Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor Tel.: (506) 2223-8283 Ext.130. Fax: (506) 2223-9281 / 2221-8191 www.conapam.go.cr / [email protected]DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA San José, Costa Rica. Bº González Lahman. Del Ministerio de Ambiente y Energía. 100 metros norte. Apartado: 639-2010 Zapote 1 AUD.I.007-2015 Informe sobre la evaluación y verificación del cumplimiento de los convenios suscritos entre el CONAPAM y la Asociación de Atención Integral de Ancianos San Juan de Dios de Desamparados, asociado con la modalidad: Centro Diurno. Año 2014 1. INTRODUCCION 1.1 Origen del estudio El estudio al que se refiere el presente informe se efectuó en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna del año 2015, específicamente la atención de denuncias; y en atención a lo dispuesto en el articulo N°22, inciso a) de la Ley General de Control Interno, N°8292. 1.2 Objetivo general Evaluar el Control Interno asociado con la aprobación, suscripción y cumplimiento de convenios de cooperación con sujetos privados, respecto de los recursos transferidos a la Asociación de Atención Integral de Ancianos San Juan de Dios de Desamparados: Centro Diurno Socorro Chacón, asociado con la modalidad: Centro Diurno. 1.3 Objetivos específicos a. Fiscalizar el cumplimiento de la normativa técnica, legal y administrativa en el manejo de los fondos transferidos por el CONAPAM. b. Evaluar la suficiencia, validez y el cumplimiento de los controles establecidos para la formulación, aprobación y giro de recursos. c. Evaluar el cumplimiento de los derechos fundamentales de los adultos mayores de contar con un lugar digno y apto de permanencia temporal, garantizándoles entornos seguros y adaptables.
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Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor Tel.: (506 ... · Aspectos de Control Interno En cuanto a la planilla de colaboradores del Centro Diurno, cada funcionario cuenta con su
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AUD.I.007-2015
Informe sobre la evaluación y verificación del cumplimiento de los convenios suscritos
entre el CONAPAM y la Asociación de Atención Integral de Ancianos San Juan de Dios de
Desamparados, asociado con la modalidad: Centro Diurno. Año 2014
1. INTRODUCCION
1.1 Origen del estudio
El estudio al que se refiere el presente informe se efectuó en cumplimiento del Plan Anual de
Trabajo de la Auditoría Interna del año 2015, específicamente la atención de denuncias; y en
atención a lo dispuesto en el articulo N°22, inciso a) de la Ley General de Control Interno,
N°8292.
1.2 Objetivo general
Evaluar el Control Interno asociado con la aprobación, suscripción y cumplimiento de convenios
de cooperación con sujetos privados, respecto de los recursos transferidos a la Asociación de
Atención Integral de Ancianos San Juan de Dios de Desamparados: Centro Diurno Socorro
Chacón, asociado con la modalidad: Centro Diurno.
1.3 Objetivos específicos
a. Fiscalizar el cumplimiento de la normativa técnica, legal y administrativa en el manejo de
los fondos transferidos por el CONAPAM.
b. Evaluar la suficiencia, validez y el cumplimiento de los controles establecidos para la
formulación, aprobación y giro de recursos.
c. Evaluar el cumplimiento de los derechos fundamentales de los adultos mayores de contar
con un lugar digno y apto de permanencia temporal, garantizándoles entornos seguros y
adaptables.
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d. Evaluar el cumplimiento de los derechos de los usuarios de establecimientos privados,
según el artículo 5 de la Ley 7935, ley Integral para la Persona Adulta Mayor.
1.4 Alcance del estudio
Este estudio se centra en la evaluación de la administración y ejecución de los recursos
transferidos por el CONAPAM a la Asociación de Atención Integral de Ancianos San Juan de
Dios de Desamparados, Centro Diurno Socorro Chacón; recursos provenientes de la Ley 8783,
Reforma de la ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, N.º 5662, y la Ley 7972, ley
de cargas tributarias sobre cigarrillos y licores, para la atención del programa en la modalidad
Centro Diurno.
El estudio abarca el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre del 2014,
debiendo extenderse en los casos en que se consideró necesario.
1.5 Metodología
Dicho estudio se realizó por medio de la evaluación de los procedimientos, trámites y
documentación relacionada con el tema, así mismo se realizaron consultas y entrevistas para
aquellos aspectos sobre los cuales no se tuvo prueba documental, utilizando las técnicas, prácticas
e instrumentos de Auditoría necesarias, así como la normativa técnica aplicable.
1.6. Declaración de cumplimiento
Esta auditoría fue realizada de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público, dictadas por la Contraloría General de la República, considerando además el
cumplimiento de la Ley 7935 que da origen a la función del CONAPAM y por ende a todas sus
unidades organizacionales.
Además se consideró de manera especial el cumplimiento de la Ley 7972 y la Ley 8783 que dan
origen a los fondos administrados por el CONAPAM, y la ley 9188 , Ley de Fortalecimiento del
Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM).
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2. RESULTADOS
2.1 Entrevista a la coordinadora del Centro Diurno
De conformidad con el Programa de Auditoría definido para la evaluación del control interno
aplicado al programa de atención y cuido en la modalidad Centro Diurno, se procedió a realizar la
entrevista a la coordinadora del Centro Diurno Socorro Chacón, la señora Shirley Ortega Retana
quien señaló lo siguiente:
Aspectos Generales
Mensualmente se han administrado los recursos provenientes de la ley 8783 para cubrir los
gastos de alimentación y limpieza de la institución; y los recursos provenientes de la ley
7972 para cubrir los gastos por salarios de los funcionarios de atención directa y
eventualmente para la adquisición de algún activo. Estos recursos se originan de los
convenios de transferencia de recursos suscritos entre el CONAPAM y la Asociación de
Atención Integral de Ancianos San Juan de Dios de Desamparados cuyos números son el
085-2014 y el 215-2014, respectivamente; ambos por necesidades básicas.
Al mes de agosto 2015, el Centro Diurno atiende a 29 adultos mayores, (21 mujeres y 8
hombres); del total 13 PAM son auspiciados con recursos administrados por el CONAPAM.
Mensualmente se han emitido informes de tesorería a la Junta Directiva de la Asociación,
respaldados por la contabilidad que se mantiene al día.
Anualmente se han administrado alrededor de ¢13.000.000 según los Convenios firmados
con el CONAPAM; aproximadamente ¢50 millones anuales incluyendo ingresos de la Junta
de Protección Social y los recursos propios.
Los servicios brindados a la población adulta mayor en el Centro Diurno Socorro Chacón
son: transporte privado de los PAM desde su casa al Centro Diurno y viceversa; servicio de
Emergencias Médicas, 4 turnos de alimentación (desayuno, merienda, almuerzo, café),
servicio de atención médica y psicológica, terapias física y ocupacional, tres paseos al año y
celebración de cumpleaños.
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Por parte del CONAPAM se ha recibido capacitación sobre los convenios y algunos talleres
de implementación en relación a los programas que ejecuta el Centro Diurno; sin embargo
existe la necesidad de capacitarse en relación a temas relacionados con la distribución de los
recursos, calificaciones para los cargos desempeñados, manejo de personal, trato a los
adultos mayores, manejo de los sistemas electrónicos, calificación de las coordinadoras de
los centros diurnos para que sean aptas para el cargo ya que requiere mucho compromiso y
responsabilidad; y capacitar a la Junta Directiva en temas específicos.
Ninguno de los miembros de la Junta Directiva percibe ingresos. Cada uno de ellos tiene la
posibilidad de cambiarse cada dos años, y al cabo del primer año de gestión se hace una
rendición de cuentas. Se cuenta con pocos asociados, alrededor de 45 personas, por tanto se
hace más difícil la escogencia de gente nueva para ocupar los puestos y asumir la
responsabilidad de la Junta ya que nadie está interesado en este trabajo, por tanto se debe
acudir a la reelección y se busca que al menos roten sus puestos. El actual presidente lleva
dos períodos consecutivos, pero ya antes había ocupado otros puestos dentro de la Junta.
Shirley Ortega indicó que además de sus funciones como coordinadora del Centro Diurno,
cumple funciones de secretaria de la Junta Directiva, supervisada por el Fiscal y el Presidente
quien visita a diario el CD.
El presupuesto lo maneja ella junto a su asistente Marianela Herrera Castro, quien labora
desde enero 2015 por medio tiempo.
En el Centro Diurno no se manejan cuentas por pagar; siempre se mantiene un remanente en
la cuenta de fondos propios ya que durante enero y febrero no se reciben fondos. Además se
trabaja mucho con actividades extra curriculares porque no pueden atenerse únicamente a los
recursos que reciben.
En general, el dinero se mantiene en cuentas separadas, para cada fondo recibido.
Aspectos de Control Interno
En cuanto a la planilla de colaboradores del Centro Diurno, cada funcionario cuenta con su
expediente en el cual están las acciones de personal, el comprobante de pago, el contrato y su
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currículum, vacaciones, etc. En algunos casos el expediente tiene un apartado para el informe
de labores que cada uno emite, en el caso del Psicólogo, el médico, las terapeutas, la cocinera
y la coordinadora, como un medio de supervisión por parte de la Junta Directiva.
Respecto la emisión de cheques, la autorización para la firma se encuentra en los estatutos y
actas de asamblea iniciales.
El manejo y control de las bodegas de la cocina y la de artículos de limpieza, se realiza
mediante un conteo físico cada dos meses, revisando no solo el estado de los inventarios sino
también sus vencimientos.
2.2 Revisión de libros de Actas de Asamblea y Junta Directiva de la Asociación
Actas de Asamblea
Se observó que la última Asamblea General se realizó mediante sesión ordinaria número 27 del 6
de setiembre del 2014, y con vista en el libro de asociados se contó con la presencia de 45
asociados, los cuales, según indicó la señora Shirley Ortega, pueden ser los únicos aspirantes para
ocupar puestos en la Junta Directiva. Anteriormente para ser asociado se cobraba una
colaboración de ¢500 colones mensuales, según los estatutos de constitución de la Asociación;
sin embargo, a falta de pago de muchos de ellos, se tomó un acuerdo de Junta Directiva para no
cobrar más ese dinero hasta que se reformen los estatutos, los cuales son muy antiguos.
Actas de Junta Directiva
En la revisión se determinó que el libro #4 es el libro de Actas de Junta Directiva que se
encuentra actualmente en uso, y se seleccionaron algunas actas para su análisis y se determinó lo
siguiente:
En general se observa una adecuada formulación de las actas en cuanto a su estructura
formal, que incluye la descripción del quórum, la lectura y aprobación del acta anterior y las
correcciones que le correspondan a la misma; sin embargo no queda clara ni evidenciada la
votación de los miembros de Junta Directiva para cada uno de los acuerdos enunciados.
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Se evidencia la rendición de cuentas de la Tesorería.
Se dan a conocer las donaciones recibidas, tanto en dinero como en especie.
Se observan las diferentes decisiones que se atienden, como aumentos salariales, ingreso de
adultos mayores nuevos al Centro Diurno, mejoras de infraestructura al Centro Diurno,
proyectos futuros y otras actividades concretas.
Todas las actas de la muestra contaban con la respectiva firma de puño y letra del presidente
y secretario de Junta Directiva.
2.3 Contratos
En la revisión de los contratos suscritos a nombre de la Asociación, se observó la existencia de un
documento denominado “Contrato de Transporte de los Adultos Mayores del Centro Diurno
Socorro Chacón”, estableciendo el servicio de lunes a viernes a las 8 a.m. y a las 3 p.m, como
horas máximas para llegar al Centro, a dejar y/o recoger a los adultos mayores, respectivamente.
Se conoció otro documento denominado “Contrato de Trabajo por Tiempo Determinado” el cual
suscriben para la contratación del señor Luis Alberto Salas Valverde por servicios profesionales
en Psicología y del señor Javier Agüero Hernández por servicios profesionales en Medicina; cuya
jornada de trabajo definida es dos días semanales, cuatro horas diarias, para el psicólogo, y un
día semanal, tres horas diarias, para el médico. Todos los contratos anteriores tienen una vigencia
de un año con vencimiento al 31 de diciembre 2015; no se indica nada respecto a la posible
prórroga del mismo.
Se conoció además el “Contrato por Servicios Contables” con la empresa Asesores de
Organizaciones de Bienestar Social S.A. (ASEOBS), representada por la señora Mariela Vega
Vega, por un plazo de un año, sin definir un horario ni relación laboral; este contrato sí incluye
una cláusula de posibilidad de prórroga.
Finalmente se conoció el “Formulario para voluntariado”, que a la fecha de esta revisión no se
contaba con ningún servicio al respecto.
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2.4 Reglamentos y Procedimientos de la OBS
Dentro de los manuales, reglamentos y procedimientos se identificaron los siguientes:
Menús de alimentación semanal (4 semanas). Está vigente y contempla cuatro horarios de
comida que son el desayuno a las 8 a.m., la merienda a las 10 a.m., el almuerzo a las 11:40
a.m. y la merienda de la tarde a las 2 p.m.
Reglamento de admisión y permanencia de las PAM. Este documento se mantiene vigente
y fue aprobado en la Sesión n°112 de Junta Directiva, celebrada el 13 de enero del 2011.
Reglamento de voluntariado, se encuentra vigente.
Control de medicamentos, es una tabla de control del tipo de medicamento y horario que le
corresponde a 8 señoras adultas mayores beneficiarias del servicio del Centro Diurno.
Manual de puestos. Este documento contempla temas como objetivos, horario,