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EL CONTROL DE CALIDAD EN LA GESTION LOGISTICAConferencia en la
Universidad Centroamericana Jos Simen Caas, San Salvador, Mayo 2011
ING. JORGE VALENCIA, SAN SALVADOR, EL SALVADOR,
[email protected]
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El Control de CalidadEs el seguimiento detallado de los procesos
dentro de una empresa para mejorar la calidad del producto y/o
servicio
Es una estrategia para asegurar el cuidado y mejora continua en
la calidad ofrecida.
Consiste en la Implantacin de programas, mecanismos,
herramientas tcnicas en una empresa para la mejora de la calidad de
sus productos, servicios y productividad en general.
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LAS 7 HERRAMIENTAS BASICASDiagrama espina pescado (Causa/
efecto) (Ishikawa)HistogramasAnlisis de Pareto (80-20)Diagramas de
flujoDiagramas de dispersinGrfico de tendenciasGrficos de
Control
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PROVEEDORCLIENTECLIENTE
DELCLIENTEPROVEEDORDELPROVEEDORMakeDeliverMakeDeliverMakeSourceDeliverSourceInterno/ExternoInterno/ExternoLA
EMPRESASourcePROCESOS METRICAS KPI MEJORES PRACTICAS
TECNOLOGIAALCANCE MODELO SCOR MODELO LOGISTICO SCOR (Supply Chain
Operations Reference)
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Logstica y Cadena de suministrosMientras que la logstica se
encarga de coordinar operaciones y flujos de informacin, producto y
dinero entre proveedores y clientes, la gestin de la cadena de
suministros es ms amplia.
Hablar de cadena de suministros exige coordinacin, colaboracin y
compartir informacin entre los departamentos logsticos de varias
empresas de proveedores, clientes mayoristas, minoristas, etc con
la empresa misma para obtener servir mejor al mercado y obtener
beneficios compartidos.
El control de calidad debe estar presente en toda la cadena de
suministro, principalmente en la interseccin de los procesos
logsticos, que es donde se transfieren responsabilidades y
riesgos.
Las 7 herramientas siguen siendo vlidas hoy en da en ambientes
de alta y de poca tecnologa. Se requieren no slo para elaborar
modelos matemticos de optimizacin, sino para analizar, evidenciar
situaciones de negocio y comparar los resultados con los
indicadores logsticos meta .
Existen muchos tipos de grficos y representaciones matriciales
de datos. Las herramientas enfatizan el uso de diagramas de
dispersin e histogramas porque resultaban ms fciles de utilizar en
ausencia de tecnologas computarizadas.
Actualmente se utilizan herramientas complementarias como lo es
la documentacin visual en base a fotografas, utilizacin de
indicadores y cuadro de mando integral, grficos de radar,
checklist, etc
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CASO 1: ANALISIS CICLO DE PEDIDO EN EMPRESA DISTRIBUIDORA DE
PRODUCTOS INDUSTRIALES
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ANALISIS DE IMPACTO DE LOS PEDIDOS TELEFONICOS SOBRE EL NIVEL DE
SERVICIO A CLIENTES
Grfico1
489115604
465176641
525134659
266125391
243265508
322180502
290228518
148226374
196240436
Nmero Pedidos Telefnicos
Pedidos en sistema
Total Pedidos
MES
PEDIDOS
PEDIDOS DE SUCURSALES
Hoja1
Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04May-04Jun-04Jul-04Aug-04Sep-04
Nmero Pedidos Telefnicos489465525266243322290148196
Pedidos en sistema115176134125265180228226240
Total Pedidos604641659391508502518374436
Hoja1
Nmero Pedidos Telefnicos
Pedidos en sistema
Total Pedidos
MES
PEDIDOS
PEDIDOS DE SUCURSALES
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Hoja2
DISTRIBUCION PEDIDOS TELEFONICOS
SEGN MUESTRA
SUCURSALPEDIDOSPORCENTAJE
12 SOYAPANGO2313.5%
26 APOPA2112.4%
09 USULUTAN2112.4%
04 SERVICIO TECNICO2011.8%
26 LOURDES1911.2%
20 ZACATECOLUCA1911.2%
24 SANTA TECLA1710.0%
06 SONSONATE137.6%
10 LA UNION95.3%
08 SAN MIGUEL84.7%
170100%
Hoja2
PEDIDOS
Hoja1
Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04May-04Jun-04Jul-04Aug-04Sep-04
Nmero Pedidos Telefnicos489465525266243322290148196
Pedidos en sistema115176134125265180228226240
Total Pedidos604641659391508502518374436
Hoja1
Nmero Pedidos Telefnicos
Pedidos en sistema
Total Pedidos
MES
PEDIDOS
PEDIDOS DE SUCURSALES
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FACTURAS DESPACHADAS POR BODEGA GENERAL (LOCALIDADES 05 Y 02)En
promedio, el tiempo de despacho es de 4 horasDurante Septiembre se
despach $79,000 en facturas
Grfico2
53
98
100
157
174
206
230
180
224
FACTURAS
Hoja3
MESFACTURASMONTOMONTO/FACTURA
ENERO53
FEBRERO98
MARZO100
ABRIL157
MAYO174
JUNIO206
JULIO230
AGOSTO180
SEPTIEMBRE224
Hoja3
FACTURAS
Hoja2
DISTRIBUCION PEDIDOS TELEFONICOS
SEGN MUESTRA
SUCURSALPEDIDOSPORCENTAJE
12 SOYAPANGO2313.5%
26 APOPA2112.4%
09 USULUTAN2112.4%
04 SERVICIO TECNICO2011.8%
26 LOURDES1911.2%
20 ZACATECOLUCA1911.2%
24 SANTA TECLA1710.0%
06 SONSONATE137.6%
10 LA UNION95.3%
08 SAN MIGUEL84.7%
170100%
Hoja2
PEDIDOS
Hoja1
Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04May-04Jun-04Jul-04Aug-04Sep-04
Nmero Pedidos Telefnicos489465525266243322290148196
Pedidos en sistema115176134125265180228226240
Total Pedidos604641659391508502518374436
Hoja1
Nmero Pedidos Telefnicos
Pedidos en sistema
Total Pedidos
MES
PEDIDOS
PEDIDOS DE SUCURSALES
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Y an as, slo enviamos envos perfectos menos del 50% de las
veces. Eso implica que el 46.51% de los pedidos no tendran
problemas con su pago y, por el contrario, el 53.49% de la
facturacin mensual ($79,000) tendr problemas en su cobro al cliente
y requerir esfuerzos y recursos adicionales.
Hoja1
PEDIDOS
FACTOR A CONSIDERARDE SUC.FACTURAS
Entregados a tiempo90.0%90.0%
Cantidades solicitadas60.0%95.0%
Items correctos y completos90.0%80.0%
Documentacin correcta95.0%80.0%
Direccin correcta y contacto100.0%85.0%
% PEDIDOS PERFECTOS46.17%46.51%
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Caso 2: Distribuidora de productos farmacuticos
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LAY OUT DE BODEGA
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PEDIDOS RECIBIDOS POR MES Y PROVEEDOR
Proveedorene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total
por ProveedorGSK EL SALVADOR, S.A. DE
C.V.131524152418171318151712201BAYER,971416171314141412157152ETHNOR
DEL ISTMO, S.A.- CARIBE (PRODUCTS)710346141085761494PFIZER ZONA
FRANCA, S.A.18551471563127790ETHNOR DEL ISTMO, S.A.
JC843787412118981AZ UK LTDA54365994524662SAN-AVEN PANAMA,
S.A.134102337795256J & J EL SALVADOR, S.A.14527863945SOPHIE
LABORATORIES34554211223344WYETH INTERNACIONAL
INC.14154443445342LABORATORIOS LA SANTE,
S.A.5365323344341LABORATORIOS STEIN, S.A.4325632245238ETHNOR DEL
ISTMO, S.A.- CARIBE (ENDOCIRUGIA)21413223328738LABORATORIO
ROCH2335524232132NOV SAN BIO24323214322331BRISTOL LABORATORIES
INTERNATIONAL` S.A.14224223223128L`OREAL GUATEMALA22333323221127AL
& AL5232213133126INPRONAT, SA DE
CV2331322212223ABBOTT24212161322LABORATORIOS S & M, S.A. DE
C.V.424121115GF EL SALVADOR, S.A. DE
C.V.11111111231115GRACEWAY21241313GSK EXPORT PANAMA` S.
A.11135112ALFA FARMACEUTICA, S.A.111137ROTT PHARM111216DROGUERIA
QUINFICA,S.A.11215BIAL PORTELA & COMPANHIA,
S.A.2114*LAB1214AMERICAS GENE INT11114McKOY11114CORPORACION CEFA,
S.A. DE C.V.11114EUROSALVADOREA, S.A. DE C.V.1113M &
M1113NEGOCIOS CONSOLIDADOS213DISZASA, DE C.V.123AVENT
LTD.123FOLGRIS123GENZYME CORPORATION112LABORATORIOS TERAMED112SOMA
CHEMIE GMBH & CO. KG11ROCH DIABETES11LABORATORIOS LOPEZ, S.A.
DE C.V.11COMERSAL, S.A.11Total por
Mes5610598102126132118112102123120981292
-
PROMEDIO DE LNEAS Y ARTCULOS POR PEDIDO
ProveedorPromedio de Lneas por PedidoPromedio de Artculos por
PedidoAVENT LTD.19.675667.67J & J EL SALVADOR,
S.A.16.313603.53NOV SAN BIO13.6820174.26SOPHIE
LABORATORIES13.275331.34L`OREAL GUATEMALA13.11816.85LABORATORIOS L
S S.A.12.373459.85SAN-AVEN PANAMA,
S.A.8.702959.93BAYER6.551114.35INPRONAT, SA DE CV6.39295.22ETHNOR
DEL ISTMO, S.A. JC6.363822.00M & M6.001473.75GSK EL SALVADOR,
S.A. DE C.V.5.701012.91GF EL SALVADOR, S.A. DE C.V.5.60721.53ETHNOR
DEL ISTMO, S.A.- CARIBE (PRODUCTS)5.59320.18AZ UK
LIMITED5.4812224.98LABORATORIO ROCH5.47754.53WYETH INTERNACIONAL
INC.5.403431.40COMERSAL, S.A.5.003240.00SOMA CHEMIE GMBH & CO.
KG5.004425.00LABORATORIOS STEIN,
S.A.4.682955.11BRISTOL4.464551.54GRACEWAY3.853932.38ETHNOR DEL
ISTMO, S.A.- CARIBE (ENDOCIRUGIA)3.55204.55LABORATORIOS
TERAMED3.504175.50McKOY3.005200.00BIAL PORTELA & COMPANHIA,
S.A.2.751381.25PFIZER ZONA FRANCA, S.A.2.646672.33CORPORACION CEFA,
S.A. DE C.V.2.50413.50ALFA FARMACEUTICA,
S.A.2.4322062.14LABORATORIOS LOPEZ, S.A. DE C.V.2.00327.00ROTT
PHARM1.83813.67AL & AL1.811939.00DROGUERIA
QUINFICA,S.A.1.80739.00DISZASA, DE
C.V.1.33600.00ABBOTT1.093457.59EUROSALVADOREA, S.A. DE
C.V.1.00523.33GENZYME CORPORATION1.0025.50ROCH
DIABETES1.00150.00GSK EXPORT PANAMA` S. A.1.0012293.25NEGOCIOS
CONSOLIDADOS1.00301.67AMERICAS GENE INT1.00106.00LABORATORIOS S
& M, S.A. DE
C.V.1.001286.67*LAB1.001175.00FOLGRIS1.001155.00Total
general6.393435.62
-
RDENES POR TIPO DE TRANSPORTE Y CANAL DE VENTA
Transporteene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total
generalFlota
propia13041235154314071443150916141094140913101430111416412Express9168478047767297688365946535756386178753Departamental5855997306967147578106376686476814617985Cliente
espera3222883663163113623913583103933733214111Refacturaaciones12592122102981411451511411711511461585Cliente
pasar344150414552564955392328513Proveedores111819181732332440426911334Entregar
Vendedor221630262038372625182814300Total por
mes33193136366433823377365939222933330131953393271239993
Canal de
Ventaene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total
generalFarmacias17341701217920422102215223491651201919182010152223379Libre
Gestin4534604815225006357325385275635325246467Doctores7386186075224374864123854242663373315563Supermercados3212502622052552592542282772782952043088Licitaciones731071359183127175131541702191311496Total
general33193136366433823377365939222933330131953393271239993
-
PROMEDIO DE LNEAS Y ARTCULOS POR FACTURA
TransporteDatosene-10feb-10mar-10abr-10may-10jun-10jul-10ago-10sep-10oct-10nov-10dic-10Total
generalDEPARTAMENTALPromedio de
Lineas6.425.275.876.166.036.016.436.906.066.066.116.676.16Promedio
de
Articulos84.7967.3065.8079.3773.0864.8971.0591.7580.3865.0866.4860.4272.51FLOTA
PROPIAPromedio de
Lineas5.825.425.655.755.725.345.566.066.405.606.306.115.80Promedio
de
Articulos354.642857.9097.39364.67188.98411.17445.20255.08152.36220.75145.18203.50452.53PROVEEDORESPromedio
de
Lineas2.001.613.631.562.001.501.702.081.711.865.1710.912.87Promedio
de
Articulos218.3650.4429.0065.8998.7141.7248.9411.6322.5428.7421.8786.4543.42REFACTURACIONESPromedio
de
Lineas1.521.922.112.181.881.682.451.902.041.501.261.231.78Promedio
de
Articulos301.7521226.6316074.24324.26932.402185.21850.61440.45667.28337.271449.46687.753165.91CLIENTE
PASARPromedio de
Lineas1.741.341.641.501.511.852.091.721.501.932.121.731.72Promedio
de
Articulos5.505.834.3410.054.0022.654.636.223.739.005.0810.637.76ENTREGAR
VENDEDORPromedio de
Lineas1.271.942.431.171.291.891.191.081.882.061.862.071.66Promedio
de
Articulos24.6821.0028.608.0421.5213.295.358.3811.0072.5620.8927.5019.62EXPRESSPromedio
de
Lineas1.491.461.481.491.521.461.631.621.541.591.631.811.55Promedio
de
Articulos7.027.217.7211.9810.919.3613.0310.9411.0212.0010.6314.2410.30CLIENTE
ESPERAPromedio de
Lineas1.511.531.341.481.401.451.641.651.481.401.531.471.49Promedio
de
Articulos5.243.422.9212.7648.236.285.916.623.413.393.605.118.52Total
Promedio de
Lineas4.063.754.134.234.254.014.264.434.554.114.544.354.22Total
Promedio de
Articulos168.081748.73593.99182.08130.23268.59230.60139.72112.22124.07140.94134.88328.26
-
COMPLEJIDAD DE LAS OPERACIONES
-
ALMACENAMIENTO EN PISO POR QUE LA MERCADERA ES MUY PESADA PARA
LA CAPACIDAD DE LOS ESTANTESALMACENAMIENTO DE ARTCULOS QUE NO DEBEN
PERTENECER A LA BODEGA
-
CUELLOS DE BOTELLA POR OPERACIONES DE ETIQUETADO
-
Caso 3: Anlisis ABC del inventario
-
EL PRINCIPIO DE PARETO (ANALISIS ABC DE LOS INVENTARIOS)Es
denominada frecuentemente la regla 80/20, porque el 80% de los
efectos es causado por el 20% de las causas. En inventarios, esto
se traduce a que el 80% de los items representan el 20% del valor
total del inventario y el 20% de los items representan el 80% del
valor del inventario.Permite asignar prioridades en el control del
inventario.
-
EN INVENTARIOSConsidrese el caso de un almacen con 12000 sku por
un valor de $800,000. La ley de pareto establece que es posible
encontrar 2400 items (20% de 12,000) que tengan un valor de
$640,000 (80% de 640,000) . Los restantes 9600 items valen solo
$160,000.
Cuando hay menos de 10,000 sku o referencias, se utiliza una
clasificacin ABC. Cuando hay ms, se considera una clasificacin
ABCD
El 5% de los items representan el 55% del valor. El 10% de los
items representan el 65% del valor El 20% de los items representan
el 25% del valor El 70% de los items representan el 10% del
valor
-
Ejemplo - EjercicioItems A: 75% del valorItems B: 20% del
valorItems C: 5% del valor
-
Resultado Final
-
Aplicacin al conteo cclicoClase No. Frec. Total % Items Items
Conteo Conteo por da======================================A 275 x
12 3,300 38% 17B 525 x 4 2,100 24% 11C 1,700 x 2 3,400 39% 17
Total Cuentas anual 8,800Das hbiles 200Items a contar por da 44
aprox
-
Caso 4: Exactitud del Inventario
-
Exactitud de Inventario EI/IRA: Mide la exactitud porcentual
entre el conteo fsico de los inventarios y su registro
documental
EI = Cantidad items exactos x 100 Cantidad de items
verificados
-
SKU Conteo Sistema 1 95 100 2 99 100 3 101 100 Total 295 300
IRA: UN EJEMPLOIRA = 295/300 = 98.3 %
-
SKU Conteo Sistema Clculo IRA 1 95 10095 % 2 99 10099 % 3 101
100 99 % Total 295 300 IRA = Promedio de los tres 97.7 %
-
Perspectiva de medicin del IRA1. Financiera ($$$$)2. Planeacin
(Unidades con tolerancia)3. Produccin (Unidades con/sin
tolerancia)
-
SKU Costo Conteo Sistema Ajuste $$$ 1 $ 10 95 100 - 5 - 50 2 $
30 99 100 - 1 - 30 3 $ 80 101 100 + 1 + 80Total295 300 0Financiera
($$$)No Se requiere Ajuste Financiero100 % Exactitud
-
SKU Costo Conteo Sistema Ajuste $$$ 1 $ 10 95 100 - 5 50 2 $ 30
99 100 - 1 30 3 $ 80 101 100 + 1 80Total295 300 160Otra perspectiva
financiera ($$$)Se vala el inventario y el valor absoluto de sus
diferencias. 160/10*100+30*100+80*100= 160/12000 = 99 % Exactitud =
1% INEXACT.
-
Toler- Dentro FueraSKU ancia Conteo Sistema Tolerancia
Tolerancia 1 7 % 95 100 X 2 3 % 99 100 X 3 0 % 101 100 X Total 295
300 Planeacin (Unidades vrs Tolerancias)IRA = 2/3 = 67 %
-
SKU Conteo Sistema 1 95 100 2 99 100 3 101 100 Total 295 300
Produccin (Unidades)IRA = 0/3 = 0 %ErrorErrorError
-
Exactitud en el ControlSegn la American Production and Inventory
Control Society (APICS), los niveles de exactitud para el control
de inventarios son aproximadamente:
Artculo A 0,2%:Artculo B 1,0%:
Artculo C 5,0%:
-
Inexactitud de InventarioExternosMaquinariaMano de
obraMtodosMaterialesANALISIS DE CAUSAS DE INEXACTITUD DE
INVENTARIO
***En este ejercicio, se han tomado datos de veinte artculos,
definiendo nicamente tres categoras. La de productos A, que
representan un setenta y cinco porciento del valor de los
inventarios; los productos BE representan el veinte por ciento de
items de mayor valor y los items CE representan noms el cinco por
ciento del valor de la bodega, aunque sean ms numerosos.*En esta
tabla aparecen los resultados finales de la clasificacin. Podemos
ver que los items A son slo los primeros cuatro y que controlando
las existencias de estos cuatro podemos obtener control sobre el
setenta por ciento aproximadamente del valor de la bodega. Los
items BE van desde el artculo seis hasta el dieciocho. El resto de
la lista son los items CE. Trate de realizar el ejercicio en excel
y , si tiene dudas, se aclararn en clase.*En este ejemplo sencillo,
se explica como funciona.
Primero y antes que todo, deben haber realizado la clasificacin
ABECE de su inventario y haber determinado cuntos items tienen en
cada categora.
Segundo, vamos a suponer que los items A los contamos todos en
forma mensual, lo cual me da una frecuencia de conteo de doce. Los
items BE vamos a suponer que los quiero contar todos cada tres
meses, por lo que al ao los contar cuatro veces. Finalmente los
items CE los contaremos todos cada seis meses, lo que equivale a
dos veces por ao.
Calculamos los conteos que tenemos que realizar multiplicando el
nmero de items por la frecuencia de conteo. En el caso A , esto es
doscientos setenta y cinco por doce, lo que me da tres mil
trescientos.
Sumo el total de cuentas de A, de BE y de CE, dndome una
cantidad de ocho mil ochocientos.
Este nmero de cuentas lo debo dividir entre los das hbiles que
tiene un ao, vamos a suponer que en esta empresa ejemplo son
doscientos.
El resultado de cuarenta y cuatro unidades debe distribuirse
proporcionalmente entre el total de cuentas A,BE y CE.
Entonces obtenemos que cada da hbil debo contar diecisiete items
A, once items BE y diecisiete items CE. Al final del ao habr
contado doce veces los items A, cuatro veces los BE y dos veces los
CE.**Existe, entonces, un indicador logstico, el IRA, que me mide
la exactitud porcentual entre el conteo fsico de los inventarios y
su registro en el sistema informtico o manual de la empresa
(Kardex)*Calcular el IRA es fcil, pero el problema que existe es
que hay , al igual que en el nivel de servicio, algunos niveles y
perspectivas de cmo hacerlo. En este caso, el IRA se basa en la
sumatoria de items fsicos reportados y los que tiene el sistema.
Podemos tener una idea, pero no es muy exacto este mtodo, ya que
podremos tener cien por ciento de exactitud en el caso que las
diferencias entre faltantes y sobrantes se anulen.*En este otro
caso, el clculo del IRA se basa en un promedio de los IRA de cada
producto en almacn. *Otras tres perspectivas son la financiera, la
de planeacin y la de produccion. Vamos en que consiste cada una*La
perspectiva financiera es muy popular entre los contadores y se
manifiesta con el balance entre sobrantes y faltantes. En este
ejemplo, como hay ochenta dlares de sobrante y ochenta de faltante,
el inventario se encuentra bien. Esto es noms una parte del
anlisis, ya que en logstica nos interesa conocer la raz de las
diferencias, sean stas positivas o negativas. *Otra perspectiva
financiera es calcular el valor absoluto de las diferencias de
inventario y determinar en base al valor total del inventario el
porcentaje de exactitud.
Esta perspectiva es la que ms se acerca a la realidad y, en
consecuencia, es la que personalmente recomiendo utilizar.*En
algunas industrias resulta muy complicado verificar los inventarios
, bien sea por la naturaleza de los items (qumicos, producto a
granel, voltiles, etc) o bien por las unidades de almacenamiento y
venta. Imaginmonos una bobina de alambre, que se haya comprado como
bobina y se venda por yardas. Al momento de realizar el inventario,
deberamos verificar las yardas que quedan como remanente en la
bobina, haciendo complicado todo el proceso. Otro caso es el de un
amigo que tena una venta de peces de colores, los cuales se
reproducan en la pecera (y tambin moran). Los peces eran el
inventario en constante movimiento. En este mtodo se determinan
porcentajes de tolerancias para los productos y si el conteo fsico
cae dentro del rango, pues se acepta como bueno.*Para produccin,
cuyo objetivo es mantener ininterrumpida su labor, la inexactitud
de inventarios supone grandes prdidas en productividad y carreras
innecesarias. Es sencillo con esta perspectiva. Cualquier variacin
no est permitida, lo que supone una calificacin dura para la gestin
de inventarios.*Para concluir , debemos decir que es muy difcil
pero no imposible tener una exactitud del cien por ciento. Existen
tolerancias naturales en las que los productos pueden andar sin
considerarse que se tiene mala gestin del inventario. Algunas
variables son:
Nivel de rotacin o movimiento Clasificacin A-B-C. Tiempo de
Entrega. Nivel en la Lista de Materiales (BOM). Peligrosidad
Otros.
Los temas de inventario ABECE, conteo cclico y exactitud de
inventario estn entrelazados. Espero haberle brindado una visin
general y fcil de comprender. *