COMPTABILITE ANALYTIQUE Mise en place de la CAH dans le cadre d’un accompagnement MEAH Retour d’expérience Centre de la Tour de Gassies juin 2009
Jan 03, 2016
COMPTABILITE ANALYTIQUE
Mise en place de la CAH dans le cadre d’un accompagnement MEAH
Retour d’expérience
Centre de la Tour de Gassies juin 2009
Présentation synthétique
• établissement de l’UGECAM Aquitaine
• 160 lits de SSR (Hospitalisation complète, de semaine et HTP)
• 25 lits et 25 places de psychiatrie
• 96 places de reconversion professionnelle
• 80 lits d’USLD
Contexte de la candidature• Les axes d’amélioration prioritaires
– Mettre en place une démarche analytique pour se préparer à l’arrivée de la T2A et maîtriser le pilotage
– Identifier les coûts par activité– Accompagner les acteurs terrain pour s’approprier la démarche
• Les atouts– Intérêts des médecins dans la démarche– Dialogue de gestion déjà initié en interne entre la Direction et les services
médicaux
• Les freins– Forte culture de la qualité de la prise en charge dans l’établissement pouvant créer
des réticences au changement de la part du personnel avec l’arrivée de la T2A– Disponibilité des ressources avec la certification compte CNAMTS concomitante
au chantier MEAH
PLAN GENERAL
• Déroulement de l’accompagnement
• Réalisations de la Tour de Gassies
• Retour d’expérience
ACCOMPAGENEMENT MEAH
• Réalisation d’un diagnostic– Caractéristiques de l’établissement– Attentes initiales de l’établissement
• Définition du plan d’action– Acteurs et groupes– Feuille de route– Détail des actions proposées
• Gestion de projet– Planning consolidé des actions proposées– Gestion des temps– Tableau de bord
• Formations – consultants
Périmètre / interventions
• Le périmètre d’intervention sera la partie Sanitaire du Centre La Tour de Gassies.
• Les méthodes et outils mis en place devront être adaptables aux autres établissements de l’UGECAM Aquitaine
• Les natures d’intervention conformes à la feuille de route seront:– La formalisation des règles d’imputation– La fiabilisation et la communication autour des méthodologies de
répartition des dépenses et des recettes– L’accompagnement des utilisateurs à l’usage de ces outils de
pilotage ainsi que leur implication dans la gestion de l’établissement
Accompagnement
Diagnostic
Evolutions prévisibles
• FinancièresIdentification de la structure de coûts de l’établissement afin de rationaliser l’allocation des ressources
• Organisationnelles• Concrétiser le dialogue de gestion pour permettre aux services
de gestions et aux services médicaux de s’impliquer activement dans la gestion de l’établissement.
• Modification du périmètre avec l’ouverture de l’HAD MPR expérimentale et du service de pédiatrie
• Mise en place de l’organisation par pôle
Accompagnement
Diagnostic
• Mettre en place un véritable dialogue de gestion
• Préparer sereinement la venue de la T2A avec la mise en place d’outils maîtrisés par tous
• Renforcer les solidarités et les compréhensions « inter-métiers » et inter-services
Pistes d’amélioration
Accompagnement
Diagnostic
Acteurs de la démarche Fonction Groupe
projetComité de validation
réunion lancement
Participation Formation
DAF X X X X
Contrôleur de gestion X X X X
TIM X X X
Cadre Comptable X X X
Directrice TDG X X
D RH X X
Directeur de soins
X X
Cadre admissions X
Médecins responsables de pôle
X
Médecin, Président CME X X
Accompagnement
Plan d’action
Feuille de routeÉtape processus Acteurs concernés Symptôme
ProblématiqueDémarche Objectif
d’améliorationConditions de succès
Priorité
Fiabiliser les données de
comptabilité analytique
DAF, DRH,Contrôleur de gestion
Fichier structure et imputation à améliorer
Analyse du fichier au regard de
l’activité et du guide CAH
Avoir un découpage permettant d’utiliser CREA par secteur
Fiabilité des données
1
S’approprier les tableaux de
bordEt mettre en
place un suivi de l’activité
DirecteursContrôleur de gestionGRHDIM
Indicateurs choisis mais besoin d’une appropriation par l’ensemble des
acteurs
Homogénéiser les différents
indicateurs (Siège – Établissement)
et les partager avec les acteurs
Permettre un pilotage médico-économique et un suivi régulier
de l’activité
S’appropriation et diffusion des indicateurs communs
2
CREA « par discipline »
Directeur adjointDIMGRH
Contrôleur de gestion
Difficulté d’évaluer les dépenses et les
recettes des activités
Décrire la méthodologie et
les règles d’affectation du
CREA
Diffuser les CREA avec une
méthodologie reconnue et évolutive
Validation, appropriation et compréhension des règles par
tous les acteurs
2
Communication autour du projet et des actions mises
en place
Médecins,cadres de santé directions fonctionnelles (comptabilité, GRH)
Démarche initiée dans l’établissement
à poursuivre Coaching
Partager l’information au sein de l’établissement pour la rendre plus transparente
Impliquer médecins et cadres dans l'élaboration du plan d'action du chantier MEAH
2
Dialogue de gestion
Directeur adjointDirecteur adjoint
déléguéMédecins,
cadres de santé
Manque de communication ascendante et
d’échange sur les décisions
Mise en place d’une relation de gestion au travers
d’échanges réguliers
Disposer d’une décision plus
partagée et favoriser l’implication des
services médicaux dans les
problématiques de gestion
Réussir l’implication médicale et soignante
3
Accompagnement
Plan d’action
Exemple fiche actionLibellé CREA « par discipline »
Problématique Difficulté d’évaluer les dépenses et les recettes des activités
Objectif Diffuser les CREA avec une méthodologie reconnue et évolutive
Responsable Y.Masson
Démarche proposée Étapes Contributeurs Échéance Livrable
Maîtriser le guide de compta ana Equipe projet
Fin janvier
Définir et formaliser les règles de ventilation des UF dites indifférenciées
Equipe projet + DRHFin mars guide
Réaliser la revue analytique DAF, CG, C comptable Fin mars Balance corrigée
Définir les règles d’imputation aux SA DAF, CG, C comptable Fin mars logigramme
Formaliser la maquette CREAEquipe projet
Mi avril Maquette CREA
Valider la maquette CREA et les règles d’imputation SA
COPIL + COSTRAMi avril
Produire un CREA intermédiaire (D) DAF, CG Fin avril
Définir les règles d’imputation des recettes et les outils de collecte
Equipe projet; C Admission, DSI; pôles Fin juin guide
Produire le CREA DAF, CG Fin juin
Rédiger guide « Réalisation CREA » CG Fin juin Guide
Risques identifiésAbsence de logiciel de planning du personnel et de suivi des affectations ; non adhésion du corps médical aux règles d’imputation des recettes (attente T2A)
Facteurs de réussite identifiés
Étude faisabilité mise en place d’un logiciel de planning; qualité du codage PMSI
Accompagnement Plan d’action
Synthèse du plan d’action
Facilité de mise en œuvre (technique / comportemental)
Contribution à l’objectif
Forte
Faible
Difficile Facile
Action 3Action 4
Action 1Action 2
Action 5
Action 6
Accompagnement
Plan d’action
Gestion de projet
• Pour chaque sous action d’une action, définition des acteurs et de leur temps d’intervention
• Synthèse des temps par actions et par acteurs• Positionnement global du temps dans un calendrier
– Par action
– Par acteur
• Vérification de la faisabilité du projet
Accompagnement
Gestion projet
Plan de charge
ACTIONS CHARGE PAR ACTIONS
JOURS INEUM CONSULTING
Fiabiliser les données comptables de données analytiques
13,6 1,5
Fiabiliser les UO 66,5 2
Définir le TDB établissement en lien avec le TDB Siège
17 2
CREA par discipline 47,5 3
Communication autour du projet et des actions mises en place
30 0,5
Dialogue de gestion 27 1,5
Total 201.6 10,5
Nombre de jours retenus par la MEAH = 7 jours
Accompagnement
Gestion projet
Planification par action
S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26
47,5 2
4.1 Y.Masson 2,5
4.2 Y.Masson 2,5 0,5
4.3 Y.Masson 7
4.4 Y.Masson 3 0,5
4.5 Y.Masson 8
4.6 Y.Masson 0,5
4.7 Y.Masson 4
4.8 Y.Masson 16
4.9 Y.Masson 2
4.10 Y.Masson 2
201,6 7
Ineum (jrs)Acteurs /
Responsable
TOTAL CHARGE
Avril MaiN°
1
MarsFévrier
ACTION 4
JanvierCharge (jrs) Juin
Accompagnement
Gestion projet
Extrait du plan de charge par acteurDéc.
S52 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26
M. Yves MASSON 29,5 0,5 0,5 1,0 0,5 1,0 1,0 1,0 1,0 1,5 0,75 1,25 1,0 0,5 2,0 0,75 0,75 0,75 0,75 0,5 1,5
Mme Brigitte TERRAZA 6,5
Mme Carole CASTERAN
48,9 2,1 1,0 0,5 0,5 1,0 1,0 1,5 1,0 2,0 1,5 0,75 1,0 4,0 2,0 2,00 2,00 2,00 2,00 1,0 1,5 3,0
M. Olivier THOUARD 1,0 0,5 Mme Isabelle VILLENAVE
12,0 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 0,5 2,5 3,0 0,5 1,0 0,5
Mme Catherine ROSSIGNOL
12,8 1,0 0,25 3,0 1,0 1,0 1,0
Mme Christelle ARMAGNAC
1,0 0,5
Mme Claire CARBOU 32,5 0,5 0,5 1,0 1,5 1,0 2,0 0,5 2,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,5 0,5 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,5 2,0 2,0 0,5
J.Loubat 27,5 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 1,5 1,5 2,5 2,0 2,0 2,0 2,0 3,0 3,0 3,0 2,0DSI 22,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 2,5 2,5DIM 0,5
Responsables identifiés
6,0
COPIL/COSTRA 1,5 0,25 0,25 0,5201,6 0,0 2,6 0,0 0,0 4,0 1,5 3,5 6,0 4,5 4,0 3,0 5,0 8,5 9,5 8,0 4,5 8,5 0,5 4,5 10,0 9,8 10,8 9,8 8,8 1,5 7,0 6,0 5,0
Janvier Mai JuinActeurs / Responsable
Février Mars Avril
Accompagnement
Gestion projet
Cette partie doit être étudiée avec le plus grand soin car elle conditionne la réussite du projet. Une charge trop forte et/ou irréaliste sur un acteur aura des conséquences négatives sur l’ensemble de l’équipe.
Tableau de bord
66,5 1
2.1Rapprocher les UO initiales de l’ENC
Y.Masson et C.Casteran 1 Fait 15/02/09
2.2Recenser les possibilités de collecte initiale par le SI
Y.Masson et C.Casteran 2 Fait 28/02/09 15/04/09
2.3Rencontrer les cadres pour le choix final des UO
Y.Masson et C.Casteran 6 Retard 31/03/09 31/05/09 retardé sur la psychiatrie, reste à finaliser PPAS, et appareillage
2.4 Validation les UOY.Masson et C.Casteran 4,5 Fait 01/04/09 15/06/09 retardé au 15/06/09
2.5Construction des outils de collecte SI Gassies
Y.Masson et C.Casteran 30
En cours
31/05/09 31/07/09 PPAS, répartition ASH en G200 MNC, nb ICR
2.6
Développement et déploiement des outils de collecte SI centralisé Ugecam
Y.Masson et C.Casteran 15 Fait 31/05/09 31/07/09 développement à étendre pour les autres établissements
2.7Rédiger une procédure sur les UO et outils de collecte
Y.Masson et C.Casteran 8 Retard 31/05/09 30/06/09
N° Libellé ResponsablesCharge
(jrs)Ineum (jrs)
SatutDate de fin
prévueDate de fin
réviséeCommentaires
ACTION 2 : Fiabilisation des UO
1
Accompagnement
Gestion projet
Suivi mensuel de l’avancement du projet transmis aux consultants et à la MEAH
Formation – Consultants
• Une journée de lancement nationale avec l’ensemble des établissements retenus
• Trois jours de formation des équipes projet– gestion de projet appliquée au chantier CAH– techniques de compta ana (FICOM, élaboration CREA et
TCCM, exercices d’analyse de gestion, etc.)
• Une journée de lancement dans l’établissement avec les consultants– Présentation du projet, du déroulement– Sensibilisation à l’importance stratégique– Mobilisation du maximum de personnes lors de cette journée
Accompagnement
formation
Réalisation de la Tour de Gassies
• Plan de communication
• Découpage analytique et FICOM
• Rédaction des Guides
• Production des CREA
Réalisations
Plan de communication• Objectif général
– Contribuer à la mise en place d’une démarche analytique pour se préparer à l’arrivée de la T2A.
• Objectifs spécifiques– Partager l’information avec les acteurs de terrain pour
la rendre plus transparente– Contribuer à l’accompagnement des professionnels de
terrain pour qu’ils deviennent acteurs dans la démarche
– Communiquer autour des méthodologies de répartition des dépense et des recettes
Réalisations
Plan de communicationRéalisations
Etapes calendrier
Validation du plan d’action avec la MEAH Déc 08 / Janv 09
Schéma de la mise en place de la comptabilité analytique à Gassies
Avril 09
Découpage UOResponsables UFOutils de collecte
Juin 09
TDB + indicateurs Octobre 09
Définition des objectifs en lien avec la comptabilité analytique
Juin 10
Etapes du projet donnant lieu à une action de communication
Découpage analytique et FICOM• Reprise du découpage analytique de
l’établissement– Pertinence de l’existence de l’UF– Analyse du choix entre les guides méthodologiques existants
(CAH et ENC SSR) et le besoin de l’établissement– Validation comité de pilotage
• Mise en place du FICOM– Rencontre avec tous les cadres et médecins (et certains
services) pour présentation de la CAH– Étude et validation avec eux des meilleures UO, clés de
répartition et outils de collecte, du responsable
• Paramétrage de l’ensemble des applicatifs
Réalisations
Extraits du FICOM
Code UF
Libellé UFrespons
ableUO Clé de répartition
affectation directe
affectation secondaire pôle
G321 Kiné AMBRET RDM minutes pmsi AMBRET G322 Kiné NEURO PE minutes pmsi NEUROG323 Kiné HTP RDM minutes pmsi HTP % de jours PMSIG324 Kiné Brulés RDM minutes pmsi AMBRET G327 Balnéo RDM minutes pmsi % de minutes pmsi G329 Gymase RDM minutes pmsi % de minutes pmsi
Code UF
Libellé UFrespons
ableUO Clé de répartition
affectation directe
affectation secondaire pôle
G200 CLINIQUE indifférenciéLMG ETP remplacement nb ETP consommé par pôleG211 AMBRET D RK nombre jours pmsi AMBRET G212 AMBRET E RK nombre jours pmsi AMBRET G213 AMBRET F RK nombre jours pmsi AMBRET G221 NEURO A DG nombre jours pmsi NEUROG222 NEURO B DG nombre jours pmsi NEUROG223 NEURO C DG nombre jours pmsi NEURO
Réalisations
Exemple de logigrammeRéalisations
G100 G101 G131 G120 G140 G142 G106 G403 G150 G155 G159 G154 G160 G161 G170
920.00 920.01 920.02 920.03 920.04 920.06 920.07 920.08 920.30 920.40
920.0 920.3 920.4
920
LGG
Rédaction des guides• Guide d’imputation du personnel• Guide d’imputation comptable• Guide de gestion du FICOM• Guide des UO et outils de collecte• Guide de réalisation des CREA
Ces guides s’adressent à l’ensemble des intervenants dans la production d’information analytique. Ils doivent donc être validés par eux avant diffusion. L’ensemble des nouvelles procédures et documents de collecte mis en place sont annexés à ces guides.
Réalisations
Les CREA
• Présentation d’un CREA synthétique par pôle avec possibilité de lecture détaillée directe
• Valorisation des recettes selon deux méthodes:– Prix de journées– Points IVA pour évaluer les impacts du modèle
intermédiaire de la T2A
Réalisations
CREA détailléRéalisations
Hospitalisation
Personnel 4 000
Personnel intérimaire 150
DM, fourn. et consommables médicaux 180
Prestations inter établissements 120
Autres 90
Amortissements 70
- Produits déductibles de l'activité
TOTAL DES CHARGES DIRECTES (1)-(2) 4 610
Part S.A logistique médicale 840
Pharmacie 162
Stérilisation 40
Ingénieur bio-médical 9
Hygiène et vigilance 37
Appareillage 560
Atelier fauteuils roulants 32
Part S.A Médico-technique 1 800
Kinésitherapie 870
Ergothérapie 370
Radiologie 88
Autres rééducation piscine 110
Autres rééducation gymase 77
Rééd.orthophonique fonctions cognitives 6
Rééducation nutritionnelle (diét) 43
Réadaptation - Comète - PPAS 236
COUT MEDICAL 7 250
► DEPENSES 2008
2 - Charges indirectes:
1 - Charges directes Part S.A Autres logistiques 560
Nettoyage - Logistique 180
Entretien des Batiments 380
Part S.A Restauration 700
Part S.A Blanchisserie 170
Part S.A Administration générale 940
Direction Générale et Qualité 230
Finances comptabilité / Sces économiques 202
INFORMATIQUE 160
RESSOURCES HUMAINES 113
ADMISSION, ACCUEIL, FACTURATION 133
Animation 45
Brancardages 28
DIM 29
COUT STRUCTURE 700
TOTAL DEPENSES 10 320
Pôle 1 Pôle 2 HTP Pôle 3
1 - Charges directes
Hospitalisation
Personnel 4000 4700 300 1000Personnel intérimaire 150 180 0 100DM, fourn. et consommables médicaux 180 240 0 40Prestations inter établissements 120 150 10 10Autres 90 120 2 1Amortissements 70 75 8 9
- Produits déductibles de l'activité
TOTAL DES CHARGES DIRECTES (1)-(2) 4 610 5 465 320 1 1602 - Charges indirectes:
Part S.A logistique médicale 840 480 140 50Part S.A Médico-technique 1 800 1 700 1 200 600
COUT MEDICAL 7 250 7 645 1 660 1 810Part S.A Autres logistiques 560 550 130 129Part S.A Restauration 700 820 100 249Part S.A Blanchisserie 170 190 90 6Part S.A Administration générale 940 1 075 200 449
COUT STRUCTURE 700 900 50 112TOTAL DEPENSES 10 320 11 180 2 230 2 755
Dotation annuelle de f inancement 8 900 10 100 2 400 2 500TM et FJ 500 555 100 85Chambres particulières 375 505 0 70
TOTAL RECETTES 9 775 11 160 2 500 2 655
Résultat analytique -545 -20 270 -100
Affectation résultat HTP 190 80 -270 0
Résultat du pôle -355 60 0 -100
CREA synthétique en prix de journée Réalisations
Pôle 1 Pôle 2 HTP Pôle 3
Hospitalisation
Personnel 4000 4700 300 1000Personnel intérimaire 150 180 0 100DM, fourn. et consommables médicaux 180 240 0 40Prestations inter établissements 120 150 10 10Autres 90 120 2 1Amortissements 70 75 8 9
- Produits déductibles de l'activité
TOTAL DES CHARGES DIRECTES (1)-(2) 4 610 5 465 320 1 160
Part S.A logistique médicale 840 480 140 50Part S.A Médico-technique 1 800 1 700 1 200 600
COUT MEDICAL 7 250 7 645 1 660 1 810Part S.A Autres logistiques 560 550 130 129Part S.A Restauration 700 820 100 249Part S.A Blanchisserie 170 190 90 6Part S.A Administration générale 940 1 075 200 449
COUT STRUCTURE 700 900 50 112TOTAL DEPENSES 10 320 11 180 2 230 2 755
Dotation annuelle de f inancement 7 800 10 000 3 600 2 500TM et FJ 500 555 100 85Chambres particulières 375 505 0 70
TOTAL RECETTES 8 675 11 060 3 700 2 655
Résultat analytique -1 645 -120 1 470 -100
Affectation résultat HTP 950 520 -1 470 0
Résultat du pôle -695 400 0 -100
1 - Charges directes
2 - Charges indirectes:
CREA synthétique en en points IVARéalisations
Retour d’expérience
• Apports des consultants
• Position des non financiers
• L’envers du décor
• Le système d’information
• Conclusion et avenir
Expérience
Apport de la MEAH et des consultants
• Communication régulière de la MEAH de notes et travaux réalisés par les autres établissements (tous champs confondus)
• Cabinets de consultants habitués à l’univers hospitalier et forte expérience de la CAH
• Au travers du tableau de bord et des journées de travail, motivation de l’équipe projet qui a des objectifs clairs à respecter
Expérience
Consultants
• Attention, les consultants ne font pas le travail à notre place (7 jours d’assistance sur le projet).
• Ils apportent leur expérience de la mise en place des CAH ainsi que des propositions de solutions sur des points de blocages
• Ils soutiennent l’équipe projet dans les phases de validation
Expérience
Avis des cadres et médecins(version positive)
• La CAH est un mal nécessaire dans la gestion médico-économique de l’établissement.
• Apprécient la simplicité des UO retenues et des outils de collecte. Crainte d’avoir à gérer des suivis complexes et chronophages.
• Ont la possibilité de connaître leurs coûts et leur décomposition, et donc les axes de progrès potentiels.
• Pour les pôles, permet d’engager le dialogue de gestion sur l’intégralité de la prise en charge.
• Frustration positive de ne pas avoir dès maintenant les coûts par séjour et par pathologies.
Expérience
Mais tout n’est pas positif….
L’envers du décor• Les idées reçues sur la notion de CAH = outil de
surveillance de la productivité des agents (forte crispation possible de certains responsables et agents)
• Fortes craintes exprimées que les résultats incite la direction à stopper des prises en charges « déficitaires » au profit d’activité plus rémunératrices, que l’on oublie notre statut PSPH.
• Dialogue de gestion potentiellement plus compliqué du fait de l’existence de pôles déficitaires et bénéficiaires.
• Peur d’un basculement d’une gestion médicale à une gestion purement financière
Il faut communiquer et rassurer en permanence les différents interlocuteurs
Expérience
L’envers du décor• Chantier fortement chronophage
– Nécessite une équipe projet suffisamment étoffée pour que les plannings soient respectés
– Identification claire d’un responsable de projet qui coordonne ce dossier. Selon le degré d’occupation normale de cette personne, il peut être souhaitable d’affecter un adjoint en appui
• Formalisation indispensable au fur et à mesure (produire et écrire et non pas produire, on écrira quand on aura le temps)
• Système d’information non facilitant
Expérience
Système d’information
• Constat au moins pour la Tour de Gassies de la non communicabilité des différents applicatifs
• Volonté de ne pas attendre l’éventuel développement ad' hoc pour lancer le chantier
• Pas les moyens financiers de constituer de toute façon un véritable info centre
Expérience
DONC…
Recours indispensable à– ACCESS et EXCEL
– LE STAGIAIRE
Expérience
Et demain
• Les CREA ont été produits en 6 mois• Nous sommes en train de décliner les
tableaux de bords et d’initier le dialogue de gestion avec les pôles
• La prochaine étape est le TCCM (sous réserve de la publication de l’ENC SSR) mais de toute façon calcul des coûts par séjours
En conclusion
• L’accompagnement MEAH est très important pour un établissement de petite ou moyenne taille– Fixe un cadre précis du projet
– Fixe un calendrier à respecter
– Apporte le savoir faire de consultants
• La mise en place d’une CAH est primordiale en SSR aujourd’hui car nous avons la chance d’avoir trois ans pour anticiper l’arrivée de la T2A