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Rosa Rodríguez
Curso de Excel Empresarial y Financiero
NIVEL AVANZADO
SESION 2: INDICE
¨ ANALISIS DE SENSIBILIDAD (3h) ¤ Validación de datos
n Restricciones a la entrada de datos n Lista Dependiente n Administrador de nombres
¤ Análisis de Sensibilidad n Tabla de Datos n Administrador de Escenarios n Generación de Informes
¨ Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a números de 5 cifras ( código postal) un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista, asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos o establecer valores máximos a una celda
¨ Si no se cumplen las restricciones nos enviará un mensaje de error.
La validación de datos permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda e impedir que los usuarios escriban datos no válidos.
¨ La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos. Se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.
Puede usar la validación de datos entre otras aplicaciones para: ¨ Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites.
Por ejemplo, limitar la entrada a números enteros entre 1 y 100. ¨ Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de
límites. Por ejemplo, limitar la Altura entre 0,5 m y 2,5 m. ¨ Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable.
Por ejemplo, seleccionar el color de ojos : Azul, Negro, Marrón y Otros.
¨ Restringir la entrada de datos a una fecha dentro o fuera de un período de tiempo, Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
Puede usar la validación de datos entre otras aplicaciones para: ¨ Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica.
Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos.
¨ Calcular qué se permite según el contenido de otra celda
¨ Usar una fórmula para calcular qué se permite, Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable
¨ Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación seleccione los elementos de la lista. También podría escribirlos separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).
Probablemente la creación de listas desplegables es uno de de los usos más comunes de la Validación de datos.
Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable
¨ Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
¨ Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Permite entradas vacías.
Probablemente la creación de listas desplegables es uno de de los usos más comunes de la Validación de datos.
¨ Utilizar la Validación de datos no es compleja. Pero la autentica potencia de esta función se hace patente cuando emplea fórmulas en la validación de datos.
¨ Puede especificar la formula en el cuadro de dialogo seleccionando la opción Personalizada de la lista desplegable Permitir
NOTA: La fórmula que especifique debe ser una formula lógica que devuelva Verdadero o Falso. Si la Formula es Verdadero los datos se consideran validos. Si la formula es FALSO sale el mensaje de error.
¨ Unimos varias condiciones con la Función Y. Por ejemplo comprobemos que el NIF es válido, es decir tiene 9 caracteres o menos y el ultimo carácter es una letra. Use la siguiente fórmula de validación =+Y(LARGO(H10)=9;(EXTRAE(H10:H10;1;8)/1)>1)
En esta segunda parte coge los 8 caracteres primeros y comprueba
¨ Veamos una sencilla hoja de calculo de presupuesto, con las cantidades de los elementos del presupuesto B1:B4. El presupuesto total está en la celda E3 y el usuario está intentando introducir un valor en la celda B4 .
¨ La siguiente fórmula de validación asegura que la suma de los elementos del presupuesto no excedan el total disponible.
¨ Hemos visto que la validación de datos se puede utilizar para crear una lista desplegable en una celda.
¨ Ahora vamos a utilizar la lista desplegable para controlar las entradas que aparecen en una segunda lista dependiente.
¨ Así, dada una lista de ciudades, y una lista de sedes pertenecientes a estas ciudades. Una vez que seleccione una ciudad aparecerá la lista de las sedes de esa ciudad
¨ usuario: valide que es menor de 8 caracteres ¨ email: valide que el correo contiene un @ y un . ¨ Nif: valide que contiene 9 caracteres y una letra ¨ fecha nacimiento: valide que es una fecha valida ¨ Idioma cree una lista de idiomas ¨ nombre y apellidos: valide que es texto
26/02/14
Análisis “Y si”, Análisis de Sensibilidad
¨ El análisis “Y si” análisis de Sensibilidad nos soluciona preguntas como: ¤ ¿qué ocurre si el tipo de interés del préstamo disminuye del 5% al 3%?
¤ ¿Y si elevamos el precio de nuestro producto un 5%.
¨ Excel proporciona prácticas herramientas para ayudarnos en el análisis de escenarios.
¨ Para efectuar el análisis Y si utilizando Excel tenemos tres opciones:
Precio de Compra 35000 Plazo en Años 5 Tipo de Interes 4%
CELDAS DE RESULTADO
PAGO MENSUAL 644.58 € PAGO INTERES 116.67 € PAGO DE PRINCIPAL 527.91 €
PRESTAMO FINANCIACION COCHE
CELDAS DE ENTRADA
Precio de Compra 35000 Plazo en Años 5 Tipo de Interes 7%
CELDAS DE RESULTADO
PAGO MENSUAL 693.04 € PAGO INTERES 204.17 € PAGO DE PRINCIPAL 488.88 €
El análisis manual no necesita muchas explicaciones. Se basa en la idea de que tiene una o más celdas de entrada que afectan a una o mas celdas de formulas.
¨ Para crear la tabla seleccione el rango donde va a rellenar los datos y luego selecciones Datos/Herramientas de datos/tabla de datos.
Debido a que los valores que varían están en la columna, situamos la variable en la celda de entrada columna. Como es la única que varía dejamos celda de entrada fila vacia.
25/02/14
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Crear una tabla de datos de una entrada
¨ Utilizando esta tabla puede ver rápidamente los valores calculados del préstamo para diferentes tipos de interés.
Una vez construida puede modificar los valores del tipo de interés 25/02/14
Tabla de datos de doble entrada
Como su nombre indica la Tabla de datos de dos entradas nos permite variar dos celdas a la vez.
Nos dará los resultados de una función cambiando 2 de sus argumentos.
La principal diferencia es que solamente nos mostrará los resultados de una formula a un tiempo. La celda superior de la izquierda de la tabla contiene la referencia a la formula de resultado sencillo
Cómo varía el pago mensual en función del tipo de interés y del plazo?
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Tabla de datos de doble entrada
El ejemplo de esta hoja nos muestra el pago mensual de prestamo para distintas combinaciones de tipo de interes y de plazo.
La principal diferencia es que solamente nos mostrara los resultados de una formula a un tiempo. La celda superior de la izquierda de la tabla contiene la referencia a la formula de resultado sencillo
25/02/14
Repetir el proceso para
26/02/14
Cuota de Interés Cuota de Amortización
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Administrador de escenarios
¨ Las tablas de datos son útiles, pero tienen limitaciones: ¤ Pueden variar sólo una o dos celdas de entrada a un tiempo ¤ El proceso de configuración de una tabla no es intuitivo
¤ Una tabla de doble entrada muestra únicamente los resultados de una celda de fórmula.
¨ El administrador de escenarios facilita automatizar los modelos ¿qué pasaría si?. Puede almacenar distintos conjuntos de valores de entrada (celdas cambiantes) para cualquier numero de variables y darle un nombre a cada conjunto.
¨ Por ejemplo, sus previsiones de ventas pueden depender de muchos factores. Podremos definir 3 escenarios: optimista, normal, pesimista. Veamos……
¨ Suponga el siguiente ejemplo sencillo de modelo de producción:
¨ La hoja contiene 2 celdas de entrada : coste hora y coste materiales
¨ La empresa produce tres productos y cada uno requiere un numero de horas diferentes y una cantidad de material diferente.
25/02/14
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Definir escenarios
Las variables que tiene que calcular son: - Coste producción - Beneficio por unidad - Beneficio total por producto - Beneficio total
25/02/14
Definir escenarios
¨ La junta directiva está intentando predecir el beneficio total pero no sabe cuales serán los costes de producción , ha identificado tres escenarios ¤ El mejor de los casos: costes más bajos ¤ El peor de los casos: costes más altos ¤ El más probable
Ejercicio/ Análisis de Sensibilidad ¨ Suponga el siguiente proyecto (en miles de €) de 4 años de vida, desembolso
inicial 60, costes fijos anuales 30, Ingresos previstos para el primer año 400, costes variables para el primer año 300. Se estima un incremento anual ventas del 5% y de los costes variables del 3%. La tasa de descuento 10.56%
¿cómo es de sensible el VAN a cambios en las hipótesis?