Chatwork有料プラン 管理者向け...Chatwork有料プラン 管理者向け ご契約直前直後の初期設定ガイド Chatwork株式会社 カスタマーサクセス部

Chatwork有料プラン 管理者向け

ご契約直前直後の初期設定ガイド

Chatwork株式会社カスタマーサクセス部

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本資料について本資料では、Chatworkの組織向け有料プラン（ビジネス/エンタープライズ）の社内浸透に必須な初期設定を具体的な手順とともに紹介しています。

本資料を見ながら初期設定をおこない、企業の成長を後押しするChatworkを体感ください！※スムーズな社内浸透のための目安：契約後1週間で初期設定完了

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

1．概要（p2〜p4）

● 導入浸透までの3つのステップ● 参考：2つの管理者権限の違い

2．ステップ1：アカウント配布準備（p5〜p11）

● 導入目的と文化にあった運用ルール例● ツール利用に関する運用ルール例● 他のコミュニケーションツールとの使い分け● ビジネスチャット「Chatwork」とは● 参考：グループチャットの命名ルール

3．ステップ2：ユーザー登録（p12〜p19）

● 導入プランとライセンス数の確認● 導入プランごとに利用できる各種機能

● 新規と既存アカウントの登録手順● ユーザー登録時の注意事項● アカウントリストの作成とインポート● 参考：チーム機能

4．ステップ3：社内運用（p20〜p28）

● 各決定事項の周知方法● アカウント配布時に必要なグループチャット● 利用ユーザー側の初期設定● 利用状況の確認● 参考：社外の方とやり取りするには● よくある質問（管理者向け）● よくある質問（ユーザー向け）● さいごに 2

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導入浸透までの3つのステップChatworkをスムーズに社内浸透いただくために、以下の3つのステップを推奨しています。

1. アカウント配布準備：アカウント配布時の伝達事項決め2. ユーザー登録：管理者側で社員のアカウントを発行3. 社内運用：社員へ各種決定事項を周知し、Chatworkを社内に浸透

アカウント配布準備 ユーザー登録 社内運用

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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参考：2つの管理者権限の違い管理画面を見れる管理者権限には2種類あり、権限の違いと利用できる機能は以下のとおりです。

1. 管理者：すべての管理機能を利用可能。組織内に1ユーザーのみ付与できます。

2. ユーザー管理者：一部の管理機能のみ利用可能。組織内の複数名に権限を付与できます。

権限 サービス管理

管理者

ユーザー管理者

権限なし

◯ ◯ ◯

セキュリティ管理

チャットログ管理

ユーザー管理

チーム管理

◯ ◯

◯ ◯× ×

× × × × ×

×

※サービス管理：契約内容の確認・変更・解約や、領収書・請求書の発行がおこなえます。※セキュリティ管理・チャットログ管理：エンタープライズプランのみ利用できます。

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

※エンタープライズのみ ※エンタープライズのみ

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ステップ1：アカウント配布準備をしよう！Chatworkのアカウントを社内に配布する際に、共有すると導入がスムーズに進む情報は以下です。

1. 導入目的：Chatworkを導入する目的2. 運用ルール：導入目的にあった運用ルール3. 他のツールとの違い：メールや電話など既存ツールとの違いや使い分け4. Chatworkとは：ビジネスチャット「Chatwork」の4つの機能

導入目的 Chatworkの機能説明運用ルール 他ツールとの

使い分け

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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導入目的と文化にあった運用ルール例Chatworkの導入目的を定め、会社の文化に合わせたルールを策定することで、導入初期の立ち上がりを高速化できます。

導入目的例 運用ルール例

情報共有の効率化・グループチャットの中で個人に発信する際は宛先を指定する（TO,REを使う）・発信に対して返信が不要なものには、「※返信不要」とつける・Chatworkの使用は原則、就業時間内のみ

コミュニケーション活性 ・仰々しくしないこと/堅苦しくしないことを意識する・やりとりの中では絵文字を活用する

会議時間の削減 ・会議で使う資料は前日までにグループチャットで共有する

部下のマネジメント ・各営業担当のグループには上司をマストで入れる・社内の業務連絡をダイレクトチャットでやり取りするのは禁止

海外拠点との連携・プロフィール画像は本人の写真を使用する・名前は外国籍のメンバーが読めるよう、日本語と英語を併記する（例）名前：山田 太郎（Taro Yamada）

顧問対応 ・顧客一社一グループチャットを原則とし、情報の共有を徹底・相談に対する最初の返事は、チャットでスムーズにやり取りをおこなう

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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ツール利用に関する運用ルール例全員で使い方を統一することで、認識齟齬なくChatwork運用がおこなえます。

カテゴリ 運用ルール例

プロフィール・端末設定

グループチャット

メッセージ送受信

タスク管理

Web会議

・誰のアカウントかわかるよう、プロフィール画像を設定する

・スマートフォンアプリを入れ、動作設定にて通知設定を設定する

・グループチャットのアイコンを設定する

・検索しやすいようにグループチャットの命名ルールを守る

・状況に合わせて絵文字を活用する

・仰々しくしないこと/堅苦しくしないことを意識する

・タスクを完了した際は「完了ボタン」を押す

・業務開始時に黒帯部分のタスクボタンからその日の業務を確認

・テキストで伝えきれない情報は、Web会議を併用する

・出張中などオフィスにいない時は、Web会議に参加する

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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他のコミュニケーションツールとの使い分け

ツール ツールの特徴

対面

電話

メール

SNS

ビジネスチャット

使い分け例

ニュアンスが伝えられる一方、日程調整や移動に時間がかかる 士気を上げるための面談

言葉で伝えられる一方、言った言わない問題になりがち

緊急性が高くすぐ確認したいやり取り

時間を気にせずやり取りできる一方、やり取りが仰々しい 社外への礼儀正しいやり取り

気軽にやり取りができるが、情報漏洩や乗っ取りのリスクがある

知人・友人とのプライベートなやり取り

時間を気にせず気軽にやり取りができる

普段からコミュニケーションが多い、社内外のやり取り

コミュニケーションの重要度や緊急度に合わせてツールを使い分けることで、より効率的なコミュニケーションができます。既存のツールとの使い分け例は、以下を参照ください。

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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ビジネスチャット「Chatwork」とはChatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

どのプランでも、以下の4つのメイン機能が使えます。

1. グループチャット2. タスク管理3. ファイル管理4. ビデオ通話

また、Chatworkは、大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準を満たしています。

機能は4つ！

・4つのメイン機能の詳細は、こちら・セキュリティについては、こちら

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参考：グループチャットの分け方組織ごと、顧客ごと、業務ごとにグループチャットを作成することをオススメしています。そうすることで、各グループチャットに情報が集約されます。

また、「勤怠報告チャット」や「日報チャット」、「雑談チャット」など、日々のちょっとしたことを共有するグループを作成することで、コミュニケーションがさらに活性化します。

例：他部門・顧客を含む分け方

営業本部全体

マーケ部

営業会議議事録

新規問い合わせ

来期戦略検討

マーケ&営業勉強会

株式会社〇〇様マーケ部 営業部 顧客

ＰＪ

組織・

業務

顧客

営業本部

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参考：グループチャットの命名ルールChatworkでは、グループチャット名とメッセージを検索できます。

そのため、あらかじめグループチャットの命名ルールを決めておくことで、検索精度が高まり、必要なチャットを探しやすくなったり、進捗状況をすぐに確認することができます。

・Chatwork社内の命名ルールは、こちら・グループチャットを消さずにとっておくことで、ナレッジデータベースとしても便利です

・グループチャットの命名ルール例何のためのグループかを統一して明記　-共有、運用、案件、社外、報告

例：[社外]〇〇様＆Chatwork　　[報告]月次売上　　[運用]メール配信相談

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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ステップ2：ユーザーを登録しよう！Chatworkは、導入プランや購入ライセンス数によってユーザー登録の手順が異なります。

そのため、まず管理画面からプランとライセンス数を確認し、利用するユーザーの登録を以下の手順で進めてください。ユーザー登録は、ユーザー管理権限を持っていればおこなえます。

導入プラン確認

ライセンス数確認

アカウントリスト作成

リストインポート

管理者（ユーザー管理者含む）のみがアクセスできる「管理画面」はこちら※管理画面は、Chatworkからもアクセスできます

×５

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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導入プランとライセンス数の確認管理画面から、導入プランや購入ライセンス数、購入ライセンス数のうちユーザー登録数など、契約内容にまつわる各種情報を確認できます。

ユーザー登録時には、プランごとに利用できる各種機能（※次ページ参照）を確認のうえ、登録を進めてください。

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

　 現在のユーザー数　 =ユーザー登録数

　 残りのライセンス数 　=購入ライセンス数の中で　　 使える残りのユーザー登録数

　 利用プラン 　=導入プラン

１

１

２

３

２

３

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導入プランごとに利用できる各種機能

プラン フリー ビジネス エンタープライズ

4つのメイン機能

アカウント管理

チーム機能

ログエクスポート

各種機能制限

◯ ◯ ◯

◯ ◯

◯

◯◯

◯

× ×× ×

×

×

エンタープライズプランのみ使える、各種機能制限については、こちらを参照ください

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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新規と既存アカウントの登録手順ユーザー登録するアカウントが新規かどうかによって、アカウント利用者の手順が異なります。※管理者の登録手順は同じです。1人ずつ追加または、CSVで一括登録できます。

利用開始招待メール確認

新規パスワード設定 ログイン

アップグレード招待メール確認

アップグレード承認 ログイン

新規の場合

既存の場合

管理者がユーザー登録をすると、自動で利用開始招待メールが届きます。メールに記載のURLをクリックし、パスワードを新規で設定のうえ、ログインください。ログインいただくと、組織契約として利用できます。

管理者がユーザー登録をすると、自動でアップグレード招待メールが届きます。メールに記載のURLをクリックし、アップグレード情報、注意事項を確認のうえ、同意ください。同意後、組織契約として利用できます。

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ユーザー登録の確認方法

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

既存ユーザーが組織下に移行を完了したかどうかは、管理画面のユーザーリストから確認できます。

登録が完了できていないユーザーは「未登録ユーザー」にリスト表示されます。招待メールを再送したい場合は、再送したいユーザーを選択のうえ、「登録依頼を再送」をクリックください。

・招待メールの再送手順の詳細は、こちら・間違ったメールアドレスでユーザーを追加したときの対応方法は、こちら

・招待されたユーザー側で登録を　完了する必要があります

ユーザーリストをインポートすれば、ユーザー登録が完了していると勘違いしてしまっているケースがあります。注意してください。

※コンタクト、グループチャットにてつながっているだけ　では、管理下ユーザーとはなっていません

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ユーザー登録時の注意事項ユーザー登録時には、下記の注意事項を確認のうえ、登録手順を進めてください。

1. アップグレード時には、データを引き継げますフリー（またはパーソナル）→ビジネス→エンタープライズとプランをアップグレードする際には、データを引き継いだ状態でプランを変更することができます。

2. ダウングレードはできません既存のプランを解約のうえ、新規でプラン申し込みとなります。そのため、既存のプランで使っていたデータは引き継ぐことができません。なお、新規アカウントで過去に参加していたグループチャットに再度参加することで、過去ログの閲覧が可能です。※グループチャット参加者が、全メンバー解約となったチャットには再度参加できません。

3. 新規と既存のアカウントでユーザー側の登録手順が異なります管理者側でユーザーを登録する際、新規でアカウントを発行するのか、いままで個人で使っていたアカウントをアップグレードして組織の契約に紐付けるのかによって登録手順が異なります。※管理者の登録手順は同じです

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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アカウントリストの作成とインポートユーザー登録は、一度に登録するライセンス数によって手順が異なります。

1. 1人ずつ登録：管理画面の「ユーザー追加」から登録情報を入力

2. 複数名を一括登録：管理画面の「一括インポート」からCSVをアップロード

　　　　　　　　　　　 ※CSVフォーマットは管理画面からダウンロードできます

一括インポートに関する詳細は、こちら※新規アカウントと既存アカウントを一括でインポートできます

・CSVフォーマットについてテンプレートの1行目（利用者名）と2行目（メールアドレス）は必須の情報です。3行目以降は、任意で記載ください。

部署名まで入れていただくとチーム機能を利用の際、設定がラクになります。

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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参考：チーム機能チーム機能は、組織内のアカウントをチームごとに管理ができる機能です。設定することで、グループチャット作成時にチーム単位でメンバーを選ぶことができます。

チーム機能に関する詳細は、こちら

管理画面のチーム管理から部署ごとにチームリストを作成

グループチャット作成時にメンバーをチームごとに選択可能

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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ステップ３：社内運用をはじめよう！

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

ユーザー登録と発行アカウント配布準備が終わったら、ついに社内運用です！社内運用をスムーズにおこなうためには、以下の手順で社内運用を進めてください。

1. アカウント配布時に各種決定事項の周知：ステップ2までに決めた事項の周知

2. グループチャット作成：アカウント配布後に使うグループチャットの作成

3. ユーザー別の初期設定依頼：プロフィール写真の設定などの個別の初期設定を依頼

4. 社内の利用状況確認：グループチャットや管理画面から利用状況を確認

各種決定事項の周知

ユーザー別初期設定

利用状況の確認

グループチャット作成

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アカウント配布時に各種決定事項の周知

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

Chatworkはコミュニケーションツールなので、全利用ユーザーに各種事項を理解してもらう必要があります。ステップ2までに決めた導入目的や運用ルール、既存ツールとの使い分けなどを、アカウントを配布する際に、メンバーに周知しましょう。

周知の際は、企業の文化や慣習に合わせて、会議で直接伝えたり、かんたんな操作説明会を開催したりすると社内浸透がスムーズになります。また、複数拠点、複数部署でChatworkを導入する場合、各拠点に1〜2名など、導入推進担当者を複数名設けるのが効果的です。

各種決定事項の周知方法の例

・会議で顔を見て、導入目的や運用ルールを伝える・かんたんな操作説明会を開催して、実際に触ってみる・自社に合わせた導入マニュアルを作成し、メールで案内する・各拠点に導入推進者を設け、複数拠点で同時に周知をする・経営陣やキーマンだけ集め、導入意義を伝える

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アカウント配布後に必要なグループチャットアカウント配布後に使うグループチャットは、以下の3つを最低限作成して、グループチャットでのやり取りをはじめましょう。アカウント登録時に、チーム機能を設定しておくと、グループチャットを作成する際、チーム単位でメンバーを追加することができます。

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

グループチャット名の例 グループチャットの役割・活用方法

[全社]報連相チャット ・全社員を入れたグループチャット・全社への連絡事項のやり取りなどで活用

[運用]アンケート・タスク専用チャット【ミュート推奨】

・タスク専用のグループチャット・利用ユーザーへの初期設定の依頼時など、タスクを振りたい時に利用・タスク完了通知が多い場合は、適宜ミュート機能（※）を利用

[運用]Chatwork使い方練習チャット・Chatwork利用練習用のグループチャット・操作をしたことがない方々の操作練習や、使い方について不明点や　疑問点があれば、社内で相談するために活用

・グループチャットの作成方法は、こちら・グループチャット作成後にメンバーを追加する方法は、こちら・グループチャットでは、新しいメッセージを未読として表示しない、　「ミュート機能」を利用することができます。利用方法は、こちら

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利用ユーザー側の初期設定前項で作成したタスク専用のグループチャットで「プロフィール写真の設定とスマートフォンアプリをダウンロードしたら、タスクを完了させてください」と、Chatworkを利用するメンバー全員にタスクを振ってください。

アプリをダウンロードして通知設定

プロフィール写真の設定方法は こちら、Chatworkのアプリダウンロードは こちら

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

プロフィール写真でやり取りを円滑に

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利用状況の確認管理画面の利用状況や、タスクの完了状況を見て、アカウントを配布した全員が問題なく使えているか管理者側で確認をしましょう。

管理者画面のユーザーリストから、アカウントごとの「最終ログイン日時」、「ファイル使用量(MB)」、「メッセージ使用量(Bytes)」などの利用状況ををcsvで吐き出すことができます。

管理者画面から利用状況を確認 タスク専用のグループチャットで確認

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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参考：社外の方とやり取りするにはChatworkは、社内だけでなく、社外の方とのコミュニケーションにも使えます。

左上の「＋」ボタン＞「コンタクトを追加」より申請→承認することで、社外の方と1対1のダイレクトチャットが使えます。

複数人が含まれるグループチャットを作成するには、左上の「＋」ボタン＞「グループチャットを新規作成」より、コンタクトがつながっている社外のメンバーを選択することで、作成できます。

・コンタクト追加（申請）の手順は、こちら・コンタクト承認の手順は、こちら・グループチャットの作成方法は、こちら

また、組織外のユーザーとのやり取りの制限は、エンタープライズプランで対応しております。

詳細は、以下を参照ください

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

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よくある質問（管理者向け）

1. ユーザーの利用状況の確認方法：ユーザー管理画面より登録されている組織内アカウントの各種項目を確認できます。【項目例】 名前、メールアドレス、最終ログイン日時、使用ファイル容量、使用メッセージ容量参考URL：ビジネスプランで管理下ユーザーの利用状況を確認できますか？

2. 管理画面からユーザーを削除する方法：管理画面の「ユーザーリスト」より、ユーザーを削除できます。※一度ユーザーを削除すると、削除したデータを復元することはできません。参考URL：ユーザーを削除する、組織契約のユーザーを削除するとどうなりますか？

3. アップグレードする方法：代表者（管理者）の方が、組織契約に申し込み後、管理下にユーザーを招待することでプランをアップグレードできます。参考URL：ビジネスプラン/エンタープライズプランへのアップグレード、プラン変更のお手続き・ご利用料金について

4. プラン変更時のデータに関して：アップグレード後は現在の利用データをそのまま使用できます。参考URL：プラン変更時にデータは引き継がれますか？、ダウングレード、プラン変更できますか？

使い分け例

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よくある質問（ユーザー向け）

概要→アカウント配布準備→ユーザー登録→社内運用

1. 機能や操作方法について調べたい：サポートページでは、よくある質問や各種機能の操作方法を検索できます。参考URL：サポートページ、ご利用ガイド、よくある質問一覧

2. 各デバイスごとの操作マニュアルをダウンロードしたい：使い方や各種設定方法については、利用環境に合わせた「ご利用ガイド」を確認ください。参考URL：Chatworkマニュアル一覧（PDFダウンロード）

3. Chatwork株式会社に直接問い合わせをしたい：お問い合わせは下記URLにアクセスし、ページ下部の「お問い合わせフォーム」より問い合わせてください。

参考URL：フォームでのお問い合わせ 　

4. 2段階認証の認証コードが届かない：Chatworkでは第三者による不正ログインのリスクを低減する2段階認証設定ができます。参考URL：2段階認証の設定方法について

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さいごに

このたびは、Chatworkを導入いただき、ありがとうございます。

Chatworkは、自社のコミュニケーションを改善する社内向けのツールとして2011年3月に生まれ、導入企業の皆さまに支えていただきながら、国内外へと拡がり続けています。

ITに詳しい人もそうでない人も、業界業種、性別年齢も関係なく、世界中のあらゆる人に一歩先の働き方を届けたい。二歩先でも三歩先でもなく、誰もが安心して足を踏み出せる「一歩先」を常に提供するからこそ、世の中の働き方をアップデートし続けることができると考えています。

「すべての人に、一歩先の働き方を」実現するために、今後もチャレンジし続けていきます。

コーポレートミッション「働くをもっと楽しく、創造的に」Chatwork株式会社

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