LOGO LEADERSHIP LEADERSHIP SI MANAGEMENTUL SCHIMBĂRII SI MANAGEMENTUL SCHIMBĂRII Prof. Dr. Ticu CONSTANTIN Master P.M.E.
PowerPoint Template
LOGO
LEADERSHIP SI MANAGEMENTUL SCHIMBRII
Prof. Dr. Ticu CONSTANTIN
Master P.M.E.
Concepte i definiiiPuterea n organizaiiTeorii ale
leadership-ului Leadership i dinamica grupurilorSchimbarea n
organizaii concepte i strategiiEtapele procesului de schimbare
Analiza culturii i climatului organizaionalPlanificarea schimbrii
organizaionaleManagementul schimbrii organizaionaleEvaluarea
schimbrii organizaionale
Activitate
Suntei numit (cu acordul dumneavoastr) eful unui nou nfiinat Centru
Regional pentru Reform i Descentralizare n nvmntul Preuniversitar
(CRRDIP).
n calitate de Director al noului Centru suntei invitat pe neateptate, imediat dup numire, la o ntlnire cu reprezentanii principalilor finanatori i trebuie s schiai n 45 de minute o prim strategie de lucru preciznd:
1) misiunea centrului pentru urmtorii ani (scop i obiective pe termen mediu i lung);
2) setul de servicii oferite n primii doi ani (un set de iniiative iniiale realizabile n acest interval calendaristic, necesare nvmntului i potenial generatoare de profit);
3) detalii referitoare la (a) structura organizatoric organigrama Centrului, (b) modul de recrutare a colaboratorilor /subordonailor, (c) sistemul de salarizare i motivare a angajailor centrului, (d) modul de utilizare a fondurilor i de asigurare a cofinanrii (e) alte date /strategii care vi se par relevante.
Schiai o strategie de lucru, rspunznd la fiecare din punctele de
mai sus i innd cont de informaiile oferite mai sus. Pregtii-v s v
prezentai punctul de vedere i s l argumentai cu informaiile
relevante (fapte i opinii) din experiena dumneavoastr
profesional.
4. 1. Planificarea schimbrii organizaionale
H. Fayol. este cel care a definit, pentru prima dat. principiile
administrrii, artnd c toate activitile unei organizaii pot fi
repartizate n ase grupe de activiti: a) comerciale; b) tehnice; c)
financiare; d) de securitate; e) de contabilitate; f)
administrative.
a administra nseamna prevedea sau anticipa viitorul i a redacta
un plan de aciune; a planifica;a organiza activitatea de
implementare; a face s funcioneze personalul n vederea aplicrii
planurilor stabilite;a coordona sau a uni, armoniza toate resursele
i aciunile pentru aplicarea planurilor stabilite;a controla sau a
veghea ca totul s se realizeze n conformitate cu regulile stabilite
i cu ordinele date
4. 1. Planificarea schimbrii organizaionale
Planificarea
- este un proces prin care organizaiile ncearc s anticipeze schimbrile i s se adapteze n aa fel nct s asigure atingerea obiectivelor organizaionale. - o activitate orientat spre viitor - este procesul de stabilire a obiectivelor, (ceea ce trebuie fcut) i de detaliere a activitilor necesare (cum trebuie fcut) pentru a atinge aceste obiective.
Planificarea pe termen lung - se refer la aspectele competiionale, tehnologice i strategice vizate de conducerea unei organizaii i implic de regul un orizont temporal de cel puin trei ani. Planurile strategice pe termen lung suntrealizate de managerii de pe nivelele ierarhice de vrf dintr-o organizaie, toate celelalte planuri derivnd din ele.
Planificarea pe termen mediu se refer de obicei la diferite arii funcionale (finane, marketing i producie), are un orizont de planificare de 1-3 ani i si se refer la planuri de intervenie /schimbare (pai i obiective concrete) de regul ntocmite i implementate de managerii de pe nivele ierarhice medii.
Planificarea pe termen scurt vizeaz, de regul, organizarea
activitii n vederea atingerii obiectivelor sptmnale i lunare ale
organizaiei; sunt create i puse n aplicare proceduri specifice de
ctre managerii de pe nivele ierarhice inferioare.
Luarea deciziilor legate de schimbare
Etapa I.: definirea problemei nevoia unei ameliorri, atingerea
eficace a unui obiectiv, existena unor obstacoledistincie: cauze i
efecte /simptome; aspectele principale i cele secundare;se
delimiteaz obiectivele generale i criteriile unei soluii
ideale.
Etapa II.: analiza faptelor pertinentereunirea tuturor faptelor pertinente; trierea, clasificarea i evaluarea importanei lor;distincie: fapte i opiniietap frustrant - cantitate mare /imposibilitii accesrii tuturor datelor necesare.
Etapa III.: cutarea ideilor /soluiilor alternativelistarea tuturor variantelor de soluii posibile pentru problema analizat; evaluarea este amnat, se genereaz un numr ct mai mare de posibile soluii
Etapa IV.: evaluarea ideilor /soluiilor alternative analiza soluiilor alternative n funcie de o serie de criterii (cantitative i calitative)
Etapa V.: alegerea soluiei Etapa VI.: implementarea soluiei
aleseEtapa VII.: evaluarea deciziilor
4. 1. Planificarea schimbrii organizaionale
Scopul unui proiect de schimbare va exprima n termeni generali ce
rezultat final se dorete a fi obinut.Dezvoltarea i implementarea
unui sistem informatic care s mbunteasc serviciile ctre consumatori
scurtnd perioade de onorare a comenzii de la 3 zile la 24 de
oreCreterea volumului de vnzri cu 10% n semestrul II
2009Optimizarea variabilelor climatului organizaional n vederea
creterii gradului de satisfacia a angajailor cu 25%
Obiectivele concretizeaz scopul interveniei, ofer detalii, componente cu caracter de rezultate finale anticipate. Pot fi descrise ca o serie de realizri complementare care concur la atingerea scopului final Pentru a asigura o concentrare suficient obiectivele trebuie ndeplineasc criteriile SMART:Specifice s asigure o exprimare clar i puntual a ceea ce trebuie ndeplinitMsurabile s permit criteriile cu ajutorul crora se msoar succesulAcceptate s fie agreate /asumate de ctre toate prile implicateRealiste s vizeze inte / rezultate care pot fi ndepliniteTimp- s permit ncadrarea ntr-o perioad rezonabil de timp
Planul de intervenie /de lucru presupune defalcarea sarcinii
globale n uniti de lucru mai micibeneficii practice: permite
definirea clar i detaliat a ceea ce se cere beneficii psihologice:
o sarcin ce poate prea dificil ca ntreg, pare mai simplu de
rezolvat cnd este divizat n pri mai mici.
4. 1. 2. Elementele planificrii
Firma/instituiei i departamentul vizat - descriere succint, Scopul
demersului i obiectivele ntregului proces; Argumentele sau
motivaiile pentru propunere schimbrii Cine i cum va fi afectat de
schimbare; consecine Activitile, sub-activitile i descrierea
detaliat a acestora; termene de realizare, resursele alocate i
responsabili pentru realizarea fiecrei activiti
Rezultatele concrete /produse ateptate (cuantificabile,
msurabile) Modaliti de evaluare impactului schimbrii, a gradului n
care obiectivele interveniei au fost atinse. Posibile probleme care
pot interveni pe parcursul procesului de intervenie, modaliti de
rezolvare Strategii alternative propuse gestionarea demersului de
schimbare. Concluzii
Activiti
Sub-activiti
Termen final:
Rsponsabil
Resurse necesare
I. Organizarea programului:
1. Contactarea i reconfirmarea resurselor umane necesare (colaboratori calificai /specializai pe domeniile vizate de proiect; specialiti)
2. Identificarea prioritilor i a necesarului informativ pentru fiecare modul formativ i de consultan (inf. teoretice, inf. practice, metodologie, copyright.)
3. Stabilirea unor proceduri de comunicare / informare eficient.
4. Stabilirea indicatorilor de evaluare intern a activitilor de informare, adaptare metodologic, formare i de consultan.
25 martie
Popescu V.
telefon, e-mail
Computer cu conexiune Internet
Leaptop,
fotocopiator,
hrtie xerox (500)
Sal de ntruniri (8 ore pe sptmn)
Programele de formare anterioare
Plata specialistilor (8 ore x 4 saptamani x 10 Euro/ora
CRISTALCentrul Regional pentru Inovare i STimularea
Antreprenoriatului la nivel Local
OBIECTIVE:
Identificarea nevoilor i resurselor locale n domeniul formrii
abilitilor de inovare i facilitare a iniiativele
antreprenorialeCrearea i validarea unei programe de instruire
profesional pentru formarea i dezvoltarea de abiliti n domeniul
inovaiei i a managementului inovriiOrganizarea unui program
formarea i dezvoltarea de abiliti de inovare n regim
clasic.Organizare i optimizare de stagii de formare interactive
asistate IT pentru formarea i dezvoltarea de abiliti n domeniul
inovaiei i a managementului inovrii.Oferirea de servicii de asisten
/consultan pentru ntreprinztori sau IMM Crearea unui Grup de Dialog
i Iniiativ Comunitar (GDIC), promotori i facilitatori ai unor
activiti comunitare aductoare de venitCrearea Centrului de
Promovare a Inovrii i de sprijinire a nfiinrii sau dezvoltrii a
unor SME inovative /de succes permanentizarea programuluiEvaluarea
activitilor i permanentizarea programului
Activitile i sub-activitile
REALIZAREA ANCHETEI; analiz regional privind nevoile i resursele
regionale privind practicile de marketing.- Lunile 2 3 Reunirea
echipei care va construi metodologia de anchet; contactarea
responsabililor la nivel naional; consultarea partenerilor
europeni;Punerea de acord asupra dimensiunilor avute n vedere
pentru identificarea nevoilor de informare, consultan, formare i
colaborare n domeniul marketing;Construirea metodologiei de anchet
(analiz calitativ, pe baza de interviuri structurate de grup i
chestionar ), Pretestarea metodologiei i instrumentelor de culegere
a informaiilor (la nivel local);Optimizarea instrumentelor i
strategiei; multiplicarea lor;Realizarea anchetei la nivel regional
(Nord-est)l; culegerea datelor relevante din cele judeele
regiunii.Analiza datelor anchetei, redactarea Raportului de anchet;
Sinteza datelor relevante pentru pregtirea strategiilor i a
materialelor /programelor de informare, consultan, formare i
colaborare pe linia promovrii unui marketing modern.
II. Constructing an experimental methodology for training creative thinking, developing community initiative and entrepreneurial abilities.
Objectives:
To design, to test, to improve and to establish a permanent regional training programme for training creative thinking, encouraging community initiative and developing entrepreneurial abilities.
Test / experiment our training programme.
Edit a trainers / mentors guide / textbook for enhancement of creative thinking, community initiative and entrepreneurial abilities, including the capacity to run firms and / or manage community resources.
year
2002
2003
2004
month
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
period
Subordinate activities
Partners role
Working methods
Evaluation criteria
1. Assessing the partners experience in training; designing training principles and strategy.
Who & What? Promoter: a) Centralises (collects, systematises and preserves) information. b) Draws up training principles and strategy.
All partners (mainly EC ones): provide the requested information.
Sharing information by way of IT.
Face-to-face dialog with some European partners.
Team-work within the partners teams.
Assessment methods.
Workshops.
Speed and efficiency of the communication / sharing experience and ideas modalities.
Quality of the informational exchange; quality of the informational and logistical supplement.
Amount and quality of the contribution which every partner has brought to the editing of the programme.
Quality of the training programme which is ready for trial.
Quality of the logistical preparation.
2. Sharing information and expertise with the EC partners.The Romanian team members conduct an exchange of experience in England and France.
Who & What? Promoter: a) The Romanian team visits two EC partners (The Creativity Centre -UK, and ACEREP - F), to share information and expertise; b) Centralises all the information.
EC partners - The Creativity Centre (UK) provides the project team with the opportunity of sharing experience, at the Creativity Centres; ACEREP (F): a) holds work-shops in order to exchange of experience with the Romanian team-members; b) they host the Romanian fellows.
3. Drawing up the content of the experimental formative programme; consulting partners and improving it.
Who & What? Promoter: a) Draws up the first version; b) sends it to the partners, for their advice; c) completes and improves the programme and returns it in a workable form.
All the EC and Romanian partners: offer feedback and /or suggests ways to improve the programme. Specifically: Mantra (NL) tailors existing Western literature for the project purpose.
4. Drawing up the content of the connected applied activities aiming at enhancing the initiative and entrepreneurial spirit.
Who & What? Promoter: a) Draws up the first version of the connected actions; sends the material to the partners, to take their advice; c) adds the suggested elements, improves the programme and returns it in a workable form.
All partners: offer feedback and /or suggests ways of improving the connected actions.
5. Preparing the methodology of the training stages for teenagers and for trainers (see Work-package IV; Work-package VII).
Who & What? Promoter: a) promotes the activity, multiplies the texts
All the partners: a) offer feedback and share ideas about the methodology; b) provides with training? materials (books, texts).
Specifically:
WEGRE co-operates with ZEUS Consulting to adapt the material to the specifically Greek conditions; translates it into Greek.
6. Re-evaluation of methodology after each training stage (2003, 2004).
Who? Promoter.
III. Running teenagers annual contests of local / regional initiatives.
Objective:
To design, organise and hold local and regional (possible European) contests for teenagers, aiming at the selection of thigh-achievers, and the enhancement of creative thinking, community initiative and entrepreneurial spirit.
year
2002
2003
2004
month
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
period
Subordinate activities
Working methods and techniques
Evaluation procedures and criteria
1. Designing local and regional activities (contests) for the enhancement of teenagers initiatives (at the local level in the I and II years, at the regional level in the II and III years, and, if possible, at the European level in the III year).
Who & What? Promoter: elaborates the design of the competitions.
Partners: School Authority of the Iasi county and The City Hall of Iasi provide the promoter with feedback and share ideas
Sharing information using IT and methods.
Face-to-face dialog.
Individual thinking re: editing.
Assessment and selection methods, for the competitors products.
Questionnaire to assess the stimulating effect of these competitions.
Publicity
Positive incentives for high-achieving teenagers.
Number of competitors.
Diversity of competitors (geographical area, residential area rural / urban), age, gender, occupational status).
Quality of their products.
Positive attitudes and feelings of the competitors (assessed by the questionnaire).
2. Contacting local / regional authorities in order to plan local activities (contests).
Who? Promoter.
Partners: School Authority of the Iasi county and The City Hall of Iasi provide the access of the Promoter to the authorities.
3. Establishing the strategy and the mode of organising, and assigning the days of the contests.
Who? Promoter.
4. Editing and multiplying promotional materials of the contests; b) information and contacts via Web, email, mail, telephone.
Who & What? Promoter: a) elaborates and multiplies the materials; b) identifies the organisations to be contacted; c) takes part in organising the correspondence, d) collects and centralises data.
The City Hall of Iasi and Al. I. Cuza University of Iasi takes part in organising the correspondence.
5. Publicity: promoting the contests by mass-media.
Who & What? Promoter.
Some Romanian partners: The City Hall of Iasi and The Al. I. Cuza University of Iasi.
6. Solemn holding of the contests; awarding of prizes; publicity.
Who & What? Promoter: a) organises and co-ordinates the joint efforts of the partners, b) gets actively involved in every step.
Some Romanian partners: a) School Authority of the Iasi county, b) The National Institute for Inventions, c)The City Hall of Iasi and d) The Al. I. Cuza University of Iasi.
Activitile i sub-activitile
VI. Crearea unui chestionar de evaluare iniial a opiunilor - identificarea criteriilor de evaluare a activitii proiectului - conceperea chestionarului de ctre coordonatori pentru surprinderea opiunilor i intereselor cadrelor didactice i a managerilor colari cu privire la ntreaga structur a noului buletin, sugestii i recomandri- aplicarea chestionarului prin mail- interpretarea chestionarelor prin analiza statistic a rspunsurilor de ctre specialitii coordonatori - stabilirea i comunicarea rezultatelor -15-30 iunie- membrii redaciei -voluntarii- 1 top hrtie A4- calculatorVII. Editarea noii reviste editarea n format electronic i scrisobinerea ISSN-uluimultiplicarea revistei-5-10 iulie-specialistdesign web, -echipa de redacie Iai- pagin web- tipografia universitii
6. Rezultatele concrete /produse ateptate
Recenzarea tuturor copiilor de vrst precolar,Participarea a cca 75%
din prini la ntlnirile cu cadrele didactice i cu directorul
coliiParticiparea a cca 80% din precolari la activiti,Integrarea i
adaptarea la cerinele colare- clasaI a100% din copiii de vrst colar
din comunitatea vizat,Reducerea abandonului timpuriu cu 50% pn n
2008 i cu 75% pn n 2009,mbuntirea comportamentului disciplinar a
cca 80% din elevii care vor merge la coal,Creterea promovabilitii
cu 4%,
Modaliti de evaluarendeplinirea sarcinilor din fia postului
conform rapoartelor sptmnale, Precolarii nscrii n program vor fi
testai iniial la nceperea programului. Se vor efectua evaluri
periodice la sfrit de sptmn. Evaluarea poate fi oral sau scris. Se
va face i o evaluare final.Meninerea la activiti a 100% precolari
nscrii.De asemenea se consider o reuit dac se observ o schimbare
comportamental n bine la precolarii nscrii.
Rezultate concrete:
45 de persoane cu competente in utilizarea computerului, atestate
oficial de formatori specializati in domeniu; 45 de persoane
pregatite sa foloseasca aplicatia Sivadoc pentru crearea,
gestionarea i arhivarea documentelor de orice natur, simple
documente text sau n format Microsoft Word, mesaje email, faxuri,
documente scanate, imagini, ce stau la baza derulrii
activitii.Implementarea unei aplicatii bazate pe tehnologii Web
pentru stocarea documentelor scanate si/ sau a documentelor
electronice, arhivarea, regasirea si gestionarea lor
automata;Automatizarea fluxului de lucru prin urmarirea fluxului
documentelor; Vizualizarea, tiparirea si modificarea documentelor
folosind o interfata utilizator personalizata, integrata n mediul
de lucru si cu aplicatiile existente.Eliminarea riscului de
pierderea documentelor (inclusiv a variantelor
anterioare);Cresterea eficientei de cautare si regasire a
documentelor;Reducerea spatiului si fondurilor necesare stocarii
documentelor;Standardizarea fluxurilor de lucru;Posibilitatea
urmaririi documentelor aflate n lucru n cadrul
institutiei;mbunatatirea comunicarii n cadrul echipelor;
Rezultate concrete
Formarea a 80 de profesori care au participat efectiv la
activitatile de informare i training pe tematica ,,Tehnici de
comunicare eficienta;Implicarea tuturor profesorilor Colegiului n
diferite activiti ale programului;Implicarea a 2 profesori i 40 de
elevi ( cte unul din fiecare clas) n activitatea viznd revista
scolii;Implicarea a 5 profesori i 20 elevi n activitatea trupei de
teatru;Crearea paginii WebCrearea unei brouri cu informaii
referitoare la tehnici de comunicare eficient / blocaje ale
comunicrii etc.Realizarea postului de radio intern;Implicarea a 3
profesori i 10 elevi n activitatea de concepere i realizare /
transmitere a programelor RADIO DINAMIC;mbuntirea propriei percepii
asupra Colegiului ca instituie i ca organizatie;mbuntirea percepiei
comunitii, a prinilor asupra coliiAchizitionarea a 250 de pupitre
individuale pentru elevi ( necesarul pentru 10 clase);Scaderea
ratei absenteismului i a violentelor nregistrate n coal;
Modaliti de evaluare:evaluarea calitaii, utilitii i impactului
proiectului n funcie de feed-back-ul primit din partea
beneficiarilor directi ( elevi i profesori ai Colegiului) i
indireci ( familii, ali elevi, profesori etc.);compararea
rezultatelor obtinute dupa aplicarea i interpretarea rezltatelor
chestionarelor ( iniial i final);redactarea raporturilor
responsabililor fiecarei activiti;monitorizarea i selectarea
opiniilor elevilor i a profesorilor prin intermediul Revistei i a
Radioului;evaluarea final; redactarea unui raport de evaluare
final;
Dincolo de modele (teoretice sau aplicative) ce se ntmpl n
realitatea interveniei?
Studiu de caz BENE S.A.
Studiu de caz BENE S.A.
n urma solicitrii conducerii s-au realizat dou ntlniri cu echipa managerial.
Membrii echipei manageriale ale BENE SA nu a solicitat un anume serviciu de consultanta ci a preferat sa expun diferite probleme, ameninri, oportuniti,
O sinteza a principalelor idei formulate cu aceast ocazie au fost oferite conducerii BENE S.A. i prezentate n cadrul unei reuniuni a echipei de conducere
SCOP:Delimitarea ariilor problematice i definirea unei strategii
de schimbare pe termen lung (solicitat de managerul BENE
S.A.)
Problemele i ateptrile clientului (SINTEZ)
Problema:1. Valorile definite i promovate implicit la nivelul
echipei de conducere /centrului, nu sunt promovate / nu se regsesc
la nivelul ntregului personal.
Ateptri /strategii:Definirea misiunii i a valorilor firmei; definirea i promovarea unei culturi organizaionale care s favorizeze coeziunea i performana colectiv.
Problema:2. Structura de organizare intern, procedurile de lucru sunt inadecvate stadiului actual de dezvoltare a firmei.
Ateptri /strategii:Re-organizare, definire, formalizare i monitorizare de noi proceduri de lucru /organizare a activitii (management prin obiective).
Problemele i ateptrile clientului (SINTEZ)
Problema:3. Comunicarea ntre angajaii din punctele de lucru i
centru este deficitar; nu exista un sistem formal de comunicare
ntre angajai i conducere; nu exist un sistem de feedback din partea
angajailor sau din partea centrului.
Ateptri /strategii:Crearea unui sistem de comunicare formal (proceduri de comunicare) care s asigure legtura ntre Centru i angajaii punctelor de lucru.
Problema:4. Nu se cunosc ateptrile, temerile, nemulumirile sau motivaiile angajailor din teritoriu; aspectele vieii informale sunt neglijate; coeziunea i identificarea cu firma sunt probabil sczute.
Ateptri/ strategii:Implementarea unui sistem de consultare
periodic a angajailor; identificarea variabilelor climatului
organizaional care sunt favorabile succesului.
Problemele i ateptrile clientului (SINTEZ)
Problema:5. Un numr mare de angajai necunoscui, crora nu li se
poate schia un profil individual; nu este clar relaia dintre
personalitatea individual i performana n activitate.
Ateptri /strategii:Testarea i validarea unor proceduri de evaluare psihologic care s evidenieze legtura dintre variabile psihologice individuale i performan /loialitate /implicare; crearea unui kit propriu de evaluare a abilitilor i predispoziiilor pentru performan.
Problema:6. Echipa managerial este nevoit s rezolve zilnic probleme diferite, urgente, cu impact pe termen scurt i nu are rgazul necesar analizelor i deciziilor viznd aspectele strategice cu impact pe termen lung.
Ateptri /strategii:Crearea unor echipe de resurse sau a uni sistem IRP (Identificare i Rezolvare de Probleme), care s preia sarcina identificrii i rezolvrii problemelor curente care afecteaz randamentul organizaional.
Etape ale procesului de consultan
0. Definirea contractului de consultan
1. Analiza climatului organizaional; identificarea premiselor favorabile schimbrii.
2. Definirea i promovarea unui sistem de management al culturii organizaionale.
3. Redefinirea procedurilor la nivelul punctelor de lucru; implementarea unui sistem de management prin obiective.
4. Crearea unui sistem de feedback i consultare a angajailor (suport IT).
5. Crearea echipelor de resurse sau a unui sistem IRP (Identificare i Rezolvare de Probleme).
6. Crearea i implementarea procedurilor de evaluare psihologic a
angajailor (predictori psihologici ai performanei).
1. Analiza climatului organizaional
Motivaie: Demersul de analiz a climatului organizaional este
justificat datorit faptului c: a) angajaii doresc s fie
consultai;b) evalum ateptrile, temerile rezistenele angajailor;c)
putem identifica att probleme particulare, altele dect cele vzute
de la nivelul echipei manageriale, ct i posibile soluii; d) facem
un prim pas spre implicarea real a angajailor;e) obinem datele
necesare implementrii urmtoarelor etape ale procesului de
intervenie (identificare valori ale culturii organizaionale, nevoie
de comunicare etc.)
Durat: 1 2 luni (pregtirea kitului i ntrebrilor de evaluare; pretestare; informare /promovarea aciunii; culegerea datelor din teritoriu; analiza datelor, raportare etc.)
Metodologie: Sistemul ECO + chestionar ntrebri deschise
Rezultate ateptate: evaluare a 15 dimensiuni ale climatului
organizaional + probleme + soluii + valori ale culturii
organizaionale + nevoi de comunicare intern + alte dimensiuni
relevante pentru firm).
2. Sistem de management al culturii organizaionale.
Motivaie: Crearea i promovarea unei culturi organizaionale
faciliteaz identificarea cu firma i valorile ei, creeaz legturile
necesare ntre obiectivele individuale i cele colective, contribuie
la creterea coerenei interne a aciunilor viznd creterea performanei
individuale i colective.
Etape: Definirea misiunii i valorilor la nivel de management (focus-group la nivel central i regional) + consultarea angajailor (parte a demersului de analiz a climatului); + evaluarea strii iniiale (2 3 luni);Formalizarea mesajului i definirea strategiei de implementare (1 2 luni);Crearea suportului web i a materialelor de diseminare (1 2 luni);Campanie de promovare a valorilor culturii organizaionale evenimente, materiale de promovare, aciuni concertate pe termen lung (minim 12 luni);Evaluarea gradului de aderen a angajailor la noile valori (1 -2 luni).Redefinirea strategiei de promovare a valorilor culturii organizaionale
Rezultate ateptate: clarificarea misiunii firmei i a valorilor
culturii organizaionale; crearea cadrului de acceptare, asimilare i
interiorizare a acestor valori de ctre toi angajaii; utilizarea
culturii organizaionale ca factor de stimulare i implicare a
angajailor.
3. Sistem de Management prin Obiective
Motivaie: Angajaii ating un nivel optim de performan atunci cnd ei
li se ofer obiective dificile dar realizabile. Este unul din
rezultatele cele mai bine susinute empiric din psihologia
industrial /organizaional.
Etape:Definirea obiectivelor firmei pe termen mediu i lung (echipa managerial);Transferul obiectivelor la nivel de departamente /diviziiDefinirea obiectivelor la nivel de puncte de lucru, ageni de vnzri (ex: media dintre valorile lunii corespunztoare a anului trecut i tredul ultimelor trei luni);Definirea i formalizarea criteriilor de evaluare i a stimulentelor (ex.: realizare target 1500 Euro, depire cu 110 % + 60 euro, depire cu 120 % + 100 euro etc.);Crearea suportului logistic (fie de autoevaluare /raportare, fie contact clieni, sistem web de centralizare sptmnal /lunar, sistem de feedback etc.);Informarea i instruirea angajailor; consultare i feedback; ajustriImplementarea noului sistem de management prin obiective.Evaluarea noului sistem MO si optimizarea lui.
Rezultate ateptate: creterea volumului vnzrilor; gestionare mai
bun a stocurilor; ncasri fluente; creterea numrului de clieni;
stimularea i cointeresarea angajailor.
4. Sistem de feedback i consultare a angajailor (suport
IT).
Motivaie:Gestionarea mai multor puncte de lucru la nivel naional,
cu un numrul mare de angajai, n absena unor contacte directe
periodice, cere crearea unui sistem comunicare intern (formal i
informal). Valorile culturii organizaionale pot fi transmise mult
mai eficient printr-un sistem de comunicare intern.
Etape:Crearea site-lui web al firmei cu trei zone: comunicare general (extern - clieni), comunicare intern formal (raportare; consultare); comunicare intern informal (club).Asigurarea accesului angajailor pe baza unei parole confideniale n zonele comunicare intern formal (raportare) i comunicare intern informal (club).Implementarea versiunii computerizate a Sistemului ECO (consultare); Implementarea unui sistem de raportare sptmnal /lunar a modului de realizarea a obiectivelor individuale (Management prin obiective).Crearea Club Xxxxx (comunicare intern, informal; suport al culturii organizaionale) pentru intercunoatere, schimb de idei, semnalare de probleme i propuneri de soluionare a lor, lansare de competiii ntre punctele de lucru, promovarea informal a valorilor culturii firmei etc.
Rezultate ateptate: formalizarea i centralizarea sistemului de
comunicare intern; promovarea valorilor culturii organizaionale;
optimizarea sistemului de raportare (managementul prin obiective);
obinerea unui feedback real, nedistorsionat de la angajaii din
teritoriu; identificarea de probleme i soluii, implicarea
angajailor; creterea sentimentului de apartenen a angajailor
etc.
Acestea sunt principalele domenii de intervenie, imaginea generala asupra unui posibil proces de consultan pe termen lung.
Fiecare dintre temele descrise anterior va solicita redactarea unui proiect de intervenie i demararea unui contract specific de intervenie.
Dup etapa de analiz a climatului organizaional /identificarea
premiselor schimbrii, putem decide, de comun acord, care este
urmatoarea tem, urmatoarele obiective ale interveniei
Comentarii?ntrebri?
Acceptarea contractuluiRealizarea etapei de diagnostic Analiza climatului organizaional (vezi chestionare!)Raport ECO (vezi raport si anexe!)
Etape urmtoare?
Negociere Implementarea unui sistem de management prin
obiective
Planificarea interveniei
Scopurile interveniei
Oferirea de consultan n domeniul managementului operaional i al resurselor umane, n vederea optimizrii activitii organizaionale,
consultan viznd:
Analiza istoricului, identitii i aspiraiilor BENE S.A., n scopul definirii VIZIUNII , MISIUNII i OBIECTIVELOR STRATEGICE;
Analiza Viziunii, Misiunii i Obiectivelor strategice ale BENE S.A., n scopul implementrii unui nou SISTEM P.O.E.M. (Planificare, Organizare, Evaluare si recompensare a Muncii);
Consiliere n regim coaching pentru echipa managerial, n vederea
mbuntirii managementului organizaional i optimizrii activitii
organizaionale.
Planificarea interveniei
Obiective specifice (scop 1)
Definire a Viziunii BENE S.A.
Detaliere /operaionalizare a Misiunii BENE S.A.
Definire a Obiectivelor Strategice Generale ale BENE S.A.
Detaliere a Obiectivelor Strategice pe departamentele componente ale BENE S.A.
Monitorizare a transferului obiectivelor strategice ale departamentelor si setarea obiective individuale ale angajailor BENE S.A.
Stabilirea a standardelor de performan i a criteriilor de evaluare la nivel de departament i la nivel de angajat al BENE S.A.
Vezi anex la contract (WORD)
Etapa I. Definirea Viziunii, Misiunii i Obiectivelor strategice
Activiti
Sarcini /Metodologie
termene
1. Analiza antecedentelor i definirea viziunii BENE S.A.
2006
1 octombrie
- 7 octombrie
6 octombrie
- 15 octombrie
analiza documentelor de tip publicitar, relaii publice, informri interne;
- studiul documentelor; elemente cheie; analize experi
identificarea elementelor comune, a principalelor elemente ale viziunii implicite;
- consultri cu acionarii i membrii BORD
redactarea primului draft al Viziunii;
- sintez, verificare concordan
consultarea bordului Bene S.A.; modificri, integrarea sugestiilor
- edin, 2 ore, vineri 6 octombrie (prezentare i analiz)
definirea formei finale a Viziunii BENE S.A.;
- redactare i integrarea sugestiilor; format, font etc.
schiarea strategiei de promovare a noii viziuni-
- redactare draft al modului de promovare a noii viziuni
Etapa I. Definirea Viziunii, Misiunii i Obiectivelor strategice
Activiti
Sarcini /Metodologie
termene
2. Detalierea /operaionalizarea Misiunii BENE S.A.
15 octombrie
18 19 octombrie
25/26 octombrie
- 31 octombrie
identificarea principalelor direcii de aciune din perspectiva viziunii declarate;
(analiza mediului intern: structur organizaional, management, stiluri de conducere, echipa - stadii, roluri, competente; identificare nevoi trening.
- redactare ghid de interviu
- planificare interviuri cu membrii ai conducerii
- realizare interviuri (18 19 octombrie, 1,5 ore /interviu)
- sinteza datelor; - descrierea principalelor direcii de aciune
operaionalizarea atitudinilor i comportamentelor ateptate
- analize experi (AD CONS); comportamente ateptate
redactarea primului draft al misiunii
- redactare
consultarea bordului BENE S.A.; modificri, integrarea sugestiilor
- edin, 2 ore, 25/26 octombrie (prezentare i analiz propuneri)
definirea formei finale a Misiunii BENE S.A.;
- analize experi (AD CONS); integrarea sugestiilor;
definirea strategiei de promovare a noii viziuni (Misiune)
- redactare pachet Viziune + Misiune BENE S.A.
Etapa I. Definirea Viziunii, Misiunii i Obiectivelor strategice
Activiti
Sarcini /Metodologie
termene
1. Definirea obiectivelor strategice generale ale BENE S.A.
1 noiembrie
1/2 noiembrie
8, 9 i 15, 16 noiembrie
- 10 decembrie
pregtirea strategiei i materialelor necesare identificrii obiectivelor strategice;
- redactare fie; optimizare proceduri existente, personalizare
convocarea BORD-ului; informare /formare cu privire la metoda de identificare i descriere obiectivelor strategice;
- edin, 2 ore, 1/2 noiembrie instruire in managementul timpului i cadran calitate - strategii/ misiuni / previziuni manager
activitate de grup (BORD si consultani) pentru definirea obiectivelor strategice;
- min 8 ntlniri de lucru, 1 ora /, in 8, 9, 15, 16 noiembrie
+ consultri email, telefon
sinteza discuiilor; feedback, completri, nunanri (e-mail);
- colectarea i sinteza strategiilor definite de efii de departamente
+ consultri email, telefon
Raport Interimar. Viziune Misiune Obiective strategice generale.
- analiz experi (AD CONS); redactare Raport Interimar 1.
Etapa II. Definirea strategiilor i standardelor de perfroman individuale
Activiti
Sarcini /Metodologie
termene
1. Definirea obiectivelor strategice pe departamente
5 decembrie
6 decembrie
6, 7, 8, decembrie
13 decembrie
pregtirea strategiei i materialelor necesare activitii cu efii de departamente;
- redactare instruciuni i fie de lucru; programare ntlniri
activitate de grup (BORD si consultani) definirea corect a obiectivelor strategice
- training cu efii de departamente (2 ore, 6 decembrie)
definirea obiectivelor strategice pentru fiecare departament n parte
- consultri i activitate face-to-face cu fiecare ef de departament 6, 7, 8, decembrie);
sinteza obiectivelor strategice reunite pe departamente
- analiz experi (AD CONS);
verificarea concordanei dintre obiectivele strategice definite pe fiecare departament i obiectivele strategice generale ale firmei;
- analiz experi (AD CONS);
- consultri face-to-face, email;
- negociere, redefinire
activitate de grup (BORD si consultani) (re)evaluare, negociere, armonizarea obiective
- prezentare i analiz obiective (2 ore, 13/14 decembrie)
redactarea materialelor finale i vizualizare/ analiza/ confirmare CEO
- analiz experi (AD CONS);
- consultri CEO
Etapa II. Definirea strategiilor i standardelor de perfroman individuale
Activiti
Sarcini /Metodologie
termene
2. Monitorizare transfer obiective strategice pe departamente - setare obiective individuale
14 decembrie
14 19 decembrie
27 decembrie
pregtirea strategiei i materialelor necesare efilor de departamente;
- redactare instruciuni i fie de lucru; sintez obiective
activitate de grup (BORD si consultani) - definirea obiectivelor subordonailor pornind de la obiectivele strategice departamentale
- training cu efii de departamente (2 ore, 14 decembrie)
monitorizarea activitii efilor de departamente n activitatea de setare a obiectivelor individuale ale subordonailor;
- consultri i activitate face-to-face + consultri email, telefon
(14 19 decembrie)
redactarea materialelor finale descriind obiectivele departamentale i obiectivele individuale subsumate.
- analiz i redactare experi (AD CONS);
Etapa II. Definirea strategiilor i standardelor de perfroman individuale
Activiti
Sarcini /Metodologie
termene
3. Definirea standardelor de performanta i criteriilor de evaluare
pregtirea strategiei i materialelor necesare efilor de departamente;
- redactare instruciuni i fie de lucru; personalizare
4 ianuarie
10 /11 ianuarie
17 25 ianuarie
activitate de grup (BORD si consultani) - definirea standardelor de performan i criteriilor de evaluare;
- training cu efii de departamente (2 ore, 10 /11 ianuarie); exemplificri; feed-back
monitorizarea activitii efilor de departamente n definirea standardelor de performan i a criteriilor de evaluare a subordonailor;
- consultri i activitate face-to-face + consultri email, telefon
(17 25 ianuarie )
redactarea materialelor finale descriind standardele de performan i criteriile de evaluare la nivel de departament i subordonat
- analiz i redactare experi (AD CONS);
- consultri CEO
Raport Viziune, Obiective, strategii i standarde de perfroman
- analiz experi (AD CONS); redactare Raport Final.
10 februarie
Planificare etapa III (vezi fiier word).
II. 1. Definirea obiectivelor strategice pe departamente
A. Propuneri calendar proiect PHARE
B. Obiective Departament MODEL 3
C. Sugestii pentru completarea tabelelor
D. Planificare intalnirilor OS
E. Fisa de lucru clarificare OS
Etapa de planificare esenial n
clarificarea obiectivelor, activitilor, etapelor intermediare,
identificarea resurselor necesare (timp, oameni, echipamente i tehnologie, costuri ),
definirea rezultatelor finale ateptate,
stabilirea metodelor de evaluare a gradului de atingere a obiectivelor,.,
estimarea riscurilor, posibilelor probleme
schiarea unor strategii alternative
informarea participanilor, pregtirea cadrului psihologic necesar
implementrii .
LOGO