Die Organisation des Die Organisation des Umstellungsprozesses Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“ Finanzmanagements (NKF)“
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Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements (NKF)“
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Die Organisation des Die Organisation des UmstellungsprozessesUmstellungsprozesses
…. aus Sicht einer …. aus Sicht einer BeratungsgesellschaftBeratungsgesellschaft
Einführung des „Neuen Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements kommunalen Finanzmanagements
Outsourcing von einmal anfallenden ArbeitenOutsourcing von einmal anfallenden ArbeitenEvtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von TeilaufgabenEvtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von Teilaufgaben
Teillösung DienstleistungTeillösung Dienstleistung im Rahmen im Rahmen der Einführung des „Neuen der Einführung des „Neuen
kommunalen Finanzmanagement“kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von AußenOutsourcing = Ressourcenbezug von Außen
Quantitative VorteileQuantitative Vorteile Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger
RandaktivitätenRandaktivitäten Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als
die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte Leistungen sindLeistungen sind
Fixkostenreduzierung:Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden Bei schwankenden Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassenlassen
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Teillösung DienstleistungTeillösung Dienstleistung im Rahmen im Rahmen der Einführung des „Neuen der Einführung des „Neuen
kommunalen Finanzmanagement“kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Outsourcing = Ressourcenbezug von
Außen, auch für einmalige Außen, auch für einmalige AufgabenstellungenAufgabenstellungen Qualitative VorteileQualitative Vorteile
Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, KomplexitätsreduktionKomplexitätsreduktion
Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines WerkvertragesPreis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ
höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wirddurchgeführt wird
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Vorteile einer externen Vorteile einer externen BeratungBeratung
Analyse- und EmpfehlungsberatungAnalyse- und Empfehlungsberatung Betriebsblindheit wird ausgeschaltetBetriebsblindheit wird ausgeschaltet Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung
übernommen werdenübernommen werden Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werdenErfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden
UmsetzungsberatungUmsetzungsberatung Zügige Durchläufe durch Mithilfe des ExternenZügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen
Aufstockung von RessourcenAufstockung von Ressourcen Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs-
bzw. Werkvertrag)bzw. Werkvertrag) Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen
definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger Diskussionsbedarf)Diskussionsbedarf)
Vertragsart definierenVertragsart definieren Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch
gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten)gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten) DienstvertragDienstvertrag
Leistung der versprochenen DiensteLeistung der versprochenen Dienste LeistungsstörungLeistungsstörung
KündigungKündigung Keine MängelbeseitigungKeine Mängelbeseitigung
Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen, Beratung bei SteuerfragenRechtsfragen, Beratung bei Steuerfragen
WerkvertragWerkvertrag Schulden von ErfolgSchulden von Erfolg LeistungsstörungLeistungsstörung
MängelbeseitigungMängelbeseitigung NacherfüllungNacherfüllung EigenbeseitigungEigenbeseitigung Rücktritt vom Vertrag oder MinderungRücktritt vom Vertrag oder Minderung SchadensersatzSchadensersatz
Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung eines effektiven ControllingsystemesHerstellung eines effektiven Controllingsystemes
BundesrechtsanwaltsgebührenordnungBundesrechtsanwaltsgebührenordnung SteuerberatergebührenverordnungSteuerberatergebührenverordnung Grundsatz Gebühren nach GegenstandswertGrundsatz Gebühren nach Gegenstandswert
Gebühren nach BGBGebühren nach BGB VereinbarungVereinbarung
Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation)Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation) PauschalgebührenPauschalgebühren
Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig bei Nachberechnungen bei häufig bei Nachberechnungen bei LeistungsüberschreitungenLeistungsüberschreitungen
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Best BuyBest Buy
Umsetzungsgarantie
Zeitgarantie
FestpreisgarantieEinzelthema
Teilprojekt
Gesamtprojekt
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Projektorganisation Durch eine gute Projektorganisation kann
sich der Einführungsaufwand minimieren und die Einführung so wirtschaftlich wie möglich gestalten
Bestandteile der Projektorganisation sind: Planung Steuerung Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig
für Kommunen Haushaltsplanung und Jahresabschluss Ergebnisrechnung Finanzrechnung und Kassenwesen Aktiva-Ansatz, Bewertung und
Abschreibung des Vermögens Passiva-Ansatz und Bewertung des Kapitals Konzernabschluss Finanzstatistik
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Projektschritte - Auszug Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch aus einem Projekttagebuch
(I)(I) Beschluss Gemeinde-/ Stadtrat Antrag an Innenministerium Einrichtung Projektorganisation Mitarbeiter-Information Grundlagenschulungen Funktionsanalysen / Schnittstellen Installation Test-Arbeitsplätze Erfassung und Bewertung Anlagevermögen Konzeption Kostenstellen Buchungsstoff und Kontenplan
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Projektschritte - Auszug Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch aus einem Projekttagebuch
(II)(II) Anbindung sämtlicher Arbeitsplätze Erstellung Eröffnungsbilanz Probeweises Verbuchen von Geschäftsvorfällen Einrichtung Kostenrechnung Coaching Mitarbeiter Erstellen von Auswertungen Ablauforganisation Buchführung Verfahren zur politischen Steuerung Entwicklung und Verprobung Schnittstellen Controlling-Konzept Verwaltung
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Einrichtung einer Steuerungsgruppe bzw. eines
Lenkungsausschusses Aufgabe:
Kontroll- und Entscheidungsgremium für die Projektdurchführung
Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n
• Operative Umsetzung der Teilprojektaufgaben
• Mitglieder: Mitarbeiter, Experten und Anwender der Verwaltung; externe Berater (Branchen-, Software-, Methodenspezialisten)
•Abstimmung•Kommunikation
•Coaching•Information
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
EmpfehlungEmpfehlung Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam
den externen Berater nicht in die den externen Berater nicht in die Umsetzungsphase einzubeziehenUmsetzungsphase einzubeziehen Bei reinem Coaching keine Bei reinem Coaching keine
Erfolgsverantwortung für Erfolgsverantwortung für BeratungsempfehlungenBeratungsempfehlungen
„„Arbeit am harten Holz“ zeigt die Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externeneines Externen
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Der ProjektplanDer ProjektplanProjektstrukturplan Was ist alles zu tun?
Ablauf- und Zeitplan In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden?
Meilensteine Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen?
Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überbelastung vorhanden?
Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete?
Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Der ProjektplanDer Projektplan Projektplan lebtProjektplan lebt
Planung muss nicht mehrere hundert Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann Zeilen umfassen sondern kann übersichtlich gestaltet seinübersichtlich gestaltet sein
Verwendung von Hilfsmitteln zur Verwendung von Hilfsmitteln zur gesamtheitlichen Projektplanunggesamtheitlichen Projektplanung
ProjektplanungstoolProjektplanungstool Durch die Verwendung eines Projektplanungstools Durch die Verwendung eines Projektplanungstools
werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das Planungstool sollte folgende Anforderungen erfülltendas Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten
Fähigkeit zum E-RaumFähigkeit zum E-Raum Alle Projektteilnehmer haben den gleichen ProjektstandAlle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern
inkl. E-Mail-Verkehr und Projektstandsunterrichtungen inkl. E-Mail-Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind abzuwickelnsind abzuwickeln
Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglichZeiterfassung und Wiedervorlagen möglich DokumentenmanagementsystemDokumentenmanagementsystem Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net)Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net)
Projektfehler aus Projektfehler aus BeratersichtBeratersicht Systementscheidung vor Analyse der EigenorganisationSystementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation
Software löst keine organisatorischen SchwächenSoftware löst keine organisatorischen Schwächen Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und TestläufeSystementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe
Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des Beweises der Lauffähigkeitdes Beweises der Lauffähigkeit
Systementscheidung ohne Besuch von ReferenzkommunenSystementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen HausHinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus Zu späte Zuziehung von BeraternZu späte Zuziehung von Beratern Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von
vielen Anbieternvielen Anbietern Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers
(schlüsselfertig)(schlüsselfertig) Keine Festpreisverhandlungen mit AnbieternKeine Festpreisverhandlungen mit Anbietern Keine Einbindung von Externen in die UmsetzungKeine Einbindung von Externen in die Umsetzung Kein Überblick in die Spätfolgen von EntscheidungenKein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen
Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 JahrenKeine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren Keine Berücksichtigung von Folgen für FinanzierungsstrukturKeine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur
Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand
Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Auch Alternativlösungen Auch Alternativlösungen führen ans Zielführen ans Ziel
Von anderen Lernen und Muster Von anderen Lernen und Muster übernehmenübernehmen
Nicht die eigene Kreativität vergessen Nicht die eigene Kreativität vergessen und nach Alternativlösungen zu und nach Alternativlösungen zu bestmöglichen (wirtschaftlichsten) bestmöglichen (wirtschaftlichsten) Umsetzung suchenUmsetzung suchen
DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft
Beispiel einer Alternativlösung Beispiel einer Alternativlösung zur Aufnahme des beweglichen zur Aufnahme des beweglichen
AnlagevermögensAnlagevermögens Stadt Tönisvorst (20.000 Einwohner)Stadt Tönisvorst (20.000 Einwohner)
Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene (Schüler/Studenten (Kinder von (Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen)Verwaltungsangehörigen)
Nutzen:Nutzen: KostenreduzierungKostenreduzierung Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als
PraktikantenPraktikanten Durchführung der Gesamtinventur in 2 MonatenDurchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten
Voraussetzungen:Voraussetzungen: Gute EinführungGute Einführung InventurbeobachtungInventurbeobachtung Nutzung eines Intra-NetNutzung eines Intra-Net Durchführung einer EndkontrolleDurchführung einer Endkontrolle