BAB IV AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENGEVALUASI …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2008-1-00002-AK-Bab 4.pdf · kesatuan dari pelaksanaan kegiatan audit yang tidak dapat dipisahkan. ...

59

BAB IV

AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENGEVALUASI KINERJA

BAGIAN PEMBELIAN PT SAIPEM INDONESIA

Pada Bab IV ini penulis melakukan pembahasan yang lebih mendalam mengenai

pelaksanaan audit operasional yang bertujuan untuk melakukan evaluasi atau penilaian

atas kinerja bagian pembelian pada PT Saipem Indonesia. Bagian pembelian pada PT

Saipem Indonesia dinamakan Procurement Department. Pembahasan yang dimaksud

hanya dibatasi sampai dengan fungsi pembelian serta siklus pengeluaran (expenditure

cycle) yang terjadi pada bagian pembelian di dalam perusahaan. Pada dasarnya, proses

audit operasional yang bertujuan untuk mengevaluasi kinerja bagian pembelian pada PT

Saipem Indonesia dibagi menjadi 4 (empat) tahapan penting, yaitu:

1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern

3. Pengujian Terinci

4. Pelaporan

Pada praktiknya, empat tahapan penting tersebut diatas adalah merupakan satu

kesatuan dari pelaksanaan kegiatan audit yang tidak dapat dipisahkan. Hal ini dapat

dikatakan demikian dikarenakan pada kenyataannya sangatlah sulit untuk mencari

pembatasan tugas antara tahap yang satu dengan tahap selanjutnya.

Namun demikian, penulis akan menjelaskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan

pada tahapan demi tahapan meskipun catatan kertas kerja antara satu dengan yang

lainnya tidak dapat dipisahkan karena merupakan rangkaian audit secara keseluruhan.

60

IV.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Tahapan Survei Pendahuluan bertujuan untuk mendapatkan gambaran awal

mengenai perusahaan dan mengumpulkan informasi-informasi yang bersifat umum

mengenai perusahaan beserta kegiatan operasionalnya sehingga nantinya akan diperoleh

suatu bentuk pemahaman yang bersifat menyeluruh mengenai perusahaan berikut seluruh

aspek pentingnya berkaitan dengan kegiatan audit operasional yang akan dilakukan.

Tahapan ini dilaksanakan dengan melakukan beberapa cara sebagai berikut:

1. Melakukan pengamatan fisik langsung untuk memperoleh gambaran kondisi

perusahaan, termasuk juga pengamatan mengenai fasilitas serta kedisiplinan dan

kompetensi para personil yang terlibat dalam kegiatan pembelian dan siklus

pengeluaran (expenditure cycle) perusahaan, sebelum mempersiapkan

perencanaan kegiatan audit operasional.

2. Mengumpulkan bukti-bukti tertulis mengenai prosedur-prosedur operasional

pembelian yang ditetapkan perusahaan, termasuk juga prosedur pembelian dalam

salah satu proyek perusahaan.

3. Melakukan tanya jawab berupa wawancara langsung dengan pihak atau pejabat

yang berwenang, dalam hal ini adalah Manajer Pembelian atau Procurement

Manager PT Saipem Indonesia, dengan tujuan memperoleh informasi-informasi

serta data-data berkaitan kegiatan operasional perusahaan secara umum dan

khusus, dalam hal ini kegiatan operasional pembelian, yang tingkat keakuratannya

tidak perlu diragukan.

4. Mengajukan daftar pertanyaan yang ditujukan kepada pihak-pihak yang terkait

dengan kegiatan operasional pembelian perusahaan.

61

Pada tahapan Survei Pendahuluan yang telah dilakukan melalui beberapa cara diatas,

dapat diperoleh beberapa informasi mengenai kondisi dan keadaan perusahaan sebagai

berikut:

1. Perusahaan mempunyai kantor dengan kondisi sangat memadai, berlokasi di Jalan

Haji Rangkayo Rasuna Said Kavling 62, Kuningan, Jakarta Selatan, tepatnya di

gedung Setiabudi Atrium lantai 6 (suite 601).

2. Dalam aktivitas operasionalnya, perusahaan bertindak sebagai kontraktor proyek-

proyek eksplorasi minyak dan gas, baik itu onshore (eksplorasi minyak dan gas yang

dilakukan di daratan), maupun offshore (eksplorasi minyak dan gas yang dilakukan di

lepas pantai).

3. Secara fisik, kondisi perusahaan sangat handal dengan adanya jaringan komunikasi

seperti telepon, mesin fax, ataupun komputer yang terkoneksi internet, dimana juga

terdapat berbagai fasilitas penunjang seperti tersedianya Bank dan ATM untuk

memudahkan kegiatan transaksi perbankan, dan sebagainya.

4. Jumlah karyawan perusahaan seluruhnya kurang lebih 350 orang tenaga kerja, baik

asing maupun lokal. Sementara jumlah karyawan atau staf pada bagian pembelian

(Procurement Department) adalah sebanyak 20 orang tenaga kerja.

5. Lokasi kantor sangat strategis karena terletak di salah satu bilangan pusat bisnis,

perniagaan, serta administrasi Ibukota Jakarta.

6. Dikarenakan banyaknya kaum ekspatriat yang bekerja di perusahaan dan di gedung

tempat perusahaan berkantor, maka keamanan gedung dan kantor menjadi hal yang

sangat diperhatikan dengan dilakukannya penjagaan yang sangat ketat sebagai salah

satu prioritas yang diutamakan oleh pihak pengelola bangunan.

62

IV.2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern

Tahap pengkajian dan pengujian sistem pengendalian intern perusahaan

merupakan suatu tahapan penting yang bertujuan untuk mengevaluasi sekaligus menguji

tingkat efektivitas, efisiensi, dan ekonomisnya pengendalian manajemen di dalam

perusahaan. Setiap perusahaan pada umumnya memiliki sistem organisasi fungsional

yang berbeda-beda, tergantung dari jenis bidang usahanya. Fungsi pembelian dalam

kaitannya dengan siklus pengeluaran (expenditure cycle) merupakan salah satu fungsi

penting bagi sebagian besar perusahaan dalam menentukan tingkat pengadaan serta

pengeluaran yang nantinya juga akan menentukan tingkat kinerja perusahaan secara

keseluruhan. Tahap evaluasi ini menjadi sangat penting karena tingkat efektivitas dan

efisiensi suatu perusahaan sangat bergantung pada baik atau tidaknya sistem

pengendalian intern di dalam perusahaan itu sendiri.

Tahap Evaluasi Sistem Pengendalian Intern ini dilakukan dengan 2 (dua) cara

berikut:

1. Melakukan pengamatan atas obyek audit serta membandingkan prosedur yang

diterapkan perusahaan dengan kriteria-kriteria yang ada.

2. Melakukan wawancara dengan menggunakan daftar pertanyaan yang dinamakan

Internal Control Questionnaires yang merupakan daftar pertanyaan-pertanyaan

seputar pengendalian intern terutama pada bagian pembelian. Internal Control

Questionnaires ini dapat dijawab dengan “Ya”, “Tidak”, berikut “Komentar” sebagai

bahan pendukung informasi-informasi yang diperlukan. Internal Control

Questionnaires yang diajukan guna memperoleh gambaran kesesuaian pelaksanaan

prosedur operasional pembelian PT Saipem Indonesia yaitu:

63

PT SAIPEM INDONESIA

Internal Control Questionnaires

Kuisioner Proses Verifikasi Pembelian Procurement Department

No. Daftar Pertanyaan Y T Komentar

1.

Apakah perusahaan mempunyai kebijakan

tertulis atas prosedur operasional

pembelian? √

2.

Apakah rencana pembelian telah disiapkan

oleh Procurement Coordinator?

Apakah sudah sejalan dengan jadwal

Engineering ataupun jadwal proyek secara

keseluruhan?

√ √

Perencanaan pembelian

telah disiapkan untuk

memulai proyek.

3.

Apakah Daftar Supplier (Bidders List) telah

disiapkan? √

4.

Apakah daftar Supplier-Supplier atau

Vendor-Vendor yang telah

direkomendasikan oleh klien telah tersedia?

Apakah ada kriteria-kriteria tertentu untuk

menyeleksi Supplier-Supplier atau Vendor-

Vendor lainnya?

√

√

64


5.

Apakah dokumen teknis atau proposal yang

diterima dari bagian Engineering telah

dicatat?

Apakah memerlukan persetujuan klien?

√

√

Karena berbentuk Lump

Sum Contract.

6.

Apakah permintaan pembelian telah

memenuhi penentuan identifikasi dan

spesifikasi produk? √

7.

Apakah kualifikasi proses, prosedur,

personil, dan produk beserta pengujiannya

telah tercantum pada permintaan

pembelian? √

8.

Apakah spesifikasi klien yang dapat

diaplikasikan telah tercantum dalam

permintaan pembelian? √

9.

Apakah jadwal klien telah diterima dan

dievaluasi?

Adakah ketidaksesuaian jadwal proyek

yang telah didiskusikan dengan Project

Manager?

√

√

65


10.

Apakah dokumen klien telah diperiksa?

Adakah deviasi yang teridentifikasi?

√ √

11.

Apakah sub-order (pembelian material-

material yang dilakukan Supplier kepada

Sub-Supplier) telah diperiksa?

√

Dilakukan dengan cara

mengirim Inspector ke

dalam Workshop Supplier

dan juga me-review

seluruh dokumen-

dokumen sub-order

Supplier.

12.

Apakah laporan perkembangan proyek

telah disiapkan?

Adakah keterlambatan yang teridentifikasi

dan telah dikoreksi?

√ √

13.

Apakah pemantauan pembelian secara

langsung (site) maupun tidak langsung

(desk) telah dilakukan dan dicatat? √

14.

Apakah pertemuan (meeting) dengan

Supplier-Supplier telah diselenggarakan? √

66


15.

Apakah ada laporan yang dibuat oleh

Expeditor?

Jika ada, dalam bentuk apakah laporan

tersebut?

√

Laporan dinamakan

“Expediting Weekly

Report”.

16.

Apakah ada penentuan persyaratan-

persyaratan dalam melakukan inspeksi?

Jika ada, dimanakah persyaratan-

persyaratan itu ditentukan?

√

Persyaratan-persyaratan

inspeksi ditentukan di

dalam dokumen

permintaan pembelian.

17.

Apakah ada komunikasi antara Expeditor

dengan Vendor?

Jika ada, dengan cara apakah komunikasi

itu dilakukan?

√

Komunikasi dilakukan

lewat e-mail, telepon,

teleconference,

dan videoconference.

18.

Apakah kategori-kategori Inspector telah

ditentukan sebelumnya? √

19.

Apakah ITP (Inspection and Test Plan) atau

rencana inspeksi dan jenis-jenis pengujian

telah disediakan?

√

67


20.

Apakah peralatan-peralatan inspeksi telah

diverifikasi atau dikalibrasi? √

21.

Apakah dokumen hasil laporan verifikasi

dikomunikasikan ke Expeditor

Coordinator?

√

22.

Apakah laporan data-data manufaktur telah

diverifikasi dan didokumentasikan? √

23.

Apakah sudah dilakukan analisis terhadap

pengendalian dokumen? √

24.

Apakah seluruh tujuan dan target atas

proses-proses tersebut telah diidentifikasi?

Apakah sudah sejalan dengan tujuan

perusahaan?

√ √

25.

Apakah bahan-bahan yang diperlukan

untuk mencapai tujuan telah diidentifikasi? √

26.

Apakah seluruh proses telah diawasi?

Apakah pengawasan tersebut efektif dan

efisien?

√ √

68


27.

Apakah seluruh target dan tujuan telah

terukur dan tercapai?

Apakah diperlukan tindakan-tindakan

tertentu yang bersifat korektif?

√

√

28.

Apakah sistem penyimpanan dokumen

dibuat?

Apakah ada indeks penyimpanan yang

memudahkan pencarian dokumen?

√ √

29.

Apakah ada dokumen-dokumen pembelian

yang disimpan?

Jika ada, berapa lama masa

penyimpanannya?

Apakah ada proteksi terhadap dokumen-

dokumen, data-data pembelian yang

berbentuk softcopy agar tidak hilang atau

rusak?

√

√

Yang disimpan adalah

dokumen-dokumen

Purchase Order dengan

masa penyimpanan

selama 2 tahun.

30.

Apakah ada kriteria-kriteria khusus yang

telah ditentukan untuk melakukan evaluasi

kinerja Supplier? √

69

PT SAIPEM INDONESIA


Kuisioner untuk Buyer (Procurement Department)


1.

Apakah Procurement Department

bertanggung jawab menentukan tingkat

kritis atas material-material untuk proyek? √

2.

Apakah daftar pembelian telah disiapkan?

√

3.

Request for Quotation

Apakah aktivitas-aktivitas berikut telah

dilaksanakan:

a. Pengeluaran permintaan penawaran

(Request for Quotation) kepada

Buyer?

b. Pemeriksaan kelengkapan

spesifikasi dan dokumen teknis

untuk melengkapai permintaan

penawaran harga?

c. Pengeluaran draft permintaan

penawaran untuk kemudian

diperiksa Project Manager sebelum

dikirim ke Supplier?

√

√

√

70


4.

Invitation to Bid

Apakah undangan Tender sudah sesuai

dengan prosedur dan dikirim kepada

seluruh Supplier yang tercantum dalam

Vendor List? √

5.

Tender Acknowledgement Form

Apakah Buyer telah menerima konfirmasi

dari Supplier terkait dengan penerimaan

dokumen Tender? √

Tidak semua.

6.

Proposal Register

Apakah semua penawaran yang diterima

dalam bentuk amplop tertutup atau tersegel

telah distempel dan dicatat?

Apakah pembeli (Buyer) bertanggungjawab

terhadap kerahasiaan semua penawaran

yang diterima tersebut?

√ √

Tidak semua.

7.

Apakah pembeli meng-arrange pembukaan

(formal opening) amplop penawaran yang

disaksikan oleh pihak tertentu? √

Saksi minimal 2 orang

yang bertugas menjamin

isi penawaran.

71


8.

Meeting Reports

Apakah konklusi meeting diformulasikan

ke dalam sebuah laporan?

√

9.

Evaluasi Penawaran

a. Apakah pembeli (Buyer)

mengkoordinasikan sebuah evaluasi

atas setiap penawaran?

b. Apakah Purchase Order telah

diberikan kepada Supplier dengan

penawaran terbaik?

c. Apakah penunjukan Supplier

didukung oleh tabulasi komersial

yang ditandatangani oleh pihak

yang kompeten dan berwenang?

√

√

√

10.

Apakah hasil negosiasi dengan para

Supplier dilaporkan secara formal dengan

mencantumkan tanggal, serta

ditandatangani oleh seluruh partisipan?

√

72


11.

Apakah pemenang Tender, yang

‘dianugerahi’ Purchase Order, sudah

disetujui oleh kepala bagian pembelian

(Procurement Department Head) dan

Project Manager? √

12.

Apakah Buyer bertanggungjawab untuk

mendapatkan persetujuan tertulis dari

Supplier setelah Supplier menerima

Purchase Order dari Buyer? √

13.

Progreess Report

Apakah Buyer memantau kegiatan Supplier

untuk memenuhi tanggal pengiriman

barang yang telah disetujui bersama?

√

Yang memantau adalah

Expeditor.

14.

Apakah QHSE Department berkoordinasi

dalam hal inspeksi atas barang-barang

dengan tingkat kompleksitas yang tinggi?

Apakah koordinasi itu dimasukkan dalam

laporan perkembangan (Progress Report)?

Apakah Procurement Coordinator atau

Buyer mengevaluasi kinerja Supplier?

√ √

73

PT SAIPEM INDONESIA


Kuisioner untuk Expeditor (Procurement Department)


1.

Apakah proses pembelian seperti

pengiriman barang ke gudang, pusat biaya

(cost center), dan manajerial telah

diperiksa? √

2.

Apakah Expeditor mengetahui bahwa

Supplier telah menerima Purchase Order

untuk memulai sistem produksinya? √

3.

Apakah Expeditor mencatat seluruh

komunikasi yang dilakukannya dengan

Supplier? √

4.

Apakah Expeditor, dalam melaksanakan

perencanaan pengawasan lapangan, telah

berkoordinasi dengan Project Procurement

Coordinator?

√

Koordinasi dilakukan

dengan QHSE

Department.

5.

Apakah Procurement Coordinator telah

mempersiapkan transportasi dan logistik? √

74


6.

Apakah koordinator bidang logistik

mengeluarkan permintaan untuk

transportasi? √

7.

Apakah instruksi untuk pengepakan

(packing) dan tanda pengiriman sudah

dicantumkan ke dalam Purchase Order? √

8.

Apakah Expeditor yang mengeluarkan

instruksi pengepakan (packing) tersebut?

Apakah instruksi itu dikomunikasikan

kepada Vendor dan bagian konstruksi

lainnya?

√ √

75

PT SAIPEM INDONESIA


Kuisioner untuk Procurement Manager Procurement Department


1.

Apakah Manajer Pembelian (Procurement

Manager) membuat Laporan Pembelian

(Procurement Report) setiap kwartalnya

(quarterly)? √

2.

Apakah pengisian Procurement Report

yang dilakukan oleh Procurement Manager

telah mencakup seluruh item-item prosedur

secara rinci? √

3.

Apakah Procurement Manager membuat

kuisioner tentang kepuasan pelanggan atau

klien yang ditujukan kepada klien untuk

keperluan evaluasi? √

4.

Apakah Procurement Manager membuat

analisis atas hasil evaluasi terhadap

Supplier guna memperbaharui Vendor List? √

76


5.

Apakah Procurement Manager melaporkan

hasil evaluasi terhadap Supplier kepada

Project Manager? √

6.

Apakah Procurement Department

menyimpan hasil Survei Kepuasan

Pelanggan (Customer Satisfaction Survey)?

Jika ya, berapa lama periode minimum masa

penyimpanannya?

√

Periode minimum masa

penyimpanan adalah 2

tahun.

7.

Apakah kontribusi para personil

Procurement cukup baik?

Apakah Procurement Manager telah

mengevaluasi efektivitas dan efisiensinya?

√ √

8.

Apakah Job Description untuk seluruh

personil Procurement, terutama terhadap

kegiatan pembelian untuk proyek berikut

Buyer-nya dan pengawasan berikut

Expeditor-nya telah ditentukan? √

77

Setelah melakukan evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern perusahaan yang

didasarkan pada perbandingan prosedur yang ditetapkan dengan pelaksanaan yang ada

dan hasil dari Internal Control Questionnaires, serta prinsip pengendalian intern yang

baik, dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Pengendalian Intern perusahaan sudah baik.

Berdasarkan pengamatan atas obyek audit, dalam hal ini Procurement Department

PT Saipem Indonesia, dan perbandingannya dengan prosedur yang ditetapkan

perusahaan, serta berdasarkan atas Internal Control Questionnaires yang telah diberikan

tersebut, maka dapat disimpulkan adanya beberapa kebaikan atas Sistem Pengendalian

Intern pada PT Saipem Indonesia, yaitu antara lain:

1. Terdapat struktur organisasi berikut tugas-tugas dan tanggung jawab-tanggung jawab

yang jelas sebagai modal dasar dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan,

khususnya kegiatan operasional pembelian perusahaan.

2. Perusahaan mempunyai kebijakan tertulis yang jelas atas prosedur operasional

pembelian atau yang dinamakan “Procurement Procedure”. Prosedur ini telah

disusun dan ditetapkan sedemikian rupa dimulai dari pembentukan sebuah tim yang

dinamakan Project Team sampai dengan dikeluarkannya Purchase Order.

3. Adanya perencanaan pembelian (Procurement Plan) yang telah disiapkan oleh

Koordinator Pembelian (Procurement Coordinator) dan sudah sejalan dengan jadwal

Engineering ataupun jadwal proyek secara keseluruhan.

4. Tersedianya daftar Supplier yang telah direkomendasikan oleh klien atau pelanggan.

5. Adanya identifikasi atas spesifikasi klien, kualifikasi proses, prosedur, personil, dan

produk beserta pengujiannya di dalam permintaan pembelian (Purchase Requisition).

78

6. Adanya pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen dan proposal-proposal klien,

termasuk juga pemeriksaan terhadap sub-order yang dilakukan oleh Supplier.

7. Telah dilakukan dan dicatatnya pemantauan pembelian secara langsung (site

expediting) maupun tidak langsung (desk expediting).

8. Adanya laporan yang dibuat oleh Expeditor yang dinamakan “Expediting Weekly

Report”.

9. Dokumen permintaan pembelian telah mencantumkan penentuan persyaratan-

persyaratan dalam melakukan inspeksi.

10. Terpantaunya komunikasi antara Vendor atau Supplier dengan Expeditor melalui

telepon, e-mail, teleconference, maupun videoconference.

11. Telah dilakukannya analisis terhadap pengendalian dokumen (Document Control).

12. Dibuatnya sistem penyimpanan dokumen dimana di dalamnya terdapat indeks

penyimpanan yang memudahkan pencarian dokumen. Salah satu dokumen penting

yang wajib disimpan dan diproteksi agar tidak rusak atau hilang yaitu dokumen

Purchase Order.

13. Adanya kriteria-kriteria khusus yang telah ditentukan untuk mengevaluasi kinerja

Supplier ditambah dilakukannya analisis atas evaluasi tersebut yang dilakukan oleh

Procurement Manager.

14. Procurement Manager membuat Laporan Pembelian (Procurement Report) setiap

kwartalnya (quarterly) yang ditujukan kepada Project Manager PT Saipem

Indonesia.

Dari beberapa poin tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem

Pengendalian Intern pada PT Saipem Indonesia sudah cukup baik.

79

IV.3. Pengujian Terinci

Dalam tahapan ini penulis mendapatkan temuan-temuan audit (audit findings) dan

menentukan tindakan-tindakan apa saja yang telah dilakukan oleh manajemen dan

pegawai perusahaan, khususnya pada bagian pembelian (dalam hal ini Procurement

Department PT Saipem Indonesia), yang dijabarkan sebagai “Kondisi” yang merupakan

penyimpangan-penyimpangan terhadap “Kriteria” yang telah ditentukan. Kemudian

diidentifikasikan apa saja “Sebab” yang mendasari terjadinya penyimpangan-

penyimpangan tersebut dan bagaimana “Akibat” yang ditimbulkan atas penyimpangan-

penyimpangan tersebut yang dapat menimbulkan dampak inefektivitas dan inefisiensi

bagi kinerja operasional Procurement Department pada khususnya, dan bagi PT Saipem

Indonesia pada umumnya.

Dari temuan-temuan audit tersebut, penulis dapat memberikan “Rekomendasi”

yang berupa saran atau masukan yang ditujukan bagi Procurement Department PT

Saipem Indonesia agar inefektivitas dan inefisiensi yang ditimbulkan dari penyimpangan-

penyimpangan tersebut dapat diatasi. Temuan-temuan audit (audit findings) yang

dijabarkan secara rinci ini, dengan menggunakan evaluasi terhadap “Kondisi”, “Kriteria”,

“Sebab”, “Akibat”, serta “Rekomendasi”, merupakan pedoman dasar yang diperlukan

untuk penyusunan laporan audit operasional.

Berdasarkan penelitian terhadap siklus pengeluaran (expenditure cycle) pada

Procurement Department PT Saipem Indonesia, maka penulis mendapatkan temuan-

temuan audit (audit findings) yang dapat dijabarkan berdasarkan “Kondisi”, “Kriteria”,

“Sebab”, “Akibat”, dan tentunya “Rekomendasi” sebagai berikut:

80

1. Pelaksanaan pembelian masih mengandung kelemahan.

Kenyataan atas pelaksanaan pembelian dapat ditemukan sebagai berikut:

a. Hampir seluruh dokumen pendukung tidak diikutsertakan ke dalam data-data

pembelian (procurement files) berdasarkan urutan atau indeks.

b. Seluruh tabulasi komersial atau tabel harga ternyata tidak diotorisasi oleh pejabat

yang kompeten dan berwenang.

c. Adanya komunikasi antara Buyer dengan Vendor perihal perpanjangan batas

waktu pengiriman proposal-proposal Tender yang ternyata tidak didasarkan atas

persetujuan oleh Project Manager.

d. Adanya pemberian Purchase Order kepada Supplier tunggal (Sole Supplier) yang

ditunjuk secara langsung. Penunjukan langsung ini tidak sesuai dengan prosedur

dimana penunjukan Supplier harus berdasarkan pada prinsip perbandingan yang

melibatkan minimal 3 (tiga) Supplier atau Vendor. Perbandingan ini mutlak

dilakukan demi menjaga kompetisi harga. Penunjukan langsung ini ternyata telah

diotorisasi oleh Procurement Manager.

e. Tidak ada dokumen-dokumen pelengkap yang membuktikan bahwa penunjukan

langsung terhadap Sole Supplier tersebut memang betul-betul diperlukan pada

saat itu, sehingga dapat dikatakan telah menyalahi prosedur proses pembelian,

utamanya dalam hal penunjukan Supplier.

f. Dalam kasus penunjukan langsung tersebut, tidak terdapat formulir mengenai

proposal pemberian Purchase Order yang disetujui oleh Procurement Manager

dan Project Manager untuk kemudian diteruskan kepada Manajer yang memiliki

kualifikasi untuk mengotorisasi Purchase Order tersebut.

81

Pengendalian Intern telah dirancang oleh perusahaan sebagai pedoman dalam

melakukan kegiatan pembelian. Salah satu komponen yang paling fundamental dari

suatu Sistem Pengendalian Intern adalah informasi yang relevan harus diidentifikasi,

dicatat, dan direkomendasikan dalam bentuk sebuah formulir dan harus adanya

batasan waktu (timeframe), yang ditentukan sebelum dikeluarkannya Purchase

Order, sehingga dapat membuat seluruh personil menjalankan tugas dan tanggung

jawabnya masing-masing dengan baik. Intinya adalah manajemen harus memonitor

dan mengevaluasi seluruh kegiatan perusahaan.

Beberapa penyebab terjadinya kelemahan ini yang dapat diidentifikasi antara lain:

a. Kurangnya penerapan proses pembelian secara tepat (melakukan pekerjaan secara

formal).

b. Adanya pengambilan keputusan berdasarkan komunikasi-komunikasi yang

bersifat nonformal.

c. Procurement Department telah diminta untuk memberikan prioritas terhadap salah

satu aktivitas operasional yang mendesak (urgencies) atau biasa disebut sebagai

“fast track project”.

Karena kurangnya pelaksanaan proses pembelian secara formal, maka dampak

yang dapat ditimbulkan yaitu pengendalian manajemen menjadi sulit.

Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang terjadi pada pelaksanaan pembelian

tersebut, maka penulis menyarankan beberapa hal sebagai berikut:

a. Perusahaan harus menyiapkan dan menerapkan sebuah indeks penyusunan

terhadap pengisian dokumen-dokumen pendukung agar dapat disusun secara

berurutan atau kronologis.

82

b. Seluruh pengecualian atas prinsip perbandingan yang kompetitif dengan

melibatkan minimal 3 (tiga) Vendor, termasuk juga perihal tabulasi komersial

atau tabel harga, harus secara formal dijustifikasi berdasarkan situasi pasar dan


c. Perusahaan harus membuat sebuah format yang berkaitan dengan pengecualian

penunjukan Supplier secara langsung, dan format tersebut harus diterapkan secara

menyeluruh serta disetujui oleh Manajer yang memiliki otoritas terhadap

Purchase Order maupun kontrak-kontrak lainnya.

2. Proses penerbitan permintaan pembelian tidak tepat.

Berdasarkan review atas proses permintaan pembelian, telah ditemukan adanya

permintaan pembelian yang diterbitkan berdasarkan aplikasi sistem SAP-IBIS

(Systems Applications and Products-Integrated Business Information System) setelah

dimulainya proses Tendering atau setelah pembeli (Buyer) mengirimkan permintaan

daftar harga kepada Vendor-Vendor dan menerima daftar harga itu dari Vendor-

Vendor tersebut. Sebagai dampaknya, permintaan pembelian diatur ulang di dalam

sistem SAP-IBIS hanya dengan tujuan agar dapat mengeluarkan Purchase Orders dan

sub kontrak-sub kontrak lainnya.

Setiap permintaan pembelian harus mengindikasikan kuantitas dan kualitas

material yang akan dibeli, termasuk juga spesifikasi teknis dan seluruh informasi

yang diperlukan untuk menentukan definisi teknis dari material-material tersebut.

Berdasarkan prosedur korporasi Saipem mengenai “Management of Request for

Quotation” atau “Manajemen atas Permintaan Penawaran”, seharusnya seluruh

83

aktivitas pembelian diproses berdasarkan permintaan pembelian barang yang secara

reguler dikeluarkan dan disetujui oleh manajemen terkait.

Situasi ini terjadi karena disebabkan oleh tingginya tingkat kompleksitas barang-

barang yang akan dibeli serta kaitannya dengan kemampuan para karyawan atau

personil yang kurang memahami penerapan aplikasi sistem SAP-IBIS secara efektif.

Hal ini disebabkan kurangnya pelatihan yang diberikan kepada personil mengenai

penerapan SAP-IBIS di dalam perusahaan. Di samping itu, sebab lainnya adalah

karena adanya beberapa permintaan pembelian yang bersifat mendesak atau

“urgencies”.

Dikarenakan permintaan pembelian merupakan suatu basis dokumen yang

diperlukan untuk memulainya suatu proses pembelian, namun proses dan otorisasinya

ternyata tidak sesuai dengan prosedur, maka mengakibatkan suatu proses pembelian

menjadi tidak efektif. Selain itu, akibat lainnya yakni Procurement Department tidak

dapat memperoleh seluruh informasi yang betul-betul diperlukan untuk melaksanakan

proses pembelian dalam rangka memenuhi kebutuhan permintaan proyek. Sebagai

tambahan, kesalahan-kesalahan atau kejanggalan-kejanggalan dalam hal perhitungan

biaya (cost accounting) dan juga pengawasan (monitoring) tidak dapat terdeteksi atau

paling tidak diminimalisir.

Berdasarkan proses penerbitan permintaan pembelian yang tidak tepat ini, penulis

menyarankan agar seharusnya permintaan pembelian (Purchase Requests) diterbitkan

perusahaan berdasarkan aplikasi sistem SAP-IBIS pada saat sebelum dimulainya fase

atau proses penawaran.

84

3. Penentuan batas waktu pengiriman penawaran tidak dipertimbangkan secara realistis.

Perusahaan telah menetapkan batas waktu tertentu bagi Vendor-Vendor untuk

mengirimkan penawaran. Namun ternyata beberapa penawaran dari Vendor-Vendor

dikirim setelah melewati batas waktu atau tanggal penutupan dan pengiriman tersebut

tidak ditolak oleh perusahaan. Keputusan untuk tidak dilakukannya penolakan atas

penawaran tersebut ternyata tidak didefinitifkan dan tidak ada bukti persetujuan dari

Project Manager terhadap penerimaan penawaran tersebut.

Berdasarkan pengendalian atas prosedur pembelian, batas waktu pengiriman

penawaran harus ditentukan dengan realistis dan penawaran yang dikirim setelah

melewati batas waktu tersebut harus ditolak.

Penyimpangan ini disebabkan karena penetapan batas waktu pengiriman

penawaran oleh Project Team dipengaruhi oleh kepentingan yang mendesak sehingga

batas waktu yang ditetapkan terkesan tidak realistis.

Kebijakan penetapan batas waktu tersebut dianggap tidak populis di mata para

Supplier atau Vendor dan dampaknya adalah Supplier atau Vendor seringkali

meminta perpanjangan waktu untuk mengirimkan penawaran. Hal ini juga

mengakibatkan persyaratan-persyaratan yang seharusnya berlaku tidak dapat

diaplikasikan sebagaimana mestinya.

Perusahaan seharusnya melakukan penetapan batas waktu pengiriman penawaran

bagi seluruh Vendor atau Supplier secara realistis. Dan apabila terdapat perpanjangan

waktu terhadap pengiriman penawaran tertentu, maka keputusan-keputusan untuk

memberikan perpanjangan waktu atas pengiriman penawaran tersebut harus

didefinitifkan dan diotorisasi.

85

4. Persyaratan-persyaratan prosedural atas Amplop Penawaran Tertutup (Sealed

Envelope Bid) tidak sesuai dengan instruksi Tender.

Dalam proses penawaran, terdapat berbagai persyaratan prosedural atas Amplop

Penawaran Tertutup (Sealed Envelope Bid). Namun pada kenyataannya terdapat

beberapa ketidaksesuaian antara persyaratan-persyaratan prosedural tersebut dengan

instruksi Tender, yaitu:

a. Adanya beberapa Amplop Penawaran Tertutup yang tidak diterima dan alasan-

alasannya yang relevan tidak dicatat dan didokumentasikan.

b. Dalam beberapa proyek, perusahaan telah menginstruksikan Vendor-Vendor

untuk mengirimkan penawaran mereka dalam Amplop Penawaran Tertutup.

Namun mayoritas Vendor-Vendor tersebut justru mengirim penawaran mereka

melalui fax atau e-mail.

c. Penawaran-penawaran yang dikirim melalui Amplop Penawaran Tertutup tidak

distempel, diberi nomor, dan didaftarkan ke dalam daftar pembelian.

d. Konklusi atau hasil dari pertemuan-pertemuan (meetings) mengenai pembukaan

Amplop Penawaran Tertutup yang bertajuk “Bid Opening Board” tidak

didefinitifkan ke dalam sebuah laporan yang didalamnya terdapat nomor-nomor

referensi penawaran sebagaimana telah disebutkan diatas.

Berdasarkan prosedur korporasi Saipem mengenai “Management of Request for

Quotation” atau “Manajemen atas Permintaan Penawaran”, seluruh penawaran harus

dikirim melalui Amplop Penawaran Tertutup (Sealed Envelope Bid). Prosedur yang

merupakan standar perusahaan ini juga mengklarifikasi bahwa seluruh penawaran

yang dikirim dengan Amplop Penawaran Tertutup harus distempel dan diberi nomor

86

referensi. Lalu sebuah tim harus dibentuk guna bertugas melakukan pembukaan atas

Amplop-Amplop Penawaran Tertutup tersebut. Kriteria ini berdasarkan atas instruksi

kerja Saipem mengenai Manajemen Pembelian atau “Procurement Management”,

dimana pembelian yang dilakukan melalui Purchase Orders yang bernilai kontrak

melebihi 500.000 Euro, permintaan penawarannya harus dilakukan melalui suatu

amplop tertutup (sealed envelope).

Ketidaksesuaian ini terjadi karena disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

a. Procurement Department telah diminta untuk memberikan prioritas terhadap

permintaan-permintaan penawaran tertentu yang bersifat sangat mendesak guna

menunjang kegiatan operasional perusahaan.

b. Penetapan batas waktu pengiriman penawaran yang ditentukan oleh Project Team

sangat tidak realistis dan hal inilah yang mendasari mayoritas Vendor untuk

mengirimkan penawaran-penawaran mereka melalui fax atau e-mail.

c. Kurangnya dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti relevan bahwa adanya

persetujuan atas pengiriman penawaran yang tidak dikirim melalui Amplop

Penawaran Tertutup.

Kurangnya pelaksanaan kegiatan yang sesuai dengan prosedur, terutama

mengenai prosedur Amplop Penawaran Tertutup (Sealed Envelope Bid), dapat

mengakibatkan informasi-informasi yang sifatnya rahasia dan konfidensial yang

terdapat di dalam penawaran-penawaran tersebut telah diketahui terlebih dahulu

sebelum dibuatnya suatu tabel harga atau tabulasi komersial. Dampak lain yang

ditimbulkan dari penyimpangan ini yaitu keketatan proses seleksi terhadap para

Vendor atau Supplier dapat berkurang.

87

Untuk mengatasi kelemahan tersebut, penulis memberikan rekomendasi kepada

perusahaan untuk melakukan beberapa tindakan sebagai berikut:

a. Batas waktu pengiriman penawaran harus ditentukan secara realistis.

b. Keputusan-keputusan untuk menerima penawaran-penawaran yang dikirim

dengan tidak melalui Amplop Penawaran Tertutup tersebut harus didefinitifkan

dan diotorisasi.

c. Amplop-Amplop Penawaran Tertutup tersebut harus distempel, diberikan nomor

referensi, dan didaftarkan ke dalam daftar pembelian.

d. Konklusi dari pertemuan-pertemuan “Bid Opening Board” harus didefinitifkan

dan dituangkan ke dalam sebuah laporan.

5. Sistem penyimpanan dokumen pembelian belum baik.

Setelah melakukan evaluasi terhadap manajemen proses Tendering, telah

ditemukan adanya berbagai penyimpangan berikut:

a. Dalam beberapa proses Tendering ternyata tidak terdapat daftar Vendor (Vendor

List), dan adanya Vendor List yang tidak disetujui oleh Project Director ataupun

Project Manager.

b. Beberapa Vendor yang tidak tercantum di dalam Vendor List diikutsertakan ke

dalam proses Tendering.

c. Beberapa Vendor yang belum mengirimkan penawaran diikutsertakan ke dalam

proses Tendering.

d. Beberapa permintaan penawaran tidak dikeluarkan secara formal.

88

e. Hampir seluruh Vendor yang diikutsertakan ke dalam proses Tendering tidak

melakukan komunikasi dengan pembeli (Buyer) perihal konfirmasi penerimaan

dokumen Tender dan keputusan Vendor untuk turut berpartisipasi dalam Tender

tersebut.

f. Tidak tersedianya formulir Evaluasi Teknis (Technical Evaluation).

g. Salah satu Vendor yang telah mengirimkan penawarannya belum dicantumkan ke

dalam tabulasi komersial atau tabel harga.

h. Beberapa tabulasi komersial atau tabel harga belum ditandatangani dan diberi

tanggal.

i. Tidak tersedianya tabulasi komersial atau tabel harga yang sudah final setelah

dilakukannya negosiasi final dengan Vendor.

j. Adanya Purchase Order yang belum dikirimkan kepada Vendor pemenang

Tender dan tidak adanya dokumen yang menunjukkan kriteria seleksi terhadap

pemilihan Vendor tersebut.

k. Adanya kontrak yang diberikan kepada Vendor pemenang Tender namun tidak

ditemukan dokumen-dokumen pendukungnya.

l. Tidak tersedianya beberapa konfirmasi penerimaan Purchase Order dari Vendor.

Tata cara penyimpanan dokumen oleh perusahaan telah diatur sedemikian rupa

yaitu seluruh dokumen pencatatan atas proses Tendering harus disimpan untuk

kemudahan pencariannya. Sesuai dengan standar korporasi Saipem mengenai

“Management of Request for Quotation” atau “Manajemen atas Permintaan

Penawaran”, penyimpanan dokumen Tender mutlak dilakukan untuk memastikan

kemudahan pencarian dan untuk memastikan aplikasi proses Tender tersebut.

89

Namun dalam pelaksanaannya ternyata terjadi berbagai penyimpangan dan hal ini

terjadi karena:

a. Kurangnya penerapan proses penyimpanan dokumen pembelian secara tepat.

b. Beberapa Tender telah dilakukan pada tahap awal sebelum proyek dimulai.

c. Adanya prioritas tertentu yang diberikan untuk kepentingan aktivitas operasional

perusahaan.

Tanpa adanya kelengkapan dokumen pencatatan, pelaksanaan proses Tendering

tidak akan berjalan dengan baik. Dengan demikian maka tidak ada jaminan bahwa

tujuan adanya penawaran harga terbaik secara teknis dan komersial akan tercapai.

Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis

dapat menyarankan beberapa hal sebagai berikut:

a. Seluruh dokumen pencatatan yang berhubungan dengan proses Tendering harus

disimpan.

b. Prosedur penyimpanan dokumen pencatatan tersebut harus dibuat.

c. Persyaratan-persyaratan yang berlaku harus diaplikasikan kepada seluruh Vendor

atau Supplier yang terlibat dalam proses Tendering.

d. Standar korporasi Saipem beserta instruksi-instruksi kerjanya harus sesegera

mungkin diimplementasikan oleh perusahaan.

6. Penetapan kualifikasi Vendor atau Supplier tidak dilakukan dengan tepat.

Penulis menemukan beberapa kondisi yang teridentifikasi antara lain:

a. Adanya beberapa Supplier yang tidak lolos kualifikasi namun Supplier-Supplier

tersebut tetap diberikan Purchase Order. Sebagai tambahan, ruang lingkup kerja

90

untuk Purchase Order menunjukkan ketidaksesuaian dengan kategori penawaran

harga dari para Supplier.

b. Adanya beberapa Vendor yang telah diblokir atau kualifikasinya sudah tidak

berlaku.

c. Adanya beberapa Vendor yang berstatus masih pra-kualifikasi.

d. Dalam aktivitas pemantauan, terdapat fakta bahwa adanya beberapa Vendor yang

telah diberikan Purchase Order tanpa dikualifikasi terlebih dahulu agar ruang

lingkup kerjanya menjadi efektif.

Standar korporasi Saipem mengenai Manajemen terhadap Vendor atau “Vendor

Management” menyatakan bahwa perusahaan bertanggung jawab atas:

a. Evaluasi atas permintaan kualifikasi terhadap Vendor-Vendor yang telah ditunjuk

oleh klien.

b. Permintaan aktivasi proses kualifikasi Vendor-Vendor yang ditujukan kepada

Group Procurement Coordination Department.

c. Perkembangan proses kualifikasi terhadap Vendor-Vendor lokal.

Kelemahan ini terjadi karena disebabkan oleh status kualifikasi terhadap Vendor-

Vendor dan batas nilai penawaran tidak diubah secara reguler dan dipertimbangkan

selama fase atau periode penyeleksian Vendor.

Berdasarkan kelemahan ini, akibat yang dapat ditimbulkan yaitu kualifikasi

beberapa Vendor atau Supplier tidak sesuai dengan standar kualitas menurut nominasi

Saipem sehingga komitmen atas pengutamaan keselamatan menjadi diragukan.

91

Penulis menyarankan agar evaluasi lengkap terhadap daftar Vendor-Vendor lokal

harus segera dilakukan, dan apabila status Vendor telah berubah, maka harus segera

diinformasikan kepada Corporate Vendor Qualification Department.

7. Beberapa Purchase Order baru dikeluarkan perusahaan setelah dilakukannya

beberapa aktivitas terkait oleh Supplier.

Dalam melakukan evaluasi terhadap pengeluaran Purchase Order dengan

aktivitas-aktivitas Supplier, terdapat fakta bahwa beberapa Purchase Order atau

kontrak-kontrak yang bernilai besar baru dikeluarkan perusahaan ketika material-

material sudah dikirim oleh Supplier dan aktivitas-aktivitas Supplier tersebut sudah

mulai berjalan. Selain itu juga terdapat beberapa invoice yang diterima sebelum

dikeluarkannya Purchase Order.

Material-material yang dikirim ataupun aktivitas-aktivitas yang dilakukan

Supplier seharusnya sesuai dengan Purchase Order dan dilakukan setelah

dikeluarkannya Purchase Order yang telah disetujui.

Dengan tujuan melakukan proses pengiriman yang bersifat mendesak, Supplier-

Supplier telah diminta perusahaan untuk mengirim material-material dan melakukan

aktivitas-aktivitasnya ke dalam lokasi proyek sebelum diberikan Purchase Order

yang telah disetujui.

Berbagai dampak yang dapat terjadi atas penyimpangan ini antara lain:

a. Seluruh aktivitas dapat dilakukan oleh personil-personil yang tidak

berkepentingan atau tidak memiliki otorisasi.

b. Adanya material-material atau aktivitas-aktivitas yang tidak berguna (useless).

92

c. Kondisi seperti ini dapat merugikan kedua belah pihak, baik Supplier maupun

perusahaan selaku kontraktor.

d. Penyalahgunaan prosedur pembelian yang telah ditentukan oleh Saipem.

e. Barang-barang yang dikirimkan atau aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan tanpa

adanya ikatan kontrak yang jelas tidak dilindungi oleh kebijakan asuransi yang

telah ditetapkan oleh Saipem.

Untuk mengatasi kelemahan tersebut, disarankan agar proses pengeluaran

Purchase Order harus sesuai dengan prosedur operasional pembelian dan harus

diberikan kepada Supplier-Supplier terpilih sebelum adanya pengiriman material-

material atau pelaksanaan aktivitas-aktivitas terkait oleh Supplier-Supplier tersebut.

IV.4. Pelaporan

Tahap ini merupakan salah satu tahap akhir dari proses pemeriksaan atau audit

operasional yang bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit operasional tersebut

,yang berupa rekomendasi-rekomendasi berdasarkan temuan-temuan audit yang telah

teridentifikasi sebelumnya, yang ditujukan kepada manajemen perusahaan sebagai dasar

pertimbangan dalam melakukan perbaikan-perbaikan atas penyimpangan-penyimpangan

yang telah terjadi. Namun pada tahap ini penulis tidak menyampaikan suatu format

laporan audit operasional, melainkan hanya menyimpulkan materi laporan audit

operasional dalam bentuk “Risalah Temuan-Temuan Audit” (“Summary of Audit

Findings”), “Temuan-Temuan Audit dan Rekomendasi-Rekomendasi” (“Audit Findings

and Recommendations”), serta “Kesimpulan” (“Conclusion”).

93

Berdasarkan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern dengan didasari oleh

pengujian terinci yang menjabarkan “Kondisi”, “Kriteria”, “Sebab”, “Akibat”, dan

“Rekomendasi”, maka materi laporan hasil audit operasional untuk mengevaluasi kinerja

bagian pembelian PT Saipem Indonesia dapat disimpulkan sebagai berikut:

Risalah Temuan-Temuan Audit

(Summary of Audit Findings)

Berdasarkan hasil audit operasional yang telah dilakukan atas aktivitas pembelian

dan siklus pengeluaran, penulis menemukan adanya beberapa penyimpangan yang dapat

dikategorikan sebagai temuan-temuan audit sebagai berikut:










94

Temuan-Temuan Audit dan Rekomendasi-Rekomendasi

(Audit Findings and Recommendations)

Berdasarkan pengujian terinci yang telah dilakukan sebelumnya dengan

menjabarkan “Kondisi”, “Kriteria”, “Sebab”, “Akibat”, dan “Rekomendasi”, maka

temuan-temuan audit yang dapat diindikasikan dan rekomendasi-rekomendasi yang

diberikan untuk menanggulanginya dapat secara singkat diuraikan sebagai berikut:


Kelemahan yang teridentifikasi salah satunya yaitu adanya pemberian Purchase

Order kepada Supplier tunggal (Sole Supplier) yang ditunjuk secara langsung.

Penunjukan langsung ini tidak sesuai dengan prosedur dimana penunjukan Supplier

harus berdasarkan pada prinsip perbandingan yang melibatkan minimal 3 (tiga)

Supplier atau Vendor. Perbandingan ini mutlak dilakukan demi menjaga kompetisi

harga. Penunjukan langsung ini ternyata telah diotorisasi oleh Procurement Manager.

Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang terjadi pada pelaksanaan pembelian

tersebut, maka penulis menyarankan beberapa hal sebagai berikut:

a. Perusahaan harus menyiapkan dan menerapkan sebuah indeks penyusunan

terhadap pengisian dokumen-dokumen pendukung agar dapat disusun secara

berurutan atau kronologis.

b. Seluruh pengecualian atas prinsip perbandingan yang kompetitif dengan

melibatkan minimal 3 (tiga) Vendor, termasuk juga perihal tabulasi komersial

atau tabel harga, harus secara formal dijustifikasi berdasarkan situasi pasar dan


95

c. Perusahaan harus membuat sebuah format yang berkaitan dengan pengecualian

penunjukan Supplier secara langsung, dan format tersebut harus diterapkan secara

menyeluruh serta disetujui oleh Manager yang memiliki otoritas terhadap

Purchase Order maupun kontrak-kontrak lainnya.


Berdasarkan review atas proses permintaan pembelian, telah ditemukan adanya

permintaan pembelian yang diterbitkan berdasarkan aplikasi sistem SAP-IBIS

(Systems Applications and Products-Integrated Business Information System) setelah

dimulainya proses Tendering atau setelah pembeli (Buyer) mengirimkan permintaan

daftar harga kepada Vendor-Vendor dan menerima daftar harga itu dari Vendor-

Vendor tersebut.

Berdasarkan proses penerbitan permintaan pembelian yang tidak tepat ini, penulis

menyarankan agar seharusnya permintaan pembelian (Purchase Requests) diterbitkan

perusahaan berdasarkan aplikasi sistem SAP-IBIS pada saat sebelum dimulainya fase

atau proses penawaran.


Perusahaan telah menetapkan batas waktu tertentu bagi Vendor-Vendor untuk

mengirimkan penawaran. Namun ternyata beberapa penawaran dari Vendor-Vendor

tersebut dikirim setelah melewati batas waktu atau tanggal penutupan penerimaan

penawaran. Beberapa penawaran dari Vendor-Vendor tersebut tidak ditolak oleh

perusahaan. Keputusan untuk tidak dilakukannya penolakan atas penawaran tersebut

ternyata tidak didefinitifkan dan tidak ada bukti persetujuan dari Project Manager

terhadap penerimaan penawaran tersebut.

96

Perusahaan seharusnya melakukan penetapan batas waktu pengiriman penawaran

bagi seluruh Vendor atau Supplier secara realistis. Dan apabila terdapat perpanjangan

waktu terhadap pengiriman penawaran tertentu, maka keputusan-keputusan untuk

memberikan perpanjangan waktu atas pengiriman penawaran tersebut harus

didefinitifkan dan diotorisasi.



Dalam proses penawaran, terdapat berbagai persyaratan prosedural atas Amplop

Penawaran Tertutup (Sealed Envelope Bid). Namun pada kenyataannya terdapat

beberapa ketidaksesuaian antara persyaratan-persyaratan prosedural tersebut dengan

instruksi Tender, salah satunya yakni perusahaan telah menginstruksikan Vendor-

Vendor untuk mengirimkan penawaran mereka dalam Amplop Penawaran Tertutup.

Namun mayoritas Vendor-Vendor tersebut justru mengirim penawaran mereka

melalui fax atau e-mail.

Untuk mengatasi kelemahan tersebut, penulis memberikan rekomendasi kepada

perusahaan untuk melakukan beberapa tindakan sebagai berikut:

a. Batas waktu pengiriman penawaran harus ditentukan secara realistis.

b. Keputusan-keputusan untuk menerima penawaran-penawaran yang dikirim

dengan tidak melalui Amplop Penawaran Tertutup tersebut harus didefinitifkan

dan diotorisasi.

c. Amplop-Amplop Penawaran Tertutup tersebut harus distempel, diberikan nomor

referensi, dan didaftarkan ke dalam daftar pembelian.

97

d. Konklusi dari pertemuan-pertemuan “Bid Opening Board” harus didefinitifkan

dan dituangkan ke dalam sebuah laporan.


Setelah melakukan evaluasi terhadap manajemen proses Tendering, telah

ditemukan adanya berbagai penyimpangan, salah satunya dalam beberapa proses

Tendering ternyata tidak terdapat daftar Vendor (Vendor List), dan adanya Vendor

List yang tidak disetujui oleh Project Director ataupun Project Manager.

Berdasarkan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, maka penulis dapat

menyarankan beberapa hal sebagai berikut:

a. Seluruh dokumen pencatatan yang berhubungan dengan proses Tendering harus

disimpan.

b. Prosedur penyimpanan dokumen pencatatan tersebut harus dibuat.

c. Persyaratan-persyaratan yang berlaku harus diaplikasikan kepada seluruh Vendor

atau Supplier yang terlibat dalam proses Tendering.

d. Standar korporasi Saipem beserta instruksi-instruksi kerjanya harus sesegera

mungkin diimplementasikan oleh perusahaan.


Penulis menemukan beberapa kondisi yang teridentifikasi, salah satunya adanya

beberapa Supplier yang tidak lolos kualifikasi namun Supplier-Supplier tersebut tetap

diberikan Purchase Order.

Penulis menyarankan agar evaluasi lengkap terhadap daftar Vendor-Vendor lokal

harus segera dilakukan, dan apabila status Vendor telah berubah, maka harus segera

diinformasikan kepada Corporate Vendor Qualification Department.

98



Dalam melakukan evaluasi terhadap pengeluaran Purchase Order dengan

aktivitas-aktivitas Supplier, terdapat fakta bahwa beberapa Purchase Order atau

kontrak-kontrak yang bernilai besar baru dikeluarkan perusahaan ketika material-

material sudah dikirim oleh Supplier dan aktivitas-aktivitas Supplier tersebut sudah

mulai berjalan. Selain itu juga terdapat beberapa invoice yang diterima sebelum

dikeluarkannya Purchase Order.

Untuk mengatasi kelemahan tersebut, disarankan agar proses pengeluaran

Purchase Order harus sesuai dengan prosedur operasional pembelian dan harus

diberikan kepada Supplier-Supplier terpilih sebelum adanya pengiriman material-

material atau pelaksanaan aktivitas-aktivitas terkait oleh Supplier-Supplier tersebut.

Kesimpulan (Conclusion)

Dari hasil evaluasi terhadap sistem pengendalian intern perusahaan, terutama

pada aktivitas pembelian dan siklus pengeluaran, disamping harus melakukan

beberapa perbaikan yang diperlukan, dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan

kinerja bagian pembelian (Procurement Department) PT Saipem Indonesia sudah

cukup efektif, efisien, dan ekonomis.

BAB IV AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENGEVALUASI …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2008-1-00002-AK-Bab 4.pdf · kesatuan dari pelaksanaan kegiatan audit yang tidak dapat dipisahkan. ...

Documents