BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS CC03 Organização, Sistemas e Métodos Profa. Rachel de Camargo
BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEISCC03Organização, Sistemas e Métodos
Profa. Rachel de Camargo
AULA 2SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Introdução aos sistemas administrativos: Produtividade; Divisão do trabalho; Principais formas de organização do trabalho; Sistemas e seus aspectos.
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RECORDANDO ...
ORGANIZAÇÃO: Conjunto de pessoas, movidas por um objetivo
comum ou compartilhado, que estabelecem entre si relacionamentos de autoridade e responsabilidade.
Toda ORGANIZAÇÃO, independente de seu objetivo, mobiliza recursos: Humanos Financeiros Materiais Tecnológicos
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ORGANIZAÇÃO
PESSOAS
DINHEIRO
MATERIAL
TECNOLOGIA
RECORDANDO ...
ADMINISTRAÇÃO pode ser entendida como o trabalho de integrar e gerir recursos materiais, humanos, financeiros e tecnológicos em prol do objetivo organizacional.
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A medida de desempenho
de uma organizaçãoestá relacionada à sua
ADMINISTRAÇÃO.
PRODUTIVIDADE
Identificar o nível de produtividade de uma organização envolve entender algumas medidas de desempenho: EFICIÊNCIA – é eficiente a organização que integra e
gerencia suas atividades da maneira tecnicamente correta.
EFICÁCIA – é eficaz a organização que atinge seus objetivos no menor prazo possível.
EFETIVIDADE – é efetiva a organização que reúne as características de eficiência e eficácia em sua gestão.
ECONOMICIDADE – a economicidade, mais relacionada às organizações empresariais, é um critério que reúne a efetividade ao alcance da efetividade utilizado de forma racional os recursos disponíveis.
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PRODUTIVIDADE
Em busca da Economicidade as organizações vêm cada vez mais adotando práticas de Responsabilidade Social / Sustentabilidade ...
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VIVENCIANDO ... O QUE PODEMOS DIZER A RESPEITO DA
PRODUTIVIDADE DESSAS ORGANIZAÇÕES?
A turma deverá se dividir em 2 grupos. O grupo 1 estudará o Caso TAEQ Pão de Açúcar; O grupo 2 estudará o Caso Garantia de Origem Carrefour.
Ao final de 20 minutos cada grupo deverá apresentar à turma : Uma síntese sobre o caso; Os objetivos declarados X reais que motivaram a
organização no sentido de adotar a sustentabilidade / responsabilidade social;
Qual o impacto esperado das ações adotadas por essas empresas sobre a produtividade?
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FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO Segundo Henry Fayol, um dos precursores da
Administração Científica, cabe ao Administrador executar as seguintes funções:
Planejamento: significa definir as metas de uma organização, estabelecer uma estratégia geral para alcançá-las e desenvolver planos abrangentes para integrar e coordenar atividades.
Organização: abrange a determinação das tarefas que serão realizadas, quem irá executá-las, como agrupá-las, quem se reportará a quem e quem tomará as decisões.
Liderança: significa motivar e orientar os empregados, e comunicar-se e solucionar conflitos.
Controle: abrange monitorar desempenho, comparar os resultados com as metas e fazer correções. 8
Aqu
i se
conc
entr
a o
trab
alho
de
O&M
DIVISÃO DO TRABALHO
“Departamentalização é uma forma
sistematizada de agrupar atividades em frações organizacionais definidas seguindo um determinado critério,
visando à melhor adequação da
estrutura organizacional e sua dinâmica de ação”.
ARAUJO, 20069
PRESIDÊNCIA
FINANÇASPRODUÇÃO
RH
VENDAS
DEPARTAMENTALIZAÇÃO Existem várias formas de dividir o trabalho em uma organização. A
escolha do formato ideal é diretamente dependente do mercado em que se atua, da contingência vivida pelo negócio, da tecnologia empregada etc.
Algumas opções são:
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TIPO CARACTERÍSTICAS
Por área geográfica
Ideal para negócios de abrangência ampla, em que se torna imprescindível conhecer as peculiaridades de cada região. Embora prime pela descentralização das decisões, pode correr o risco de enfraquecer a cultura organizacional e estabelecer níveis distintos de serviço em cada uma das unidades.
Por clientes Faz sentido quando se atingem clientes diferenciados com produtos e serviços distintos. É uma tendência, por exemplo, em bancos e lojas de departamentos.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
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TIPO CARACTERÍSTICAS
Por produto / serviço
Em geral é escolhida por organizações que atuam em segmentos bem distintos, em que as dinâmicas de negócio para cada produto / serviço não se assemelham.
Por função Adotada pela maioria das organizações em nível mundial, prima pela divisão do trabalho por especialidade. É o mais antigo tipo de divisão do trabalho.
Por processo Tendência atual de departamentalização, consiste em dividir a execução do trabalho em partes menores, garantindo uma integração entre especialidades e tornando o negócio mais ágil.
VISÃO FUNCIONAL XVISÃO PROCESSUAL
A visão funcional (ou tradicional) do negócio prima por aproveitar ao máximo a especialização do trabalho. Garante ainda a padronização de atividades e processos, descentralizando tarefas e centralizando as decisões.
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Organização
Necessidades doCliente
Satisfaçãodo
Cliente
DepartamentoA
DepartamentoB
DepartamentoC
VISÃO FUNCIONAL XVISÃO PROCESSUAL
A visão processual do negócio garante maior agilidade às tomadas de decisão, uma vez que entende o ciclo produtivo como um sistema, concentrando-se na agregação de valor verificada em cada uma das etapas do processo produtivo.
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Organização
Departamentos
A B C D
Processos
1
2
ENTRADAS SAÍDAS
Fluxo de Agregação de Valor
VIVENCIANDO ... Apresentamos a seguir a estrutura organizacional da
EMBRAPA. Em seguida, assista ao vídeo institucional divulgado por ela e responda: Que tipo de departamentalização essa estrutura representa?
A EMBRAPA utilizou, em sua opinião, a melhor forma de departamentalização, levando em consideração seu tipo de atividade?
Você teria alguma sugestão, em termos de estrutura organizacional, para melhorar a capacidade de resposta ao mercado por parte da EMBRAPA? Exemplifique.
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EMBRAPA: ESTRUTURA
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EMBRAPA: INSTITUCIONAL
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DESENHANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Uma vez escolhido o tipo de departamentalização mais adequado ao negócio, é preciso representar a estrutura organizacional.
Existem diversas formas de representação gráfica. A estrutura organizacional nos diz muito sobre a cultura da empresa, sobre o modo como as decisões são tomadas e até mesmo sobre que valores e crenças norteiam aquele negócio em especial.
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EFICIÊNCIA OU FLEXIBILIDADE?
Muito embora existam diversas formas de representar uma estrutura organizacional, nos concentraremos em estudar as mais populares:
18MECANICISTA
ORGÂNICA
MECANICISTA X ORGÂNICA
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MECANICISTA ORGÂNICA
•Rígida e estritamente controlada, a estrutura Mecanicista valoriza a especialização do trabalho e a visão funcional do negócio.•As decisões são
centralizadas e a hierarquia supervalorizada.•Dificulta a interação entre
os diversos departamentos, tornando a comunicação difícil e burocratizada.•É a opção encontrada por
empresas que desejam padronização, e onde a criatividade não é considerada importante.
•Fluida e flexível, a estrutura orgânica não valoriza a hierarquia, prevendo interação constante entre as diversas áreas funcionais.•Prevê decisões
compartilhadas, times heterogêneos e estimula a comunicação e a criatividade no negócio.•É a opção encontrada por
empresas de pequeno porte que desejam estabelecer seu diferencial através da inovação, ou da resposta rápida às constantes mudanças de mercado.
ESTRUTURA MATRICIAL
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ESTRUTURA MATRICIAL
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MATRICIAL
•A fim de suprir as necessidades de um mundo globalizado, onde projetos são constantes e os processos precisam funcionar de forma a não representar “surpresas” para a organização, a estrutura matricial alinha elementos mecanicistas e orgânicos, sendo assim a estrutura mais representativa de um olhar processual sobre o negócio.•É adotada por empresas de consultoria, serviços e projetos, e
apresenta-se como tendência para organizações de grande porte que necessitam flexibilizar suas ações e responder mais rapidamente às demandas de mercado.
PROJETOSX
PROCESSOS
TEORIA DOS SISTEMAS
“Um sistema pode ser entendido como um conjunto de partes, interagentes e interdependentes que,
conjuntamente, forma um todo unitário executando determinada função.”
Rebouças, Sistemas de Informação Gerencial
Função básica de um sistema:
Converter seus insumos (materiais, energia, trabalho, informações retiradas de seu ambiente) em produtos (bens, serviços, informações) de natureza qualitativa diferente de seus insumos.
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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DE UM SISTEMA
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Entrada
Feedback
SaídaProcesso
ONDE ...
Objetivo – O propósito geral da existência do sistema; sua razão de ser; sua missão.
Entrada – A energia e insumos transformados pelo sistema.
Processos – atividades ordenadas, executadas a partir de um conjunto de entradas (inputs) e que resultarão em saídas (outputs) de maior valor agregado.
Saída – O produto ou serviço resultante do processo de transformação do sistema.
Feedback – Informações sistemáticas sobre algum aspecto do sistema, que possam ser utilizadas para avaliar e monitorá-lo, de modo a melhorar seu desempenho.
Controle – As atividades e processos usados para avaliar as entradas, processamentos e saídas, de modo a permitir as ações corretivas.
Ambiente – Conjunto de características e situações que influenciam e são influenciadas pelo comportamento do sistema.
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Mapear, modelar, analisar e melhorar
processos é o trabalho do Analista de O&M
CARACTERÍSTICAS DOS SISTEMAS
Sinergia - as partes de um sistema podem interagir para gerar algo maior, o que as partes não conseguiriam fazer ou atingir se trabalhando isoladamente.
Homeostase - busca do equilíbrio; se alguma parte vai mal, outras que estão melhor podem manter o equilíbrio.
Entropia - tendência dos sistemas de perderem sua energia, sua vitalidade e dissolver-se no caos, ao longo do tempo.
Entropia negativa - tendência do sistema de desenvolver ordem e energia ao longo do tempo; de manter-se em funcionamento.
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CLASSIFICANDO OS SISTEMAS
Quanto ao ambiente Abertos x Fechados
Quanto a complexidade Simples x Complexos
Quanto a mudança Estáveis x Dinâmicos
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Quanto a adaptação Adaptáveis x Não
Adaptáveis
Quanto a duração Permanentes x
Temporários
A empresa pode ser considerada, na maioria dos casos, como um sistema
aberto, adaptável,permanente, complexo e bastante
dinâmico.
VIVENCIANDO ... Utilizando a representação gráfica de sistemas
desenhe e descreva cada um dos componentes sistêmicos das situações abaixo apresentadas:
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PEPSICO BRASIL
Funcionamento do departamento de produção.
SUPERMERCADOS RONDELLI
Funcionamento da rotina de Caixa.
LUMINÁRIAS PREMIER
Funcionamento da empresa: negócio de médio porte cuja missão é comprar luminárias importadas para revender aos lojistas da região sudeste.
SADIA
Funcionamento do setor responsável pela definição das rotas dos caminhões, que está ligado ao departamento de Logística.