TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES”. DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA
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TALLER
“GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA. DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES”.
DEFENSORÍA PENAL PÚBLICA
CUESTIONES PREVIAS DIMENSIÓN TECNICA
GESTIÓN JUDICIAL
• ETAPAS DEL PROCESO
• ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN
ESTAR PREPARADOS
• INSTRUMENTOS ALINEADOS
DIMENSIÓN POLÍTICA Y TÉCNICA
VAN DE LA MANO
TALLER GESTIÓN 2014
ASPECTOS CLAVES DE LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
ORGANIGRAMA DEFENSORÍA PENAL PÚBLICADefensoría Nacional
DEFENSOR NACIONAL
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
NACIONAL
ÁREA TÉCNICA DE ESTUDIOS Y EVALUACIÓN
DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS Y
PROYECTOS
ÁREA DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
DEPARTAMENTO DE
DESARROLLO DE
LAS PERSONAS
DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN
CONTROL Y RECLAMACIONES
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN Y
FINANZAS
UNIDAD DE
COMUNICACIONES Y
PRENSA
UNIDAD DE
ASESORIA JURIDICA
UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA
GABINETE
DEFENSOR REGIONAL
ORGANIGRAMA DEFENSORIA REGIONAL TIPO
ADMINISTRACION,
FINANZAS Y RRHH
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO REGIONAL JEFE UNIDAD DE ESTUDIOS
SOPORTE
COMUNICACIONES
APOYO DE ESTUDIOS
ATENCIÓN TESTIGOS E
IMPUTADOS
RECURSOS HUMANOS
FINANZAS
ADMINISTRACION
ASESOR JURIDICO
APOYO JURIDICO
APOYO
ADMINISTRATIVO
SOPORTE
INFORMATICO
APOYO
ADMINISTRATIVO
APOYO
ADMINISTRATIVO
Innovación y Gestión Es una de las instituciones más modernas del sistema público. Incorpora desde su origen normativo y el desarrollo posterior de sus modelos de gestión, importantes áreas de innovación orientadas al cumplimiento de su misión institucional y el uso eficiente de sus recursos. Comunicaciones Cooperación Internacional Tercerización Investigación de la defensa – Peritajes Estándares Sistemas de Control y Evaluación: Inspecciones-Auditorías-Reclamos- Encuestas Especialización: Juvenil-Cortes-Penitenciario-Indígena-Migrantes Gestión: Orgánica-Sistemas MOE-SCD-SIGDP-Distribución de causas-Índice de Producción-Atención de Público
ASPECTOS CLAVES DE GESTIÓN DE PERSONAS Y
CAPACITACIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
RELEVAR A NUESTROS FUNCIONARIOS COMO PRINCIPAL VALOR
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE NUESTRAS PERSONAS
• CUIDAR Y PROMOVER SANOS AMBIENTES
LABORALES
• A TRAVÉS DE DIRECTIVOS RESPONSABLES
• CON PROCESOS TRANSPARENTES
• Y PARTICIPACIÓN FUNCIONARIA
• ABRIENDO MÁS OPORTUNIDAES DE DESARROLLO
• CENTRADAS EN EL MÉRITO
TALLER GESTIÓN 2014
Capacitación = Cambio Cultural
• Cambio de prácticas indispensable
• La capacitación es la herramienta más poderosa para generar cambio cultural
• Todos los procesos de reforma han invertido en capacitación: el problema es que la mayoría no lo ha hecho de manera adecuada (al cambio)
• Capacitación tradicional vehículo para perpetuar el Status Quo
• Nuevo formato orientado a generar imágenes alternativas de los actores a las cuales ellos puedan recurrir cuando deben actuar en el nuevo diseño
Requisitos de la capacitación
• Capacitación para el cambio tiene que entregarle “sentido de rol al actor”
– Capacitación tradicional intenta hacerlo a través del conocimiento normativo de las reglas.
– Nueva capacitación a través de la práctica concreta que favorece la asunción de los roles específicos, el uso de las reglas y el conocimiento del rol de los otros actores.
• Capacitación debe proveer destrezas para cumplimiento de nuevas funciones
• Nueva capacitación rompe paradigmas tradicionales:
– Conocimientos v/s destrezas
– Destrezas sólo de mi función
– De problemas a soluciones
Ciclo base proceso de Mejora continua
ASPECTOS CLAVES DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
MISIÓN
Objetivos Estratégicos
Productos Estratégicos
Asegurar la calidad del servicio
de defensa penal
Prestación del Servicio de
defensa penal pública
Control del Servicio de
defensa penal pública
Programa de
Mejoramiento de la Calidad
de la Defensa
Asegurar el funcionamiento
del sistema mixto de
defensa penal
Asegurar cobertura
nacional del servicio
de defensa penal
Diseño Estratégico de la Oferta de servicios de Defensa
Diseño y desarrollo Modelo de Defensa Penal (procesos y estándares)
Diseño y desarrollo Modelos especializados Sistematización de prácticas exitosas y difusión
de conocimiento. Diseño y control del modelo de cobertura
Ejecución, gestión y seguimiento de la oferta de Defensa Penal
Gestión del modelo de cobertura local (procesos licitatorios de defensa, seguimiento y evaluación de contratos
Gestión del servicio de defensa prestado en la Región.
Evaluación y control de la prestación de Defensa
Percepción de calidad del servicio desde la perspectiva de los usuarios (licitación de Auditorías externas y Gestión de Reclamos)
Cumplimiento de contratos licitados (Auditorías externas) Cumplimiento de Estándares de Defensa (Inspecciones, gestión de
reclamos, Auditorías externas, SCD)
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Compras de Bienes y Servicios
Asesoría Jurídica
Administrativa
Servicios internos (soporte y desarrollo
informático, Generales, contabilidad, gestión
documental)
Gestión y desarrollo
de las personas
Administración Presupuestaria
Gestión de las Comunicaciones
Externas e internas
Diseño, implementación y
control de procedimientos de
prestación de defensa
Auditoría Interna
Planificación Estratégica y Control de la gestión
Sistema Integral de Información y Atención
Ciudadana
Procesos de Gestión Estratégica Procesos de Gestión de Calidad (Estandarización de la Operación)
Asignación Presupuestaria
Pro
ceso
s Es
trat
égi
cos Diseño, implementación
y control de procedimientos de apoyo
a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, etc.
Diseño, implementación y
control de procesos de apoyo
administrativos
Gestión del Sistema Mixto de
prestación de Defensa
MODELOS DE OPERACIÓN EFICIENTE en todos los ámbitos
Diseño, implementación y control de
procedimientos de prestación de defensa
(MOE)
Diseño, implementación y control de procedimientos
de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro
aranceles, etc.)
Diseño, implementación y control de procesos de
apoyo administrativos
Asignación de causas Preparación de
Audiencias Gestión de carpetas
de causas vigentes. Atención de público Visita de carcel ETC.
Gestión peritajes Cobro aranceles Atención de
Comparecientes Pago de licitados Gestión de reclamos Administración y resguardo
de carpetas
Ejemplos……….
Planificación y gestión de compras
Pago de proveedores Administración de
Garantías Ejecución y
evaluación de Contratos
Recepción y custodia de documentos oficiales
Diseño, implementación y control de
procedimientos de prestación de defensa
(MOE)
Diseño, implementación y control de procedimientos
de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro
aranceles, etc.)
Diseño, implementación y control de procesos de
apoyo administrativos
Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven?
Los procedimientos de prestación de defensa permiten explicitar en los contratos licitados, las condiciones esperadas del servicio contratado.
La estandarización de procedimientos unifica la prestación de defensa y permite asegurar un piso de calidad a los imputados.
Facilita la inducción/capacitación en los procesos, para todos los prestadores.
Facilitan la evaluación del desempeño de los Defensores Penales Públicos
Su monitoreo continuo, detección de brechas e implementación de acciones correctivas, es la base para la mejora continua.
Diseño, implementación y control de
procedimientos de prestación de defensa
Diseño, implementación y control de procedimientos
de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro aranceles, Atención de Comparecientes, etc.)
Diseño, implementación y control de procesos de
apoyo administrativos
Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven?
Responder de manera oportuna a los requerimientos que derivan de la prestación de defensa.
Hacer un uso eficiente de los recursos presupuestarios destinados a financiar estos requerimientos.
Controlar el costo de las prestaciones disponiendo de estadísticas confiables.
Controlar la pertinencia de la asignación de los recursos estableciendo controles cruzados en los procesos de toma de decisiones involucrados.
Diseño, implementación y
control de procedimientos de
prestación de defensa
Diseño, implementación y control de procedimientos
de apoyo a la operación (gestión peritajes, cobro
aranceles, etc.)
Diseño, implementación y control de procesos de
apoyo administrativos
Procesos de Gestión de calidad: Para que sirven?
Mejorar la calidad de la gestión a través de la estandarización y fortalecimiento de los procesos de apoyo administrativo considerados como críticos para el quehacer institucional.
Facilitar el desarrollo de las tareas administrativas en regiones con escasa dotación, posibilitando la focalización de los esfuerzos en la prestación de defensa y en la atención de imputados y grupos familiares.
Intensificar el uso de sistemas informáticos que posibiliten disponer de registros confiables y “trazables” e información oportuna.
Mejorar la comunicación interna entre los diferentes áreas de la organización.
Mejorar la eficiencia y la productividad (se optimiza el uso de los recursos)
MODELOS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
MODELOS DE GESTION
¿Qué entendemos por Modelo de Gestión?
Un modelo de gestión es la secuencia estructurada de decisiones claves respecto de cómo la organización creará o agregará valor y lo traspasará a los usuarios del sistema.
MODELOS DE GESTION
¿Cuál es el rol de los modelos de gestión en los procesos de reforma a los sistemas de justicia? La experiencia latinoamericana en proceso de reforma nos ha señalado que es en la gestión del sistema donde se han producido los principales problemas en la implementación. En estos términos, los modelos de gestión resultan clave a la hora de materializar las expectativas de mejoras en la eficiencia y eficacia del sistema.
MODELOS DE GESTION
Siempre existe un modelo de gestión; la diferencia radica en el grado de formalización, la estructuración y su objetivo del mismo.
Desde el punto de vista organizacional, existen distintos modelos de gestión, siendo los más frecuentes:
MODELOS DE GESTION
Modelo de arriba hacia abajo: organizaciones altamente estructuradas.
Dirección por objetivos: planificación participativa
Planificación de proyectos: proyectos perfectamente definidos
MODELOS DE GESTION
PROCESOS
La identificación de los procesos internos de cada organización resulta vital a la hora de diseñar un modelo de procesos que resulte un aporte a la gestión de cada institución.
En el caso de los sistemas judiciales se debe considerar que:
MODELOS DE GESTION
Son instituciones con una clara definición de jerarquías
Sus procesos son altamente normativos e implican cumplimiento perentorio de tiempos (variable crítica)
Los procesos son interdependientes entre las distintas instituciones
La evaluación de la sociedad es altamente influenciada por elementos de corto plazo
MODELOS DE GESTION
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Están realizados sobre la base del levantamiento de procesos y tienen por objetivo estandarizar y estructurar los distintos procesos de los Juzgados, Fiscalías y Defensorías. Permiten el dimensionamiento de los recursos y los tiempos involucrados, facilitando la evaluación de las metas e indicadores.
MODELOS DE GESTION
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Debe existir un manual único y estandarizado a nivel nacional, de forma de homogeneizar los procedimientos de todo el sistema y favorecer las economías de escala y de ámbito en el proceso de implementación y seguimiento.
Permite estandarizar mediciones, indicadores y metas.
ALGUNOS MODELOS DE OPERACIÓN Y GESTIÓN
TALLER “GESTIÓN EN EL SISTEMA DE JUSTICIA.
DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES.”
DURANTE 2013 SE PRESTÓ DEFENSA PENAL A
MÁS DE 343 MIL PERSONAS
INGRESOS DE CAUSAS POR AÑO DESDE 2001-2013
TALLER GESTIÓN 2014
EN TÉRMINOS NETOS, LA DEFENSORÍA ATENDIÓ DURANTE
2013 A 284 MIL 959 HOMBRES Y A 58 MIL 590 MUJERES.
RESPECTO DE LOS JÓVENES, ESTA CIFRA LLEGÓ A 32 MIL 159.
INGRESOS DE CAUSAS-IMPUTADOS
SEGÚN SEXO AÑOS 2008-2013
AÑO 2013
Mujeres
58 mil 590 Hombres
284 mil 959
TALLER GESTIÓN 2014
+ - ACD FORMALIZ
+ - + - SIMPLIF
+ - OTRAS AUD
Total
Causas
EJEMPLO MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE CAUSAS
185.000 100.000 85.000 “N”
370.000
ASPECTOS CONCEPTUALES
Asegurar Cobertura
Utilizar eficientemente los recursos públicos
Organizar el trabajo y predefinición de tiempo disponible fuera de audiencia CALIDAD – EFICACIA
Mejorar la gestión en la administración y distribución de causas
Equilibrar las cargas de trabajo de los defensores
Preparar el funcionamiento frente a altos volúmenes de ingresos
FUNCIONAMIENTO - DE TURNO
ENTREVISTA
CON IMPUTADO
AUDIENCIA
CD –F -S
INGRESO
CAUSAS SIGDP
FUNCIONAMIENTO – ASIGNACIÓN DE CAUSA
DEFENSOR JEFE •Audiencia formalización
•Requerimiento Simplificado
• 1° audiencia no terminada
Detenido
Turno de
Instrucción Fiscal decide los
detenidos que
pasan a audiencia
de control
Gendarmería recibe a los
detenidos en la ZST
Fiscal informa a Policías detenidos que deben ser trasladados
Policía
Traslada a detenidos a ZST
Audiencia
Control
El detenido ingresa a la
sala, y un gendarme de
turno se hace cargo del
detenido
INICIO
1 2.2
3
2.1 5
7
Turno de Instrucción
4 Programación de audiencias
Fiscalía- Poder Judicial
Zona de Seguridad
6 Gendarmería custodia
al detenido hasta
la audiencia
MODELO OPERACIÓN CONTROL DE DETENCIÓN
Horarios:
AM: 11:00 a 13:00
PM: 16:30 a 18:30
CENTRO DE JUSTICIA
CORTE DE SANTIAGO CORTE SAN
MIGUEL
4 JG 7JG 3-6 JG 2-5 JG 8 JG 12-15 JG 10-11 JG 1-9 JG 13-14 JG
9 JUECES, FISCALES Y DEFENSORES
TURNO
PROYECCIÓN ORIGINAL
3 SALAS POR J. GARANTÍA - TOTAL 45 SALAS DE ACD
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