Page 1
CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Media Pengajaran Adminidtrasi Perkantoran Berbasis TIK
Yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si
Oleh
Yuni Nur Kholifah 140412603166
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
April 2016
Page 2
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)
Nama Sekolah : SMK 2 GRESIK
Mata Pelajaran : KEARSIPAN
Kelas / Smester : X / II
Jumlah Pertemuan : 1 JP X 45 menit
A. KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan
menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena
dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR
1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan
kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian
dari sikap ilmiah.
3.13 Mengidentifikasi cara pemecahan masalah kearsipan
4.13 Mendiskusikan secara kelompok tentang cara pemecahan masalah kearsipan
Page 3
C. INDIKATOR
No. KOMPETENSI DASAR INDIKATOR PENCAPAIAN
KOMPETENSI
1 1.2 Bertambah keimanannya
dengan menyadari hubungan
keteraturan dan kompleksitas
alam dan jagat raya terhadap
kebesaran Tuhan yang
menciptakannya.
1.2.1 Meyakini adanya karunia Tuhan Yang
Maha Esa atas pemberian amanah
untuk membuat surat dinas.
1.2.2 Berakhlak mulia dalam memecahkan
masalah kearsipan.
2 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah
(jujur, disiplin, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong
royong) dalam melakukan
pembelajaran sebagai bagian
dari sikap ilmiah.
2.2.1 Selalu tepat waktu dalam
menyelesaikan tugas.
2.2.3 Senantiasa menggunakan cara yang
tepat dalam memecahkan masalah
keasipan.
2.2.4 Terbiasa mengajukan pertanyaan dalam
memcahkan masalah kearsipan.
3 3.13 Mengidentifikasi cara
pemecahan masalah
kearsipan
3.13.1 Menyebutkan masalah pokok
kearsipan menurut para ahli.
3.13.2 Menjelaskan sistem penyusunan arsip
yang tepat.
3.13.3 Mengidentifikasi fasilitas kearsipan
yang sesuai syarat.
3.13.4 Mengidentifikasi petugas arsip yang
professional.
3.13.5 Mengidentifikasi penyelenggaraan
penyusutan arsip.
3.13.6 Mendiskusikan cara pemecahan
masalah kearsipan.
4 4.13 Mendiskusikan secara
kelompok tentang cara
pemecahan masalah
kearsipan
4.13.1 Mendemonstrasikan cara pemecahan
masalah kearsipan.
4.13.2 Menggunakan cara pemecahan
kearsipan dalam kehidupan sehari-
Page 4
hari.
4.13.3 Mengoreksi hasil pemecahan masalah
kearsipan sesuai dengan cara yang
benar.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Pembelajaran Aspek Sikap
Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi
mengenai cara pemecahan masalah kearsipan, peserta didik dapat:
1. Mengatasi masalah pokok kearsipan.
2. Melaporkan tugas dengan tepat waktu.
3. Memilah kata-kata yang tepat dalam pemecahan masalah kearsipan.
4. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian cara pemecahan masalah
kearsipan
Tujuan Pembelajaran Aspek Pengetahuan
Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi
mengenai cara pemecahan masalah kearsipan, peserta didik dapat:
1. Menyebutkan masalah pokok kearsipan menurut para ahli.
2. Menjelaskan sistem penyusunan arsip yang tepat.
3. Mengidentifikasi fasilitas kearsipan yang sesuai syarat.
4. Mengidentifikasi petugas arsip yang professional.
5. Mengidentifikasi penyelenggaraan penyusutan arsip.
6. Mendiskusikan cara pemecahan masalah kearsipan.
Tujuan Pembelajaran Aspek Keterampilan
Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi
mengenai cara penyelesaian masalah kearsipan, peserta didik dapat:
1. Mendemonstrasikan cara pemecahan masalah kearsipan.
2. Menggunakan cara pemecahan kearsipan dalam kehidupan sehari-hari.
3. Mengoreksi hasil pemecahan masalah kearsipan sesuai dengan cara yang benar.
Page 5
E. MATERI PEMBELAJARAN
1. Masalah pokok kearsipan menurut beberapa ahli.
2. Cara pemecahan masalah kearsipan.
3. Sistem penyimpanan arsip yang tepat.
4. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.
5. Petugas arsip yang professional.
6. Penyelenggaraan penyusutan arsip.
F. METODE
1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach
2. Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan, Diskusi
3. Model Pembelajaran : Group Investigation
G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR
Media
Power point atau tayangan slide mengenai cara pemecahan masalah kearsipan.
Berbagai macam contoh masalah kearsipan dari buku cetak.
Beragam macam contoh surat dinas dari internet:
Alat
LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus
Sumber Belajar
1. Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan. Bandung: Titian Ilmu.
2. Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.
3. Endang, Sri. 2009. Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga.
4. Safara, Phyna.2010. Mengelolah dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin
Intergritas. Online (http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-
menjaga-sistem-kearsipan.html), diakses tanggal 2 Mei 2016.
Page 6
H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN
PERTEMUAN PERTAMA
No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan
A. Pendahuluan 5’
1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan
salam.
Sikap religius
2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai
dengan agama dan kepercayaan masing-masing.
Sikap religius
3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari
itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi
peserta didik.
Sikap sosial
4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas
kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.
5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan
pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang
masalah kearsipan dan cara pemecahan masalah
kersipan.
B. Kegiatan Inti 25’
1. Pendidik menjelaskan tentang masalah pokok kearsipan,
sistem penyusunan arsip yang tepat, fasilitas kearsipan
yang sesuai syarat, petugas arsip yang professional, dan
penyelenggaraan penyusutan arsip.
Mengamati/pemberian
rangsangan
2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan
pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan
dan peserta didik lain juga boleh menanggapi
pertanyaan dari peserta didik tersebut.
Menanya
3. Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang terdiri
dari 5-6 peserta didik.
4. Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap
kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas
yang berbeda dari kelompok lain.
Mencoba
Page 7
5. Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan oleh
setiap kelompok.
Melalui diskusi kelompok, peserta didik mendiskusikan
tentang cara mengatasi masalah kearsipan.
Mengamati
6. Masing-masing kelompok membahas materi yang sudah
ada secara kooperatif.
Menalar
7. Setelah diskusi, masing-masing kelompok secara
bergantian menyampaikan hasil pembahasan kelompok
dan kelompok lain menanggapi.
Menanya
8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban
atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak
takut salah untuk berbicara didepan kelas.
Mengomunikasikan
9. Pendidik memberikan tes tertulis berupa pilihan ganda
kepada peserta didik secara individu mengenai materi
yang telah didiskusikan tadi.
Menalar
10. Setelah mengerjakan tes tersebut, pendidik memberikan
instruksi kepada peserta didik untuk menukar dengan
lembar jawaban teman yang lain.
Mengkomunikasikan
11. Pendidik meminta peserta didik menjawab pertanyaan
tes tersebut secara bergantian sambil peserta didik
mengoreksi hasil lembar jawaban temannya dan juga
pendidik menanggapi jawaban tersebut.
12. Setelah selesai mengoreksi pendidik memberikan
instruksi untuk mengembalikan lembar jawaban kepada
masing-masing pendidik.
Mengkomunikasikan
13. Pendidik mengambil nilai dari masing-masing pendidik
dengan memanggil nama peserta didik sesuai urutan
absen dan peserta didik kemudian menyebutkan nilai
masing-masing.
14. Pendidik memberikan apresiasi dan tanggapan
mengenai hasil presentasi peserta didik.
Page 8
C. Kegiatan Penutup 5’
1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan
materi.
2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan
meminta siswa mempelajari kembali materi untuk
menyusun surat dinas, membawa buku besar folio
bergaris, 1 amplop pocket coklat, dan alat tulis.
3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a
yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan
salam.
Sikap religius
I. PENILAIAN
1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik
(pedoman penilaian terlampir).
2. Tugas bentuk soal pilihan ganda (soal terlampir).
3. Kegiatan memecahkan masalah, diskusi, dan hasil persentasi kegiatan kelompok
(pedoman penilaian terlampir).
Gresik, 02 Mei 2016
Mengetahui,
Kepala UPTD SMK 2 Gresik Guru Mata Pelajaran
____________________________ Yuni Nur Kholifah, S.Pd.
Pembina Tk. I
NIP.
Page 9
LAMPIRAN 1
1. Penilaian Sikap
Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap
No
.
Nama Peserta
Didik
Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah
Skor
Rata-Rata
Disiplin Tanggungjawab Santun
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
2
3
4
5
6
N
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
Keterangan:
4 = jika 4 indikator terlihat
3 = jika 3 indikator terlihat
2 = jika 2 indikator terlihat
1 = jika 1 indikator terlihat
Indikator Penilaian Sikap:
Disiplin
a. Tertib mengikuti instruksi
b. Mengerjakan tugas tepat waktu
c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif
Page 10
Tanggung Jawab
a Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c Mengajukan usul pemecahan masalah
d Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan
Santun
a. Berinteraksi dengan teman secara ramah
b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d. Berperilaku sopan
Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat
aspek sikap di atas.
Kategori nilai sikap:
Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1
Page 11
2. Penilaian Pengetahuan
Bentuk Penilaian : Tes Tertulis
Jenis : Pilihan ganda
I. Jawablah pertanyaan berikut ini yang menurut anda benar dengan memberi
tanda silang (X) pada salah satu pilihan jawaban (A), (B), (C), (D), atau (E)
1. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan/ satuan organisasi, merupakan masalah kearsipan
menurut . . .
(A) Drs The Liang Gie
(B) Drs E. Martono
(C) Drs Moekijat
(D) Drs E. Karso
(E) R. Soebroto
2. Yang termasuk masalah kearsipan menurut Drs Moekijat adalah . . .
(A) Pegawai yang tidak terlatih
(B) Warkat tidak dapat ditemukan karena hilang
(C) Warkat setiap hari selalu bertambah
(D) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
(E) Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
3. Berikut ini yang bukan termasuk cara pemecahan masalah kearsipan adalah…
(A) Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dengan sifat kegiatan kantor
(B) Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai
(C) Mengikuti perkembangan arsip dengan baik
(D) Memelihara arsip dengan baik
(E) Mengadakan penyusutan secara teratur
4. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, kecuali . . .
(A) Sistem abjad
(B) Sistem masalah
(C) Sistem isi arsip
(D) Sistem nomor
(E) Sistem tanggal
Page 12
5. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah .....
(A) Agar tentram, damai, dan sejahtera
(B) Agar mudah mendapatkan kemabali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan
tepat
(C) Agar arsip terus bertambah
(D) Untuk menjaga kelestarian kantor
(E) Untuk menjaga rahasia negara dari musuh
6. Di bawah ini yang bukan termasuk ke dalam alasan sistem penyimpanan arsip dapat
dikatakan baik apabila......
(A) Hemat tenaga dan peralatan
(B) Membuang banyak biaya
(C) Hemat waktu dan biaya
(D) Sederhana
(E) Fleksibel dan mudah dikembangkan
7. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi empat golongan, yaitu…..
(A) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat
penyimpanan surat.
(B) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alat-
alat lainnya seperti ruangan yang cukup.
(C) Alat peminjaman, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat
penyimpanan surat.
(D) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat-alat
lainnya seperti cahaya cukup.
(E) Alat tulis, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat penyimpanan
surat.
8. Salah satu syarat untuk menjadi petugas tata usaha adalah…..
(A) Cantik
(B) Berpakaian rapi
(C) Teliti
(D) Bersih
(E) Komunikatif
Page 13
9. Manfaat adanya penyelenggara penyusutan arsip adalah…..
(A) Agar tidak terjadi penimbunan arsip
(B) Agar arsip tidak hilang
(C) Agar arsip mudah ditemukan
(D) Agar tidak ada penggandaan arsip
(E) Agar arsip bisa tersusun dengan rapi
10. Cara pemecahan masalah kearsipan dapat dilakukan dengan beberapa langkah.
Salah satu langkahnya adalah…..
(A) Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat
(B) Arsip yang penting
(C) Petugas yang berpakaian rapi
(D) Petugas yang aktif
(E) Sistem abjad yang dipakai
Kuci Jawaban Soal Pilihan Ganda
1. A
2. E
3. C
4. C
5. B
6. E
7. B
8. C
9. A
10. A
Pedoman Penilaian Pengetahuan
Skor Maksimal untuk:
Skor No. 1 : 10
Skor No. 2 : 10
Skor No. 3 : 10
Skor No. 4 : 10
Skor No. 5 : 10
Skor No. 6 : 10
Skor No. 7 : 10
Skor No. 8 : 10
Skor No. 9 : 10
Skor No. 10 : 10
Total skor maksimal : 100
Rincian Skor
Skor 10 : untuk jawaban benar
Skor 0 : untuk jawaban salah
Page 14
Rumus Konservasi Nilai
Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100
100
Rubrik Penilaian:
No Nama Siswa Skor Nilai
1
2
3
4
5
N
Page 15
3. Penilaian Keterampilan
Diskusikan masalah kearsipan dibawah ini dan berikan solusi yang bias dipakai untuk
memecahkan masalah kearsipan tersebut!
Kemukakan pendapat anda, terhadap masalah pokok kearsipan yang bias
menghambat dalam penyelenggaran kearsipan!
Aspek Penilaian
Format Penilaian:
No Kriteria Skor
1 Masalah pokok yang bisa menghambat penyelengaraan kearsipan 3
2 Tanggapan terhadap masalah pokok tersebut. 3
3 Solusi yang diberikan terhadap masalah tersebut. 3
Total 9
Rincian Skor 20
Skor 1 : Kurang
Skor 2 : Cukup
Skor 3 : Baik
Rumus Konservasi Nilai
Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100
9
Rubrik Penilaian:
No Nama Siswa Skor Nilai
1
2
3
4
5
N
Page 16
LAMPIRAN MATERI
MATERI POKOK
CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN
A. Masalah Pokok dalam Kearsipan
1. Menurut Moekijat, ada beberapa masalah yang dijumpai dalam penyelenggaraan
kearsipan suatu organisasi atau kantor yaitu sebagai berikut:
a. Dipergunakan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah.
b. Organisasi kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang
tidak jelas.
c. Pegawai-pegawai tidak terlatih.
d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
e. Tidak ada penentu waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau menghapus
arsip-arsip.
f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
g. Kurang adanya pengawasan terhadap arsip-arsip (surat-surat) yang dipinjam atau
pengembaliannya.
2. Menurut Martono, masalah yang sering tumbul berkaitan dengan arsip, antara lain:
a. Arsip tidak dapat ditemukan kembali kerena hilang.
b. Arsip detemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh tumpukan
arsip.
c. Arsip setiap hari selalu bertambah.
d. Tempat penyimpanan arsip terlalu sesak karena kurang tempat.
e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
f. Pegawai di bidang penyimpanan arsip kurang terlatih.
3. Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang
umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :
a. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang
diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi
lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak
dikembalikan.
Page 17
c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat
dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu
kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan
kurangnya bibingan yang teratur.
4. Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :
a. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan
leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan
kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga
tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
d. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti
perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas
kearsipan.
Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi
pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :
1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan.
2. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus
segera disimpan.
3. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.
4. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.
5. Penyusunan arsip secara serampangan.
6. Petugas arsip kurang terampil.
Masalah-masalah kearsipan memiliki dampak yang cukup besar bagi
kelangsungan hidup suatu instansi atau perusahaan. Selain masalah arsip yang sering
hilang, lebih dari pada itu dampak besar yang diberikan dapat menghambat
penyelengaraan kearsipan, sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terhambat juga.
Masalah yang sering terjadi dan dampak yang diberikan dapat menghambat
proses penyelenggaraan kearsipan yaitu diantaranya tidak dapat ditemukannya kembali
Page 18
secara cepat arsip-arsip yang diperlukan. Melihat masalah itu, tentu hakikat dari arsip
yang pada dasarnya memberikan data-data yang berguna pada suatu organisasi di masa
mendatang. Jika masalah tersebut terjadi, tentu proses penyelenggaraan kearsipan suatu
instansi tidak tercapai, sehingga tujuan yang diingin di capai dapat terhambat pula.
B. Cara Pemecahan Masalah Kearsipan
Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah tentu
diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Untuk memecahkan masalah itu dapat
dilakukan bebeerapa langkah sebagai berikut.
1. Pergunakan Sistem Penyimpanan Arsip secara Tepat
Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu
rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk
menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan
kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembli dari tempat
penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan
setiap benda syarat.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat
berdasarkan abjad
b. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali
menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang
diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem
kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata
berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling
Page 19
adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara
sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara tepat.
Prosedur penyimpanan arsip yang benar yaitu sebagai berikut:
a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk
disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark). Tanda pelepas surat biasanya
berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan
surat.
b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai
sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan
penyimpanan dan penemuan kembali surat.
c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya
dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder
dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder
gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat
penyimpanan arsip yang lain.
e. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
2. Fasilitas Kearsipan yang harus Memenuhi Syarat
Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama
manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:
a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon
dan sebagainya.
b. Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.
c. Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder cabinet dan
seterusnya.
d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan
sebagainya.
Page 20
3. Petugas Arsip yang Memenuhi Syarat
Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus
memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha,
umumnya yaitu:
a. Memiliki pengetahuan di bidang,
b. Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip,
c. Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-
tugasnya dan penjabat-penjabatnya,
d. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,
e. Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang
dijalankan,
f. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian,
kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia
organisasi.
4. Penyelenggara Penyusutan Arsip
Penyelanggara penyusutan arsip diadakan secara berkala, sehingga tidak terjadi
penimbunan dan tercampurnya arsip yang penting dengan arsip yang tidak berguna
yang akan dimusnahkan. Menurut Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip yaitu:
1. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya
records yang kurang diperlukan.
2. Agar file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta lancar dalam filing
dan findingnya.
3. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru
yang deras datangnya karena file aktif hanya berisikan rekords yang selalu
diperlukan.
4. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan
dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu
ruang tempat kerja.
5. Agar segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya : disimpan sebagai arsip,
diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan di
musnahkan