KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06 NO PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan & Kesihatan Cetakan komputer DISEMAK OLEH Dr Rahayu M.Yusof Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakan komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakan komputer
12
Embed
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN - pkdkt.compkdkt.com/attachments/article/18/Q06- PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN.pdf · dokumen iso.Setiap prosedur diberikan nombor bermula daripada isi kandungan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN NO KELUARAN : 04
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06 NO PINDAAN : 00
TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
NAMA TANDATANGAN
DISEDIAKAN OLEH
Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan & Kesihatan
Cetakan komputer
DISEMAK OLEH Dr Rahayu M.Yusof Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen
Cetakan komputer
DILULUSKAN OLEH
Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan
Cetakan komputer
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06
Page | 2 MS ISO 9001:2008
Prosedur Kawalan Dokumen
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini diwujudkan bagi mengawal dokumen-dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi aktiviti-aktiviti berikut dalam mengawal dan mengekalkan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi 2.1 Mewujudkan dokumen baru dan menyemak dokumen sedia ada 2.2 Membuat pindaan 2.3 Meluluskan dokumen 2.4 Mengedarkan dokumen 2.5 Melupuskan dokumen using
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi
4.0 TERMINOLOGI
4.1 Pemilik prosedur : Anggota yang menulis prosedur
4.2 Pengawal Dokumen : Personel yang dilantik untuk menyelenggarakan sistem pindaan dan edaran dokumen yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.
4.3 Dokumen SPK : Manual , prosedur, arahan kerja, borang dan piawaian kualiti.dokumen luar dan garispanduan dalam apa jua jenis bentuk
4.4 Salinan Terkawal : a) Salinan yang terhad edarannya berdasarkan lampiran di dalam prosedur ini
b) Salinan terkawal akan dihantar secara terhad berdasarkan keperluan
4.5 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06
Page | 3 MS ISO 9001:2008
Prosedur Kawalan Dokumen
4.6 Ketua Unit Personel yang dilantik untuk mengetuai bahagian iaitu:-
a) Klinik Kesihatan – Pegawai Perubatan Yang Menjaga
b) Unit Inspektorat c) Unit Kesihatan Ibu & Anak d) Unit Pesakit Luar e) Unit Farmasi f) Unit makmal g) Unit Xray h) Unit Pentadbiran
4.7 WP : Wakil Pengurusan
4.8 AJK Tertinggi ISO : Timbalan Wakil Pengurusan/Pengawal Dokumen/Ketua Juruaudit
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06
Page | 4 MS ISO 9001:2008
Prosedur Kawalan Dokumen
5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
5.1 MEWUJUDKAN DOKUMEN BARU
5.1.1 : Mewujudkan dokumen baru atas arahan, berdasarkan teguran audit dan hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Tulis prosedur kualiti berdasarkan keperluan manual kualiti serta mengikut format yang disediakan. Hantar kepada Ketua Bahagian untuk disemak bagi memastikan keperluan peraturan dan perundangan yang berkaitan dipatuhi.
5.1.2 : Hantar dokumen yang telah siap kepada AJK tertinggi ISO untuk semakan
5.1.3 : Semak dokumen yang dibangunkan. Lakukan semakan dari segi kecukupan,lengkap,tepat dan menepati format. Jika tidak lengkap serahkan semula kepada pemilik prosedur untuk pembetulan
5.1.4 : Serahkan semula dokumen yang telah dibetulkan
5.2.1 : Jika terdapat cadangan untuk pindaan dokumen,isikan borang cadangan pindaan(Lampiran 3 PK-Q06)
5.2.2 : Hantar dokumen yang telah dipinda bersama Borang cadangan pindaan kepada Pengawal Dokumen
5.2.3 : Semak dokumen yang dipinda. Lakukan semakan dari segi kecukupan,lengkap,tepat dan menepati format.Jika tidak lengkap serahkan semula kepada pemilik prosedur untuk pembetulan.
5.2.4 : Serahkan semula dokumen yang telah dibetulkan
5.4.6 : Nombor keluaran akan bermula daripada 1 dan akan bertambah jika berlaku pindaan melebihi 50%, dan jika terdapat perubahan / anjakan dalam mukasurat.
5.4.7 : Setiap keluaran baru akan mempunyai nombor pindaan bermula dengan 0.
5.4.8 : WP/Ketua Pengawal Dokumen berhak untuk menentukan terbitan keluaran baru jika keseluruhan dokumen SPK terdapat pindaan lebih dari 10 prosedur yang berlainan.
5.4.9 : Semua pindaan hendaklah direkodkan ke dalam Senarai Rekod Pindaan ( Lampiran 4 PK-Q06 )
5.4.10 : Sediakan senarai Induk dokumen ( Lampiran 1 PK-Q06 ) yang mengandungi maklumat berikut :-
5.5.2 : Dokumen diedarkan melalui softcopy didalam Laman Web www.pkdkt.com . Bagi salinan softcopy dokumen akan dikawal dalam bentuk PDF.Jika salinan dimuat turun dan dicetak ia dianggap sebagai dokumen tidak terkawal
5.5.3 : Semua unit , bahagian , Klinik Kesihatan dan Klinik Desa yang mempunyai kemudahan internet boleh memuat turun dokumen tersebut untuk rujukan
Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Ketua Unit Ketua Unit
5.6.2 : Kumpulkan semua dokumen lama ”hard copy” yang dibatalkan. Hapuskan dokumen lama. Simpan sesalinan untuk rujukan.Rekodkan ke dalam senarai rekod batal ( Lampiran 6 Q06 )
Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen
5.7 DOKUMEN LUARAN
5.7.1 : Dokumen luaran yang dirujuk di dalam
Manual Kualiti dan Prosedur kualiti adalah ditempatkan dan perlu dikawal oleh unit masing-masing
5.7.2 : Semua dokumen luaran dalam bentuk softcopy dan hardcopy mestilah disenaraikan di dalam senarai dokumen luaran. ( Lampiran 7 Q06 )
Pemilik Prosedur / Ketua Unit Pengawal Dokumen
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06
Page | 8 MS ISO 9001:2008
Prosedur Kawalan Dokumen
5.7.3 : Sekiranya ia diedarkan maka ianya akan dikawal mengikut langkah 5.5
5.7.4 : Jika dokumen luaran dalam bentuk softcopy ia tidak tertakluk di dalam prosedur ini.
5.7.5 : Pengguna hendaklah memastikan mereka menggunakan dokumen yang terkini dengan menyemak senarai
8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Wakil Pengurusan 8.1.3 Pengawal Dokumen 8.1.4 Pemilik Prosedur 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Dokumen Kualiti 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Alat Tulis
9.0 OBJEKTIF PROSES
9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua dokumen kualiti disenggara mengikut prosedur
kawalan dokumen yang ditetapkan
10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN
4.2.3 Kawalan Dokumen
NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06
Page | 12 MS ISO 9001:2008
Prosedur Kawalan Dokumen
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan
TARIKH
HALAMAN DIPINDAAN
BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN
NO PINDAAN
M/S
01.03.2012 03 00 Keseluruhan Terdapat perubahan dalam
sistem penomboran didalam dokumen iso.Setiap prosedur diberikan nombor bermula daripada isi kandungan prosedur tidak termasuk mukasurat hadapan dan rekod pindaan.Setiap lampiran juga diberi sistem nombor yang berbeza daripada prosedur.
01.03.2014
04
00
Keseluruhan
Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.