Jörg Schumacher, Stefan Rauterkus - 07.10.2010 www.eclass.de Den elektronischen Einkauf verbessern – Mehr Effizienz in dienstleistungsbezogenen Beschaffungstransaktionen Elektronische Dienstleistungsabwicklung am Beispiel industrieller Instandhaltung – mit Nutzung neuer eCl@ss Strukturen 2. Würzburger eCl@ss-Kongress 07. Oktober 2010 in Würzburg Stefan Rauterkus Leiter Prozessmanagement/CSD, Infraserv GmbH & Co. Höchst KG Jörg Schumacher Vorstandsmitglied des eCl@ss e.V.
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Den elektronischen Einkauf verbessern – Mehr Effizienz in dienstleistungsbezogenen Beschaffungstransaktionen
Elektronische Dienstleistungsabwicklung am Beispiel industrieller Instandhaltung – mit Nutzung neuer eCl@ssStrukturen
2. Würzburger eCl@ss-Kongress07. Oktober 2010 in WürzburgStefan RauterkusLeiter Prozessmanagement/CSD, Infraserv GmbH & Co. Höchst KGJörg Schumacher Vorstandsmitglied des eCl@ss e.V.
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Agenda
• Vorstellung Projekt eBusInstand• Projektziele• Projektteam• Vorstellung Unternehmen
• Motivation zur Teilnahme am Projekt• Status Quo in der Praxis• Anwendungsfälle, Prozesse, Ziele
• E-Business für Dienstleistungen mit eCl@ss• Trendthema Dienstleistungen und E-Business• Stammdaten in den Bausteinen zum Werkzeugkasten von eBusInstand• Harmonisierte Stammdaten und Nutzung von Klassifikation
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Vorstellung Projekt eBusInstand
Das Projekt eBusInstand beinhaltet:
• Entwicklung, Erprobung und Bereitstellung von durchgängigen eBusiness-Verfahren
• Schnittstellen zwischen Kunden und Lieferanten für die Abwicklung von Dienstleistungen (Instandhaltung) einschließlich der verwendeten Materialien
GroßunternehmenGroßunternehmenKMUKMU
KMUKMU
KMUKMU KMUKMU
KMUKMU
KMUKMU
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• Referenzprozess für die Abwicklung von Dienstleistungen
• Standardisierte und klassifizierte Beschreibung von Dienstleistungen
• Standardisierte, elektronische Beschreibung der ausgetauschten Daten (Dokumente) in einem standardisierten, elektronischen Format
• Standardisierte Beschreibung des Dokumentenaustauschs
• Vorschlag und Prototyp einer IT-Portallösung auf Basis einerKatalogsoftware und einer SAP-basierten ERP-Lösung für die Anbindung von Kunden und Lieferanten für standardisiertes e-Business von industriellen Instandhaltungsleistungen
Projektziele
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Aufbau des Projekts
Grundlagen zurBewertung von Dienstleistungs-angeboten intern zu extern
Elektronischer Daten-Austausch: Aufbau / FormatElektronischenKatalogs oder Web-basierendeAbwicklung
Prozessmodell zur Optimierung durchgängiger elektronischer Datentransfer zur Abbildung collaborativerGeschäftsprozesse
Arbeitsgebiete
Entwicklung eines standardisierten Vorgehens für die Verwendung von elektronischen Daten
Optimierung der internen Geschäftsprozesse für einen elektronischen Datentransfer
Vereinfachung der Technischen Integration in bestehende IT-Systeme durch standardisierte Abbildung der Daten
Restrukturierung der Geschäftsprozesse / Change-Management-Prozess
Einbindung der Pilotunternehmen und Weiterentwicklung der eCl@ss-Struktur für „Industrielle Instandhaltung“
Betriebsprojekte
Koordination und Projektmanagement
Vernetzung und Ergebnistransfer
Breitenwirkung z.B. Verbände
Handlungs-Empfehlungen
Implementierung von eBusiness-Anwendungen zur Nutzung standardisierter elektronischer Kataloge sowie von internetbasierenden Anwendungen für Leistungsbeschreibungen
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SIS SOMMERIndustrie-service
Projektorganisation eBusInstand
Sis Sommer
Pilot „Audi“ Pilot „Infraserv“
FZI
POET IFCC BASF IT eCl@ss
Audi Infraserv
Büchl Gebr. Peters070326_ipl...iPLON
Energie-ZENTRUM Zoth
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• Infraserv Höchst ist ein integrierter Standortbetreiber und Dienstleisterin der Life Science, Chemie- und Prozessindustrie.
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• Infraserv bietet Dienstleistungen im Bereich „Industrielle Instandhaltung“an
• Infraserv bezieht Dienstleistungen aus dem Bereich „Industrielle Instandhaltung“
• Grosses Interesse an der Standardisierung und elektronischen
Abwicklung von Geschäftsprozessen
• Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen des Projekts „eBusInstand“
• Einbeziehung eigener Lieferanten/Kunden in den geplanten Prozess
• Ausschöpfen von Kostensenkungspotenzialen durch elektronischeAbwicklung
Motivation zur Teilnahme am Projekt
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• „Beschaffung von Dienstleistungen ist komplexer und schwerer zu standardisieren als Materialbeschaffung“
• „Die Mehrzahl der Dienstleistungsbestellungen erfordert einen speziellen Prozessablauf“
• „Im überwiegenden Teil der Dienstleistungsbestellungen stehen Inhalte und Mengen exakt erst nach der Leistungserbringung fest“
• „Standardisierung und Definition spezieller Prozesse sind dieVoraussetzungen für die Katalogbestellung von Dienstleistungen“
• Dienstleistungen werden heute weitestgehend auf dem klassischen Weg abgewickelt:
Hohe Bereitschaft in eBusiness-Lösungen zur Verbesserung derAbwicklung von Dienstleistungen zu investieren
Status Quo in der Praxis I
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• StammdatenJede Anfrage muss individuell betrachtet und kalkuliert werden
Mit jedem Kunden werden individuelle Leistungsverzeichnisse abgeschlossen
Alle LV´s müssen während der Vertragslaufzeit preislich angepasst werden
• DokumentationKunden haben individuelle Anforderungen an das Layout der Auftragsdokumente
• Systeme/ProzesseKunden haben unterschiedliche Prozesse
Mit keinem Kunden gibt es einen durchgängigen elektronischen Prozess
Status Quo in der Praxis II
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• Betrachtung Ist - Prozess
Zeitaufwand durch Medienbrüche
Zeitaufwand durch Doppelerfassung
Zeitaufwand durch persönliche Klärung mit dem Kunden
Zeitaufwand für die Stammdatenpflege
Sonstiges
Verspäteter Zahlungseingang von 1-6 MonatenVerwaltungs-/Gemeinkosten um 100-200 € pro Auftrag zu hoch
Analyse der Kosteneinsparung
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Beispiel Anwendungsfälle (1)
Dienstleistungsabwicklung: Anwendungsfälle von Infraserv/Zoth/iPLON/SBZ‐DürrDienstleistungsprozesse sind mit dem vorliegenden Referenz‐ bzw. „Meta‐Prozess“ zu vergleichen und abzustimmen
Prozesse Beschreibung
Prozess 1: Wartung
Wartung und Inspektion Feuerschutztür Zoth GmbH & Co. KG Wartungsvertrag, Präventive Instandhaltung, LV ist hinterlegt (Preise)
Prozess 2: Instandsetzung/ Reparatur
Instandsetzung/ Reparatur zweiflüglige FeuerschutztürZoth GmbH & Co. KG Rahmenvertrag, Korrektive Instandhaltung, Abrufauftrag; LV ist hinterlegt (Preise)
Prozess 3:Kleinprojekt
Kleinprojekt (Instandsetzung mit Angebot) Zoth GmbH & Co. KG Ausschreibung/ Akquise/ Spezifikation muss angefertigt werden (LV ist das gleiche wie Prozess 1 + 2)
Ziel: Charakterisierung DL, um Besonderheiten für Abwicklung zu verstehenSpezifikation – Abwicklung – Standardisierte Beschreibung
KatalogXLS
KatalogXLS
KatalogXLS
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Prozesse Beschreibung
Prozess 5:Wartung
Wartung LüftungsanlageGebrüder Peters Gebäudetechnik GmbHWartung von lufttechnischen Ausrüstungen in GebäudenWartung Gebäudetechnik im Rahmen von Gebäudemanagement AFIRahmenvertrag, LV ist hinterlegt (Preise), Präventive Instandhaltung
Prozess 6:Inspektion/ Instandsetzung
Inspektion/ InstandsetzungElektro-, Heizungs-, Lüftungs-, KlimatechnikGebrüder Peters Gebäudetechnik GmbHWartung von lufttechnischen Ausrüstungen in GebäudenInspektion Gebäudetechnik im Rahmen von Gebäudemanagement AFIRahmenvertrag, LV ist hinterlegt (Preis), Präventiv (Inspektion), Korrektiv (Instandsetzung)
Dienstleistungsabwicklung: Prozessablauf aus Kunden‐ und LieferantensichtAudi/Büchl/Gebr. Peters/ Sis SommerDienstleistungsprozesse sind mit dem vorliegenden Referenz‐ bzw. „Meta‐Prozess“ zu vergleichen und abzustimmen
Ziel: Charakterisierung DL, um Besonderheiten für Abwicklung zu verstehenSpezifikation – Abwicklung – Standardisierte Beschreibung
KatalogXLS
KatalogXLS
KatalogXLS
Beispiel Anwendungsfälle (2)
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Referenzprozess Instandsetzung
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Zeit- und Kosteneinsparungen beim Aufbereiten von elektronischen Daten und der Abwicklung von Geschäftsprozessen
Lösungsansatz, der methodische und technische Möglichkeiten schafft, speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) erfolgreich als Partner der Großindustrie am eBusiness teilzunehmen
P
P
Elektronische Geschäftsbeziehungen zu Dienstleistungen
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• Harmonisierte Stammdaten werden bisher wenig für Dienstleistungsprozesseverwendet
• Keine harmonisierten IT-Schnittstellen bzw. viele Medienbrüche beim Datentransfer vom Lieferanten zum Kunden
• Keine marktgerechten Klassifizierungsstrukturen in den Geschäftsprozessen• externe Prozesse: Kunde / Lieferant (Katalog / Web-Anwendung)• interne Prozesse: Planung, Beschaffung, Montage, Instandhaltung• als Grundlagen zur Bewertung von Dienstleistungsangeboten intern zu extern
Bisherige Forschungsprojekte waren nur teilweise erfolgreich
Instand-haltung
Entwicklung,Produktion
Vertrieb u.-systeme
Beschaffung u.-systeme
Engineering,Material-
wirtschaft
eCommerceContent-
beschreibungEntsorgung
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Stammdaten in den Bausteinen zum Werkzeugkasten für E-Business von Dienstleistungen
Werkzeugkasten
Standardisierte, abgestimmte Abläufe zwischen Kunde und Lieferant
eBuS-Doku-Format
StandardisierterDatenaustausch
Klassifikation von DL, standardisierte Beschreibung
ZIEL: Review und Bewertung der Standards unter Nutzung
von harmonisierten Stammdaten
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Referenzprozess
Detailanalyse Prozesse Anwendungsfälle
Dokumentenanalyse
Schnittstellen
Messungen
Prozessverbesserung
Change Management
Ana
lyse
n
Standard eBusInstand
Pilotbetrieb/ IT-Referenzlösungen
Input
Input
Input
Input
Input
Input
Anwendungs-fall X
Input
Analysen für eine verbesserte Abwicklung von Dienstleistungen
• Aufgaben für Pilotanwender (Lieferant):
• Überprüfen Detail-Prozesse auf Vollständigkeit
• Bereitstellen von Dokumenten• Messung und Auswertung• Prozessverbesserung• Pilotbetrieb• Leistungsbeschreibung
• Aufgaben für Pilotanwender (Kunde):• Interne Prozessanalyse• Schnittstellen zum Lieferanten• IT-Systeme• Einsatz von (Dokumenten-)
StandardsZIELE: • Benchmark und Berechnung von Einsparpotentialen• Quantifizierung des Nutzens
ZIELE: • Benchmark und Berechnung von Einsparpotentialen• Quantifizierung des Nutzens
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• Medienbrüche an den Schnittstellen• Kein gemeinsames Prozessverständnis zwischen Kunde und Lieferant • Flexible Anbindung von Lieferanten an Kundensysteme notwendig
Beispiele für gewonnene Erkenntnisse
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Auftragnehmer
Empfänger
Einkäufer
Auftragnehmer
AnfordererAnfordererLV-Ersteller
Leistungs-verzeichnis
LV
Bestell-anforderung
LV An-
frage
An-
gebo
tBE
ST
An-
frage
Anfrage(Submission)
Preis-spiegelAngebot
An-
gebo
t
Nac
htr.-
ang.
Neb
en-
ang.
EinkäuferAnforderer
Bestell-anforderungAbruf KontraktLeistungs-
erfassungGutschrift/Rechnung
EinkäuferAuftragnehmer Supplier Self Service
Katalog-management
Katalog-Management& Freigabe
KatalogDL Bestellsystem
AuftragnehmerInteraktiver Warenkorb
erbrachte Leistungenbepreistes LV -> Katalog
Katalog -> LVAusschreibung
Standardisierter Datenaustausch im ERP-System und Katalog
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Harmonisierte Stammdaten und Nutzung von Klassifikation
ZIEL: Dienstleistungen e-fähigmachen
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Klassifikationsstruktur zu Instandhaltungsdienstleistungen
Voraussetzung:
• Nutzung eines Klassifikationssystems mit der Möglichkeit über Merkmale Materialien und Dienstleistungen zu beschreiben. Dienstleistungen und Materialien werden mit wenigen Ausnahmen getrennt klassifiziert und beschrieben.
• Innerhalb der Instandhaltungsklassen werden daher auch keine Materialien beschrieben sondern nur Dienstleistungen.
• Die Verbindung zu den instand zu haltenden Objekten sowie zu den benötigten Materialien erfolgt über Merkmale
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Neu entwickelte eCl@ss- Struktur zu „Instandhaltung“
• Vorteile:• Konform zu DIN 31051, VDMA 24186 • HG-Ebene aus geeigneten Objekt-Grobclustern• Einkaufsstrukturen auf Warengruppenebene
abbildbar• Hohe Marktnähe auf 3. Ebene durch Objekt-
Feincluster
• Beispiel: (Ebene 2-4)HG 1 bis HG90 (max 90 Klassen)
G1 bis G90 zu jeder HG (Σ 8.100 Klassen)
UG1 bis UG4 zu jeder G (max. 32.400 Klassen)
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Beispiel Klassenstruktur des neuen eCl@ss SG Instandhaltung
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Werkzeuge, Ersatzteile...
Abhängigkeiten von Stammdaten zwischen Leistungen und Material am Beispiel der Reparatur einer Tür
Dienstleistung
Material
Daten
Abrufenvon Daten
Rückflußder Daten
Tätigkeiten
Datenpools
Prozess Fehlersuche AusbauInstand-setzung Einbau IBN
Daten zu Dienstleistungen und Material
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Wie werden Materialien und DL zusammengebracht?
• Über Merkmale wird auf die Dokumentation des Objektes verwiesen. Je nach Umgangmit den benötigten Materialien, werden diese über einen Konfigurator oder die Abrechnung verbunden.
• Als Konfigurator kann das ERP System zur Erstellung von Bestellungen angesehen werden.
• Bestellte Material- und Leistungsstammdaten können ausgewertet werden.
Zusammenführung von Stammdaten zu Materialien und Dienstleistungen
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Anforderungen an die Instandhaltungs - Merkmale:
• Merkmale zur Identifikation der DL – Welcher Art ist die DL?
• Beschreibung der DL – Was und wie wird die DL erbracht?
• Beschreibung der Voraussetzungen
• Welche Qualifikationen, Zertifikate sind erforderlich, welche lokalen Gegebenheiten sind zu beachten (z.B. EX-Schutz)?
• Merkmale zur Identifikation des instand zu haltenden Objektes
• Identifikation des Gerätetyps
• Lokalisierung des Gerätes (via App-Nr., Kennzeichen, etc.)
• Materialherkunft – Wird das Material durch den DL gestellt oder wird es durch den Auftraggeber gestellt?
• Aussagen zur Materialqualität
Zuordnung Materialien über Merkmale
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Merkmale zu eCl@ss Instandhaltung (in Bearbeitung)
Aufbau der Leistungsverzeichnisse mit einer Klassifikation
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Aufbau von Leistungspositionen mit Leistungsstamm
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• entspricht der Materialnummer im Materialprozess• Klassifizierung (z.Bsp nach ecl@ss) ebenfalls möglich• wird einmalig beschrieben mit Kurztext und Langtext • kann in jedes Objekt (Leistungsverzeichnis, Anfrage, Kontrakt, Abruf/Bestellung
Leistungserfassung) übernommen werden• macht die Leistung vergleichbar und auswertbar• ist systemübergreifend verwendbar (ERP/DLA-Online und SRM)
Fazit:
• Einmalige Beschreibung der Leistung, die in allen Folgeprozessen verwendet werden kann
• Vergleichbar mit Materialstamm
• Basiselement im Dienstleistungsabwicklungsprozess
• Bessere Transparenz, Vergleichbarkeit und Auswertbarkeit -> Anfrage/Angebots-, Bestell-, Kontrakt-, Abruf und Abrechnungsprozess
Nutzung des Leistungsstamms
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Leistungsverzeichnis und Suche über Klassifikation
Aufbau eines Anfrage - LV‘s indem manüber die Klassifikation die passendenLeistungsstammdaten findet.
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Vielen Dank!
www.ebusinstand.de
Stefan RauterkusInfraserv GmbH & Co. Höchst KGIndustriepark Höchst, D 70665926 Frankfurt am MainTelefon 069 305 2425Telefax 069 305 [email protected]