Company Meeting

WELCOMETO

MEETING

PRESENTATION TOPICSCompany Meeting and Purpose of meetingsTypes of Company meetingAnnual Report and Contents of Annual ReportAgenda of MeetingsPre-requisites of a Valid meetingClassification of ResolutionVoting and Method of voting

Meeting 

A  meeting  takes  place  when  two  or  more persons  gather  or  assemble  together  for making  decisions  through  mutual  discussion. Different  organizations  arrange  different meetings on different occasions

Purpose of meetings

Types of Company meetingCompany meeting

Meetings of Shareholders Meeting of

Director

Creditors, debenture

holder Meeting

Meetings of Shareholders

Meeting of Director

Agenda

Agenda  is  written  statement that  outlines  the  items  to  be discussed  in  the  forthcoming meeting.  It  is  included  in  the notice of meeting.

Features of agenda1. It is circulated as a part of the notice in advance In order to help the members to come prepared for the meeting.2. The items of agenda helps the chairperson to conduct the meeting smoothly.3. Agenda ensures that only the matters relevant to the particular meeting are discussed.4. It helps the participants to discuss all important issues.5. The preparation of minutes becomes easy. 

Classification of Resolution

If  a motion  is  passed by  a  simple  majority of  the  members present  at  a meeting it is called an ordinary resolution. 

Ordinary Resolution

A resolution which is required to be passed by minimum three fourths of votes of the members present in a meeting is called special resolution, the rules regarding special regulation are:

1) A notices for the adopting special resolution is to be served at least 21 days before the holding of the concerned meeting2)  The  notices  must  focus  clearly  on  adoption  of the special resolution3) The resolution must be submitted to the register of Joint stock companies within 15 days of holding the meeting

Special resolution

A  resolution  which  is  passed  by  the votes  of  at  least  three  fourths  of  the participation  members  is  called  extra ordinary resolutionExtra-Ordinary  resolution  is  required  to be passed for the following reasons :-Dismissal of any directorDismissal of the managing agentWinding up of the company at will 

Extra –Ordinary Resolution

Voting and Method of Voting

1)Secret Ballot:-This  is  the  most  acceptable method  where  ballot  papers  are  issued  to members present and  they are asked  to  cast their votes in the ballot box 2) By poll: Here  each member  is  entitled  to cast  a  number  of  votes  according  to  the number of shares held. 3) By resulting hand:  under  this method  the chairperson  request  the  members  to  raise their  hands  separately  for  or  against  the motion 

44)By division: Under this method the chairperson makes an effort  of  dividing  the  members  in  “Yes  group”  and  “No group”. The group having more number of members will win the motion  5)Acclamation : Under this method the chairperson considers the extent of acclamation for any motion raised in a meeting, if  the  acclamation  is  unto  the  mark  then  chairperson  can accept the motion. 6)Voice Vote: Under this method the chairperson invites the members  to  vote  for  or  against  any  motion  raised  in  a meeting  by  “YES”  or  “No”  voice.  if  the  frequency  of  the affirmative  voice  is  more,  the  motion  is  accepted  by  the chairperson and if otherwise, rejected 

Dream is not what you see in the sleep, Dream is the thing which does not let you sleep- APJ Abul Kalam(EX-President of India)-