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GESFINCAS Mdulo Tutorial. Contabilidad

Graduado en Estudios Inmobiliarios 1 Luis Camua Salido

ESTUDIOS INMOBILIARIOS Informtica Aplicada a la Administracin de Fincas GESFINCAS Mdulo Tutorial: Contabilidad



INDICE

1. Creacin del plan de cuentas para contabilizar los

gastos e ingresos diferentes a las cuotas 2. Contabilizacin del cobro de los recibos 3. Gestin de entregas a cuenta de recibos e

ingresos 4. Gestin de recibos devueltos 5. Contabilizacin de gastos e ingresos (no por

cuotas)



1. CREACIN DEL PLAN DE CUENTAS PARA CONTABILIZAR LOS GASTOS E INGRESOS DIFERENTES A LAS CUOTAS

La creacin del Plan de Cuentas se realiza en el mdulo de Contabilidad de GESFINCAS. La preparacin del Plan de Cuentas es determinante de cara a la gestin de la aplicacin posteriormente, dado que este paso, va a condicionar la posible reutilizacin del plan diseado inicialmente en tantas comunidades como se pretenda gestionar con la aplicacin. Cuanto ms universal sea el Plan de Cuentas diseado, mayor versatilidad y posibilidades de adaptacin a nuevas comunidades tendr. El primer paso en la creacin del plan, ser la opcin Plan de Cuentas en el men Cuentas del Mdulo de Contabilidad. (CuentasPlan de Cuentas)

Fig. 1

1 2



Esta opcin nos muestra un plan de cuentas general al que se podrn agregar cuentas o modificar cuentas preexistentes respectivamente seleccionando las opciones sealadas con 1 y 2 en la Figura 1. Alternativamente a la creacin de un plan de cuentas nuevo, encontramos la utilidad de copiar un Plan de Cuentas preexistente, en la opcin Copiar cuentas de otro plan en el men Cuentas. (CuentasCopiar cuentas de otro plan)

Fig. 2

Antes de crear el nuevo plan, por cualquiera de las opciones vistas anteriormente, ha de tenerse en cuenta la definicin de unos parmetros contables previos, para cuya realizacin habr que acudir al mdulo Horizontal de la aplicacin. Estos parmetros son los siguientes:

Cuentas contables a asignar a los propietarios Cuentas contables a asignar al cobro de entregas a cuenta

(Diario de Operaciones)



Cuentas contables a asignar a los ingresos por facturaciones

Cuentas contables a asignar a recibos no domiciliados Cuentas contables a emplear para el registro de cobros no

domiciliados Cuentas contables a emplear para el registro de cobros

domiciliados en oficina y cobradores Cuentas contables a emplear para el registro de cobros

por domiciliacin en entidades financieras (bancos) Cuentas contables a asignar a los honorarios profesionales Cuentas contables a asignar al registro del IVA aplicable a

cada caso La opcin de definicin de parmetros se encuentra (dentro del Mdulo Horizontal) en ComunidadesDatos GeneralesParmetros:

Fig. 3



2. CONTABILIZACIN DEL COBRO DE LOS RECIBOS Una vez efectuada la facturacin de cuotas u honorarios y habiendo comprobado que son correctas, podremos proceder a su contabilizacin mediante los procesos automticos que prev la aplicacin. A partir de entonces se podr realizar la gestin de cobro, devoluciones, etc. Veamos el proceso. Mdulo Horizontal Facturaciones y recibos Contabilizacin de la facturacin:

Fig. 4

En esta ventana introduciremos la fecha de la facturacin, indicando en los campos Desde y Hasta (de la Fig. 4) el/los nmero/s de comunidad/es sobre la que se emite la facturacin. Los campos Desde propietario y Hasta propietario (Fig. 4) definirn los sujetos de la facturacin dentro de la/s comunidad/es seleccionada/s.

Con un clic sobre el botn se generarn los apuntes contables correspondientes a la facturacin efectuada.



3. GESTIN DE ENTREGAS A CUENTA DE RECIBOS E INGRESOS

En funcin de cmo se hayan establecido los parmetros contables, tras contabilizar la facturacin de cuotas, podremos tener parte (o todos) los recibos en situacin de pendientes de cobro, por tanto, el cobro se producir en un momento posterior, momento en el que, en atencin a los principios contables de devengo y registro respectivamente, se registrar/n el/los cobro/s. GESFINCAS incorpora herramientas que permiten el registro del cobro de recibos, al tiempo que realiza su contabilizacin de manera automtica. Son los siguientes: Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Cobro de remesas de recibos en disquete.

Fig. 5

En esta pantalla, deberemos llamar a un fichero en el que se haya almacenado la remesa de recibos que localizaremos a travs del explorador al que accedemos desde el botn



Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Cobro masivo de recibos de una facturacin

Fig. 6

Esta opcin permite, asimismo, a partir de una relacin de recibos, efectuar el cobro de los mismos, con el consecuente registro contable

de cada uno. El botn nos permite sustraer de la relacin masiva los recibos cuyo cobro que no se ha de contabilizar, lo que facilita el tratamiento en bloque de la contabilizacin. Por ltimo encontramos la opcin: Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Gestin del cobro de recibos Esta opcin permite seleccionar los recibos contabilizados bien de una lista de comunidades, bien de una lista de recibos de una misma persona, bien de una relacin de cobros efectuados.



Fig. 7

Una vez hecha la seleccin de el/los recibos/s a contabilizar, el botn

efecta el registro contable del cobro de el/los mismo/s. Cuando se producen cobros parciales de recibos o entregas a cuenta de recibos ya emit idos o incluso a cuenta de futuras emisiones, el registro de estas entregas a cuenta se realizar a travs de la opcin Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Entregas a cuenta y trasferencias En la primera carpeta (1) se introducir la entrega a cuenta con indicacin del importe, concepto y cuenta contable del propietario que abona la cantidad. En la segunda carpeta (2) GESFINCAS muestra una relacin de las cantidades ya entregadas por un propietario concreto.



Fig. 8

La tercera carpeta (3) muestra las compensaciones que las cantidades entregadas anteriormente han supuesto contra los recibos facturados a un determinado propietario.

1 2

3



4. GESTIN DE RECIBOS DEVUELTOS La casustica de cobro de recibos no finaliza con haber efectuado dicho cobro y haber registrado contablemente el mismo, sino que, frecuentemente se producen devoluciones de algunos recibos que han sido cobrados por abono de remesa en cuenta bancaria y cuyo cobro habamos dado por efectuado en contabilidad. El registro contable de los recibos devueltos, es tratado por la aplicacin atribuyendo a estos recibos el carcter de impagados. Esta opcin de la aplicacin se encuentra en Mdulo Horizontal Cobros y devoluciones Devolucin de recibos

Fig. 9

El Botn Acceso Directo (rodeado en rojo en Fig. 9) nos da paso a una ventana que nos permitir registrar el proceso inverso al del cobro,



con la posibilidad de asignar al propietario los gastos bancarios asociados a la devolucin del recibo. (Como se muestra en el campo rodeado en rojo en Fig. 10)

Fig. 10



5. CONTABILIZACIN DE GASTOS E INGRESOS GESFINCAS automatiza un gran nmero de asientos contables en el Diario, entre otros los derivados del registro de la facturacin de recibos, el cobro y devolucin de stos y las entregas a cuenta de los mismos. No obstante, los asientos de registro de gastos, ingresos no derivados de facturaciones, regularizaciones, traspaso entre cuentas, etc. es preciso que el usuario los realice manualmente, bien mediante asientos directos en el Diario de la contabilidad, apuntes a travs del Diario de Operaciones o mediante herramientas de trabajo tales como las Plantillas de asientos o los Asientos Predefinidos. SISTEMA DE REGISTRO EN EL DIARIO Para registrar los movimientos contables en el Diario, se dispone de varios procedimientos: Asientos Directos Los asientos directos en el Diario pueden ser Simples o Mltiples. Para acceder al Diario y a los asientos, tras seleccionar el Mdulo

Contabilidad, deber pulsar el botn Asientos . Una vez en la pantalla del Diario deber acceder a una de las opciones de Alta (Asientos Simples o Asientos Mltiples), dependiendo del nmero de apuntes que deba contener el asiento. Vanse Fig. 11 y 12



Fig. 11

Fig. 12



Alternativamente se puede trabajar desde el Mdulo de Contabilidad

accediendo al mismo con el botn situado en la barra de herramientas. Registro en el Diario de Operaciones El Diario de Operaciones e suna herramienta de fcil uso que no requiere conocimientos contables. Al Diario de Operaciones puede acceder pulsando el botn que se

encuentra en la barra de tareas . La Fig. 13 muestra el contenido del Diario de Operaciones.

Fig. 13

Pulsando el botn Altas (en rojo en la Fig.13) podremos acceder al registro tanto de Facturas (Gastos) como de Ingresos.



Fig. 14

Dando paso a la pantalla que se muestra en la Fig. 15

Fig. 15



Plantillas de Asientos GESFINCAS incorpora una interesantsima utilidad que le permite crear plantillas de asientos pertenecientes a una o varias administraciones, con datos que podr adaptar siempre que lo precise, con lo que pueden ser reutilizadas en diferentes fechas, evitando trabajos repetitivos, con el consecuente ahorro de tiempo. A esta opcin se accede por la ruta Plan de CuentasDiario, Mayor, o bien a travs del botn PLANTILLAS situado en la barra de tareas. Asientos predefinidos Los asientos predefinidos permiten al usuario programar sus propias plantillas, estableciendo tanto datos fijos como variables que le permitirn dinamizar el proceso de registro de problemticas contables recurrentes. Los asientos predefinidos pueden ser utilizados desde cualquier contabilidad, cuantas veces lo requiera, a travs de los asientos mltiples. Para crear los asientos predefinidos el usuario deber acceder al Diario y seleccionar el botn marcado en rojo en la Fig. 16.

Fig.16

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