-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 1
En el comercio actual, es necesario manejar distintos
conocimientos que posibiliten un desempeo competitivo y efectivo.
En este curso, nos adentraremos en los conceptos bsicos de la
contabilidad, que servirn de herramienta indispensable y
diferenciadora en la bsqueda de trabajo o en el desempeo en las
labores administrativas y contables
de los comercios minoristas.
Objetivos del curso: Que los participantes:
Logren conocer y comprender las distintas operaciones contables
que realiza un pequeo comercio.
Apliquen las normas contables en la confeccin de libros y
documentos comerciales.
Obtengan conocimiento de las herramientas de la administracin
actual y de su aplicacin prctica correcta.
Adquieran las habilidades necesarias para desempearse
eficientemente en las distintas gestiones administrativas
contables.
La contabilidad de pequeos negocios minoristas
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 2
Unidad 1: Conocimientos terico-operativos bsicos de la
contabilidad
1.1 Introduccin a la registracin como instrumento de control de
las operaciones.
1.1.1 Una avenida de dos manos
1.2 De la Partida Simple a la Partida Doble: un almacenero en
problemas
1.3 Las Operaciones Bsicas que mueven el Circuito Econmico
Financiero y su Control.
1.3.1 El circuito econmico-financiero y el balance
1.4 El Balance, los recursos y las Cuentas.
1.4.1 Operaciones permutativas y modificativas.
1.4.2 Diferencia entre Capital y Patrimonio.
1.4.3 Diferencia entre Patrimonio de la sociedad con el
patrimonio de los socios.
1.4.4 Qu pasa con las sociedades no constituidas
regularmente?
1.5 Sujeto Bsico de la Actividad Econmica: El Comerciante.
1.6 La Contabilidad y la Tenedura de Libros.
Establecer un marco de referencia de introduccin al estudio de
la metodologa de registracin contable desarrollando fundamentos que
permitirn que el participante no aborde el aprendizaje de memoria
de los aspectos ms mecnicos del mtodo.
La idea bsica es comprender conceptos que establecern un marco
introductorio para facilitar el estudio de la problemtica de la
registracin contable.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 3
Unidad 1: Conocimientos terico-operativos bsicos de la
contabilidad
1.1 Introduccin a la registracin como instrumento de control de
las operaciones Partimos de la base que el participante no tiene
conocimientos previos de la materia (para ellos esta dirigido este
curso). La enseanza de la contabilidad ha sido complicada (ms all
de la discusin sobre si es un arte, una ciencia o una tcnica)
debido a que las dificultades de comprensin muchas veces han
conducido, primero, al desaliento y luego a la desercin de los
alumnos al no poder superar el primer escollo que significa
(bsicamente) encarar otra manera de pensar que difiere a la que
habitualmente estamos acostumbrados.
La principal dificultad para abordar su aprendizaje no radica en
su contenido sino en la forma de procesar la informacin.
Intuitivamente, cuando pensamos en contabilidad, la relacionamos
con nmeros. De esta manera, la Contabilidad inmediatamente se
relaciona con las Matemticas, materia a la que (siguiendo los
planes de estudio tradicionales), nos han conducido a tomar
contacto desde nuestra ms tierna infancia cuando aprendimos a sumar
y restar. Todo lo dems (de lo ms simple a lo ms complejo) vino
despus, dependiendo de cunto nos haya permitido avanzar nuestra
voluntad y circunstancias. Pero claro, dando por sentado que las
operaciones bsicas (suma, resta, multiplicacin y divisin) son
conocidas por todos los que comienzan el aprendizaje de la
contabilidad.
El punto a resaltar es el de dejar en claro que no importa cun
simple o complejo puede haber sido nuestro aprendizaje previo de
las matemticas en cuanto a su contenido. El aspecto que nos importa
destacar (para nuestra materia) es que el pensamiento, la forma de
procesar las operaciones matemticas bsicas (nuestro punto de
partida), tienen una nica direccin. Es, claramente, una avenida de
una sola mano.
Para clarificar este punto, lo ponemos de relieve con la clsica
broma en la cual le preguntan a un ingeniero Cunto es dos ms
dos..?. Lgicamente, responde: Exactamente, cuatro. Le hacen la
misma pregunta a un contador y este responde Cunto quiere que le
de?. En esta broma se encuentra implcita una idea dominante (para
los nefitos en la materia) por la cual se considera que la
contabilidad es una especie de arte que busca manipular los nmeros
y en donde los nmeros pierden el atributo de exactitud que los
caracteriza cuando, por el contrario (como veremos a continuacin),
al no contar con un sistema de registracin adecuado y una
disciplina que establezca qu se puede y qu no se puede hacer,
resulta ms fcil maniobrar los nmeros para acomodarlos a
conveniencia.
Otro ejemplo de Contabilidad Creativa (es decir, sin estar
sujeta a ninguna regla) ha sido -en el pasado- la liquidacin de
expensas en los Consorcios (regida por la Ley de Propiedad
Horizontal) que, ante la ausencia de criterios uniformes de
presentacin y registracin de la informacin en la rendicin de gastos
comunes (objeto de control en la liquidacin de expensas) daba lugar
a que cada Administrador la efectuara a su manera, cosa que en
primer lugar para los usuarios de estos informes (los propios
consorcistas de cada unidad funcional o departamento) se trataba de
una especie de mensaje encriptado en donde el propietario o
inquilino terminaba llamando a un contador para que se lo traduzca.
Por supuesto, esta situacin daba a lugar a maniobras de todo tipo,
cuya nica limitacin quedaba representada por la creatividad del
emisor del informe.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 4
1.1.1 Una avenida de dos manos
Si bien las matemticas suministran un sustrato comn a muchas
disciplinas, cuyo principal aporte es la exactitud y poder contar
con una direccin unvoca (cuando se suma se est dirigiendo hacia una
direccin y cuando se resta, en sentido contrario, a efectos de
arribar a un resultado cierto), la contabilidad tiene sus propios
objetivos en los que esa forma de operar resulta insuficiente.
De qu objetivos estamos hablando..? Primero y principal (el que
nos interesa desarrollar en este curso) es el de control. Esta es
una necesidad fundamental para otra disciplina (la Administracin),
en la cual La Contabilidad acta desde una funcin auxiliar, de la
misma manera que las matemticas cumplen una funcin auxiliar para la
contabilidad. Este principio, relacionado con la necesidad de
control que resulta fundamental para la administracin, en la
prctica de que forma o cmo se lleva a cabo? En qu contribuye la
contabilidad a esta finalidad? Qu es lo que controla?
En principio, nos estamos refiriendo al control administrativo
de tipo operativo. En este contexto, operativamente, lo que
administrativamente se controla son las operaciones bsicas que
configuran la operatoria comercial de una empresa o negocio. En
este sentido, no importa cuan simple o compleja pueda ser la
actividad comercial, siempre encontraremos que la diversidad y tipo
de transacciones quedan resumidas en cuatro operaciones bsicas:
COMPRAS, VENTAS, PAGOS Y COBRANZAS.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 5
Aqu es donde entra la Contabilidad, en auxilio de la
Administracin, como el sistema de registro de operaciones bsicas
que definimos en el prrafo anterior. Este sistema de registro se
instrumenta sobre la base de la PARTIDA DOBLE y aqu es donde
comienzan las dificultades para quienes estn acostumbrados a
manejarse en el terreno de lo que podramos llamar LA PARTIDA SIMPLE
(basada en sumas y restas) que si lo llevamos a un libro de
registro equivale a limitarnos a controlar las entradas y salidas,
desde la simple frmula en las que las entradas suman, las salidas
restan y el saldo (o sea, el resultado de la operacin algebraica)
equivaldra a lo que realmente dispongo y me interesa controlar.
Esto es, en definitiva, la cuenta del almacenero que controla la
Caja y la Libreta de Fiado. Este procedimiento de control es el que
intuitivamente utilizamos matemticamente para controlar nuestros
recursos.
Si bien el grado de simplicidad y rapidez en los clculos la
convierten en la mejor opcin para controlar operaciones sencillas y
de escaso volumen, el mtodo se muestra claramente ineficaz para
controlar operaciones de mayor complejidad y volmenes
crecientes.
En primer lugar, tengamos en cuenta que el giro comercial es un
proceso dinmico que queda representado por una circulacin constante
de los recursos movilizados por el circuito representado por las
operaciones bsicas, y en la cual todas estas operaciones, en su
movimiento peridico, estn interrelacionadas entre s.
El sistema de la partida simple puede funcionar para controlar
las operaciones en forma aislada (suponiendo que no tienen contacto
entre s) y esttica (como si las operaciones fueran compartimientos
estancos). Pero si por efecto del movimiento inherente a la dinmica
comercial, los recursos que se registran con cada operacin
comienzan a movilizarse, resulta prcticamente imposible seguirles
la pista.
El mtodo de entradas y salidas no sirve para controlar este
movimiento... en la medida en que la entrada registrada por una
operacin (por ejemplo, una cobranza), no se encuentre encadenada
con la salida en otra (por ejemplo, una venta)..
De esta manera, LA PARTIDA DOBLE surge como una necesidad de
tipo administrativa para evitar la fuga de recursos derivada del
movimiento en el giro comercial, en donde no existe para cada
movimiento una contrapartida que enlace la entrada en una cuenta
con la salida de otra.
Notemos que, hasta ahora, hemos evitado tocar el tema de las
cuentas. Esto es, los rubros contables en donde quedan registradas
las operaciones (tema que tocaremos ms adelante), dado que el
objetivo en esta etapa introductoria es que quede bien claro de
dnde y por qu surge la necesidad de utilizar la partida doble como
metodologa de registro y dejar en evidencia la inutilidad y las
falencias derivadas de la falta de control cruzado, cuando
consideramos a las operaciones bsicas como compartimientos
estancos. Entonces, queda claro que sin el auxilio de la partida
doble, lograr un control efectivo de las operaciones sera igual que
pretender aplaudir con una sola mano...
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 6
Esta introduccin es necesaria a los efectos de superar el
problema que representa estudiar una metodologa (de registro, en
este caso) de memoria, enfocndose nicamente en la parte mecnica del
mtodo, sin tener la comprensin de para qu sirve y cul es la
necesidad (de control, en este caso) que se est cubriendo. Esta es
la forma (haciendo hincapi en la mecnica de la partida doble) con
la cual se estudia en los cursos tradicionales de contabilidad y
este enfoque es el que pretendemos trascender, con la intencin de
facilitar el aprendizaje de una metodologa que no se conoce y, en
segundo lugar, esperamos que sea un medio para cambiar los
eventuales prejuicios y resistencias que despierta esta materia
para los que no la dominan.
A modo de fijacin de conceptos, intente explicar con sus
palabras a qu otra funcin resulta de apoyo la contabilidad, desde
su funcin de registracin de operaciones comerciales. Y, desde el
punto de vista administrativo, qu tipo de operaciones controla.
1.2 De la Partida Simple a la Partida Doble: un almacenero en
problemas Regresemos al ejemplo del almacenero con la intencin de
hacer una transicin que nos lleve de manejar la partida simple (del
simple registro de sumas y restas) a la necesidad de utilizar la
partida doble. El clsico registro del movimiento de entradas y
salidas de la caja resulta suficiente para controlar el movimiento
y saldo de caja por un lado y el de fiado (clientes o deudores por
ventas) por el otro. Resulta obvio que para intentar algn tipo de
control (aunque ms no sea precario y en el aire), las ventas de
fiado que se suman en el registro de fiado cuando la misma se
efecta, se deberan restar cuando el cliente paga. Adems, debera
sumarse en el registro de caja cuando este hecho ocurre, o sea,
simultneamente (la resta del fiado con la suma por el ingreso de
dinero en la caja) de manera tal que ambas fechas (la resta en el
registro de fiado con la suma en el registro de caja) resulten
coincidentes.
El primer problema que se presenta es que en la partida simple
los movimientos en un registro (que ms adelante llamaremos
"cuentas") no se encuentran cruzados con los otros de la manera
descripta (en este caso, los de Caja con los de fiado).
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 7
Segundo problema: en este sencillo ejemplo, estamos considerando
ventas y cobranzas nicamente. En el mejor de los casos, los
movimientos de entrada y salida se registran prolijamente en ambos
registros (en cuanto al importe de la venta). Pero, habitualmente,
ocurren a destiempo por desprolijidad administrativa derivada de la
informalidad (generalmente, el de Caja se lleva al da y el de fiado
se anota despus, si es que se anota).
De esta manera, la cobranza que genera una operacin de venta
tiene una fecha en el registro de Caja y otra en el registro de
fiado, por lo que el registro de fiado tampoco sirve para hacer un
control del saldo de cobranzas que coincida (aunque sea en el aire)
con el saldo de caja.
A continuacin, desarrollaremos un ejemplo en donde quede
plasmado el tipo de problemtica derivado de mantener registros
satlites sin relacin uno con otro:
Ntese que en el ejemplo que presentamos en el cuadro anterior,
los movimientos estn organizados por entradas y salidas. En algunos
casos, los movimientos se anotan como sumas (en las entradas) y
restas (en las salidas) en el orden en que van apareciendo. En
otras, la registracin presenta un formato ms casero y respondera al
siguiente esquema:
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 8
Qu irregularidad detecta por descontrol administrativo en la
registracin de ms arriba? Cules son las correcciones que (a su
criterio) se deberan hacer para corregir la situacin?
En la fecha 12, la empresa reclama el saldo de facturas
pendientes de cobrar que se encuentra en la fecha 1 ($ 12.970) y se
descubre que los deudores ya haban pagado y uno de los socios de la
empresa familiar lo mantuvo pendiente con la intencin de encubrir
la utilizacin de los fondos no ingresados para cubrir sus gastos
personales. Cmo se debera corregir esta situacin, a efectos de la
registracin?
Elabore sus respuestas y comprtalas en el foro de socializacin
con sus compaeros.
Si bien a priori puede pensarse que la hiptesis que planteamos
en el punto anterior es descabellada o algo exagerada, de hecho se
ha dado en la realidad, generando desfalcos o fugas de dinero desde
la informalidad o inexistencia de control administrativo en
negocios familiares en donde, adems, (tercer problema que presenta
esta partida simple en base a sumas y restas en registros satlites
que nunca se cruzan) el manejo de Caja lo lleva una persona y el
registro del fiado (o, en su defecto o ante su inexistencia, lleva
el control de facturas impagas) lo hace otra persona. Situaciones
como las descriptas han dado lugar a maniobras fraudulentas de
dinero por ausencia de un control cruzado en el movimiento entre
ventas a crdito (fiado) y la posterior cobranza. La esencia de este
control se basa en que el alta en un registro se efecta en forma
simultnea con la baja en otro registro, correspondiente a
operaciones que se encuentran encadenadas en el tiempo
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 9
(como en la relacin compras pagos, ventas cobranzas). En este
caso, la operacin de venta a crdito puede ser controlada en forma
automtica con la otra operacin (cobranza), que la vuelve efectiva
cuando ingresa a la caja. Una de las maniobras fraudulentas a las
que da lugar la ausencia de un control cruzado entre las
mencionadas operaciones bsicas es cuando (a modo de ejemplo) las
ventas a crdito no se rinden al momento de cobrarlas (o sea, no se
da de baja del registro de clientes deudores -Facturas Pendientes
de Pago- ni se da de alta en el registro de Caja) o se rinden en
fecha tarda. Dicha situacin queda al descubierto cuando al supuesto
deudor se le exige que pague.
Una situacin como la descripta suele ocurrir en empresas o
negocios de tipo familiar en donde algn integrante hace uso y abuso
de la ausencia de un adecuado control administrativo que admite la
posibilidad de financiar sus gastos personales con fondos afectados
al giro del negocio.
1.3 Las operaciones bsicas que mueven el circuito
econmico-financiero y el control Un razonamiento similar al que
utilizamos para esquematizar el movimiento de ventas pendientes de
cobro (que qued registrado en Facturas Pendientes de nuestro
registro casero) y las consecuencias de su desconexin con el
movimiento de la caja, igualmente sucede con la otra parte que
configura este circuito econmico financiero (ms adelante
explicaremos a qu nos referimos con este trmino). O sea, el
movimiento de compras a crdito con el movimiento de pagos que
tambin mueve el registro de Caja.
La nica diferencia aqu es que el razonamiento es inverso pero
las consecuencias sobre el control del dinero que entra y sale de
la Caja y su efecto sobre el saldo de caja final es similar al del
caso que analizamos en el binomio ventas cobranzas.
Aqu, el razonamiento inverso se da por el hecho de que las
compras en un primer momento se registran como pendientes de pago
(en nuestra contabilidad casera) y posteriormente se mueven en la
Caja con una salida de dinero, pero el pago no se efectiviza. La
situacin queda en evidencia cuando el proveedor reclama el pago de
la deuda y la empresa o negocio se ve en la obligacin de hacerse
cargo de la situacin, pagando nuevamente.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 10
Si bien ahora el razonamiento lo encaramos desde el lado del
acreedor en lugar del deudor (como en el caso anterior), el efecto
sobre el saldo de caja es el mismo, o sea, fuga de dinero que no
retorna al circuito econmico financiero.
1.3.1 El circuito econmico-financiero y el balance
Antes de continuar abordando los contenidos que hacen al tema
especifico de nuestra materia (la metodologa de registracin
contable en lo que llamaremos "cuentas", utilizando la partida
doble) pondremos acento en el aspecto dinmico que toma la actividad
econmica y financiera a partir del movimiento que generan las
operaciones.
Mientras que la registracin contable de este movimiento que se
realiza para que en un momento dado se efecte un balance (a un
momento determinado que llamaremos fecha de corte), ese movimiento
en ese momento queda artificialmente congelado en las respectivas
cuentas que conforman el balance, representando la situacin de la
empresa a esa fecha.
Pero no se debe olvidar que el movimiento econmico financiero
contina su marcha y, con ello, la necesidad de mantener el control
administrativo de este movimiento, que hasta que no culmine la vida
econmica de la empresa o negocio, nunca parar.
De acuerdo con el proceso explicado en el punto anterior, esta
situacin dicotmica" queda configurada entre el congelamiento de la
actividad comercial en forma artificial (como dijimos, por una
necesidad de control administrativo) en contraposicin con la
dinmica que toma la actividad comercial en la realidad (sin ejercer
ninguna manipulacin de esa realidad para alcanzar los fines de
control que nos hemos propuesto), que explicamos en el prrafo
anterior.
La situacin que confunde y dificulta el aprendizaje y la
comprensin de esta materia, es que primero se aprende una
determinada mecnica (la registracin contable por medio de asientos,
mayores que terminan resumindose en las cuentas del balance que le
da estructura y forma a toda la informacin recopilada en la etapa
previa de registracin) sin tener una nocin previa de por qu y para
qu se hace, cul es su utilidad y a dnde se quiere llegar. Mucho
menos se hace referencia a este contexto de naturaleza dinmica que
nos sirve de marco de referencia.
En ese contexto, no debemos olvidar que la metodologa de
registracin contable que responde a pautas mecnicas bien definidas
y que funciona desde hace ms de 500 aos (en sus conceptos bsicos)
como medio para suministrar los datos que toda empresa o negocio
necesita para preservar sus recursos (y distribuirlos en caso de
que deje de funcionar comercialmente), es la misma de hoy da y, en
este lapso de tiempo, no se ha inventado ningn mtodo mejor para
obtener esta foto que llamamos "balance".
Como ya dijimos, estamos definiendo el por qu y el para qu de la
cuestin, dado que una vez que se entendieron estas dos cuestiones,
el cmo (o sea, la parte mecnica o instrumental, que en este caso es
la metodologa de registracin que surge a partir de la utilizacin de
la partida doble) es la parte ms sencilla. Como podremos comprobar
ms adelante, la parte mecnica cae por su propio peso.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 11
Para cerrar el alcance conceptual de este punto, nos queda
pendiente aclarar a qu nos referimos cuando hablamos de un circuito
econmico-financiero que surge o queda configurado por la dinmica y
el movimiento que toman las operaciones bsicas. A efectos puramente
contables y referido a un nivel que conceptualizamos como bsico, el
circuito econmico queda representado por el eje compras ventas.
Siempre que encuadramos un movimiento comercial en el marco de
lo econmico partimos de la base que sin importar el desarrollo de
la actividad que se trate (desde la ms simple a la ms compleja),
todas involucran el manejo de recursos escasos en un proceso que,
siguiendo un criterio de eficiencia, tiene por finalidad generar
valor.
Desde el punto de vista contable, este proceso comienza con
operaciones de compras (ya sea de materias primas para la produccin
o de productos terminados para la comercializacin, incluyendo la
adquisicin de toda la estructura necesaria para dotar al negocio la
capacidad de producir o, en su caso, comercializar y vender) y
culmina en la venta.
Desde el punto de vista econmico, se genera valor (y, en
consecuencia, decimos que la actividad fue redituable) cuando el
importe de las ventas super al de las compras. Se perdi valor
cuando, por el contrario, el importe de las ventas result ser
inferior al de las compras.
Este eje (compras ventas) se controla contablemente por medio de
la registracin de las respectivas facturas de compra y de venta,
respectivamente (tal como veremos ms adelante) y el aspecto ms
importante a tener en cuenta es que las operaciones a crdito (donde
el pago de las compras y la cobranza de las ventas ocurren en
fechas distintas) no involucran movimiento de efectivo, slo de
papeles (de la documentacin respaldatoria que da lugar al registro
de la operacin a la que hicimos referencia).
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 12
Pero la operacin, desde el punto de vista comercial (la compra o
la venta), no se considera cerrada hasta que no se verifica el pago
o la cobranza respectiva. Esto queda representado por el eje
horizontal de nuestro grafico de control.
En este caso, adems del movimiento de papeles (que desde el
punto de vista administrativo documenta la operacin), ocurre un
movimiento real de efectivo. Si bien esta distincin parece ser
trivial, adquirir una importancia fundamental cuando tratemos el
principio de percibido y devengado en el siguiente mdulo.
Le qued en claro, desde un enfoque conceptual, cul es la
principal caracterstica que representa una dificultad para la
comprensin de las registraciones contables por medio de la foto de
la actividad econmica que representa el balance para un momento
dado?
Si no es as, relea el punto anterior.
1.4 El balance, los recursos y las cuentas De la temtica
desarrollada en el ttulo precedente, se desprende que el sentido y
finalidad de desarrollar una tcnica o metodologa de registro que
controle las operaciones bsicas de una actividad econmica de
naturaleza dinmica es obtener (de alguna manera y en forma
artificial, despus de haber acumulado en un perodo dado, desde el
inicio hasta el cierre, una numerosa cantidad de operaciones
bsicas), una "foto de la actividad comercial con todos los
registros acumulados de las operaciones que quedaron encerradas
entre el momento de inicio y el momento de cierre. Y a esa foto la
llamamos BALANCE.
Tambin hablamos de que hacemos esto a travs de un proceso
implcito que estudiaremos en las siguientes unidades de este curso,
porque detrs del objetivo de control de las operaciones bsicas se
encuentra subyacente la preservacin de los recursos de la empresa o
negocio.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 13
La relacin de los recursos con el dinero es de gnero a especie,
es un concepto que va de lo general a lo particular. "Recurso" se
llama genricamente a todo aquello que tiene el potencial de ser
usado y transformarse en otra cosa. Esto, llevado a una actividad
comercial, representa (desde el punto de vista econmico) un medio
para generar valor.
Esto puede verse ms claramente en la actividad productiva, que
es la que genera valor utilizando lo que llamamos materia prima
(por ejemplo, madera) para transformarlo en otra cosa (un mueble)
y, de esta manera, genera un valor agregado a la madera que puede
ser traducido en dinero como unidad particular que registra este
incremento de valor en el proceso que va desde la compra de la
materia prima (madera) hasta la venta del producto terminado
(mueble).
Como dijimos, si bien este proceso de generacin de valor resulta
perfectamente identificable desde el punto de vista fsico en un
proceso productivo, no lo es tanto en una actividad comercial,
donde lo que se compra y vende es el mismo bien sin transformacin
alguna. Y, menos an, en una actividad de servicios en donde los
recursos son utilizados para satisfacer una necesidad y en donde el
producto final es de tipo intangible. Pero lo que aqu importa
destacar es que la prestacin de ese servicio rene una serie de
recursos de distinta naturaleza (fsicos y humanos), los aglutina y
afecta a la actividad para generar valor.
De esta forma, por medio del circuito econmico-financiero que se
pone en funcionamiento por intermedio de las operaciones bsicas, el
dinero que se invierte en la actividad se convierte en recursos de
distinto tipo (materiales y humanos) utilizados por la empresa para
generar valor. El ciclo se cierra cuando el dinero que sale de la
Caja y se invierte en un recurso por medio de una
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 14
operacin de compra, regresa a la Caja habiendo generado valor
(ingresando a la caja un importe superior al que sali
oportunamente).
Estos recursos que segn el tipo de actividad (productiva,
comercial o de servicios) puede tomar variadas formas y por efecto
del desarrollo de la actividad se encuentran en constante
movimiento, quedan almacenados en determinados compartimientos
estancos que llamaremos LAS CUENTAS DEL BALANCE.
Podemos considerar a los rubros del balance como recursos
monetarios que para su utilizacin en el ciclo econmico pueden verse
como mantenidos en estos compartimientos por un tiempo determinado.
Recordemos que el principal objetivo por el cual se hace un balance
(aunque no es el nico), es para preservar un PATRIMONIO (cuya
conformacin estudiaremos ms adelante).
La importancia que le damos a esta etapa es porque los recursos
que quedaron al cierre del balance y que an no han sido utilizados
en la actividad econmica para generar valor, se preservan en estas
cuentas, que tendrn diferente denominacin y clasificacin,
relacionada con la proximidad del recurso respecto a la posibilidad
de convertirse en efectivo. Los recursos que ya han sido utilizados
en la actividad econmica generarn un resultado (positivo o
negativo) que incrementar o disminuira la cantidad de recursos
respecto a la cantidad que exista cuando comenz el perodo.
En esta primera etapa no nos interesa (todava) la mecnica por la
cual esta circunstancia (si el balance dio ganancia o perdida y si
eso significa que los recursos disponibles aumentaron o
disminuyeron respecto del perodo que dio comienzo a la actividad
econmica) queda registrada, sino el hecho conceptual de que una
ganancia (cuando la actividad gener valor) incrementa los recursos
de nuestro patrimonio y las prdidas (cuando se consumieron ms
recursos en la actividad que los que se lograron generar) lo
disminuyen.
Lo que va a hacer la contabilidad es registrar y medir esta
circunstancia.
1.4.1 Operaciones permutativas y modificativas
En el movimiento de recursos que produce el desarrollo de una
actividad econmica (en el perodo que abarca la apertura y cierre de
un balance) diferenciamos las operaciones que implican una
modificacin del patrimonio (lo incrementan o disminuyen
cuantitativamente) de los movimientos que cambian la ubicacin de
los recursos de una cuenta a la otra porque cambi su situacin
cualitativa (por ejemplo, cuando una mercadera que compramos se
transforma en una cuenta a cobrar cuando se vende y, en una etapa
posterior, se percibe el efectivo de esa cuenta a cobrar).
De las operaciones bsicas que vimos, en principio, las compras y
pagos no modifican el patrimonio en forma cuantitativa (la excepcin
a esta regla se produce cuando se compra por volumen o se paga por
adelantado y se recibe un descuento). Las operaciones que
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 15
invariablemente modifican el patrimonio, no slo en su composicin
sino cuantitativamente (aumentndolo o disminuyndolo), son las
operaciones de ventas. Esta regla es aplicable a la cobranza
(disminuyendo el patrimonio) si trae implicado algn descuento (ya
sea por volumen o por pronto pago).
Entonces:
Variaciones Permutativas: son las que modifican el patrimonio
neto cualitativamente, pero no lo modifican cuantitativamente.
Ejemplo:
Variaciones Modificativas: tienen lugar cuando aumenta o
disminuye el patrimonio neto y se modifica cuantitativamente.
Ejemplo:
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 16
1.4.2 Diferencia entre Capital y Patrimonio
Para qu nos interesa efectuar esta distincin conceptual entre
operaciones que modifican el patrimonio y las que no? En
definitiva, cul es el patrimonio que la contabilidad intenta
preservar manteniendo las operaciones bsicas bajo control? Es lo
mismo el patrimonio del negocio que el de sus dueos? Patrimonio, es
lo mismo que Capital? Los utilizamos como sinnimos cuando en su uso
corriente nos referimos a la riqueza como disponibilidad de
recursos? Bueno, vamos por partes.
Como adelantamos en el punto anterior, en la utilizacin comn de
los trminos suelen confundirse capital y patrimonio y tomarlas como
expresiones equivalentes (cuando nos referimos a las riquezas o
recursos de los que dispone una persona o empresa).
Igualmente, en los negocios o empresas de tipo familiar, la
distincin entre el patrimonio afectado al emprendimiento y el
patrimonio personal de los socios no suele delimitarse
correctamente y junto a la ausencia o ineficiencia de controles
administrativos derivados de una deficiente registracin de las
operaciones bsicas (si es que existen, como vimos en el caso del
almacenero con problemas) dan lugar a las "fugas de recursos" (ya
sean accidentales o deliberadas) que son descubiertas ms tarde,
generalmente cuando el negocio se queda sin fondos para mover el
capital de trabajo y es demasiado tarde para tomar una accin
correctiva.
El "Capital Social" surge por definicin de la Ley de Sociedades
Comerciales. Es un concepto intangible que queda conformado como
resultado de los aportes de los socios y, una vez creado, permanece
inalterable. Ese aporte inicial es una forma en que se instrumenta
en primera instancia para dotar a la Sociedad de los recursos
necesarios para comenzar su actividad.
En segundo lugar, para trazar una lnea divisoria entre los
recursos o patrimonio de la sociedad y el de sus socios. Cuando la
sociedad comienza a operar invirtiendo este capital en la actividad
(para lo cual se cre) se pone en marcha el circuito
econmico-financiero desde el movimiento generado por las
operaciones bsicas.
A partir de all, estos recursos con los que se empez la
actividad van a cambiar tanto en forma cualitativa (o sea su
conformacin y estructura) como en forma cuantitativa (van a crecer
si la sociedad obtuvo ganancias y disminuir si tuvo prdidas). Pero
la expresin del capital nominal (en $) que refleja el Capital
Social desde el momento en que se cre, permanece sin
modificaciones. Veamos el siguiente esquema:
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 17
De esta forma, lo que queda del lado izquierdo una vez iniciada
la actividad (desde el punto de vista cualitativo) es dinero y
recursos como en el momento inicial. Si bien parecera que estamos
hablando de lo mismo (en forma genrica en ambos momentos), lo que
cambia con el movimiento comercial es, por un lado, la cantidad (va
a aumentar o disminuir) y, por el otro, la cualidad de los recursos
(la conformacin y estructura).
Por el lado derecho vemos que el concepto de capital y
patrimonio son equivalentes slo para el momento de inicio. Con
posterioridad, por efecto del movimiento de los recursos que quedan
afectados a las operaciones bsicas, ese capital inicial puede
aumentar o disminuir, pero su expresin numrica no cambia. Lo que
cambia es la expresin de ese patrimonio, que queda definido como el
capital inicial ms las ganancias menos las prdidas (patrimonio =
capital inicial + ganancias - perdidas).
Esto es lo que se va a seguir por medio de la registracin
contable. Por un lado, la cantidad, composicin y estructura que irn
tomando los recursos (de mi capital o patrimonio inicial) como
consecuencia del movimiento del circuito econmico financiero que
generan las operaciones bsicas. A esta dinmica, la Doctrina
Contable lo llama Variaciones Patrimoniales (tema que observarn en
diferentes libros de textos), ya que la contabilidad pretende medir
las variaciones patrimoniales que se producen entre un ejercicio y
otro. Por el lado, va a controlar tambin en forma peridica si ese
capital inicial aumenta o disminuye como resultado de esas
variaciones patrimoniales. Estas mediciones peridicas de resultados
(positivos o negativos) ocurren en lo que se da a llamar
"Ejercicios Econmicos".
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 18
Elabore con sus compaeros una definicin sobre la distincin entre
Capital y Patrimonio.
Paralelamente, investigue en la web el concepto jurdico de
"Intangibilidad del Capital" y juzgue en qu medida y en qu tipos de
sociedades resulta aplicable.
Comparta sus conclusiones en el foro de socializacin.
1.4.3 Diferencia entre Patrimonio de la sociedad con el
Patrimonio de los socios
Cul es el sentido de tomarse el trabajo de efectuar la distincin
entre el patrimonio de la empresa y el de sus socios? Si bien
existen varias, a los efectos de nuestro curso bsico inicial
enfocado en la registracin contable en funcin del control y
preservacin del patrimonio es, precisamente, diferenciarlo del
patrimonio de los socios.
La sociedad regularmente constituida bajo alguno de los 6 tipos
tipificados en la Ley de Sociedades Comerciales, una vez inscripta,
comercialmente obtiene lo que se llama Personera Jurdica para
funcionar en forma autnoma a la voluntad de los socios (que pueden
tener otras sociedades con terceros o negocios en forma
individual).
De esta forma se evita la confusin de patrimonios en la cual los
recursos de la sociedad puedan ser desviados para fines ajenos a la
sociedad y que se inviertan en otras sociedades o se utilicen para
solventar las necesidades personales de los socios (hiptesis que
planteamos cuando analizamos las facilidades que se presta la
partida simple por la falta de control en este tipo de
situaciones).
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 19
El funcionamiento independiente de la sociedad respecto al de
sus socios se asegura desde el hecho de que a partir de la
inscripcin de la sociedad (entre otras cosas) el Contrato
Constitutivo establece al obligacin por parte de los socios de
dotar a la Sociedad de un Capital Voluntad Social, de manera tal
que quede claro qu puede y qu no puede hacer en su desenvolvimiento
comercial
La lgica de este proceder es que la sociedad, ejerciendo una
voluntad comercial que es independiente de la de los socios, no
podr llevarla a cabo si no se la dotan de recursos para alcanzar la
finalidad por la cual se la cre. Y esa funcin la cumple El Capital
Social.
Desde el punto de vista contable, las operaciones que la
sociedad haga con los socios deber tratarse como terceros ajenos a
esta. De esta manera, si retiran fondos, son deudores de la
sociedad. Si aportan fondos (y estos no son inscriptos como nuevos
aportes de Capital), los socios son acreedores de la sociedad.
1.4.4 Qu pasa con las sociedades no constituidas
regularmente?
Las sociedades denominadas de esta forma son las que no se
encuentran inscriptas bajo ninguno de los formatos establecidos por
la Ley de Sociedades Comerciales. Ante la ausencia de control en el
complimiento de requisitos formales, la discriminacin entre el
patrimonio de la sociedad y de los socios queda a criterio de
quienes administran la empresa o negocio. En este punto es donde se
diferencia (desde el punto de vista formal) una Sociedad
(regularmente constituida) de una empresa (o negocio).
Si bien los trminos "sociedad" y "empresa" se suelen utilizar en
forma indistinta en el lenguaje corriente, la sociedad regularmente
constituida vendra a ser como la indumentaria institucional con la
cual la empresa se reviste para dar mayor transparencia a sus
operaciones con terceros, adems del hecho jerarquizar la
presentacin de la empresa en el mundo de los negocios. Muchas
veces, esta cuestin de imagen es la razn por la cual una empresa
pequea adopta el formato de una Sociedad Annima, cuyo
funcionamiento y exigencias formales se encuentran adaptadas para
empresas de perfil corporativo.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 20
Ms all de los motivos de tipo administrativo por la cual hacemos
hincapi en los formatos que puede tener un negocio (y, en funcin de
ello, existir o no la necesidad de efectuar controles
administrativos y cumplir con obligaciones de registracin ms
exigentes en salvaguarda del patrimonio del ente que se trate),
existe una razn de tipo legal con efecto frente a terceros.
En las sociedades inscriptas y que funcionan en el formato de
Sociedad de Responsabilidad Limitada o Sociedad Annima (SRL o SA),
la garanta que los terceros (acreedores) que contratan con la
sociedad en la operatoria comercial se limita al Patrimonio de la
sociedad. Mientras que en el resto de las sociedades de corte
personalista (inscriptas como la Sociedad Colectiva, En Comandita
Simple, Capital e Industria) y las sociedades no constituidas
regularmente (Sociedades de hecho), ante esta ausencia de
discriminacin entre el patrimonio de la sociedad con el de sus
socios, la garanta por las operaciones que efecta la sociedad en
estas condiciones, alcanza al patrimonio tanto de la sociedad como
el de sus socios.
1.5 El sujeto bsico de la actividad econmica: el comerciante Por
lo expuesto hasta aqu, pareciera que comenzamos la casa por el
techo, partiendo por las sociedades regularmente constituidas como
principales actores de una actividad econmica, dejando en ltimo
lugar al que, por su importancia relativa, arbitrariamente ubicamos
como actor de reparto en este guion y es, en definitiva, el sujeto
bsico de la actividad econmica: el comerciante.
Esto tiene su razn de ser, dado el enfoque principal que le
damos a este curso, ya que la funcin de control de las operaciones
bsicas que registra la contabilidad revisten mayor complejidad y
requisitos de control en los grandes operadores econmicos que en
los pequeos.
Adems, los grandes operadores que se insertan en la actividad
econmica investidas por el ropaje institucional que regula la Ley
de Sociedades Comerciales (en la cual su mayor exponente es la
Sociedad Annima) la conformacin del balance que agrupa y sintetiza
la informacin contable reviste un grado de detalle mucho mayor (no
slo por el control administrativo interno sino para salvaguarda de
los intereses de terceros que operan con la sociedad) que el de un
negocio o explotacin unipersonal, que resulta ser mucho ms
elemental.
En este sentido, sera impensado (por cuestiones prcticas de
estructura administrativa) que los requisitos formales en cuanto a
la registracin y exposicin de la informacin contable fuese la misma
para una Sociedad Annima que para un pequeo negocio de barrio,
aunque ambos se encuentren alcanzados dentro de los derechos y
obligaciones que el Cdigo de Comercio establece para la figura del
Comerciante.
Si bien ambos extremos se unen en cuanto a los requisitos
establecidos por el Cdigo de Comercio (las Sociedades son una
creacin artificial del hombre, con una voluntad para adquirir
derechos y contraer obligaciones) cuando hablamos de la obligacin
de registrar las operaciones
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 21
y llevar un libro de Inventario y Balance, se diferencian en
cuanto al alcance y grado de control de estas obligaciones.
Estas diferencias se hacen ms notorias en lo que se refiere al
armado y presentacin de estados contables. En el caso del negocio
individual sin personera jurdica, en la prctica slo se arman para
cumplir con obligaciones fiscales y en algunas categoras
(monotributistas) hasta se exime de la obligacin de presentarlos.
Veamos entonces cmo encuadra el Cdigo de Comercio a la figura del
comerciante y qu requisitos formales le exige respecto a las
registraciones y tipo de libros a llevar:
En su Artculo 1, define al Comerciante como aquella persona que
teniendo capacidad legal para contratar, ejerce por cuenta propia
actos de comercio, haciendo de ello su profesin habitual. En su
Artculo 9, seala quien tiene capacidad legal para contratar: toda
persona que, segn las leyes comunes, tienen la libre administracin
de sus bienes". Al referirse a los actos por cuenta propia, no
reviste este carcter quien negocie por cuenta de un tercero ni
quien realice actos de comercio en forma aislada. Respecto a las
obligaciones legales (en lo que atae a las registraciones
contables) se establece que deber:
Rubricar sus libros de Contabilidad. Realizar las registraciones
contables de su actividad. Conservar sus libros y documentos
comerciales por 10 aos. Rendir cuenta de su actividad, cuando as lo
exijan las disposiciones legales.
Asimismo, en su Artculo 44 se establece que todo comerciante est
obligado a llevar cuenta y razn de sus obligaciones y a mantener
una contabilidad mercantil organizada sobre una base uniforme y de
la que resulte un cuadro verdico de sus negocios y una justificacin
clara de cada uno de los actos susceptibles de registracin
contable. El mismo artculo establece cules son los libros
obligatorios a llevar:
Diario Inventario y Balance (en la prxima unidad desarrollaremos
estos puntos).
As, se establece que la informacin contable debe reflejar la
situacin econmica, financiera y patrimonial del ente.
Se suele identificar indistintamente al Balance como "Estado
Contable" o Estado Financiero. Este ltimo trmino hace referencia a
la traduccin literal de la expresin en ingls (Financial Statements)
y puede conducir a la confusin porque en nuestro idioma la palabra
financiero se utiliza para referirse a todo lo que tenga que ver
con movimiento de fondos.
Un libro no sealado como indispensable y que lo es desde el
punto de vista de la tcnica contable es el Libro Mayor, como tambin
otros impuestos por la naturaleza e importancia de la actividad, a
los que llamaremos "Libros Auxiliares". Sin embargo, para el caso
de las Sociedades Comerciales que se encuentran regidas por las
disposiciones de la Ley de Sociedades Comerciales, estn autorizadas
para emplear medios mecnicos, magnticos u otros que remplacen la
registracin manual, salvo el Libro de Inventario y Balance. Para
una Sociedad Annima, los libros obligatorios son:
Libro Diario. Libro Inventarios y Balance. Registro de
Accionistas.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 22
Registro de Asistencia de Asamblea y Depsito de Acciones. Libro
de Actas de Directorio. Libro de Actas de Asamblea de Accionistas.
Libro de Remuneraciones (Segn Ley de Contrato de trabajo N 20.744 y
modificatorias) y,
cumpliendo con las disposiciones de la AFIP, debern llevar
libros para registrar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de las
compras y ventas.
Tanto el comercio individual como el complejo conglomerado que
pueden tomar los grupos econmicos funcionando bajo el formato de
sociedades comerciales (cuyo mayor exponente es la Sociedad
Annima), conforman la estructura de un basto e intrincado tejido
econmico que, en el caso de los grupos econmicos, su alcance y
configuracin (por medio de la creacin de empresas transnacionales)
reviste caractersticas propias y trasciende y (en ocasiones) desafa
las fronteras de un pas.
Ms all de representar los dos extremos, para no perder el foco
de nuestro curso nos ocuparemos (a partir de la unidad siguiente)
de presentar los principios bsicos y mtodo de registracin de lo que
llamamos operaciones bsicas, como medio de controlar la actividad
econmica, cuya clula primaria de este tejido o entramado que
articula y alcanza a todos los actores independientemente del tamao
y forma societaria que adopten para la consecucin de sus fines) es
el comercio o explotacin unipersonal.
1.6 La contabilidad y la tenedura de libros Antes de adentrarnos
al desarrollo de la siguiente unidad, dejamos aclarado que si bien
la contabilidad incluye a la tenedura de libros, tambin la
trasciende. La expresin tenedura de libros fue utilizada en una
poca en que las registraciones contables se efectuaban en
ellos.
Como ya dijimos, esta es la parte ms mecnica de un proceso que
antes se hacia manualmente y ahora se efecta por medios
electrnicos, pero sus principios se mantienen inalterables desde el
siglo XV cuando Fray Luca Pacciolo dio a conocer el sistema por
partida doble (denominacin que se conserva hoy en da), es decir, su
anotacin en el modelo de asientos contables.
Podemos decir que el objetivo ms importante de la contabilidad
es brindar informacin til para la toma de decisiones, para lo cual
en una etapa previa se necesita elaborar la informacin que ser la
materia prima a procesar para dicha toma de decisiones.
En toda organizacin se toman decisiones constantemente y estas
decisiones producen efectos. Una buena administracin implica el
control de los efectos producidos por las decisiones tomadas en
base a la interpretacin de los hechos.
La contabilidad interpreta hechos econmicos, los traduce al
lenguaje contable, los registra e informa. El analista de balance
recorre el camino inverso: se enfrenta con la informacin de los
estados financieros, desentraa cules fueron los hechos que le
dieron origen y emite un juicio de valor. El esquema del proceso
seria el siguiente:
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 23
Ntese que el aspecto en comn de ambas partes del mencionado
proceso (tanto en la referente a la elaboracin de la informacin
contable, como su utilizacin en el proceso que conduce a la toma de
decisiones) es el CONTROL. En primer lugar, para que los datos
recogidos por la contabilidad respecto a la evolucin de lo que
dimos por llamar operaciones bsicas, sean controlados por el
sistema administrativo con una registracin correcta, sin errores
y/u omisiones, a los efectos de generar informacin contable
confiable, para que la segunda etapa del control (del efecto de las
decisiones que se hace sobre la base de la interpretacin de los
hechos) no falle por carcter transitivo.
...nos adentramos en los conceptos introductorios en los que se
apoya y fundamenta el proceso de registracin contable que, como
vimos al cierre de la unidad, debera transformarse en informacin
til, enfocada hacia la toma de decisiones.
...estudiaremos el proceso contable en su parte metodolgica que
tiene su base en la partida doble y en la cual la registracin de
operaciones y su posterior mayorizacin, conduce a la obtencin del
Producto Final que es la obtencin del Balance.
-
La contabilidad de pequeos negocios minoristas 24
SILVANA CALABRESE: Contabilidad Bsica, Aspectos Tericos y
Prcticos. Editorial: Aplicacin Tributaria. Bs. As. (2001).
ENRIQUE FOWLER NEWTON: Contabilidad Bsica. Editorial La Ley: Bs.
As. (2007).
HUGO LUIS SASSO: Conocimientos Necesarios para el Analista de
Crditos. Fondo Editorial Consejo EDICON. Bs. As. (2009).
RICHARD G. LIPSEY: Introduccin a la Economa Positiva. Ediciones
Vicens Vives SA. Barcelona (1979).
ARMANDO P. RIVAS: Teora Monetaria, Inflacin y Tasa de Inters.
Editorial El Ateneo. Bs. As. (1978).
ROBERT. Z. ALIBER: El Juego Internacional del Dinero. Editorial
El Ateneo. Bs. As. (1975).
MILTON FRIEDMAN: Moneda y Desarrollo Econmico. Editorial El
Ateneo. Bs. As. (1976).
GARY D. BROWN: Principios de Economa. Editorial El Ateneo. Bs.
As. (1976).
JORGE ELIECER PRIETO HERRERA: Proyectos, Enfoque Gerencial. Ecoe
Ediciones. Bogot DC (2009).
ALBRETCH FORSTMAN: Dinero y Crdito. Editorial El Ateneo. Bs. As.
(1960).