Buku Pedoman E-Puskesmas

http://www.e-Puskesmas.com

e-Puskesmas Buku Panduan Penggunaan Perangkat Lunak


e-Puskesmas | Buku Manual Perangkat Lunak

PENGANTAR

Pada era informasi saat ini, informasi merupakan objek yang harus cepat didistribusikan dan

diterima oleh siapapun yang membutuhkan. Disamping itu informasi yang berkualitas (data yang

valid dan up to date) merupakan faktor utama dalam pengambilan keputusan yang efektif dan

sesuai kebutuhan yang ada.

Pameo dalam era informasi, anything, any time, and everywhere menjadikan informasi sebagai

produk dengan tingkat ketersediaan (availability) tingggi dan akses informasi tanpa adanya

batas (geografis dan waktu). Kebutuhan akan informasi seperti ini mengalami kendala terutama

karena keberadaan para pengguna yang dinamis dan jumlahnya yang bertambah besar.

Paparan diatas telah menjadi permasalahan klasik di semua bidang, tak terkecuali dalam dunia

kesehatan. Sistem konvensional yang masih mayoritas diterapkan oleh lembaga-lembaga

penyelenggara pelayananan kesehatan khususnya pada Puskesmas, membuat terbatasnya

akses informasi dan diragukannya kualitas data yang ada. Hal ini dibuktikan dengan seringnya

terdapat perbedaan data antara Dinas Kesehatan dengan Puskesmas terkait. Sehingga dapat

dengan mudah disimpulkan proses pengambilan keputusan dan kebijakan kesehatan

masyarakat oleh Dinas Kesehatan terkait mejadi tidak efektif karena lambatnya informasi yang

diterima dan ditambah dengan permasalahan kualitas data.

Berdasarkan analisa permasalahan diatas, e-Puskesmas dibuat sebagai solusi permasalahan -

permasalahan akibat sistem konvensional yang masih diterapkan. e-Puskesmas yang dirancang

untuk digitalisasi proses bisnis dan pelayanan masyarakat di Puskesmas, mempermudah

sistem pelaporan data ke Dinas Kesehatan dan dapat memberikan informasi dengan cepat dan

akurat melalui sistem online reporting. Selain itu e-Puskesmas dirancang agar dapat

diaplikasikan semudah mungkin bahkan oleh seseorang yang jarang berinteraksi dengan

komputer sekalipun. Dengan berbagai fitur dalam e-Puskesmas diharapkan sistem ini dapat

memudahkan dan memacu penggunaannya pada Puskesmas di seluruh Indonesia sehingga

dapat meningkatkan kinerja secara nyata.



I. Pendahuluan

I.1. Fitur e-Puskesmas

e-Puskesmas yang dibuat sebagai solusi modernisasi bisnis proses dan pelayanan pada

Puskesmas mempunyai berbagai fitur sebagai berikut:

1. e-Puskesmas diimplementasikan dengan dual sistem (offline/online)

e-Puskesmas merupakan sistem dinamis yang dapat menyesuaikan kebutuhan dari

penggguna. Aplikasi ini dapat diimplementasikan dengan bentuk stand alone

computer (hanya satu unit komputer dalam Puskesmas) yang disebut sebagai sistem

offline. Namun agar dapat bekerja secara maksimal sistem ini sebaiknya

diimplementasikan dalam bentuk jaringan agar data pelaporan dapat diterima

dengan cepat oleh Dinas Kesehatan melalui synchronisasi data dari server lokal

Puskemas ke server pusat, implementasi ini disebut sistem online.

2. Model alur sistem telah disesuaikan dengan alur bisnis proses di Puskesmas

Penyesuaian alur sistem dengan alur bisnis proses nyata pada Puskesmas

diharapkan dapat memudahkan pengguna dalam mempelajari dan memahami e-

Puskesmas. Sistem ini secara umum telah mengakomodasi kebutuhan pendataan

pada Puskesmas (pendaftaran pasien, rekam medik, daftar penyakit), pengolahan

transaksi keuangan, dan proses pelaporan yang dapat dilakukan secara online. Fitur

ini diimplementasikan dengan modul-modul yang ada pada e-Puskesmas.

3. Pelaporan ke Dinas Kesehatan dapat dilakukan secara online

Dengan menerapkan dual sistem, e-Puskesmas memungkinkan pelaporan data

dilakukan secara online. Fitur ini merupakan solusi agar informasi dapat dikirimkan

secara cepat dan akurat, karena data yang dikirim dapat dipastikan sesuai dengan

data yang ada pada Puskesmas.

4. Format laporan menggunakan standart format laporan dari Departemen Kesehatan

Republik Indonesia

Untuk menghindari kerancuan dalam format laporan Puskesmas yang biasanya

terjadi di Puskesmas-Puskesmas daerah, sistem ini dirancang agar mempunyai

standart format laporan sehingga diharapkan data yang dilaporkan dapat terjamin

kualitasnya.



5. Jaminan Keamanan dan Recovery Data

e-Puskesmas didesain untuk mengakomodasi data Puskesmas di seluruh Indonesia.

Oleh karena itu keamanan data menjadi hal yang mutlak harus diperhatikan. Dengan

dual sistem yang diimplementasikan, data yang telah disyncrhonisasi (dikirim dari

server Puskesmas ke server pusat) akan dijamin keberadaannya (avaibilitas) oleh

sistem e-Puskesmas. Sehingga apabila terjadi hal teknis maupun diluar teknis yang

menyebabkan data pada server Puskesmas hilang, maka pihak Puskesmas dapat

menghubungi administrator pusat untuk memperoleh data dari server pusat.

Jaminan lainnya adalah e-Puskesmas mempunyai dua server pusat (server utama

dan server cadangan) untuk mengantisipasi segala kemungkinan terburuk yang

terjadi.

6. User Friendly

Kemudahan dalam pengoperasian e-Puskesmas merupakan perhatian utama dalam

pembuatan aplikasi ini. Pengoperasian dari e-Puskesmas didesain agar pengguna

dapat dengan mudah menyesuaikan diri dan tidak membutuhkan keahlian khusus

di bidang komputer. Desain tampilan dibuat semenarik mungkin dengan pilihan

menu dan fungsi aplikasi yang usefull.

7. Modul aplikasi yang dinamis

Kebutuhan pelayanan kesehatan di Puskesmas merupakan suatu alur proses yang

cukup rumit. Disamping itu jenis pelayanan di suatu Puskesmas terkadang tidak

sama antara satu dengan yang lain. e-Puskesmas dapat mengakomodir modul-

modul tambahan yang diperlukan melalui konsultasi dengan para pengembang

sistem ini.



I.2. Sekilas e-Puskesmas

e-Puskesmas merupakan solusi digitalisasi bisnis proses dan pelayanan masyarakat di

Puskesmas. Dengan sistem ini diharapkan pelayanan di Puskesmas menjadi lebih cepat dan

efisien dengan standart pelaporan data yang terintegrasi dalam sistem dan kecepatan proses

pelaporan yang diakomodir dalam sistem web reporting yang semuanya dapat dilakukan dengan

sangat mudah.

Modul-modul dalam e-Puskesmas:

Login

Bagian penting dalam penggunaan e-Puskesmas untuk pemilihan modul yang akan

digunakan. Setiap tingkatan pengguna (misalnya bagian pendaftaran, dokter, kepala

Puskesmas dsb) mempunyai username dan password unik yang akan mengidentifikasi

bagian atau level pengguna di Puskesmas, sehingga sistem secara otomatis

menampilkan modul sesuai dengan level pengguna.

Administrator

Merupakan modul yang digunakan oleh administrator untuk mengatur seluruh data yang

ada pada Puskesmas. Merupakan modul dengan hak akses tertinggi sehingga dapat

menambahkan, mengubah, maupun menghapus data pada semua bagian. Modul ini

digunakan juga untuk pengaturan syncrhonisasi (pengiriman data dari server

Puskesmas ke server pusat), pengaturan database, dan pengaturan hak akses user

yang lain.

Pendaftaran

Modul yang diharapkan dapat mempercepat proses pelayanan administrasi pendaftaran

pasien baru maupun pasien yang telah terdaftar di Puskesmas. Telah mengakomodasi

seluruh data yang diperlukan pada saat proses pendaftaran dan dilengkapi dengan

cetak kartu berobat secara otomatis.

Pemeriksaan

Modul yang akan digunakan pada setiap bagian pemeriksaan/poli di puskesmas ini

merupakan modul yang berfungsi untuk mencatat diagnosa penyakit, obat yang

dibutuhkan dan pembuatan laporan, resep, surat keterangan sehat dan lainnya.

Apotek

Berfungsi untuk pencatatan data transaksi obat dalam puskesmas. Dalam modul ini

petugas dapat melihat persediaan obat, history (riwayat transaksi obat), dan obat yang

paling banyak digunakan.



II. PANDUAN INSTALLASI e-Puskesmas

II.1. Persyaratan Pra-Installasi

Agar aplikasi e-Puskesmas dapat berfungsi secara maksimal diperlukan perangkat sebagai

berikut:

1. Server

Satu unit server yang digunakan sebagai penyedia dan pengatur akses data dan jaringan

untuk unit-unit terkait (komputer pada setiap bagian Puskesmas). Server juga berfungsi

sebagai tempat penyimpanan seluruh data pada Puskesmas (data pemeriksaan,

transaksi, laporan dan sebagainya).

Spesifikasi komputer yang disarankan sebagai server adalah:

Personal Computer Processor Intel Dual Core 1,8Ghz/AMD Athlon64

Kapasitas Harddisk 80Gb

RAM 1Gb

Sistem Operasi Windows Server/XP

2. Personal Computer (Client)

Unit personal computer berfungsi sebagai perangkat untuk memasukkan data pada tiap

bagian ruang/poli di Puskesmas jika menerapkan e-Puskesmas dalam bentuk jaringan,

Sehingga proses pendataan (pendaftaran, pemeriksaan, transaksi obat, pembuatan

laporan, dan pendataan lain) akan dapat dilakukan lebih cepat.

Spesifikasi komputer yang disarankan sebagai client adalah:

Personal Computer processor Intel Pentium IV 2,0Ghz/AMD Athlon32

Kapasitas Harddisk 40Gb

RAM 512Mb

Sistem Operasi Windows XP

3. Printer

Perangkat yang digunakan untuk mencetak output dari aplikasi e-Puskesmas yang

berupa kartu berobat, surat keterangan sakit, laporan-laporan (LH, LB, LT), resep,

transaksi dan lain sebagainya.

4. Jaringan Lokal (LAN)

e-Puskesmas adalah aplikasi yang dapat diimplementasikan dengan satu unit komputer

maupun banyak komputer. Tetapi agar aplikasi ini dapat difungsikan secara maksimal



maka disarankan agar e-Puskesmas dijalankan dalam bentuk jaringan, karena aplikasi

ini telah disesuaikan fungsinya seperti alur bisnis proses pada Puskesmas.

II.2. Paket Installer e-Puskesmas

Aplikasi e-Puskesmas mempunyai beberapa file installer diantaranya:

1. File installer untuk server e-Puskesmas

Server berfungsi sebagai “pelayan” aplikasi e-Puskesmas bagi komputer-komputer client

dalam menyediakan data dan mengatur jaringan. Selain itu dari server lokal inilah data

nantinya dapat mengirimkan data (synchronisasi) ke server pusat. Oleh karena itu fitur

untuk server mempunyai perbedaan dengan fitur untuk aplikasi client.

2. File installer untuk komputer client e-Puskesmas

Berfungsi untuk memasang fitur-fitur e-Puskesmas sebagai client di komputer.

3. mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi

Merupakan komponen yang menghubungkan aplikasi e-Puskesmas dengan database

server (XAMPP). Tanpa menginstall komponen ini data yang telah dimasukkan tidak akan

bisa tersimpan dalam database.

II.3. Installasi e-Puskesmas

Langkah-langkah instalasi e-Puskesmas tidak jauh berbeda dengan langkah-langkah

instalasi aplikasi-aplikasi komputer pada umumnya. Install mysql-connector-odbc-5.1.5-

win32.msi, pilih jenis aplikasi e-Puskesmas yang akan diinstal pada komputer

(server/client), sedikit pengaturan untuk database dan aplikasi telah siap untuk

digunakan.

Berikut adalah langkah-langkah installasi e-Puskesmas:



II.3.1. Menginstall e-Puskesmas Server

Langkah 1 : Install mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi (File installer mysql-

connector-odbc-5.1.5-win32.msi telah disertakan dalam paket

installaser e-Puskesmas)

a. Klik ganda pada icon file installer mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi . Klik

next setelah muncul tampilan seperti gambar dibawah ini untuk melanjutkan

langkah instalasi.

Gambar 1. Langkah awal menginstall mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi

b. Setelah klik next, muncul pilihan tipe installasi. Typical untuk menginstall fitur umum

yang direkomendasikan untuk pengguna, complete untuk menginstall semua fitur

(tetapi berakibat lebih banyak menghabiskan tempat pada harddisk) dan custom

yang diperuntukkan bagi pengguna mahir yang dapat memilih sendiri fitur yang akan

diinstall. Untuk default installasi pilih tipe Typical lalu klik next untuk melanjutkan ke

langkah selanjutnya.



Gambar 2. Pilihan t ipe Installasi mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi

c. Berikutnya adalahn review dari pengaturan instalasi yang telah anda lakukan.

Pastikan pengaturan installasi telah benar. Jika anda merasa pengaturan belum

tepat dan anda ingin merubah pengaturan installasi, klik back untuk kembali ke

pengaturan installasi sebelumnya.

Gambar 3. Memastikan Pengaturan Instalasi



d. Klik Install jika anda yakin semua pengaturan installasi telah benar. Maka proses

installasi mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi akan segera dimulai.

Gambar 4. Proses Instalasi mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi Dimulai

e. Setelah beberapa saat, installasi mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi telah

selesai, dan komponen mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi telah terinstall di

komputer anda. Klik finish untuk mengakhiri proses installasi dan melanjutkan ke

langkah instalasi aplikasi e-Puskesmas selanjutnya.

Gambar 5. Instalasi mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi Telah Berhasil Dilakukan



Langkah 2 : Install Aplikasi Server e-Puskesmas

Aplikasi server cukup diinstall satu kali pada komputer yang akan difungsikan sebagai

server. Untuk komputer yang lain, install dengan installer client e-Puskesmas.

a. Klik ganda pada file installer server e-Puskesmas yang terdapat pada paket installasi

Gambar 6. Memulai Installasi Aplikasi Server e-Puskesmas

b. Klik next untuk memulai proses installasi. Selanjutnya akan muncul informasi penting

mengenai aplikasi e-Puskesmas. Apabila anda setuju dengan ketentuan yang

diinformasikan, pilih I accept the agreement dan klik next untuk dapat melanjutkan

proses instalasi, jika anda tidak menyetujui ketentuan yang diinformasikan pilih I do

not accept the agreement dan klik next, maka proses instalasi akan segera

dibatalkan.



Gambar 7. Informasi Ketentuan Penggunaan Aplikasi e -Puskesmas

c. Langkah selanjutnya adalah menentukan tempat folder untuk aplikasi e-Puskesmas

diletakkan. (Secara default folder aplikasi e-Puskesmas akan diletakkan pada Start

Menu). Setelah menentukan tempat folder aplikasi e-Puskesmas, klik next untuk

melanjutkan ke langkah berikutnya.

Gambar 8. Customisasi Tempat Folder Instalasi e -Puskesmas



d. Setelah melakukan langkah diatas, selanjutnya adalah pengaturan untuk membuat

icon e-Puskesmas pada desktop komputer anda. Centang kotak yang bertuliskan

create desktop icon untuk membuat icon e-Puskesmas pada desktop komputer anda

saat instalasi telah berhasil dilakukan. Jika anda tidak ingin membuat icon e-

Puskesmas pada desktop kosongi kotak dan klik tombol next untuk melanjutkan ke

langkah berikutnya.

Gambar 9. Membuat Icon e -Puskesmas pada Desktop

e. Anda telah sampai pada review tentang pengaturan installasi yang telah dilakukan.

Perhatikan dengan seksama pengaturan yang telah kita buat. Jika anda yakin semua

pengaturan installasi telah dilakukan dengan benar klik tombol install untuk

melanjutkan installasi e-Puskesmas. Tetapi jika anda merasa pengaturan kurang

tepat, klik back untuk kembali ke pengaturan installasi sebelumnya.



Gambar 10. Review Pengaturan Instal lasi e-Puskesmas

f. Apabila semua langkah pengaturan installasi telah dilakukan dengan benar dan anda

telah mengklik tombol install maka tunggu beberapa saat, proses installasi e-

Puskesmas telah berjalan.

(Disarankan agar anda tidak sedang menjalankan program aplikasi lain saat proses

installasi berlangsung, sampai installasi berhasil dilakukan dengan sempurna)

Gambar 11. Proses Instalasi e -Puskesmas



g. Menjelang akhir proses instalasi akan muncul beberapa pesan saat server database

(server MySQL) diinstal.

(Aplikasi Database Server telah terpaket dalam installer e-Puskesmas server maupun

client. Proses ini merupakan bagian installasi Database Server).

Pesan-pesan tersebut adalah sebagai berikut:

Gambar 12. Pesan Saat Instalasi Server Database Dimulai

h. Tekan sembarang tombol untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Gambar 13. Pesan Inisialisasi Server Database



i. Saat pesan seperti pada Gambar 13 muncul, tekan sembarang tombol untuk

melanjutkan installasi server database.

Gambar 14. Memulai Service Server Database

j. Pesan pada Gambar 14 menunjukkan bahwa service server database telah

diaktifkan. Hal Ini berarti bahwa database untuk aplikasi e-Puskesmas dapat

berfungsi di komputer anda. Tekan sembarang tombol untuk melanjutkan.

Gambar 15. Register File Komponen Fungsi Database Pada Sistem Komputer

k. Apabila muncul pesan pada Gambar 15, berarti komponen dao350.dll agar database

dapat berfungsi dengan baik telah berhasil diinisialisasi oleh sistem komputer anda.

Klik OK untuk melanjutkan langkah berikutnya.

Catatan:

Apabila pesan yang muncul pada gambar 15 adalah pesan error, hal tersebut berarti

komponen tidak dapat terinisialisasi oleh sistem. Hal ini biasanya disebabkan karena

pada komputer yang diinstal telah terdapat aplikasi database server lain. Aplikasi e -

Puskesmas tidak dapat berjalan apabila dalam satu komputer terdapat dua

database server (stack). Solusinya adalah uninstall database server yang ada pada

komputer yang akan diinstal aplikasi e-Puskesmas dan ulangi installasi e-

Puskesmas.



Gambar 16. Registrasi Komponen Fungsi Database Terakhir

l. Jika pesan pada Gambar 16 muncul, berarti komponen ezvidC60.ocx agar database

server berfungsi telah berhasil diinisialisasi. Maka semua komponen fungsi database

telah diinisialisasi oleh sistem, klik OK untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

m. Berikutnya akan muncul form pengaturan database dengan tampilan sebagai

berikut:

Gambar 17. Pengaturan Database Server e-Puskesmas



Panduan pengaturan database server:

ServerIP

Pengaturan ServerIP digunakan untuk memberikan alamat pada setiap

komputer pada jaringan berdasarkan standart penamaan tertentu.

Pengalamatan ini berfungsi agar suatu komputer dapat berhubungan dengan

komputer-komputer yang lain pada jaringan, sehingga memungkinkan

komunikasi (berbagi data, koneksi internet dan resources lain) antara satu

komputer dengan komputer yang lain (asumsi bahwa aplikasi e-Puskesmas

diimplementasikan dalam jaringan komputer).

Default dari ServerIP adalah “localhost” yang berarti pengaturan masih

diasumsikan untuk mode implementasi standalone komputer. Jika implementasi

e-Puskesmas menggunakan jaringan, ubah default dengan IP address komputer

server (pengaturan pengalamatan IP sepenuhnya dapat dicustomisasi oleh

administrator jaringan).

Contoh:

ServerIP: 192.168.1.101

Contoh diatas berarti alamat IP untuk aplikasi server e-Puskesmas adalah

192.168.1.101.

Database

Merupakan pengaturan untuk nama database e-Puskesmas. Default nama

database adalah “epuskesmas”

(Apabila nama database pada server dirubah, maka nama database pada

aplikasi client harus disamakan dengan nama database pada server).

Username dan Password

Pengaturan untuk keamanan database. Pengaturan username dan password

digunakan untuk membatasi akses database pada server, jadi hanya pengguna

dengan username dan password yang benar yang diijinkan mengakses database

e-Puskesmas. Default username dan password database e-Puskesmas adalah

“epuskesmas”.



n. Setelah semua pengaturan telah dilakukan klik simpan, Maka pengaturan yang baru

anda lakukan telah tersimpan pada sistem.

(Pastikan anda mengingat semua perubahan pengaturan yang telah anda buat jika

anda merubah default pengaturan database).

o. Langkah installasi server e-Puskesmas telah sepenuhnya dilakukan. Sekarang e-

Puskesmas telah terinstall di komputer, dan anda dapat menggunakan aplikasi ini

setelah mengklik finish.

Gambar 18. Instalasi Aplikasi Server e -Puskesmas Telah Selesai



II.3.2. Menginstall e-Puskesmas Client

Langkah installasi aplikasi client hampir sama dengan langkah installasi aplikasi server

e-Puskesmas yang telah dijelaskan sebelumnya. Perbedaannya adalah pada jenis file installer

yang digunakan (gunakan file installer untuk client) dan pengaturan database pada akhir

langkah instalasi.

Berikut ini adalah langkah untuk menginstall aplikasi client e-Puskesmas:

Langkah 1 : Install mysql-connector-odbc-5.1.5-win32.msi (langkah installasi

sesuai dengan langkah installasi mysql-connector-odbc-5.1.5-

win32.msi untuk aplikasi server diatas)

Langkah 2 : Install Aplikasi Client e-Puskesmas (gunakan file installer client

pada paket installer e-Puskesmas. Langkah instalasi sesuai

dengan langkah installasi aplikasi server diatas kecuali pada

pengaturan database)

Berikut ini adalah cara pengaturan database untuk client:

Gambar 19. Pengaturan Database Client e -Puskesmas



Panduan pengaturan database client:

ServerIP

Ubah default sesuai dengan alamat IP server komputer yang telah disetting

sebelumnya. Dengan demikian komputer client dapat mengakses data dan

menyimpan data pada database yang ada pada server.

Contoh:

Sesuai contoh diatas alamat IP server adalah 192.168.1.101. Maka isi

ServerIP pada pengaturan database client dengan alamat IP server tersebut.

Database

Penjelasan tentang pengaturan nama database sesuai dengan ketentuan

pengaturan pada server diatas.

Username dan Password

Penjelasan tentang pengaturan username dan password sesuai dengan

ketentuan pengaturan pada server diatas.

Setelah semua langkah dilakukan dengan benar maka e-Puskesmas telah siap

digunakan. Apabila langkah installasi diatas telah dilakukan dengan benar maka e-

Puskesmas dapat diaplikasikan dalam bentuk jaringan lokal di Puskesmas.

Catatan untuk administrator:

Pengaturan tentang pengalamatan IP pada aplikasi e-Puskesmas berhubungan

dengan pengaturan alamat IP pada jaringan. Pastikan jaringan komputer lokal telah

terbentuk terlebih dahulu sebelum menginstall e-Puskesmas.



III. MENJALANKAN PERANGKAT LUNAK

e-Puskesmas Versi 1.5

Setelah software e-Puskesmas berhasil diinstall maka pada Start Menu Program akan

muncul aplikasi e-Puskesmas. Klik icon aplikasi e-Puskesmas pada Start Menu Program tersebut

, tunggu sesaat hingga muncul jendela Login seperti pada Gambar 20 berikut ini.

Gambar 20. Tampilan Login

Jendela Login digunakan sebagai otentifikasi pengguna. Diharapkan dengan adanya

otentifikasi ini, hanya petugas yang berwenang yang dapat menggunakan aplikasi e-Puskesmas.

Setelah petugas melakukan pengisian pada Username dan Password dan mengklik tombol Login

pada jendela Login, secara otomatis tampilan jendela berikutnya akan menyesuaikan level atau

bagian dari petugas dimana ia bertugas setelah divalidasi oleh sistem. Misalnya petugas

memasukkan username dan password yang teridentifikasi oleh sistem sebagai administrator,

maka sistem selanjutnya akan menampilkan jendela administrator sesaat setelah proses login.

Username dan Password default adalah:

Username : admin

Password : admin



Catatan untuk Administrator :

Demi keamanan sistem, ubahlah username dan password default. Sebaiknya setelah

aplikasi e-Puskesmas terinstall, lakukan perubahan terhadap username dan password Anda dan

agar lebih aman, segera berikan juga username dan password untuk petugas-petugas yang lain

pada menu edit user pada jendela Administrator. Penjelasan lebih lanjut untuk memberikan

username dan password akan diberikan pada pembahasan Modul Administrator.

Penjelasan lain tentang jendela Login:

a. Masukan karakter untuk username dan password tidak case sensitive.

Artinya sistem tidak membedakan besar kecilnya masukan karakter. Pengguna

dapat memasukkan huruf besar atau huruf kecil pada username dan password

karena sistem tidak membedakan jenis besar atau kecilnya karakter huruf

masukan tersebut. Hal ini dimaksudkan agar lebih memudahkan pengguna dalam

memakai e-Puskesmas.

b. Tombol “Setting”

Digunakan untuk merubah pengaturan database. Penjelasan mengenai pengaturan

database pada jendela Login ini sama seperti penjelasan pengaturan database saat

installasi e-Puskesmas. Disediakannya tombol setting pada jendela Login

dimaksudkan agar pengguna dapat dengan cepat merubah pengaturan database

jika terjadi kesalahan pengaturan.

c. Tombol “Login”

Tombol ini digunakan untuk masuk ke jendela berikutnya setelah pengguna

mengisikan username dan password. Apabila username dan password benar maka

sistem secara otomatis menampilkan jendela sesuai level dari pengguna tersebut.

Tetapi apabila username dan password yang dimasukkan kurang tepat, maka

sistem akan memunculkan pesan error dan meminta pengguna memasukkan

username dan password yang benar.

d. Menutup jendela Login

Untuk menutup jendela login anda dapat mengklik tanda silang berwarna merah

yang terdapat pada pojok kanan atas jendela Login.



I I I.1. MODUL ADMINISTRATOR

Modul administrator adalah tempat dimana seorang administrator di suatu Puskesmas

dapat mengatur segala keperluan tentang data, pengguna, dan pengaturan mengenai sistem e-

Puskesmas. Modul administrator ini mempunyai akses yang tidak terbatas dalam hal

pengolahan data. Administrator dapat menambah, mengubah maupun menghapus data pada

sistem. Jendela administrator ditunjukkan pada Gambar 21 berikut ini.

Gambar 21. Tampilan Jendela Modul Administrator

Pada jendela administrator terdapat beberapa menu dengan fungsi-fungsi tertentu.

Diantaranya terdapat menu user, menu manage, menu setting, dan menu help. Sedangkan icon

dibawah menu tersebut merupakan sub menu yang paling banyak digunakan.

Berikut ini adalah macam-macam menu pada modul administrator:

a. Menu User

Sub menu pada menu user: a.1. Logout (Ctrl + N)

a.2. Edit User (Ctrl + O)

a.3. Log User (Ctrl + L)

a.4. Keluar



b. Menu Manage

Sub menu pada menu manage: b.1. Desa (Ctrl + X)

b.2. Ruang (Ctrl + Z)

b.3. Obat (Ctrl + V)

b.4. Diagnosa (Ctrl + C)

b.5. Tindakan (Ctrl + T)

b.6. Imunisasi (Ctrl + S)

c. Menu Setting

Sub menu pada menu setting: c.1. Database

c.2. Puskesmas

c.3. Import excel ke database

c.4. Synchronize

c.5. Update News

d. Menu Help

Menu-menu pada modul administrator telah mencakup seluruh kebutuhan dari setiap

modul pada e-Puskesmas. Apabila administrator melakukan perubahan data di salah satu menu,

maka data yang berhubungan dengan menu tersebut di modul tertentu akan berubah juga. Pada

bagian selanjutnya akan dijelaskan fungs dan cara penggunaan dari setiap menu dari modul

administrator.



III.1.1. PANDUAN PENGGUNAAN dan FUNGSI MENU

MODUL ADMINISTRATOR

a. Menu User

Pada dasarnya menu ini digunakan untuk mengatur berbagai hal yang

berhubungan dengan pengguna dalam e-Puskesmas. Administrator dapat menambah,

menghapus dan mengubah data pengguna e-Puskesmas. Selain itu pada menu inilah

penentuan level pengguna diatur, sehingga sistem dapat secara otmatis menampilkan

modul sesuai level dari username tertentu. Administrator juga dapat melihat catatan

(Log) dari pengguna yang telah menggunakan sistem ini. Setiap kali pengguna masuk

dalam sistem e-Puskesmas, maka secara otomatis sistem melakukan pencatatan dan

hanya di modul ini saja catatan (Log) tersebut dapat dilihat.

Gambar 22. Menu User



Berikut ini adalah panduan fungsi dan cara pengoperasian dari setiap sub

menu pada jendela Administrator:

Menu User - Logout

Digunakan untuk kembali ke jendela login. Apabila menu ini diklik

maka anda akan keluar dari jendela administrator dan kembali ke

jendela login.

Menu User - Edit User

Digunakan untuk memanipulasi seluruh data tentang pengguna (user)

e-Puskesmas (data pribadi pengguna, username, password, level dan

lain sebagainya). Administrator dapat menambahkan pengguna baru,

mengubah data pengguna yang ada dan menghapus data pengguna.

Jika menu ini diklik maka akan muncul tampilan jendela edit user

seperti berikut ini.

Gambar 23. Sub Menu Edit User pada Menu User



Data dari keseluruhan user yang telah tercatat pada sistem

ditampilkan pada tabel. Sedangkan textbox diatas tabel merupakan

tempat untuk mengisikan data, melihat data secara detail, maupun

melakukan perubahan pada data yang ada.

Keterangan tentang jendela Edit User:

Textbox

Merupakan tempat untuk memasukkan data, melihat data

secara detail, maupun melakukan perubahan pada data yang

ada.

Tabel User

Tempat dimana semua data pengguna ditampilkan. Data baru

yang ditampilkan secara otomatis juga ditampilkan di tabel ini.

Tombol Tambah

Digunakan untuk menambah pengguna baru. Saat pertama

kali jendela Edit User muncul tombol tambah inilah yang aktif

dan dapat digunakan.

Tombol Ubah

Berfungsi untuk mengubah data yang telah tersimpan dalam

sistem. Tombol ini aktif ketika Administrator memilih salah satu

data yang ada pada tabel.

Tombol Hapus

Kegunaan dari tombol hapus ini adalah untuk menghapus data

yang ada. Tombol ini aktif ketika Administrator memilih salah

satu data yang ada pada tabel.

Cara menambah user baru:

1. Klik tombol tambah. Secara otomatis ID User akan ditampilkan

oleh sistem dan pada textbox akan muncul kursor yang

menandakan data baru dapat diisikan.

2. Isikan informasi user pada textbox (Nama, Alamat, Username,

Password dan Level user)



Catatan:

Username dan Password adalah kunci yang digunakan

pengguna saat Login, dan setelah Login berhasil sistem

akan menampilkan jendela aplikasi sesuai dengan level

pengguna.

Level adalah tingkatan pengguna (Kepala Puskesmas,

Administrator, Petugas Ruangan, Apotek, UGD dan

lainnya). Level ini juga dapat diartikan sebagai bagian

kerja dari petugas di Puskesmas. Dalam e-Puskesmas

pengisian Level pada menu edit user ini akan

menentukan tampilan aplikasi modul setelah Login.

3. Klik simpan untuk menyimpan data user dalam database.

Administrator dapat memastikan data telah tersimpan dengan

melihat tampilan data pada tabel.

Cara mengubah data user:

1. Pilih data user dengan cara klik ganda pada data user yang

akan dirubah pada tabel. Saat data dipilih maka sistem akan

menampilkan detail data pada textbox diatas tabel. Secara

bersamaan tombol ubah akan berubah menjadi aktif.

2. Klik tombol ubah. Perhatikan pada textbox terdapat kursor

dimana hal ini menandakan data telah dapat dirubah. Lakukan

perubahan data yang anda inginkan.

3. Setelah data dirubah klik tombol simpan, lihat pada tabel pada

data yang telah anda ubah. Maka anda data user yang dipilih

telah berhasil anda ubah.

Cara menghapus data user:

1. Pilih data user dengan cara klik ganda pada data user yang akan

dirubah pada tabel. Saat data dipilih maka sistem akan

menampilkan detail data pada textbox diatas tabel. Secara

bersamaan tombol hapus akan berubah menjadi aktif.

2. Klik tombol hapus. Pastikan data user yang akan anda hapus

benar-benar data yang anda inginkan dengan melihat detail data

pada textbox . Setelah itu muncul pesan peringatan, jika anda

yakin data user tersebut akan dihapus klik OK.



3. Data telah dihapus secara permanen dari sistem. Maka data

yang baru saja anda hapus akan hilang dari tabel.

Menu User - Log User

Merupakan sistem pencatatan otomatis untuk pengguna yang Login

dalam aplikasi e-Puskesmas. Dalam menu ini Administrator dapat

melihat aktifitas login dari seluruh pengguna. Log ini dilengkapi

dengan pengelompokkan data berdasarkan nama pengguna, tanggal

login dan ruang.

Gambar 24. Sub Menu Log User pada Menu User

Klik option box untuk pada “Data Berdasarkan” untuk menentukan

pengelompokkan, dan option box pada “Pilih Data” adalah untuk

menspesifikkan pengelompokkan berdasarkan data tertentu. Saat

dikelompokkan tombol hapus data akan menjadi aktif dan

Administrator dapat menghapus data yang ditampilkan. Untuk

menghapus semua data pada option box “Data Berdasarkan” pilih

“All” dan semua data Log akan ditampilkan, pada saat yang

bersamaan tombol hapus semua akan menjadi aktif.



b. Menu Manage

Menu manage merupakan menu yang digunakan untuk mengatur segala

keperluan data operasional pada Puskesmas. Menu ini meliputi manipulasi data untuk

Desa, Ruang Praktek, Obat, Diagnosa, Tindakan dan Imunisasi. Data-data yang

dimanipulasi pada menu ini akan digunakan pada modul-modul lain seperti pada modul

pemeriksaan dan modul apotek.

Gambar 25. Menu Manage

Penjelasan mengenai sub menu pada menu manage adalah sebagai berikut:

Desa

Berfungsi untuk menambah, mengedit, dan menghapus nama Desa

dalam suatu wilayah pelayanan Puskesmas.

Cara menambah data desa:

1. Klik tombol tambah. Isi textbox dengan data yang akan anda

masukkan (id desa dapat ditentukan sendiri oleh Administrator).

2. Klik tombol simpan. Data yang telah anda isikan akan tampil pada

tabel.

Cara mengubah dan menghapus data sama seperti penjelasan sub

menu edit user pada menu user diatas.



Menu Manage - Ruang/Poli

Menu ini digunakan untuk mengatur banyaknya ruang/poli dan

petugas yang bertanggung jawab pada ruang tersebut. Dilengkapi

dengan fitur history ruang, sehingga Administrator dapat melihat

aktifitas kunjungan pasien di suatu ruang/poli, banyaknya pasien, dan

status pemeriksaan pasien. Cara untuk memanipulasi data

(menambah, mengubah dan menghapus data) sama seperti

penjelasan diatas.

Gambar 26. Sub Menu Ruang pada Menu Manage

Setiap ruang/poli memungkinkan memiliki lebih dari satu

petugas (user), penambahan petugas dalam ruang/poli dapat

dilakukan pada menu edit user.



Gambar 27. History Ruang pada Sub Menu Ruang

Menu Manage - Obat

Merupakan menu yang mengakomodasi pencatatan data

kebutuhan dan transaksi obat-obatan (pencatatan obat masuk dan

obat keluar) pada Puskesmas. Menu ini sama dengan modul Apotek

dalam e-Puskesmas. Administrator dan user pada bagian apotek

dapat melihat stok obat yang tersedia di Puskesmas dan saat

terdapat stok minimal, sistem akan memberikan peringatan bahwa

stok obat hampir habis.

Selain mengakomodasi kebutuhan transaksi obat, e-

Puskesmas juga memberikan fitur history obat. History ini berisi

pencatatan banyaknya transaksi obat keluar yang dapat

diklasifikasikan berdasarkan periode tertentu yang dilakukan secara

otomatis oleh sistem.



Gambar 28. Sub Menu Obat

Keterangan tentang jendela menu obat:

Kode obat diisi secara otomatis saat penambahan obat

dilakukan.

Satuan adalah pilihan dari jenis satuan yang digunakan pada

obat. Apabila Administrator tidak menggunakan satuan pada

obat pilih (-) pada pilihan combo box.

Stok minimum berfungsi sebagai parameter minimal stok obat

agar sistem menampilkan peringatan saat persediaan obat

hampir habis.

Secara umum cara menambah, mengubah, dan menghapus

data tidak jauh berbeda dengan penjelasan menambah,

mengubah atau menghapus data pada menu-menu diatas.

Apabila tombol “Lihat Stok Minimum” muncul pada jendela

Obat berarti terdapat persediaan obat yang melewati batas

persediaan. Klik tombol tersebut untuk melihat persediaan obat yang

hampir habis.



Sub Menu Obat - Tambah Stok Obat

Fitur ini digunakan menambahkan stok obat pada apotek. Cara

untuk menambahkan stok adalah sebagai berikut:

Pilih nama obat yang akan ditambahkan jumlah stoknya.

Secara otomatis jumlah stok lama akan tampil pada textbox

Stok.

Masukkan jumlah obat baru yang akan ditambahkan pada stik

obat pada textbox Jumlah.

Selanjutnya adalah keterangan asal obat. Keterangan ini diisi

untuk menerangkan tambahan obat berasal.

Klik tombol tambah untuk melakukan penambahan stok.

Gambar 29. Tambah Stok Obat

Catatan:

Stok obat pada modul apotek telah terintegrasi dengan modul pemeriksaan. Jumlah stok akan

otomatis berkurang saat petugas (dokter) memberikan obat pada saat pemeriksaan pasien,

pengurangan stok ini juga terjadi pada apotek. Mekanisme penggunaan obat saat pemeriksaan

dijelaskan lebih lanjut pada modul ruang menu pemeriksaan.



Sub Menu Obat - History Obat

History obat adalah catatan pengeluaran atau penggunaan

obat pada Puskesmas berdasarkan periode waktu tertentu.

Pencatatan untuk history inin diambil dari setiap transaksi obat

keluar. Dengan history ini Administrator dapat melihat jumlah obat

keluar dan penggunaan obat terbanyak dari daftar obat yang ada.

Cara mengoperasikan history obat:

1. Pilih periode waktu data history obat.

2. Klik tombol proses untuk menampilkan data sesuai periode

waktu.

Gambar 30. History Obat



Sub Menu Obat - Transaksi Obat

Berfungsi untuk mencatat informasi transaksi obat keluar.

Modul ini dirancang agar dapat menangani transaksi pengambilan

obat yang dilakukan oleh Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling

maupun Puskesmas wilayah lain untuk memenuhi kebutuhan obat-

obatan. Stok obat pada modul transaksi obat ini telah terintegrasi

dengan stok obat pada modul apotek.

Gambar 31. Transaksi Obat

Berikut ini panduan untuk menggunakan modul Transaksi Obat:

1. Saat pertama kali dijalankan maka sistem secara otomatis

akan memberikan kode transaksi anda. Isi textbox nama

pengambil, nama obat yang diminta, stok obat (otomatis terisi

berdasarkan stok obat pada Apotek), jumlah obat yang

diminta dan keterangan transaksi.



2. Klik tombol tambah apabila anda ingin menambahkan jenis

obat lain pada transaksi.

3. Daftar obat pada transaksi akan ditampilkan pada tabel.

Anda dapat memeriksa kembali apakah data yang

dimasukkan benar.

4. Jika terjadi kesalahan dan anda ingin menghapus salah satu

data transaksi, klik ganda pada data yang ada di dalam

tabel. Secara otomatis tombol hapus akan aktif dan anda

dapat menghapus data tersebut dari transaksi anda.

5. Klik Selesai jika transaksi telah selesai dilakukan, maka data

transaksi anda akan tersimpan dalam database.

Menu Manage - Diagnosa

Berfungsi untuk memanipulasi (memasukkan, mengedit dan

menghapus) data diagnosa yang nantinya data ini digunakan pada

modul pemeriksaan dan pembuatan laporan. Cara untuk

memanipulasi data tidak berbeda dengan manipulasi data pada sub

menu yang lain.

Gambar 32. Sub Menu Diagnosa pada Menu Manage



Default dari daftar diagnosa e-Puskesmas dibuat

menggunakan versi ICD X. Textboxt terdiri dari Kode DX, Kode ICDX,

Nama diagnosa, dan jenis diagnosa (menular atau tidak menular).

Pada saat menambah data kode IDX akan otomatis diisi oleh

sistem. Kode DX untuk daftar default dari sistem tidak dapat diubah

oleh Administrator. Sedangkan data-data lain pada dapat diubah pada

textbox yang disediakan.

History pada Sub Menu Diagnosa

History pada modul diagnosa digunakan untuk melihat sebaran

penyakit dalam kurun waktu tertentu. Data banyaknya penyakit

diambil dari hasil pemeriksaan pada setiap ruang/poli pada

Puskesmas.

Gambar 33. History Penyakit

Pada history ini Administrator dapat mengamati perkembangan

penyakit dalam kurun waktu tertentu. Jumlah penyakit merupakan

data valid yang diambil dari setiap pemeriksaan yang dilakukan tiap

harinya. Sebab data pada setiap pemeriksaan pada modul

pemeriksaan akan disimpan dan dimanfaatkan pada history maupun

laporan. Karena e-Puskesmas merupakan sistem yang terintegrasi

antar modulnya, maka data yang dihasilkan dapat dipastikan sebagai

data valid yang jika diolah menjadi bentuk-bentuk informasi akan

menjadi informasi yang tepat dan berkualitas.



Menu Manage - Tindakan

Menu ini digunakan untuk mengatur data tentang macam-

macam tindakan pemeriksaan yang nantinya digunakan pada modul

pemeriksaan. Administratror dapat menambah, mengubah atau

menghapus data tindakan default yang ada. Modul tindakan ini dibuat

agar tidak ada kerancuan pada saat mengisi tindakan, sehingga

memudahkan dalam pembuatan laporan dan data yang valid.

Gambar 34. Sub Menu Tindakan pada Menu Manage



Menu Manage - Imunisasi

Berfungsi untuk mengatur keperluan data mengenai imunisasi.

Administrator dapat melihat data imunisasi yang ada, menambah

jumlah stok imunisasi dan melihat history transaksi imunisasi.

Gambar 35. Sub Menu Imunisasi pada Menu Manage

Penggunaan modul dan sub modul seperti tambah stok dan

history, sama seperti langkah penggunaan modul-modul lain dalam e-

Puskesmas.



Gambar 36. Tambah Stok Imunisasi

Gambar 37. History Jumlah Penggunaan Imunisasi



Menu Manage - Input Cara Bayar

Merupakan menu yang berfungsi memasukkan macam-macam

cara pembayaran yang dilayani oleh Puskesmas. Hal ini sebagai

antisipasi kerancuan penginputan data yang biasa terjadi, sehingga

data yang dihasilkan oleh sistem diharapkan sesuai sesuai standart

yang ditentukan.

Gambar 38. Menu Manage – Input Cara Bayar



c. Menu Setting (Pengaturan Aplikasi)

Menu setting ini merupakan bagian terpenting dalam sistem, karena pengaturan

yang kurang tepat akan menyebabkan e-Puskesmas tidak dapat berfungsi secara

maksimal dan sebagaimana mestinya.

Menu setting berisi pengaturan tentang penyimpanan data ke database,

pengaturan identitas Puskesmas dimana pengaturan ini jika kurang tepat dilkakukan

akan berimbas pada saat proses sinkronisasi database lokas (Puskesmas) ke database

server pusat.

Catatan:

Administrator dianjurkan segera melakukan pengaturan Database dan Identitas

Puskesmas setelah instalasi e-Puskesmas. Semua pengaturan telah terakomodasi

dalam menu ini.

Menu Setting – Database

Lihat pada petunjuk pengaturan database pada halaman Pengaturan

Database bab Installasi Aplikasi Server e-Puskesmas. Langkah

pengaturan yang dilakukan pada dasarnya sama dengan pengaturan

database setelah proses installasi.

Gambar 38. Pengaturan Database pada Menu Sett ing



Menu Setting – Puskesmas

Berfungsi untuk memberikan identitas Puskesmas pada

sistem. Pengaturan ini akan digunakan untuk memberi identitas

header laporan, nama Kepala Puskesmas dalam laporan secara

otomatis dan memberikan id unik untuk tiap Puskesmas. Id ini akan

digunakan pada saat syncrhonisasi sehingga apabila pengaturan ini

kurang tepat maka synchronisasi tidak akan berhasil dilakukan.

Gambar 39. Pengaturan Puskesmas pada Menu Sett ing

Panduan pengaturan Puskesmas:

1. Isi ID Puskesmas sesuai dengan Puskesmas yang menggunakan

e-Puskesmas. Dalam memasukkan ID Puskesmas tidak boleh ada

spasi. Anda dapat mendapatkan ID Puskesmas di website

http://www.e-Puskesmas.com atau dengan menghubungi contact

support e-Puskesmas.

2. Sesuaikan nama Puskesmas, alamat, kecamatan, kota dan

telepon dengan Puskesmas tempat anda mengaplikasikan sistem

ini.

3. URL adalah alamat yang digunakan untuk menyimpan data yang

ditujukan pada database. Biarkan saja URL terisi default

localhost/ePuskesmas.

http://www.e-puskesmas.com/



4. Menu Setting - Import Excel ke Database

Menu ini berfungsi menambahkan laporan yang dibuat dari

luar sistem (laporan dari Puskesmas Pembantu atau Puskesmas

Keliling) ke dalam database.

Gambar 40. Menu Sett ing – Import Excel ke Database

Panduan penggunaan:

1. Cari file laporan (format microsoft office excel) pada komputer.

Anda dapat melakukan pencarian di kolom kiri direktori

komputer. Kolom kanan berfungsi untuk menampilkan file

berformat microsoft office excel.

2. Tentukan jenis laporan yang akan Anda masukkan ke dalam

database. Klik panah bawah pada combo box dan akan

muncul pilihan jenis laporan (LB1, LB2, LB3 atau LB4).



Menu Setting – History Synchronise

Menu ini digunakan sebagai pencatatan synchronisasi yang

telah dilakukan. Dengan adanya history ini, Administrator dapat

memastikan bahwa synchronisasi yang dilakukan benar-benar

berhasil. History dikelompokkan pada periode tahun dan dibagi dalam

bulan. Pada tiap bulan yang dipilih dalam history akan muncul

informasi detail-detail synchronisasi yang dilakukan tiap harinya.

Gambar 41. Menu Sett ing – History Synchronisasi



Menu Setting – Update News

Update News berfungsi untuk memperoleh berita seputar

perkembangan aplikasi e-Puskesmas dari website e-Puskesmas. Berita

ini dapat berupa perkembangan versi aplikasi, modul-modul tambahan

baru dan informasi-informasi lainnya. Syarat dari Update news ini

adalah sistem harus mempunyai koneksi internet.

Untuk mendapatkan berita anda cukup mengklik tombol update berita.

Gambar 42. Menu Sett ing – Update Berita



Menu Setting – Input Pengambil Obat

Menu input pengambil obat adalah menu yang digunakan

untuk mendaftar nama-nama pengambil obat (modul apotek). Hal ini

dilakukan agar tidak terjadi kerancuan pada saat memasukkan data

pengambil obat.

Gambar 43. Menu Sett ing – Input Pengambil Obat

Cara untuk menambah, mengubah dan menghapus data pada

jendela input pengambil obat sama seperti penjelasan manipulasi data

pada menu-menu diatas.



Menu Setting – Input Pengirim Obat

Fungsi menu ini pada dasarnya seperti fungsi menu setting –

input penerima obat, hanya saja menu ini ditujukan untuk pengirim

obat.

Gambar 44. Menu Sett ing – Input Pengirim Obat



III.2. PANDUAN PENGGUNAAN dan FUNGSI MENU

MODUL PENDAFTARAN

Modul pendaftaran pada e-Puskesmas berfungsi untuk mempercepat proses pencatatan pasien

baru dan pencarian data pasien yang telah terdaftar. Data pada modul pendaftaran ini akan

digunakan pada modul pemeriksaan ruang/poli, sehingga data pasien akan terintegrasi dengan

data rekam medik dan hubungan keluarga pasien.

Pada modul pendaftaran ini petugas juga dapat melihat informasi antrian pasien pada tiap ruang

dan petugas yang sedang bertugas di ruang tersebut.

Setelah pengguna berhasil login pada sistem dengan level pendaftaran, selanjutnya sistem akan

menampilkan jendela pendaftaran

Berikut tampilan dari jendela modul pendaftaran:



Gambar 45. Tampilan Modul Pendaftaran e -Puskesmas

Memasukkan Data Pasien Baru pada Sistem

Klik tombol pasien baru.

Field kolom pengisian data akan aktif (kursor terdapat pada field nama pasien).

Petugas dapat memulai pengisian data pada modul pendaftaran ini. Berikut

panduan pengisian data pada modul pendaftaran:

Panduan Pengisian Data pada Modul Pendaftaran:

1. Nomor RM (rekam medik) akan terisi secara otomatis.

2. Isikan data pada field yang telah disediakan.

Field kolom umur akan terisi secara otomatis sesuai tanggal lahir yang

petugas masukkan.

Pengisian field kolom desa/kelurahan merupakan menu pilihan. Isi dari

pilihan adalah data yang diisikan oleh Administrator pada menu manage

– desa. Apabila desa/kelurahan tidak tertera pada pilihan yang ada,

petugas dapat memilih “Luar Wilayah” untuk memberikan nama

desa/kelurahan secara manual pada sistem.

3. Tombol perbarui foto digunakan untuk mengambil gambar foto dari pasien.

Setelah petugas mengambil gambar foto pasien, klik tombol refresh untuk

menampilkan foto pasien pada tempat yang telah disediakan.

4. Kolom penerimaan pasien adalah langkah untuk mengirimkan data pasien pada

ruang/poli yang dituju. Data dari modul pendaftaran yang baru dimasukkan ini

akan otomatis tampil pada ruang periksa sekaligus dengan nomor antrian

pasien tersebut.

Gambar 46. Pengiriman Data Pasien dari Modul Pendaftaran ke Modul Pemeriksaan

Setelah seluruh data telah dimasukkan dengan benar klik tombol rekam data

untuk menyimpan data pasien pada sistem sekaligus mengirimkan data pasien

tersebut pada ruang/poli yang dituju.



Gambar 47. Data Pasien Baru Telah Tersimpan

Membuat Kartu Berobat

e-Puskesmas mempunyai fitur untuk melakukan pencetakan data pasien baru secara otomatis.

Setelah data pasien tersimpan dan muncul informasi bahwa data pasien telah tersimpan maka

tombol buat kartu menjadi aktif.

Langkah-langkah membuat kartu berobat:

1. Klik tombol buat kartu, maka sistem akan menampilkan layout kartu

berobat seperti pada gambar dibawah ini:

Gambar 48. Tampilan Depan Cetak Kartu Berobat

Gambar 49. Tampilan Belakang Cetak Kartu Berobat

Keterangan:



Nama dan alamat Puskesmas telah disesuaikan dengan isian data Administrator pada menu

Pengaturan – Puskesmas. Data yang tertera pada kartu sesuai dengan data yang diisikan pada

modul Pendaftaran

2. Klik tombol print untuk mencetak kartu.

3. Tombol export digunakan apabila petugas ingin menyimpan kartu

berobat dalam bentuk file digital pada komputer.

Gambar 50. Export Kartu Berobat ke Komputer

Menampilkan Data Pasien Lama

Berikut ini panduan untuk memanfaatkan data pasien yang telah terdaftar:

1. Klik tombol Pasien Lama pada tampilan jendela awal modul pendaftaran.

2. Selanjutnya muncul tabel yang berisi seluruh data pasien yang terdaftar.

Petugas dapat memanfaatkan fitur pencarian berdasarkan nama atau nrm

pasien. Jika data yang diisikan benar maka daftar pada tabel hanya akan

berisi data yang dimasukkan petugas pada field kolom pencarian.

3. Untuk menggunakan data pasien pada tabel, klik sekali untuk memilih data

pasien, lalu klik ganda untuk menampilkan data dalam tampilan awal modul

pendaftaran.(3 kali klik untuk menampilkan data pasien dari tabel ke tampilan

awal modul pendaftaran)

4. Petugas dapat mengubah data yang ada. Langkah untuk memasukkan data

sama seperti penjelasan memasukkan pasien baru diatas.



Gambar 51. Daftar Pasien Terdaftar

Informasi Kunjungan Keluarga

Dalam fitur ini, petugas dapat melihat jumlah kunjungan dari pasien beserta keluarga pasien

yang bersangkutan. Pengelompokkan ini didasarkan pada nama kepala keluarga yang terdapat

pada pada data utama modul pendaftaran. Pasien-pasien dengan nama kepala keluarga yang

sama akan dikelompokkan dalam informasi kunjungan keluarga ini.



Gambar 52. Informasi Kunjungan Keluarga

Daftar Antrian

Menu ini berfungsi untuk melihat daftar antrian dan status pemeriksaan pasien (sudah diperiksa

(1) dan belum diperiksa (0)). Petugas dapat melakukan pencarian berdasarkan nama ruang dan

nomor rekam medik/nama pasien. Jika petugas mengelompokkan berdasarkan nama ruang,

maka data yang ditampilkan hanya data yang pasien yang mengunjungi ruangan tersebut .

Gambar 53. Daftar Antrian Pasien

Daftar Ruang

Menu ini dapat dimanfaatkan petugas pada bagian pendaftaran untuk melihat banyaknya ruang

dan petugas yang bertugas pada setiap ruang tersebut pada Puskesmas. Fitur pencarian juga

terdapat pada menu ini untuk memudahkan pencarian jika petugas yang bertugas lebih dari satu

orang pada suatu ruang dan mempercepat pencarian jika data petugas pada suatu Puskesmas

sangat banyak. Pencarian pada menu ini didasarkan pada nama petugas.



Gambar 54. Daftar Ruang

III.3. PANDUAN PENGGUNAAN

MODUL PEMERIKSAAN (RUANG/POLI)

Setelah pasien terdaftar dan oleh petugas pendaftaran, data pasien dan antrian telah dikirimkan

ke ruang/poli yang dituju. Dokter atau petugas dapat melihat data pasien, baik data pribadi

maupun history pemriksaan pasien (diagnosa dan obat yang dikonsumsi). Pada dasarnya

tampilan dan fungsi sistem pada modul pemeriksaan ini adalah sama.

Selain itu modul pemeriksaan juga mempunyai fitur-fitur lain seperti pembuatan laporan

otomatis, syncronisasi data, cetak resep, cetak surat sehat, cetak surat dokter dan cetak riwayat

sakit keluarga.

Berikut tampilan jendela modul pemeriksaan:

Gambar 55. Modul Pemeriksaan (Tab Data Pribadi)



Terdapat dua tab pada tampilan utama modul pemeriksaan ini. Tab pertama adalah tab data

pribadi yang berisikan informasi data pribadi pasien. Dalam tab ini terdapat nomor antrian

pasien, tombol panggil antrian yang berfungsi memanggil antrian saat ini.

Apabila pemeriksaan terhadap pasien dengan antrian tersebut telah selesai, petugas dapat

mengklik tombol Antrian Berikutnya untuk meneruskan pemeriksaan ke antrian berikutnya.

Sedangkan tombol history pasien digunakan untuk melihat catatan riwayat pemeriksaan pasien

seperti diagnosa dan obat yang telah dikonsumsi oleh pasien tersebut.

Gambar 56. History Pasien

Tab berikutnya adalah tab pemeriksaan. Tampilan tab pemeriksaan adalah sebagai berikut:



Gambar 57. Modul Pemeriksaan (Tab Pemeriksaan)

Tab pemeriksaan berfungsi untuk merekam data pemeriksaan pasien, mencetak resep, surat

sehat, surat dokter dan riwayat sakit keluarga.

Berikut ini adalah panduan pengisian data pada tab pemeriksaan:

Pengisian data Keluhan Utama, Anamnesa dan Catatan dimasukkan dengan

cara diketikkan biasa pada textbox yang telah disediakan.

Pengisian data diagnosa dilakukan dengan memilih daftar diagnosa yang telah

ada (daftar diagnosa diinputkan oleh Administrator) dan atau mengetikkan

secara manual diagnosa. Klik tombol tambah untuk memasukkan diagnosa

pada tabel diagnosa dan menambah diagnosa.

Untuk mengahapus data diagnosa pada tabel pilih data yang akan dihapus

pada tabel dengan cara klik ganda data yang akan dipilih, lalu klik tombol

hapus. Setelah itu muncul peringatan, klik OK apabila anda yakin bahwa data

yang anda hapus benar.

Pengisian data pada field Tindakan dan Saran adalah dengan memilih daftar

yang telah ada atau mengetikkan sendiri Tindakan dan Saran yang dikehendaki

petugas.

Masukkan data injeksi. Cara pengisian sama seperti penjelasan diatas,

masukkan jumlah injeksi dan secara otomatis sistem akan menampilkan

jumlah stok injeksi yang tersedia pada apotek

Catatan:

Jumlah stok obat merupakan data yang diambil dari modul apotek. Jika obat

digunakan pada saat pemeriksaan maka stok pada apotek akan dikurangi.

Selanjutnya masukkan data resep. Sistem juga akan menampilkan jumlah stok

obat yang tersedia pada apotek. Setelah itu masukkan jumlah obat yang

diperlukan dan aturan pakai dari obat tersebut. Klik tombol tambah untuk

memasukkan resep pada tabel resep dan menambah resep.

Langkah untuk mengapus data pada daftar resep sama seperti langkah

menghapus pada daftar data diagnosa diatas.

Rujukan digunakan untuk memindahkan data pasien dari ruang asal ke ruang

lain pada satu Puskesmas.

Pada kolom pemeriksaan fisik, isi dengan cara mengetikkan hasil pemeriksaan

pada field yang telah disediakan.



Cetak Resep

Fitur pada aplikasi e-Puskesmas yang digunakan untuk mencetak resep dari data hasil

pemeriksaan. Klik tombol cetak resep yang terletak pada bagian kanan jendela pemeriksaan,

setelah itu muncul tampilan format pencetakan sebagai berikut:

Gambar 58. Cetak Resep Hasil Pemeriksaan

Langkah untuk mencetak resep sama seperti cara mencetak pada penjelasan cetak kartu

berobat diatas.



Membuat Surat Keterangan Sehat dan Surat Sehat Calon Pengantin

Langkah untuk membuat surat keterangan sehat adalah sebagai berikut:

1. Klik tombol surat sehat yang terletak pada bagian kanan jendela pemeriksaan.

2. Muncul jendela baru yang digunakan untuk pengisian data berkaitan dengan pembuatan

surat keterangan sehat. Tampilan jendela pembuatan surat keterangan sehat adalah

sebagai berikut:

Gambar 59. Jendela Pengisian Data Surat Sehat

3. Pada field keterangan terdapat pilihan untuk cetak surat keterangan sehat atau surat

sehat calon pengantin. Pilih sesuai kebutuhan dan format pencetakan akan disesuaikan.

4. Isi semua data yang diperlukan untuk membuat surat sehat pada field yang telah

disediakan.



5. Klik tombol cetak pada bagian kanan atas jendela Surat Keterangan Sehat.

Gambar 60. Cetak Surat Keterangan Sehat



Gambar 61. Cetak Surat Keterangan Sehat Calon Pengantin

Membuat Surat Dokter

Berikut ini cara untuk membuat surat dokter:

1. Klik tombol surat sehat setelah pemeriksaan dilakukan.

2. Selanjutnya akan muncul jendela pengisian data untuk keterangan pembuatan surat

sehat. Beberapa field telah terisi dengan data yang diambil dari data pasien. Petugas

cukup mengisi field Keterangan Sakit dan Jumlah Hari Istirahat.

Gambar 62. Jendela Pengisian Data Keterangan Surat Dokter

3. Klik tombol cetak untuk membuat surat dokter.



Gambar 63. Cetak Surat Dokter

Riwayat Sakit Keluarga

Fitur yang digunakan untuk melihat riwayat sakit keluarga. Petugas dapat mengetahui jumlah

kunjungan pasien yang dikelompokkan menurut Kartu Keluarga (KK). Klik tombol riwayat sakit

keluarga dan selanjutnya akan muncul tampilan seperti dibawah ini:

Gambar 64. Riwayat Sakit Keluarga



III.3.1 Fungsi Menu Modul Pemeriksaan

Melihat Data Pasien

Menu ini digunakan untuk melihat data pasien yang pernah berobat pada suatu ruang tertentu

di Puskesmas

Cara untuk melihat data pasien adalah:

1. Klik tombol Daftar Pasien pada bagian atas Jendela Modul Pemeriksaan.

2. Muncul tabel yang berisikan data dari pasien yang pernah diperiksa. Anda

dapat melakukan pencarian dengan mengetikkan sebagian nama atau nomor

RM pasien.

Gambar 65. Daftar Pasien Pada Modul Pemeriksaan Ruang/Poli



Melihat Daftar Antrian

Dengan aplikasi e-Puskesmas Petugas di suatu ruangan dapat melihat jumlah antrian pasien.

Pada keterangan tabel antrian terdapat juga status pemeriksaan (1 = sudah diperiksa, 0 =

belum diperiksa).

Cara untuk melihat daftar antrian adalah:

1. Klik tombol daftar antrian

2. Muncul tabel yang berisi informasi antrian berupa jumlah antrian dan status

pemeriksaan pasien. Anda dapat memeriksa status pemeriksaan pada kolom

“selesai”

3. Anda juga dapat melakukan pencarian dengan cara mengetikkan Nama atau

Nomor Rekam Medik (No_RM) pada kolom yang telah disediakan diatas tabel.

Gambar 66. Daftar Antrian Pada Modul Pemeriksaan Ruang/Poli



Synchronize Data

Menu ini digunakan untuk pengiriman data dari server lokal Puskesmas ke server Pusat.

Langkah untuk melakukan synchronisasi:

1. Klik tombol Synchronize Data, lalu akan muncul tampilan seperti pada gambar

dibawah.

2. Klik tombol “Synchronize Online” untuk mengirimkan data ke server e-

Puskesmas.

Gambar 67. Synchronisasi Data Lokal Puskesmas ke Server e -Puskesmas

Keterangan:

a. Tanggal

Pengguna dapat menentukan tanggal untuk melakukan synchronisasi, artinya apabila

pengguna menentukan tanggal tertentu pada menu synchronisasi maka hanya data

pada tanggal tersebut yang akan dikirimkan ke server. Anda dapat melihat history

synchronisasi pada modul administrator untuk memastikan bahwa data benar-benar

telah berhasil dikirimkan ke server e-Puskesmas.

b. URL Upload adalah alamat server e-Puskesmas. Secara default alamat ini telah

disesuaikan oleh pengembang.



c. Saat tombol “Synchronize Online” perhatikan status pengiriman, pastikan panel status

terisi penuh yang menandakan bahwa data telah sepenuhnya dikirimkan.

Buat Laporan

Merupakan fitur e-Puskesmas yang digunakan untuk membuat laporan yang didasarkan pada

data yang telah dimasukkan oleh pengguna dan ditampilkan dalam format microsoft office excel.

Berikut ini adalah macam-macam laporan yang dapat diakomodasi oleh e-Puskesmas:

3. Penyakit : Laporan bulanan untuk suatu penyakit pada masing-masing desa berdasarkan klasifikasi umur dalam kurun waktu tertentu.

4. LB-1 : Laporan bulanan terhadap semua jenis penyakit berdasarkan klasifikasi umur dalam kurun waktu tertentu.

5. LB-2 : Laporan bulanan terhadap pemakaian dan penerimaan obat dalam kurun waktu tertentu.

6. LB-3 : Laporan bulanan Gizi, Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) dan

Imunisasi dalam kurun waktu tertentu.

7. LB-4 : Laporan bulanan terhadap suatu jenis penyakit pada setiap

ruangan dalam kurun waktu tertentu.

8. LK-3 : Laporan rekapitulasi cakupan peserta, kunjungan dan rujukan

ASKES.

9. LK-4 : Laporan gambaran 10 penyakit terbanyak pada rawat jalan.

10. Rujukan : Laporan tentang data rujukan antar ruang pada Puskesmas.

Langkah-langkah membuat laporan:

1. Klik tombol “Buat Laporan” pada bagian atas jendela modul pemeriksaan,

setelah itu muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini:



Gambar 68. Tampilan Menu Buat Laporan

2. Pilih jenis laporan yang Anda ingin buat (laporan tentang Penyakit, LB-1, LB-

2, LB-4, dst) dengan cara mengklik tab yang bertuliskan jenis laporan

tersebut.

3. Isi kolom yang ada dalam tab tersebut. Jenis isian pada tiap tab akan

berbeda, disesuaikan dengan kebutuhan pembuatan laporan.

4. Klik tombol “Export Laporan”maka secara otomatis sistem akan

menampilkan laporan dengan format microsoft office excel.

Catatan:

Pada saat sistem menjalankan proses export data pada database ke bentuk laporan, Pengguna

disarankan agar tidak menutup jendela microsoft office excel atau melakukan proses lain

sampai laporan secara keseluruhan berhasil diexport.



III.4 Modul Pemeriksaan - Laboratorium

Pada dasarnya modul pemeriksaan laboratorium tidak jauh berbeda dengan modul pemeriksaan

pada ruang/poli yang lain, namun perbedaannya adalah jenis data yang dibutuhkan oleh sistem.

Pada pemeriksaan laboratorium data yang dibutuhkan amat kompleks dan berbeda dengan

pemeriksaan biasa. Terdapat tiga tab pada modul ini antara lain:

Tab Data Pribadi

Merupakan tab yang berisi data pasien yang akan diperiksa oleh Petugas.

Tab Pemeriksaan Darah

Merupakan tab yang mengakomodasi seluruh kebutuhan pengambilan data pada

pemeriksaan darah.

Tab Pemeriksaan Urin, Tinja dan Pemeriksaan Lain

Hasil pemeriksaan Urin, Tinja dan pemeriksaan yang lain dapat petugas masukkan

datanya pada tab ini.

Langkah penggunaan modul ini tidak jauh berbeda dengan modul pemeriksaan untuk

ruang/poli.

Gambar 70. Tab Data Pribadi Pada Modul Pemeriksaan – Laboratorium



Gambar 71. Tab Pemeriksaan Darah

Gambar 72. Tab Pemeriksaan Urin, Tinja dan Lain -Lain



IV. Modul Kepala Puskesmas

Modul ini secara khusus ditujukan untuk Kepala Puskesmas agar dapat memantau seluruh

kegiatan bisnis proses pada Puskesmas. Pada modul ini disediakan perekapan data seperti

rekap untuk data pasien, penyakit, obat, dan imunisasi. Kepala Puskesmas dapat melihat data

yang diinginkan dengan cepat dan mudah, cukup isikan tanggal pada rekap data yang

diinginkan, selanjutnya sistem akan menampilkan rekapan data sesuai tanggal yang dipilih oleh

Kepala Puskesmas.

Berikut ini adalah gambar dari tampilan jendela modul Kepala Puskesmas:

Gambar 73. Tampilan Jendela Modul Kepala Puskesmas

Panduan penggunaan modul Kepala Puskesmas:

Setelah login dan muncul tampilan seperti pada gambar diatas pilih salah satu menu

pada bagian atas jendela tampilan untuk menentukan rekapan data yang akan

dilihat/dibuat.

Rekap Pasien

Menu ini digunakan untuk melihat data kunjungan pasien. Data dapat disajikan dalam bentuk

kunjungan pasien harian, bulanan, dan keseluruhan jumlah kunjungan pasien. Selain itu menu

ini juga dapat digunakan untuk melihat history kunjungan pada tiap ruang/poli di Puskesmas

Langkah untuk menggunakan menu ini adalah sebagai berikut:

1. Pilih tab model rekap pasien yang diinginkan.



2. Pilih pilihan tanggal (bulan atau tahun) untuk menyesuaikan sajian data sesuai

keinginan Anda.

3. Klik tombol “Export Laporan ” dan sistem akan menyajikan data yang Anda inginkan

dalam format microsoft office excel.

Gambar 74. Rekap Pasien pada Modul Kepala Puskesmas

Gambar 75. Tampilan Penyajian Data Rekap Pasien



Rekap Penyakit

Menu ini digunakan untuk melihat rekapan data penyakit yang diderita oleh pasien di

Puskesmas dalam kurun waktu tertentu. Kepala Puskesmas dapat melihat rekapan penyakit ini

dalam bentuk data harian atau bulanan.

Langkah – langkah melihat rekap penyakit:

1. Klik tombol “Rekap Penyakit” lalu tampilan aka berubah seperti gambar dibawah ini:

Gambar 76. Tampilan Menu Rekap Penyakit

2. Pilih model rekap yang diinginkan dengan mengklik tab “Rekap Harian” atau “Rekap

Bulanan” yang berarti Anda dapat menampilkan rekap dalam bentuk harian atau

bulanan.

3. Setelah itu klik tombol “Lihat Data”. Maka tampilan akan berubah sesuai gambar

dibawah ini:

Gambar 77. Pengaturan Tanggal Rekap Penyakit



4. Langkah selanjutnya adalah menentukan tanggal. Langkah ini dilakukan agar data yang

tersaji nantinya sesuai dengan data dari tanggal yang diinginkan.

5. Klik tombol “Proses”maka data akan muncul pada tabel.

6. Untuk mengubah format rekapan dalam format microsoft excel, klik tombol “Export

Data”. Maka data akan disajikan seperti pada gambar dibawah ini:

Gambar 78. Rekapan Data Penyakit dalam Format Microsoft Excel



Rekap Obat

Digunakan untuk melihat rekapan data obat yang ada pada Puskesmas. Data dapat dilihat

berdasarkan transaksi data harian dan bulanan. Untuk langkah membuat rekap sama seperti

penjelasan diatas.

Gambar 79. Tampilan Menu Rekap Obat



Gambar 80. Pengaturan Tanggal Rekap Obat

Gambar 81. Rekapan Data Obat dalam Format Microsoft Excel



Rekap Imunisasi

Mirip seperti fungsi menu-menu rekap yang lain, menu rekap imunisasi digunakan untuk

melakukan rekapitulasi data transaksi imunisasi pada Puskesmas. Data rekap dalam menu ini

juga dapat dilihat berdasarkan data transaksi imunisasi harian atau bulanan.

Langkah penggunaan rekap imunisasi ini tidak berbeda dengan penjelasan membuat rekap

penyakit diatas.

Gambar 82. Tampilan Menu Rekap Imunisasi



Gambar 83. Pengaturan Tanggal Rekap Imunisasi

Gambar 84. Rekapan Data Imunisasi dalam Format Microsoft Excel

Buku Pedoman E-Puskesmas

Documents