0 BORANG SISTEM PENJAMINAN MUTU UKM DAN ORMAWA BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2019
0
BORANG
SISTEM PENJAMINAN MUTU
UKM DAN ORMAWA
BIRO KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2019
1
IDENTITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN
Nama :
Lingkup : Universitas / Fakultas
Perguruan Tinggi : Universitas SebelasMaret
Kedudukan/alamat Sekretariat :
Dasar Hukum Legalitas :
Pejabat Penandatangan SK :
Laporan penjaminan mutu ini disusun dan dilaporkan kepada
Biro Kemahasiswaan dan Alumni Universitas SebelasMaret
Pada tanggal : .........................
Untuk periode tahun .....................
Surakarta, ..............................
Ketua,
Nama :
NIM :
2
PENDAHULUAN
Universitas Sebelas Maret resmi berdiri pada 11 Maret 1976. Sejak tahun 1977,
universitas ini memiliki kampus induk terpadu di Kentingan, Jebres, Surakarta seluas
60 ha yang diperoleh dari Walikota Surakarta melalui Surat Keputusan Walikota
Surakarta tanggal 18 Oktober 1976 nomor 238/Kep/T3/1976. Dalam
perkembangannya, pada tahun 1982 nama dan singkatan Universitas Negeri Surakarta
Sebelas Maret Surakarta (UNS Sebelas Maret), ditetapkan menjadi Universitas Sebelas
Maret yang disingkat UNS. Perubahan nama dan singkatan ini diresmikan dengan
Keputusan Presiden RI No. 55 Tahun 1982.
Visi UNS adalah menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi, dan seni yang
unggul di tingkat internasional dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya
nasional. Sedangkan misi UNS adalah (1) menyelenggarakan pendidikan dan
pengajaran yang menuntut pengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian
mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap, (2)
menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang ilmu,
teknologi, dan seni dan (3) menyelenggarakan kegiatan pengabdian pada masyarakat
yang berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat.
Tujuan UNS adalah (1) terciptanya lingkungan yang mendorong warga kampus
mengembangkan kemampuan diri secara optimal, (2) dihasilkannya lulusan yang
bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur, cerdas, terampil, mandiri,
sehat jasmani, rohani, dan sosial, (3) terciptanya wahana pengembangan IPTEK yang
berdaya guna dan berhasil guna, (4) terwujudnya desiminasi hasil pendidikan dan
pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi transformasi
berkelanjutan untuk kehidupan yang lebih sejahtera, (5) terbangunnya pengembangan
nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan
berperilaku dalam kehidupan, (6) terwujudnya pranata kehidupan yang beradab
menuju terciptanya masyarakat yang tertib dan damai, (7) terciptanya kehidupan
berbangsa dan bernegara yang berdaulat, bersatu, adil, dan makmur dan (8)
3
terwujudnya Universitas Sebelas Maret sebagai universitas bereputasi internasional
(internationally reputable university).
Universitas Sebelas Maret tidak sekedar ingin meluluskan mahasiswa tetapi
benar-benar ingin menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan unggul.
Universitas ingin menghasilkan lulusan yang memiliki kecerdasan intelektual,
emosional, dan spiritual, yang secara komprehensif dengan ketrampilan dan
profesionalitas serta kemampuan organisasi, kepemimpinan, kemandirian, dan
kepedulian yang tinggi, akan dapat berkontribusi sebagai solusi bangsa untuk
mewujudkan kejayaan Indonesia, kejayaan nusantara.
Dalam penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi, UNS mengembangkan
bakat, minat, dan kemampuan diri mahasiswa melalui kegiatan kokurikuler dan
ekstrakurikuler sebagai bagian dari proses pendidikan. Biro Kemahasiswaan dan
Alumni bertugas untuk mengembangkan dan mengoordinasikan penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan tersebut, serta memberikan pelayanan terkait administrasi kegiatan
bidang kemahasiswaan. Arah kebijakan Biro Kemahasiswaan dan AlumniUNS adalah:
1. Penanaman nilai-nillai filosofi dan jati diri UNS kepada mahasiswa sebagai kader
pemimpin bangsa untuk kepentingan NKRI dan kemanusiaan.
2. Penataan unit kegiatan mahasiswa sebagai wadah pengembangan bakat, minat, dan
kemampuan mahasiswa melalui kegiatan kokurikuler dan ekstra kurikuler yang
menjadi bagian dari proses pendidikan.
3. Pengembangan sarana dan prasarana kemahasiswaan yang memadai untuk
meningkatkan kecerdasan intelektual, emosional, dan spiritual secara komprehensif
dan terpadu.
4. Pengembangan kreativitas mahasiswa dengan berbagai kegiatan unggulan yang
berorientasi pada prestasi mahasiswa, dan reputasi Universitas demi kepentingan
bangsa Indonesia dan kemanusiaan.
5. Peningkatan semangat multi etnis/agama/kultur mahasiswa untuk menjadi ilmuwan,
intelektual, praktisi, dan/atau profesional yang berintegritas, berbudaya, elegan, dan
memiliki toleransi tinggi.
4
6. Peningkatan semangat kerjasama dengan jejaring interdisipliner yang harmonis dan
sinergis.
7. Pengembangan jiwa kepemimpinan global berbasis budaya nasional yang jujur,
cerdas, nasionalis, dan amanah.
8. Pengembangan jiwa kewirausahaan dan kemandirian yang tangguh, kreatif, dan
inovatif.
9. Peningkatan kepedulian lingkungan dan sosial masyarakat mahasiswa demi
kepentingan bangsa dan kemanusiaan.
Dalam kegiatan sehari-hari, bentuk operasional tugas dan fungsi Biro
Kemahasiswaan dan Alumni dilaksanakan dengan 5-M yaitu : mendampingi,
memotivasi, melayani, memfasilitasi, dan melindungi segenap mahasiswa UNS agar
dapat mengikuti sistem pendidikan dan pembelajaran dengan baik dan berhasil baik.
Dasar kebijakan yang digariskan adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa sebagai anggota sivitas akademika diposisikan sebagai insan dewasa
yang memiliki kesadaran sendiri dalam mengembangkan potensi diri sebagai
mahasiswa UNS untuk menjadi intelektual, ilmuwan, praktisi, dan/atau profesional.
2. Mahasiswa diharapkan dapat secara aktif mengembangkan potensinya dengan
melakukan pembelajaran, pencarian kebenaran ilmiah, dan/atau penguasaan,
pengembangan, dan pengamalan suatu cabang ilmu pengetahuan dan/atau teknologi
dan/atau seni untuk menjadi ilmuwan, intelektual, praktisi, dan/atau profesional
yang berbudaya.
3. Mahasiswa memiliki kebebasan akademik dengan mengutamakan penalaran dan
akhlak mulia serta bertanggung jawab sesuai dengan budaya akademik.
4. Mahasiswa berhak mendapatkan layanan pendidikan sesuai dengan bakat, minat,
potensi, dan kemampuannya.
5. Mahasiswa dapat menyelesaikan program pendidikan sesuai dengan kecepatan
belajar masing-masing dan tidak melebihi ketentuan batas waktu yang ditetapkan
oleh UNS.
5
6. Mahasiswa berkewajiban menjaga etika dan menaati norma sebagaimana yang
diatur dalam Peraturan Rektor UNS tentang Tata Perilaku Kehidupan Mahasiswa
UNS untuk menjamin terlaksananya tridharma dan pengembangan budaya
akademik.
Dengan arah kebijakan dan pendekatan yang dikembangkan Biro
Kemahasiswaan dan Alumni ini diharapkan semua organisasi kemahasiswaan mampu
berfungsi sebagai wadah pengembangan jiwa kepemimpinan, kemandirian, dan
kepedualian yang kreatif, inovatif, dan berbudaya. Luaran yang diharapkan dari sistem
pembinaan organisasi kemahasiswaan ini yaitu segenap mahasiswa dan lulusan UNS
memiliki karakter unggul sebagai insan yang Cerdas, Organisatoris, Religius,
Nasionalis, Elegan, dan Amanah (CORNEA) sehingga mampu berkontribusi positif
dalam percepatan pembangunan bangsa untuk mewujudkan kejayaan Indonesia.
Perumusan Sistem Penjaminan Mutu Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan
Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa) UNS ini merupakan upaya dasar untuk
pemantapan posisi kegiatan mahasiswa sebagai bagian dari proses pendidikan. Dalam
kebijakan mutu yang ditetapkan, diharapkan :
1. UKM/Ormawa UNS di bawah koordinasi Biro Kemahasiswaan dan Alumni
berperan aktif dalam implementasi penjaminan mutu Universitas Sebelas Maret
sebagai sosio enterpreunerial university kelas dunia.
2. UKM/Ormawa UNS memberikan pelayanan terbaik dan kepuasan kepada anggota
dan pemangku kepentingan lainnya melalui peningkatan keefektifan sistem
manajemen mutu secara berkelanjutan.
3. UKM/Ormawa UNS berperan aktif dalam pemenuhan standar mutu organisasi dan
institusi.
4. UKM/Ormawa UNS bertekad mengembangkan sistem penjaminan mutu internal
(SPMI) yang unggul di tingkat nasional dan regional serta dikenal di tingkat
internasional.
Standar yang ditetapkan dalam penjaminan mutu UKM/Ormawa di lingkungan
UNS adalah :
6
Standar 1. Spesifikasi, Visi, Misi, Tujuan/kompetensi, dan Tata Tertib Organisasi.
Standar 2. Perencanaan Strategis
Standar 3. Tata Kelola Organisasi
Standar 4. Kompetensi dan Sumber Daya Manusia
Standar 5. Program Kerja
Standar 6. Saranadan Prasarana
Standar 7. Jejaring dan Alumni
Standar 8. Manajemen Keuangan
Standar 9. Prestasi dan Reputasi
Standar 10. Monitoring dan Evaluasi
UKM/Ormawa di lingkungan UNS sudah seharusnya mampu berfungsi baik
sebagai wadah kegiatan kokurikuler dan ekstrakurikuler yang sejalan dengan visi, misi,
dan tujuan Universitas. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan potensi, bakat, dan
minat mahasiswa untuk lebih berprestasi demi reputasi individu mahasiswa, organisasi
mahasiswa, Universitas Sebelas Maret, dan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
7
STANDAR 1. SPESIFIKASI, MISI, TUJUAN/KOMPETENSI, DAN TATA
TERTIB ORGANISASI
1. Deskripsi singkat spesifikasi UKM/Ormawa :
2. Visi UKM/Ormawa :
3. Misi UKM/Ormawa :
4. Tujuan/kompetensi UKM/Ormawa:
(Penjelasan singkat spesifikasi dari UKM/Ormawa, kekhasan, keunggulan dan
potensinya mengangkat nama UNS)
Contoh dokumen pendukung : Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis ; SK
legalitas, AD/ART
(Pemaparan visi UKM/Ormawa)
Contoh dokumen pendukung :Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis
(Pemaparan misi UKM/Ormawa)
Contoh dokumen pendukung : ProfilUKM/Ormawa atau dokumen sejenis
(Pemaparan tujuan atau kompetensi yang diharapkan dari kesertaan dalam
UKM/Ormawa)
Contoh dokumen pendukung : Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis
8
5. Tata tertib UKM/Ormawa :
6. Mekanisme penyusunan visi, misi, tujuan/kompetensi,dan tata tertib
UKM/Ormawa:
(Penjelasan tata tertib umum UKM/Ormawa)
Contoh dokumen pendukung :Profil UKM/Ormawa atau dokumen sejenis
(Penjelasan bagaimana cara penyusunan/penentuan visi, misi, dan
tujuan/kompetensi UKM/Ormawa)
Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi dan berita acara kegiatan
CONTOH: BERITA ACARA PENETAPAN SPESIFIKASI, VISI, MISI, DAN
TUJUAN/KOMPETENSI ORGANISASI
Pada Hari, tanggal :
Tempat :
Jumlah Peserta (dilengkapi daftar hadir dan dokumentasi) :
Telah dilakukan rapat dengan agenda :
Hasil/rekomendasi :
Surakarta,......................
Ketua,
.........................................
9
7. Strategi sosialisasi visi, misi, tujuan/kompetensi, dan tata tertib UKM/Ormawa
sehingga diketahui baik oleh anggota maupun masyarakat khususnya mahasiswa
secara umum:
(Penjelasan strategi sosialisasi yang dilakukan)
Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi, web, media sosial
10
STANDAR 2. PERENCANAAN STRATEGIS
1. Deskripsi pentingnya pemanfaatan Renstra UKM/Ormawa:
2. Mekanisme penetapan rencana strategi pengembangan dalam pencapaian visi, misi,
pencapaian kompetensi organisasi :
3. Strategi sosialisasi Renstra UKM/Ormawa sehingga diketahui baik oleh anggota
maupun masyarakat khususny amahasiswa secara umum :
(Penjelasan bagaimana UKM/Ormawa memanfaatkan renstra dalam
menjalankan ativitasnya)
Contoh dokumen pendukung : Renstra
(Penjelasan bagaimana renstra disosialisasikan)
Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi, penggunaan media, dsb
(Penjelasan bagaimana cara Renstra ditetapkan)
Contoh dokumen pendukung :Dokumentasi kegiatan
11
STANDAR 3. TATA KELOLA ORGANISASI
1. Bagan/skema struktur kepengurusan organisasi UKM/Ormawa beserta tupoksi
masing – masing :
(Pemaparan struktur organisasi UKM/Ormawa dan tupoksi masing – masing)
Contoh:
STRUKTUR DAN TUPOKSI PENGURUS
Dan seterusnya
KETUA
Tupoksi :
1. …………………………………………..
2. …………………………………………..
3. …………………………………………..
KETUA SEKSI ……
Tupoksi :
1. ………………………………….
2. ………………………………….
3. ………………………………….
KETUA SEKSI ……
Tupoksi :
1. ………………………………….
2. ………………………………….
3. ………………………………….
12
2. Personalia kepengurusan UKM/Ormawa:
(Pemaparan masing – masing personalia dalam setiap struktur pengurus)
Contoh:
PENGURUS ORGANISASI …………..
Dan seterusnya
KETUA
NAMA : ……………
NIM : ……………
KETUA SEKSI ………….
NAMA : ……………
NIM : ……………
Foto
Foto
KETUA SEKSI ………….
NAMA : ……………
NIM : ……………
Foto
13
3. Deskripsi singkat bagaimana kesekretariatan dikelola, termasuk penanganan surat
masuk/keluar, manajemen arsip, dokumentasi kegiatan, dan sebagainya :
(Penjelasan SOP kesekretariatan)
Contoh dokumen pendukung : Catatan surat masuk/keluar, dokumentasi arsip
surat, bentuk lambang, cap, kop surat, dan dokumen sejenis.
Contoh:
SURAT MASUK
No & Tanggal Srt Pengirim Tanggal
diterima
Disposisi/keterangan
SURAT KELUAR
No & Tanggal Srt Tujuan Srt Tanggal dikirim Disposisi/keterangan
14
STANDAR 4. SUMBER DAYA MANUSIA
1. Deskripsi singkat sumberdaya manusia, aktivis, atau anggota organisasi :
2. Usaha khusus peningkatan motivasi kepada anggota untuk aktif berorganisasi dan
beraktivitas :
(Penjelasan singkat mengenai situasi dan statistik keanggotaan organisasi)
Contoh dokumen pendukung : laporan tahunan, album anggota dst.
(Penjelasan strategi untuk meningkatan motivasi anggota)
Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi dan berita acara kegiatan
15
STANDAR 5. PROGRAM KERJA
1. Mekanisme penyusunan program kerja UKM/Ormawa:
2. Deskripsi singkat keunggulan program kerja organisasi dan usaha sosialisasinya :
(Penjelasan bagaimana program kerja disusun atau ditetapkan)
Contoh dokumen pendukung : Dokumentasi dan berita acara kegiatan
(Penjelasan keunggulan atau inovasi pada program kerja, serta strategi
sosialisasinya)
Contoh dokumen pendukung : Tabel agenda program kerja meliputi rencana
pelaksanaan, nama kegiatan, tujuan kegiatan, estimasi anggaran, dan personalia
kegiatan ; dokumentasi sosialisasi program kerja.
Contoh:
DAFTAR PROGRAM KERJA
No Nama Kegiatan Tujuan
Kegiatan
Tanggal
Pelaksanaan
Estimasi
Anggaran
PIC
16
STANDAR 6. SARANA DAN PRASARANA
1. Deskripsi sarana dan prasarana yang dimiliki :
2. Pandangan umum mengenai kondisi ideal sarana dan prasarana untuk mendukung
kinerja organisasi kemahasiswaan:
(Penjelasansituasi sarpras/inventaris UKM)
Contoh dokumen pendukung : Daftar inventaris yang meliputi nama alat, sumber
pengadaan, dan kondisi (dilengkapi foto sarpras)
Contoh:
DAFTAR INVENTARIS
No Nama Barang Sumber
Pengadaan
Kondisi Foto
(Pemaparan opini tentang kebutuhan sarpras terkait kondisi yang ideal)
17
STANDAR 7. JEJARING DAN ALUMNI
1. Deskripsi peran serta alumni organisasi dalam mengembangkan organisasi
kemahasiswaan :
2. Usaha – usaha yang dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan pihak – pihak
terkait:
(Penjelasan keterlibatan alumni dalam pengembangan organisasi
kemahasiswaan)
Contoh dokumen pendukung : Daftar alumni, berita acara kegiatan, dokumentasi
(Penjelasan usaha yang dilakukan untuk menjalin kerjasama dengan pihak luar
terkait penjaringan bapak angkat, sponsorship, atau kegiatan lainnya)
Contoh dokumen pendukung : Data kerjasama yang pernah dilakukan meliputi
pihak yang bekerjasama, bentuk kerjasama, dan dokumentasinya
Contoh:
DAFTAR KERJASAMA YANG DILAKUKAN
No Nama Kegiatan Tanggal
Pelaksanaan
Mitra
Kerjasama
Bentuk
Kerjasama
Keterangan
18
STANDAR 8. MANAJEMEN KEUANGAN
1. Deskripsi strategi umum pengelolaan keuangan :
2. Deskripsi usaha penggalian sumber – sumber dana organisasi kemahasiswaan :
(Penjelasan SOP pengelolaan keuangan secara umum)
Contoh dokumen pendukung : Neraca keuangan harian
Contoh:
NERACA KEUANGAN HARIAN
Tgl Keterangan Dana masuk Dana keluar Saldo
(Penjelasan secara umum usaha – usaha dalam penggalian dana organisasi baik
formal maupun informal melalui kegiatan kreatif)
19
STANDAR 9. PRESTASI DAN REPUTASI
1. Deskripsi keunggulan dan reputasi organisasi melalui capaian prestasi formal
(diakui) yang telah diraih atau kegiatan unggulan lain. Jelaskan bagaimana hal itu
mengangkat nama UNS:
(Penjelasan keunggulan organisasi dalam prestasi maupun reputasi bagi UNS
maupun secara umum pada masyarakat luas)
Dokumen : Daftar prestasi dilengkapi fotokopi sertifikat/piagam/dokumen sejenis
Contoh:
DAFTAR PRESTASI/REPUTASI
Nama
Prestasi/Reputasi
Tanggal Skala
(Internasional, nasional,
regional, lokal)
Keterangan
20
STANDAR 10. MONITORING DAN EVALUASI
1. Deskripsi bagaimana evaluasi periode kepengurusan sebelumnya dilakukan:
2. Deskripsi bagaimana monitoring dan evaluasi kinerja dan aktivitas rutin organisasi
kemahasiswaan dilakukan:
3. Deskripsi bagaimana monitoring dan evaluasi setiap program kerja yang terlaksana
dilakukan:
(Penjelasan bagaimana cara melakukan evaluasi kinerja harian organisasi
kemahasiswaan
Dokumenpen dukung : Berita acara kegiatan, dokumentasi
(Penjelasan prosedur evaluasi pada setiap kegiatan yang dilaksanakan)
Contoh dokumen pendukung : Laporan kegiatan dan keuangan tiap program
kerja, berita acara evaluasi kegiatan, dan dokumentasi
(Penjelasan bagaimana evaluasi periode kepengurusan sebelumnya dilakukan,
terkait perbaikan dan pengembangan di masa berikutnya)
Contoh dokumen pendukung : LPJ pengurus sebelumnya, berita acara evaluasi
kegiatan, dan dokumentasi