Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal

PROSEDUR AUDIT INTERNALNama Dokumen : XXX-023-2004 Nomor : OT0102/XXX00/006/2004

BADAN TENAGA NUKLIR NASIONALXXXXXXXXXXXXXXXXXKawasan Puspiptek Serpong 15314 Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx Fax. : (021)xxxxxxx

xxx-023-2004Pusat xxxxxxxxxxx

DAFTAR ISI1 TUJUAN.................................................................................................................................2 2 LINGKUP...............................................................................................................................2 3 ACUAN...................................................................................................................................2 4 DEFINISI................................................................................................................................2 4.1 Audit.................................................................................................................................2 4.2 Audit internal...................................................................................................................2 4.3 Tindak lanjut....................................................................................................................2 5 TANGGUNG JAWAB...........................................................................................................2 5.1 Kepala XXXXX...............................................................................................................2 5.2 Kepala Bidang Xxxxxx ...................................................................................................3 5.3 Kepala Sub Bidang Audit................................................................................................3 5.4 Auditor Kepala.................................................................................................................3 5.5 Tim Auditor......................................................................................................................3 6 URAIAN.................................................................................................................................3 6.1 PERSIAPAN....................................................................................................................3 6.2 PELAKSANAAN............................................................................................................4 7 LAMPIRAN............................................................................................................................5 8 REKAMAN.............................................................................................................................5

1 dari 13


1 TUJUANProsedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu.

2 LINGKUPSemua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx.

3 ACUANPedoman Mutu xxxxx

4 DEFINISI4.1 AuditSuatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.

4.2 Audit internalAudit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

4.3 Tindak lanjutTindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

5 TANGGUNG JAWAB5.1 Kepala XXXXXa. Pengesahan program audit internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja

2 dari 13


5.2 Kepala Bidang Xxxxxxa. Koordinasi kegiatan audit internal b. Pendistribusian audit status log

5.3 Kepala Sub Bidang Audita. Penyusunan draft program audit internal b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan audit status log

5.4 Auditor Kepalaa. Penyusun jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit

5.5 Tim Auditora. Membuat Daftar periksa audit (Check list) b. Melaksanakan audit internal c. Membuat laporan audit internal

6 URAIAN6.1 PERSIAPAN6.1.1. Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut. 6.1.2. Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor. 6.1.3. Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx. 6.1.4. Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

3 dari 13


6.2 PELAKSANAAN6.2.1 6.2.2 Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan. Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani. 6.2.3 6.2.4 Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai. Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit. 6.2.5 6.2.6 6.2.7 Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan. Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan. Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit. 6.2.8 6.2.9 Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. 6.2.10 Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati. 6.2.11 Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. 6.2.12 Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk audit status log . 6.2.13 Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU.

4 dari 13


7 LAMPIRANLampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 : Program Audit Internal XXXXX : Daftar Pertanyaan Audit Internal : Laporan Temuan Audit Internal : Program Tindak Lanjut Audit Intenal : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal : Surat Perintah Kerja

8 REKAMANNo. 1. Nama Uraian rekaman Program audit Jadwal, ruang lingkup internal Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor Daftar periksa Rencana daftar pertanyaan (Check List Auditor kepada Auditee Audit) Laporan Laporan hasil temuan Tim Temuan Audit Auditor internal Laporan Rencana program tindak tindakan/kegiatan dalam lanjut Audit rangka tindakan perbaikan Internal Laporan Pelaksanaan dan hasil pelaksanaan tindakan perbaikan tindak lanjut audit internal Audit status Rekaman menyeluruh log. kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX Surat Perintah Rekaman penunjukan Tim Kerja auditor dan lingkup audit Lokasi penyimpanan Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan Sub bidang Audit dan para Auditor Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU Sub bidang Audit dan Tim auditor Masa penyimpanan 5 tahun

2. 3. 4.

5 tahun 5 tahun 5 tahun

5.

5 tahun

6.

5 tahun

7.

5 tahun

5 dari 13


LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX

PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX TAHUN . No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN

Serpong, Kepala XXXXX

( )

6 dari 13


LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNALDAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL BAGIAN/KEGIATAN TGL. PELAKSANAAN AUDITOR No. PERTANYAAN : : : ADA/TIDAK KETERANGAN

Serpong, AUDITOR

( )

7 dari 13


LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNALLAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL NO. : TANGGAL : AUDITOR : TEMUAN : BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT

KLASIFIKASI MINOR : % MAYOR : %

USULAN TINDAK LANJUT :

PENGESAHAN : AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU.

( )

( .. )

( .)

8 dari 13


LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNALPROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL : AUDITOR : TINDAK LANJUT : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL : AUDITEE AUDITOR KEPALA

( )

( )

9 dari 13


LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNALPELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL AUDITOR : : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT

PELAKSANAAN TINDAK LANJUT :

SELESAI TANGGAL : AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx

( )

( )

10 dari 13


LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA

SURAT PERINTAH KERJA No. : .

Berdasarkan Program Audit Internal tahun.dengan nomor Dokumen.bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada : 1. 2. 3. .. .. .. Sebagai Auditor Kepala Sebagai Auditor Sebagai Auditor

untuk melakukan audit mutu internal Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya.

Serpong, Kepala XXXXX,

( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx )

11 dari 13


BUKTI PENGESAHANStatus : Revisi 0 Tanda Tangan : Tanggal : Nama : URAIAN

DISIAPKAN

DIPERIKSA

DISAHKAN

DAFTAR KONTRIBUSIDokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari : 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.

12 dari 13


DAFTAR DISTRIBUSINo. Salinan Dokumen 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Distribusi Nama Jabatan Kepala XXXXX Wakil Manajemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kepala Bidang xxxxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Kepala Bidang xxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Ka. Sub Bid. xxxxxxxx

13 dari 13

Contoh Dokumen Prosedur Audit Internal

Documents