Controlling audit ak west i

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„Der von Dieter Wäscher geleitete und seit

1977 bestehende AK West I steht seit Jahren

für Innovationen in Sachen Controlling. Er hat

mit den Statements Prozeßkosten-Manage-

ment (1994) und Kundenorientiertes Vertriebs-

controlling (2002) innovatives Neuland be-

schritten”.

Durch das Controlling müssen bei der Ge-

schäftsführung von Unternehmen wesentliche

Erkenntnisse über Performance, Rationa-

lisierungspotentiale, Wachstum und Po-

tentiale, aber auch mögliche Risiken be-

reitgestellt werden. Aufgabe des Controlling

ist es, über eine korrekte und transparente

Unternehmensberichterstattung hinaus im

Rahmen einer dynamischen Analyse des Un-

ternehmensgeschehens, angereichert mit ex-

ternen Marktdaten, Entscheidungsgrundlagen

für das Management zu erstellen und die kon-

sequente Umsetzung der Entscheidungen si-

cherzustellen.

Bisher beschäftigen sich das Controlling und

dort tätige Leiter und Mitarbeiter mit Verände-

rungen im Finanzwesen, von der Transaktions-

verarbeitung bis hin zur Entscheidungsunter-

stützung. In den 90er Jahren wurden im Fi-

nanz-und Controllingbereich eingesetzte ERP-

Systeme kompakter mit schlankeren Verfahren

der Transaktionsverarbeitung und mehr Ge-

wicht auf Leistungsmanagement fokussiert.

Bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang

das Ergebnis einer Untersuchung von IBM-

Consulting-Services1 (eine Befragung von 889

Finanz-und Controlling-Verantwortlichen aus

74 Ländern): Obwohl im Controlling eine Fülle

von Daten verfügbar sind, fällt es 70 % der

Unternehmen schwer, eindeutige Aussa-

gen über Performance, Wachstum und

mögliche Risiken zu treffen. Nur 13 % be-

trachten sich selbst als hocheffizient im Hin-

blick auf wenigstens zwei der genannten drei

Ziele (Performance, Wachstum, Risiken), wäh-

rend sich alarmierende 50 % in keinem der drei

Aufgabenbereiche wirklich effektiv finden.

Überfrachtet von zuviel Administration, von ge-

setzlichen und steuerlichen Vorgaben, schaffen

es die Controlling-Verantworlichen kaum, aus

der Datenflut die versteckten Informationen für

zukünftiges Wachstum und Innovationspoten-

tiale zu identifizieren. Wesentliche Ursache da-

für sind offensichtlich:

• fehlende einheitliche Prozesse im Controlling,

• fehlende Standards und Regeln zur Vereinfa-

chung der Prozesse;

• fehlende Reduzierung der Anzahl von IT-

Plattformen und -technologien auf ein sinn-

volles Maß, d. h. fehlende Standardisierung

der System-Landschaft;

• fehlender oder unzureichender Einsatz von

Key Performance Indicators mit Reduzierung

auf ein integriertes System für Budgetierung

und Reporting.

Daraus ergibt sich die Herausforderung, die

Effektivität und Effizienz von Controlling

nachhaltig steigern zu müssen. Welche In-

strumente und Ansätze stehen dafür aktuell zur

Verfügung? Diese Frage stellte sich der Ar-

beitskreis West I im ICV. Dabei kam eine er-

staunliche Erkenntnis zum Tragen: Zur syste-

matischen Beurteilung der Leistungsfähigkeit

des Controlling stehen brauchbare Instrumente

nur in Ansätzen zur Verfügung. Aus dieser Situ-

ation entstand die Idee zur Entwicklung

eines Controlling-Audits.

Dieses angedachte Controlling-Audit sollte da-

bei insbesondere zwei wesentliche Bedin-

gungen erfüllen:

• praktische Erfahrungen aus der Controller-

Welt müssen so berücksichtigt werden, dass

die Anwendbarkeit auch für KMU’s möglich

und verständlich ist;

• methodische Kriterien sollen das Controlling-

Audit „anspruchsvoll“ genug machen, um ein

ganzheitliches und nachhaltiges Verständnis

von Controlling sicherzustellen.

Die in der einschlägigen Literatur wie auch der

DIN Spec 10862 beschriebenen Grundsätze

und Anforderungen an den Controlling-Pro-

zess sowie die Controller-Funktion bilden den

strukturellen Rahmen für die systemische

Festlegung der ausgewählten Audit-Felder –

sowie deren Bewertung bezogen auf Control-

ling-Instrumente.

Zielsetzung

Das vom Arbeitskreis West I entwickelte Con-

trolling-Audit will helfen, vorhandene Mög-

lichkeiten zur Verbesserung des Controlling

als Führungsfunktion zu erkennen und die

Leistungsfähigkeit entsprechend gezielt zu

steigern. Damit besteht erstmals die Möglich-

keit, systematisch den Einsatz von Control-

ling-Instrumenten in Unternehmen anhand

eines ganzheitlich orientierten Kriterienkata-

logs zu prüfen und damit eine Standortbe-

stimmung für den Einsatz des Controllings in

Unternehmen vorzunehmen. Ein ganzheit-

licher Blick auf das Controlling und seine In-

strumente soll den Controlling-Kunden nahe-

gebracht werden, damit diese Werkzeuge

nutzbringend eingesetzt werden und zu Ver-

änderungen hin zum Besseren führen. Das

Controlling-Audit schärft die Sicht auf eine

Management-Unterstützung in der Weise,

dass das Controlling mit seinen Instrumenten

Controlling-Audit

von Alexander Großhäuser, Hartmut Ibershoff, Hans Jochen Kluetsch, Thilo Knuppertz, Heinz Schlagner, Adryan Villalobos und Dieter Wäscher

Controlling-Audit

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die richtigen Dinge richtig tut und damit Effek-

tivität und Effizienz von Unternehmen sichert.

Das Controlling-Audit stellt und beantwortet die

Standortbestimmung des Controlling in den

einzelnen Unternehmen über Fragen aus Eigen-

sicht und aus Fremdsicht (siehe Abbildung 1):

• Status – Wo stehen wir aktuell mit dem

Controlling (im Vergleich zur Zielsetzung, zu

vergleichbaren Unternehmen)?

• Zielsetzung – Wo wollen wir hin? Welche

größeren Verbesserungen sind mit wenig

Aufwand erreichbar? Welche Veränderungen

sind notwendig?

• Benchmark – Wie effektiv und effizient ist

das eigene Controlling in Bezug auf ver-

gleichbare Unternehmen (ähnlicher Größen-

ordnung oder aus derselben Branche)?

Für die Durchführung des Controlling Audit wer-

den dazu zusammengefasste Bewertungsbe-

reiche – und in diesen Einzelkriterien – zur Eva-

luation zur Verfügung gestellt. Abbildung 1 zeigt

eine grafische Auswertungsmöglichkeit der Be-

reiche, die bereits auf den ersten Blick Stärken

und Schwächen sowie Abweichungen zur Ziel-

setzung und zu Benchmarks aufzeigen. Die Be-

reiche werden in Kapitel 4 weiter beschrieben.

Für jedes Unternehmen besteht damit die Mög-

lichkeit, das Controlling-Audit im Sinne einer

Reifegradanalyse anzuwenden und insbeson-

dere folgende Schritte zur Verbesserung der

Unternehmenssteuerung festzulegen:

• Festlegung eines unternehmensspezisch op-

timalen Controllings – nicht für alle Aspekte

des Controllings kann in einem Unternehmen

ein idealer Zustand zweckmäßig oder gar er-

reichbar sein. Die Aufgabe besteht darin,

machbare und zielführende Schwerpunkte

zu setzen im Sinne einer unternehmenspezi-

fischen Vorgehensweise.

• Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen

(u.a. Priorisierung) – aus dem Audit lassen

sich für jedes Kriterium und jeden Bewer-

tungsbereich mögliche Verbesserungsmaß-

nahmen definieren.

• Erhöhung der Wirksamkeit des Controllings

– ein höherer „Reifegrad“ des Controllings

impliziert dann als Spiegelbild auch eine

Steigerung der Wirksamkeit des Control-

lings.

• Verbesserung der Effektivität und Effizienz im

Unternehmen – der höhere Reifegrad des

Controlling sollte im nächsten Schritt auch

die Leistungsfähigkeit des Unternehmens ge-

nerell steigern. Natürlich ist nicht auszu-

schließen, dass Unternehmen im Einzelfall

auch bei einem reifen Controlling in Schwierg-

keiten geraten können.

Konzept und Vorgehensweise

Abbildung 2 zeigt eine Übersicht über den Auf-

bau und die Methodik des Controlling-Audit.

Ausgehend von sehr komplexen Unternehmen

haben wir im Controlling-Audit die Anwendung

aller denkbaren Controlling-Instrumente vorge-

sehen und diese zu 8 Bereichen zentralisiert.

Diese Bereiche fassen als Module gleichartige

Controlling-Audit-Kriterien zusammen, um

systematisch Stärken, Schwächen und

Handlungsbedarf innerhalb der Bereiche

übergreifend auszuwerten.

In den einzelnen Bereichen werden mehr als 10

Einzelkriterien hinzugezogen. Die Bewertung

erfolgt jeweils anhand einer 10-stufigen Skala

von 1 (niedrig) bis 10 (hoch). Dabei haben wir

im Sinne eines Reifegradmodells für jedes In-

strument sowohl die maximale Bewertung (Be-

wertung 10 für die Anwendung des Controlling-

Instruments in der komplexesten Ausprägung)

als auch die reduzierteren Ausprägungen (Be-

wertungs-Ziffern 1 und 5) formuliert. Diese Be-

wertungshilfen ermöglichen es dann auch fest-

zulegen, in welcher Ausprägung welche Instru-

mente für welche Art von Unternehmen sinnvoll

sind, um dieses effizient zu führen (Zielsetzung,

siehe Abbildung 1).

Dazu ein Beispiel für ein Kriterium mit der Be-

wertungsziffer 10 aus dem Bereich Tooling:

„Das Target Costing hat wesentlichen Einfluß

auf die Entscheidung des Managements in Be-

zug auf Einführung und Weiterentwicklung von

Produkten. Die Fachabteilungen Konstruktion,

Einkauf, Produktion und Vertrieb sind eingebun-

den und Wertanalysen werden durchgeführt.”

Alle Kriterien des Controlling-Audits bilden in

der Gesamtheit den Kern eines effektiven und

effizienten Controllings. Eine durchgängig

hohe Bewertung der Kriterien impliziert,

dass das Controlling einen maßgeblichen

Einfluß auf Entscheidungen des Manage-

ments hat.

Audit-Bereiche und Verständnis

Die Zielsetzung des Controlling liegt insbeson-

dere darin, durch Bennennung aller relevanten

und wesentlichen Kriterien eine hohe Wirksam-

keit des Controllings aufzuzeigen und Nachhal-

tigkeit zu gewährleisten. Dazu wurden – wie

bereits erwähnt – alle gefundenen und im Ar-

beitskreis erarbeiteten Kriterien zu 8 Bereichen

gruppiert. Diese stellen wir nachfolgend mit ei-

nigen Kernfragen und Aspekten der Reifegrad-

bewertung beispielhaft vor!

Abb. 1: Auswertung-Diagramm über Stärken und Handlungsbedarf

CM Mai / Juni 2011

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! Strategiebegleitung – Controlling unter-

stützt die Strategieentwicklung und -umset-

zung im Unternehmen. Dafür werden Instru-

mente aus den zwei Gesichtspunkten der

Strategieentwicklung und Methoden zur

Strategieumsetzung benötigt. Dazu gehören

z. B. Fragen, inwieweit das Controlling eine

gezielte Standortbestimmung des Unterneh-

mens und seines Umfeldes ermöglicht. Von

Interesse für die Reifebewertung ist auch die

Frage, ob langfristige Ziele transparent für

die Steuerung und die nachfolgende opera-

tive Ebene zur Verfügung stehen.

! Planung – Controlling initiiert und koordi-

niert den Planungsprozess und stellt langfris-

tige und operative Pläne zur Steuerung des

Unternehmens zur Verfügung. Dabei wer-

den u.a. Fragen hinsichtlich der Verbindung

zwischen strategischer und operativer Pla-

nung als Kriterium bewertet. Ein weiteres

Beispiel ist die Aussagefähigkeit und Um-

setzbarkeit der aufgestellten Budgets als

das Ergebnis der Planung.

! Interaktion – Das Controlling adressiert

sys tematisch alle für die Führung erforder-

lichen Kommunikationsanforderungen und

begleitet diese für alle Informationszielgrup-

pen erfolgreich. Mit den Kriterien des Be-

reiches Interaktion werden insbesondere

Aspekte der Kommunikationseffektivität

und -effizienz überprüft.

! Organisation – Das Controlling ist inte-

graler und akzeptierter Bestandteil der Un-

ternehmensorganisation. Kriterien, die hier

berücksichtigen werden, sind u.a. die

Handhabung von Controlling-Prozessen

(Ablauforganisation) wie auch die Aufbau-

perspektive. Weiterhin ist es wichtig, die

Aufgabeninhalte des Controllings in Bezug

auf die Ausführung und Wirksamkeit zu

untersuchen. Ein weiteres Bündel von Kri-

terien beschäftigt sich mit Fragen nach

den Ressourcen für Controlling und deren

Handhabung.

! Kompetenzen – Die mit Controlling-Aufga-

ben betrauten Mitarbeiter verfügen über

notwendige Fähigkeiten und Kenntnisse. Im

Bereich „Kompetenzen“ wird die Zusam-

menarbeit des Controllings mit dem Ma-

nagement insbesondere durch ein adä-

quates positives Verhalten des Controllings

mit einem hohen Maß an Glaubwürdigkeit

und Integrität und einer besonderen Verhal-

tenspartnerschaft geprägt.

! Tooling – Standardisierte Methoden und

Werkzeuge sind angemessen im Unterneh-

men im Einsatz. Dazu gehören u.a. strate-

gische und operative Werkzeuge, die das

Controlling für eine erfolgreiche Anwendung

benötigt (z. B. Instrumente zum Controlling

von Kosten wie „Target Costing“). Gleichfalls

werden Tools zum Controlling von Unterneh-

mensbereichen und spezifischen Steue-

rungsfeldern (z. B. Investitionscontrolling) im

Audit berücksichtigt.

! Informationsgenerierung – Für die Unter-

nehmenssteuerung relevante Kennzahlen

sind vorhanden. Dieser Kriterienbereich

stellt mit den beschriebenen Anforderungen

sicher, dass dem Controlling ein effizientes

Reporting aller festgelegten Informationen

gelingt (vgl. Abbildung 3).

! Informationsverwendung – Ein standar-

disiertes, empfängerorientiertes, konsis-

tentes und zeitnahes Reporting-System ist

vorhanden. Controlling muss sich mit we-

sentlichen Kriterien gleichfalls daran mes-

sen lassen, ob die Verwendung von Infor-

mationen effizient erfolgt. Dazu gehört z. B.

die Frage, ob das bestehende Reporting

empfängerorientiert aufgebaut ist oder hier

Nachholbedarf besteht.

Anwendung und Einsatz

Das Controlling muss als Anforderung sowohl

bei der Durchführung des Audits als auch hin-

sichtlich der Ergebnisbetrachtung eine prak-

tische Handhabung ermöglichen. Für die Durch-

führung ergeben sich unterschiedliche Einsatz-

szenarien je nach Anwendungsziel im Unterneh-

men, die in Abbildung 4 aufgezeigt sind:

• Selbstbewertung – das Controlling Audit

wird als Standard-Anwendung im Sinne

einer schnellen Durchführung vom Unterneh-

men selbst angewendet. Dazu ist von der

Arbeitsgruppe vorgesehen, einen Internet-

basierten Zugang zur Bewertung zu benut-

zen. Die Ergebnisse werden dann per mail

oder online zur Verfügung gestellt. Vorteil ist

Abb. 2: Übersicht über den Aufbau und die Methodik des Controlling-Audit

Autoren

Ausschuss des Arbeitskreises West I des Internationalen Controller Verein (ICV)

Dipl.-Kfm. Heinz Schlagner, Dipl.-Kfm. Alexander Großhäuser, Dipl.-Kfm. Dieter Wäscher,

Dipl.-Kfm. Hartmut Ibershoff, Dipl.-oecc. Hans Jochen Kluetsch, Dipl.-Kfm. Thilo Knuppertz

Controlling-Audit