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TEMA 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

1.1. ¿Qué es una organización? y ¿quiénes son los gerentes o directivos?

1.2. La empresa: naturaleza y dimensiones.

1.3. La administración de empresas: funciones, roles y habilidades.

1.4. La organización como un sistema abierto.

1.5. Gerentes o Directivos y Empresarios.

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• ¿Es lo mismo una organización y una empresa?

• ¿Han sido las organizaciones siempre iguales?

• ¿Quiénes son los gerentes o directivos? ¿Y los empresarios? ¿Es lo mismo?

• ¿Qué es la administración de empresas?

• ¿Qué hacen los gerentes? ¿cuáles deben ser sus habilidades? ¿tienen distintos roles o funciones?

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Objetivo genérico del tema 1:

Conocer las nociones básicas de administración de empresas y de los conceptos de organización, empresa y directivo.

Objetivos específicos del tema 1:

- Describir qué es una organización, un gerente y una empresa.- Conocer y comprender que las organizaciones no han sido siempre iguales.- Definir qué es la administración.- Distinguir entre eficacia y eficiencia.- Describir la funciones administrativas básicas y el proceso administrativo.- Identificar los roles que desempeñar los directivos.- Describir las habilidades básicas que requieren los gerentes.- Describir qué hacen los gerentes desde la perspectiva de sistemas.- Explicar si el rol de gerente es universal.- Distinguir al gerente o directivo del empresario.

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PARTE I: LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS: INTRODUCCIÓN Y FUNDAMENTOS.

Tema 1. Introducción a la administración de empresas.

Tema 2. La administración ayer y hoy.

Tema 3. La toma de decisiones.

PARTE II: LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

Tema 4. La planificación.

Tema 5. La organización.

Tema 6. La dirección.

Tema 7. El control.

PARTE III: LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAS Y DE OPERACIONES.

Tema 8. La administración de personas.

Tema 9. La administración de operaciones.

PARTE VI: TEMAS ACTUALES.

Tema 10. Tendencias en administración de empresas.

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1.1. ¿Qué es una organización? y ¿quiénes son los gerentes?

Una organización es una agrupación deliberada (voluntaria) de personas para el logro de algún propósito específico.

• Personas - Grupo• Grupo deliberado - voluntario• Propósito distintivo

Ejemplos:

Hospitales, Partidos políticos, ONGs, Empresas, Cárceles, Universidades, Colegios, Ayuntamientos, etc.

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EstableInflexibleEnfocada en PuestosTrabajo de 9 a 5Relaciones jerárquicasOrientada al individuoOrientada al mando

DinámicaFlexibleEnfocada en CompetenciasSin límite de tiempoRelaciones laterales y de redOrientada al equipoOrientada a la participación

Organización tradicional Nueva Organización

Sociedad Industrial Sociedad del Conocimiento

¿Han sido las organizaciones siempre iguales?

Las organizaciones cambian: estamos pasando de la organización tradicional propia de la sociedad industrial a la nueva organización propia de la sociedad del conocimiento.

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SOCIEDAD INDUSTRIAL SOCIEDAD DEL CONOCIMIENTO• Recurso clave: el capital, la mano

de obra (físico), la máquina.

• Importancia de la gestión de la producción

• Ausencia de improvisación

• Sin cultura de riesgo

• Conocimiento poco compartido

• Renuncia a la creatividad

• Estabilidad

• Recurso clave: el conocimiento

• Importancia de la gestión de los RRHH

• Gestión de la improvisación

• Gestión del riesgo

• Compartir el conocimiento (c. colectivo)

• Apoyo a la creatividad

• Aprendizaje

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¿Por qué cambian las organizaciones?

Porque el mundo a su alrededor está cambiando.Las transformaciones sociales, económicas, globales y tecnológicas han creado un entorno en el cual las organizaciones exitosas deben adoptar nuevas formas para realizar su trabajo.

PREGUNTA: ¿Por qué algunas organizaciones siguen teniendo éxito a pesar de seguir con el modelo industrial?

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¿Quiénes son los gerentes o directivos?

Es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo de otros (antes: supervisa y dirige)

Puede implicar la responsabilidad sobre un departamento o una persona o subordinado.

En las nuevas organizaciones es más difícil distinguir a los directivos de los operarios, porque estos últimos cada vez ostentan más responsabilidades, toman más decisiones etc.

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¿Podemos clasificar a los directivos de las organizaciones?

Sí, sobre todo en las más tradicionales:

• Directivos de alto nivel: responsables de tomar decisiones y establecer estrategias y políticas que afectan a toda la organización.

• Directivos de nivel medio: jefes de departamentos.

• Directivos de primera línea o supervisores (capataz). Nivel más bajo de dirección.

Directivos primera línea

Directivos nivel medio

Directivos alto nivel

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ACTIVIDAD: Lectura “Para acabar el Milenio” El País, 1996

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1.2. La empresa: naturaleza y dimensiones

¿Qué es una empresa?

es una organización dedicada a actividades industriales, comerciales o de prestación de servicios, con ánimo de lucro y bajo su responsabilidad.

La empresa tiene dos naturalezas:

- La administrativa: es una organización.

- La económica: agente que organiza los factores económicos para producir bienes y servicios para el mercado con el ánimo de alcanzar ciertos objetivos (Bueno, 2002).

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Dimensiones de la empresa

1. D. funcional (¿Cuál es su función?). Justificación del papel que la empresa juega en la economía de mercado (alternativa al mercado).

2. D. Técnico-económica (¿Qué y cómo produce? Actividades industriales, comerciales o de servicios). Proceso de transformación productiva.

3. D. Económico-financiera (Ánimo de lucro). Actividad que crea valor y dinero.

4. D. Jurídico-mercantil (¿Cómo se establecen las relaciones para que las personas formen parte de la empresa?). Actividad generadora de relaciones contractuales con los propietarios de los factores.

5. D. Social (¿Cómo se establecen las relaciones en el grupo para realizar el trabajo?). Actividad compuesta de relaciones humanas y poder.

(Bueno, 2002)

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1.3. La administración de empresas: funciones, roles y habilidades

El término administración se refiere al proceso de coordinar e integrar actividades de trabajo para que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz con otras personas y por medio de ellas.

• PROCESO: representa las funciones continuas de las actividades primarias en las cuales participan los gerentes: Planificación, Organización, Dirección y Control.

• EFICIENCIA: relación entre insumos (inputs) y productos (outputs). Hacer bien las cosas.

• EFICACIA: logro de las metas de la organización. Hacer lo que es apropiado, es decir las actividades que ayudan a la organización a alcanzar sus metas. Relación objetivos deseados y realizados.

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Uso de recursos Logro de metas

EFICIENCIA (MEDIOS)

EFICACIA (FINES)

Desperdicio alto D. bajo Logros altos L. bajos

La gerencia se esfuerza por: desperdicio bajo de recursos (alta

eficiencia) y logro alto de metas (alta eficacia)

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Relaciones Eficacia y Eficiencia

• Es más fácil ser eficaz si se pasa por alto la eficiencia: Ejemplo: se pueden fabricar ordenadores de alta calidad más fácilmente sin tener en cuenta los costes.

• A veces las organizaciones son eficientes pero no eficaces: cuando se hacen bien las cosas que no se debieron haber hecho. Ejemplo: reducir el coste en la educación en las universidades; pero perjudicando la educación que reciben.

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Las Funciones Administrativas

Fayol planteó que todos los gerentes o directivos realizan cinco funciones administrativas: planifican, organizan, mandan, coordinan y controlan. Hoy en día se han reducido a cuatro: PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL.

PLANIFICACIÓN: definir metas y establecer estrategias.

ORGANIZACIÓN: cómo se hará y quién lo hará.

DIRECCIÓN: Motivar, resolver conflictos, comunicar, coordinar...etc.

CONTROL: vigilar las actividades para asegurarse de que se realicen tal como fue planeado.

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Es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que los gerentes realizan de forma continua al planificar, organizar, dirigir y controlar.

Los gerentes se implican en actividades que implican algo de planificación, de organización, etc. Es difícil deslindar una de otra.

El Proceso Administrativo

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Roles de la administraciónMintzberg realizó un estudio detallado de las actividades de cinco gerentes de alto nivel:

Los gerentes realizan multitud de actividades muy variadas, que no muestran pautas definidas y son de corta duración. Concluyó que desempeñan 10 roles que pueden agruparse en 3: Interpersonales, de información y de decisión.

ROLES INTERPERSONALES:

• Figura destacada: representación de la organización.• Líder: contratar, capacitar, motivar, disciplinar etc. a los

empleados.• Enlace: contacto con fuentes externas que proveen

información.

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ROLES DE INFORMACIÓN:

• Monitor: busca y recibe info especial muy variada para adquirir una comprensión profunda de la organización y el ambiente.

• Divulgador: Transmite a los miembros de la org info recibida de fuera de la misma o de subordinados.

• Portavoz: transmite info hacia el exterior de la organiz.

ROLES DE DECISIÓN:

• Empresario: Busca oportunidades en la org y su ambiente.• Controlador de perturbaciones: Responsable de aplicar

medidas correctivas cuando la org se enfrenta a perturbaciones importantes.

• Asignador de recursos: responsable de la asig de recursos org.

• Negociador: representa a la org en decisiones importantes.

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En estudios posteriores se descubrió que si bien todos los directivos desempeñan roles similares:

• Los roles de divulgador, figura destacada, enlace y portavoz son más importantes en niveles más altos.

• El rol de líder es más importante en los niveles más bajos.

Los roles no invalidan las funciones; sino que las complementan.

Los roles pueden incluirse dentro de las funciones (éstas son más amplias) Ejemplo:controlador de perturbaciones en CONTROL.

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ACTIVIDAD: Lecturas “Las emociones aumentan la eficacia” (El País, 1999); “Las competencias clave del titulado” (Expansión y Empleo, 2003).

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Habilidades administrativas

Katz (años 70) planteó que los gerentes necesitan 3 tipos de habilidades:

Habilidades Técnicas: conoc y dominio de una determinada especialidad: finanzas, ingeniería, etc. A medida que el directivo avanza por niveles más altos estas habilidades se hacen menos importantes.

Habilidades Humanas - sociales: capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo. Importante en todos los niveles.

Habilidades Conceptuales: habilidad para pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas: contemplar la org como un todo y las relaciones entre sus subunidades y con el exterior. Es más importante para los directivos de niveles más altos.

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Las habilidades son muy importantes para los directivos a la hora de contratar. Las habilidades más importantes:

- habilidades de comunicación oral.- habilidades interpersonales.- habilidades para el trabajo en equipo.- habilidades analíticas.- flexibilidad.- habilidades de liderazgo.- habilidades de comunicación escrita.- dominio de la disciplina de estudio.- ...

Importancia de las competencias (saber hacer y estar; ámbito psicomotor y socio-afectivo) sobre el conocimiento (saber conceptos y principios; ámbito cognitivo). Gestión por competencias.

Sin embargo, las empresas industriales españolas siguen apostando por la formación técnica, en lugar de las habilidades humanas. (Huerta, 2002)

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1.4. La organización como sistema abierto

• Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes, dispuestas de modo que producen un todo unificado: las sociedades, los automóviles, los animales, las organizaciones... son sistemas.

• Las organizaciones son sistemas abiertos porque reciben la influencia de su entorno e interactúan con él.

• El sistema organización está formado por elementos como personas, grupos, actitudes, metas etc..

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Insumos: Materias

primas, RRHH, Capital,

Tecnología, Información.

Transformación: Actividades de trabajo de los empleados, de

admon, tecnología y métodos de operación.

Productos:Productos y servicios,

Resultados financieros, Información.

ambiente

sistema

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• El trabajo de un gerente consiste en asegurarse de que todas las partes interdependientes de la organización funcionan en conjunto para que ésta pueda alcanzar sus metas.

• Ha de tener en cuenta que:

• las decisiones o acciones de un área tienen implicaciones en las otras, y en el todo organizativo.

• las organizaciones no son autosufientes, dependen de su entorno. (y evolucionan con él).

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Las organizaciones son diferentes entre sí y por lo tanto requieren distintas formas de administración (enfoque contingente).

Todo depende... del tamaño, tecnología, sector, país etc.

El trabajo del gerente no es universal, depende del tamaño de la org, nivel que ocupa, sector, área a gestionar etc.

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El tamaño: Las empresas grandes presentan importantes diferencias con las pymes. Las empresas grandes son más proclives a la innovación (Camisón et al. 2004; Huerta, 2002).

Importancia roles

Alta

Baja

Pequeñas empresas Empresas grandes

empresario, figura destacada, líder

Divulgador

Enlace Monitor, controlador de perturbaciones, Negociador Asignador de recursos

Empresario

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1.5. Gerentes o directivos y empresarios

Espíritu empresarial: proceso mediante el cual los individuos persiguen oportunidades, buscando la forma de satisfacer necesidades y deseos por medio de la innovación, sin considerar de cuántos recursos disponen en ese momento.

El empresario busca el cambio mediante el aprovechamiento de oportunidades; aceptando el riesgo. Están orientados al logro de metas al largo plazo.

Los gerentes o directivos tratan de administrar: integrar y coordinar. Tratan de evitar los riesgos, en general. Están orientados al logro de metas al corto plazo. Uno de los roles del gerente puede ser el de empresario.

empresario directivo

Buscar oportunidadesAceptar riesgolargo plazo

AdministrarEvitar riesgocorto plazo