Der Arbeitszeit voraus www.ximes.com Festlegen von Betriebszeiten
Der Arbeitszeit voraus
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Festlegen von Betriebszeiten
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comWAS IST BETRIEBSZEIT?
WAS IST DIE BETRIEBSZEIT?
Betriebszeit = Wann ist wie viel Personal erforderlich (netto)?
WARUM IST DIE FESTLEGUNG DER BETRIEBSZEIT SO WICHTIG?
– Der Großteil der Kosten wird festgelegt.
– Die Kapazitäten werden festgelegt und damit wesentlich die zukünftigen Markterfolge und Misserfolge sowie die Zufriedenheit der Kunden bestimmt.
– Die Arbeitsbedingungen der MitarbeiterInnen werden zentral beeinflusst (z.B. Anteil der Nacht- und Wochenendarbeit).
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comFESTLEGUNG DER BETRIEBSZEIT - BEGRIFFE
bezahlte Arbeitsstundenpro Woche und Arbeitsplatz
inkl. bezahlter Pausen,Übergabezeiten usw.;
exkl. unbezahlter Pausen
Bruttobetriebszeit
Leistungsstundenpro Woche und Arbeitsplatz
überlappende Arbeitszeitwird nur einfach gerechnet;
exkl. Pausen, in denendie Maschine stillsteht bzw.keine Dienstleistung erfolgt
Nettobetriebszeit
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBeispiel der beliebteste Fehler - I
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Für eine Station wurde der Personalbedarf über einen Tag wie folgt beschrieben:
Frühdienst
Spät
- dienst Nachtdienst
Alle Tagdienste sind 8 h lang!
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comDas Problem dabei:
BLINDFLUG
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBeispiel der beliebteste Fehler - II
Die Frage nach dem tatsächlichen Arbeitsbedarf über den Tag wurde mit folgender Kurve beschrieben.
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Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBeispiel der beliebteste Fehler - III
Ein Vergleich zwischen der Ist- Abdeckung und der benötigten Besetzungsstärke zeigt eine typische Unterdeckung am Vor- und Nachmittag und eine deutliche Überdeckung in der Mittagszeit. (insgesamt 18%)
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Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comDER BELIEBTESTE FEHLER
Definition der Betriebszeit über (bestehende) Schichten/Dienste auch in Bereichen mit schwankendem Bedarf.
Häufig besser: zuerst eigenständige Definition
Eigenständige Definition führt oft zu neuen Möglichkeiten beim Dienst-/Schichtdesign.
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBELIEBTE FEHLER
• Die Suche nach „einer Lösung“
• Denken in Diensten statt Bedarf/Arbeitszeit
• Arbeitsorganisation wird nicht hinterfragt.
• Wünsche der Mitarbeiter werden 1:1 übernommen ohne Alternativen zu bewerten.
• Ausschließliche Ausrichtung an finanziellen Regeln
• „Scheingefechte“ ( Es geht nicht um Betriebszeit.)
• Zu starke Ausrichtung an Einzelereignissen
• Übertrieben genaue Planung basierend auf problematischem Datenmaterial
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBedarfsfestlegung
„Der“ Bedarf ist ein verschwommenes, sich bewegendes UngetümMehrere Verfahren zur Analyse sind besser als einesVerschiedene Verfahren liefern mehr Erkenntnisse
Wie kann ich auf Ungetüm schauen?• Verschiedene Blickwinkel• Gute Instrumente
TIP: „Lassen Sie die Finger von großen Erhebungen“ … außer Sie haben schon irrsinnig viel Erfahrung damit
Konsequenz: Es gibt schon viel das nutzen und sonst nur kleine Sachen
Oft ist es eine Frage der Darstellung, ob der Bedarf diskutiert werden kann.
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comWie Perspektiven auf Personalbedarf entwickeln?
Es gibt nicht „das“ Verfahren zur Personalbedarfsbestimmung.Je nach Situation ergeben sich verschiedene Hindernisse und Möglichkeiten.
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comFESTLEGUNGSVERFAHREN BEDARF
Vorschau, Prognose, Simulation ...
Planung/Analyse der
Abwesenheiten
Gesamtbedarf an Personen Zeitliche Verteilung des Bedarfs
Ansätze zur Analyse des Zeitbedarfs
berechnungs-orientiert
budget-orientiert
aufgaben-orientiert
IST-Datenorientiert
Quantitativ
Qualitativ
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comFESTLEGUNGSVERFAHREN
Unterschiedliche Verfahren in Anwendung
Typ 1 - Berechnungsorientiert: Mengen/Zeit pro Einheit (z.B. Produktion)
Arten der Arbeit• klar strukturierte Arbeiten• unstrukturierte Arbeiten … Standardisierte Zeiten
Stabil - sich verändert• Prognose• Steuerung
Typ 2 - Ablauforientiert: ZB Über Minimal- / Soll- / Maximalbesetzung (z.B. Infrastruktur)
• in Abstimmung auf zu erwartende Bedarfskurven• Sicherheitsüberlegungen, Risiko, …• Informationsfluss
Typ 3 - Budgetorientiert: (z.B. durch Spezialisten, Vorgaben) dann zB Post-It Methode)
Typ 4 - IST-Daten orientiert: Was war in der Vergangenheit? – Reality CheckMinima / Maxima / DurchschnitteMuster & Phasen
Der Arbeitszeit voraus
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Denken über Bedarf – Welche Erhebungsverfahren verwenden?
WEISHEITEN:• Mehrere Verfahren grob sind fast immer besser
als eines im Detail, Widersprüche sind interessant
• Immer(?) braucht es quantitative & qualitative Aspekte
• Je verschiedener die Verfahren – desto stärker sind sie – wenn sie verbunden werden können
• Die Realität wird man nie erreichen• Ist es „genau genug“ – Bedeutung von
Abweichung, Möglichkeiten mehr zu tun, Kosten zuzuwarten
• Wann schau ich es wieder an, - kann ich Steuerungsmechanismen, Kontrollmechanismen implementieren
• Verfahren zu verfolgen und auszuarbeiten ist ähnlich wie Optionen lösen, beschränktes Geld – was ist ein guter Mix
• „Die Welt ist gut“ = wenn ich sorgfältig nachgedacht habe, alles plausibel ausschaut, dann wird es wohl so sein.
Bedarf?
BILLIGE aber nützliche Verfahren:• Schätzung durch MA • Suche nach vorhanden Daten & Auswertung:
• Daten aus der vorhandenen Zeitabrechnung
• Gibt es andere Statistiken (zB. Schnitt/Naht, PPR)
• Je länger desto besser UND desto besser kann nach Entwicklung und Phasen geprüft werden
• Sonderfälle bereinigen• NICHT extreme oder letzte
Woche als Grundlage
Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis wollen (zB Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten), braucht esVorlagen & Durchsetzung ... Zeitnah, mit Abstimmung, Kämpfen gegen Vergessen ... =teureres Verfahren.
• Mehr Personen bringen mehr Vielfalt ABER mehr Arbeit UND es braucht es Phase des Zusammenführens.
• Statistiken sind toll, wenn sie sauber sind und die Welt stabil ist.
• Beides ist selten der Fall• Der Median ist oft besser
als Durchschnitt.• Über Verteilung denken!
• ACHTUNG: was ist extern getrieben, was steuerbar, verschiebbar?
Der Arbeitszeit voraus
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Beispiele fürVerfahren
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBeispiel Leistungserfassung
Diagnosebezogene Tätigkeitsanalyse (DTA); Ein Instrument zur patientenspezifischen Leistungserfassung in Einrichtungen des Gesundheitswesens
Arbeitsbelastung -Stundenvergleich
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Aktions- dauer
Pat. Erfas- sungszeit
Tätigkeits- erfas- sungszeit
Wegezeit
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBeispiel I
AufgabenerfassungAufgabenerfassung
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBeispiel Betriebszeit II 1 Arbeitsplätze
Wird von Mitarbeitern auf Arbeitsplatz A/B/D abgedeckt
Bedarf
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comFUNKTIONSZEITEN
Mo Di Mi Do Fr07:00 Erreichbarkeit für andere Abteilungen07:3008:00 Wartungsfenster fix08:30 zusätzlich Freitag nachmittag09:0009:30 Wartungsfenster variabel10:00 2-mal pro Woche je 2-3h10:30 aber immer nur Mo-Do abends11:00 wenn Arbeiten kurz sind, werden sie mittags erledigt11:3012:00 Auswertungsfenster12:30 2-mal im Monat 2-3 h13:00 jeweils am 10. und am 20.13:30 aber immer nur Mo-Fr14:0014:30 Sondereinsätze am Sa + So sind Überstunden15:0015:30 Saisonale Erweiterung der Erreichbarkeit16:00 z.B. Jahresabrechnung16:30 bleibt im Überstundenbereich17:0017:3018:0018:30
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBEISPIEL: AMBULANZ
Festlegung zu welchen
Wochentagen & Zeiten wieviel Personal wofür
benötigt wird.
Montag bis Freitag
Montag/Mitt-woch/Freitag
Donnerstag und Freitag
7:00 - 17:00
14:00 - 17:00
14:00-16:00
2 Mitarbeiter
2 Mitarbeiter
2 Mitarbeiter Sprechstunden
Sprechstunden
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comStundenbudget-Tool
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comStatistik
Tag A B C00:00 1 3 201:00 2 2 102:00 3 3 503:00 4 4 104:00 5 5 205:00 6 6 206:00 7 7 307:00 8 8 408:00 9 9 609:00 10 10 810:00 10 10 911:00 12 11 1212:00 9 10 7
Durchschnitt 6,6 6,8 4,8Median 7 7 4
Standa. 3,11764 3,05877 3,49025
Ttest 91% 13%
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comGewichteter Durchschnitt
Benötigt wird die durchschnittliche Länge
Schicht Einsätze p W Länge GesamtF1 10 7,50 75F2 12 7,00 84F3 12 6,00 72
Summe 34 231
Durchschnittliche Länge 6,794118 6:47
1) Stunden 6Minuten 47,64706
2) Plan mit dieser durchschnittlichen Länge3) Check: ob auch bei max. Länge noch rechtlich ok.
EXCEL1 Tag 1 11h 0,041666667 1:001 min 0,000694444 0:011sec 1,15741E-05 0:00
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comIST-Daten
Minimum Minimum (Bereitschaft) Maximum Maximum (Bereitschaft)Gesamt Wunsch Gesamt Wunsch (Bereitschaft) Durchschnitt Durchschnitt (Bereitschaft)
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Montag - MontagMontag - Montag
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Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comStimmen Bedarf & Dienste zueinander- die Vormittagsdienste stimmen nicht (notwendigerweise)
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Montag - MittwochMontag - Mittwoch
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Erhebung zu Arbeiten von Ärzten 2003Krankenhaus
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comBedarfe im OP
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OP 1 OP 2 OP 3 OP 4OP5 OP 6 OP 7 OP 13
Schnitt – Nahtzeiten: Auslastung verschiedener OP‘s nach Tageszeit1999
Der Arbeitszeit voraus
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Falls es sich mit Zeit nicht ausgeht, welche Stunde als erstes streichen: Punkte
Post It – Methode(Babberle Technik)
1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h
1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h
1h 1h 1h 1h 1h 1h 1h
1h 1h 1h
1h 1h
6-7 7-8 8-9 9-10 10-11 11-12 12-13 13-14 14-15 15-16 16-17 17-18
Die Gesamtzahl der Post-Its muß dem
Stundenbudget netto entsprechen
10 MA mit 40h, 20% Abwesenheit 320h verfügbar.
Samstag/Sonntag sei 50% des normalen Bedarfs
320 / (5 + 2*1/2) = 320/6 = 53,…h pro Tag Mo-FrAm Wochenende ca. 27h durch Sa/So
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comScreenshot: Berechnung – Analysen I
Auswertung nach Tagestyp hinzufügen (z.B. normale Tage,
Feiertage) um atypische Tage heraus
zu filtern.
Montag wird deutlich weniger gearbeitet. Alle Bereiche müssen daher
nicht so stark besetzt sein.Am Abend ist
regelmäßig fast eine Person im
Einsatz.
Am Wochenende ist untertags viel los
Verschiedenste Auswertungen
zB Sommer, WinterzB Minimum, Maximum
wären möglich.Nur theoretischgeht es um 8:00 wirklich voll los.
Versetzte Beginnzeiten
wären zT sinnvoll.
Die Operationssäle werden bis 15:00
stark genutzt
Die Nutzung der Säle sinkt.
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www.ximes.comScreenshot: Berechnung – Analysen II
Erst spät am Abend werden Operationen
selten.
Am Wochenende ist in rund 50% der Fälle zumindest eine Operation
am Laufen
In dieser Berechnung wird geprüft, wie wahrscheinlich es ist, dass zumindest ein Operationssaal (OP) in Verwendung ist. Dabei bedeutet1 = in 100% der Fälle.
Mit dieser Prüfung wird sichergestellt, dass einzelne Tage mit sehr hohem Bedarf, Samstag Sonntag im Durchschnitt so aussehen lassen, als wäre immer was zu tun. Der durchgehend hohe Bedarf am Wochenende von ca. 10:00 bis 22:00 bestätigt sich hier aber. Zumindest ein OP ist in 40% - 60% der Zeit belegt.
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www.ximes.comBetriebszeitbeispiel Polizei (Ausschnitte)
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www.ximes.comMehrere kleine Tätigkeiten zusammenziehen
• Einzeltätigkeiten anführen und dann in Gesamt zusammenziehen• Damit bleibt der Zusammenhang aufrecht• Mit Gesamt weiterrechnen
Der Arbeitszeit voraus
www.ximes.comÜbergabezeiten
Zwei Ansätze:
1) Wenn ohnehin klar ist wo sie hinfallen werden– zB unter Tätigkeiten den Bedarf hier gesondert anführen
2) Wenn es nicht klar ist:– Händisch Zeiten dazu nehmen
• Meistens einfach• Einzige falle: Gesamtlänge der Dienste - Dann eventuell hier kürzere
Maximaldienstlänge bei der Generierung definieren.– Im OPA nicht direkt formulierbar