CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Budget nouveaux entrants V5.2 Date : 10/03/08

Budget nouveaux entrants – v5.21

CNRS – Projet BFC Etablissement

Support de formation

Budget nouveaux entrants

V5.2

Date : 10/03/08


Introduction

1


Introduction Objectifs de cette formation

1. Naviguer dans le portail BFC

2. Expliquer les composants d’une adresse budgétaire

3. Décrire le processus budgétaire

4. Saisir une pièce budgétaire

5. Mettre en œuvre du budget du stade VOTE jusqu’à une unité

6. Utiliser les états de suivi budgétaire

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Introduction Programme du cours

BFC et les autres applications du SI, BFC et l’environnement technique

Utilisation de BFC-E (Autorisation, connexion, navigation, …)

Concepts, processus du domaine Budget et l’essentiel des autres domaines

Élaboration du budget Mise en place du budget

1er jour

2 jours

Mouvements budgétaires Suivi de l’exécution budgétaire Synthèse

2ème jour


Principes de navigation

2


Chapitre 1

1. Identifier les modules SAP

2. Vous connecter à BFC

3. Identifier les composants d’une fenêtre

4. Naviguer dans BFC

5. Utiliser les aides

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure de :


MMAchatsstock

MMAchatsstock

SDVentes

SDVentes

COContrôle

de gestion

COContrôle

de gestion

FIComptabilité

FIComptabilité

TMGestion

déplacements

TMGestion

déplacements

EA-PSCompta

budgétaire

EA-PSCompta

budgétaire

AAImmobilisation

AAImmobilisation

BWInfocentre

BWInfocentre

HRRessources

humaines

HRRessources

humaines

BFC utilise le progiciel de gestion intégré SAP

Modules SAP mis en oeuvre par BFCModules SAP mis en oeuvre par BFC Intégration des flux dans SAPIntégration des flux dans SAP


L’accès à BFC

1. BFC est ouvert sur Internet1. Accès à partir d’un navigateur Web

2. Protection par une DMZ, flux chiffrés (HTTPs)

3. Navigation applicative à partir du portail SAP

2. L’authentification est conforme aux orientations techniques du SI CNRS1. Comptes utilisateurs gérés à partir de l’annuaire LDAP de l’établissement

2. Authentification basée sur les certificats de l’IGC CNRS

3. Les accréditations applicatives sont gérées par BFC1. Contrôle de l’accès aux transactions

2. Contrôle de l’accès aux données


« Cycle de vie » des utilisateurs BFC

1. Les agents CNRS sont déclarés dans Labintel, dont les données sont exportées dans l’annuaire LDAP CNRS

2. L’annuaire LDAP CNRS se synchronise avec l’annuaire dédié aux applications SAP

3. Les entrées des utilisateurs BFC sont « taguées » par les équipes SSI, avant d’être intégrées dans SAP


Accréditations applicatives

1. Identifié et authentifié, l’utilisateur accède à BFC …… mais ne peut rien y faire par défaut !

2. La sécurité applicative est totalement gérée aux travers des mécanismes SAP :

1. Accès aux transactions

2. Accès aux données

3. Pour faciliter et fiabiliser la gestion de la sécurité applicative1. L’analyse détaillée des populations d’utilisateurs et de leurs besoins permet

de définir des « rôles »

2. On affecte un ou plusieurs rôles à chaque utilisateur

3. Les rôles attribués à l’utilisateur sont repris sur le portail ;Ils structurent la navigation


Gestion des autorisations : principe

1. Les droits d’accès à des données et à des fonctions reposent sur des autorisations

2. Les autorisations sont accordées sous la forme de rôles saisis dans la fiche utilisateur

3. Le rôle décrit l’ensemble des transactions et des autorisations dont l’utilisateur a besoin pour travailler sous BFC

4. Grâce aux rôles, l’utilisateur trouvera plus facilement les transactions, les états et les données sur lesquelles il travaille quotidiennement

DonnéesDonnées

FonctionsFonctions


Gestion des autorisations :

Utilisateur Fiche UtilisateurUtilisateur Fiche Utilisateur

Gestionnaire local du référentiel fournisseurs

Gestionnaire local du référentiel fournisseurs

Gestionnaire DR « Dépenses »

Gestionnaire DR « Dépenses »

Gestionnaire des fournisseurs

Gestionnaire des fournisseurs

Rôle UtilisateurRôle compositeRôle UtilisateurRôle composite

Commande d’achatCommande d’achatBloc d’activitéRôle simpleBloc d’activitéRôle simple

CréationCréationBlocage paiemen

t

Blocage paiemen

t

Ajout vue

achat

Ajout vue

achat

Modification

Modification

AffichageAffichageActivitésTransactions, étatsActivitésTransactions, états

DR n

Exemple

Exemple

……


Rôles et autorisations

1. Des fonctions métiers identifiées en DR et dans les Services Centraux

DR Services centraux

Délégué Responsable DFI Responsable ACP

Comptable Gestionnaire DFI Gestionnaire ACP

Caissier Pilote scientifique / Notificateur Caissier

SFC indifférencié Contrôleur de gestion SFC indifférencié

Gestionnaire budget Gestionnaire ACP + Caissier

Gestionnaire DR + Caissier


Rôles et autorisations

1. Pour chaque fonction métier des rôles sont identifiés par domaine

Niveau 2 des entrées menuRéférentiel

achat/UFOT/structures

Référentiel marché

Niveau 3 des entrées menuRéférentiel

achat/UFOT/structures

Gestion des

marchés nationau

x

Gestion des

marchés locaux

Fiche de recense

ment économi

que

Marchés conclus l'année précéde

nte

États standard

s

Fonctions métiers Rôles composites

Gestionnaire DFI N ZBFC_REF_AFFICHAGE_9999 A A A A A A

Gestionnaire ACP N ZBFC_REF_AFFICHAGE_9999 A A A A A A

Gestionnaire de référentiels DR

ZBFC_REF_GESTIONNAIRE_REF_DRxx A A C/M/A A A A

Gestionnaire de référentiels N

ZBFC_REF_GESTIONNAIRE_REF_9999 A C/M/A A A A A

Comptable DR ZBFC_REF_AFFICHAGE_DR A A A A A A

Délégué DR ZBFC_REF_AFFICHAGE_DR A A A A A A

Caissier DR ZBFC_REF_AFFICHAGE_DR A

SFC indifférencié DR ZBFC_REF_AFFICHAGE_DR A A A A? A? A

Extrait

Extrait


Connexion par certificat

11 Choisir le certificatChoisir le certificat

22 Accepter Accepter

33 Accepter Accepter


Connexion : fenêtre d’accueil

1. La fenêtre d’accueil :


Connexion dans le cadre de la formation

1. Les certificats ne sont pas utilisés


Connexion des stagiaires

__FORM1xxx__FORM2xxx__FORM3xxx__FORM4xxx__FORM5xxx__FORM6xxx__FORM7xxx__FORM8xxx__FORM9xxx__FORM10xxx__FORM11xxx__FORM12xxx__FORM13xxx__FORM14xxx__FORM15xxx

2 x _ (touche 8 du clavier)

XXX = mandant utilisé pendant la session __FORM1xxx = user du formateur

« tpcnrs »

https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal


Déconnexion (1/3)

1. à partir de n’importe quel écran :

Via le bandeau : sélectionnez « Fin de session »

Via le bandeau : sélectionnez « Fin de session »

Vous êtes certain d’avoir sauvegardé toutes les données nécessaires, sélectionnez Oui.

Toutes vos fenêtres se ferment. Vous vous êtes

déconnecté.



déconnecté.

Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout, vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez

Non. Vous revenez alors à l’écran dans lequel vous travailliez.

Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout, vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez


Vous pouvez vous déconnecter …Vous pouvez vous déconnecter …


Déconnexion (2/3)

1. à partir du bouton « Menu »

1. la boîte de dialogue Fin de session apparaît vous signalant que toutes les données non sauvegardées sont perdues lors de la déconnexion

1. la boîte de dialogue Fin de session apparaît vous signalant que toutes les données non sauvegardées sont perdues lors de la déconnexion

Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez


Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez




déconnecté.



déconnecté.

Vous pouvez vous déconnecter …Vous pouvez vous déconnecter …Vous êtes

déconnecté d’ECC mais pas

du PORTAIL

Vous êtes déconnecté

d’ECC mais pas du PORTAIL


Déconnexion (3/3)

1. Vous pouvez être déconnecté suite au « time out »

1. Pour relancer BFC, utilisez le bouton « rafraîchir » du navigateur

ou la touche

ou relancez la connexion via la procédure standard.


Déconnexion : fin de la session BFC

1. Retour sur le site du CNRS


L’ergonomie générale de BFC

Le bandeau BFC

Menu niveau 1

Menu niveau 2

Menu niveau 3

Fenêtre BFC


Une fenêtre BFC : Le bandeau

1. Sur le bandeau, vous trouverez :

1. Le lien pour contacter l’assistance via un formulaire web

1. Le lien pour contacter l’assistance via un formulaire web

2. Le lien pour accéder à la documentation BFC

2. Le lien pour accéder à la documentation BFC

3. Le lien pour se déconnecter

3. Le lien pour se déconnecter


Une fenêtre BFC : Zones menu du portail

Liste des transactions utilisées précédemment

Permet de revenir sur la transactiontransaction précédemment

utilisée

Permet de revenir sur la transactiontransaction précédemment

utilisée

Permet de revenir sur la transactiontransaction

postérieurement utilisée

Permet de revenir sur la transactiontransaction

postérieurement utilisée

Permet de mémoriser l’adresse d’accès à BFC dans les favoris de votre navigateur

Permet de mémoriser l’adresse d’accès à BFC dans les favoris de votre navigateur


Une fenêtre BFC : exemple de zones menu dans le portail

Etc.


Zone menu dans le portail

Réduire la zone

Développer la zone

Agrandir le panneau de navigation

Réduire le panneau de navigation Comprimer le

panneau de navigation

Développer le menu


Une fenêtre BFC : Contexte généralBarre de titre

Zone de

travail

Barre de menu

Barre d’icônesBarre d’état


Une fenêtre BFC : Barre de titre

1. La barre de titre affiche le nom de l’écran dans lequel vous vous trouvez ainsi que l’activité en cours.

2. Parfois, vous trouverez également l’occurrence en cours.

Nom de l’écran Activité en cours

Occurrence facture affichée


1. Les « menus » présentés dépendent de l’écran dans lequel vous travaillez. Ils contiennent des options de menus en cascade.

2. Les « menus » standards :

Une fenêtre BFC : Barre de menu

Actions sur l’objet en cours de traitement ; accès « direct » à d’autres écrans de la transaction en cours ; …

Actions sur l’objet en cours de traitement ; accès « direct » à d’autres écrans de la transaction en cours ; …

Actions sur la navigation et le fonctionnement de la

transaction ; accès à l’aide en ligne

Actions sur la navigation et le fonctionnement de la

transaction ; accès à l’aide en ligne

Autre(s) menus disponibles pour cette transaction

Autre(s) menus disponibles pour cette transaction


Une fenêtre BFC : Barre de menu

Les boutons précédents et suivants d’IE ne doivent pas être utilisés

Les boutons précédents et suivants d’IE ne doivent pas être utilisés

Utilisez les boutons « Retour » de BFCUtilisez les boutons « Retour » de BFC


Une fenêtre BFC : Zone de travail

Fenêtre à onglets

Cases d’optionsCase à cocher

Cet écran n’existe pas. Il est constitué

de divers éléments pour

les besoins de la formation

Cet écran n’existe pas. Il est constitué

de divers éléments pour

les besoins de la formation

Zones de saisie

Bouton pour activer l’aide à la recherche

Fenêtre « pop up »


Une fenêtre BFC : les ascenseurs

1. Lorsque vous consultez des informations (par exemple, une liste ou l’aide en ligne), il arrive que la fenêtre ne soit pas suffisamment grande pour contenir toutes les informations disponibles. Pour consulter les autres informations, utilisez les barres de défilement. Pour vous déplacer :

1. vers le haut et vers le bas, utilisez la barre de défilement verticale

2. vers la gauche et vers la droite, utilisez la barre de défilement horizontale

InformationsInformations

Ascenseur vertical

Ascenseur vertical

Ascenseur horizontalAscenseur horizontal

Vous déplacer En sélectionnant

Ou en appuyant

sur

Ou en appuyant sur

à la première page

Maj + F9 CTRL+PageHaut

à la dernière page

Maj + F12 CTRL+PageBas

à la page précédente

Maj + F10 PageHaut

à la page suivante

Maj + F11 PageBas

à la ligne précédente

à la ligne suivante


Une fenêtre BFC : Barre d’état

1. La barre d’état fournit des informations générales sur l’application BFC et la transaction ou l’application que vous exécutez.

2. Les messages système s’affichent à gauche de la barre d’état. Trois natures de messages existent :

Identifie des messages d’erreur Identifie des messages d’erreur

Identifie des messages d’informationIdentifie des messages d’information

Identifie des messages d’avertissementIdentifie des messages d’avertissement


Une fenêtre BFC : les icônes

1. Les fenêtres BFC contiennent des icônes auxquelles sont associées des fonctions. En fonction des fenêtres, les icônes sont différentes.

2. Les icônes les plus courantes et les fonctions associées :

Confirme les données sélectionnées ou saisies à l’écran. Même fonction que la touche EntréeEntrée . Confirme les données sélectionnées ou saisies à l’écran. Même fonction que la touche EntréeEntrée .

Quitte la fenêtre courante sans sauvegarder. Même fonction que en haut à droiteQuitte la fenêtre courante sans sauvegarder. Même fonction que en haut à droite

Rechercher : recherche les données saisies dans l’écranRechercher : recherche les données saisies dans l’écran

Imprimer : imprime les données de l’écran courantImprimer : imprime les données de l’écran courant

Aide : accès à l’aide en ligneAide : accès à l’aide en ligne

Marquer tout – Démarquer tout : permet de sélectionner ou désélectionner tous les éléments d’une listeMarquer tout – Démarquer tout : permet de sélectionner ou désélectionner tous les éléments d’une liste


Une fenêtre BFC : les icônes

1. A chaque icône est associée une « info bulle » qui précise la fonction associée.

Les info-bulles apparaissent sous la forme de petites fenêtres qui s’ouvrent lorsque vous placez votre curseur sur le contrôle Les info-bulles apparaissent sous la forme de petites fenêtres qui s’ouvrent lorsque vous placez votre curseur sur le contrôle

Contrôler adr.Contrôler adr.


Connexion Exercice : TP n°1

1. Vous souhaitez vous connecter à BFC

2. Naviguer sur les onglets du portail

3. Consulter l’historique de la navigation

4. Panneau de navigation menu :1. Réduire – agrandir – comprimer

5. Mémoriser l’adresse BFC dans les favoris de IE

Quelques informations utiles :

Mandant :

Utilisateur : __FORM1xxx; __FORM2xxx; etc.

Mot de passe : tpcnrs

Contexte particulier de formationContexte particulier de formation

Cette procédure vous sera utile tous les jours de notre formationCette procédure vous sera utile

tous les jours de notre formation


Connexion Exercice : TP n°1 : corrigé

Merci de vous déconnecter


L’aide en ligne

1. Via le menu

1. Aide sur la zone sélectionnée via la touche F1

1. Aide contextuelle via la barre de menu


L’aide à la recherche ou « match code »

1

3

2

ou

Si vous saisissez * vous obtiendrez la liste

complète

Si vous saisissez * vous obtiendrez la liste

complète

Si vous saisissez « une partie du

nom » suivi de * vous obtiendrez la liste de tout ce qui

commence par « nom… »

Si vous saisissez « une partie du

nom » suivi de * vous obtiendrez la liste de tout ce qui

commence par « nom… »


L’aide à la recherche : Utilisation des critères

Vous pouvez restreindre la recherche en utilisant des critères supplémentaires : Exemple de critères pour la recherche de centre financiers

Désignation = nom LabintelDésignation = nom Labintel11

22 Saisie de la désignationSaisie de la désignation

33 Affichage de l’occurrenceAffichage de l’occurrence

Il est possible de faire des recherches multi critères pour

limiter le nombre d’occurrences en retour

Il est possible de faire des recherches multi critères pour

limiter le nombre d’occurrences en retour


Constitution d’une liste personnelle de recherche

Si vous travaillez en permanence sur les centres financiers : 0013 – 0104 – 0106 et 0108; Vous pouvez constituer une liste personnelle :

11

Sélectionnez la ligneSélectionnez la ligneInsérer dans

liste personnelle

Insérer dans liste personnelle

22 Cliquez sur l’icône Cliquez sur l’icône

Recommencez l’opération pour chaque élément de la liste devant figurer dans la

liste personnelle

Recommencez l’opération pour chaque élément de la liste devant figurer dans la

liste personnelle

33

Afficher toutes les valeurs

Afficher toutes les valeurs

Visualisez la liste ainsi constituée


Les messages d’anomalie

1. Une fenêtre spécifique

2. Dans la barre d’état

Message d’anomalie informatif

Message d’anomalie bloquant

Message d’anomalie avertissant

Cliquez sur Cliquez sur puis vérifiez la saisiepuis vérifiez la saisie


Chapitre 2

1. Paramétrer des valeurs par défaut

2. Gérer les impressions

3. Éditer et exporter une liste

4. Générer et utiliser des variantes

A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure de :


Personnalisation des paramètres : valeur par défaut (1/8)

1. Vous devez souvent saisir :1. Le code société (Z900),

2. Le périmètre financier (9000),

3. Le périmètre analytique (9000),

4. Vous disposez uniquement des autorisations pour la division 0014 par exemple,

5. …

Vous pouvez renseigner ces zones avec des valeurs par défautvaleurs par défaut provenant d’une « ID de paramètre » ….

La valeur par défaut devrait toujours être 0014



Gestion des valeurs par défaut (2/8)

1. Exemple : création d’une commande client dans l’organisation commerciale « 0014 »

Faire appel à l’aide par la touche Faire appel à l’aide par la touche ou via le bouton 11





22

Notez le nom de la zone et utilisez la transaction « SU3 » ou le chemin portail : Environnement utilisateur – Gérer les données utilisateurNotez le nom de la zone et utilisez la transaction « SU3 » ou le chemin portail : Environnement utilisateur – Gérer les données utilisateur

33



44

Onglet : Adresse Onglet : Adresse

Vos paramètres personnels

Onglet : Adresse Onglet : Adresse

Vos paramètres personnels



Onglet : Paramètres Onglet : Paramètres

Les valeurs par défaut

Onglet : Paramètres Onglet : Paramètres

Les valeurs par défaut

Saisir le nom de la zone : VKOSaisir le nom de la zone : VKO

Sur une nouvelle ligne : Sur une nouvelle ligne :

Saisir la valeur : 0014Saisir la valeur : 0014



La valeur est renseignée La valeur est renseignée

Lors de la prochaine connexion à cette transaction la valeur 0014 sera affichée par défautLors de la prochaine connexion à cette transaction la valeur 0014 sera affichée par défaut

NE PAS OUBLIER DE

SAUVEGARDER

NE PAS OUBLIER DE

SAUVEGARDER



1. Pour modifier ou supprimer des valeurs par défaut renseignées

SuppressionSuppression

ModificationModification

AvantAvant AprèsAprès



Onglet : Constantes Onglet : Constantes

Les paramètres d’édition

Onglet : Constantes Onglet : Constantes

Les paramètres d’édition


L’impression (1/7)

1. Les états peuvent être imprimés sur votre imprimante locale

2. Lorsque vous êtes sur l’état à imprimer

Via le bouton Via le bouton 11

Sélectionnez la ligne Sélectionnez la ligne

Faites votre choix et validez Faites votre choix et validez

22



Faites votre choix et validez Faites votre choix et validez

Vérifiez que le paramètre de l’unité de sortie est « PDF

Faites votre choix

33

44

55

66

Validez Validez


L’impression (3/7) : paramétrage des éditions

Ne pas changer la valeur Ne pas changer la valeur

Personnalisation de la page de gardePersonnalisation de la page de garde



Cliquez sur l’icôneCliquez sur l’icône

Cliquez sur le menu FichierCliquez sur le menu Fichier

1. Le document est généré sous PDF

2. Utilisez les fonctions d’impression

OUOU


L’impression (5/7) : Suivi des éditions

1. Accès à la transaction « Affichage d’ordre spool »Code « SP02 »

Liste des éditions générées Liste des éditions générées

L’icône pour visualiser l’étatL’icône pour visualiser l’état



Les codes statuts indiquent l’état du traitement Les codes statuts indiquent l’état du traitement

+ Pas encore envoyé (absence d’ordre d’édition)

- Ordre spool en cours de génération

Erreur Les ordres d’édition n’ont pas été édités. Ils restent dans le spool jusqu’à leur suppression ou expiration de leur durée de résidence

…

ExtraitExtrait



Actualiser la liste des éditionsActualiser la liste des éditions

Relancer l’édition sélectionnée telle qu’elle était à l’origineRelancer l’édition sélectionnée telle qu’elle était à l’origine

Relancer l’édition sélectionnée en modifiant le ou les paramètres d’éditionRelancer l’édition sélectionnée en modifiant le ou les paramètres d’édition

Supprimer les éditions sélectionnéesSupprimer les éditions sélectionnées

Les actions possibles sur le spoolLes actions possibles sur le spool


Exporter une liste pour l’exploiter avec les outils micro (1/2)

Permet de sauvegarder la liste en cours sur un

répertoire de son choix

Permet de sauvegarder la liste en cours sur un

répertoire de son choix

Format d’enregistrement possible Format d’enregistrement possible

11

22


Exporter une liste pour l’exploiter avec les outils micro (2/2)

Sélectionner le répertoire de stockage souhaité

Sélectionner le répertoire de stockage souhaité

Remplacer ou générer un nouveau fichier

Remplacer ou générer un nouveau fichier

33

44

55 Opération terminée; vous pouvez consulter le fichier ainsi crééOpération terminée; vous pouvez consulter le fichier ainsi créé


Les variantes

1. Les variantes constituent des groupes de critères de sélection sauvegardés et réutilisables.

2. Le principal avantage de l’utilisation de variantes réside dans la simplification de gestion des paramétrages récurrents

3. Plusieurs types de variante :1. Variante de sélection2. Variante d’état / affichage

3. Au lieu d’attribuer les valeurs aux conditions de sélection à chaque fois que vous exécutez un état, vous saisissez ces valeurs une fois pour toutes et vous sauvegardez la variante.

4. La prochaine fois que vous voulez exécuter l’état, vous utilisez la variante.

5. Un état peut avoir plusieurs variantes, chacune d’entre elles fournissant un type spécifique d’informations.


Variante d’état : création

1. Les étapes de création d’une variante :

11 Saisir les critères de sélectionSaisir les critères de sélection

22 Sauvegarder la varianteSauvegarder la variante

33 Nommer la varianteNommer la variante


Variante d’état : utilisation

11 Accéder à la liste des variantes disponiblesAccéder à la liste des variantes disponibles

22 Sélectionner la variante recherchéeSélectionner la variante recherchée

33 Exécuter la varianteExécuter la variante


Personnalisation des états

1. Exemple pour l’état « Alignement des postes indiv. et enreg. de totaux pour CB »

Personnalisation de la mise en formePersonnalisation de la mise en forme



Personnaliser l’en-têtePersonnaliser l’en-tête

Personnaliser les lignes détail

Personnaliser les lignes détail

Zones apparaissant sur la ligne 1 de l’en-tête

Zones apparaissant sur la ligne 1 de l’en-tête Zones

n’apparaissant pas sur la ligne

1 de l’en-tête

Zones n’apparaissant pas sur la ligne

1 de l’en-tête

Boutons d’action pour « masquer ou démaquer les

zones

Boutons d’action pour « masquer ou démaquer les

zones



Possibilité d’avoir un total global pour cette

colonne

Possibilité d’avoir un total global pour cette

colonne



Modifier longueur standard des zonesModifier longueur standard des zones

Saisie de la longueur souhaitée directement dans la zone

Saisie de la longueur souhaitée directement dans la zone

Revenir à la longueur standardRevenir à la longueur standard



Trier la liste des zonesTrier la liste des zones

Ordre croissantOrdre croissant

Ordre décroissantOrdre décroissant

Recherche de zonesRecherche de zones

Saisie des critères de rechercheSaisie des critères de recherche

La zone contenant le critère de recherche est

sélectionnée

La zone contenant le critère de recherche est

sélectionnée



Sauvegarder les mises en formesSauvegarder les mises en formes

SauvegardeSauvegarde

Critères de sauvegardeCritères de sauvegarde



Réutilisation avec tout ou partie des critères de mise

en forme

Réutilisation avec tout ou partie des critères de mise

en forme

Sélectionner la mise en forme désirée


Chapitre 3

1. les processus implémentés dans BFC

2. les interfaces de BFC

A la fin de ce chapitre, vous connaîtrez :


Les processus implémentés dans BFC

Facture client

Traitements des opérations de fin de gestion

Mise en oeuvre du budget

Élaboration du budget

Mise en place crédits en AE

Vote

MAJ des référentiels

Gestion des contrats/OIP

Clô

ture

bud

géta

ire

Mouvements internes

Com

pte

finan

cier

Clô

ture

de

fin d

’exe

rcic

e

Suivi de l’exécution budgétaire

Prise en charge Recouvrement

Tenue de la comptabilité générale

Ordre de mission

Commande (engagement)

Liquidation mission

Service fait

Gestion des contrats/OIP

Gestion des marchés

Prise en charge facture

Prise en charge avoirs

Suivi exécution budgétaire

Bon à payer

Tenue de la comptabilité matière

Opposition, retenues, procédures collectives

Règlement

Création des tiers

Gestion financière des OIP

Prise en compte des référentiels

budget

Affectation crédits

AE / CP

Répartition crédits

AE / CP

Délégation de CP

Gestion financière des contrats

Gestion financière autres dépenses (support, …)

Pré budgétisation

Clô

ture

de

gest

ion

Maintenance des données de base

Inventaire et gestion patrimoniale

Mise en place des

prévisions de recettes

Tenue de la comptabilité

Dépenses

Recettes

Suivi analytique

Budget

Modification prise en charge

Modification prise en charge

Édition bordereau

MMMM

SDSD

COCO

TMTM

EA-PSBW

EA-PSBW

AAAA

FIFI

Facture

Xlab

Xlab

Commande client

Xlab


Les codifications majeures

1. Société

2. Périmètre analytique et Périmètre financier

3. Plan de compte

4. Domaine d’activité5. Organisation commerciale6. Organisation d’achats

7. Division 8. Centre financier

9. Centre de coûts

N° DRN° DR

Z900Z900

90009000

ZPCGZPCG

00xx00xx

A – division – n° chrono CC administratifA – division – n° chrono CC administratif

1 à 100 = N° DR1 à 100 = N° DR

101 à 9999 = Unité de recherche ou unité administrative101 à 9999 = Unité de recherche ou unité administrative

R – division – n° chrono CC rechercheR – division – n° chrono CC recherche


Interfaces : BFC et les autres applications du SI (1/3)

PartenariatPartenaires

MINEFI

Banque de France

Données de gestionDonnées de gestionDonnées de référenceDonnées de référence

SIRH

Xlab

SESAME (MAE)

Pt Technique de banque

DIT Chalons Messageries ambassades

BFC-E

Labintel

Labintel

Xlab

SIRH

Transfert desactualisations

(Mise en œuvre ultérieurement)(Mise en œuvre ultérieurement)


Interfaces : les flux entre BFC et les autres applications (2/3)

Application Application BFC-E

Nature du flux

BFC-E Application

Nature du flux

Labintel Actualisations via courriel à destination des administrateurs désignés

Répartition de crédits CNRS

Xlab Personnels non CNRS - UFOT

Commande d’achat

Service fait

Demande de mission

Facture d’achat

Marchés formalisés – Constantes Xlab (information de référence) – Personnels CNRS – Références Tiers

Mises en place des crédits – Engagement individuel de paie – Liquidation – Constantes Xlab (information de gestion)

Liquidation engagement de personnel – liquidation ordre de mission

Rejets commandes – Rejets services fait – Rejets missions – rejets factures d’achat

SIRH Personnels CNRS

Données de paye

Comptabilisation des retenues (avances et acomptes)

Nomenclature budgétaire et analytique

Nomenclature comptable

Partenariat Contrats

Programmes internationaux

Partenaires Partenaires


Interfaces : les flux entre BFC et les partenaires extérieurs (3/3)

Partenaires extérieurs

Application BFC-E

Nature du flux

BFC-E Application

Nature du flux

MINEFI Devises – Taux IJ Recensement économique des marchés

Banque de France

Agences bancaires (via ACP)

Plateforme technique de banque

Relevé d’opérations carte d’achat

DIT Châlons Virement de paye aux agents – Virement acomptes –Règlement des fournisseurs

Messageries ambassades

Courriel aux ambassades

SESAME (MAE)

Missions à l’étranger


Mini quiz !

Je peux exporter des listes sous Excel

Je dois systématiquement saisir les mêmes

paramètres pour obtenir mes états

Je peux saisir des valeurs par défaut

Dès que mes listes sont éditées elles sont supprimées

Je peux faire évoluer la mise en forme d’une liste

Je peux utiliser toutes les transactions de BFC


Je me souviens !

Je peux exporter des listes sous Excel

Je dois systématiquement saisir les mêmes

paramètres pour obtenir mes états

Je peux saisir des valeurs par défaut

Dès que mes listes sont éditées elles sont supprimées

Je peux faire évoluer la mise en forme d’une liste

Je peux utiliser toutes les transactions de BFC


En synthèse !

A retenir absolument !

1. Pour utiliser BFC 1. vous devez être identifié dans l’annuaire et

2. un rôle doit vous être affecté

2. Pour vos paramètres récurrents vous pouvez utiliser :1. Le paramétrage par défaut

2. Les variantes


Concepts et Processus

du domaine Budget

3


NCBC : Trois principes essentiels du nouveau cadre budgétaire

1. Une nomenclature par destination des dépenses, organisée en trois agrégats :1. Activité conduite par les unités de recherche

a. Par groupes des disciplinesb. Par groupes de délégations régionales

2. Activités communes3. Fonctions support

2. Comme pour le budget de l’État, le maintien d’une nomenclature par nature de dépenses, simplifiée mais respectant le principe de la fongibilité asymétrique :a. Dépenses de personnel sur subvention d’État (montant limitatif)b. Dotations globales (hors vacations)c. Investissements programmés, donnant lieu à l’ouverture d’autorisations

d’engagement et suivis par opération

3. Une présentation des moyens consolidée et mise en relation avec les objectifs et les résultats de l’Établissement1. Un état annexé au budget décrit l’apport des institutions partenaires aux unités

mixtes2. Une présentation des objectifs poursuivis et des résultats atteints est associée

au budget


Des règles majeures de gestion budgétaire: les montants limitatifs, le champ des DM

1. Le budget comporte 3 montants limitatifs

1. Le montant total de la colonne NA, personnel rémunéré sur subvention de l’Etat

2. Le montant total de l’agrégat 1

3. Le montant total des agrégats 2 + 3 Au sein de ces ensembles les transferts sont autorisés

2. Les virements suivants relèvent d’une Décision Modificative (DM)

1. Les virements entre NB et NC vers NA

2. Les virements entre l’agrégat 1 et les agrégats 2 et 3

3. Et inversement, les virements entre les agrégats 2 et 3 vers l’agrégat 1


Les règles de gestion budgétaire: en orange, les montants limitatifs, les virements relevant d’un décision modificative

Total total limitatif

virement soumis à DM, décision modificative

OPÉRATIONS D'INVESTISSEM

ENT PROGRAMMÉE

S

TOTAUX

(crédits de paiement)

NA NB1 NB2 NB3 NC NC

SurSE

SurRP

Fonction-nementInvestis-sement non programmé

Autorisa tions d'engagement

Crédits de paiement

Total A

Total B

Total P Total D

ACTIVITÉS CONDUITES PAR LES UNITÉS DE RECHERCHE

ACTIONS COMMUNES

FONCTIONS SUPPORT

Groupes de disciplines

Groupes inter régionaux

Hors agrégats

TOTAL GÉNÉRAL DES DÉPENSES

DÉPENSES DE PERSONNEL

B - DOTATIONGLOBALE


Rappel du processus d’arbitrage pour 2007

JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE JANVIER FÉVRIER MARS

Ministère de la

recherche1er arbitrage

2 ème arbitrage

3ème arbitrage

notification de la

subvention sub. pour

charges de CNRS A1

Groupes de disciplines

Moyens hors personnel par

agrégats

A2 dont TGIR,

informatique

A3 dont immobilier, moyens communs

Élaboration du budget primitif

prévision pour les ressources propres et contractuelles

Masse salariale

recueil des demandes des unités (via Labintel)

Notifications aux unités

Arbitrage unités par le Comité

de direction

instruction DSA/DSsynthèse SPIG

synthèse SPIG

Vote du BP par le CA

JUIN JUILLET AOÛT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DÉCEMBRE JANVIER FÉVRIER MARS

recueil des demandes des unités via LabintelActualisation des

demandes1

23

4

5

1. Étape 1 : demandes de moyens des unités2. Étape 2 : cadrage budgétaire par agrégat3. Étape 3 : ventilation par lignes4. Étape 4 : vote du budget primitif5. Étape 5 : allocation des moyens aux unités


Identification d’une unité dans BFC

1. Sur la base des informations transmises par Labintel (envoi d’un message automatisé), les créations et modifications d’unités sont centralisées par une cellule « référentiel ».

2. Une unité dans BFC est représentée par différents objets définis pour répondre à problématiques fonctionnelles précises :

1. Pour le domaine budget, une unité est définie par un centre financier (responsable budgétaire),

2. Pour le domaine achat et recette, une unité est représentée par une division (structure opérationnelle d’achat et de vente),

3. Pour le domaine analytique, une unité est définie par un centre de coût (réceptacle des coûts)

3. La cohérence d’ensemble dans BFC est assurée par une codification non significative unique sur 4 positions.

4. Le code Labintel est saisi dans la description du centre financier, de la division et du centre de coût pour assurer la cohérence entre BFC et Labintel


La gestion des référentiels

- L’adresse budgétaire

- Les plans de structure budgétaire

- L’adresse budgétaire

- Les plans de structure budgétaire


La gestion des référentiels

Le référentiel de base du domaine budget est l’adresse budgétaire. Cette adresse

est constituée de 5 axes :

Programme CBProgramme CBCentre financierCentre financier Compte budgétaireCompte budgétaire Domaine fonctionnelDomaine fonctionnel FondsFonds


Le centre financier

Le centre financier décrit chaque unité d’organisation du CNRS, c'est-à-dire

- L’unité de recherche

- Les notificateurs (pilotes scientifiques et directions fonctionnelles)

- La délégation


Le centre financier


Le centre financier

Le groupe d’autorisations va permettre de déterminer les périmètres d’autorisations régionaux.Le code sur 4 caractères numériques est identique au code division de la délégation de

rattachement de l’unité (DR14 : 0014)*

Le groupe d’autorisations va permettre de déterminer les périmètres d’autorisations régionaux.Le code sur 4 caractères numériques est identique au code division de la délégation de

rattachement de l’unité (DR14 : 0014)*

Remarque : Une fois créé, un centre financier est rattaché à : - une ou plusieurs hiérarchie de centres financiers,

- un ou plusieurs groupes de centres financiers.

Remarque : Une fois créé, un centre financier est rattaché à : - une ou plusieurs hiérarchie de centres financiers,

- un ou plusieurs groupes de centres financiers.

Bouton permettant d’identifier si c’est une unité administrative ou de recherche

sans aller dans centre de coût

Bouton permettant d’identifier si c’est une unité administrative ou de recherche

sans aller dans centre de coût

Attention règle sur les multisitesAttention règle sur les multisites

Onglet Données de baseOnglet Données de base


Le centre financierLe centre financier

Onglet HiérarchieOnglet Hiérarchie

Onglet AdresseOnglet Adresse

Données baseDonnées base


Le centre financier - Classification

La classification permet de définir pour un centre financier donné, un domaine fonctionnel de rattachement (groupe de discipline ou ligne de destination NCBC) de rattachement.La classification permet de définir pour un centre financier donné, un domaine fonctionnel de rattachement (groupe de discipline ou ligne de destination NCBC) de rattachement.


le centre financier correspondant au CNRS (codifié 9000) est positionné au niveau 1 de la hiérarchie (niveau de globalisation, de consolidation),

les délégations sont positionnées au niveau 2,

les unités sont positionnées au niveau 3. Chaque unité est rattachée à sa délégation de rattachement positionnée au niveau 2.

Une hiérarchie de centres financiers permet de définir des règles de rattachement entre les centres financiers.

Remarque : les hiérarchies de centre financiers ne permettent pas la consolidation des données.

Une hiérarchie de centres financiers permet de définir des règles de rattachement entre les centres financiers.

Remarque : les hiérarchies de centre financiers ne permettent pas la consolidation des données.

Le centre financier - Hiérarchie organisationnelle


- Affichage des hiérarchies de centres financiers

Le sens interdit permet de définir les centres financiers non affectés à la variante. L’icône « + » signifie que l’on peut développer le nœud.Le sens interdit permet de définir les centres financiers non affectés à la variante. L’icône « + » signifie que l’on peut développer le nœud.

Le centre financier


Positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un groupe de centres financiers puis utilisez les options suivantes.Positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un groupe de centres financiers puis utilisez les options suivantes.

1

2

Ce bouton permet d’afficherla hiérarchie du centre financier saisi

Le groupe de centres financiers va permettre de répondre aux besoins de consolidation des données *Le groupe de centres financiers va permettre de répondre aux besoins de consolidation des données *

Le centre financier - Groupes de centres financiers




L’utilisateur aura la possibilité

d’effectuer une analyse par

centres financiers ou groupe de

centres financiers dans le cadre

d’une consolidation.


Groupe de centre financier 0014

Valeur groupeValeur groupe

Valeur unitaireValeur unitaire


Les comptes budgétaires

Cet objet est utilisé pour identifier les natures de dépenses et de recettes du cadre

NCBC. Il est également utilisé pour identifier les charges et produits calculés.

- Nature des dépenses du NCBC

- Catégories et lignes de recettes du NCBC

- Charges calculées

- Produits calculés


Les comptes budgétaires - Description des dépenses dans NCBC

Dotation globaleDotation globale



Description des recettes dans NCBC par catégories et en lignesDescription des recettes dans NCBC par catégories et en lignes

Catégories : Catégories :



Description des recettes dans NCBC par catégories et en lignesDescription des recettes dans NCBC par catégories et en lignes



Description des charges et produits calculés dans NCBC par catégories et en lignesDescription des charges et produits calculés dans NCBC par catégories et en lignes

Catégories

• Lignes

Charges calculées • Dotations aux amortissements • Dotations aux provisions • Autres charges calculées

Produits calculés

• Reprises sur amortissements • Reprises sur provisions • Autres produits calculés

Catégories

• Lignes

Charges calculées • Dotations aux amortissements • Dotations aux provisions • Autres charges calculées

Produits calculés

• Reprises sur amortissements • Reprises sur provisions • Autres produits calculés



Codification et hiérarchie des comptes budgétaires dans BFCCodification et hiérarchie des comptes budgétaires dans BFC



Des groupes de comptes budgétaires sont créés pour répondre à des besoins de consolidation relatifs : - aux natures de dépenses, - aux lignes et/ou catégorie de recettes, - aux lignes et/ou catégorie de charges et produits calculés.

Des groupes de comptes budgétaires sont créés pour répondre à des besoins de consolidation relatifs : - aux natures de dépenses, - aux lignes et/ou catégorie de recettes, - aux lignes et/ou catégorie de charges et produits calculés.

Liste des groupes de comptes budgétaires :Liste des groupes de comptes budgétaires : Exemple de groupe de comptes budgétaires : RECETTES

Exemple de groupe de comptes budgétaires : RECETTES


Les domaines fonctionnels

Cet objet est utilisé pour identifier les lignes de destinations de dépensesdu cadre NCBC : Cet objet est utilisé pour identifier les lignes de destinations de dépensesdu cadre NCBC :



Extrait du cadre NCBC :Extrait du cadre NCBC :



Les deux premiers caractères de la codification

permettront de savoir à quel agrégat est rattachée la ligne de destination de dépenses :

- A1 pour les lignes de dépenses rattachées à l’agrégat 1,



- HA pour les lignes de dépenses rattachées au hors agrégat.

Attention : Le domaine fonctionnel est codifié « N/A » lorsqu’il n’est pas significatif (cas des recettes uniquement)Attention : Le domaine fonctionnel est codifié « N/A » lorsqu’il n’est pas significatif (cas des recettes uniquement)



Codification des domaines fonctionnels dans BFC :Codification des domaines fonctionnels dans BFC :



Des groupes de domaines fonctionnels sont créés pour répondre à des besoins de consolidation de toute ou partie des lignes de destination de dépenses du NCBC.Des groupes de domaines fonctionnels sont créés pour répondre à des besoins de consolidation de toute ou partie des lignes de destination de dépenses du NCBC.

Affecter un nom au groupe de domainefonctionnel



Liste des groupes de domaines fonctionnels :Liste des groupes de domaines fonctionnels :


Les fonds

Cet objet est utilisé pour identifier l’origine du financement (Subvention d’État ou

Ressources Propres).

Trois types de fonds ont été créés pour identifier l’origine des financements :

- Subvention d’État avec pour code « 0 »

- Ressources propres avec pour code « 1 »

Un troisième type de fonds a été créé pour répondre aux besoins de globalisation

des origines de financement lors de la mise en œuvre du budget de paiement :

- « TOUS-FONDS » avec pour code « TOUS-FONDS »


Les programmes CB

Cet objet est utilisé pour l’identification d’enveloppe budgétaire spécifiques :

-des Opérations d’investissement Programmées « OIP » (et les opérations en capital),

-des programmes scientifiques (nota : les programmes CB ne seront pas suivis en

exécution),

-des contrats à justifier.

-des colloques.

-Il prend la valeur : « N/A » lorsqu’il n’est pas significatif.


Les programmes CB

Pour les OIP financées totalement en subvention d’état :

- 6 caractères numériques suivis du caractère « / ». Exemple : 001002/

Pour les OIP financés totalement ou partiellement par des ressources propres :

- 6 caractères numériques suivis du caractère « / » puis autant de caractères que ceux représentant le numéro Partenariat du contrat à justifier qui participe au financement de l’OIP. Exemple : 002005/12345

Pour les programmes scientifiques :

- 6 caractères : 1er caractère : toujours la lettre P suivi de 5 caractères numériques destinées à numéroter les programmes. Exemple : P00042

Pour les contrats à justifier (hors OIP) : DR

- 14 caractères : les 6 premiers caractères sont toujours : « 000000/ » puis autant de caractères que ceux représentant le numéro Partenariat du contrat à justifier.Exemple : 000000/89652174

Pour colloques : DR

- 000000/COL+ Numéro du colloque Exemple : 000000/COL23658


Les programmes CB

Selon que l’on souhaite créer un OIP, un programme scientifique, un contrat à

justifier ou un colloques, le numéro du programme CB sera différent.


Plan de structure budgétaire (PSB)

► Un plan de structure budgétaire représente l’ensemble des adresses budgétaires autorisées pour la budgétisation en AE (budget d’engagement : 9G) et en CP (budget de paiement : 9F)

► Un plan de structure budgétaire est définie pour un exercice. Remarque : il peut être copié automatiquement pour les années ultérieures

► Deux plans de structure budgétaire ont été créés :

- le premier (codifié ZCNRS1) définit les adresses budgétaires autorisées le budget primitif (BP), pour les décisions modificatives d’urgence (DMU) et les décisions modificatives (DM),

- le second (codifié ZCNRS2) définit les adresses budgétaires autorisées pour le budget d’exécution.

SEUL LE PSB ZCNRS2 SERA UTILISE EN DR !!!

► Un plan de structure budgétaire représente l’ensemble des adresses budgétaires autorisées pour la budgétisation en AE (budget d’engagement : 9G) et en CP (budget de paiement : 9F)

► Un plan de structure budgétaire est définie pour un exercice. Remarque : il peut être copié automatiquement pour les années ultérieures

► Deux plans de structure budgétaire ont été créés :

- le premier (codifié ZCNRS1) définit les adresses budgétaires autorisées le budget primitif (BP), pour les décisions modificatives d’urgence (DMU) et les décisions modificatives (DM),

- le second (codifié ZCNRS2) définit les adresses budgétaires autorisées pour le budget d’exécution.

SEUL LE PSB ZCNRS2 SERA UTILISE EN DR !!!


Plan de structure budgétaire (PSB)

► Des adresses budgétaires doivent être créée :

* lorsque qu’une nouvelle unité est créée. Deux adresses doivent alors être créées :

celle relative à ses crédits récurrents en subvention d’Etat celle relative à ses crédits en ressources propres (sans justification)

Exemple : le laboratoire UPR9001 représenté par le centre financier 0216 est rattaché au groupe de discipline « Interdisciplinaires »

deux adresses vont être créées : 0216 / 0 / NB / A1INTERDISC / N/A 0216 / 1 / NB / A1INTERDISC / N/A

* lorsqu’un contrat à justifier est créé

* lorsqu’un programme scientifique est créé

* lorsqu’une OIP est créé

* lorsqu’un colloque à justifier est créé

…

► Des adresses budgétaires doivent être créée :

* lorsque qu’une nouvelle unité est créée. Deux adresses doivent alors être créées :

celle relative à ses crédits récurrents en subvention d’Etat celle relative à ses crédits en ressources propres (sans justification)

Exemple : le laboratoire UPR9001 représenté par le centre financier 0216 est rattaché au groupe de discipline « Interdisciplinaires »

deux adresses vont être créées : 0216 / 0 / NB / A1INTERDISC / N/A 0216 / 1 / NB / A1INTERDISC / N/A

* lorsqu’un contrat à justifier est créé

* lorsqu’un programme scientifique est créé

* lorsqu’une OIP est créé

* lorsqu’un colloque à justifier est créé

…


1ère possibilité : Gestion individuelle des adresses de budget

Si vous marquez la case à option « créer imputations », les adresses budgétaires que vous avez sélectionnées sont créées dans la base de données en tant qu’adresses de budget

Si vous marquez la case à option « créer imputations », les adresses budgétaires que vous avez sélectionnées sont créées dans la base de données en tant qu’adresses de budget

2ème possibilité : Gestion de masse des adresses de budget2ème possibilité : Gestion de masse des adresses de budget

4 - Renseigner le Programme CB4 - Renseigner le Programme CB

2 - Renseigner les 4 premiers axes de l’adresse budgétaire

2 - Renseigner les 4 premiers axes de l’adresse budgétaire

3 – Taper Entrée3 – Taper Entrée

1 – Informations à renseigner obligatoirement1 – Informations à renseigner obligatoirement


Concepts et processus du domaine BudgetEn synthèse !


1. L’adresse budgétaire et ses éléments constitutifs1. Les centres financiers

2. Les comptes budgétaires

3. Les domaines fonctionnels

4. Les fonds

5. Les programmes CB

2. Les PSB1. UN PSB définit l’ensemble des adresses budgétaires autorisées pour la

saisie de budget. Il existe deux profils de PSB dans BFC mais un seul est utilisé en DR : ZCNRS2

2. Une transaction permet une gestion de masse des PSB incluant la suppression des adresses


Concepts et processus du domaine BudgetMini-quizz !

Question 1 : L’adresse budgétaire a-t-elle 5 axes ?

Question 2 : Les hiérarchies de centres financiers sont

elles modifiables par un utilisateur quelconque ?

Question 3 : Est il possible de créer des groupes de

centres financiers ?

Question 4 :Peut- on retrouver la nature d’un

programme CB via sa codification ?


Concepts et processus du domaine Budget Je me souviens !

Question 1 : L’adresse budgétaire a-t-elle 5 axes ?

Question 2 : Les hiérarchies de centres financiers sont

elles modifiables par un utilisateur quelconque ?

Question 3 : Est il possible de créer des groupes de

centres financiers ?

Question 4 :Peut- on retrouver la nature d’un

programme CB via sa codification ?


Annexes

Exercices

Annexes


Jeux des données préalables pour les TP

Gpes Code Labintel de l’unité

1 UMR7605

2 UMR5088

3 UMS2348

4 UMR7576

5 UMR5589

6 UMR8159

7 UMR8166

8 FRE2926

9 UMR5169

10 URA2171

11 UMR5584

12 UMR7078

13 UMR5025

14 UMR5091

15 UMR8014

16 UMR6414

Centre financier – tableau 1


1. Afficher un centre financier à partir du code Labintel d’une unité (de votre DR) – FMSCRechercher le centre financier via l’aide à la recherche appropriée. Notez le centre financier

Périmètre financier = 9000Code labintel = voir tableau

2. A quel groupe de discipline sont-ils rattachés – FMSCRechercher les valeurs de classification. Notez le groupe de discipline de rattachement.

3. A quel DR est-il rattaché ? – FMSCRechercher le centre financier de rattachement dans la fiche. Notez le centre financier de rattachement.

Exercice : TP n°1 – Données de base DFI & DRDFI & DR




Gpes Code labintel Centre financier DR de rattachement Groupe de discipline

1 UMR7605 0165 0005 A1INTERDISC

2 UMR5088 0250 0014 A1BIOCELL

3 UMS2348 1723 0013 A1ENV


5 UMR5589 0281 0014 A1PHYS

6 UMR8159 0115 0005 A1BIOCELL

7 UMR8166 0145 0005 A1SHS

8 UMR5257 1579 0013 A1CHIMIE

9 UMR5169 0259 0014 A1BIOINTEG

10 URA2171 0358 0016 A1GENETIQUE

11 UMR5584 0708 0006 A1MATH


13 UMR5025 0524 0011 A1SPU

14 UMR5091 0553 0015 A1BIOINTEG

15 UMR8014 1165 0018 A1ENV

16 UMR6414 0899 0019 A1PNHE


1. Afficher le groupe de centres financiers représentant les deux implantations de la DSI – FM_SETS_FICTR3Périmètre financier = 9000Groupe de centres financiers = UPS837

2. Créer un groupe de CF regroupant deux unités du département de la Haute Garonne – FM_SETS_FICTR1Rechercher au préalable deux centres financiers de la Haute Garonne (département 31) via la transaction de répertoire des centres financiers en rajoutant dans la liste la caractéristique code postal et en filtrant les valeurs par 31*- S_KI4_38000038

3. Afficher les adresses budgétaires existantes pour votre laboratoire – FMBSBOSPérimètre financier = 9000Catégorie budgétaire = 2007Catégorie budgétaire = 9GPlan de structure budgétaire = ZCNRS2Centre financier = celui attribué à chaque groupe

Exercice : TP n°2 – Données de base DFI & DRDFI & DR



Programme CB – tableau 3

Gpes Libellé Programme CB Date début de validité Date fin de validité

1 Contrat GR1 000000/12345601 15/02/2005 25/05/2009

2 Contrat GR2 000000/12345602 15/02/2005 25/05/2009

3 Contrat GR3 000000/12345603 15/02/2005 25/05/2009

4 Contrat GR4 000000/12345604 15/02/2005 25/05/2009

5 Contrat GR5 000000/12345605 15/02/2005 25/05/2009

6 Contrat GR6 000000/12345606 15/02/2005 25/05/2009

7 Contrat GR7 000000/12345607 15/02/2005 25/05/2009

8 Contrat GR8 000000/12345608 15/02/2005 25/05/2009

9 Contrat GR9 000000/12345609 15/02/2005 25/05/2009

10 Contrat GR10 000000/12345610 15/02/2005 25/05/2009

11 Contrat GR11 000000/12345611 15/02/2005 25/05/2009

12 Contrat GR12 000000/12345612 15/02/2005 25/05/2009

13 Contrat GR13 000000/12345613 15/02/2005 25/05/2009

14 Contrat GR14 000000/12345614 15/02/2005 25/05/2009

15 Contrat GR15 000000/12345615 15/02/2005 25/05/2009

16 Contrat GR16 000000/12345616 15/02/2005 25/05/2009


1. Dans le cadre d’un contrat, créer un programme CB – FMMEASUREPérimètre financier = 9000Programme CB = voir tableau

2. Après la création du contrat, intégrer les adresses du Plan de structure budgétaire - FMBSBOPérimètre financier = 9000Exercice = 2008Catégorie budgétaire = 9GPlan de structure budgétaire = ZCNRS2Fonds = 1Centre financier = celui attribué à chaque groupeCompte budgétaire = NBDomaine fonctionnel = celui attribué à chaque groupeProgramme CB = N° du programme CB créé précédemment

Exercice : TP n°3 – Données de base


La préparation du budget primitif


Processus Budgétaire : schéma général Hors DM (AE)Préparation du budget

HO

RS

SI

XL

AB

BF

C

Intégration dans BFC des données Excel

Excel

Chargement de données de la comptabilité analytique (Prébudget des OIP et des contrats à justifier)

Proposition de Budget primitif

Saisies complémentaires

Conseil d’administration Proposition non votéeProposition non votée

Budget primitif voté

Budget d’exécution

Affectation Répartition Mise en place

Affectation Répartition Mise en place

Unité consommationconsommation

Proposition votéeProposition votée

OptionOption OptionOption

DFIDFI

DRDR


Préparation du budget par la DFI

Ouverture calendrier Budgétaire

(version XLS et BP en

budgétisation)

Excel

Intégration dans version XLS puis

copie de la version XLS dans

la version BP

Chargement des données de la comptabilité

analytique de BP CO dans BP FM

(OTP)

Intégration version BP FM dans version 0

d’exécution

Ajustement pré budget des recettes et saisie pré budget des dépenses dans

CO

Intégration du pré budget CO dans BP

CO

FM

CO

De la préparation du budget par la DFI jusqu’au BP intégré dans BFC

DFIDFI

DRDROptionOption


La DFI définit chaque année les adresses autorisées pour la saisie de budget au sein d'un plan de structure du budget (PSB).

Gestion du PSB

Gestion du PSB

Ouverture calendrierbudgétaire


DFIDFI


La mise en place du calendrier budgétaire dans BFC et la gestion des versions du budget est gérée par la DFI.

La DFI va ouvrir par exercice les versions de budget (BP, DMU, DM ou version d’exécution « 0 ») pour lesquelles la saisie du budget est autorisée.



Gestion du PSB

Gestion du PSB

DFIDFI


Trois statuts sont disponibles : - REPORT qui correspond au transfert d’un montant budgétaire d’une période à une autre (exemple : fin de

période) qui s’applique à la DMU de report ( notée D11)

- BUDGETISATION qui s’applique aux versions XLS, BP, DM et DMU et qui permet donc l’utilisation des différentes opérations du workbench de budgétisation que nous verrons par la suite

- EXECUTION qui s’applique à la version 0 et qui autorise l’opération transfert aux divers stades ( voté, affecté, réparti, délégué/mis en place) lors de la saisie d’une pièce budgétaire via le workbench.



Gestion du PSB

Gestion du PSB DFIDFI


L’option « contrôle adresse budgétaire » est toujours cochée :

Le système n‘autorise pour la budgétisation que des adresses budgétaires qui ont été définies dans les PSB.

Si l’on essaie de saisir du budget sur une adresse inexistante dans le PSB, un message bloquant apparaît :



Gestion du PSB

Gestion du PSB




1. Il est nécessaire d’ouvrir le calendrier budgétaire pour une version donnée avant de pouvoir saisir du budget sur cette version.

2. Lors de la saisie de budget, les adresses budgétaires sont contrôlées par rapport aux PSB


Mise en œuvre du budget dans la version d’exécution


Processus budgétaire : Modification du budget primitif et mise en œuvre du budget dans la version d’exécution

Nous allons donc voir :

- Les schémas de mise en œuvre du budget

- La saisie de pièces budgétaires via le Workbench de budgétisation,

- La mise en œuvre du budget dans la version d’exécution.


Les différents stades de budget

Budget d’engagementBudget d’engagement

Les deux catégories de budget associées au budget de dépense

VOTEVOTE

AFFECTEAFFECTE

REPARTIREPARTI

MIS EN PLACEMIS EN PLACE

Budget de paiementBudget de paiement

VOTEVOTE

AFFECTEAFFECTE

REPARTIREPARTI

DELEGUE CPDELEGUE CP

DFIDFI

Correspondance dans BFCCorrespondance dans BFC

= VOTE = VOTE

= AFF = AFF

= REP = REP

= MEP = MEP


Les différents stades de budget

**

Budget de paiementBudget de paiement

VOTEVOTE

DELEGUE CPDELEGUE CP

Une catégorie de budget associées au budget de recette

Correspondance dans BFCCorrespondance dans BFC

= VOTE = VOTE

= DEL = DEL

DFIDFI


Utilisation du Workbench de budgétisation

Vous avez la possibilité de modifier la mise en forme du Workbench, utilisez SAP004Vous avez la possibilité de modifier la mise en forme du Workbench, utilisez SAP004

DFI/ DRDFI/ DR



Cette transaction centrale dans le processus de saisie du budget permet de créer des pièces budgétaires.

Saisies obligatoires

Saisies obligatoires

DFI/ DRDFI/ DR



En DR, les saisies de budget sont TOUJOURS effectuées avec une opération de transfert sur une version 0sur le budget d’engagement

En DR, les saisies de budget sont TOUJOURS effectuées avec une opération de transfert sur une version 0sur le budget d’engagement

DFI/ DRDFI/ DR



Chaque mouvement budgétaire est classé pour des besoins de reporting par type de pièce.

DFI/ DRDFI/ DR



Attention !!! La période doit correspondre au mois de la date de saisie.Exemple : 28.08.2006Période : 08

Attention !!! La période doit correspondre au mois de la date de saisie.Exemple : 28.08.2006Période : 08

Si la période saisie est différente du mois de la date de saisie : le système émet un message bloquantSi la période saisie est différente du mois de la date de saisie : le système émet un message bloquant

DRDR



Pour passer en mode lot fractionnéPour passer en mode lot fractionné

Exemple : opération de transfert sur version 0 du stade REP au stade MEP avec type de pièce : DIBR, date 28.08.2006, Période 008« En mode fusionné » => ligne – (émetteur) et ligne + (destinataire)

Exemple : opération de transfert sur version 0 du stade REP au stade MEP avec type de pièce : DIBR, date 28.08.2006, Période 008« En mode fusionné » => ligne – (émetteur) et ligne + (destinataire)

Attention !!! lors d’une répartition ou d’une mise en place, il ne peut y avoir qu’1 Ligne émettrice ( - ) et qu’1 ligne destinataire (+)

Attention !!! lors d’une répartition ou d’une mise en place, il ne peut y avoir qu’1 Ligne émettrice ( - ) et qu’1 ligne destinataire (+)

DRDR



L’utilisateur a notamment la possibilité de fractionner les lignes de saisieL’utilisateur a notamment la possibilité de fractionner les lignes de saisie « En mode lot fractionné »« En mode lot fractionné »

Pour revenir en mode fusionnéPour revenir en mode fusionné

DRDR


Le workbench de budgétisation

Le système réalise les contrôles suivants :

- la version de budgétisation est disponible c'est-à-dire correctement définie dans le calendrier budgétaire,

- les opérations budgétaires sont autorisées pour la version de budget saisie

- l’adresse budgétaire est valide, c'est-à-dire présente dans le PSB

- les transferts interdits dans la version d’exécution V0. (Cas de la fongibilité asymétrique*)

- les disponibilités de crédits sont actifs pour les stades mis en place et délégué CP afin d’interdire les annulations de crédits engagés.


Interface Sortante

L’opération de mise en place d’AE : transfert du stade réparti (REP) au stade mis en place (MEP), va déclencher l’envoi du montant mis en place à XLAB. Flux quotidien.


Liens entre les structures analytiques et budgétaires BFC et les origines de crédits dans XLAB : Hors contrats à justifier

9ADOCNRSAutres dépenses et recettes opérationnelles

9ADO1805Unité 1805

9ADO0001Unité 0001

Compte Budgétaire

NB

Domaine Fonctionnel

A1PHYS

Fonds

1

Programme CBN/A

Centre financier

1805

XLAB9ADO1805 1B1PHYS

DOMAINE COMPTABILITE BUDGETAIREDOMAINE ANALYTIQUE (EOTP)

Budget mis en place 2007 = 20000

Origine de crédit 2008 (budget et exécution)

Mt = 20000

BFC

……

Le budget est mise en place sur une origine de crédit indifférenciée

Le budget est mise en place sur une origine de crédit indifférenciée


Liens entre les structures analytiques et budgétaires BFC et les origines de crédits dans XLAB : Cas des contrats

20030Contrat

20030Contrat C1

20030RFacturation C1

200301Unité 1805Fonction.

200302Unité 1805Personnel

Compte Budgétaire

NB

Domaine Fonctionnel

A1PHYS

Fonds 1

Programme CB

000000/A654

Centre financier

1805

XLAB200301 1B1PHYS

200302 1B1PHYS

DOMAINE COMPTABILITE BUDGETAIREDOMAINE ANALYTIQUE (EOTP)

Budget mis en place 2008 = 50903,98 Version 0 – période 003

Origine de crédit 2008 (budget et exécution)

Mt = 30903,98

Mt = 20000

Pré-budget 2008Version XLA – période 003

200301 : Mt = 30903,98200302 : Mt = 2000020030R : Mt = 80000

BFCL’interface répartit sur les Origines de crédits

le budget mis en place pour le contrat en fonction du pré-budget saisi pour l’année et la période

(déterminée à partir de la date de pièce) du mouvement budgétaire

L’interface répartit sur les Origines de créditsle budget mis en place pour le contrat en fonction

du pré-budget saisi pour l’année et la période (déterminée à partir de la date de pièce) du mouvement budgétaire


Liens entre les structures analytiques et budgétaires BFC et les origines de crédits dans XLAB : Cas des contrats

Le numéro de partenariat est défini dans la fiche de l’élément d’OTP et permet de faire le lien avec le programme CB.


Liens entre les structures analytiques et budgétaires BFC et les origines de crédits dans XLAB : Cas des personnels sur RP hors contrats à justifier

…

R1805

PACR1805Coût Paye chercheur

R1805001Autres coûts

Compte Budgétaire

NB

Domaine Fonctionnel

A1PHYS

Fonds 1

Programme CBN/A

Centre financier

1805

XLAB9ADO1805 1B1PHYS

PACR1805 1B1PHYS

DOMAINE COMPTABILITE BUDGETAIREDOMAINE ANALYTIQUE (CENTRE DE COÛT)

Budget mis en place 2008 = 10000

Origine de crédit 2008

Mt = 10000

BFC

Budget et contrôle de disponibleBudget et contrôle de disponible

Imputation uniquementImputation uniquement

Le budget est mise en place sur une origine de crédit indifférenciée.

L’imputation des dépenses de personnels s’effectue sur une origine de

crédit fléchée « Dépense de personnel » analytiquement

Le budget est mise en place sur une origine de crédit indifférenciée.

L’imputation des dépenses de personnels s’effectue sur une origine de

crédit fléchée « Dépense de personnel » analytiquement


Exemple des origines possibles pour l’UR type 9999

Nœud Nœud

Origine de crédit : budget et contrôle de disponibilité + imputationOrigine de crédit : budget et contrôle de disponibilité + imputationOrigine de crédit : imputation uniquement (dépassement budgétaire autorisé)Origine de crédit : imputation uniquement (dépassement budgétaire autorisé)


Interface Sortante

Dans le cas des contrats, un lien analytique existe avec le module suivi analytique. Si le montant de la mise en place des crédits d'un contrat (et/ou d'une OIP) n'est pas égal à la somme des pré-budgets des EOTP correspondant, alors la mise à niveau doit être faite par annulation de la pièce budgétaire erronée et création d'une nouvelle pièce ( processus organisationnel).

Un état permet d’afficher les adresses budgétaires pour lesquelles le transfert s’est bien déroulé et les adresses pour lesquelles le transfert s’est mal déroulé.Cet écart est visible via l’état réalisant un compte rendu des transferts exécutés par adresse budgétaire.

S’il y a un écart , il est nécessaire de contre passer la pièce de transfert réalisée, d’effectuer les opérations de nécessaires ( dans le cas des contrats, saisir du pré budget dans le suivi analytique pour le contrat), puis ensuite refaire l’opération de transfert du stade REP au stade MEP.

Dans le cas des contrats, un lien analytique existe avec le module suivi analytique. Si le montant de la mise en place des crédits d'un contrat (et/ou d'une OIP) n'est pas égal à la somme des pré-budgets des EOTP correspondant, alors la mise à niveau doit être faite par annulation de la pièce budgétaire erronée et création d'une nouvelle pièce ( processus organisationnel).

Un état permet d’afficher les adresses budgétaires pour lesquelles le transfert s’est bien déroulé et les adresses pour lesquelles le transfert s’est mal déroulé.Cet écart est visible via l’état réalisant un compte rendu des transferts exécutés par adresse budgétaire.

S’il y a un écart , il est nécessaire de contre passer la pièce de transfert réalisée, d’effectuer les opérations de nécessaires ( dans le cas des contrats, saisir du pré budget dans le suivi analytique pour le contrat), puis ensuite refaire l’opération de transfert du stade REP au stade MEP.



La contre passation d’une pièce budgétaire

Il existe 2 façons pour contre passer une pièce :

1. d’abord via le Workbench de budgétisation

2. ensuite en utilisant la transaction en masse de contre passation. FMDOCREV


Règles de gestion pour la mise en œuvre du budget de dépenses en DR

CAS DES CREDITS EN SE ET EN RP NON DECONCENTREES


CAS DES CREDITS EN RP DECONCENTREES


(les crédits sont répartis par un pilote scientifique ou une direction fonctionnelle)


(les crédits sont répartis par la délégation régionale)

(les crédits sont répartis par la délégation régionale)

Une opération de transfert :

Mise en place des crédits (REP -> MEP)

Une opération de transfert :

Mise en place des crédits (REP -> MEP)

Deux opérations de transfert :

1- Répartition des crédits (AFF -> REP)

2- Mise en place des crédits (REP -> MEP)

Deux opérations de transfert :

1- Répartition des crédits (AFF -> REP)

2- Mise en place des crédits (REP -> MEP)

DR DR


Mise en œuvre du budget de dépenses en DR





une opération de transfert :

Mise en place des crédits

une opération de transfert :


DR DR





(les crédits sont répartis par la délégation régionale à partir de

sa dotation de provision de ressources propres)

(les crédits sont répartis par la délégation régionale à partir de

sa dotation de provision de ressources propres)

1- Répartition des crédits1- Répartition des crédits

Deux opérations de transfert :Deux opérations de transfert :

2- Mise en place des crédits2- Mise en place des crédits

DR DR



Transfert entre unitésTransfert entre unités

Trois opérations de transfert sont nécessaires :

- L’annulation de mise en place sur l’unité émettrice

- Le transfert entre unité sur le stade réparti

- La mise en place de crédits pour l’unité bénéficiaire

Trois opérations de transfert sont nécessaires :

- L’annulation de mise en place sur l’unité émettrice

- Le transfert entre unité sur le stade réparti

- La mise en place de crédits pour l’unité bénéficiaire



- L’annulation de mise en place sur l’unité émettrice - L’annulation de mise en place sur l’unité émettrice



- Le transfert entre unités sur le stade réparti- Le transfert entre unités sur le stade réparti



- La mise en place de crédits pour l’unité bénéficiaire - La mise en place de crédits pour l’unité bénéficiaire


Adresses budgétaires de la DR

Budget d’engagementBudget d’engagement Budget de paiementBudget de paiement



A retenir absolument !1 On peut toujours contrôler une pièce budgétaire via le bouton

« contrôler pièce ».

Plusieurs contrôles sont réalisés1. Imputations correctes

2. Montant de budget non dépassé

3. Transfert autorisé ( fongibilité…)

4. Version de budget ouverte à la budgétisation

5. Date de pièce cohérente avec période de l’opération

6. Opération autorisée pour la version de budget sur laquelle on travaille

2 Avant de travailler sur une version de budget, il faut toujours ouvrir le calendrier pour cette version.

3 Lors de la copie du BP dans la version 0, il faut toujours sélectionner l’option de mise à jour « 1 » : ajouter des données.


Concepts et processus du domaine BudgetMini-quizz !

Question 1 : Lors de la création d’une pièce budgétaire la

période de la pièce doit elle être absolument identique à

la date de la pièce?

Question 2 : Est il absolument nécessaire d’ouvrir la

version d’exécution dans le calendrier budgétaire ?

Question 3 : Le stade de budget mis en place existe-t-il

pour le budget de paiement ?


Concepts et processus du domaine Budget Je me souviens !

Question 1 : Lors de la création d’une pièce budgétaire la

période de la pièce doit elle être absolument identique à

la date de la pièce?

Question 2 : Est il absolument nécessaire d’ouvrir la

version d’exécution dans le calendrier budgétaire ?

Question 3 : Le stade de budget mis en place existe-t-il

pour le budget de paiement ?


Annexes

Exercices

Annexes




Gpes Code labintel Centre financier

DR de rattachement Groupe de discipline Montant

SE

Montant

RP

1 UMR7605 0165 0005 A1INTERDISC 187000 2000

2 UMR5088 0250 0014 A1BIOCELL 8240 2000

3 UMS2348 1723 0013 A1ENV 8000 2000

4 UMR7576 0320 0016 A1INTERDISC 3100 2000

5 UMR5589 0281 0014 A1PHYS 10300 2000

6 UMR8159 0115 0005 A1BIOCELL 7950 2000

7 UMR8166 0145 0005 A1SHS 3000 2000

8 FRE2926 1579 0013 A1CHIMIE 2500 2000

9 UMR5169 0259 0014 A1BIOINTEG 8268 2000

10 URA2171 0358 0016 A1GENETIQUE 14400 2000

11 UMR5584 0708 0006 A1MATH 10000 2000

12 UMR7078 1033 0006 A1INTERDISC 2500 2000

13 UMR5025 0524 0011 A1SPU 3100 2000

14 UMR5091 0553 0015 A1BIOINTEG 8000 2000

15 UMR8014 1165 0018 A1ENV 10300 2000

16 UMR6414 0899 0019 A1PNHE 8240 2000



Contrat – tableau 5 Gpes Libellé Programme CB Date début de validité Date fin de validité Montant

RP

1 Contrat GR1 000000/12345601 15/02/2005 25/05/2008 1250

2 Contrat GR2 000000/12345602 15/02/2005 25/05/2008 3500

3 Contrat GR3 000000/12345603 15/02/2005 25/05/2008 3700

4 Contrat GR4 000000/12345604 15/02/2005 25/05/2008 2200

5 Contrat GR5 000000/12345605 15/02/2005 25/05/2008 3400

6 Contrat GR6 000000/12345606 15/02/2005 25/05/2008 2700

7 Contrat GR7 000000/12345607 15/02/2005 25/05/2008 3000

8 Contrat GR8 000000/12345608 15/02/2005 25/05/2008 4500

9 Contrat GR9 000000/12345609 15/02/2005 25/05/2008 2300

10 Contrat GR10 000000/12345610 15/02/2005 25/05/2008 2000

11 Contrat GR11 000000/12345611 15/02/2005 25/05/2008 1500

12 Contrat GR12 000000/12345612 15/02/2005 25/05/2008 1700

13 Contrat GR13 000000/12345613 15/02/2005 25/05/2008 1200

14 Contrat GR14 000000/12345614 15/02/2005 25/05/2008 1300

15 Contrat GR15 000000/12345615 15/02/2005 25/05/2008 1100

16 Contrat GR16 000000/12345616 15/02/2005 25/05/2008 1000



OIP – tableau 6

Gpes Programme CB Centre financier

1 100001/ 0001

2 100002/ 0002

3 100003/ 2083

4 100004/ 2084

5 100005/ 2085

6 100006/ 2086

7 100007/ 2087

8 100008/ 2088

9 100009/ 2090

10 100010/ 2091

11 100011/ 0010

12 100012/ 0011

13 100013/ 0013

14 100014/ 0014

15 100015/ 0015

16 100016/ 0016


1. Mise en place des crédits relatifs aux dotations initiales des unités sur SE - FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA

Catégorie budget = 9G


Poste Émetteur Poste DestinataireCentre financier = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe Compte budgétaire = NB = NB

Fonds = 0 = 0Domaine fonctionnel = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe Programme CB = N/A = N/AMontant = Voir tableau 4 (Mt sur SE) = Voir tableau 4 (Mt sur SE)

Exercice : TP n°4 – Mise en œuvre du budget en Délégation


2. Mise en place des crédits relatifs aux dotations initiales des unités sur RP- FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA




Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe Programme CB = N/A = N/AMontant = Voir tableau 4 (Mt sur RP) = Voir tableau 4 (Mt sur RP)



3. Mise en place des crédits relatifs à des ressources propres déconcentrées hors contrats à justifier - FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA


Répartition des crédits

Poste Émetteur Poste DestinataireCentre financier = DR de rattachement (cf tableau 4) = Celui attribué par groupe Compte budgétaire = NB = NB

Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = A1 = Celui attribué par groupe Programme CB = N/A = N/AMontant = Voir tableau 4 (Mt sur RP) = Voir tableau 4 (Mt sur RP)




Poste Émetteur Poste Destinataire

Centre financier = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe

Compte budgétaire = NB = NB

Fonds = 1 = 1

Domaine fonctionnel = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe

Programme CB = N/A = N/A

Montant = Voir tableau 4 (Mt sur RP) = Voir tableau 4 (Mt sur RP)



4. Mise en place des crédits relatifs à des contrats à justifier (ressources propres déconcentrées) – FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA


Répartition des crédits pour le contrat

Poste Émetteur Poste DestinataireCentre financier = DR de rattachement (cf tableau 4) = Celui attribué par groupe Compte budgétaire = NB = NB

Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = A1 = Celui attribué par groupe Programme CB = N/A = N/AMontant = Montant calculé à partir du tableau 5 = Montant calculé à partir du tableau 5



Mise en place des crédits pour le contrat


Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe Programme CB = N/A = Celui attribué par groupe (tableau 5)Montant = Montant calculé à partir du tableau 5 = Montant calculé à partir du tableau 5



5. Mise en place des crédits relatifs à des OIP – FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA

Catégorie budget = 9G1 /essayez de mettre en place les crédits relatifs aux OIP suivant Mise en place des crédits

Poste Émetteur Poste DestinataireCentre financier = DR de rattachement (cf tableau 6) = DR de rattachement (cf tableau 6) Compte budgétaire = NC = NC

Fonds = 0 = 0Domaine fonctionnel = A3IMMOOP = A3IMMOOPProgramme CB = cf tableau 6 = cf tableau 6 Montant = 100000 = 100000

Que constatez vous ?

2/ procédez à la création des programme CB du tableau 6



3/ Procédez à la répartition des crédits comme suit :

AFF > REPPoste Émetteur Poste Destinataire

Centre financier = 9000 = DR de rattachement (cf tableau 6)

Compte budgétaire = NC = NC

Fonds = 0 = 0

Domaine fonctionnel = A3IMMOOP = A3IMMOOP

Programme CB = cf tableau 6 = cf tableau 6

Montant = 100000 = 100000

4/ procédez à la répartition des crédits décrite dans la question 1



6. Mise en place des crédits relatifs à une DR – FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA



Poste Émetteur Poste DestinataireCentre financier = DR de rattachement (cf tableau 4) = DR de rattachement (cf tableau 4) Compte budgétaire = NB = NB

Fonds = 0 = 0Domaine fonctionnel = A3MOYDR = A3MOYDRProgramme CB = N/A = N/A Montant = 50000 = 50000




Unités pour transfert de crédits– tableau 7

Gpes Centre financier Domaine fonctionnel

1 1270 A1SHS

2 0418 A1INTERDISC

3 0585 A1SHS

4 0368 A1INTERDISC

5 0219 A1SHS

6 1512 A1INTERDISC

7 1734 A1SPU

8 0628 A1SHS

9 0419 A1INTERDISC

10 0305 A1GENETIQUE

11 0940 A1ENV

12 1111 A1CHIMIE

13 0561 A1INTERDISC

14 0567 A1SHS

15 1252 A1CHIMIE

16 0957 A1SHS


7. Transfert entre unités – FMBBVariable mise en forme = SAP004Périmètre financier = 9000Opération = TRANVersion = 0Type de pièce = DIA


Retrait Mise en place des crédits

Poste Émetteur Poste DestinataireCentre financier = unité (cf tableau 4) = unité (cf tableau 4) Compte budgétaire = NB = NB

Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = Celui attribué par groupe = Celui attribué par groupe Programme CB = Celui attribué par groupe (tableau 5) = N/A Montant = 1000 = 1000



Transfert au stade réparti


Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = Celui attribué par groupe = voir tableau 7 Programme CB = Celui attribué par groupe (tableau 5) = N/A Montant = 5000 = 5000



Fonds = 1 = 1Domaine fonctionnel = voir tableau 7 = voir tableau 7Programme CB = N/A = N/A Montant = 1000 = 1000



Deux transactions permettent de contre-passer une pièce

- Affichez en utilisant le Workbench de budgétisation la pièce budgétaire que vous avez créée lors de l’exercice 4 – 1)

- Contre-passez la pièce en utilisant le Workbench et constatez sur la ligne des postes les changements

Vous avez contre-passer votre pièce

- Annulez la contre-passation précédente en recréant la pièce budgétaire de l’exercice 4-1)

- Utilisez la transaction en masse pour contre-passer la pièce.

Exercice : TP n°5 – Contre-passation pièce budgétaire


Notion budgétaire au sein des actes de Gestion


Consommation des AE

L’intégration des Demandes d’achat et Commandes d’achat

Les modifications des Demandes d’achat et Commandes d’achat

Réception ou annulation de service fait

Prise en charge d’une facture en dépense

Création / modification d’une pièce de pré engagement individuel

Création / modification d’un engagement individuel

Intégration d’une mission non liquidée dans BFC

L’intégration des Demandes d’achat et Commandes d’achat

Les modifications des Demandes d’achat et Commandes d’achat

Réception ou annulation de service fait

Prise en charge d’une facture en dépense

Création / modification d’une pièce de pré engagement individuel

Création / modification d’un engagement individuel

Intégration d’une mission non liquidée dans BFC


Consommation des CP

La consommation des CP (budget de paiement) intervient lors de la création d’une pièce de comptabilité avec débit d’un compte de charge ( classe 6) dans le flux de la dépense et dans le flux mission.

Flux de la dépense :

Cette consommation de CP intervient à l’intégration des services faits dans BFC ainsi qu’à la prise en charge facture

Flux mission :

Cette consommation de CP intervient à la comptabilisation des ordres de missions

La consommation des CP (budget de paiement) intervient lors de la création d’une pièce de comptabilité avec débit d’un compte de charge ( classe 6) dans le flux de la dépense et dans le flux mission.

Flux de la dépense :

Cette consommation de CP intervient à l’intégration des services faits dans BFC ainsi qu’à la prise en charge facture

Flux mission :

Cette consommation de CP intervient à la comptabilisation des ordres de missions

DFI/DR DFI/DR


Commande

XL

AB

XL

AB

BF

C

Demande d’achat

C

Rejet commande

R R

C = Création A = Annulation

M = modification R = rejet

M-à-j AE

Cons CP

D 6xxx

C 408

Réel CO

Consommation AE

Engagement CO

Facture avec SF

Facture hors SF

C CMA

M, A

Prise en charge

D 408

C 401

Flux de la dépense

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Service fait

Réception

C, A

Commande d’achat

M

M-à-j AE

SF = Service facturier/SFCSF = Service facturier/SFC DFI/DR DFI/DR


Xla

bB

FC

E

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

D 47211x

C 4xxx

Saisie des frais réels

/liquidation

Détail du processus mission (hors OM permanent)

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission

Ordre de mission

CPrise en

charge de l’avance

Facture

D 6256xx

C 4xxx et 47211xx

Maj. des AE

Conso des CP

Réel CO

6256xx

Contrôle CMOD à posteriori

SC M

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture

DFI/DR DFI/DR


TP : Visualisation des pièces budgétaires dans le flux de la dépense

1/ Lancez l’état « toutes les écritures » dans Reporting budget en utilisant le type de valeur 51 et un centre financier

2 / Double cliquez sur une ligne quelconque , notez le numéro de la commande, l’imputation de la commande et allez visualiser les pièces budgétaires d’engagement liées à cette commande.

3/ Lancez l’état budget disponible sur engagé et retrouvez les pièces associées en utilisant la colonne « réel engagé » et la sélection « poste pièces individuels réels »

1/ Lancez l’état « toutes les écritures » dans Reporting budget en utilisant le type de valeur 51 et un centre financier

2 / Double cliquez sur une ligne quelconque , notez le numéro de la commande, l’imputation de la commande et allez visualiser les pièces budgétaires d’engagement liées à cette commande.

3/ Lancez l’état budget disponible sur engagé et retrouvez les pièces associées en utilisant la colonne « réel engagé » et la sélection « poste pièces individuels réels »

DFI/DR DFI/DR


Les Engagements individuels


Définition

Afin d’engager les crédits sur dépenses de personnels rémunérés entièrement en ressources propres, liées à des contrats à justifier ou non, préalablement à l’intégration de la paie dans BFC, un engagement individuel global est saisi manuellement, pour chaque salarié pour les dépenses relevant de la nature budgétaire « Autres Emplois » (NB1)

- L’engagement individuel est annuel

- Une seule ligne de saisie est autorisée dans l’engagement individuel- L’engagement individuel comporte obligatoirement une imputation budgétaire et une seule imputation analytique (centre de coût quand le financement est assuré par des ressources propres banalisées OU élément d’OTP pour les dépenses de personnel sur contrats à justifier)

-L’engagement individuel peut faire référence à un pré engagement (facultatif)

-L’engagement individuel est nécessaire pour permettre l’envoi de la liquidation de personnel vers le laboratoire

Définition

Afin d’engager les crédits sur dépenses de personnels rémunérés entièrement en ressources propres, liées à des contrats à justifier ou non, préalablement à l’intégration de la paie dans BFC, un engagement individuel global est saisi manuellement, pour chaque salarié pour les dépenses relevant de la nature budgétaire « Autres Emplois » (NB1)

- L’engagement individuel est annuel

- Une seule ligne de saisie est autorisée dans l’engagement individuel- L’engagement individuel comporte obligatoirement une imputation budgétaire et une seule imputation analytique (centre de coût quand le financement est assuré par des ressources propres banalisées OU élément d’OTP pour les dépenses de personnel sur contrats à justifier)

-L’engagement individuel peut faire référence à un pré engagement (facultatif)

-L’engagement individuel est nécessaire pour permettre l’envoi de la liquidation de personnel vers le laboratoire

DFI/DR DFI/DR


TP : Création d’un engagement individuel

1/ création d’un pré engagement individuel, puis de l’engagement individuel associé1/ création d’un pré engagement individuel, puis de l’engagement individuel associé

2/ visualisation des pièces budgétaires créées lors de la création de l’engagement individuel

3/ retrouvez ces pièces via l’état « journal des pièces » et le type de valeur associé

2/ visualisation des pièces budgétaires créées lors de la création de l’engagement individuel

3/ retrouvez ces pièces via l’état « journal des pièces » et le type de valeur associé

DFI/DR DFI/DR


Les contrôles Budgétaires dans BFC


Des contrôles budgétaires sont activés dans BFC :

- Un contrôle de niveau 1 bloquant vérifiant qu’il y a assez de budget d’engagement au niveau MEP pour une adresse budgétaire donnée. Ce contrôle peut être levé pour un laboratoire donné et sur un contrat donné via la transaction de contrôle de levée de disponible.

- Un contrôle de niveau 2 bloquant vérifiant que la délégation dispose dans sa globalité de suffisamment de fond. Ce contrôle ne peut pas être désactivé par les utilisateurs

- Un contrôle budgétaire bloquant lors de la consommation de budget de paiement ( CP). Cette consommation intervient lors de la création de pièces de budget de paiement à l’intégration des services faits et à la prise en charge facture. Le budget de paiement est délégué au niveau DR sur l’adresse budgétaire de la délégation

DFI/DR DFI/DR


TP : Illustration du contrôle de disponible de niveau 1

1/ Créez un engagement individuel sur les imputations du tableau suivant.

2/ Un message bloquant apparaît, vous pouvez constater sur l’état « disponible sur engagé » que sur l’imputation concernée il n’y a pas assez de budget

3/ faites une levée de contrôle de disponible sur l’imputation concernée ou faites une mise en place de REP à MEP pour le montant de votre engagement individuel et tentez à nouveau de créer votre engagement individuel

Pour les imputations avec EOTP , il vous faut retrouver le nouveau du programme CB correspondant.

1/ Créez un engagement individuel sur les imputations du tableau suivant.

2/ Un message bloquant apparaît, vous pouvez constater sur l’état « disponible sur engagé » que sur l’imputation concernée il n’y a pas assez de budget

3/ faites une levée de contrôle de disponible sur l’imputation concernée ou faites une mise en place de REP à MEP pour le montant de votre engagement individuel et tentez à nouveau de créer votre engagement individuel

Pour les imputations avec EOTP , il vous faut retrouver le nouveau du programme CB correspondant.

DFI/DR DFI/DR


TP : contrôle de disponible niveau 1

Groupes CF Fonds DF CB EOTP ou

centre de coût

Compte comptable

Fournisseurs

1 0125 1 A1SPI NB1 249412 64400000 4071692

2 0444 1 A1INTERDISC NB1 PACR0444 64400000 4071692

3 0851 1 A1STIC NB1 219574 64400000 4071692

4 2055 1 A1SPU NB1 2290868 64400000 4071692

5 0974 1 A1SPI NB1 216602 64400000 4071692

6 1020 1 A1SHS NB1 223242 64400000 4071692


8 1217 1 A1BIOCELL NB1 248172 64400000 4071692


10 0449 1 A1INTERDISC NB1 235524 64400000 4071692

11 0701 1 A1SPU NB1 227361 64400000 4071692

12 0468 1 A1BIOCELL NB1 219582 64400000 4071692

13 0295 1 A1CHIMIE NB1 PACR0295 64400000 4071692

14 0273 1 A1SPU NB1 2438912 64400000 4071692

15 0251 1 A1BIOCELL NB1 PACR0251 64400000 4071692

16 1040 1 A1STIC NB1 206251 64400000 4071692


TP : Illustration du contrôle de disponible de niveau 2

1 / créez une engagement individuel pour un montant de 2000 euros sur un l’imputation donnée du tableau suivant ?

2 / Que constatez vous ? Ouvrez le message d’erreur et analysez.

3/ faites une levée de contrôle de disponible sur l’imputation concernée si nécessaire

4/ tentez à nouveau de créer votre engagement individuel

5/ résolvez le problème constaté à la question précédente en mettant en place les crédits disponibles au stade réparti

Remarque : si vous ne disposez pas d’assez de crédit au stade REP, procédez à une opération de stade affecté au stade réparti

1 / créez une engagement individuel pour un montant de 2000 euros sur un l’imputation donnée du tableau suivant ?

2 / Que constatez vous ? Ouvrez le message d’erreur et analysez.

3/ faites une levée de contrôle de disponible sur l’imputation concernée si nécessaire

4/ tentez à nouveau de créer votre engagement individuel

5/ résolvez le problème constaté à la question précédente en mettant en place les crédits disponibles au stade réparti

Remarque : si vous ne disposez pas d’assez de crédit au stade REP, procédez à une opération de stade affecté au stade réparti

DFI/DR DFI/DR


Groupes CF Fonds CB Compte comptable Fournisseurs

1 0999 1 NB1 64400000 4071692

2 1044 1 NB1 64400000 4071692

3 1160 1 NB1 64400000 4071692

4 0980 1 NB1 64400000 4071692

5 0932 1 NB1 64400000 4071692

6 0929 1 NB1 64400000 4071692

7 0919 1 NB1 64400000 4071692

8 0876 1 NB1 64400000 4071692

9 0875 1 NB1 64400000 4071692

10 0847 1 NB1 64400000 4071692

11 0812 1 NB1 64400000 4071692

12 0422 1 NB1 64400000 4071692

TP : contrôle de disponible niveau 2TP : contrôle de disponible niveau 2


TP : Illustration du contrôle de disponible au niveau des CP

1 /Facturez les commandes du tableau suivant et pour les montant données.

2 / Un message d’erreur vous empêche de prendre en charge la facture, analysez le

3/ Un membre de la DFI passe au tableau faire l’opération nécessaire de délégation de CP

4/ tentez à nouveau de prendre en charge votre facture

5/ analysez les pièces générées, via la facture et via les états budget, analyse du flux dépense dans son ensemble d’un point de vue budget

1 /Facturez les commandes du tableau suivant et pour les montant données.

2 / Un message d’erreur vous empêche de prendre en charge la facture, analysez le

3/ Un membre de la DFI passe au tableau faire l’opération nécessaire de délégation de CP

4/ tentez à nouveau de prendre en charge votre facture

5/ analysez les pièces générées, via la facture et via les états budget, analyse du flux dépense dans son ensemble d’un point de vue budget

DFI/DR DFI/DR


Commandes Montant HT à facturer

2000636619 300

2000636620 300

2000636622 300

2000636623 300

2000636624 300

2000636625 300

2000636626 300

2000636627 300

2000636628 300

2000636629 300

2000636630 300

2000636631 300

2000636632 300

2000636633 300

2000636634 300

Commandes DR12Commandes DR12


Le contrôle budgétaire analytique sur les contrats :

Sur les contrats, en plus d’un contrôle budgétaire classique globale ,il est possible d’activer un contrôle budgétaire analytique plus fin au niveau des éléments d’OTP constituant le contrat ( EOTP fonctionnement, personnel…)

Pour cela il faut activer un contrôle de disponibilité au niveau de la structure Projet analytique. Une fois ce contrôle activé, il est nécessaire de mettre en place du budget analytique sur les EOTP concernés.


Les états budgétaires de BFC

4

DFI/DR DFI/DR


Principes de navigation


Principes de navigationTypes d’état disponibles dans BFC

Trois types d’états sont disponibles :

Tableaux de bord et états d’analyse des totaux budgétaires pour une vision consolidée par adresse budgétaire

Des listes détaillées pour une vision détaillée par adresse budgétaire

Des queries pour une vision détaillée par adresse budgétaire des justificatifs de dépense (historique laboratoire)


Principes de navigation Accès aux états budgétaires

Les tableaux de bord, les états d’analyse par totaux budgétaires et les listes détaillées sont disponibles dans la menu reporting du domaine Budget


Principes de navigation Accès aux états budgétaires

Les queries pour les états des justificatifs des dépenses sont accessibles dans le menu Dépenses/Reporting Dépenses/Bordereaux journaliers dépenses/Liste d’états query


Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord

Un premier écran dit de sélection permet de sélectionner les données à interroger

Sélection des données via le groupe

Sélection des données via le groupe Sélection

des données via les valeurs individuelles

Sélection des données via les valeurs individuelles

Après avoir défini vos critères de sélection,

lancez l’état via le bouton « Exécuter »




Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels

Des valeurs par défaut peuvent être définies dans les valeurs utilisateurs (à effectuer par utilisateur) comme par exemple, le périmètre financier et l’exercice ainsi que le format date et des zones numériques (utiles pour les export Excel).



Un groupe est une représentation partielle par exemple de la hiérarchie des centres financiers (structures organisationnelles du CNRS) et permet ainsi d’effectuer des analyses transverses (par exemple par DS)

Au sein d’un groupe, les valeurs peuvent être hiérarchisées

Dans les tableaux de bord, l’analyse d’un état via un groupe permet d’une part de sélectionner uniquement les éléments définis dans le groupe et d’autre part d’afficher les valeurs sous forme hiérarchique (celle définie dans le groupe)



Exemple de groupe : SDV



Trois types de groupes sont possibles dans BFC :

Groupe de centres financiers : CNRS, DS, DR, Unités

Groupe de comptes budgétaires : DEPENSE, RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4

Groupe de domaines fonctionnels : A1, A2-A3, LOLF



A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de tableau

Zone d’affichage de l’étatZone d’affichage de l’état

Zone de sélection des variations

supplémentaires

Zone de sélection des variations

supplémentaires

Zone de sélection des valeurs

possibles pour une variation donnée

Zone de sélection des valeurs

possibles pour une variation donnée



Dans l’exemple ci-dessous, le gestionnaire veut afficher le budget sur SE. Il sélectionne la variation « Fonds ». Les valeurs possibles s’affichent. Le gestionnaire clique sur la valeur « 0 » pour obtenir le résultat demandé.


Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord

Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le menu

Menu/Etat/Imprimer

Et Exportés sous Excel via le menu

Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le menu

Sélectionnez les options « Calcul avec tableur » et « Seulement exporter »


Principes de navigation Principes de navigation dans les tableaux de bord

Attention l’export sous Excel n’est possible que si vous avez coché l’option « Mode Expert »


Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces







Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces

Afin d’enregistrer des hypothèses de travail, il est possible de gérer des variantes de sélection

Sauvegarde des hypothèses dans une

variante

Sauvegarde des hypothèses dans une

variante

Accès aux variantes déjà enregistrés

Accès aux variantes déjà enregistrés


Principes de navigation Principes de navigation dans les listes de détail de pièces

A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste.

Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme :-Total/ Sous-Total-Filtres-Tri par ordre croissant et décroissant

Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme :-Total/ Sous-Total-Filtres-Tri par ordre croissant et décroissant


Principes de navigation Principes de navigation dans les listes de détail de pièces


Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel.Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier Local puis sélectionnez l’option Calcul avec tableur

Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel.Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier Local puis sélectionnez l’option Calcul avec tableur


Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries

Les queries histo-labo sont accessibles via l’utilisation du groupe d’utilisateurs ZHISTOLAB

Le choix du groupe d’utilisateur s’effectue

en cliquant sur ce bouton

Le choix du groupe d’utilisateur s’effectue

en cliquant sur ce bouton



Après sélection du groupe utilisateur, le système propose la liste des queries disponibles

Sélectionnez une query puis lancez l’état via le

bouton exécuter

Sélectionnez une query puis lancez l’état via le

bouton exécuter











Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions:• Trier par ordre croissant •Trier par ordre décroissant•Filtrer•Effectuer des totaux et sous-totaux•Imprimer•Exporter sous Excel•Enregistrer dans une variante de liste les options utilisateurs

Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions:• Trier par ordre croissant •Trier par ordre décroissant•Filtrer•Effectuer des totaux et sous-totaux•Imprimer•Exporter sous Excel•Enregistrer dans une variante de liste les options utilisateurs


Les états d’analyse standards


- État de budget « Programme budget » (FMRP_RW_BUDGET )

(soldes budgétaires ce qui reste à chaque stade)

- Utilisation du budget (FMRP_RW_BUDCON )

(Présentation du budget, du réalisé et du disponible : affichage / à l’adresse de

disponible)

- Comparaison de versions de budget (FMRP_RW_BUDVER)

Les états d’analyse – Suivi des totaux budgétaires et d’exécution


- Pièce de saisie (FMEDDW )

(utile pour recherche des pièces saisies mais aussi pour lister et retravailler les

données)

- Liste des postes individuels d’engagements (FMRP_RFFMEP1OX)

- Liste des postes individuels de pièces réelles ( FMRP_RFFMEP1FX)

- Journal des pièces standard (FMRP_RFFMEP1AX )

- Affichage des pièces de changement d’exercice comptable (FMJ_DISPLAY )

Les états d’analyse – Suivi des mouvements budgétaires et d’exécution


Exemple d’état de suivi des crédits d’un laboratoire

Pour obtenir la situation d’un laboratoire, limitez la sélection des données au centre financier du laboratoire ainsi qu’aux comptes budgétaires de dépense.

Pour obtenir la situation d’un laboratoire, limitez la sélection des données au centre financier du laboratoire ainsi qu’aux comptes budgétaires de dépense.



Vous obtenez une vision globale des crédits (SE+RP), de la consommation et du disponible du laboratoire

Vous obtenez une vision globale des crédits (SE+RP), de la consommation et du disponible du laboratoire



Vous pouvez obtenir une vision par origine de financement SE ou RP en cliquant sur les caractéristiques du bandeau de gauche

(par exemple en cliquant sur fonds = 1)

Vous pouvez obtenir une vision par origine de financement SE ou RP en cliquant sur les caractéristiques du bandeau de gauche

(par exemple en cliquant sur fonds = 1)



Vous pouvez accéder au détail de chaque montant en sélectionnant la ligne/colonne souhaitée et en cliquant sur la requête appropriée.

Vous pouvez accéder au détail de chaque montant en sélectionnant la ligne/colonne souhaitée et en cliquant sur la requête appropriée.



Vous pouvez accéder à la pièce en cliquant sur la ligne souhaitée.Vous pouvez accéder à la pièce en cliquant sur la ligne souhaitée.


Exemple d’état de suivi des crédits répartis

Vous pouvez connaître la liste des répartitions par groupe de discipline en limitant la sélection des données.

Vous pouvez connaître la liste des répartitions par groupe de discipline en limitant la sélection des données.


Exemple d’état de suivi des crédits répartis


Détails des états disponibles

Tableaux de bord/états d’analyses par totaux

budgétaires


Détails des états disponibles : tableau de bordEtats disponibles

Tableaux de bord Situation des crédits de paiement (en central)

Situation des crédits de paiement (en délégation)

Prévisions et exécution des recettes par catégorie(en central)

Prévisions et exécution des recettes par catégorie(en délégation)

Prévisions et exécution des recettes par centre financier

Situation des AE aux différents stades d’ouverture et de consommation

Situation des AE de dotations globales réparties, mises en place, engagées et des CP consommés

Évolution mensuelle des AE engagées et des CP consommés

Situation budgétaire

Tableau de bord DFI présentant la consommation des crédits de dotation globale par domaine fonctionnel (hors TVA rémanente).


Détails des états disponibles : tableau de bordEtats disponibles

Etats d’analyse par totaux budgétaires

Programme budget (état de budget)

Comparaison de versions de budget

Disponible sur engagé (consommation du budget)


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation des crédits de paiement(central)

Etat exploitable uniquement par la DFI

Cet état permet de visualiser la situation budgétaire des crédits de paiement TVA rémanente incluse.

Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire(NA, NB, NC) et domaine fonctionnel (A1, A2, A3).

Les colonnes disponibles sont les suivantes :- CP votés BP,- CP votés DM,- CP délégués,- % Délégués,- Dépenses réalisées,- % Réalisées,- Votés – Délégués,- Votés – Réalisés.


Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par catégorie(central)


Cet état permet de visualiser les prévisions et exécution des recettes par catégorie/ligne de recette.

Les colonnes disponibles sont les suivantes :- Prévision de recettes votées,- Prévision de recettes déléguées- Recettes réalisées,- + ou – value : recettes réalisées – prévisions de recette votées - % d’exécution : recettes réalisées / prévisions de recette votées


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE aux différents stades

Etat exploitable essentiellement par la DFI

Cet état permet de visualiser la situation des AE aux différents stades d’ouverture (Voté, Affecté, Réparti, Mis en place) ainsi que la consommation budgétaire TVA rémanente incluse .

En exécutant l’état, deux variantes sont disponibles et accessible via le bandeau de gauche :

- La variante « Disponible AE CB/DF » qui permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre ;

- La variante « Total reçu AE CB/DF » qui permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre.


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE aux différents stades

Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NB et NC) et par domaine fonctionnel.

Les colonnes disponibles sont les suivantes :- Dispo Voté ou Voté,- Dispo Affecté ou Affecté,- Dispo Réparti ou Réparti,- Mis en place,- Engagé,- Montant crédit de paiement réalisé.


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE et CP consommés


Cet état permet de visualiser la situation des AE aux stades d’ouverture Réparti et Mis en place sur SE, sur RP et pour toutes origines de crédit confondues ainsi que la consommation budgétaire TVA rémanente incluse, par groupe de DR.

En exécutant l’état, deux variantes sont disponibles et accessible via le bandeau de gauche :

La variante « Disponible AE et CP » qui permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre

La variante « Total reçu AE et CP » qui permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre.


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE et CP consommés

Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NA, NB et NC) et par domaine fonctionnel.

Les colonnes disponibles sont les suivantes :- Disponible Réparti SE ou Réparti SE,- Disponible Réparti RP ou Réparti RP,- Disponible Réparti Total ou Total Réparti,- Mis en place SE,- Mis en place RP,- Engagé SE,- Engagé RP,- Total engagé,- Montant crédit de paiement réalisé.


Détails des états disponibles : tableau de bordEvolution mensuelle AE et CP

Etat exploitable essentiellement par la DFI

Cet état permet de visualiser les AE aux stades d’ouverture Affecté, Réparti et Mis en place sur SE, sur RP et pour toutes origines de crédit confondues ainsi que la consommation budgétaire (avec ou sans TVA rémanente).

Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NA, NB et NC).



En exécutant l’état, quatre variantes sont disponibles et accessibles via le bandeau de gauche :

La variante « Disponible mensuel AE CP hors TRC (hors Tva Rémanente)» permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente).

La variante « Total reçu mensuel AE CP hors TRC (hors Tva Rémanente)» permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente).

La variante « Disponible mensuel AE CP TRC (Tva Rémanente Comprise)» permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (TVA Rémanente incluse)

La variante « Total reçu mensuel AE CP (Tva Rémanente Comprise)» permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (TVA Rémanente incluse).



Pour les variantes de types dispo mensuel, les colonnes disponibles sont les suivantes :

- Dispo Aff SE : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade affecté en subvention d’Etat,

- Dispo Aff RP : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade affecté en ressources propres,

- Dispo Aff total : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade affecté (SE+RP),- Dispo Rép SE : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade réparti en subvention

d’Etat,- Dispo Réparti RP : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade réparti en

ressources propres,- Dispo Réparti Total : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade réparti (SE+RP),- Mis en place SE : cette colonne affiche les crédits mis en place en subvention d’Etat,- Mis en place RP : cette colonne affiche les crédits mis en place en ressources propres,- Mis en place tot : cette colonne affiche les crédits mis en place (SE+RP),- Engagé SE : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente) en

subvention d’Etat,- Engagé RP : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente) en

ressources propres,- Total engagé : cette colonne affiche le total des engagements (avec/hors TVA rémanente)

quelque soit l’origine de financement,- Montant crédit de paiement réalisé : cette colonne affiche le total des crédits de paiements

réalisés (avec/hors TVA rémanente) quelque soit l’origine de financement.



Pour les variantes de types Total mensuel AE/CP , les colonnes disponibles sont les suivantes :

- affecté SE : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade affecté en subvention d’Etat,

- affecté RP : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade affecté en ressources propres,

- Total affecté : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade affecté (SE+RP),- Réparti SE : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade réparti en subvention

d’Etat,- Réparti RP : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade réparti en ressources

propres,- Total Réparti : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade réparti (SE+RP),- Mis en place SE : cette colonne affiche les crédits mis en place en subvention d’Etat,- Mis en place RP : cette colonne affiche les crédits mis en place en ressources propres,- Mis en place tot : cette colonne affiche les crédits mis en place (SE+RP),- Engagé SE : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente en subvention

d’Etat),- Engagé RP : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente en ressources

propres),- Total engagé : cette colonne affiche le total des engagements (avec/hors TVA rémanente

quelque soit l’origine de financement),- Montant crédit de paiement réalisé : cette colonne affiche le total des crédits de paiements

réalisés (avec/hors TVA rémanente quelque soit l’origine de financement).


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation budgétaire

Cet état permet de visualiser le budget en AE aux stades d’ouverture Réparti et Mis en place sur SE, sur RP et pour toutes origines de crédit confondues ainsi que la consommation budgétaire.



En exécutant l’état, quatre variantes sont disponibles et accessibles via le bandeau de gauche :

La variante « Situation 1 par agrégat hors TVAR (TVA Rémanente)» permet d’afficher l’état par destination NCBC et par centre financier. Il affiche les crédits mis en place, les AE engagées (hors TVA Rémanente), le pourcentage d’engagement, les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente) et le pourcentage de CP réalisés.

La variante « Situation 2 par agrégat avec TVAR» permet d’afficher l’état par destination NCBC et centre financier. Il affiche les crédits disponibles au stade réparti, les crédits mis en place, les AE engagées (TVA rémanente incluse) et les crédits de paiements réalisés (TVA rémanente incluse).

La variante « CDPMENS avec TVAR » permet d’afficher l’état par compte budgétaire et par destination NCBC. Il affiche les crédits mis en place, les AE engagées (TVA rémanente incluse), le pourcentage d’engagement, les crédits de paiements réalisés (TVA rémanente incluse) et le pourcentage de CP réalisés.

La variante « CDPMENS TVAR + REP » permet d’afficher l’état par compte budgétaire et par destination NCBC . Il affiche les crédits disponibles au stade réparti, les crédits mis en place, les AE engagées (hors TVA Rémanente), les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente).



Pour les variantes Situation 1 et Situation 2, l’état présente en ligne le cumul des dépenses par domaine fonctionnel et centre financier

Pour les variantes CDPMENS, l’état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NA, NB et NC) et par domaine fonctionnel.



Les colonnes disponibles sont les suivantes :Pour les variantes « Situation 1 par agrégat » et «CDPMENS » :

- AE mis en place pour toutes origines de financement,- Montant engagements pour toutes origines de financement,- Taux d’engagement pour toutes origines de financement,- Montant mandatement pour toutes origines de financement,- Taux de mandatement pour toutes origines de financement,- AE mis en place sur SE,- Montant engagements sur SE,- Taux d’engagement sur SE,- Montant mandatement sur SE,- Taux de mandatement sur SE,- AE mis en place sur RP,- Montant engagements sur RP,- Taux d’engagement sur RP,- Montant mandatement sur RP,- Taux de mandatement sur RP.



Les colonnes disponibles sont les suivantes :Pour les variantes « Situation 2 » et «CDPMENS TVAR» :

- Total Dispo Réparti,- Total AE en place- Total Engagements,- Total Réalisé,- Dispo Réparti (SE)- AE en place (SE)- Engagements (SE)- Réalisé (SE)- Dispo Réparti (RP)- AE en place (RP)- Engagements (RP)- Réalisé (RP)


Détails des états disponibles : tableau de bordProgramme budget

Cet état permet d’afficher par adresse budgétaire le budget actuel, c’est-à-dire le budget disponible sur le type de budget étudié

Ainsi que les différents mouvements de transfert enregistrés sur ce type de budget :

Transferts - émetteurs pour les transferts de crédits effectués à partir du stade étudié.

Transferts - réceptions pour les transferts de crédits reçus au stade étudié


Détails des états disponibles : tableau de bordComparaison de versions de budget

Cet état permet de comparer deux versions de budget. Par exemple, il permet de comparer pour un même exercice le budget « gelé » BP du budget BP voté.


Détails des états disponibles : tableau de bordDisponible sur engagé

Cet état permet de comparer le budget, le budget consommé, le montant engagé et réalisé ainsi que le disponible budgétaire.

Remarques : pour obtenir des informations pertinentes il convient de bien choisir les critères de sélection initiaux. En délégation, il est recommandé d’utiliser les états Disponible sur AE mises en place (délégation) et Disponible sur CP délégués (délégation).


Détails des états disponibles : tableau de bordDisponible sur AE mises en place (délégation)

Cet état permet d’afficher sur trois colonnes : les AE mises en place sur les comptes budgétaires NB et/ou NC :

total des crédits mis en place (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget d’engagement, sur les comptes budgétaires NB et/ou NC pour le (ou les) centre financier (s), le (ou les) fond(s), le (ou les) domaine fonctionnel

(s) et le (ou les) programme(s) CB étudié(s).

le montant engagé sur ces AE (avec le détail en NB1, NB2, NB3 et ou NC) : total des pièces d’exécution enregistrées sur les comptes budgétaires NB1, NB2, NB3 et/ou NC, en version d’exécution (0), sur le budget d’engagement, sur les comptes budgétaires NB et/ou NC pour le (ou les) centre financier (s), le (ou les) fond(s), le (ou les) domaine fonctionnel (s) et le (ou les) programme(s) CB étudié(s) : demandes d’achat non transformées en commandes d’achat, les commandes d’achat, les éventuels consommations d’AE supplémentaires lorsque des charges supplémentaires ont été enregistrées directement sur les factures et enfin les avoirs qui diminuent le montant engagé

le montant disponible : cette colonne est la différence entre le budget d’AE mis en place (AE mises en place) et le budget d’AE consommé par les crédits engagées (Engagé).


Détails des états disponibles : tableau de bordDisponible sur CP délégués (délégation)

Cet état permet d’afficher sur trois colonnes :

Les CP délégués sur les comptes budgétaires en NB et/ou NC : total des crédits de paiements délégués aux délégations (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur les

comptes budgétaires NB et/ou NC pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

les CP réalisés sur ces CP délégués (uniquement en NB2, NB3 et/ou NC) : cette colonne cumule les factures (services faits et factures) et les avoirs enregistrés sur les comptes budgétaires NB2 et NB3 ou NC, quelque soit le fonds (origine de financement : subvention d’Etat ou ressources propres), sur le budget de paiement et la version d’exécution (0).

le montant disponible correspondant : cette colonne est la différence entre les CP délégués et les CP réalisées

Remarque : dans l’écran de sélection deux variantes sont disponibles pour accéder directement aux caractéristiques par défaut sur Agrégat A1 ou A2+A3 : /N/CP AGREGAT 1 et /N/CP AGR 2ET3


Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par centre financier (délégation) Cet état permet de visualiser la prévision et l’exécution des recettes par

catégorie (et lignes) de recettes en délégation.

En exécutant l’état, deux variantes sont disponibles et accessibles via le bandeau de gauche :

Suivi des recettes par centre financier

Suivi des recettes sur contrats : affichage des données propres aux recettes sur contrats de recherche avec tiers publics ou privés (compte budgétaire R2CONTRATS-RECHERCHE)


Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par centre financier (délégation) Colonnes disponibles pour la variante Suivi des recettes par centre

financier :

PR déléguées : total des prévisions de recettes déléguées aux délégations (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur tous les comptes budgétaires de recettes, pour le ou les fonds étudié(s) et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

Recettes réalisées : total des factures de recettes et des avoirs sur factures de recettes enregistrés, en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur tous les comptes budgétaires de recettes, pour le ou les fonds étudié(s) et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

+ ou - value : différence entre les recettes réalisées et les prévision de recettes déléguées aux délégations. (Recettes réalisées - PR déléguées).

% d’exécution : pourcentage de recettes réalisées par rapport aux prévisions de recettes déléguées aux délégations. (Recettes réalisées / PR déléguées x 100)


Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par centre financier (délégation) Colonnes disponibles pour la variante Suivi des recettes sur contrats :

PR déléguées : total des prévisions de recettes déléguées aux délégations (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur le compte budgétaires de recettes R2CONTRATS-RECHERCHE , et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

Recettes réalisées : total des factures de recettes et des avoirs sur factures de recettes enregistrés, en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur le compte budgétaires de recettes R2CONTRATS-RECHERCHE , et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).




Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par catégorie (délégation) Cet état permet de visualiser la prévision et l’exécution des recettes

par catégorie (et lignes) de recettes pour un centre financier donnée en délégation.

Colonnes disponibles : PR déléguées : total des prévisions de recettes déléguées aux délégations (hors

pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget d’engagement, sur tous les comptes budgétaires de recettes, pour le ou les fonds étudié(s) et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

Recettes réalisées : cette colonne cumule les factures de recettes et les avoirs sur factures de recettes enregistrés, en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur tous les comptes budgétaires de recettes, pour le ou les fonds étudié(s) et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

- + ou - value : cette colonne est la différence entre les recettes réalisées et les prévision de recettes déléguées aux délégations. (Recettes réalisées - PR déléguées).

% Réalisé : cette colonne indique le pourcentage de recettes réalisées par rapport aux prévisions de recettes déléguées aux délégations.(Recettes réalisées / PR déléguées x 100)


Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par catégorie (délégation) Cet état permet de visualiser la prévision et l’exécution des recettes par

catégorie (et lignes) de recettes en délégation.

Colonnes disponibles :

PR déléguées : total des prévisions de recettes déléguées aux délégations (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur tous les comptes budgétaires de recettes, pour le ou les fonds étudié(s) et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).

Recettes réalisées : total des factures de recettes et des avoirs sur factures de recettes enregistrés, en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur tous les comptes budgétaires de recettes, pour le ou les fonds étudié(s) et pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s).




Détails des états disponibles : tableau de bordConsommation des crédits de dotation globale par domaine fonctionnel


Cet état permet d’afficher la consommation des crédits hors taxe (hors TVA rémanente) de dotation globale par domaine fonctionnel.


Détails des états disponibles : tableau de bordConsommation des crédits de dotation globale par domaine fonctionnel

Colonnes disponibles : AE en place (SE) Montant engagé (SE) % engagé (SE) Dépenses réalisées (SE) AE en place (RP) Montant engagé (RP) % engagé (RP) Dépenses réalisées (RP) Total AE en place Total Montant engagé Total % engagé Total Dépenses réalisées


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation des crédits de paiement (délégation)

Cet état permet de visualiser les crédits de paiement (CP) délégués et liquidés hors NA et NB1 en délégation.


Détails des états disponibles : tableau de bordSituation des crédits de paiement (délégation) Colonnes disponibles :

CP Délégués : total des crédits de paiements délégués (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur les comptes budgétaires NB et/ou NC pour le groupe de centres financiers étudié.

Dépenses Hors TVAR : total des écritures non statistiques (hors TVA rémanente) relatives aux factures (services faits et factures) et les avoirs enregistrés sur les comptes budgétaires NB2 et NB3 ou NC, quelque soit le fonds (origine de financement : subvention d’Etat ou ressources propres), sur le budget de paiement et la version d’exécution (0).

TVA rémanente : total des écritures statistiques (spécifiques à la TVA rémanente) relatives aux factures (services faits et factures) et les avoirs enregistrés sur les comptes budgétaires NB2 et NB3 ou NC, quelque soit le fonds (origine de financement : subvention d’Etat ou ressources propres), sur le budget de paiement et la version d’exécution (0).

Dépenses réalisées : total des services faits et factures (TVA rémanente incluse) et des avoirs enregistrés (TVA rémanente incluse) sur les comptes budgétaires NB2 et NB3 ou NC, quelque soit le fonds (origine de financement : subvention d’Etat ou ressources propres), sur le budget de paiement et la version d’exécution (0).

% Dép. réalisées : pourcentage des dépenses réalisées en CP par rapport aux crédits délégués. (colonne Dépenses réalisées / CP Délégués x 100)



Listes des pièces


Détails des états disponibles : Listes des piècesDétail pièces de saisie de budget

Cet état permet de visualiser le détail des mouvements budgétaires.


Détails des états disponibles : Listes des piècesEngagement et réimputation de fonds

Cet état permet de visualiser le détail des mouvements d’engagement.


Détails des états disponibles : Listes des piècesEcriture FI

Cet état permet de visualiser le détail des services faits et des factures.


Détails des états disponibles : Listes des piècesToutes les écritures

Cet état permet de visualiser le détail des pièces d’engagement et réelles. Il permet de consolider les données des états décrits précédemment.



Queries


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : budget


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : commande d’achat


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : facture d’achat


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : engagement individuel


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : liquidation engagement individuel


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : mission


Détails des états disponibles : QueriesRelevé de compte de l’unité : facture mission


Cas pratiques


Cas concrets d’utilisation des états : Suivi des crédits de paiement

Tableau bord : Situation des crédits de paiement (délégation) avec TVA et sans TVA rémanente

Vision synthétique du disponible : Disponible sur CP délégués (délégation) sans TVA rémanente


Cas concrets d’utilisation des états : Recherche des crédits à mettre en place aux unités

Tableau de bord : Programme Budget

Vision journalière

Ecran de sélection : sélectionner la DR (groupe de centre financier) et le type de budget REP

Ecran d’analyse du tableau de bord : rechercher la liste des pièces en double-cliquant sur le total et lançant l’état des pièces de saisies

Ecran de liste : filtrer la liste pour analyser les pièces à J-1

Vision périodique

Ecran de sélection : sélectionner la DR (groupe de centre financier) et le type de budget REP

Ecran d’analyse du tableau de bord : rechercher la liste des pièces en double-cliquant sur le total et lançant l’état des pièces de saisies

Ecran de liste : utiliser la variante de mise en forme /N/REPARTI puis analyser le sous-total par programme CB


Cas concrets d’utilisation des états : Suivi des AE mises en place, engagées et disponibles

Tableau de bord : Disponibles sur AE mises en place (délégation)

Pour une analyse par adresse budgétaire, sélectionner dans l’écran de sélection les adresses à analyser

Astuce :

Pour une analyse sur l’agrégat 1, sélectionner le groupe de domaine fonctionnel A1

Pour une analyse sur l’agrégat 2 ou 3, sélectionner la ligne de destination


Cas concrets d’utilisation des états : Suivi des recettes

Vision synthétique : tableau de bord « Prévision et exécution des recettes par catégorie (délégation) »

Deux variantes disponibles : une variante par centre financier et catégorie et une autre par contrat de recherche

Astuce : dans les deux cas, la variante d’affichage N/RECETTES1 est accessible dans l’écran de détail des factures (Ecran d’analyse du tableau de bord : rechercher la liste des pièces en double-cliquant sur le total et lançant l’état des

pièces réelles). Cette variante d’affichage permet d’afficher toutes les informations nécessaires aux rapprochement des données.

Vision détaillée par catégorie et ligne de recette : états de liste « toutes écritures » ou « Ecritures FI »

Astuce : la variante /N/RECETTES est aussi accessible via ces transactions


Cas concrets d’utilisation des états : Situation budgétaire

Tableau de bord : Situation budgétaire équivalent CDPMENS Délégation

Les deux variantes utiles pour des analyses DR sont :

Variante situation 1 hors TVAR = vision par unité

Variante CDPMENS TVAR + REP : vision délégation NCBC


- Budget de dépense NCBC

- Budget de recette NCBC

- Budget charges et produits constatés NCBC

- Exécution budget de dépense NCBC

- Exécution budget de recette NCBC

- Exécution charges et produits constatés NCBC

Les états NCBC


Exemple : budget de dépense ( État NCBC)


Cas pratiquesAnalyse des besoins de CP hors NB1 -> via État Disponible sur engagé

1ere Étape : analyser les CP consommés (colonne Réel Engagé) Analyse par DR, pour les natures NB, NB2, NB3 et NC, par agrégat (A1 et A2-A3)

2ième Étape : analyser les AE consommés (colonne Réel Engagé) Analyse par DR, pour les natures NB, NB2, NB3 et NC, par agrégat (A1 et A2-A3)

3ième Étape : Comparaison des AE consommés par rapport aux CP consommés : la différence correspond au besoin « immédiat » de couverture en CP. A ce besoin, doivent être ajoutées les prévisions d’engagement non encore réalisées sur la période analysée. Exemple : comparaison AE/CP effectuée au mois d’avril et complétée par une extrapolation pour la période mai-juin.


Cas pratiquesSuivi des Opérations Immobilières : rapprochement entre budget eOTP et mise en place des crédits

1ere Étape -> via Réel/engag./total/p-bdgt Dev.groupe : analyser le pré-budget en version 0 pour le projet sur une ou plusieurs périodes sur un exercice donné -> double-cliquez sur la ligne total pré budget et lancez l’état cts pré-budgétés

2ième Étape -> via détail pièces de saisie : analyser le budget AE en version 0 mis en place pour l’ensemble des programmes CB relatifs à l’OIP, sur une ou plusieurs périodes et sur un exercice donné : programmes CB 000942/ et 000942/RPOI0037 pour l’OTP 1051

3ième Étape -> Comparer le total des deux états


Cas pratiquesSuivi des AE : budget-engagé-disponible-CP réalisé

Via l’analyse de l’état évolution mensuelle hors TVA rémanente AE et CP -> Lancer l’état avec le numéro de la DR


Cas pratiquesSuivi des mouvements de crédits : analyse des messages d’erreur

1) Message si problème d’autorisation :

Tentative de saisie sur le budget de paiement :

1) Message si problème d’autorisation :

Tentative de saisie sur le budget de paiement :

Rappel : vous ne pouvez saisir que sur le budget d’engagement. Pour corriger : modifier la catégorie de budget dans l’en-tête.Rappel : vous ne pouvez saisir que sur le budget d’engagement. Pour corriger : modifier la catégorie de budget dans l’en-tête.





Pour corriger : remplacer le signe – par le signe + au début de la ligne destinataire.Pour corriger : remplacer le signe – par le signe + au début de la ligne destinataire.

4) Messages si, en mode fusionné, la ligne destinataire n’a pas le signe + en tête de ligne :4) Messages si, en mode fusionné, la ligne destinataire n’a pas le signe + en tête de ligne :



5) Message si vous avez cliquer sur une ligne à blanc :5) Message si vous avez cliquer sur une ligne à blanc :

Pour corriger : vous devez supprimer la ligne. Voir écran ci-après : supprimer la ligne 3Pour corriger : vous devez supprimer la ligne. Voir écran ci-après : supprimer la ligne 3



6) Message si la ou les adresses saisies n’existent pas dans le Plan de structure de budget (ZCNRS2) pour l’exercice saisi et pour le budget d’engagement (9G) :6) Message si la ou les adresses saisies n’existent pas dans le Plan de structure de budget (ZCNRS2) pour l’exercice saisi et pour le budget d’engagement (9G) :




Cas pratiquesSuivi des recettes

1ière Étape : Vision globale-> via Prévision et exécution des recettes par

DR -> Lancez l’état et sélectionnez le groupe de centre financier représentant l’ensemble de la DR

2ième Étape : Vision détaillée des factures ->via l’état toutes écritures ->

Lancez l’état en utilisant la variante /N_RECETTES_1 et sélectionnez le groupe de centre financier correspond à la DR


Annexes

Exercices

Annexes


1 – Visualisez les crédits délégués à votre DR – Etat Situation des crédits de paiementPérimètre financier = 9000Exercice = 2008Période = 1 à 16Centre financier = valeur correspondante à la DR définie pour chaque groupe

2. Editez un état pour l’ensemble des labos de la DR –Situation budgétaire (Ex CDPMENS)Périmètre financier = 9000Exercice = 2008Période = 1 à 16Centre financier = Groupe de CF correspondant à la DR définie pour chaque groupe

Exercice : TP n°7 – Etats budgétaire


3. Editez un état pour un de vos laboratoires –Situation budgétaire (Ex CDPMENS)

Périmètre financier = 9000

Exercice = 2008

Période = 1 à 16

Centre financier = CF correspondant au laboratoire défini pour chaque groupe

4. Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’ensemble des laboratoires de votre DR – Programme budget


Exercice = 2008

Type de budget = REP

Centre financier = Groupe de CF correspondant à la DR définie pour chaque groupe



5. Recherchez les crédits restant à mettre en place pour un de vos laboratoires – Programme budgetPérimètre financier = 9000Exercice = 2008Type de budget = REPCentre financier = CF correspondant à celui défini pour chaque groupe

6. Affichez les notifications reçues par l’une de vos unités – Détail pièces de saisie de budgetPérimètre financier = 9000Catégorie budgétaire = 9GVersion = 0Exercice = 2008Type de budget = REPCentre financier = CF correspondant à celui défini pour chaque groupe



7. Affichez les mises en place effectuées pour l’une de vos unités – Détail pièces de saisie de budgetPérimètre financier = 9000Catégorie budgétaire = 9GVersion = 0Exercice = 2008Type de budget = MEPCentre financier = CF correspondant à celui défini pour chaque groupe

8. Affichez l’ensemble des délégations de CP reçues par votre DR – Détail pièces de saisie de budgetPérimètre financier = 9000Catégorie budgétaire = 9FVersion = 0Exercice = 2008Type de budget = DELCentre financier = CF correspondant à celui défini pour votre DR



9. Affichez l’ensemble des délégations de recettes reçues par votre DR – Détail pièces de saisie de budget


Catégorie budgétaire = 9F

Version = 0

Exercice = 2008

Type de budget = DEL

Centre financier = CF correspondant à celui défini pour votre DR

Compte budgétaire = de R1 à R4RETTES-INTERNES



Conclusion et clôture

Conclusionet clôture

5


Conclusion et clôture En quelques mots

Des questions ?

Pensez à remplir votre fiche d’évaluation http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

La prochaine étape…

• Les réponses que vous attendez


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

Au revoiret à bientôt !

CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Budget nouveaux entrants V5.2 Date : 10/03/08

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