Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 CLUB FRANCE 2012 CHAMPIONNATS D’EUROPE D’ATHLETISME HELSINKI GUIDE DES VOLONTAIRES
Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012
CLUB FRANCE 2012
CHAMPIONNATS D’EUROPE
D’ATHLETISME
HELSINKI
GUIDE DES VOLONTAIRES
LE CLUB FRANCE – LE LE CLUB FRANCE – LE CONCEPT CONCEPT
Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012
Le Club France est traditionnellement le lieu de rencontre et de convivialité de la Famille de l’Athlétisme: supporters, personnalités françaises et internationales, athlètes, médias, partenaires, collectivités y célébreront chaque jour les exploits des athlètes présents. Le soir à l’issue des cérémonies protocolaires , la scène deviendra un lieu de festivité avec un retour sur la journée en images et en commentaires. Les médaillés du jour rejoindront le Club France pour fêter leur performance, ainsi qu’une centaine d’invités. Indéniablement, le Club France sera le point de rassemblement idéal pour vivre la ferveur des Championnat d’Europe d’Athlétisme 2012.
LES VOLONTAIRES DU CLUB LES VOLONTAIRES DU CLUB FRANCE FRANCE Les volontaires sont des personnes qui se proposent pour assurer des
missions ou rendre des services sans aucune contrepartie financière. En
l’occurrence, ce sont des « collaborateurs occasionnels » du Comité
d’Organisation souhaitant s’investir à titre gracieux dans l’organisation du
Club France afin d’y assurer des missions clairement définies et partager
un moment unique.
Une équipe de 20 personnes
Les besoins en ressources humaines identifiés par le Comité
d’Organisation du Club France 2012 sont de l’ordre de 20 personnes
(équipe organisation et volontaires). Ce chiffre est précisé et ajusté au fur
et à mesure de l’avancement du travail réalisé en amont de l’événement
et de l’évaluation des conditions de mise en œuvre des différents
dispositifs.
Passionné de sport et/ou d’athlétisme, athlète encore en activité ou
ancien sportif disposant ou non d’une expérience dans l’organisation
d’événement, les bénévoles de tous âges peuvent être volontaires au
Club France.
Quelle que soit les tâches qui leurs sont confiées, les volontaires du Club
France disposent de 3 qualités communes : ils sont motivés, souriants et
disponibles !
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LES SECTEURS IDENTIFIESLES SECTEURS IDENTIFIES
1. Logistique
•Référent : FFA
•Besoins : 3 personnes environ (en fonction des missions).
•Postes à pourvoir :
o Voltigeurs* fixe : 2 personne s
o Voltigeur* volant : 1 personne
2. Transport
•Référent : Humberto Baptista / Mickael Pauloby (FFA)
•Besoins : 3 personnes.
•Postes à pourvoir :
o Chauffeurs : 3 personnes
3. Accueil des invités et VIP
•Référent : FFA
•Besoins : 4 personnes
•Postes à pourvoir :
o Agents d’accueil : 2 personnes
o Vestiaire : 2 personnes
4. Gestion des invités et traduction
•Référent : FFA
•Besoins : 2 personnes
•Postes à pourvoir :
o Gestion des invités et traduction: 2 personnes
*voltigeur : personne présente du début à la fin de l’événement, capable
de réaliser tout type de tâches. Elle est le support opérationnel du
référent auquel elle est rattachée. Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012
LE RECRUTEMENT DES LE RECRUTEMENT DES VOLONTAIRESVOLONTAIRES
1. Procédure de recrutement en amont
Les principales étapes de la procédure de recrutement sont les
suivantes :
o Recensement des besoins
o Recensement des candidatures (comprenant les tailles pour les
dotations)
o Mise en place de tableaux de suivi
o Envoi des convocations individuelles
o Mise en place opérationnelle
2. Rétroplanning
J-1 mois : Lancement du recrutement
J-15 jours : Point à date des premiers retours
Affectation des missions
Relance si besoin
Jour J : Accueil et réunion de présentation
3. Accueil des volontaires
Les lieux et horaires de rendez seront précisés aux volontaires du Club
France sur les convocations nominatives qui seront envoyées.
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ANNEXE 1 : fiches de postes ANNEXE 1 : fiches de postes bénévolesbénévoles
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VOLTIGEURS (2 personnes)MISSION En liaison avec l’équipe d’organisation du Club
France, ils aident : - à la mise en place du Club France- à la gestion logistique des différents espaces pendant l’événement- au démontage après l’événement .
LIEU D’INTERVENTION Club France
DISPONIBILITES Du Mercredi 27 juin : (horaire à définir)Dimanche 1er juillet ou Lundi 2 juillet : (horaire à définir) (démontage)
PROFIL Très dynamiques, disponibles, réactifs, souriants, ils doivent être capable d’effectuer des travaux manuels et être de bonne composition physique et parler français.
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1. Logistique
2. Transport
Chauffeurs (3 personnes)MISSION Ils accueillent l’ensemble des invités à l’aéroport et
les transportent dans différents lieux à Helsinki (Hôtels, Stade, Club France…). Ils aident à régler toutes les formalités liées à ce secteur.
LIEU D’INTERVENTION Aéroport, Hôtels, Stade, Club France
DISPONIBILITES Du mercredi 27 juin au dimanche 1er juillet toute la journée ou lundi 2 juillet matin (Nous communiquerons les plannings dès que nous connaitrons les horaires d’arrivée et de départ des invités)
PROFIL Posséder le permis de conduire, avoir une conduite sure et prudente, disponibles, dotés d’un excellent relationnel, il doivent avoir le sens de l’accueil et de l’initiative et parler francais
AGENTS D’ACCUEIL ET TRADUCTION (2 personnes)MISSION Ils sont en charge du suivi des invités en lien avec le
responsable FFA. Ils répondent à leurs demandes, s’assurent qu’ils bénéficient de tout le confort nécessaire, les guident à travers le programme social prévu par la FFA, les encadrent lors des déplacements à Helsinki
LIEU D’INTERVENTION Hôtel, stade, ville
DISPONIBILITES A définir en fonction des arrivées et départ des invités, au plus tôt le Mercredi 27 juin jusqu’au lundi 02/07. Horaire à définir
PROFIL Disponible, doté d’un excellent relationnel, il doit avoir le sens de l’accueil et de l’initiative, parler français et finnois et une bonne connaissance de la Ville
4. Gestion des invités et traduction
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3. Accueil des invités HOTES / HOTESSES D’ACCUEIL (4 personnes)
MISSION En liaison avec le responsable de l’espace, ils accueillent dans les meilleures conditions les invités, Vente de billets et ou retrait d’accréditations
LIEU D’INTERVENTION Desk accueil à l’entrée du Club FranceVestiaire
DISPONIBILITES Du Mercredi 27 juin : (horaire à définir)Dimanche 01 juillet : (horaire à définir)
PROFIL Très dynamiques, disponibles (mêle en soirée), réactifs souriant, parler français.
ANNEXE 2 : Horaires des ANNEXE 2 : Horaires des championnatschampionnats
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Wednesday, 27 June 2012 - Morning
9:00 Long Jump Women Qual. Gr. A/B
9:10 Dec - 100m Men Decathlon
9:45 Shot Put Men Qual. Gr. A/B
10:00 100m Women Round 1
10:15 High Jump Women Qual. Gr. A/B
10:35 Dec - Long Jump Men Dec - Gr. A/B
10:50 400m hurdles Men Round 1
11:40 100m Men Round 1
12:15 Dec - Shot Put Men Dec - Gr. A/B
12:25 Triple Jump Women Qual. Gr. A/B
12:40 800m Women Round 1
13:35 400m Men Round 1
13:40 Dec - High Jump Men Dec - Gr. A/B
13:45 Javelin Women Qual. Gr. A
14:30 400m hurdles Women Round 1
15:00 Javelin Women Qual. Gr. B
15:10 800m Men Round 1
Wednesday, 27 June 2012 - Afternoon
17:50 400m Women Round 1
18:10 High Jump Men Qual. Gr. A/B
18:15 Javelin Men Qual. Gr. A
18:30 3000m sc Men Round 1
19:10 Dec - 400m Men Decathlon
19:40 5000m Men FINAL
19:45 Javelin Men Qual. Gr. B
20:05 100m Women Semi-final
20:20 100m Men Semi-final
Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011
Thursday, 28 June 2012 - Morning
9:00 Dec - 110m hurdles Men Decathlon
9:05 Pole VaultWomen Qual. Gr. A/B
9:45 Dec- Discus Men Dec - Gr. A
10:30 400 m hurdlesWomen Semi-final
11:05 Dec - Discus Men Dec - Gr. B
11:40 3000m scWomen
Round 1
12:20 Triple Jump Men Qual. Gr. A/B
12:25 Dec - Pole Vault Men Dec - Gr. A/B
12:30 Shot PutWomen Qual. Gr. A/B
13:15 400m hurdles Men Semi-final
13:55 Hammer Men Qual. Gr. A
15:10 Hammer Men Qual. Gr. B
Thursday, 28 June 2012 - Afternoon
16:25 Dec - Javelin MenDec - Gr. A
17:15 400mWomen
Semi-final
17:25 Long JumpWomen FINAL
17:35 5000mWomen FINAL
17:35 Dec - Javelin MenDec - Gr. B
17:50 High JumpWomen FINAL
18:05 800m MenSemi-final
18:30 100mWomen
FINAL
18:40 400m MenSemi-Final
18:45 Javelin Men FINAL
19:00 800mWomen
Semi-final
19:20 Dec - 1500m MenDecathlon
19:45 100m Men FINALAdrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011
Friday, 29 June 2012 - Morning
9:00 Discus Men Qual. Gr. A
9:30 100m hurdles Women Round 1
10:15 Discus Men Qual. Gr. B
10:40 Hep - 100m hurdles Women Heptathlon
11:35 Hammer Women Qual. Gr. A
11:55 Hep - High Jump Women Hep - Gr. A/B
12:30 200m Men Round 1
12:50 Hammer Women Qual. Gr. B
13:50 Long Jump Men Qual. Gr. A/B
14:00 200m Women Round 1
14:25 Hep - Shot Put Women Hep - Gr. A/B
Friday, 29 June 2012 - Afternoon
18:00 Shot Put Women FINAL
18:20 Hep - 200m Women Heptathlon
18:40 High Jump Men FINAL
19:05 3000m sc Men FINAL
19:30 Javelin Women FINAL
19:40 800m Men FINAL
20:00 400m hurdles Women FINAL
20:25 200m Men Semi-final
20:55 200m Women Semi-final
21:00 Triple Jump Women FINAL
21:20 Shot Put Men FINAL
21:25 400m Men FINAL
21:45 800m Women FINAL
22:05 400m hurdles Men FINAL
22:25 400m Women FINALAdrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011
Saturday, 30 June 2012 - Morning
11:00 Discus Women Qual. Gr. A
11:20 4x100m Men Round 1
12:00 Hep - Long Jump Women Hep - Gr. A/B
12:10 1500m Women Round 1
12:35 Discus Women Qual. Gr. B
13:05 4x100m Women Round 1
13:15 Pole Vault Men Qual. Gr. A/B
13:45 1500m Men Round 1
14:10 Hep - Javelin Women Hep - Gr. A
14:45 110m hurdles Men Round 1
15:15 Hep - Javelin Women Hep - Gr. B
Saturday, 30 June 2012 - Afternoon
19:00 Hep - 800m Women Heptathlon
19:05 Triple Jump Men FINAL
19:10 Discus Men FINAL
19:15 Pole Vault Women FINAL
19:35 100m hurdles Women Semi-final
19:55 300m sc Women FINAL
20:25 4x400m Men Round 1
20:50 200m Women FINAL
21:00 10000m Men FINAL
21:05 Hammer Men FINAL
21:50 4x400m Women Round 1
22:20 200m Men FINAL
22:35 100m hurdles Women FINALAdrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011
Sunday, 1 July 2012 - Afternoon
16:00 Hammer Women FINAL
16:10 1500m Women FINAL
16:15 Pole Vault Men FINAL
16:35 110m hurdles Men Semi-final
17:05 4x100m Women FINAL
17:25 10000m Women FINAL
17:45 Long Jump Men FINAL
18:05 Discus Women FINAL
18:25 4x100m Men FINAL
18:50 1500m Men FINAL
19:10 110m hurdles Men FINAL
19:25 4x400m Women FINAL
19:45 4x400m Men FINAL
Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011
ANNEXE 3 : Horaire et déroulé ANNEXE 3 : Horaire et déroulé journée type du Club Francejournée type du Club France
Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012
Du mercredi 27 juin au dimanche 1er juillet 2012
14h 30
Accueil des bénévoles : Débrief et Brief
15h
Ouverture des portes, accueil du public
17h (option)
Début de retransmission de la compétition au Club France
Collation
19h30
Début du service par l’apéritif
20h 30 à 2h00
Restauration et animation du Club France
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Déroulé d’une journée typeDéroulé d’une journée type