Ce document est la propriété de la société ADN et ne peut être reproduit et communiqué sans son autorisation.

Windows SharePoint Services

PORTAIL AFIS – FORMATION UTILISATEUR AVANCÉE

Ce document est la propriété de la société ADN et ne peut être reproduit et communiqué sans son autorisation

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Sommaire

Introduction aux sites, bibliothèques et listes Gestion des sites

Navigation et arborescence des sites Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des

droits Personnalisation des sites : Modification des pages

Gestion des bibliothèques et listes Revue des différents types Versioning et approbation des documents Gestion des accès et héritage des droits

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Gestion des bibliothèques et listes Revue des différents types Versioning et approbation des documents Gestion des accès et héritage des droits

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Introduction aux sites, bibliothèques et listes

Solution de portail collaboratif par Microsoft

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C.T.

Adhérents

DocumentsCalendrier

Listes

Recherche

Blog, Wiki, Enquête, …

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Introduction aux sites, bibliothèques et listes

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Site Site d’équipe Espace de travail Microsoft Office Project Espace de travail de réunion Centre de recherche

Groupe de pages interconnectées

Emplacement du site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de

l'équipe.

Collection d'informations que vous partagez avec les membres

de votre équipe.

Bibliothèque Documents Images Diapositives Pages

Liste Annonces Contacts Calendrier Tâches Enquêtes

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Gestion des bibliothèques et listes Revue des différents types Gestion des accès et héritage des droits Versioning et approbation des documents

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Gestion des sites

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Navigation et arborescence des sites

www.afis.fr

CA/CT

Site Parent

Sous-sites

Bibliothèques et listes

IS

Documents Calendrier CalendrierDocuments

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Gestion des sites

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Eléments de navigation personnalisables Barre de liens supérieure

permet aux utilisateurs de votre site d'accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d'onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site.

Barre de lancement rapide liens vers les listes les bibliothèques du site les sous-sites du site actif les Personnes et groupes.

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Gestion des sites

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Pour personnaliser la barre de liens supérieure: Actions du site > Paramètres du site Dans la colonne Aspect, cliquez sur Barre de liens

supérieure. Effectuez l'une des actions suivantes :

Pour créer des liens personnalisés pour le site, cliquez sur Arrêter l'héritage des liens.

Pour utiliser les mêmes liens que le site parent, cliquez sur Utiliser les liens du site parent .

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Si vous stoppez l’héritage, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des liens

L’ordre des liens peut aussi être changé.

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Pour personnaliser la barre de lancement rapide: Actions du site > Paramètres du site Dans la colonne Aspect, cliquez sur Lancement

rapide Vous pouvez ajouter un lien, le modifier ou le

supprimer. Vous pouvez aussi changer l’ordre des liens.

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Eléments de navigation non personnalisables Corbeille Afficher tout le contenu du site Barre de contenu Breadcrumb

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Démo

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5 niveaux d'autorisation par défaut En tant que propriétaire de site, vous pouvez

choisir les autorisations à associer aux niveaux d'autorisation (à l'exception des niveaux d'autorisation Accès limité et Contrôle total) ou ajouter de nouveaux niveaux d'autorisation pour combiner différents jeux d'autorisations.

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Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits

Gestion des sites

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Gestion des sites

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Contrôle total Ce niveau d'autorisation contient toutes les autorisations. Il est accordé au groupe SharePoint Propriétaires Nom du site, par défaut. Ce niveau d'autorisation ne peut être ni personnalisé ni supprimé.

Création Permet de créer des listes et des bibliothèques de documents, de modifier des pages et d'appliquer des thèmes, des bordures et des feuilles de style dans un site Web. Aucun groupe SharePoint n'est associé à ce niveau d'autorisation par défaut.

Collaboration Permet d'ajouter, modifier et supprimer des éléments dans des listes et des bibliothèques de documents existantes. Niveau affecté par défaut au groupe SharePoint Membres Nom du site.

Lecture Accorde l'accès en lecture seule au site Web. Les utilisateurs et les groupes SharePoint associés à ce niveau d'autorisation peuvent afficher des éléments et des pages, ouvrir des éléments et des documents. Niveau affecté par défaut au groupe SharePoint Visiteurs Nom du site.

Accès limité Ce niveau d'autorisation est conçu pour être combiné avec des autorisations affinées afin d'accorder aux utilisateurs l'accès à une liste, une bibliothèque de documents, un élément ou un document spécifique, sans qu'il soit nécessaire de leur accorder l'accès à tout le site. Cependant, pour accéder à une liste ou à une bibliothèque par exemple, un utilisateur doit être autorisé à ouvrir le site Web parent et à lire les données partagées telles que le thème et les barres de navigation du site Web. Le niveau d'autorisation Accès limité ne peut être ni personnalisé, ni supprimé.

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Gestion des sites

A la création d’un site, 3 groupes sont créés. Stratégie sur le site AFIS:

Groupe Propriétaires du site Responsables(s) CT

Groupes Membres du site Correspond au groupe du CT créé à la racine du site

Groupes Visiteurs du site vide

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Gestion des sites

Groupes gérés par Sylvie

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• CTIVVQ -> Correspond au groupe Membres du site dans le site CTIVVQ• CTMBSE • CTMI• CTPG • CTSMS • CA • Contacts • CT3SAI• CTFC • CTFH • CTTE • Chapitre Toulouse Midi-Pyrénées • GP_Services_Au_Profit_des_SDS

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www.afis.fr

Groupe CTIVVQGroupe CTPG

Groupe CTMBSEGroupe CTFC

Site CTFC Site CTMBSE Site CTIVVQSite CTPG

Sous-sites

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Gestion des sites

Les niveaux d’autorisation permettent d’avoir des autorisations personnalisés pour l’ensemble du site: Autorisation Membre Normal Autorisation Responsable CT et rubrique

Actions du site > Paramètres > Autorisations avancées > Paramètres > Niveaux d’autorisation

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Gestion des sites

Démo: Création d’un niveau d’autorisation Modification d’un niveau d’autorisation

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Gestion des sites

L’héritage au niveau « site » n’est tellement visible.

L’ensemble des utilisateurs d’un site héritent des droits auxquels ils sont affectés et peuvent accéder aux bibliothèques et listes du site suivant le niveau d’accès.

Nous verrons dans le dernier chapitre comment rompre cet héritage.

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Gestion des sites

Composée de Zone de composant WebPart Un composant WebPart est une unité

d'informations modulaire qui crée les blocs de construction de base d'une page de composants WebPart.

Chaque composant comporte Un titre Un menu Un corps

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Personnalisation des sites : Modification des pages

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Gestion des sites

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Zones de composants Webpart Webpartsex: liste News, liste Evenements

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Gestion des sites

Différents composants WebPart: Éditeur de contenu

Permet d’ajouter du texte, des tables, des liens hypertexte et des images

Image Permet d’ajouter une image ou un graphique On peut contrôler l'alignement vertical et horizontal

et la couleur d'arrière-plan de l'image Affichage de liste

Permet d’afficher et de modifier les données d'une liste ou d'une bibliothèque sur le site

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Gestion des sites

Pour ajouter une page Créer une bibliothèque pour stocker les pages Créer une page : Actions du site > Paramètres du

site > Bibliothèques et listes du site > Créer un nouveau contenu > Pages de composants WebPart

Donner un nom à la page Choisir un modèle Sélectionnez le bibliothèque précédemment créée

comme emplacement d'enregistrement Cliquer sur Ok

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Gestion des sites

Pour modifier une page, Aller sur la page et cliquer sur Actions du site > Modifier la page.

On distingue les zones de WebPart Cliquer sur Ajouter un nouvel WebPart dans la

zone concernée et choisir un Webpart dans la liste.

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Gestion des sites

Démo Création de page Modification de la page

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Gestion des bibliothèques et listes

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Revue des différents types

Bibliothèques Listes Autres contenus

Documents Annonces Enquêtes

Formulaires Contacts Forum de discussion

Images Liens

Calendrier

Tâches

Liste personnalisée Liste personnalisée en mode Feuille de données

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Création d’une bibliothèque/liste : Sur le site concerné, aller sur Actions du site > Paramètres du

site > Modifier tous les paramètres du site. Sous Administration du site, Cliquer sur Bibliothèques et

listes du site. Cliquer sur Créer un nouveau contenu. Choisir le type

Paramétrage Paramètres > Paramètres - liste. Modifier les paramètres généraux, l’affichage,

les colonnes, les autorisations, le modèle de document…

Revue des différents types

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Les bibliothèques héritent des niveaux d’accès définis au niveau du site parent.

Cet héritage peut être rompu pour donner des droits spécifiques.

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Gestion des accès et héritage des droits

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ionGestion des bibliothèques et listes

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Bibliothèque

Site

Dossier Fichier

Bibliothèque

Dossier Fichier

Dossier Fichier

Dossier Fichier

SylvieCédric

SylvieCédric

SylvieCédric

SylvieCédric

Sylvie

Sylvie

Sylvie Sylvie

CédricGauthierMarie

Gauthier Gauthier

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L’héritage peut donc être rompu au niveau: D’un sous site D’une bibliothèque ou d’une liste D’un dossier D’un fichier

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Pour rompre l’héritage et donner des droits personnalisés: Au niveau de la bibliothèque/liste

Paramètres > Paramètres – [Type] > Autorisations pour [Type] > Actions > Modifier les autorisations

Cette action copie les autorisations existantes et rompt l’héritage.

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Le versioning peut être activé sur les bibliothèques et listes Pour les listes, on ne peut avoir que des versions

principales.

L’approbation peut être activé sur les bibliothèques et listes Exception: Images

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Versioning et approbation des documents

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L’approbation peut couplée au versioning .

Versions principales = Documents approuvées

Versions secondaires = Documents Brouillon, En attente ou rejetés

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Pour activer le versioning et l’approbation: Aller sur la bibliothèque ou la liste concernée

Paramètres > Paramètres – [Type] > Paramètres de contrôle de version

Activer le bouton Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ?

Dans Document - Historique des versions, spécifiez s’il faut créer des versions secondaires et s’il faut limiter le nombre de versions

Dans Sécurité des éléments de brouillon, indiquez les utilisateurs qui peuvent voir les éléments brouillons.

Dans Exiger l’extraction, indiquez si les utilisateurs doivent obligatoirement verrouiller le document avant de le modifier.

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Fonctionnement : Un adhérent dépose un document. Le document passe

en état Brouillon, version 0.1. Il effectue des modifications tous les jours, la version

s’incrémente. Version 0.x Le document est finalisé et il souhaite le faire approuver. Il pointe sur le document, ouvre le menu contextuel et

clique sur Publier une version principale. Le responsable(qui dispose du droit d’approbation) peut

alors aller sur le document et l’approuver ou le rejeter. Le document approuvé a la version 1.0.

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Pour voir l’historique d’un fichier Pointer sur le fichier, ouvrir le menu et cliquer sur

Historique des versions. Les versions sont numérotées et listées en ordre

inverse, la version la plus récente en premier.

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Démo Activer le versioning et l’approbation Déposer un document L’approuver Système des alertes

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The End

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