Digitalisierung und Rechtssicherheit - Information … · Digitalisierung und Rechtssicherheit Aktueller Stand, Entwicklung, ... • Buchführungs- und Nachweispflichten im Steuerrecht
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Das Kompetenzzentrum Records Management (KRM) ist 2002 aus den Arbeiten an der Revision der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (Art.957 ff OR) und der Geschäftsbücherverordnung («GeBüV») hervorgegange. Es vermittelt Know-how und berät Kunden im Umgang mit Information. Beratung zu Information Governance und anverwandten Themen ist unsere Kernkompetenz.
www.informationgovernance.ch
Wir bieten ein umfassendes Beratungsangebot zu Information Governance, Records Management, Elektronischer Archivierung
INFORMATION GOVERNANCE Beschreibt die Verfahren, Organisation und Technologien welche benötigt werden, um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus (Nutzen, Erfassen, Klassieren, Speichern, Löschen) in Übereinstimmung mit den strategischen Vorgaben des Unternehmens und den externen und internen Vorschriften aktiv zu bewirtschaften. Information Governance umfasst Teilbereiche des Information Managements, der IT-Governance und des Risk Managements.
Keine Digitalisierung ohne Information Governance!
06.04.16!
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Rechtsquellen für die Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Zivilrecht
• Buchführungs- und Aufbewahrungsvorschriften Art. 957 OR bzw. Art. 961 und 962 OR Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und Art. 52 ff HaREGV
Steuerrecht
• Buchführungs- und Nachweispflichten im Steuerrecht
Weitere öffentlich rechtliche Bestimmungen
• BGA, VBGA, GEVER
• Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Gesundheitsrecht, Sozialversicherungsrecht nach AHVG, KVV, UVG, UVV, im Produkthaftpflichtrecht, Umweltschutzgesetz, Giftverordnung etc.
Art.957a) B. Buchführung 1 Die Buchführung bildet die Grundlage der Rechnungslegung. Sie erfasst diejenigen Geschäftsvorfälle und
Sachverhalte, die für die Darstellung der Vermögens-, Finanzierungs- und Ertragslage des Unternehmens (wirtschaftliche Lage) notwendig sind.
2 Sie folgt den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung. Namentlich sind zu beachten:
1. die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte; 2. der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge; 3. die Klarheit; 4. die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens; 5. die Nachprüfbarkeit.
3 Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können.
4 Die Buchführung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung. 5 Sie erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch. Sie kann schriftlich, elektronisch oder in
Art.958f) E. Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher 1 Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der
Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.
2 Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. 3 Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in
vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
4 Der Bundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger.
Art. 958f Abs. 3 OR: Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
Wegfall der Aufbewahrungspflicht von Geschäftskorrespondenz seit 1.1.13
Es gibt für 90% der CH-Unternehmen keinen Grund, Unterlagen physisch aufzubewahren!
Vorbehältlich Speziabestimmungen und gesetzlich geregelter Ausnahmen, macht ca. 2-10% des Gesamtvolumens aus.!
Art. 9 Zulässige Informationsträger 1 Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig: unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger; veränderbare Informationsträger, wenn:
• technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren),
• der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z.B. durch «Zeitstempel»),
• die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und
• die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Logfiles) ebenfalls aufbewahrt werden.
1. Jedes Dokument verfügt über eine eindeutige Klassierung und Klassifizierung
2. Archivdokumente werden in einem speziellen Archivformat gespeichert und werden formatunabhängig indiziert
3. Dokumente müssen vollständig archiviert werden (Fachliche Integrität).
4. Jedes Dokument muss in der rechts-/letztgültigen Version archiviert werden
5. Jedes Dokument muss in derjenigen Form wiedergegeben werden können, welche den gesetzlichen Anforderungen (seiner Klassierung/Klassifikation) entspricht (Wiedergabeauthentizität).
6. Dokumente dürfen im Archiv nicht verändert (zerstört) werden können
7. Ein Geschäftsfall muss innert nützlicher Frist nachvollziehbar sein.
8. Die Migration von Dokumenten auf ein neues Archivsystem muss ohne Informationsverlust möglich sein und kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen..
9. Alle relevanten Vorgänge im Archiv sind zu protokollieren
10. Archivierte Daten dürfen nur in einem kontrollierten und nachvollziehbaren Verfahren gelöscht werden.
11. Archive müssen regelmässig überprüft werden
12. Die Speicherung erfolgt nach den Grundlagen des Dokumenten Lebenszyklus.
13. Redundanzen sind nur dort zulässig, wo sie explizit gefordert werden.
14. Sicherheitsanforderungen an die Verfügbarkeit sind festzuhalten und nach Risikogesichtspunkten zu gewichten. Die Archiv-Backupstrategie ist festzulegen.
15. Die Vertraulichkeit der Archivdaten ist zu gewähren, wobei der Zugriff protokolliert sein und der Nutzerkreis den Nutzungs- und Risikoanforderungen entsprechen muss (risikobasiert).
Heerausgeber: Koompetenzzenzenttrurumm Records Management«TThe Swiswiss IInfonformation Governance Comompetpeteence Center»t C t
mit Checklisten, Mustern und Vorlagen
Von Bruno Wildhdhaber
AAutoren: Daniel Burgwinkel, Jürg Hagmann, Stephan Holländer,Peter K. Neuenschwander, Dieter Schmutz, Daniel SpicichthtyDieter Schmutz Daniel Spichtyty
Der erste deutschsprachige Leitfaden zum Thema Information Governance mit Fokus Schweiz
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Case Studies: • eDiscovery • ERP Datenhaltung • eHealth Patientendossier • ECM im Autohandel
Methoden und Checklisten zu den wichtigsten Information Governance Fragen
Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz + Internationaler Ausblick