BPC implementatie bij Trespa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trespa, fabrikant van hoogwaardige gevelbekleding, heeft SAP Business Planning and Consolidation (BPC) gemplementeerd omdat de controllers zelf met de software willen kunnen werken. Niet steeds naar de IT-afdeling hoeven gaan. "Je moet dan ook de beste h t project zetten; niet iemand die het er ev bi" roller bij Trespa. INTERVIEW Hans de Labije • TEKST Teus Molenaar De meeste mensen kennen Trespa wel; de duurzame beplating is zelfs een merknaam geworden. Maar velen weten niet dat de fabriek in Nederland staat. In Weert om precies te zijn. Daar is ook het hoofdkantoor gevestigd. lnmiddels is het bedrijf een multinational met vestigingen over de hele wereld. Daar zit hem de kneep: het gezwoeg om alle cijfers te consolideren naar een eenheid, opdat er inzicht in de bedrijfsvoering ontstaat. "We werkten altijd met een oude versie van de rapportagetool Cognos Express ", zegt Eric Jan van der Poll, Finance Manager bij Trespa en tevens projectleider voor invoering van SAP BPC. "De tool was aan vervanging toe. En .eigenlijk was het niet het passende pakket voor wat wij ermee willen doen. Elke maand liepen we tegen problemen aan." Het grootste probleem was wel dat de mensen van de financeafdeling steeds moesten aankloppen bij een externe consultant om de regels van Cognos Express aan te passen zodra er iets was gewijzigd binnen SAP ECC. En dat gebeurde vaak. Aan de groep die de zoektocht opzette voor een vervangend pakket, was oak Bart Roelofs (applicatiemanager BW bij Trespa) toegevoegd. 12 lvNsGI Magazine mrt/17 De nieuwe software moest aan drie hoofdvoorwaarden voldoen, vertelt Van der Poll. 1. "De gebruiker moet zelf eenvoudig de nodige veranderingen in het pakket kunnen doorvoeren als dat nodig is. We willen niet meer afhankelijk zijn van een IT-afdeling. 2. Voorts moet er een innige integratie met SAP ECC mogelijk zijn. 3. En ten slotte moet het pakket een robuuste Excel add-in bevatten. Want onze mensen lezen en schrijven met Excel." In april 2016 viel het besluit met SAP BPC aan de slag te gaan. "De keuze was eigenlijk al snel gemaakt. Dit pakket voldoet in ruime mate aan de eisen die we hadden gesteld. Je kunt er meerdere dwarsdoorsnedes mee maken en je kunt doorklikken om precies na te gaan waar de cijfers vandaan komen. Bovendien is de inrichting vrij eenvoudig te maken, maar wel doeltreffend. Voorts zijn er drie partijen uitgenodigd om een offerte te maken voor invoering van het pakket. Van een partij hebben we nooit antwoord gekregen. Uiteindelijk is de keus gevallen op Magnus voor begeleiding van het implementatietraject, omdat we bij Magnus het beste gevoel bij de consultants hadden", zegt Daen. De voorbereiding van de migratie is volgens hen het belangrijkst. "Wij hebben alles bekeken vanuit het perspectief van de consolidatie. Welke data hebben we waarvoor nodig? Dat moet je in kaart brengen. En dat kan alleen door de mensen die ermee moeten gaan werken", zegt Van der Poll. Daen vult aan: "Het zwaartepunt van de projectgroep moet bij de business liggen. Daar moet je mensen voor vrij maken. En niet iemand nemen die wellicht wat tijd over heeft. Je moet de beste mensen erop zetten." De voorbereiding heeft de nodige hoofdbrekens gekend. Met hulp van SAP Support en de implementatiepartner Magnus is het toch gelukt. Bij Trespa gaat het erom de gegevens van zestien entiteiten over de hele wereld te consolideren. Met workshops is bepaald waaraan het pakket moet voldoen en hoe het moet warden ingericht. "Daarbij hebben we steeds gekeken naar wat SAP BPC IFRS Starter Kit zelf aan boord heeft. Met die standaard werkwijze willen we aan de slag, omdat we geen maatwerk willen hebben dat altijd onderhoud behoeft. Twee workshops bijgewoond door eindgebruikers en IT-afdeling - een van een hele dag en een van een halve dag - bleken genoeg om BPC naar onze wensen in te richten", aldusVan der Poll. Ze zeggen alle drie wel dat de workshops goed moeten warden voorbereid. "ledereen moet zijn huiswerk doen, zodat je weet waar je het over gaat hebben. Zo moet je bespreken hoe je met koersen wilt omgaan, hoe je de bedrijfswinst definieert, welke dynamische rapporten je wilt hebben, welke hierarchie binnen de bedrijfsgegevens je wilt toepassen", zegtVan der Poll. Hierbij is gekeken naar de regels die zijn opgesteld door de IFRS Foundation (International Financial Reporting Standards). "Uiteindelijk bleek voor ans dat de IFRS Starter Kit te uitgebreid is. Maar het geeft wel een mooi startpunt; je kunt je dan steeds aragen: willen wij dat zo doen of anders?", licht Daen toe. Roelofs meldt dat het datawarehouse van Trespa ongeveer 2 TB groat is. "Tussendoor hebben we ook nag een upgrade van BW gedaan. Oat was nodig om BPC te kunnen implementeren", aidus Roelofs. Er is gewerkt in een ontwikkelomgeving om de bedrijfsvoering niet te verstoren. BW en BPC (10.1 voor de duidelijkheid) draaien op Pure Storage (flash). "Wij krijgen de rapportages nu dertig procent sneller dan wij gewend waren", zegt de projectleider. In november is er met succes schaduw gedraaid. Daarbij zijn de data van de afgelopen twee jaar in de testomgeving ingelezen. Het pakket draait nu naar wens. "We zijn wel blij dat SAP deze oplossing biedt. Want wij zijn als bedrijf wel een multinational, maar lang niet zo groat als bijvoorbeeld Philips. Maar we zijn oak geen MKB-bedrijf. We zitten eigenlijk tussen laken en servet. Met BPC heeft SAP een betaalbare oplossing op de markt gebracht", vertelt Daen. De volgende stap is om de planning-module van BPC te gaan gebruiken. Het begin is gericht geweest op de consolidatieslag. "Dan moeten we eerst de scope gaan bepalen. Wat willen we bereiken? Daarna bespreek je binnen de projectgroep hoe je dat gaat bereiken", stelt Daen. "Het mooie is nu wel dat we met dit project een goede basis hebben weten te leggen. Wij willen werken met eenduidige brondata. De metadata moeten in orde zijn. Oat hebben we nu bereikt. En nu kunnen we met planning aan de slag", besluitVan der Poll. Freek Daen, Eric Jan van der Poll en Bart Roelofs "Trespa heeft dit project als schoolvoorbeeld BPC project opgepakt en uitgevoerd. Door de beste mensen op het project te zetten en deze goed te begeleiden vanuit Magnus zijn zij volledig empowered om het systeem zelf verder te onderhouden, aidus Peter-Jan Simons, Managing Director Magnus. �' • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • lvNsGI Magazine mrt/17 13