LA COMUNICACIN EMPRESARIAL EXTERNA
La comunicacin externa en la empresa es un conjunto de tcnicas
que realizan las empresas y que reciben distintos nombres. La
comunicacin empresarial abarca todas las tcnicas que forman parte
del proceso de comunicacin de la empresa. Nos encontramos con
tcnicas diversas como tcnicas de gabinete de comunicacin, tcnicas
de RR.PP, tcnicas de publicidad, de informacin...
En el mercado actual ya no se vende lo que se produce sino que
se produce lo que se vende (se vende lo que el cliente demanda). El
mercado conoce la oferta a travs de la publicidad, ofertas, etc. ya
que en la actualidad se puede crear esa demanda, generando esa
necesidad a travs de las distintas tcnicas de las que dispone la
empresa. Pero para que se cree esa necesidad hay que comunicar.
Hacia el exterior de la empresa (comunicacin externa):La
comunicacin empresarial externa se ha dividido siempre en dos
grandes bloques:
Hacia el mercado: Comunicacin al pblico Comunicacin profesional
Comunicacin con los colaboradores
Hacia el entorno social:Comunicacin financieraComunicacin
poltica Comunicacin con la Opinin pblicaComunicacin social (Medios
de comunicacin)
Analicemos cada uno de los grandes bloques de comunicacin
externa:HACIA EL MERCADO: Comunicacin al pblico: Consumidores: No
es lo mismo consumidor que comprador: consumidor es quien consume
el producto (quien lo utiliza directamente) y un comprador sin
embargo puede ser un mero intermediario. Prescriptores: son
aquellos que inciden en el mercado porque asesoran o aconsejan qu
tipo de productos o servicios utilizar (Ej.: Agencias de viajes).
Compradores: Compran pero no son directamente los
consumidores(Grandes superficies, mercados, etc.)
Comunicacin profesional distribuidores (mercabarna,
concesionarios, etc.) Comunicacin con colaboradores: fuerza de
ventas
Hacia el entorno social:Comunicacin financiera: bancos, medios
burstiles... Comunicacin poltica: administraciones de todo
tipo.Comunicacin social: Distintas asociaciones de nuestro entorno
y la comunidad educativa.Los medios de comunicacin son la
herramienta que utilizaremos para la comunicacin con la opinin
pblica.
La imagen real que la mayora de los pblicos tiene sobre una
empresa se crea a travs de los medios externos y comunicacin
interna (mercado y empleados). Hay que emitir y recibir informacin
para saber qu opina el pblico, sugerencias, etc.
Acciones promocionales que ms se utilizan. Descuentos marcados
en el producto. Regalos unidos al producto o en el interior del
mismo. Regalos sorpresa al comprar el producto. Sorteos y concursos
con participacin. Obsequios de publicidad independiente a la
compra. Muestras de productos independientes a la compra.
Degustaciones y demostraciones.
Relaciones con los consumidores
Acciones Envo de informacin sobre la organizacin: mailings
masivos, circulares, cartasApoyo informativo: revista del cliente,
newsletters y prensa especializada Atencin al consumidor:
canalizacin de quejas, sugerencias, crisis. Organizacin de actos:
fiestas, presentaciones.Programas de visitas y jornadas de puertas
abiertas
Las tecnologas de la comunicacinEn la proyeccin de una imagen,
el mensaje es difundido a travs de los medios tradicionales de
comunicacin, desde el primario hasta la utilizacin de la autopista
de la informacin. Su administracin depende del alcance de los
pblicos/target
Una extranet (extended intranet) es una red privada virtual que
utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicacin y
probablemente infraestructura pblica de comunicacin para compartir
de forma segura parte de la informacin u operacin propia de una
organizacin con proveedores, compradores, socios, clientes o
cualquier otro negocio u organizacin.
Se puede decir que una extranet es parte de la Intranet de una
organizacin que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente
utilizando el Internet.
Redes socialesMuchas empresas comienzan a estar presentes en las
redes sociales con el objetivo de llegar a ms pbico a travs de un
canal inmenso y abierto a miles de posibilidades, incluso se han
creado blogs empresariales para comentar el da a da de la
compaa.
LA COMUNICACIN EMPRESARIAL INTERNA
En unos entornos actuales tan complejos y tan competitivos, las
empresas deben utilizar todas las herramientas que tienen a su
disposicin para competir, o lo que es lo mismo, poder adaptarse
constantemente a los cambios de ese entorno.
Una de las polticas de personal esenciales para conseguir eso es
la comunicacin interna de las empresas. Esta poltica va a ser
beneficiosa tanto para la empresa como para el empleado:
La empresa: consigue implicar y motivar al personal, va a
facilitar la adaptacin de los recursos humanos a los cambios, va a
favorecer la aparicin de climas creativos e innovadores.
El empleado: va a ser favorecido, apareciendo relaciones entre
los trabajadores, posibilidad de que expresen sus ideas y tambin
van a aclarar sus ideas (saber lo que tienen que hacer).
Esta poltica va a ser un mecanismo ms que ayude a desarrollar el
potencial de los empleados y a integrarles en el proyecto
empresarial, o lo que es lo mismo, en las metasorganizativas.
CONCEPTO, FUNCIONES, TIPOLOGIA:La comunicacin interna es el
proceso que permite a los empleados de la organizacin realizar la
labor encomendada a travs de transmitirse la informacin
recprocamente e interpretarla.Funciones bsicas: Control: en el
sentido de influir en el comportamiento de los empleados, por
ejemplo, a travs de una orden, una informacin que les ofrecemos
(normalmente, ser de forma descendente) del superior al
subordinado. Motivacin:va a ser a travs de la informacin, cules son
las metas que han de alcanzar, cmo, qu no hace bien. Del superior
al subordinado. Expresin emocional: le permite al empleado expresar
opiniones, ideas, compartir sentimientos con otros es la parte
subjetiva. Informacin:para trasmitirla, es dar la informacin para
realizar bien las distintas decisiones. Cuanta ms informacin se
ofrezca mejor rendimiento obtendremos de lso subordinados.
Integracin:debe servir para aunar los intereses en los distintos
empleados para dirigirles hacia las metas organizativas.Tipos de
comunicacin interna:Flujos: segn el flujo de informacin; es decir,
hacia dnde va la informacin: Descendente: es la ms tpica, la ms
frecuente, dirigida desde el superior al subordinado, normalmente
son rdenes lo que se transmite.
Ascendente:informacin que fluye del subordinado al superior
jerrquico, normalmente surge en un sistema de participacin
democrtico. Cruzada:tanto diagonal como lateral, se suele dar entre
empleados de niveles parecidos, con el objeto de compartir,
conocer, aprendizaje del trabajo en puestos equivalentes, resolver
problemas. Naturaleza de la comunicacin Formal:cuando la informacin
fluye siguiendo la estructura organizativa de la empresa,
comunicacin estructurada y programada, suele ser descendente.
Informal:es ms importante e influyente que la formal, no sigue
la trayectoria de la estructura organizacional. Suele coexistir con
la formal. Entrara dentro de sta el caso tpico de un rumor. No es
estructurada, no se puede programar ni anticipar.
Medio de transmisin de informacin
Verbal: orden del superior al subordinado
Escrito:boletines, y ms frecuentemente: e-mails, tablones
Corporal:es importante percibir este lenguaje de las personas
que estn transmitiendo algo.
PROCESO DE COMUNICACIN INTERNA. BARRERAS:
Proceso de comunicacin a nivel personal:El emisor tiene una idea
y tiene voluntad de trasmitirla.
Codificar esa idea, es decir, transformarla en palabras,
smbolos, grficos con el objetivo de que el receptor pueda
comprenderla. El emisor debe plantearse qu canal de transmisin va a
elegir.Transmisin del mensaje al receptorRecepcin del mensaje y
tratar de decodificarlo e interpretarlo.Puede usarlo o no
(ignorarlo) o almacenarlo para usos futuros.
Este proceso se puede trasladar para la empresa y lo vemos a
travs de lo siguiente:
RUIDOSEMISOR RECEPTORIDEA CODIFICACIN TRANSMISIN RECEPCIN
DECODIF USO
RETROALIMENTACIN:Incluimos los ruidos (distorsiones que van a
dificultar esa comunicacin interna en la empresa, por tanto, habr
que conocer cules son esos ruidos y si no les podemos eliminar, al
menos, atenuarles.) y retroalimentacin (se ha de cerrar este ciclo
con una fase de retroalimentacin, es decir, el receptor debera
comunicar al emisor que ha recibido el mensaje y qu mensaje ha
recibido, para que sea ms eficaz.
El ruido es lo mismo que hablar de las barreras en la
comunicacin interna:
Personales: cuando la comunicacin no es buena porque el
receptor, emisor o ambos, tienen distintos intereses, valores,
apreciaciones de las tareas, percepcin, personalidad se producirn
conflictos personales entre las partes. Organizativas:es propia de
la organizacin, por ejemplo, cuando hay muchos niveles jerrquicos
(a mas niveles, mayor barrera) Especializacin de conocimientos: del
emisor al receptor, cuando el primero lo considera fcil y el
segundo no lo entiende. Autoridad:una de las partes est abusando.
Por ejemplo: flujos de informacin ascendentes o descendentes
incompletos, existen paradas. Formales:por el lenguaje, codificacin
o por la decodificacin, una de las dos partes o las dos, no se dan
cuenta de que no hablan.
EL PLAN DE COMUNICACIN INTERNALos que consideran la importancia
de esta poltica se esfuerzan en elaborar un plan de comunicacin
interna:
Diagnosticar la situacin actual de la empresa, cual es el
problema y marcar cules quieren que sean las directrices que
quieren que sigan los empleados, qu metas van a seguir, informacin
que quieren transmitir. Eleccin del tipo de informacin a transmitir
y en qu direccin quiero que vaya ese flujo. Medio de comunicacin:
oral, escrito. Seguimiento del plan y correccin de desviaciones
para ver si el plan est funcionando. Retroalimentacin: realizar
este proceso para comprobar que el receptor realmente ha conseguido
el mensaje que se quera transmitir, es decir, comprobar que la
comunicacin interna ha sido eficaz.
Las organizaciones nacen cuando un grupo de personas se renen
para trabajar hacia un objetivo comn (para las empresas lucrativo).
Cuando la organizacin deja de ser una pyme y empieza a ser grande,
ese aumento puede crear problemas, entre otros:
Conflictos de intereses entre distintos grupos
Falta de integracin en un objetivo comn
Se desaprovechan las sinergias entre distintos grupos de
recursos humanos.
Todos estos problemas y otros pueden atenuarse o solucionar a
travs de la poltica de comunicacin interna porque facilita:
Integracin de los recursos humanos en la consecucin del objetivo
de la empresa.
Complementar habilidades entre los distintos grupos humanos;
coordinar esfuerzos.
Puede ser adems UN arma de doble filo, efectos negativos:Cuando
solo es descendenteCuando no hay retroalimentacinCuando no se
planificaCuando hay distorsiones o ruidos muy grandes.
Para aprovechar todas las ventajas, hay que utilizarla
eficazmente, es decir, utilizar toda su variedad de posibilidades y
medios que se usan para difundirlo.
Medios de difusin: boletines, manuales
Medios electrnicos: e-mail
Medios de retroalimentacin, es decir, queremos conocer si la
informacin llega al destinatario y bien.
Medios para la comunicacin ascendente: buzn de sugerencias
Medios de comunicacin para asistir y ayudar a los
trabajadores.
Ha de ser una poltica multidireccional que trate de reducir las
barreras a la comunicacin, que utilice todas las modalidades
posibles de comunicacin, suficientemente planificada.
(Todas las direcciones y la retroalimentacin (muy importante).AO
DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y DEL FORTALECIMIENTO DE LA
EDUCACION
ESCUELA: CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
FACULTAD: CIENCIAS EMPRESARIALES
CICLO: III - SECCIN NOCHE
AREA: FORMATIVA-HUMANISTICA
MONOGRAFIAS DE INVESTIGACION
TITULO: COMUNICACION EMPRESARIAL ESTERNA E INTERNA
ASIGNATURA: COMUNICACION Y LA EMPRESA
DOCENTE: LIC. MENDIVIL GUEVARA, CESAR
AUTORES: QUINTANILLA DIAZ, PAUL ANTONY
PUCALLPA, MAYO DEL 2015
DEDICATORIA
Dedicamos este trabajo a nuestros padres, que son quienes nos
brindan su apoyo incondicional, as mismo agradecemos al profesor
por ser diplomtico en la enseanza que nos brinda y nos ayuda a
superarnos cada clase en la meta que nos hemos trazado nosotros,
para ser unos contadores pblicos colegiados bien calificados y
saber competir en el mbito de la tecnologa de hoy en da; por que
una persona sin propsito es como un barco sin timn, un soplo, nada,
nadie.
AGRADECIMIENTO
Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar con
nosotros en cada paso que damos, por fortalecer nuestros corazones
e iluminar nuestra mente y por haber puesto en nuestros caminos a
aquellas personas que han sido nuestro soporte y compaa durante
todo el periodo de estudio que da a da nos esforzamos para salir
adelante en nuestras vidas, y as mismo sobrevalorarnos para un buen
desarrollo de aprendizaje.
Agradecer hoy y siempre a nuestras familias por el esfuerzo
realizado por ellos. El apoyo en nuestros estudios, de ser as no
hubisemos sido posible. A nuestros padres y dems familiares yaqu me
brindan el apoyo, la alegra y nos dan la fortaleza necesaria para
seguir adelante.
Un agradecimiento especial al profesor Lic. Mendivil Guevara,
Cesar, por la colaboracin, paciencia, apoyo y sobre todo por esa
gran amistad que nos brinda, por escucharnos y aconsejarnos
siempre.
INTRODUCCION
La comunicacin en la empresa es un aspecto clave y necesario
para que la empresa pueda desarrollarse y llegue a alcanzar un
determinado xito ya que la funcin que cumple es la de apoyar la
estrategia de la empresa para que de una manera coherente se
produzca la integracin entre los planes, los objetivos y las
distintas acciones formativas de la empresa y que se produzca a
todos los niveles de una empresa. Otra de las funciones que cumple
la comunicacin en una empresa es la de evitar el aislamiento que
puede darse cuando se da la especializacin o la divisin del
trabajo.