruptions-

Prävention!



� Der städtische Aktenplan (abgeleitet vom KGSt-Aktenpl an) isthinterlegt


Bisher realisierteDMS Anwendungen

Digitales Kassenarchiv

Seit Anfang 2003

Enthält alle Kassenanord-nungen mit Belegen

CuriaRATStadtratsinfor-mationssystem

Seit Ende 2003

Enthält alle Ratsdokumente, bietet Zugang über das Internet

wird zum 1.1.2010 ins Ratsinforma-tionssystem Session migriert

Bürgeramt KFZ-Akten/Wunsch-kennzeichen

Seit Anfang 2004

Alle neuen Vor-gänge der KFZ-Zulassungwerden digital gespeichert,Altakten nach und nach digitalisiert

ElektronischeBauakte

Seit Anfang 2007

Alle neuenBauakten werdendigital gespeichert, Online-Zugriff derFachstellen


Sept . Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März AprilMai Juni Juli Aug.

Veröffentlichung

Projektplan

Allgemeine Schriftgutverwaltung und Migration Altarchive

2009 V2.3, Stand: 16.10.2009

Kongresse, Veranstaltungen

Vorbereitung PilotbetriebKonzeptionsarbeiten

Organisation

Pilotbetriebegov, 112, Archiv (jew. teilweise)Umweltamt (komplett), EBEKfz (reine Archivierung)

Reihenfolge und Details noch offen

31 – Info

Rollout ...

Analyse und Aufbereitung

AGHV

Gremien

PräsentationBesprechung, Workshop

HFPA; Stadtrat

Lenkung ; ca. 3 monatl.

Arbeitsphase

Zuschlag

Information in der BreiteMAP MAP

Pressemitt.an: Extern, Verbände, ...

Projekt

Kommunikation

Ref-u-Amtsleiter

Test

AGHV 30.05.

MAP

Lenkung 26.05.

Ausschreibung

Workshop(s)

PilotierungReview

MAP

KickoffInstallation

Customizing

Anwenderschulungen

16.10.2009


Bei Fragen zum DMS-Projekt in der Stadt Erlangen können Sie sich gerne an die Projektleitung wenden:[email protected]@stadt.erlangen.de

DMS bei der Stadt Erlangen eGovernment und DMS bei der ...

Documents