Formation Comptabilité Analytique– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre.

Formation Comptabilité Analytique– v1.01

CNRS – Projet BFC Etablissement

Support de formation

Formation Comptabilité analytiqueV1.0

Date : 22 et 23 septembre 2009

Formation Comptabilité analytique – v1.02

1. Introduction• Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC

Société, plan de compte, périmètre analytique…

• Une comptabilité analytique, pourquoi faire ?

2. Suivi des flux primaires• Processus et impacts analytiques

• Le suivi dans BFCLes données de base (Natures comptables primaires, centres de coûts et OTP)

Les prévisions budgétaires (Pré budgets)

Les analyses

• Questions / Réponses

Sommaire


3. Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture• Pourquoi ?

• Le suivi dans BFCPrincipes généraux

Les natures comptables secondaires

Les écritures analytiques

• Les opérations analytiques

Les opérations d’imputation (FMCAC)

Les répartitions globales (description des cycles et processus)

La saisie des temps (données de base et processus)

• Les analyses


4. Les évolutions potentielles de BFC• Le coût complet des contrats (principes de mise en œuvre)

• Le coût complet prévisionnel (principes de mise en œuvre)

• Le compte de résultat analytique


Sommaire


Formation Comptabilité analytiqueINTRODUCTION


Le CNRS

- une entité juridique :

• Un code société (comptabilité générale) • Un périmètre analytique (comptabilité analytique) • Un périmètre financier (comptabilité budgétaire)• Une organisation d’achat centrale (Achats)

- 19 délégations régionales (19 ACS) + l’ACP :

• 20 domaines d’activités (comptabilité générale)• 20 organisations d’achats (Achats)• 20 organisations commerciales (Ventes)

- 1800 unités de recherche et administratives :

• 1800 divisions

Introduction :Rappel sur les données d’organisation structurelle de BFC (1/4)


Domaine d’activité

DélégDomaine d’activité

DélégDomaine d’activité

Société Z900


0002


0009


0020

Plan de comptes

ZPCG Périmètre

financier 9000

Plan d’évaluation

ZFR

Périmètre analytique

9000

Agence comptable principale

DR Paris B

Les domaines comptables



…Midi PyrénéesParis A

Société Z900

Org. d’achat

0001

Division 0001

Struct. Opérat

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision 0050

Struct. Opérat

Org. d’achat

0014

Division

0014

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision

0352

Org. d’achat

Délégation

Division

Struct. Opérat

Organisation

d’achat centrale 9999

Domaine

d’activité 0001

Domaine

d’activité 0014

DDA - DR16 (PMA)


Le domaine Achat


Paris AMidi Pyrénées

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision

0001

Organisation

Commerciale

0001

…

Société Z900

Division

LaboDivision

LaboDivision

LaboDivision

0014

Organisation

Commerciale

0014


0014 Domaine d’activité

0001


Le domaine Ventes


Au-delà de l’expression budgétaire (par adresses agrégées)

- Permettre l’expression d’un besoin budgétaire prévisionnel par destination & nature

- Permettre l’expression d’un besoin budgétaire prévisionnel mettant en relation les dépenses et les recettes

Au-delà de l’analyse comptable (par nature)

- Suivre les dépenses et les recettes constatées (engagées et réalisées) par destination & nature

Au-delà de l’analyse budgétaire (par adresses d’imputation)

- Suivre les dépenses en relation avec les recettes par destination & nature

Au-delà de tout autre type d’analyse- Suivre les coûts internes de l’entreprise (Suivi des temps…)- Calculer des coûts complets par unités (prévisionnels et réels)- Calculer des coûts complets par projets (prévisionnels et réels)- Établir des comptes de résultats et des analyses de marges

Introduction :Une comptabilité analytique, pourquoi faire ?


Formation Comptabilité analytiqueSuivi des flux primaires








Les analyses


Sommaire


Définition

Dépenses

Achats externes (commande – service fait – contrôle facture)

Achats internes

Ordres de missions

Charges liées aux salaires (SIRH)

Amortissements

…

Recettes

Subvention pour charge de service publique (FI)

Facturation des contrats et commandes clients (SD)

Recettes internes

…

Suivi des flux primaires :Processus et impacts analytiques (1/4)


L’exécution des dépenses

Commande

XL

AB

XL

AB

BF

CE

Demande d’achat

C

Commande d’achat

M

Service fait

Rejet commande

R R

C = Création A = Annulation

M = modification R = rejet

Réception

C, A

Conso AE

Cons CPD 6xxx

C 408Réel

analytique

Engagement AE

Engagement

analytique

Facture avec SF

Facture hors SF

CC, M, AM, A

Facture

D 408

C 401

Cons AE

Cons CP

D 6xxx

Réel Anal.

Si charges supp.

Paiement

D 401

C 512



Xla

bB

FC

E

C = Création S = Suppression

M = Modification R = Rejet

D 47211x

C 4xxx

Saisie des frais réels

/liquidation

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Ordre de mission

Ordre de mission

CPrise en

charge de l’avance

Facture

D 6256xx

C 4xxx et 47211xx

Maj. des AE

Conso des CP

Réel Analytique

6256xx

Contrôle CMOD à posteriori

SC M

Consommation AE

Consommation AE

Comptabi-lisation

Règlement

Facture

Missions hors OM permanent

Missions hors OM permanent



L’exécution des recettes

Lab

oX

LA

BB

FC

E

Création commande (manuelle)

C

C = Création

Cons prév Recette

D 411

C 700

Réel Analytique

Édition

Facture

D 5xx

C 411

Impact budgétaire

Impact

analytique

Écritures

comptables

Commande Exécution de la prestation

Saisie facture

Encaissement









Les analyses


Sommaire


Les données de base

Les natures comptables primaires

Elles permettent de tracer la nature de la dépense ou de la recette. Elles représentent le niveau le plus fin de l’information.Elles correspondent aux comptes généraux.

L’existence de la NC primaire rend obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant

Tous les comptes généraux ne sont pas concernés :Les comptes de charge Natures comptables primaires de dépenseLes comptes de produits Natures comptables primaires de recette

Les natures comptables primaires statistiques

Elles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions)Tous les comptes généraux ne sont pas concernés :

Les comptes de d’investissement Natures comptables primaires statistiquesLes comptes de subvention Natures comptables primaires statistiques

L’existence de la NC primaire statistique ne rend pas obligatoire l’imputation analytique lors d’une comptabilisation sur le compte général correspondant

Suivi des flux primaires :Le suivi dans BFC (1/15)

!!



Les centres de coûts

Le centre de coût représente une structure responsable vis-à-vis de ces dépenses.Il représente une entité structurelle de l’entreprise, stable dans le temps (au

moins un exercice). Il représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de structure (service

informatique ou service micro-informatique…).

Le centre de coût est un collecteur de coûtsCes coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires,

énergie, amortissements)

Le centre de coût peut être un collecteur de recettesC’est le cas actuellement pour la subvention d’état et pour les écritures

d’ajustements de CA

Les groupes de centres de coûts

Les centres de coûts sont organisés en hiérarchiesUne Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe d’analyse des

fais générauxDes hiérarchies alternatives permettent de gérer d’autres axes d’analyseCes hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts

Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles




La Hiérarchie Standard des centres de coûts


TOTAL_CNRS

TOT-DIR

DIR-SO DIR-IDF

A0014 Del Midi Pyr.

R0229 Ctre Anthropo

R0229001 Ctre Anthropo

PACR0229 Ctre Anthropo

A0014001 D14 Aff. Géné

A0014003 D14 Sce Info

A0325001 Rsce & Cptce Tech

A0325 Rsce & Cptce Tech

PAAA0325 Rsce & Cptce Tech

Unités administratives

centrales

Unités administratives

régionales

Unités de

recherche DIR-IDF

A0014001

Grpes de C.Cts (agrégation)

C.Cts (Imputation)



Les OTPLa gestion d’un projet est constituée de 4 objets :


1-Définition projet– Identification projet– Dates de référence de l'ensemble du projet– Paramètres de planification (dates, coûts)– Cadre organisationnel (Société, division,domaine d’activité ...)

3- GRAPHEOU RESEAU Le COMMENT

– Activités organisées, charges– Liaisons, contraintes– Ressources – Ordonnancement, planification

4-JALONS Evénement significatif

Le QUOI– Structure hiérarchique– Base de l'organisation et de la coordination– Budgétisation, imputation, facturation– Responsabilités

2-OTP



La définition de projet

Elle pilote la numérotation du projetElle porte les dates clés du projet

Date de début et Date de fin du projet Elle porte les références de l’entité pilote du projet

Domaine d’activité (Délégation Régionale)Division (Unité)

Elle permet de typer le projetContrat avec ou sans encours, avec ou sans ajustement de CAOIP

Le statut de la définition de projet conditionne le statut de l’ensemble du projet




La structure OTP (Organigramme Technique de Projet)

Elle est constituée d’Eléments d’OTP (EOTP)Elle représente l’organisation opérationnelle et/ou financière du projetChaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes

Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisésCes coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet

Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelleDomaine d’activité (Délégation Régionale)Division (Unité)Centre de coût responsable (Unité)…

Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut




Les jalons

Ce sont des indicateurs permettant de déclencher des évènementsLes jalons de facturation permettent de créer automatiquement les échéances de

facturationLa facturation client est déclenchée par la confirmation des jalons.

Ce sont des indicateurs permettant de signaler des actions à réaliserLes jalons sont associés à des dates permettant de définir :

les dates prévisionnelles, les dates réviséesles dates réelles




Les projets dans BFC

Les projets sont utilisés pour :- Les Contrats à suivi individualisé, soumis à la comptabilisation à l’avancement

ou non- Les Autres Dépenses Opérationnelles des laboratoires- Les dépenses FMCAC des délégations régionales- Les Colloques suivis- Les Opérations d’Investissements Programmés- Les TGE - TGIR

Des modèles de structure ont été fournis par le projet. - Pour les contrats- Pour les Colloques- Pour les OIP

Ces modèles pilotent à la fois la structuration de l’OTP et les fonctionnalités autorisées par EOTP.




Les projets dans BFC


• LES CONTRATS• LES OIP

• LES COLLOQUES

• LES CONVOCATIONS DE L’AC

• Les Autres Dépenses Opérationnelles



Les principales relations entre données de base ;


ComptabilitéGénérale

ComptabilitéGénérale

ComptabilitéAnalytique

ComptabilitéAnalytique

ComptabilitéBudgétaire

ComptabilitéBudgétaire

Compte généralCompte général Nature comptable Primaire

Nature comptable Primaire

Elément d’OTPElément d’OTP

Centre de coûtsCentre de coûts

Compte BudgétaireCompte Budgétaire

Centre FinancierCentre Financier

Domaine fonctionnelDomaine fonctionnel

Domaine d’ ActivitéDomaine d’ Activité

Programme CBProgramme CB

Dérivation budgétaireDérivation budgétaire

Lien directLien direct








Les analyses


Sommaire


Les prévisions budgétaires (pré budgets)

Les versions de pré budgets

- Les versions de pré budgets permettent, dans l’absolu, de mémoriser dans le système des hypothèses de prévisions budgétaires élaborées par les responsables d’unités et/ou de projets.- Ces prévisions budgétaires concernent aussi bien les dépenses que les recettes.- Les versions de pré budgets sont créées par exercice. - Les états d’analyse permettent de comparer différentes versions de pré budgets. Il est ainsi possible de comparer différentes hypothèses d’un même exercice ou la même hypothèse d’un exercice à l’autre.- La saisie du pré budget se fait toujours :

- pour une version - pour un exercice - pour une période (pour la version XLA la période doit être égale à celle de la MEP correspondante)

- pour une destination analytique (EOTP dans BFC)

- pour une nature comptable




Les versions de pré budgets dans BFC

- La version « 0 » : Analyse comparative à posteriori :Le pré budget en version « 0 » est utilisé pour exprimer les prévisions budgétaires en

matière de dépenses et de recettes dans le cadre du suivi des contrats et des OIP.

Il permet au contrôleur de gestion d’un contrat de visualiser pour toutes les unités

concernées l’avancement des dépenses réelles (et engagées) par rapport au prévisions

faites en début d’exercice ou en début de contrat.

Pour les contrats avec ajustement de CA, le pré budget en version « 0 » est la base de

calcul du montant d’ajustement de CA à comptabiliser en fin trimestre..

Pour les opérations immobilières il correspond à l’expression des besoins en AE, puis

au montant des crédits en AE répartis pour les dépenses. Pour les recettes, il

correspond à l’expression des prévisions de recettes.

- La version « CP » : Analyse comparative à posteriori :Le pré budget en version « CP » est utilisé pour exprimer uniquement les prévisions

budgétaires en matière de dépenses dans le cadre des opérations

immobilières de type OIP.

Il correspond à l’expression des besoins en CP, puis au montant des crédits en CP

délégués




Les versions de pré budgets dans BFC

- La version « XLA » : Cohérence de l’interface XLAB de mise en place des crédits :

Le pré budget en version « XLA » est utilisé pour exprimer uniquement les prévisions

budgétaires en matière de dépenses.

Il est utilisé exclusivement pour toutes les opérations faisant l’objet d’un suivi

budgétaire (Programme CB) et analytique (EOTP).

Il permet de ventiler l’écriture budgétaire de mise en place de crédit (par unité et

programme CB) sur les différentes origines de crédits de la base XLAB

correspondantes (détail par code de gestion 1 = EOTP). Son existence est donc liée à

l’interface de mise en place des crédits dans les bases XLAB.









Les analyses


Sommaire


Les analyses

Différents types d’analyses dans BFC- Les analyses des postes individuels pour les centres de coûts ou les EOTP :

PI de type pré budget (CJI4 pour les EOTP)PI de type engagements de dépenses (KSB2 pour les centres de coûts et CJI5 pour les EOTP)PI de type réalisé (KSB1 pour les centres de coûts et CJI3 pour les EOTP)



Les analyses

Différents types d’analyses dans BFC- Les analyses comparatives pré budget / Engagé / Réalisé pour les centres de coûts ou les EOTP :

La partie gauche permet de naviguer dans les hiérarchies d’OTP ou de centres de coûtsLa partie droite affiche le résultat pour l’objet sélectionnéL’utilisation de groupe de NC permet de gérer des sous totaux









Les analyses


Sommaire










• Les analyses






Sommaire


Elaborer un coût complet

- des délégations régionales

- des unités de recherche

- des chercheurs

- des contrats et autres activités opérationnelles

Elaborer un compte de résultat

- du CNRS

- des délégations régionales

- des unités administratives et de recherche

- des contrats et autres activités opérationnelles

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture:Pourquoi










• Les analyses






Sommaire


Principes généraux

Le coût complet des chercheurs :

Le calcul du coût complet des chercheurs d’une unité met en regard les composantes du coût complet de cette unité et le nombre de chercheurs de cette même unité.

Définition du coût complet d’une unité de recherche :

- Ensemble des dépenses propres à l’unité

Dépenses liées à l’activité de recherche de l’unité

Dépenses propres aux bon fonctionnement de l’unité (entretien, énergie, personnel…)

- Quotte part des dépenses des unités administratives de rattachementunités administratives régionales

Unités administratives centrales

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture :Le suivi dans BFC (1/6)



Les dépenses propres à l’unités :

- Les dépenses liées à l’activité de rechercheLes dépenses de fonctionnement sur contrats suivis ou banalisés (imputations

primaires sur EOTP).

Les temps passés par les chercheurs sur les contrats de recherche (imputations

secondaires sur EOTP)- Les dépenses liées au bon fonctionnement de l’unité

Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux d’entretien, énergie,

gardiennage… (imputations primaires sur EOTP 9ADO de l’unité)

Les charges salariales (imputations primaires sur centre de coût « Paye »)

Les amortissements des immobilisations de l’unité (Imputations primaires sur centre de

coût)




Les dépenses des unités administratives de rattachement :

- Les dépenses des délégations régionalesLes dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux des unités constituant la

délégation régionale (imputations primaires sur centre de coût)

Les dépenses de frais de mission liées aux CAC (imputations primaires sur EOTP

FMCAC)


Les amortissements des immobilisations de la délégation (imputations primaires sur

centre de coût) - Les dépenses des unités administratives centrales

Les dépenses de fonctionnement liées aux frais généraux des unités administratives

centrales (imputations primaires sur centre de coût)


Les amortissements des immobilisations des unités administratives centrales

(imputations primaires sur centre de coût)




Construction du coût complet des unités

- Construction du coût complet des délégationsRépercuter les dépenses de FMCAC sur les centres de coûts des délégations

(Opération d’imputation)

Répercuter les dépenses des unités administratives centrales sur les centres de coûts

des délégations (Répartition globale)- Le coût complet des unités

Répercuter les dépenses des délégations sur les centres de coûts des unités de recherche,

(Répartition globale). Les dépenses ainsi répercutées tiennent compte des FMCAC et des

dépenses des unités administratives centrales.











• Les analyses






Sommaire



Les opérations analytiques (« flux secondaires ») permettent de transférer des charges (et/ou des recettes) d’un objet analytique vers un autre.

La gestion de ces transferts se fait par l’intermédiaire de natures comptables secondaires.

Les natures comptables secondaires :Elles ne correspondent pas aux comptes généraux.Elles sont porteuses à la fois du débit et du crédit et assurent par ce biais le rôle de véhicule entre un objet analytique émetteur et un récepteur.Elles permettent de tracer la nature de la dépense d’origine (personnel, FMCAC…) Elles représentent le niveau le plus fin de l’information pour les imputations secondaires.

Dans BFC, leur codification commence toujours par 9Les caractéristiques de ces natures comptables font qu’elles sont dédiées à une opération analytique particulière (saisie des temps, répartition globale…).Elles peuvent aussi être créées pour faciliter la saisie du pré budget.











• Les analyses






Sommaire



Différentes opérations analytiques permettent de générer ces écritures :

- Les opérations d’imputations permettant de déverser les EOTP sur d’autres objets

- Les répartitions globales, permettant de déverser des centres de coûts sur d’autres centres de coûts

- Les saisies d’activités permettant de transférer des coûts d’une centre de coût vers un autre objet par une déclaration de quantité

- La gestion de coûts additionnels permet de transférer des coûts des centres de coûts vers des EOTP

Les écritures analytiques présentent toujours les mêmes caractéristiques :

- Une et une seule nature comptable secondaire porteuse du débit et du crédit

- Un objet analytique émetteur des coûts transférés

- Un objet analytique récepteur des coûts transférés

- Comme pour les pièces comptables, ces écritures portent une date comptable et donc un exercice et une période.











• Les analyses






Sommaire


Les Opérations d’Imputation (FMCAC)

Définition des « Opérations d’Imputation »

- Elles permettent de générer des écritures analytiques de transfert de charges de 1 ou plusieurs EOTP(s) vers un ou plusieurs objet(s) récepteurs(s).

- Elles utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 921nnnnn ».

- Elles s’appuient sur des règles d’imputations librement définissables

- La périodicité d’exécution est mensuelle

Cas d’utilisation dans BFC :

- La gestion des FMCAC

Cas particulier d’utilisation dans BFC :

Ces opérations sont mises en œuvre mais non utilisées dans BFC pour 2 processus comptables :

- La gestion des encours de production pour certains contrats suivis

- La mise en immobilisation en cours des charges imputées sur des OIP dont la réalisation des travaux est gérée par le CNRS

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture :Les opérations analytiques (1/15)



La gestion des FMCAC :

- Les dépenses de missions dans le cadre des FMCAC sont imputées sur une structure OTP dédiée (9CACCNRS)

- Les EOTP se situent au croisement « Unité qui convoque / Délégation convoquée »

- Une règle d’imputation définie au niveau de l’EOTP permet de le relier au centre de coût dela délégation concernée





- La règle d’imputation est définie à partir :

• de bases d’origines permettant de définir les natures comptables de dépenses à prendre en compte pour calculer le montant à déverser

• de natures comptables secondaires (1 NCS par base d’origine) vecteur de l’écriture analytique

• de types d’objets analytiques récepteurs du montant imputé (1 récepteur par base d’origine)





- les écritures générées

permettent de visualiser la nature

comptable utilisée ainsi que l’EOTP

d’origine et le centre de coût.

- L’analyse du centre de

coût de la délégation permet donc

d’intégrer et d’isoler les coûts

provenant des FMCAC.











• Les analyses






Sommaire


Les Répartitions Globales

Définition des « Répartitions globales »

- Elles permettent de transférer tout ou partie des charges imputées sur un centre de coût vers un ou plusieurs centres de coûts « récepteurs ».

- Cette répartition s’appuie sur des règles de ventilation librement définissables et décrites dans des « Cycles de répartition ».

- Les écritures de transfert générées utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 942nnnnn ».

- La périodicité d’exécution de ces répartitions est mensuelle


- Répartition des dépenses des unités administratives centrales sur les Délégations régionales.

- Répartition des dépenses des unités administratives régionales sur les unités de recherche propres à la délégation émettrice.





La gestion des dépenses des unités administratives :

- Les dépenses de fonctionnement des unités administratives sont imputées sur des centres de coûts.

- La répartition de ces dépenses se fait en 2 temps :

1) Répartition des U.A.Centrales vers les DR

2) Répartition des DR vers les U. de recherche de la DR

- La seconde étape tient compte du résultat de la première, mais aussi de l’opération d’imputation des FMCAC.

- Les principes retenus sont les suivants :

Etape 1 : Répartition de la totalité des charges d’un centre émetteur via une seule nature comptable secondaire.

Etape 2 : Les règles de répartitions sont différentes pour :

Les dépenses propres à la délégation

Les dépenses de type FMCAC de la délégation

Les charges provenant de l’Etape 1




La gestion des dépenses des unités administratives centrales :




La gestion des dépenses des unités administratives régionales :




La clé de répartition :

Le poids budgétaire des unités réceptrice est défini comme clé de répartition des charges administratives.

Le poids budgétaire d’une unité correspond à la somme des dépenses réalisées par cette unité au cours de l’exercice précédent. Cette donnée est issue de l’analyse des centres financiers.

Les valeurs sont chargées dans BFC sous la forme dedonnées de type pré budget (version « RS ») d’un ratiostatistique « PDSBDG ».

Ce ration est déclaré au niveau des cycles de répartition .




- les écritures générées permettent de

visualiser la nature comptable utilisée

ainsi que le centre de coûts d’origine et

le centre de coûts récepteur.

- L’analyse du centre de coût de la

délégation permet donc d’intégrer et

d’isoler les coûts provenant des

FMCAC.











• Les analyses






Sommaire


La Saisie des Temps ou « Saisie d’Activités »

Définition des « Saisies d’Activités »

- Elles permettent d’exprimer une activité en quantité : temps passé, nbr de photocopies…

- L’unité d’œuvre de ces quantités est librement définissable.

- Ces quantités sont valorisées à partir d’un taux défini pour l’activité et l’unité (centre de coûts) fournisseur de cette activité.

- La saisie d’une activité en quantité, permet donc de créer des transferts de charges d’un centre de coût prestataire, vers un objet analytique consommateur de l’activité.

- La saisie de l’activité se fait à l’aide d’une donnée de base appelée « Type d’activité »

- Les écritures de transfert générées utilisent des natures comptables secondaires codifiées dans BFC « 943nnnnn ».

- La périodicité de ces saisies est variable.


- Saisie des temps chercheurs





Les « Types d’activités » :– Ils permettent de saisir des quantités valorisées.– Ils peuvent représenter un profil métier (concepteur, analyste…) ou technique (machine X ou moyen technique Y) dont « l’utilisation » est exprimée en quantité et pour lequel il est possible de définir un taux de valorisation.– Le taux de valorisation d’une activité est définie pour le couple.

Type d’activité – Centre de Coût d’appartenance de la ressource

– Un type d’activité est associé à une unité d’œuvre (heure, jour, unités, litre…) et à la nature comptable secondaire qui sera utilisée.




Principes :

- La grille de valorisation des temps chercheurs est modélisée dans BFC.

- Chaque grade est modélisé par un type d’activité :

- Les taux de valorisation sont chargées à partir de fichiers excel et sont mémorisés sont la forme de données de type pré budget version « 0 ») pour le couple centre de coût (de l’unité) – Type d’activité.

. - Le chargement des taux est indispensable pour la saisie des temps.





Principes de saisie :

- Différentes transactions permettent de saisir des temps dans SAP. Pour BFC, le choix s’est porté sur la saisie la plus simple.

Permet de choisir entre une saisie individuelle et une saisie sous forme de liste.

Les dates et la période sont

renseignées par défaut. Saisissez un texte d’en-tête pour la pièce (en référence au contrat concerné de préférence).

Saisissez la variante de saisie « Activité des chercheurs».

Renseignez les champs manuellement (centre émetteur, type d’activité, fonds, domaine fonctionnel émetteur, etc).

Double cliquez sur la ligne pour afficher les détails de la saisie.



- les écritures générées permettent de visualiser la nature comptable utilisée ainsi que le centre de

coûts d’origine et le centre de coûts récepteur.











• Les analyses






Sommaire


Les analyses propres aux opérations analytiquesImputations

- Liste des règles d’imputation

Suivi des flux secondaires ou opérations de clôture :Les analyses (1/5)


Les analyses propres aux opérations analytiques

Saisie des temps- Liste des types d’activités- Liste des taux de valorisation des temps chercheurs



Les analyses propres aux opérations analytiques

Répartitions globales- L’analyse financière des centres de coûts émetteurs, en fin de répartition permet de constater que ceux-ci sont entièrement soldés à la fin de la période clôturée.- Pour cela, un groupe de centre de coûts a été créé.



Les analyses propres aux opérations analytiquesRépartition globale

- Liste des poids budgétaires



Les analyses propres aux opérations analytiquesLe coût complet des chercheurs

- État préparatoire











• Les analyses






Sommaire










• Les analyses






Sommaire


Situation actuelle

Les coûts imputés sur contrats

- Achats directement liés à la réalisation du contrat

- Dépenses issues de missions effectuées dans le cadre de la réalisation du contrat

- Dépenses de personnel financées par le contrat

- Achats internes

Les coûts qui devraient déjà être imputés sur certains contrats :

- Temps passé par les chercheurs

Les coûts qui manquent :

- Une quotte part de tout ou partie des frais de fonctionnement des unités administratives du CNRS

Les évolutions potentielles de BFC :Le coût complet des contrats – Principes de mise en œuvre (1/5)


Axes d’évolution

Analyser et déployer la « Saisie des temps chercheurs »

La mise en œuvre de cette fonctionnalité, à minima sur les contrats Européens, est indispensable.

- La fonctionnalité actuelle n’est pas utilisée parce que :

Les DR n’ont pas l’information en temps voulu

L’information, lorsqu’elle est connue n’est pas jugée fiable

Les taux de valorisation ne sont pas complets et ne sont pas à jour

Il n’y a pas de volonté de faire appliquer ce suivi.

Le sujet est délicat…

- Comment améliorer les choses

Revoir le définition du besoin ,

Améliorer l’ergonomie en envisageant d’autres transactions

Sensibiliser et impliquer les différents acteurs

Mettre en place un suivi du respect des délais de saisie

Généraliser ce suivi à l’ensemble des contrats individualisés

Déporter la saisie dans les unités



Axes d’évolution

Revoir la gestion des « Achats internes »

- Cas d’emploi : Les achats internes concernent par exemple :

des locations de salles

des réservations de chambres dans les centres d’hébergement du CNRS

des prestations de reprographies

des achats internes de fluides.

…

- Gestion actuelle : Ces flux internes, correspondant à l’utilisation de moyens propres au CNRS sont gérés par des flux primaires de dépenses et de recettes.

Si ces achats internes sont actuellement correctement imputés sur les contrats, la contre partie en recette ne vient pas diminuer les dépenses primaire originelles. Celles-ci risquent donc, dans le schéma actuel, d’être prises en compte 2 fois.

Exemple : Un campus a une activité de location de chambres.Le centre de coûts du campus (Axxxx001) est imputé de 10 000 euros de coûts.L’unité vend à un labo de recherche une location de chambre pour 500 euros.Le labo enregistre un achat imputé sur contrat pour 500 eurosL’unité administrative enregistre une recette pour 500 euros sur son EOTP 9ADOxxxx.Le cycle de répartition des frais des unités administratives ne tient compte que des

charges sur centres de coûts (10 000 euros).



Axes d’évolution

Revoir la gestion des « Achats internes »

- Comment améliorer les choses : Une gestion « analytique » de tout ou partie de ces flux permet de tracer une partie de la répartition des coûts de fonctionnement des unités

administratives en fonction des prestations fournies aux autres unités, dans le cadre de la gestion de contrats ou non.

Exemple : Un campus a une activité de location de chambres.

La location d’une chambre pour x nuits, au titre d’un contrat, peut-être exprimée par une saisie d’activité permettant de quantifier et valoriser la prestation interne.

Cette prestation est alors vue comme une utilisation des ressources du CNRS et génère un transfert de charge de l’unité administrative vers le contrat.



Axes d’évolution

Affecter une quotte part des frais de fonctionnement « les coûts additionnels »

- Une fois utilisées toutes les techniques permettant de tracer au plus près de la réalité l’utilisation des ressources du CNRS dans le cadre des contrats :

Saisie des temps chercheurs, utilisation de moyens techniques, locations…

Il reste à définir qu’elles sont les charges de fonctionnement non encore affectées aux contrats et que l’on souhaite inclure dans le calcul du coût complet.

La technique permettant de calculer et d’affecter une quotte part de ces charges au niveau des contrats est celle des « Coûts Additionnels ».

Le principe de cette technique est le suivant :

La base de calcul se trouve dans les charges imputées sur le contrat

Il faut définir et appliquer un taux de majoration à cette base

Il faut indiquer une nature comptable secondaire et le centre de coût émetteur dans lequel on va puiser la charge











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Principes de mise en œuvre

Définition

- Le coût complet prévisionnel s’appuie sur les données de pré budget en lieu et place des données réelles.

- Les règles et les outils utilisés peuvent être les mêmes que ceux utilisés dans le cadre du coût complet réel.

Pré requis :

- Une gestion exhaustive et fiable des pré budgets (centres de coûts, contrats, 9ADO…)

Avantages :

- Il permet de faire des simulations de calcul de coûts complets en faisant varier des hypothèses de travail.

- Lorsqu’elles sont mémorisées, ces hypothèses permettent de les comparer avec l’exécution réelle.

Les évolutions potentielles de BFC :Le coût complet prévisionnel










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Principe de mise en œuvre

Définition

- Le compte de résultat d’un contrat est issu de la juxtaposition du coût complet d’un contrat et de ses recettes.

Pré requis :

- Imputer les recettes sur contrats

- Calculer le coût complet du contrat

Principe :

- L’analyse par OTP permet de mettre en regard les dépenses directes et indirectes d’un contrat et ces recettes.

- Cette analyse peut-être faite aussi bien sur la base des données réelles que sur celle des données de prévision budgétaire.

- Les critères de sélection des états d’analyses financières des OTP permettent aussi l’obtention d’un compte de résultat pour des ensemble de contrats.

Les évolutions potentielles de BFC :Le compte de résultat analytiques










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Formation Comptabilité Analytique– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Comptabilité analytique V1.0 Date : 22 et 23 septembre.

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