BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA ESCUELA NACIONAL DE · 2.7.3 Marco jurídico en materia de archivos ... Instituto para la Protección al Ahorro Bancario, ... Capítulo 1 Instituto

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

ORGANIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE

DEL INSTITUTO PARA LA PROTECCIÓN

AL AHORRO BANCARIO

I N F O R M E

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

ESTEBAN CISNEROS LIRA

ASESOR: Juan Martín Ríos González

MÉXICO, D. F. 2010

TABLA DE CONTENIDO

PREFACIO

INTRODUCCIÓN

Capítulo 1. Instituto para la Protección al Ahorro Bancario

1.1 Antecedentes generales del IPAB 1

1.2 Organización administrativa y organigrama 8

1.2.1 Misión y visión 9

1.2.2 Objetivo y funciones 10

Capítulo 2. Aplicación de prácticas y procedimientos en los archivos de trámite del IPAB

2.1 Ciclo vital del documento 13

2.2 Principio de procedencia y de orden original 15

2.3 Clasificación documental 17

2.3.1 Cuadro de clasificación 21

2.3.2 Procedimientos de clasificación 23

2.4 Ordenación documental 24

2.4.1 Métodos de ordenación 26

2.5 Descripción documental 30

2.6 Disposición documental 33

2.7 Entidad responsable y normatividad aplicable para la organización de los archivos 35

2.7.1 Archivo General de la Nación 37

2.7.2 Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y LFTAIPG 39

2.7.3 Marco jurídico en materia de archivos 42

Capítulo 3. Organización en los archivos de trámite del IPAB

3.1 Archivos de trámite del IPAB 46

3.2 Implementación de acciones encaminadas a la organización de documentos y archivos

en el IPAB 49

3.3 Instrumentos de Consulta y Control Archivístico del IPAB 51

3.3.1 Cuadro General de Clasificación Archivística 52

3.3.2 Catálogo de Disposición Documental 61

3.3.3 Guía de Archivos 65

CONCLUSIONES 69

BIBLIOGRAFÍA 71

GLOSARIO 73

ANEXOS 77

PREFACIO

Después de haber sido publicados los Lineamientos generales para la organización y

conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, se modifico significativa y sustancialmente la visión para operar y administrar los

archivos en todo el Gobierno Federal. Particularmente me permitió la oportunidad de

poner en práctica los conocimientos y la experiencia adquirida hasta ese momento.

Como parte de lo anterior, mis actividades laborales realizadas en el Instituto para la

Protección al Ahorro Bancario, significaron un antes y un después en mi vida profesional,

ya que al adquirir nuevas percepciones y prácticas archivísticas, se obtienen mayores y

mejores oportunidades de desarrollo. Estoy convencido que actualmente, al igual que

desde hace mucho tiempo, es prioritario organizar y conservar los archivos para percibirlos

como parte fundamental en la administración privada y en las instituciones y organismos

públicos, sin embargo, derivado principalmente de la promulgación y puesta en marcha de

la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, la cual

promueve primordialmente, el acceso a la información, la cultura de transparencia y la

rendición de cuentas. También, surge una nueva perspectiva que acomete directamente la

opacidad y reduce las exigencias de la ciudadanía para acceder al conocimiento y alcanzar

una mejor democracia, lo anterior mediante los archivos debidamente organizados.

Considero elemental para mi experiencia y formación complementaria, la capacitación

recibida durante el tiempo laborado en el Instituto para la Protección al Ahorro Bancario,

ello ha propiciado conocer nuevos enfoques, herramientas intelectuales y prácticas que me

permiten incrementar la competitividad y eficiencia. Derivado de esto, me propuse y logré

participar en el “Premio Anual de Investigación sobre Corrupción en México 2005,” con el

trabajo titulado “Los archivos y el control documental: fomento para la transparencia,”

lo cual representa un interés particular por seguir participando en los diversos eventos y

foros que incluyan temas que se relacionan con la Archivonomía.

Agradezco a la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, por ser el pilar de

mi formación como profesionista dentro de sus aulas. Un especial reconocimiento a la

parte directiva y a toda la plantilla docente quienes en varias ocasiones, su trato fue más de

amigos que de alumnos. Así como por su interés para fomentar la titulación, que es de un

valor tan grande como nuestro compromiso con la sociedad o la culminación de nuestras

metas personales.

Agradezco a mi asesor, el licenciado Juan Martín Ríos González, por las enseñanzas, los

consejos, la paciencia, el trato afable y sobre todo por las horas de asesoría para guiar mi

trabajo de titulación con acierto, llevándolo a buen término.

En especial, mi gratitud a las personas que me motivaron a continuar el camino dentro de

la Archivonomía, ya que encontré uno de los más importantes senderos de mi vida,

permitiéndome realizar logros académicos, laborales, así como personales con

perseverancia, entusiasmo y compromiso.

INTRODUCCIÓN

En las siguientes páginas, presento un panorama general de las actividades realizadas en el

Instituto para la Protección al Ahorro Bancario, que en lo sucesivo citaré como IPAB, por

sus siglas o Instituto, así como la aplicación, el seguimiento, el cumplimiento y los logros

derivados de las obligaciones emanadas de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, en lo sucesivo la Ley o bien LFTAIPG, por sus

iniciales, el Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental, los Lineamientos Generales para la organización y conservación

de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, que

durante el desarrollo del presente informe, mencionaré como Lineamientos Generales

para la organización y conservación de los archivos, y demás disposiciones jurídicas

aplicables.

Particularmente, me refiero al alcance que estas disposiciones tienen en los archivos, y que

están vinculadas con mis quehaceres como profesional de la Archivonomía, involucrando

procesos administrativos para contrarrestar la problemática que representa la organización,

el buen funcionamiento, la aplicación de los recursos públicos y favorecer la situación que

prevalece en los archivos.

Asimismo, se abordan temas relacionados con los archivos administrativos o de trámite, su

organización y conservación, tal y como los disponen los Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos, los cuales fueron publicados el 20 de febrero

de 2004 en el Diario Oficial de la Federación. Ante esto, compiló y registró las actividades

más significativas desarrolladas por el área Coordinadora de Archivos durante el periodo

laboral que comprende desde mi ingreso, en 2005 hasta diciembre de 2007, que es la fecha

en la que por una reestructuración orgánica, me separo del IPAB.

En el capítulo uno, pongo especial énfasis en los antecedentes del IPAB, su misión, visión,

objetivo, funciones y estructura orgánica, en este orden de ideas me refiero a la Unidad

Administrativa donde ha estado adscrita el área Coordinadora de Archivos a partir de

2005, es decir la Dirección General Adjunta de Administración, señalando para ambas las

funciones y atribuciones respectivamente.

En el capítulo dos despliego el conjunto de prácticas y procedimientos archivísticos, así

como algunas de las bases teóricas necesarias en el desarrollo de las etapas o procesos

básicos contemplados en la organización de los archivos, es decir la identificación, la

clasificación, la ordenación y la descripción. También, hago mención de algunas acciones

y criterios empleados en materia de archivos, así como las actividades desarrolladas para

lograr la correcta aplicación de los instrumentos archivísticos necesarios, mediante la

teoría adecuada.

En el capítulo número tres me refiero a la situación que predominaba en los archivos de

trámite del IPAB, hasta antes de iniciar formalmente los trabajos y la implementación de

acciones encaminadas a la organización documental, se señalan los esfuerzos para

sensibilizar al personal, así como los trabajos de capacitación y asesoría, También las

actividades que se llevaron a cabo para la elaboración de los instrumentos de consulta y

control archivístico, ello para cumplir con los propósitos de la LFTAIPG, su reglamento y

más específicamente con los Lineamientos Generales para la organización y conservación

de los archivos, así como para dar soporte, resguardo seguro y accesibilidad a los

documentos contenidos en los archivos, que se conjugan e interrelacionan con las

prácticas, los procedimientos y los objetivos básicos derivados de la Archivonomía.

Si bien, las disposiciones jurídicas señaladas con anterioridad tienen como finalidad

proveer a los individuos y a la sociedad de mecanismos para un mayor y mejor acceso a la

información, el logro de los objetivos planteados hace necesario la aplicación de teorías

archivísticas tradicionales como la administración de documentos, el ciclo vital de la

documentación o el principio de procedencia y de orden original, entre otras, así como de

tecnologías fiables, actuales y sustentables que logren auxiliar el quehacer archivístico,

mejorando con ello la calidad, optimizando los recursos empleados y brindando

beneficios económicos a las dependencias y entidades.

Aunado a lo anterior, el profesional de los archivos, debe aplicar las distintas etapas del

proceso administrativo, es decir la planeación, la organización, la dirección y el control,

sin desfavorecer la custodia, la conservación, y la difusión de los archivos, toda vez que

han emergido, a raíz precisamente de la normatividad publicada en la materia, perspectivas

de diferente índole que muestran diferencias significativas a la hora de una aplicación

metodológica correcta y homogénea, así como la probada ausencia de personal con los

conocimientos en materia de archivos que propicien el óptimo desempeño de estos,

generando mayor desarrollo y promoviendo la aplicación de los instrumentos de consulta y

control archivístico, tan necesarios.

Por lo tanto, con el afán de proporcionar un panorama más claro sobre las diversas etapas

y los constantes trabajos desarrollados en el IPAB a lo largo del periodo laborado, he

plasmado en el presente informe, los sucesos de mayor trascendencia relacionados con

todas estas actividades.

1

Capítulo 1 Instituto para la Protección al Ahorro Bancario

Este primer capítulo, recoge algunos aspectos que considero importantes en materia de

protección al ahorro y del desarrollo de la banca que han sucedido en nuestro país, mismos

que dieron origen al IPAB, su actual normatividad, estructura administrativa y principales

objetivos, así como las atribuciones y funciones destinadas a procurar la organización y

conservación de los archivos administrativos, por parte del área encargada de conducir,

coordinar y vigilar su cumplimiento.

1.1 Antecedentes generales del IPAB

A lo largo de su historia, México registra acontecimientos un tanto dispersos en materia de

reglamentación bancaria y de protección al ahorro. Inicialmente, la labor de los bancos

estuvo regida por disposiciones jurídicas de carácter particular, emanadas de contratos con

el Gobierno Federal y también por convenios con autoridades locales, lo anterior no

significaba que dichos bancos estuvieran sujetos a una supervisión gubernamental. Así lo

pone de manifiesto uno de los profesores investigadores del Instituto de Investigaciones

Históricas de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (UMSNH), Sergio

García, (2002), quién en uno de sus artículos señala: “En otras palabras el nuevo sistema

financiero no tenía una organización propiamente dicha, y por lo tanto no existía una

legislación que regulara el funcionamiento de los bancos.” 1

Fue hasta el 20 de abril de 1884 cuando el Gobierno Federal decretó un Código de

Comercio con el cual se dieron los primeros pasos y preceptos orientados a reglamentar las

actividades de los bancos, aunque sólo estuvo vigente por 5 años, existe el reconocimiento

de que dicho Código fijó las bases para el Sistema Bancario Mexicano. Posteriormente, en

el año de 1889 se promulgó un nuevo Código de Comercio que excluyó privilegios al

dominio del Banco Nacional de México, que también ejercía funciones de banca central,

requiriendo la autorización de la entonces Secretaría de Hacienda y del Congreso de la

Unión para la creación de nuevos bancos. Lo anterior propició un caos hasta que en 1897 se

emitió la Ley General Bancaria. Cabe precisar que antes del inicio de la vigencia de esta

1 Economía y Sociedad. Origen, crisis y rescate bancario en México; una retrospectiva al Michoacán del régimen porfirista. [en línea]. (No. 11. Marzo - Agosto 2002. México: [citado 18 de Marzo de 2008]. Semestral. Disponible en Word Wide Web:

<http://www.economia.umich.mx>

2

ley, existían en el país nueve bancos privados, dos de ellos, el Banco Nacional de México

(Banamex) y el Banco de Londres y México, con casa matriz en la Ciudad de México, y los

siete restantes con sede en distintas plazas del país.

Estos nueve bancos, funcionaban con una concesión del Gobierno Federal, hasta que el 19

de marzo de 1897 con la Ley General Bancaria o también conocida como Ley de

Instituciones de Crédito, se establecían tres tipos de bancos con diferentes actividades:

bancos de emisión, bancos refaccionarios y bancos hipotecarios.

Asimismo, la banca se vio favorecida en otros aspectos, aunque uno de los más

sobresalientes que esta Ley brindó, y que actualmente es reconocido por la Asociación de

Bancos de México, A.C., al publicar que: “La nueva ley fijó bases generales y uniformes

para el establecimiento de bancos, los sujetó a la vigilancia permanente de la Secretaría de

Hacienda y controló el crédito a los propios directivos y consejeros de las instituciones.” 2

A pesar de las aportaciones dadas por dicha Ley, los resultados esperados se fueron

desvaneciendo, al no respetarse del todo. En este sentido, de nueva cuenta la Asociación de

Bancos de México, A.C., publicó algunos de los motivos principales para modificar la Ley

de Instituciones de Crédito.

Sin embargo, los vacíos legales y la crisis de liquidez por la situación mundial de

1907 motivaron la promulgación, en 1908, de reformas a la Ley General de

Instituciones de Crédito de 1897, que entre otros objetivos redujeron la multiplicidad

de instituciones emisoras, aumentaron el capital social mínimo a un millón de pesos,

limitaron y regularon más estrictamente el préstamo a consejeros y directores

bancarios, y pidieron más claridad en los balances. 3

Paralelamente, durante el año de 1908 se situó uno de los períodos más agudos de la crisis

económica y política del país, debido en gran medida a la inestabilidad que comenzó a

manifestarse en Estados Unidos a mediados de ese año, con la disminución del precio de

los metales seguido de una crisis monetaria. Además, México mantenía un carácter

exportador de su economía ya que su principal foco de demanda era el mercado

norteamericano. Aunado a lo anterior, fue el hecho de que varios bancos se descapitalizaron

2 Asociación de Bancos de México. La Banca en México: Historia 1830-1910 [en línea]. México: [citado 27 de marzo de 2008]. Legislación Bancaria. Disponible en World Wide Web: <http://www.abm.com.mx/banca_mexico/historia2.html> 3 Ibídem.

3

prácticamente ante la imposibilidad de recuperar los empréstitos concedidos. Por otro lado,

la situación de la crisis política fue creciendo y al no ser resuelta satisfactoriamente,

conduciría a la caída del régimen de Porfirio Díaz y al inicio de la Revolución Mexicana en

el año de 1910.

Para ello y con el fin de enfrentar esta situación, la Secretaría de Hacienda, de esa época,

diseñó diversas medidas económicas dando especial atención a restringir los créditos a

largo plazo otorgados por los bancos emisores y a fijar el monto de sus reservas.

Pese a las anteriores dificultades económicas, políticas y sociales, el Sistema Bancario

Mexicano pudo eludir la crisis de 1908, gracias a la intervención del Estado y a la

aplicación de 3 aspectos fundamentales, los cuales se encuentran publicados en uno de los

trabajos realizados sobre este tema. Entre los aspectos resultantes de este trabajo se observa

que:

En primer lugar, el Estado contribuyó al “salvataje” [sic] del sistema mediante las

acciones de organizar y autorizar la creación de un banco agrícola destinado a

absorber la cartera de préstamos a largo plazo de los bancos de provincia.

En segundo lugar, el Estado permitió la transformación de los bancos de emisión

existentes en las provincias en organizaciones financieras más fuertes, a través de

autorizar las fusiones bancarias.

En tercer lugar, y por último, el Estado promovió la salida de bancos al borde de

liquidación o poco prósperos del negocio de emisión. Para ello, creó una nueva

normativa que posibilitaba la conversión sin costo de bancos de emisión en bancos

refaccionarios; al mismo tiempo que la redención de los billetes en circulación

colocados por los ex –bancos de emisión (ahora refaccionarios) quedaba garantizada.

De este modo, la intervención oportuna del Estado ante la crisis de 1907/08

posibilitó el saneamiento del sistema, a través de… [los tres aspectos señalados]. El

saldo de la crisis fue: ningún banco quebró, dos bancos se fusionaron, dos se

convirtieron en refaccionarios y otros dos fueron absorbidos por un tercero, lo cual no

trajo aparejado pérdida alguna para los tenedores de billetes ni para los depositantes.

Además, el costo fiscal del “salvataje” fue nulo. (Gómez, 2005). 4

Pasaron muchos años sin que se presentaran problemas financieros de consideración para el

Sistema Bancario Mexicano, hasta que en el año de 1981 se anunció en la Ley General de

4 GÓMEZ, Mónica. El Sistema Bancario de Emisión Mexicano y la crisis de 1907/08 [en línea]. Córdoba, Argentina: [citado 27 de marzo

de 2008]. Conclusiones. Disponible en World Wide Web: <http://www.aaep.org.ar/home.php>

4

Instituciones de Crédito y Organizaciones Auxiliares, la constitución de una reserva

monetaria de protección de créditos a cargo de instituciones bancarias para enfrentar los

problemas individuales de bancos, pero no así para los riesgos del propio sistema, los

cuáles serían atendidos por el Banco Central.

En realidad, dicha reserva nunca se constituyó formalmente en virtud de la problemática

financiera de la época y la posterior Nacionalización de la Banca, llevada a cabo el primero

de septiembre de 1982 por el entonces presidente de México José López Portillo y Pacheco

(16 de junio de 1920 – 17 de febrero de 2004), con la cual en teoría, se terminaba la

concesión a los particulares para incorporar el servicio directamente a la Nación.

Inicialmente, la esencia de tal Nacionalización de la Banca se llevó a cabo con la consigna

de que iría acompañada de la justa compensación económica a los accionistas, conforme a

derecho, y procurando con particular esmero la situación y los intereses de los depositantes

y clientes de la banca mexicana, así como los del público en general.

Posteriormente, para 1986 y en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Reglamentaria del

Servicio Público de Banca y Crédito de 1984, el Gobierno Federal constituyó en el Banco

de México un fideicomiso denominado Fondo de Apoyo Preventivo a las Instituciones de

Banca Múltiple (FONAPRE), cuya finalidad era apoyar la estabilidad financiera de dichas

instituciones y evitar enfrentar los problemas que resultaran en perjuicio del pago oportuno

de los créditos a su cargo. Para ello, las instituciones bancarias aportaban al FONAPRE

recursos para su operación. Bajo este esquema se considera por vez primera que los bancos

aporten recursos para hacer frente a sus problemas financieros y no el Gobierno Federal,

quien en ese momento tenía propiedad de la banca, descartando la posibilidad de

liquidación de un banco.

Para 1990 se promulgó la Ley de Instituciones de Crédito que abrogó a la Ley

Reglamentaria del Servicio Público de Banca y Crédito de 1984. En el artículo 122 de este

ordenamiento, el cual se derogó el 19 de enero de 1999 con la entrada en vigor de la Ley de

Protección al Ahorro Bancario, quedó prevista la constitución del Fondo Bancario de

Protección al Ahorro, en adelante FOBAPROA. Cabe señalar que su patrimonio se

integraba con las aportaciones ordinarias y extraordinarias que las instituciones de banca

5

múltiple estaban obligadas a efectuar, los recursos provenientes de financiamientos

obtenidos por el propio FOBAPROA, así como los demás derechos y deberes que

adquiriera o contrajera por cualquier título legal.

En este contexto, para el IPAB y de acuerdo a lo publicado en su página de internet, la

finalidad del FOBAPROA es: “La realización de operaciones preventivas tendientes a

evitar problemas financieros que pudieran presentar las instituciones de banca múltiple, así

como procurar el cumplimiento de obligaciones a cargo de dichas instituciones, objeto de

protección expresa del Fondo.” 5

Al respecto, y tratando de comprenderlo en términos menos elaborados, el FOBAPROA se

creó básicamente para absorber las deudas ante los bancos, capitalizar el sistema financiero

y garantizar el dinero de los ahorradores.

En realidad, acerca del proceso del FOBAPROA existe todavía gran polémica y

controversia, el tema en sí no deja de generar revuelo en distintos ámbitos de la sociedad

mexicana, ante todo porque no se vislumbró un acuerdo en las bancadas políticas acerca de

sobre quién recaerían los costos económicos derivados de su formación, y quiénes serían

realmente los principales beneficiados. En este sentido, de nueva cuenta el IPAB se

pronuncia mediante uno de los argumentos a tomar en consideración sobre el objeto y la

creación del controversial FOBAPROA.

En caso de que fuese necesario, el FOBAPROA con cargo a sus recursos podría

otorgar apoyos financieros a las Instituciones de crédito, con la finalidad de mantener

la estabilidad del sistema bancario mexicano y sobre todo, proteger los ahorros del

público. Los bancos que recibieran estos apoyos preventivos garantizarían éstos con

bienes, valores gubernamentales e incluso, con sus propias acciones representativas

de su capital social. 6

Muchas son las causas que derivaron en una de las crisis económica más grave de la

historia contemporánea mexicana a finales de 1994 y principios de 1995, provocando que

las tasas de interés se dispararan causando el sobreendeudamiento de las empresas y de las

familias ante los bancos, así como el cese de pagos por parte de los deudores, provocando

5 Instituto para la Protección al Ahorro Bancario. Acerca del IPAB [en línea]. México, DF: [citado 29 de septiembre de 2008]. Antecedentes y creación del IPAB. Disponible en World Wide Web: <http://www.ipab.org.mx/01_acerca_ipab/origen.html> 6 Ibídem.

6

con ello una eventual quiebra de los bancos, la imposibilidad de viabilidad a créditos y a los

depósitos de los ahorradores, en fin colapsando la infraestructura productiva del país.

Ante esta difícil situación, en marzo de 1998 el Poder Ejecutivo Federal encabezado por el

entonces presidente de México Ernesto Zedillo Ponce de León, envió al Congreso de la

Unión varias iniciativas de ley que buscaban reducir el riesgo asumido por los bancos, ante

la probabilidad de una nueva crisis económica, así como para crear mecanismos más

eficientes de supervisión a las actividades crediticias y facilitar la capitalización de los

mismos. Así que con el objetivo de exigir mayor disciplina en la administración del

Sistema Bancario Mexicano, el Poder Ejecutivo Federal consideró cuatro iniciativas de ley.

1. Decreto que abroga la Ley Orgánica del Banco Nacional de Comercio Exterior,

Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo.

2. Decreto que reforma la Ley del Banco de México.

3. Decreto por el que se adiciona la Ley del Banco de México; se expide la Ley de la

Comisión Nacional Bancaria y de Valores, y se reforman las leyes para Regular las

Agrupaciones Financieras, de Instituciones de Crédito, General de Organizaciones y

Actividades Auxiliares de Crédito, del Mercado de Valores, y de Sociedades de

Inversión.

4. Decreto por el que se expiden la Ley Federal del Fondo de Garantía de Depósitos

y la Ley de la Comisión de Recuperación de Bienes, y se reforman, adicionan y

derogan diversas disposiciones de las leyes del Banco de México, de Instituciones de

Crédito, del Mercado de Valores, para Regular las Agrupaciones Financieras y

General de Deuda Pública.

Para el mes de diciembre de 1998, el Congreso de la Unión aprobó la Ley de Protección al

Ahorro Bancario, la cual fue publicada por el Ejecutivo Federal en el Diario Oficial de la

Federación el 19 de enero de 1999, entrando en vigor al día siguiente, dando origen al

IPAB. Asimismo, la Ley de Protección al Ahorro Bancario representó diferencias

significativas en materia de protección al ahorro con respecto a la legislación anterior, en

las que se destaca la cobertura limitada y explícita del seguro.

7

De manera formal, el IPAB inició sus actividades el 21 de mayo de 1999, a raíz de que el 6

de mayo de ese mismo año, ante la Comisión Permanente del Honorable Congreso de la

Unión, tomaron protesta los vocales y se llevó a cabo la primer sesión de la Junta de

Gobierno en la que se designó a su primer Secretario Ejecutivo. Por cierto que, el IPAB es

un organismo descentralizado de la Administración Pública Federal, con personalidad

jurídica y patrimonio propio. Su creación y el inicio de sus funciones representaron la

consolidación de un esfuerzo plural de concertación política para atender uno de los temas

más significativos para el desarrollo económico de nuestro país, al dar certeza a la

operación del sistema financiero y mantener la trayectoria de crecimiento económico.

A poco más de diez años de distancia, el IPAB ha cumplido con algunos de los objetivos

para los que fue creado, principalmente en las actividades de recuperación de bienes, de

administración de pasivos y de protección al ahorro. De hecho, junto con la entrada en

vigor de la etapa permanente del Seguro de Depósito en enero de 2005 y la celebración del

Nuevo Programa, se inició la última etapa en el camino hacia la consolidación permanente,

lo que representa el cumplimiento del artículo Quinto Transitorio de la Ley de Protección al

Ahorro Bancario.

Sin duda, que los temas del origen, crisis y rescate bancario representan controversia y

confusión, sin embargo estoy de acuerdo con Sergio García, señalado anteriormente en su

artículo (El rescate bancario), quien al finalizar concluye:

En conclusión podemos afirmar que el fenómeno del rescate bancario no es un tema

exclusivo de la actualidad, sino que está presente en los orígenes mismos de los

bancos. Así también es interesante destacar la participación gubernamental en estos

momentos de crisis, a través de programas orientados a respaldar a los mismos

agentes que propiciaron los desajustes financieros. La experiencia ha demostrado que

el mal funcionamiento del sistema bancario afecta a la sociedad en su conjunto, pero

los programas emergentes del gobierno sólo benefician a un grupo muy reducido de

personas. 7

7 Economía y Sociedad., op.cit.

8

1.2 Organización administrativa y organigrama

Importante es destacar que la organización, entendida esta última específicamente con un

sentido laboral, es una estructura que permite distribuir la autoridad y la responsabilidad en

el trabajo dentro de una institución pública o privada, para que funcione adecuadamente,

utilizando administradores encaminados a elevar ese desempeño a un alto nivel de calidad

de producto o servicio.

Al respecto, la estructura organizacional del IPAB está conformada de la forma siguiente:

La Junta de Gobierno que está integrada por siete vocales (ver anexo 1).

La Secretaría Ejecutiva.

El Secretario Ejecutivo es la máxima autoridad administrativa y cuenta con las facultades

establecidas en el artículo 84 de la Ley de Protección al Ahorro Bancario. El Secretario

Ejecutivo es designado por la Junta de Gobierno del IPAB.

Las 19 Unidades Administrativas que al efecto señala el Estatuto Orgánico del

IPAB vigente, (ver anexo 2).

Por otro lado y como parte de las obligaciones de transparencia que señala el artículo siete

de la LFTAIPG, encontramos en la página de internet del IPAB, el organigrama que

despliega y refleja la estructura orgánica operativa hasta el nivel de Departamento. Al

respecto, desplegué solo las plazas adscritas a la Dirección General Adjunta de

Administración, cuyas atribuciones se encuentran señaladas en el subcapítulo 1.2.2.

Cabe señalar que él área Coordinadora de Archivos no se contempla en dicho Organigrama,

con todo la coordinación y operación de sus funciones y actividades, es ejecutada por la

Dirección de Recursos Materiales / Subdirección de Administración de Documentos y

Libros Blancos / Departamento de Administración de Archivos (ver figura 1).

9

Figura 1

“Organigrama parcial de la Dirección General Adjunta de Administración”

1.2.1 Misión y visión

En las organizaciones públicas, sociales e incluso en la administración privada, resulta

necesario contar con lemas o enunciados que resalten y den vida a los principales

propósitos estratégicos de estas y que además sinteticen los valores esenciales que deberán

ser conocidos, comprendidos y compartidos por todo el personal que colabora en el

desarrollo de la misma, es decir la misión. En este sentido, el 5 de abril del año 2000 se

llevó a cabo la Sesión Ordinaria número IX, en la que la Junta de Gobierno, mediante el

Acuerdo IPAB/JG/00/9.24, que establece la Misión y Visión.

Así se define la Misión del IPAB. “Garantizar los depósitos bancarios de los pequeños y

medianos ahorradores, y resolver al menor costo posible bancos con problemas de

solvencia, contribuyendo a la estabilidad del sistema bancario y a la salvaguarda del

sistema nacional de pagos” 8

, es decir proteger el ahorro de los depositantes bancarios

mediante la definición de políticas y normatividad institucional, para dar certidumbre y

8 IPAB. [en línea]. México, DF: [citado 10 de noviembre de 2008]. Disponible en World Wide Web:

<http://www.ipab.org.mx/01_acerca_ipab/mision_vision.html>

Dirección General Adjunta

de Administración

Dirección de Recursos Humanos Dirección de Recursos Materiales y

Servicios Generales

Subdirección de Administración de

Documentos y Libros Blancos

Departamento de Administración

de Archivos

10

estabilidad al sistema financiero, salvaguardar el sistema nacional de pagos y así contribuir

al desarrollo del país.

Por su parte, la idea o conjunto de ideas que se tienen del IPAB en prospectiva, es decir a

futuro, se refleja a continuación:

La Visión del IPAB. “Ser la organización fundamental que genere confianza a los usuarios

de la banca, actuando de manera oportuna y eficiente en la entrega de recursos a los

depositantes, cuando un banco presente problemas de solvencia.” 9

1.2.2 Objetivo y funciones

Como parte integral de la Red de Seguridad Financiera de nuestro país, integrada por la

Secretaría de Hacienda y Crédito Público, el Banco de México y la Comisión Nacional

Bancaria y de Valores, la labor que tiene el Instituto es de importancia y trascendencia,

involucrando a todos los mexicanos. Su objetivo primordial es proteger los depósitos del

pequeño ahorrador y, con ello contribuir a preservar la estabilidad del sistema financiero y

el buen funcionamiento de los sistemas de pagos.

En cuanto a las funciones primordiales, el IPAB tiene señaladas las siguientes:

Conforme a la Ley de Protección al Ahorro Bancario (LPAB) el IPAB, en

beneficio de las personas que constituyan depósitos bancarios de dinero u otorguen

préstamos o créditos a Instituciones de Banca Múltiple, administra un sistema de

protección al ahorro bancario que garantiza el pago de estas obligaciones

garantizadas, hasta por una cantidad equivalente a 400 mil unidades de inversión

(UDIs) por persona, física o moral, cualquiera que sea el número y clase de dichas

obligaciones a su favor y a cargo de un mismo banco.

El Instituto tiene una participación fundamental en la implementación de los

métodos de resoluciones que establece la LPAB así como la Ley de Instituciones

de Crédito (LIC) como mecanismos oportunos y adecuados para el saneamiento y

liquidación de Instituciones de Banca Múltiple con problemas financieros que

puedan afectar su solvencia; lo anterior con el objeto de proteger al máximo los

intereses del público ahorrador y de minimizar el impacto negativo de las demás

instituciones del sistema bancario.

El Instituto cuenta con facultades para efectuar la venta y administración de

bienes asociados a los programas de resoluciones bancarias y los asociados al

9 IPAB., op.cit.

11

manejo de la deuda como: cartera, bienes muebles e inmuebles, y participaciones

sociales; para lo cual los administra y enajena con el fin de obtener el máximo

valor de recuperación posible, procurando las mejores condiciones de venta.

Por último en su función de manejo y administración financiera, el Instituto

administra una deuda conformada por los Programas de Saneamiento Financiero y

de Refinanciamiento. Para efectuar operaciones de refinanciamiento, el Instituto

emite deuda en el mercado a través de los Bonos de Protección al Ahorro y tiene la

facultad de contratar créditos con instituciones financieras. 10

Adicionalmente, hoy en día para las instituciones del sector público, es fundamental regir

sus quehaceres cotidianos por actividades que estén fundamentadas en la aplicación de una

disposición jurídica de carácter general. A su vez para interpretar su funcionamiento, es

necesario un reglamento interno o semejante. Para el IPAB, dicho funcionamiento se

encuentra desmenuzado en las atribuciones señaladas en el Estatuto Orgánico publicado el

25 de julio de 2007 en el Diario Oficial de la Federación. En esta disposición se establece

oficialmente una estructura interna que contempla una Dirección General Adjunta de

Administración, cuyas atribuciones específicas se describen en el artículo 28. Dentro de

dichas atribuciones se encuentran las que inciden directamente en materia de archivos,

específicamente los números XIX, XX y XXI, en las cuáles se señala lo siguiente:

“Coordinar a las unidades administrativas del Instituto para la adecuada

organización y funcionamiento de sus archivos, en términos de lo dispuesto por la

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y

demás normatividad aplicable”.

“Proponer al Secretario Ejecutivo y a los Secretarios Adjuntos, los lineamientos

para la integración y consulta de información de los expedientes documentales o

Libros Blancos de cada una de las operaciones de saneamiento, pago de obligaciones

garantizadas, liquidación o concurso mercantil de Instituciones, así como de las

correspondientes a la administración y enajenación de Bienes que realice el Instituto,

en coordinación con las unidades administrativas ejecutoras y resguardar dichos

expedientes y”;

“Coordinar la integración de los expedientes documentales o Libros Blancos a que

se refiere la fracción anterior, así como de aquellos que se requieran integrar a

solicitud de la Junta de Gobierno, el Secretario Ejecutivo o los Secretarios Adjuntos.

10 IPAB. [en línea]. México, DF: [citado 10 de octubre de 2008]. Disponible en World Wide Web:

<http://www.ipab.org.mx/01_acerca_ipab/quehacer.html>

12

Asimismo, atender las solicitudes de consultas de información contenida en los

expedientes documentales o Libros Blancos”. 11

Por su parte desde la publicación de los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos (2004), y con fundamento en el lineamiento Sexto de estos, el

IPAB creó un área Coordinadora de Archivos, cuyas funciones se describen a continuación:

I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en

materia de organización y conservación de archivos;

II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos

para facilitar el acceso a la información;

III. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e

histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición

documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad;

IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;

V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la

dependencia o entidad;

VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o

entidad;

VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación,

con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo

General de la Nación, y

VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o

entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la

gestión de documentos electrónicos. 12

Lo anterior para estar en condiciones de favorecer uno de los principios fundamentales de

la LFTAIPG, el acceso a la información. Por supuesto que lo ideal es propiciar el

conocimiento mediante la información contenida en los documentos y expedientes que

registran el ejercicio de las actividades de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, por lo que los archivos constituyen el medio que permitirá

el acceso a la información pública gubernamental y auspiciará la rendición de cuentas. Por

supuesto, para que dicho ejercicio se dé, es indispensable que los documentos estén

organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su

localización expedita, disponibilidad e integridad.

11 México, Estatuto Orgánico del Instituto para la Protección al Ahorro Bancario. Diario Oficial de la Federación. 25 de Julio de 2007.

p.19. 12 México, Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación. 20 de Febrero de 2002. p.4.

13

Capítulo 2 Aplicación de prácticas y procedimientos en los archivos de trámite del

IPAB

Este segundo capítulo ofrece un panorama referencial de nociones teóricas, realización de

actividades y funciones afines a la Archivonomía, porque recopila diversos conceptos

usados comúnmente para el tratamiento, la administración y conservación de los

documentos en los archivos de trámite primordialmente, de concentración e incluso

históricos, empleados para llevar a cabo las operaciones intelectuales y las prácticas

destinadas a la organización de los mismos. También, distingue las instancias facultadas y

responsables de proveer los fundamentos, los conocimientos y la asesoría necesaria que

garantice la operación, prácticas de utilidad y funcionalidad en los archivos de las

instituciones públicas.

2.1 Ciclo vital del documento

Una de las teorías que mayor representatividad tiene para los documentos es sin duda la del

ciclo vital de estos. Al respecto, tradicionalmente se conceptualiza el esquema de las tres

edades o etapas por las que avanzan los documentos.

Atendiendo el ciclo vital de los documentos, tenemos los tres tipos de archivo a saber, los

administrativos o de trámite, de concentración e histórico. Así al iniciar la vida útil del

documento, es decir desde la recepción, distribución, registro, control y seguimiento

administrativo de la gestión a la que da lugar un documento ingresado a las unidades

administrativas y sus áreas específicas, conocido también como control de gestión

documental, se genera un proceso continuo y secuencial del documento que se sucede a lo

largo de su vida útil dentro de cada unidad de archivo. A lo anterior quiero agregar las

referencias que tiene Araceli Alday, para cada fase de los documentos.

Fase activa o de vigencia administrativa. Durante esta edad los documentos tienen

valores primarios.

Valor administrativo: Condición de los documentos producidos o recibidos por

una institución para realizar sus funciones o actividades comunes.

Valor jurídico o legal: condición de los documentos que permiten certificar

derechos u obligaciones de la administración pública o de los ciudadanos.

14

Valor fiscal o contable: atributo de los documentos para comprobar el origen,

distribución y uso de los recursos financieros de una institución. Al respecto

agregaría y de las personas físicas.

Fase semiactiva. El documento conserva sus valores primarios (administrativo,

jurídico o fiscal).

Su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo durante un plazo precaucional.

Su conservación debe ser en un archivo de concentración, no necesariamente cerca

del usuario.

Fase histórica. El documento ha perdido sus valores primarios para la institución,

pero conserva valores secundarios.

Valor evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en

virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y

morales.

Valor testimonial: significa la utilidad permanente de los documentos por reflejar

la evolución del, organismo administrativo que los creó.

Valor informativo: es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos

únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del

saber.

Su uso ya no es institucional, sino social. Su conservación debe ser permanente en el

archivo histórico, donde recibirá un tratamiento especializado.13

Sin embargo, considero que es importante reflexionar sobre el uso e importancia que la

documentación puede tener. Asímismo, puede separarse por su uso e importancia en cada

tipo de archivo de acuerdo a la siguiente tabla.

USO TIPO DE ARCHIVO IMPORTANCIA

Activo Archivo de Trámite Alta

Semiactivo Archivo de Concentración Media

Permanente Archivo Histórico Trascendente

Cabe señalar que en el desarrollo del ciclo vital del documento, se entrelazan otras de las

actividades que dan sustento a cada una de las prácticas y procedimientos de archivo, tales

como la clasificación y la ordenación que más adelante se describirán.

13

ALDAY GARCÍA, Araceli. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

México, AGN, 2007. p.26.

15

2.2 Principio de procedencia y de orden original

El principio de procedencia es fundamental de la práctica archivística actual, ya que

sustenta las bases para una clasificación y una ordenación documental. Básicamente,

significa que “los archivos de quien creó los documentos no deben ser mezclados con los

creados por otros.” 14

Históricamente, para este principio se estableció un esquema lógico para agrupar los

documentos bajo principios que establecían que estos debían agruparse en fondos

documentales, así se mantiene controlado el orden original, cuyo resultado es la

consecuencia lógica de la organización, visto este último como proceso sustancial de la

Archivonomía. De esta manera, si no se tiene ese orden original en los archivos, ya sea

porque desde un inicio no se le dio un orden adecuado, entonces es necesario restablecerlo,

es decir recrear ese orden estudiando el origen de las instituciones públicas que han

producido y acumulado en ocasiones “desmedidamente” documentos de archivo.

Como sea, los archivos deben estar ordenados de acuerdo a los principios de procedencia y

orden original, representando el primero que la documentación se mantendrá de acuerdo al

sujeto productor y el segundo en el orden en que fue creada. Así se garantiza que los

documentos que fueron creados por diversos productores, no deben ser mezclados, aun

cuando el tema sea común. Por su parte, el principio del orden original estipula que la

ordenación interna de los archivos que estableció la oficina creadora, se debe mantener

como se generé en la medida de lo posible.

Para algunos autores, el principio como tal queda separado en dos diferentes a saber:

principio de procedencia y principio de orden original. Sobre lo anterior, el actual Director

del Archivo Histórico de la UNAM, Gustavo Villanueva (2007), recopila diversos autores

que se refieren a esta separación. Por ejemplo, señala que para Schellenberg, cuya obra

representa la síntesis de las corrientes teutona e inglesa y más concretamente para el caso

de los Estados Unidos de Norteamérica, dice que los documentos deben guardarse de

acuerdo con su fuente de nacimiento; esto refiriéndose al principio de procedencia, en

14 EVANS, et al., Basic Glossary. pp.427-428., Citado en FREDIC M. Miller. Ordenación y descripción de archivos y manuscritos.

[Traducción]. Washington, D.C: Organización de los Estados Americanos, 1994. p.32.

16

cuanto al segundo concepto dice que los documentos deben guardarse en el orden que

originalmente se les dio.

Por su parte, para el autor Elio Lodolini (Villanueva), quien prefiere expresarlo como

principio de respeto al orden original de los documentos y no como principio de

procedencia, pues le parece más clara esa primera expresión aunque acepta que son

utilizadas indistintamente como equivalentes.

Uno de los contrastes más importantes entre ambos principios es que mientras la

procedencia pone especial énfasis en los creadores de los documentos y en las funciones, el

orden original se relaciona principalmente con el mantenimiento de la documentación y los

sistemas de archivo. Es decir, “los archivistas tienden a retener casi todos los sistemas de

archivo que son coherentes, aunque parezca obvio aplicar otro distinto. Como la

reordenación consume mucho tiempo y es de naturaleza subjetiva, en general el orden

original es preservado a menos que sea decididamente perjudicial a los usos para los cuáles

esos documentos son conservados.” 15

Así que independientemente de ser tratadas como dos expresiones separadas, es decir

principio de procedencia y de respeto al orden original, ambas pueden ser adoptadas como

sinónimos o bien, como dos significados diferentes entre ellos.

Invariablemente y a pesar de que las definiciones han variado según las circunstancias en

algunos países, y de acuerdo con el reconocido autor Villanueva, quien consideró que la

terminología utilizada para referirse a este principio básico, “es una muestra más de la

diversidad de términos que se presentan a nivel internacional a causa, fundamentalmente,

de las variadas realidades que se viven a nivel local y a las costumbres y prácticas que se

han ido aplicando para satisfacer las demandas que de información documental se

requieren.” 16

En cuanto a las ventajas más significativas del principio de procedencia, encontramos la

relación existente entre los documentos de archivo y las organizaciones o personas físicas

15 FREDIC M. Miller Ordenación y descripción de archivos y manuscritos. [Traducción]. Washington, D.C: Organización de los Estados Americanos, 1994. p.36. 16 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. La archivística: objeto e identidad. Puebla: BUAP, 2007. p.72.

17

que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia

actividad, dando por resultado una ordenación natural que garantiza conservar intacto el

valor informativo de la documentación, ya sea como testimonio de las actividades

sustantivas o comunes que llevan a cabo los servidores públicos en las dependencias o

entidades, o bien cualquier otro acontecimiento que se encuentre registrado como tal en un

documento de archivo.

2.3 Clasificación documental

La organización sugiere en primera instancia abordar de inicio la separación física, es decir,

la clasificación y la ordenación, como dos procedimientos distintos que se conjugan y se

suceden, sin olvidar por supuesto la identificación previa, que resulta tan necesaria.

Invariablemente si se trata de una institución del sector público o privado, el primer

cometido que se debe emprender es la identidad del organismo productor, el análisis e

investigación sobre su historia para conocer orígenes, evolución y cambios a través de su

existencia, así como las atribuciones y las funciones para las que fue creada mediante una

estructura y distribución orgánica determinadas.

Esta identificación, también es conocida como “historia de la institución ó historia

institucional”, la cual forma parte de las etapas necesarias para la organización de un

archivo y es el resultado de la aplicación del principio de procedencia, así como el

conocimiento del desarrollo de la estructura orgánica, a través de la recopilación y cotejo de

leyes, estatutos, decretos de creación, reglamentos internos, memorias, organigramas,

etcétera, que den como resultado un estudio y posterior estructuración del organismo

productor o fondo documental.

Precisamente el resultado de lo anterior, propicia las decisiones para fragmentar dicho

fondo documental, creando grupos o series documentales, de tal forma que reflejen y

formen parte de la estructura de un todo, estableciendo una jerarquización entre los

mismos.

18

Cabe señalar que cada serie documental de la estructura deberá ser único, con sus propias

características, así como ser susceptible de subdividirse en otras, pero sin perder la

dependencia de la clase o serie de origen.

Ahora bien, la clasificación de documentos o documental puede conceptualizarse desde

muy diversos puntos de vista, ya que los criterios para establecer la agrupación por

semejanzas y separación por diferencias, dependen en primera instancia de un enfoque o

motivo particular por el cual se dan las divisiones.

Al respecto, para comprender lo anterior, en (2006), el especialista argentino en selección

de documentos de archivo y en teoría archivística, Manuel Vázquez Murillo publicó que:

“Los documentos de archivo o de gestión han de someterse, en primer lugar, a dos

clasificaciones fundamentales:

Clasificación por el tipo documental.

Clasificación por la tradición documental.” 17

En cuanto a la clasificación que se genera por el tipo documental, el autor también señala lo

siguiente:

No existen documentos de archivo, como tales, sino tipos documentales. Así como

no existen hombres sino varones y mujeres.

Tipo documental es el carácter o atributo (de un documento de archivo), que: se

origina en la función y actividad administrativa para la que nació el documento; se

manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos; sirve para

ordenarlo, describirlo y, en general, procesarlo.

Existen infinitos tipos documentales, porque cada uno está hecho a la medida de

una actividad administrativa. Entonces, es normal que haya tantos tipos documentales

como tramitaciones o actividades existentes en la administración pública, privada o

personal. 18

Lo anterior da pauta para una controversia o pugna, por lo que me parece necesario lanzar

la siguiente pregunta, (por supuesto que solo se trata de dar motivo para reflexionar). ¿Es

posible homologar y legislar las actividades administrativas para disminuir y homogenizar

17 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Administración de documentos y archivos. Planteos para el siglo XXI. 2ª ed. Buenos Aires: Alfaguara, 2006. pp.30-31. 18 Ibídem., p.31.

19

el número de tipos documentales en las oficinas de una dependencia o entidad, y ni que

decir de todo el Gobierno Federal? Desde mi particular perspectiva considero que no es

posible, ya que las características propias del documento y su información lo hacen único,

constituyendo la demostración, garantía y evidencia del acto administrativo que se está

llevando a cabo.

Por su parte, para la clasificación por la llamada tradición documental, Vázquez también

publicó que la “Tradición documental es el carácter o atributo de un documento de gestión

o archivo que se origina en el objetivo que cada uno de sus ejemplares persigue, y permite

clasificar tales ejemplares como: original, copia, y borrador o minuta.” 19

Dada la anterior clasificación solo nos interesan los documentos originales, que se conciben

como registros implicados en los procesos comunes y sustantivos de cada Unidad

Administrativa o área, generados, recibidos, transformados o usados y que cuenten con

firma autógrafa, sellos de recibido en original o bien sean copias que tengan ese carácter de

original. A su vez, estos pueden tener varios ejemplares de igual valor, como es el caso de

los contratos y que son conocidos como “originales múltiples”, o bien pueden ser

“originales únicos”. En este contexto, nos conciernen los documentos de archivo, que se

contemplan actualmente en el lenguaje archivístico, los cuales se definen como: “aquel que

registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido,

manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y

entidades.” 20

Adicionalmente, existen diversas particularidades y características de los documentos, tanto

internos como externos. Con todo, considero que se les puede distinguir y reconocer, ya

que como lo enfatiza la actual Directora del Sistema Nacional de Archivos, del AGN

Araceli Alday García (2007), los documentos de archivo tienen un carácter triple:

Carácter único: diferente de otros documentos múltiples, como los libros o las

revistas.

19 VÁZQUEZ, Ibídem., p.33. 20 México, Lineamientos Generales…, op. cit., p.2.

20

Carácter orgánico: los documentos son parte de un todo estructurado, deben su

existencia a una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al

interrelacionarse.

Carácter seriado: los documentos de archivo se producen uno a uno y se van

acumulando de forma natural en los archivos, formando series (la base de la

estructura archivística). 21

Sin embargo, y pese a las anteriores definiciones, se debe resaltar que también existen los

“documentos de comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo”, llamados

así en el Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental, o

también conocidos en el ámbito de muchas oficinas como “papeles de trabajo”. Dichos

documentos representan la información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y que

regularmente se conserva en las áreas administrativas, se constituye por ejemplares de

origen y características diversas cuya utilidad reside para él o los creadores en los datos que

contiene para apoyar las tareas asignadas.

Asimismo, no constituyen un documento de archivo, por lo que no formaran parte de un

expediente, una serie, una sección o un fondo documental.

Por otro lado, tenemos que para el autor Víctor Hugo Arévalo, otro conocido especialista en

materia de archivos, la clasificación como tal representa: “la agrupación de los elementos

de un conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasificatorios que lo dividen en forma

disyuntiva y exhaustiva. Clasificar es, por lo tanto, dividir en grupos de forma tal que:

Ningún grupo sea vacío,

Ningún elemento pertenezca a más de un grupo y,

La suma de los elementos de todos los grupos equivalga a la extensión del total del

conjunto. 22

Después de lo todo anterior, creo que estamos en condiciones de aseverar que la mayoría de

los conceptos clasificatorios constituyen la fragmentación de un conjunto determinado.

Así, podemos encontrar otros conceptos que se refieren a la clasificación, pero para fines

prácticos de las actividades comunes que se llevan a cabo en los archivos del Gobierno

Federal, consideró significativa la definición señalada en los Lineamientos Generales para

21 ALDAY, Ibídem., p.18. 22 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Técnicas documentales de archivo. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo.

Buenos Aires: Ediciones del Sur, 2003. p.73.

21

la organización y conservación de los archivos, que a la letra dice: “Clasificación

archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base

en la estructura funcional de la dependencia o entidad.” 23

Para algunos otros autores, tal es el caso de Juana Molina y Victoria Leyva (2000), es

además prioritario, enfatizar algunas ventajas que se pueden obtener de la clasificación de

los documentos.

1. Acelerar la recuperación de la información, y por lo tanto el trámite administrativo

de la institución.

2. Ahorrar espacio en el almacenamiento físico.

3. Archivar los documentos con unos criterios uniformes, aspecto fundamental para

el personal que trabaja en las oficinas. 24

Al respecto, estoy convencido de que dichas ventajas son elementales y dan sustento al

instrumentar e implementar un cuadro general de clasificación, pero es menester del

profesional en Archivonomía, vigilar el cumplimiento de estas a la hora de su puesta en

marcha.

2.3.1 Cuadro de clasificación

Cabe destacar que para clasificar, es necesario dividir o agrupar de forma jerárquica los

documentos en grupos, formando series documentales para reflejar estructuralmente un

archivo, ya sea desde lo más general a lo más específico o viceversa, tal y como lo señalan

algunos autores. En este sentido, él destacado en el ámbito internacional archivístico José

Ramón Cruz Mundet (1998), publicó los 4 niveles esenciales para el procedimiento de la

clasificación, señalados a continuación de forma enunciativa.

1.er nivel: las unidades archivísticas (expedientes, libros, dosieres…)

2.0 nivel: las series.

3.er nivel: las secciones.

4.0 nivel: el fondo. 25

23 México, Lineamientos Generales…, Ibídem., p.2. 24 MOLINA NORTES, J., LEYVA PALMA, V. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa. 2a ed. Madrid, España: ANABAD Castilla-la Mancha, 2000. p.73. 25 CRUZ MUNDET, J., MIKERALENA PEÑA, F. Información y documentación administrativa. Madrid: Técnos, 1998. pp.225-226.

22

Asimismo, pueden establecerse subniveles cuando lo justifique la diversidad de las

atribuciones, la estructuración orgánica operativa o simplemente resulte funcional para las

dependencias y entidades. Todo lo anterior siempre y cuando no afecte el cumplimiento de

los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos, u otra

disposición jurídica vigente y aplicable.

Debemos comprender que cada uno de los niveles que se mencionan tiene la función de

proporcionar la estructura lógica de un todo y facilitar una localización conceptual, es decir

conocer bajo que términos se encuentran las categorías de agrupamiento de los

documentos. Asimismo, con cada una de estas agrupaciones jerarquizadas desde las más

amplias hasta las más específicas, es posible llevar a cabo la estructuración y posterior

preparación de un Cuadro General de Clasificación Archivística.

En relación a ello, nuevamente la reconocida Araceli Alday publicó que la finalidad

principal de elaborar un cuadro clasificador estructurado es: “con el fin de identificar cada

documento y reunir en grupos todos aquellos que tengan características similares.” 26

Para colaborar con lo anterior el AGN, a través de la Dirección del Sistema Nacional de

Archivos, desarrollaron las propuestas metodológicas con el propósito de aplicar y diseñar

el Cuadro General de Clasificación Archivística, el CADIDO, la Guía Simple de Archivo,

etcétera, es decir los instrumentos de consulta y control archivístico básicos que

contribuyen al cumplimiento de los fines planeados en los Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos.

Es necesario enfatizar que los elementos contenidos en el instructivo para elaborar el

Cuadro General de Clasificación Archivística, permiten ordenar los documentos de archivo

dentro de un espacio físico y agrupar los componentes que reflejan su contenido para

posteriormente relacionarlos lógicamente mediante la clasificación con otros documentos

de archivo.

Asimismo, los elementos de dicho instructivo, se conciben como un mecanismo completo,

homogéneo y único destinado a facilitar el control y el acceso a los documentos de archivo.

26 ALDAY, op. cit., p.55.

23

La clasificación permite un nivel de comprensión y utilidad de los archivos como suma de

los procesos de ordenación preestablecida, la operación de identificación y la creación

integrada de criterios clasificatorios. (AGN, 2006).

2.3.2 Procedimientos de clasificación

Precisamente, al identificar y relacionar intelectualmente los documentos con otros, se está

llevando a cabo el procedimiento de la clasificación del cual tradicionalmente existen tres

formas, que por cierto son las más difundidas en los archivos. No obstante en el contexto de

la actual estrategia para lograr la transparencia y acceso a la información, así como de las

prácticas archivísticas, solo nos interesan dos.

La clasificación funcional. Dada por las acciones a la que los documentos se

refieren, y

La clasificación orgánica. Producto de la estructura orgánica de la dependencia o

entidad que produce los documentos.

Al respecto, la clasificación funcional, de la cual otra vez, José Ramón Cruz, tiene

argumentos favorables al haber publicado para esta última lo siguiente:

Se sustenta en la naturaleza de los documentos, de acuerdo con la cual define las

series. Asimismo es objetiva como lo es el criterio empleado, por cuanto las

actividades, las funciones y las acciones, derivan de los fines inherentes a la entidad y

el único problema que plantean es su correcta identificación, pero en todo caso ahí

están al margen de quien las analice. 27

Es decir, los procedimientos implican que se clasifica por el tipo de función a la que sirven

los documentos, así encontramos que la producción de los documentos presenta dos

categorías generales: “las que son características de cada institución y las que son comunes

a todas, y se cumplen como apoyo a las primeras.” 28

En otras palabras, las diferentes y muy variadas funciones de cada dependencia o entidad,

producen documentación que por sus características representan todas y cada una de las

atribuciones encomendadas por el Gobierno Federal, las cuales representan la parte

27 CRUZ MUNDET, J., MIKERALENA PEÑA, F. op. cit., p.227. 28 VÁZQUEZ, op. cit., p.35.

24

sustantiva de estas. Asimismo son la contraparte de aquellas funciones tradicionales o

comunes que existen y corresponden a la Administración Pública Federal. Por cierto que

dichas funciones comunes se encuentran disponibles en el “Instructivo para elaborar el

Cuadro general de clasificación archivística”29

, que el AGN (2006), tiene disponible en su

página de Internet.

Para el IPAB, quien tiene documentos específicos, que son aquellos que sirven al

desempeño de las labores sustantivas de los servidores públicos, dadas por las atribuciones

y funciones específicas en el Estatuto Orgánico del Instituto. Por ejemplo, el saneamiento

financiero de instituciones, el cumplimiento de los convenios y contratos celebrados con

fiduciarias de fideicomisos, instituciones y administradoras, respecto de la administración y

recuperación de bienes, los planes y proyectos estratégicos con el objeto de coadyuvar a la

eficiencia del sistema de protección al ahorro bancario, entre otras.

Por su parte, la clasificación orgánica se basa en clasificar los documentos reflejando las

estructuras administrativas o las divisiones organizacionales de las dependencias y

entidades. Pero, no es muy recomendable ya que su estabilidad queda limitada al quedar

sujeta a los actuales y constantes cambios, así como la complejidad en las estructuras y

organigramas.

2.4 Ordenación documental

Es importante resaltar la necesidad de aplicar un orden para cualquier actividad humana

incluyendo por supuesto, la organización y conservación de nuestros propios documentos.

Por ello, como primera instancia me parece ineludible llevar a cabo la ordenación, a partir

de las unidades documentales simples o compuestas, es decir de los expedientes, los cuales

son generalmente las unidades básicas de las series y en ellos la documentación se integrará

siguiendo un orden. Al respecto, para Víctor Hugo Arévalo (2000), el concepto de

ordenación “consiste en disponer la documentación de cada uno de los grupos orgánicos

29 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. [en línea]. México, DF: [citado 26 de mayo de 2008]. Disponible en World Wide Web:

<http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html#cursos>

25

con arreglo a cierto método a fin de concatenar razonadamente toda la homogénea [sic] y

fijar a cada Tipo Documental una situación determinada.” 30

En este contexto e interpretando lo anterior, creo importante seguir y procurar un orden que

resulte lógico y en los casos que sea requerida una ordenación diferente a la acordada,

deberán aplicarse criterios específicos, o bien, emplear aquella que resulte comprensible y

que tenga independencia en su tipo documental o soporte para tener bien claros aspectos

internos del documento, tales como el asunto representado por el contenido específico de

los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización

dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También puede

ser el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un

expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción

administrativa, de igual forma puede ser la fecha, el nombre o razón social, etcétera.

A diferencia de los expedientes, que son el conjunto de piezas documentales resultado de

un procedimiento administrativo común, los llamados “dossier” son documentos agrupados

únicamente por contenidos diversos. Asimismo, los minutarios o registros son documentos

agrupados en carpetas por su función de control, y no tienen relación con otros documentos

de archivo.

Es de suma importancia que la clasificación de los asuntos contenidos en los expedientes se

lleve a cabo conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística establecido en la

dependencia o entidad, por lo que el orden dentro de cada serie o subserie documental

registrada, será el proceso por el cual se unen y relacionan los elementos constitutivos de

estas unidades básicas, conforme a criterios previamente establecidos.

Ahora bien, respecto a la signatura o código de clasificación de los expedientes, que en

realidad representa o mejor dicho, debería representar el número de inventario con el que se

identifica, se debe considerar la relación existente entre el orden y distribución de las

categorías de agrupamiento previamente identificadas y los elementos de la estructura del

Cuadro General de Clasificación Archivística, así como elementos de orden, tales como el

30 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos. Santa Fe: Ediciones del sur, 2000. p.206.

26

número de expediente que es consecutivo dentro de la serie documental y que identifica a

cada uno de ellos, así como el año en que se apertura.

Una vez que la documentación se encuentra debidamente clasificada e integrada en sus

respectivos contenedores (fólder, carpeta, o legajo), se le asigna un lugar físico en el

archivo. Cabe señalar que se puede instalar siguiendo una numeración continua, o bien con

una clave topográfica que corresponde a la ubicación física. Al respecto, para la integración

de la clave topográfica de los expedientes, se deben considerar, básicamente, los niveles

siguientes:

Inmueble.

Subinmueble.

Mueble.

División del mueble.

Contenedor.

Paralelamente, para estar en posibilidades de llevar a cabo la ordenación es preciso que

previamente se haya realizado una clasificación de la documentación, ya que sin esta no es

posible empezar la operación mecánica de unir conjuntos de documentos con otros, es decir

ordenar para formar series documentales.

2.4.1 Métodos de ordenación

En la práctica, la ordenación puede requerir una amplia gama de actividades, desde la

complicada tarea de poner en orden una vasta cantidad de documentos totalmente

desorganizada, hasta la elección que se le debe dar a esa misma documentación al interior

de los expedientes.

Como acontece en casi todos los archivos institucionales, la ordenación es frecuentemente

producto de preservar el orden original, por ello es de suma importancia que se verifique y

asegure un orden razonable, recopilando la información pertinente sobre él o los creadores.

Por otra parte, sin perder de vista el significado de la ordenación, y de acuerdo con lo que

señaló Víctor Hugo Arévalo, “ordenar es dar utilidad a la documentación, permitir que su

27

información sea recuperable, es obtener físicamente los contenidos del documento, agrupar

los documentos de una forma racional…” 31

Uno de los retos más frecuentes que representa la ordenación de documentos es,

transformarlos a fin de que tengan una ordenación detallada y completa basada en su

procedencia y que revele las razones por las cuáles fueron creados. Así cuando más nos

acercamos al procedimiento de la ordenación, nos encontramos con diversos métodos para

llevarla a cabo. Estos van desde los más generales a los más específicos. De los primeros

comúnmente tenemos el cronológico, el alfabético y el numérico, los cuales poseen la

característica de ser los más difundidos y fáciles de usar.

En este contexto, la ordenación cronológica tiene las ventajas de ser sencilla, rápida, y

abierta ya que permite la inclusión de nuevas unidades documentales, ya sea una sola pieza

documental o una unidad documental compuesta, o sea expediente. Para ello, es

trascendente establecer previamente el criterio a seguir, es decir si se ordena

cronológicamente ascendente, del primer documento que origina el asunto al más reciente,

cual si se tratara de un libro, o bien a la inversa. Al respecto, para Araceli Alday, también

resulta conveniente ordenar sucesivamente, al aclarar y precisar que:

Los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con la fecha (año, mes y

día, en este orden).

En el caso de los expedientes se considera para la ordenación la fecha que abre el

expediente.

Hay que tener precaución cuando los expedientes contienen anexos o pruebas

anteriores a la fecha de inicio del expediente; estos documentos no se consideran para

la ordenación del expediente, si no la fecha que se inicia el trámite o se abre el

expediente. 32

Por su parte, la ordenación numérica consiste en asignar un número progresivo a cada

unidad documental, y este se usa para clasificarlos y ordenarlos. Resulta un método

sencillo, siempre y cuando la asignación del número este correlacionado con otros

31 ARÉVALO JORDÁN, V. H, op. cit., pp.62-64. 32 ALDAY, op. cit., pp.56-57.

28

elementos que reflejen los asuntos o trámites del documento, y para el caso de los

expedientes, una estructura de clasificación.

Como parte de sus inconvenientes, está el hecho de que si se desconoce el número de un

documento, su localización es laboriosa y difícil, por lo que es necesario contar con índices

adicionales para conocer su contenido. Asimismo, no es un sistema flexible que permita

intercalar nuevos documentos.

Para la ordenación alfabética, el cual es uno de los métodos más sencillos y usado, el orden

principal consiste en usar las letras del abecedario como parámetro, en la misma secuencia

que van apareciendo en el alfabeto.

Cabe precisar que cuando un nombre se compone de varias palabras, hay que determinar la

palabra primordial o palabra “ordenatriz”, que según la autora María Sánchez (2003), es la

clave o referencia para ordenar. En este sentido podemos encontrar los casos siguientes:

1. Nombres de personas físicas:

Nombre propio y apellidos simples.

Apellidos compuestos.

Apellidos que contienen artículos u otras partículas.

2. Nombres de personas jurídicas e instituciones:

Las que incluyen un nombre propio en la razón social o nombre de la empresa.

Las que incluyen una palabra genérica en el nombre.

Organismos oficiales e instituciones.

Siglas en la razón social

Nombres extranjeros. 33

Asimismo, el método alfabético resulta abierto, se adapta a todo tipo de documentos y

permite añadir e intercalar, sin embargo es preciso determinar la palabra clave o palabra

ordenatriz y en caso de extraer documentación se debe emplear el uso de testigos o señales,

ya que de no hacerlo, es difícil advertir su ausencia.

33 SÁNCHEZ PASTRANA, María P. Comunicación y Archivo de la Información. Madrid: Editex, 2003. p.403.

29

Tal y como lo señalé con anterioridad, para cada una de estas prácticas de ordenación

tenemos diversos subtipos, en este sentido, encontré principalmente difundidos los del tipo

alfabético. Al respecto, Molina y Leyva, quienes he citado con anterioridad, publicaron en

su trabajo relacionado con los sistemas de clasificación, cuatro categorías básicas para la

ordenación alfabética, señaladas más adelante y que son usualmente empleados en los

archivos.

1. Alfabética Onomástica: ordena la documentación alfabéticamente por apellidos

de personas. los expedientes deben llevar inscrito primero el apellido y luego el

nombre de la persona.

2. Alfabética Geográfica: Se ordena la serie documental alfabéticamente por

lugares. Este tipo de ordenación puede tomar como base el país, la región, la

comunidad autónoma, la provincia, o la localidad, siendo el criterio adoptado el

que mejor se ajuste a la documentación.

3. Alfabética de organismos: se ordena la documentación por orden alfabético de

los nombres de instituciones, centros, organismo u oficinas.

Se suele utilizar este criterio para archivar la correspondencia ordenándola por

orden cronológico dentro del año en curso, pero haciendo agrupaciones ordenadas

alfabéticamente por el nombre de las entidades con las que se mantiene la

comunicación.

4. Alfabética de materias: se ordenan los expedientes por el asunto o temática de su

contenido. Se suele utilizar en el caso de la documentación administrativa en

forma de dossier, informes, estudios y memorias. Es frecuente su utilización en los

documentos emanados de órganos directivos superiores con funciones muy

generales de coordinación y programación, tales como Gabinetes, Asesorías,

Secretarias Generales, etc.” 34

Si bien es cierto que la ordenación y la clasificación se pueden considerar dos quehaceres

distintos de un mismo trabajo, ambos están muy ligados, tanto que la ordenación es la

materialización de la clasificación, simultáneamente es el paso ineludible a la descripción

documental, que es sin duda otro de los pasos necesarios y obligatorios para completar un

tratamiento archivístico integro, permitiendo conocer con mayor precisión los niveles

existentes en los archivos. De tal forma que para Araceli Alday, la descripción “es la

elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las

partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la

34 MOLINA NORTES, J., LEYVA PALMA, V, op. cit., pp.79-82.

30

información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de

archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.” 35

2.5 Descripción documental.

Es fundamental que la descripción documental en la archivística sea el proceso de

comunicar la información a los usuarios. Por tratarse de un término general que comprende

un número de actividades afines, generalmente incluye la información generada o recogida

sobre los documentos y sus creadores, así como la organización material de los fondos, el

control administrativo y el acceso de esa información, en la que resulta vital preparar los

medios de localización, es decir los instrumentos de descripción necesarios, entre los cuáles

tenemos (guías, inventarios, catálogos, calendarios, índices, listados, registros de

localización, etcétera), sin importar si se trata de los publicados previamente para su

posterior perfeccionamiento, o bien, preparar los inéditos.

Los inventarios documentales son para mucho auxiliares de búsqueda, que reflejan

básicamente, descripciones de las series documentales identificadas en una sección o fondo

documental. Su uso común y presencia en los archivos se debe a que representan para el

profesional en Archivonomía, un modo efectivo de transmitir información de manera

consistente con los principios archivísticos básicos, al agrupar los documentos en series y

subseries. Además pueden mostrar, dependiendo del nivel de descripción, todo el contexto

en el que los documentos fueron concebidos y tramitados.

Para el caso de las guías, que son auxiliares descriptivos que permiten identificar el

contexto y el contenido de los documentos de archivo por medio de su descripción en

cualquiera de sus tres etapas, diseñados básicamente para el uso interno y externo de los

archivos, se deben incluir en su elaboración una introducción y semblanza sobre las

generalidades de los archivos, el alcance y el modo de consultar dichas guías.

Antes de los sistemas automatizados y el uso más frecuente del Internet, la forma

convencional para diseminar la información general sobre los fondos era a través de la

publicación de guías, cuya documentación era evidenciada por el simple nombre de la

35 ALDAY, op. cit., p.59.

31

institución. En ese sentido, esencialmente las guías son extractos de los inventarios, porque

la entrada para cada grupo documental debe incluir como mínimo información sobre la

historia, autoría, volumen, periodo que comprende, contenido, formatos físicos y la

ordenación de las series documentales o unidades documentales compuestas declaradas.

Las guías deben ser bien difundas con el fin de que potenciales usuarios conozcan su

existencia, aunque usualmente los más estudiosos por lo general están más interesados en

documentación de un tema específico que se localiza en los expedientes.

Ahora bien, las guías representan un método importante para acceder a los fondos de

muchos archivos, sin embargo la información esta renovada hasta el momento en el que la

guía esta completa, por lo que su difusión resulta innecesaria hasta antes de su

actualización.

Uno de los instrumentos archivísticos más completos e integrales, es el Catálogo de

Disposición Documental, cuyos criterios utilizados para establecer el valor de los

documentos se basan principalmente en un valor primario que se refiere a la capacidad que

tienen los documentos para informar, ordenar o testimoniar acciones que son fundamentales

para una eficiente marcha dentro de la administración o bien para efectos legales. A su vez,

el valor primario contempla tres tipos de valores que pueden tener un documento, valor

administrativo, valor fiscal o contable y el valor legal, por lo que las vigencias de las series

documentales encontradas en un fondo documental determinado, se establecen

considerando los valores antes citados.

De esta manera, en estos catálogos de disposición documental se considera también el valor

secundario o histórico de los documentos, siendo estos los de una trascendencia social,

cultural o científica significativa. Teniendo como referencia lo anterior, únicamente se

deben conservar los documentos realmente relevantes, capaces de servir de evidencia en la

realización de investigaciones.

Finalmente, una de las actividades sustantivas de los archivónomos es la descripción de

documentos de archivo, para ello, la Norma Internacional General de Descripción

Archivística ISAD(G), resulta básica, ya que permite la integración de la información

32

contextual en cualquier nivel dentro de la descripción archivística y es sin duda una de las

herramientas de gestión más valiosa para los archivos, ya que brinda especificaciones

elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional

e internacional, las cuales pueden aplicarse con independencia del tipo documental o

soporte físico de los documentos de archivo. Asimismo, para la descripción de los

productores de los documentos de archivo se cuenta con la Norma Internacional sobre los

Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias, ISAAR

(CPF), lo cual resulta una tarea complementaria en cuanto a documentación se refiere y una

continua actualización del contexto de procedencia, producción y uso de los documentos.

No menos importante es la Norma que se refiere a la descripción de las funciones que

plasman dichas actividades Para ello, la Norma Internacional para la Descripción de

Funciones (ISDF), resulta complementaria, ya que permite vincular la producción y

conservación de documentos con las descripciones de las funciones en las instituciones

permitiéndonos una base para la clasificación y valoración documental, así como una

herramienta para el análisis y recuperación de documentos de archivo.

Dicho conjunto de reglas generales, es parte de un proceso que busca facilitar la integración

de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su

intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos

documentales, en una visión sintética de conjunto.

La aplicación de dicha Norma tiene preferentemente uso sobre conjuntos documentales

cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es

cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una Norma que

pretende ser un punto de partida para las consideraciones siguientes:

Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo.

Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios.

Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se

mantengan a través del tiempo.

Claro es que mediante su estructura se determina la representación de la información

mediante 26 elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una

33

entidad archivística. Estos elementos se hallan agrupados en siete áreas de información

descriptiva.

Para los niveles de descripción la variabilidad con respecto a estos se halla solventada

mediante la utilización de las denominadas reglas de descripción multinivel. La descripción

multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debería representarse en

una sola descripción, usando los elementos adecuados. Si fuera necesario describir las

partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando solo los elementos

necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas

jerárquicamente, representa el fondo y a aquellas partes que fueron descritas.

2.6 Disposición documental

Dentro del Gobierno Federal, cotidianamente se entrelazan acciones encaminadas a la

correcta administración de documentos para abatir, o al menos intentar disminuir las

ineficiencias que se derivan de las prácticas habituales que se llevan a cabo en los archivos.

Para ello, es necesario entender y desarrollar el concepto de Disposición Documental, que

se entiende más cuando hablamos de volúmenes considerables de documentos, producidos

bajo una tradicional y muy diversas circunstancias en la mayoría de las oficinas. Su

propósito fundamental es controlar los documentos desde su nacimiento, así como regular

los procesos y acciones a los que son sujetos durante su gestión administrativa en los tres

tipos de archivo respectivamente, a fin de evitar una acumulación inoperante.

Para ello las vigencias documentales tienen como principal propósito:

Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un

manejo racional y óptimo de los mismos.

Facilitar el flujo de archivos a fin de evitar su acumulación innecesaria en oficinas.

Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos.

34

Por cierto para establecer un programa de Disposición Documental, considero que deben

tomarse en cuenta algunas de las siguientes características, señaladas en una de las más

importantes aportaciones para la Archivonomía del reconocido T. R.Schellenberg.36

La Disposición Documental no esta diseñada para llevar a cabo la destrucción

desinteresada e irracional de los documentos, si no más bien considera procesos

sistematizados, regulados para su análisis identificando valores y favoreciendo en

la integridad de los documentos en lo mayor posible.

La Disposición Documental considera a todos los documentos implícitos en el

desarrollo institucional y mediante su análisis exhaustivo determina su grado de

importancia.

La planeación de un programa de Disposición Documental atribuye múltiples

beneficios a los archivos, logrando un desarrollo paralelo tanto archivístico como

institucional.

La Disposición Documental especifica los procesos a los que serán sujetos los

documentos a lo largo de su ciclo de vida.

Los criterios de Disposición Documental deben ir en función de las características

y valores de cada documento, procurando que ante esas cualidades, que se procure

la unidad e integridad de los documentos como un todo.

Asimismo, existen dos partes primordiales en la Disposición Documental, como lo es el

contexto documental que incluye la identificación y la valoración. Por otro lado esta el

contexto informativo que incluye aspectos en cuanto al contenido informativo de los

documentos, a saber tres, la pública, la reservada y la confidencial. Al respecto, con el

objetivo de cumplir cabalmente con el ciclo vital del documento, dentro del Catálogo se

indican los años que deberán permanecer las series documentales en el Archivo de Trámite,

y cuando este plazo se cumpla, deberán transferirse al Archivo de Concentración, sin

olvidar indicar su destino final, es decir, la baja documental o su traslado al Archivo

Histórico.

Es importante mencionar que las series que han sido marcadas como destino final el

Archivo Histórico, serán objeto de una valoración secundaria minuciosa, llevándose a cabo

procesos de muestreo selectivo para conservar los expedientes que posean valores

testimoniales, evidénciales e informativos.

36 THEODORE R, Schellenberg. Archivos modernos: principios y técnicas. 2ª ed. La Habana: Archivo Nacional. 1957. p.52-53.

35

Por su parte el contexto documental es considerado como la aplicación de una metodología

preestablecida, con la cual se pretende conocer y analizar el documento desde su

concepción, desarrollo y destino final. En él “la identificación es por tanto la primera fase

de la metodología archivística; fase del tipo documental que consiste en la investigación del

sujeto productor y el tipo documental. Su objetivo será por tanto el conocimiento

exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica,

competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan,

procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos

imprescindibles para la delimitación de la serie documental”. 37

Por lo anterior, se hace imprescindible el uso de este instrumento de consulta y control

archivístico, que se basa en el diseño esquematizado de todas las prácticas y procedimientos

en los archivos administrativos. Por su parte, para proporcionar una alternativa en la

elaboración del CADIDO, el Archivo General de la Nación diseñó el instructivo respectivo,

con la finalidad de proporcionar una metodología de apoyo, basada en mecanismos de

trabajo en materia de disposición documental y en los valores de las series documentales

producidas por las áreas y Unidades Administrativas, lo anterior a partir de los resultados

del proceso de identificación y el análisis de los documentos para determinar su utilidad o

valor a lo largo de su ciclo vital del documento, es decir el proceso de valoración.

Considero importante complementar lo anterior, citando el objetivo general de dicho

instructivo. “Establecer una base metodológica que oriente la elaboración de instrumentos

específicos de disposición documental.” 38

También, este concepto se encuentra disponible

para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en la página de

Internet del AGN.

2.7 Entidad responsable y normatividad para la organización de los archivos

Actualmente en el ámbito de las políticas de transparencia y acceso a la información, es

menester de dos organismos públicos principalmente, homologar y garantizar el

37

TORRE MERINO, José Luis la. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Madrid: Ministerio de

Educación y Cultura. 2000. p.14. 38AGN, op. cit.,

36

funcionamiento de los archivos conforme los mejores principios teóricos y prácticos

aceptados en la materia. Por ello la LFTAIPG, señala en el artículo 29 fracción V que el

Comité de Información de cada dependencia y entidad, tendrá como función el establecer y

supervisar la aplicación de criterios específicos en materia de clasificación y conservación

de los documentos así como la organización de archivos de conformidad con los

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos.

Asimismo, el artículo 32 confiere al AGN en coordinación con el IFAI, elaborar los

criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos

administrativos, así como la organización de los archivos. Lo anterior, tomando en cuenta

los estándares y prácticas internacionales archivísticas más avanzadas.

Para ello el Reglamento de la LFTAIPG, en su artículo 42 señala que el AGN, en

coordinación con el IFAI, expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la

organización, conservación y adecuado funcionamiento de los archivos del Gobierno

Federal, es decir los publicados el 20 de Febrero de 2004.

A partir del 12 de junio del 2003, la LFTAIPG, obliga a todas las instituciones públicas, a

dar acceso a la información pública contenida en sus documentos, respecto, entre otras

cosas, a su forma de trabajo, al uso de los recursos públicos, sus resultados y desempeño.

Cualquier persona puede solicitarla y obtenerla en forma rápida y sencilla, con excepción

de la información reservada y/o confidencial, siempre y cuando siga el procedimiento de

acceso ante la dependencia o entidad.

La finalidad de la transparencia es hacer accesible la información pública, y el rol de la

Archivonomía es organizarla y sistematizarla para hacerla efectivamente visible. Además,

se debe enfatizar el rol de los archivos, en el tratamiento de los datos y en la generación de

conocimiento útil para la mejora del desempeño institucional, más allá de su función

primaria como mero mecanismo de recuperación documental.

Para ello, deben existir instituciones y organismos públicos que en el ejercicio de sus

facultades coadyuven a cumplir dichas contemplaciones.

37

2.7.1 Archivo General de la Nación

La credibilidad en nuestras instituciones u organismos públicos, es una de las columnas

vertebrales que dotó al Estado de una cultura de transparencia, y que ha contribuido

sustancialmente en la consolidación de la democracia en México. Debemos estar

convencidos de que el archivo es cómplice y pieza fundamental al tener substancial

significado, ya que, es el repositorio donde se conservan, custodian y consultan los

documentos, además, de que forma parte del proceso evolutivo de las dependencias y

entidades. Ahí es donde los niveles de la estructura se entrelazan y se desarrollan, uno más

que otros, dejando para la humanidad un testimonio fiel de su actividad en los soportes de

papel.

Si bien, aunque su fundación oficial se realizó hasta 1823, año en que quedó instituido con

el nombre de Archivo General y Público de la Nación, el origen de lo que actualmente es el

AGN tuvo como su auténtico promotor al virrey Juan Vicente de Güemes Pacheco y Padilla

(1682-1768) segundo conde de Revillagigedo, quien en 1790 comenzó a recomendar al rey

de España, Carlos IV, la creación de un Archivo General de la Nueva España que

custodiara y centralizara toda la documentación oficial generada por la colonia española en

América.

El también conocido como “Palacio negro de Lecumberri”, lugar histórico cuya

construcción comenzó aproximadamente en 1885, fue inaugurado por el presidente José de

la Cruz Porfirio Díaz Mori el 29 de septiembre de 1900, es decir a principios del Siglo XX

con lo más moderno de su época en cárceles. Ahí donde asesinaron al presidente Francisco

I. Madero y al vicepresidente Pino Suarez y que sirvió como penitenciaría de la Ciudad de

México de 1900 a 1976.

En el año de 1979, se iniciaron las labores de remodelación para convertirse en la nueva

sede del AGN, siendo el 27 de agosto de 1982 cuando se inauguró para ser hoy en día “el

órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, rector de la archivística nacional

38

que debe custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos que conforman su

acervo, con el fin de facilitar y promover la consulta y aprovechamiento público.” 39

En otras palabras, el AGN esta encargado de recuperar, conservar y facilitar la consulta de

los documentos históricos que alberga, a los cuales brinda acceso para documentar nuestra

historia como nación, tanto a los mexicanos que vivimos hoy como a los que vivirán en las

próximas décadas, los cuales harán lo propio con lo que día a día documentamos como

presente, ordenamos y conservaremos en el futuro.

Además, para fortalecer las tareas destinadas a mejorar los procesos que se relacionan con

los servicios de consulta y registro de investigadores y público interesado, así como para

continuar con el cumplimiento de las exigencias en materia de transparencia y archivos, el

AGN publico en su sitio de Internet los esfuerzos para cumplir con su misión y con las

exigentes vertientes de desarrollo.

1. Proseguir con el rescate de los inmuebles del Palacio de Lecumberri, para

preservar los acervos en condiciones adecuadas y asegurar los espacios

convenientes para su desarrollo a mediano y largo plazo.

2. Fortalecer las bases jurídicas del órgano desconcentrado con la actualización del

reglamento vigente y el fundamento legal del Registro Nacional de Archivos.

3. Alentar la formación de cuadros para los archivos nacionales, mediante convenios

de colaboración enfocados al desarrollo de programas académicos de

archivonomía y proyectos de formación profesional.

4. Abatir el rezago en el ordenamiento y descripción de fondos documentales e

impulsar la homologación y aplicación de las normas internacionales,

considerando el incremento de los archivos digitales.

5. Desarrollar un programa editorial y de difusión para estimular el avance de la

archivística nacional y de las investigaciones sobre los acervos del organismo.

6. Diseñar e implantar un programa de archivos virtuales para estimular la consulta a

distancia de los acervos del AGN.

7. Cooperación internacional. 40

No esta de sobra señalar que el AGN alberga desde códices novohispanos e impresos

primitivos, galería de imágenes donde aparecen fotos, litografías e historia iconográfica con

antiguos mapas, así como documentos de los precursores del movimiento de nuestra

39 AGN. ¿Quiénes somos? [en línea]. México, DF: [citado 08 de mayo de 2008]. Qué es el AGN. Disponible en World Wide Web: <

http://agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/que.html> 40 AGN. ¿Quiénes somos? [en línea]. México, DF: [citado 08 de mayo de 2008]. Vertientes de desarrollo. Disponible en World Wide

Web: < http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/quienesomos/vertientes.html>

39

independencia, resaltando el Acta de Independencia de México, la partitura y el texto

originales del himno nacional mexicano y diversas representaciones del escudo nacional,

los cuales no solo se conservan sino que también están accesibles para que el público pueda

admirarlos. En ese sentido, en los últimos años se han publicado algunas guías de sus más

de 740 fondos, secciones y series principales, los cuales se encuentran clasificados en

nueve principales grupos documentales para su consulta pública.

Asimismo, y con la finalidad de cumplir íntegramente con su función de custodia y

conservación el AGN también preserva otros aspectos de la cultura nacional a la espera del

de la investigación, entre los cuáles están los códices de nuestra identidad, pictografías,

trazos de la arquitectura religiosa de la época virreinal, registros audiovisuales, así como

algunos rastros de la trasformación de la geografía del país.

2.7.2 Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de

las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y LFTAIPG

Con la aprobación de la LFTAIPG en junio del año 2002, la cual es producto de la

participación de grupos de la sociedad que llevaron una iniciativa propia del Ejecutivo

Federal al Congreso y los legisladores, quienes dieron su visto bueno en forma unánime.

Con base en ella, se creó el IFAI, órgano público de la Administración Pública Federal, que

procura se cumpla la Ley y que se encuentra al servicio de la sociedad, encargado de vigilar

la transparencia en México, cimentado en el Decreto publicado en el Diario Oficial de la

Federación el 24 de diciembre de 2002.

Así el IFAI es un organismo descentralizado, no sectorizado, con personalidad jurídica,

autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, encargado de promover y difundir uno

de los ejercicios primordiales del ciudadano, el derecho de acceso a la información,

resolver sobre la negativa a dichas solicitudes y garantizar el derecho de las personas a la

vida privada, al obligar a las instituciones u organismos públicos a proteger los datos

personales que tienen en sus archivos o bases de datos.

Por su parte, las atribuciones encomendadas al IFAI, que en total suman 19, se encuentran

señaladas en el artículo 37 de la LFTAIPG. Asimismo, en el capítulo XI de su Reglamento,

40

encontramos los artículos que tienen por objeto reglamentar las disposiciones para el propio

IFAI. Es elemental resaltar que en el artículo segundo transitorio de este ordenamiento, se

involucra a ambas instancias, es decir al AGN y al IFAI a expedir los lineamientos que

contengan los criterios para la organización, conservación y adecuado funcionamiento de

los archivos del Gobierno Federal.

En el ámbito de las facultades encomendadas por la LFTAIPG y su reglamento, el AGN y

el IFAI expidieron los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos, mismos que tienen por objeto garantizar al interior de las dependencias y

entidades de la Administración Pública Federal, la integridad, la localización y

conservación de los expedientes y documentos, facilitando y controlando su uso, así como

su destino final, permitiendo a su vez, la conformación de la memoria institucional

correspondiente. En este sentido dichos Lineamientos, también establecen los estándares

archivísticos que se deben observar para el mantenimiento, y la descripción archivística a

través de los instrumentos de consulta y control necesarios con los que deben contar las

instituciones públicas.

Dada la diversidad de condiciones y contextos operativos de las dependencias y entidades,

los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos, de forma

general establecen solo requerimientos mínimos, permitiendo cierto grado de flexibilidad

en la manera específica de cumplir con algunos de ellos. Además, en algunos casos acota el

alcance del requerimiento en función de los recursos con los que cuenta la entidad o

dependencia.

Durante los meses de abril y mayo, el IFAI desarrolló y aplicó un diagnóstico mediante una

encuesta completa y detallada a los responsables de los archivos del Gobierno Federal, con

el fin de recabar indicadores a través de siete variables medidas, que permitan en el corto y

mediano plazo mejora para una adecuada organización de archivos, alinear el cumplimiento

de metas y objetivos institucionales y el correcto ejercicio de los recursos públicos.

El análisis de los resultados de la encuesta se estructura alrededor de dos

cuestiones fundamentales. Primero, el análisis busca establecer en qué medida las

entidades o dependencias cumplen con los requerimientos archivísticos establecidos

en el marco normativo. Segundo, el análisis trata de identificar los factores y

41

contextos que explican la variación en el grado de cumplimiento de los

requerimientos archivísticos entre las distintas dependencias y entidades.

Para llevar a cabo el análisis propuesto, las variables medidas en la encuesta se

agrupan en siete bloques. El primero, incluye todas las variables que explícitamente

inquieren sobre el cumplimiento de requerimientos específicos (por ejemplo si la

entidad o dependencia cuenta con un cuadro general de clasificación archivística

actualizado).Los bloques dos a siete agrupan las variables explicatorias entorno a los

siguientes conceptos o dimensiones:

Complejidad archivística de la dependencia o entidad

Liderazgo y prioridad

Competencia profesional

Capacitación

Calidad del marco regulatorio y del regulador

Recursos (presupuesto, personal, infraestructura física e infraestructura

informática). 41

En relación a lo anterior, el IPAB, a través del área Coordinadora de Archivos fue partícipe

del “Diagnóstico de la situación archivística de las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, 2007”, atendiendo a las preguntas requeridas y que

formaron parte de la encuesta representativa para conocer la situación actual de los archivos

del Gobierno Federal. (Ver anexo 3).

Hago especial referencia a este contexto, porque considero de suma importancia llevar a

cabo un trabajo de esta naturaleza, que permita contar con datos fiables y actuales acerca de

la brecha existente entre lo que establece dicha normatividad y la situación real en torno a

su observancia en los archivos.

Sin duda, después de procesar los resultados de este primer Diagnóstico, que el IFAI en su

carácter de autoridad coadyuvante para organizar y conservar los archivos, surgirán

parámetros que permitan mejorar las limitaciones y acotaciones existentes y que sugieren la

implementación en el corto plazo de algunas medidas y disposiciones de política pública y,

en el mediano plazo, que sirvan como un punto de referencia para evaluar los avances en el

futuro.

41 Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, Publicaciones [en línea]. México, DF: [citado 30 de mayo de 2008]. Disponible

en World Wide Web: < http://www.ifai.org.mx/Publicaciones/publicaciones>

42

2.7.3 Marco jurídico en materia de archivos.

En nuestro país, a través de los años, los archivos se han venido consolidando debido a la

necesidad de salvaguardar la memoria de las instituciones públicas y de las empresas

privadas, sin embargo a lo largo de este proceso, se ha visto que el personal no está

capacitado y que no concibe en su totalidad la importancia de los mismos, asignando

lugares insalubres para los acervos y que en muchos de los casos por desconocimiento del

personal encargado, así como por falta de interés de las autoridades, los hemos visto

terminar en el abandono. Aunado a lo anterior, encontramos la ausencia de una ley

exprofeso que brinde certidumbre y garantice un manejo eficiente en los archivos con el

otorgamiento presupuestal idóneo para los tiempos que vivimos.

En este sentido, la LFTAIPG, la cual por cierto no esta diseñada en materia de archivos,

sino que solo coadyuva. Muestra de lo anterior es que en primera instancia plantea como

uno de sus objetivos, mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos,

(artículo 4, fracción V). En segundo término, dispone la elaboración de criterios específicos

para la clasificación y conservación; así como de un programa para facilitar la obtención de

la información y los medios necesarios para la organización de archivos, (artículo 29,

fracción V y VI). En tercer lugar, se responsabiliza a los titulares de las dependencias y

entidades para asegurar en los archivos el adecuado funcionamiento, de acuerdo a los

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos que para el

caso emitió el Archivo General de la Nación, en adelante AGN y el Instituto Federal de

Acceso a la Información Pública, en lo sucesivo IFAI (artículos 32 y 37, fracción IV). Por

último, exhorto para que un sistema de archivos estuviese terminado el 1 de enero del 2005,

(Décimo transitorio).

Por su parte el Reglamento de la LFTAIPG, retoma los anteriores temas en los artículos del

42 al 46, acentuando el establecimiento de un sistema archivístico que considere los

archivos en sus tres fases o etapas.

Resulta trascendental para el establecimiento de etapas y flujo natural de los documentos

que al emitirse los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos, se determinó una estructuración y funciones específicas para cada etapa del ciclo

43

vital del documento, es decir el paso de estos por los tres tipos de archivo. Además, en los

lineamientos decimotercero y decimocuarto, se establece contar con unos instrumentos de

consulta y control archivístico, para lo cual, el IPAB desarrollo una serie de actividades que

más adelante, en el capítulo tres se describirán.

A continuación se enlistan las principales disposiciones jurídicas que dan sustento al

presente trabajo, con la aclaración de que son una recopilación e implicaron una revisión y

escrutinio de la actual normatividad, por lo que no dejan de ser sujetas a ampliación y

actualización.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF el 05/02/1917.

Artículo 108 primer párrafo. Artículo 6, fracción 5 reformado DOF el 20/07/2007.

Ley de Protección al Ahorro Bancario. DOF el 19/01/1999.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. DOF el

04/01/00. Artículo 56, tercer y cuarto párrafos reformados. DOF el 07/07/2005 y

28/05/2009.

Ley General de Bienes Nacionales. DOF el 10/01/1936. Artículo 6 fracción XVIII.

Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.

DOF el 06/05/1972. Artículo 36 fracción II, III y IV.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

DOF el 13/03/2002. Artículo 8, fracción V.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

DOF el 11/06/2002. Artículo 4, fracción V, artículo 32, y artículo Décimo

Transitorio.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF el 29/12/1976. Artículo

20, fracción XIX.

Ley de Fiscalización Superior de la Federación. DOF el 29/12/2000. Artículo 12.

Estatuto Orgánico del Instituto para la Protección al Ahorro Bancario. DOF el

25/07/2007.

Código Penal Federal. DOF el 14/08/1931. Capítulo II. Artículo 214, fracción IV.

44

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Pública Gubernamental. DOF el 11/06/2003. Artículos 42 al 46 y segundo

transitorio

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. DOF el 30/06/2002. Artículo

48.

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad

central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos de trámite,

concentración e históricos de la Administración Pública Federal. DOF el

14/07/1980.

Acuerdo que establecen las disposiciones que deberán observar los servidores

públicos al separarse de su cargo o comisión, para realizar la entrega – recepción

del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados. DOF

el 13/10/2005.

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF el

20/02/2004.

Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información

de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF el

18/08/2003.

Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de

la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título

gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel

y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles. DOF el 21/02/2006.

NGIFG 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental.

(vigente desde el 2008).

Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos

institucionales de las dependencias y entidades de la Administración Pública

Federal. DOF el 10/02/2009.

45

Criterios Específicos y Procedimientos en Materia de Organización de Archivos

del IPAB. (aprobados por el Comité de Información, en la Quincuagésima sexta

sesión extraordinaria, vigentes desde el 29/06/2005).

46

Capitulo 3 Organización en los archivos de trámite del IPAB

En el último capítulo de este informe, se describen las acciones y tareas más significativas

en beneficio de los archivos de trámite del IPAB principalmente, referentes a promover su

organización, conservación y descripción básica, lo anterior mediante la definición y

aplicación de diversas acciones que incluían, entre otras la sensibilización, los cursos de

capacitación y la asesoría brindada a los servidores públicos en materia archivística, la

elaboración de los instrumentos archivísticos de consulta y control tan básicos y necesarios

en el actual entorno de los archivos administrativos, para una óptima guarda, accesibilidad

y custodia de documentos, con la premisa de garantizar su preservación en las mejores

condiciones posibles.

3.1 Archivos de trámite del IPAB

Hemos visto durante los últimos años, que una problemática común en las áreas destinadas

a ejercer las atribuciones que dan sustento a nuestras instituciones públicas, es la

sobreproducción de documentos, independientemente si se trata de documentos de archivo

o de aquellos que no lo son y cuyas características se señalaron más a detalle en el

subcapítulo 2.3. Tenemos, por un lado la falta de herramientas intelectuales que propicien

controles oportunos a la hora de concebir e iniciar el ciclo de vida de los documentos, es

decir la puesta en marcha y operación de los archivos de trámite, los cuáles deben satisfacer

las necesidades primordiales de las instituciones públicas, así como el factor humano

responsable de las tareas inertes a los archivos, que no cuenta con una preparación básica, y

que representan una enfatizada combinación que salta a la vista en los archivos de trámite.

Para el IPAB, no fue la excepción y en su momento se tuvieron oficinas típicas que no

consideraban la identificación de los asuntos y ni que decir de su clasificación, aspectos

que ahora son tan sonados en el ámbito archivístico. Por principio de cuentas, no se contaba

con instrumentos de consulta y control archivístico reales, es decir que realmente reflejaran

funcionalmente el IPAB, sí bien solo había un desglose de su estructura orgánica. En

segundo plano, no estaba considerada la capacitación en materia de archivos como punto

medular para concebir términos y conceptos tan necesarios en la creación de conocimientos

encaminados al tratamiento y la organización de los archivos.

47

Por lo anterior, desde hace algunos años y actualmente en el ámbito del Gobierno Federal el

tema de la capacitación y de la asesoría archivística se ha incrementado considerablemente,

lo anterior lógicamente como resultado de la promulgación de la LFTAIPG, su reglamento

y principalmente los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos. Al respecto, considero que las acciones enfocadas para sensibilizar al personal y

que han sido llevadas a cabo en la mayoría de las dependencias y entidades, han sido

discontinuas y aisladas, primordialmente por consecuencia de la diversidad de criterios y

metodología empleados por los servidores públicos encomendados, por las asociaciones

civiles dedicadas a estos temas, o bien por empresas de reciente creación denominadas de

“outsourcing” que ofrecen dichos servicios. Claro está que previamente a todo lo anterior,

se deben instrumentar acciones de sensibilización para todo el personal involucrado,

haciendo hincapié en que los archivos constituyen una parte complementaria de la

LFTAIPG, ya que representan la base de la información que debe estar organizada y

disponible para proveer al ciudadano común y ordinario, ello como parte de la

transparencia administrativa, la rendición de cuentas y la democracia.

Precisamente, para difundir la idea de organizar y conservar los archivos, en el IPAB se

instrumentaron diversas actividades para atender las necesidades de capacitación y asesoría,

introduciendo y sensibilizando en primera instancia a todo el personal involucrado en la

integración, ordenación y guarda de expedientes, con programas y cursos de capacitación

que brindaran uniformidad, lo cual es sin duda, una de las tareas más difíciles y complejas.

En este contexto, uno de los objetivos esenciales de la capacitación y la asesoría

archivística es reforzar la base jurídica y la normatividad existente para la administración

de productos, servicios y procesos archivísticos, que le permita al personal capacitado,

adecuar el uso, producción y manejo de documentos en su área de trabajo. A su vez, apoyar

en la planeación y organización de los programas de capacitación para el personal, con la

finalidad de incrementar las capacidades del recurso humano, que permitan una operación

eficiente en materia de archivos. Así, durante los años 2005 y 2006, en el IPAB se

diseñaron y llevaron a cabo diversos cursos y talleres de capacitación (programa de

capacitación), así como asesoría en materia de archivos. (Ver figura 2). Cabe señalar que

estos últimos fueron impartidos por los llamados “terceros especializados”, aunque la

48

instrumentación y el temario de los mismos se realizo conjuntamente con el área

Coordinadora de Archivos. Algunas de las razones para que esto sucediera, fue por un lado

la experiencia en la oferta y demanda de estas empresas, y por otro la inexperiencia de los

directivos al no cerciorarse antes de contratar dichos servicios.

Figura 2

NOMBRE DEL CURSO O

TALLER MES AÑO

Capacitación y asesoría archivística Julio 2005

Manejo y control de archivos Septiembre –

diciembre 2005

Principios archivísticos Abril 2006

Índice de expedientes reservados Mayo 2006

Lineamientos de protección de datos

personales Noviembre 2006

“Relación de cursos impartidos al personal responsable en la organización y

conservación de archivos”

Para el 2007, el área Coordinadora de Archivos del IPAB instrumento el Programa Anual

de Capacitación y Asesoría Archivística (PACAA) por sus siglas, el cual diseñe en

conjunto con la Subdirección de Organización, Capacitación y Desarrollo para satisfacer las

necesidades en materia de archivos. Su finalidad principal fue establecer y sentar las bases

de la capacitación y la asesoría archivística para ese año y los posteriores, así como para

que los servidores públicos contribuyan en los archivos de Trámite de las diversas

Unidades Administrativas y áreas, procurando con ello que estos se encuentren organizados

49

y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización expedita,

disponibilidad e integridad.

Cabe señalar que, por vez primera con la elaboración, autorización y difusión de este

documento, se da formalmente cumplimiento a lo establecido en él lineamiento Sexto,

fracción V de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos.

Importante es resaltar que la improvisación merma la ejecución de los conocimientos

adquiridos y representa el fracaso, por lo que las perspectivas de éxito quedan reservadas

para las organizaciones mejor preparadas. Estoy convencido que actualmente la

capacitación se ha convertido en la estrategia fundamental en las organizaciones de

cualquier índole, debido a que el conocimiento y la creatividad representan la mayor fuente

de competitividad, estimulando el desempeño y asegurando la permanencia. Asimismo, la

formación básica y la formación permanente o continua son, en cualquier profesión, uno de

los aspectos más significativos, ya que constituyen la base de la realización correcta del

trabajo correspondiente para el futuro.

3.2 Implementación de acciones encaminadas a la organización de documentos y

archivos en el IPAB

No es ningún secreto que en los archivos del Gobierno Federal se llevaban a cabo

diferentes procedimientos archivísticos, tales como la identificación, la clasificación y la

ordenación, así como algunas medidas para la conservación. No obstante lo anterior, en la

mayoría de los casos se emplearon diversos criterios que no satisfacían realmente las

necesidades de las áreas y de las Unidades Administrativas, que no eran del todo los más

adecuados, provocando deficiencias y una organización heterogénea e “insipiente” de los

documentos en cuanto a su producción, circulación, uso y control de estos.

Posteriormente, con fecha 11 de junio de 2003, fue publicado en el Diario Oficial de la

Federación el Reglamento de la LFTAIPG, que en su artículo 42 establece que. “El Archivo

General de la Nación, en coordinación con el Instituto Federal de Acceso a la Información

Pública expedirá los lineamientos que contengan los criterios para la organización,

50

conservación y adecuado funcionamiento de los archivos de las dependencias y entidades.”

42

Por lo anterior, se hizo necesaria la elaboración del ordenamiento de carácter general y de

observancia obligatoria denominado los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos, los cuales conllevan criterios que fueron tomados en cuenta

con los mejores estándares y prácticas internacionales en la materia, además de que tienen

como objeto primordial que los archivos se conserven íntegros y que estos se encuentren

disponibles para permitir y facilitar el acceso a la información contenida en los mismos.

Posteriormente, en el año 2004 se iniciaron formalmente las actividades necesarias para

mejorar la organización y conservación de los documentos en el IPAB. Lo anterior, con la

finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones legales y las facultades a las que se

encuentra sujeto, asegurando con esto el adecuado funcionamiento de sus archivos.

En cumplimiento a los citados Lineamientos Generales para la organización y conservación

de los archivos, a partir del mes de noviembre de 2004 se publicó en la página de internet

del IPAB, un primer calendario institucional e informe de avance para la organización de

archivos, de conformidad con el lineamiento Séptimo transitorio. Asimismo, se elaboraron

los instrumentos de consulta y control archivístico solicitados: Cuadro General de

Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, en adelante algunas veces

llamado CADIDO por sus siglas, Guía Simple de Archivos e inventarios documentales, por

series documentales y posteriormente se realizaron por expediente. También, se formularon

criterios específicos y procedimientos en materia de organización de archivos, y se

designaron a los responsables de los archivos de trámite de cada Unidad Administrativa,

considerándose las previstas en los Capítulos Primero a Tercero del Título Segundo del

Estatuto Orgánico del IPAB vigente.

Por otro lado, para estar en posibilidades de mejorar y asegurar las medidas y mecanismos

que garanticen el resguardo, la preservación y las restricciones pertinentes a la información

clasificada como reservada u confidencial, incluida en los documentos generados,

42 México, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Diario Oficial de la

Federación. 11 de Junio de 2003. p.6.

51

adquiridos, transformados o conservados con los que cuenta el IPAB, para ello fue

necesario también adecuar un Archivo de Concentración, con espacios pensados y

destinados exclusivamente a la recepción, organización, consulta de información por parte

de los servidores públicos, así como el resguardo temporal o definitivo de los documentos,

que permitiera evitar se destruyan, divulguen, alteren o utilicen de forma indebida,

facilitando su custodia, administración y destino final, es decir su baja documental o

transferencia secundaria al Archivo Histórico, por supuesto previa valoración.

3.3 Instrumentos de Consulta y Control Archivístico del IPAB

Actualmente resulta obligatorio y necesario para las dependencias y entidades de la

Administración Pública Federal, elaborar los instrumentos archivísticos que propicien la

consulta, el control y la descripción, exigidos por la legislación actual en materia de

archivos, que permiten al usuario registrar, clasificar, valorar, y ubicar la información

soportada en los documentos y expedientes generados en el quehacer de las múltiples

funciones gubernamentales.

En este orden de ideas y de conformidad con el lineamiento número Decimotercero de los

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos, el cual ordena

que “los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren los

instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y

localización expedita de sus documentos en los archivos de trámite y de concentración, por

lo que deberán contar al menos con los que se señalan:

I. El cuadro general de clasificación archivística;

II. El catálogo de disposición documental;

III. Los inventarios documentales:

a. General,

b. De transferencia,

c. De baja, y

IV. La guía simple.” 43

43 México, Lineamientos Generales…, op. cit., p.6.

52

En este sentido, el área Coordinadora de Archivos del IPAB posterior al mes de noviembre

de 2004, se dio a la tarea de elaborar los documentos descritos en el párrafo anterior, para

lo cual contemplo la contratación del recurso humano especializado para iniciar las labores

en la administración de los archivos. Así se contrataron 3 personas encargadas del análisis y

perfeccionamiento a los instrumentos ya existentes, los cuales fueron integrados por un

equipo de trabajo, conformado por una empresa especializada en brindar asesoría y

servicios archivísticos, así como personal del IPAB, que en su momento fue considerado

responsable de estas actividades.

Como parte de todo el proceso, se llevaron a cabo reuniones con los responsables de los

archivos de Trámite y personal operativo adscrito a las unidades administrativa y áreas,

para proporcionar asesoría básica en relación a la clasificación y la ordenación de

documentos dentro de los espacios físicos asignados tanto de forma temporal como

definitiva, así como para reunir aquellos elementos que permitieran representar su

contenido y relacionarlo lógicamente con otros documentos mediante el lenguaje

clasificado, es decir usando el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Posteriormente, se realizo un análisis de la información solicitada para integrarla en cada

uno de los instrumentos de consulta y control.

También, se formularon unos “criterios y procedimientos específicos en materia de

organización de archivos”, mismos que fueron aprobados en la quincuagésima sexta sesión

extraordinaria del Comité de Información del IPAB, el 29 de Junio de 2005.

3.3.1 Cuadro General de Clasificación Archivística

La tendencia de la actual cultura de transparencia y normatividad en materia de archivos, se

orienta a integrar todos los procesos necesarios para administrar la información

eficientemente, en apego a lo dictado por la LFTAIPG y al demás marco jurídico que

proceda para su complementación y mejora en todas las tareas archivísticas, orientadas a

generar los medios necesarios que permitan un derecho, de todos los ciudadanos, al acceso

a la información contenida en los documentos.

53

Lo anterior, no es posible sin la elaboración y uso de instrumentos archivísticos que

permiten definir la configuración de la estructura de clasificación de un archivo, y que a la

larga permitan la administración de los fondos, secciones, y series contempladas en el

Cuadro General de Clasificación Archivística, el cual se define en los Lineamientos

Generales para la organización y conservación de los archivos como un “instrumento

técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de

cada dependencia o entidad.” 44

y cuyos objetivos básicos son los siguientes:

Tener el mapa documental completo de la institución, el cual sirve de rector para

iniciar la clasificación de los expedientes.

Facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las

Unidades Administrativas, hasta su recepción y resguardo en los archivos de

trámite.

Identificar los documentos y expedientes con un código y un título precisos que

derivan de las funciones y atribuciones específicas de las Unidades

Administrativas de las dependencias o entidades.

Para la manufactura del Cuadro General de Clasificación Archivística del IPAB, se

atendieron jerárquicamente los niveles establecidos en los Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos, conforme al siguiente esquema general:

1. Fondo. El Instituto para la Protección al Ahorro Bancario.

2. Sección. Las Direcciones Generales y las Generales Adjuntas que el Estatuto

Orgánico del IPAB otorgue atribuciones, y

3. Serie. Los conjuntos de documentos organizados y conservados formando una

unidad como resultado de una misma acumulación.

Asimismo, y de acuerdo a las necesidades del IPAB y específicamente de cada Unidad

Administrativa y área, se desplegaron horizontalmente los niveles, es decir se utilizaron

subfondos, subsecciones y subseries, debido principalmente a la intervención de personal

44 México, Lineamientos Generales…, op. cit., p.2.

54

que fue designado para involucrarse de inicio en las tareas de elaboración y manufactura

del Cuadro General de Clasificación Archivística.

Hay que enfatizar que involuntariamente, durante la preparación de dicho instrumento

archivístico, se opto por contratar los servicios profesionales de un tercero especializado, el

cual opto por crear un sistema mixto, es decir un sistema orgánico – funcional, quizás por

ser flexible, ya que recoge tanto las funciones generales como las específicas. El

procedimiento para la recopilación de la información se llevo a cabo en la medida que se

fue conociendo y a la vez desarrollando la evolución de las distintas Unidades

Administrativas y áreas identificadas, así como del estudio de las funciones que en su

momento, estas tenían encomendadas. Sin embargo, desde mi particular punto de vista,

creo que no se tomaron en cuenta los problemas que pueden surgir ante los procesos y

movimientos de reestructuración orgánica, tal y como sucedió durante 2007, dado por las

modificaciones y cambios en el Estatuto Orgánico, documento que sabemos, da soporte a

las funciones y/o atribuciones.

En el caso específico del IPAB, se tienen atribuciones tradicionales que corresponden a

funciones normalmente comunes de las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal. Para esquematizar lo anterior, hago un comparativo entre algunas

atribuciones del IPAB y funciones comunes que se señalan en el instructivo disponible en

la página electrónica del AGN. (Ver figura 3).

55

Figura 3

FUNCIONES COMÚMES DEL AGN ESTATUTO ÓRGANICO DEL IPAB

CÓDIGO SECCIÓN SERIE ATRIBUCIÓN

ARTÍCULO

Y

FRACCIÓN

1C.2 Legislación

Programas y

proyectos sobre

legislación

Elaborar, en coordinación con las

unidades administrativas

competentes, los proyectos de

lineamientos, reglas, acuerdos y

demás disposiciones de carácter

general que corresponda expedir al

Instituto de conformidad con la ley

26, I

2C.11 Asuntos

jurídicos

Interposición de

recursos

administrativos

Formular los proyectos de

resolución de los recursos

administrativos que se interpongan

en términos de la Ley Federal de

Procedimiento Administrativo

25, IV

7C.16 Servicios

generales Protección Civil

Implementar las actividades

correspondientes en materia de

seguridad y protección civil

28, XIII

8C.10

Tecnologías y

servicios de la

información

Seguridad

informática

Establecer lineamientos e implantar

esquemas de seguridad para la

infraestructura de tecnología de

información y comunicaciones que

permitan garantizar conexiones

seguras, tanto al exterior como al

interior del Instituto

27, III

“Cuadro comparativo entre funciones comunes de la APF y atribuciones del IPAB”

Principalmente para los años 2006 y 2007, la Coordinación de Archivos del IPAB

instrumenta la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística, el cual fue

aprobado y validado por los Titulares de las Unidades Administrativas y los responsables

56

de los archivos de trámite. Lo anterior, está fundamentado en el acuerdo

IPAB/CI/E/06/79.2, de fecha 13 de marzo de 2006, tomado en la Septuagésima Novena

Sesión Extraordinaria del Comité de Información del IPAB y que a la letra dice:

Los miembros del Comité de Información tomaron conocimiento del Cuadro General

de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental del Instituto

para la Protección al Ahorro Bancario, el cual fue integrado y remitido por la

Coordinación de Archivos al Archivo General de la Nación exhortando a la

Coordinación de Archivos a cumplir lo dispuesto al capitulo [sic] IX. Organización

para la Administración Integral de Documentos y Archivos, en cuanto al punto IX.1.

Coordinación de Archivos, numeral 8, de los Criterios y procedimientos específicos

en materia de organización de archivos del Instituto para la Protección al Ahorro

Bancario. 45

Respecto a la jerarquización y estructuración de dicho instrumento de consulta y control,

este quedo conformado hasta el nivel de subserie, aclarando que solo se presenta el

esquema general y una distribución horizontal de los niveles de fondo, subfondo, sección y

subsección respectivamente.

I. FONDO

NIVEL No. CLAV

E NOMBRE

FONDO 1 IPAB Instituto para la Protección al Ahorro

Bancario

II. SUBFONDO

NIVEL No. CLAVE NOMBRE

SUBFONDO

1 JG Junta de Gobierno

2 SE Secretaría Ejecutiva

3 J Jurídica

4 PAB Protección al Ahorro Bancario

5 RA Recuperación de Activos

6 APS Administración, Presupuesto y Sistemas

Continúa en la página siguiente

45 IPAB. [en línea]. México, DF: [citado 01 de julio de 2008]. Disponible en World Wide Web: <http://portaltransparencia.gob.mx/pot/informacionRelevante/editOtraInformacion.do?method=editOtraInformacion&otraInformacionFo

rm.idOtra=1000097&_idDependencia=06747>

57

III. SECCIÓN

NIVEL No. CLAVE NOMBRE

SECCIÓN

SUBFONDO JG Junta de Gobierno

1 01 Secretariado de la Junta de Gobierno

SUBFONDO SE Secretaría Ejecutiva

2 01 Secretaría Ejecutiva

3 02 Comunicación Social

4 03 Relaciones Institucionales

SUBFONDO J Jurídica

5 01 Secretaría Adjunta

6 02 Jurídica de Protección al Ahorro

7 03 Jurídica de Recuperación

8 04 Jurídica de lo Contencioso

9 05 Jurídica de lo Consultivo

SUBFONDO PAB Protección al Ahorro Bancario

10 01 Secretaría Adjunta

11 02 Administración de Riesgos

12 03 Operaciones de Protección y

Resoluciones Bancarias

13 04 Planeación, Análisis e Investigación

Financiera

14 05 Finanzas

SUBFONDO Recuperación de Activos

15 01 Secretaría Adjunta

16 02 Control de activos

17 03 Bienes Corporativos

18 04 Recuperación de Bienes Muebles e

Inmuebles

19 05 Carteras Crediticias

20 06 Supervisión de Fideicomisos y

Administradoras

SUBFONDO APS Administración, Presupuesto y Sistemas

21 01 Secretaría Adjunta

22 02 Administración

23 03 Programación, Presupuesto y

Contabilidad

24 04 Información y Sistemas

Continúa en la página siguiente

58

IV. SUBSECCIÓN

NIVEL No. CLAVE NOMBRE

SUBSECCIÓN

SUBFONDO JG - Junta de Gobierno

SECCIÓN 01 Secretariado de la Junta de Gobierno

1 01 Oficina del Secretario

SUBFONDO SE - Secretaría Ejecutiva

SECCIÓN 01 Secretaría Ejecutiva

SECCIÓN 02 Comunicación Social

2 01 Estrategia de Medios de Comunicación

3 02 Análisis y Seguimiento Informativo

4 03 Información Pública y Transparencia

SECCIÓN 03 Relaciones Institucionales

5 01 Relaciones Institucionales

SUBFONDO J – Jurídica

SECCIÓN 01 Secretaría Adjunta

SECCIÓN 02 Jurídica de Protección al Ahorro

SECCIÓN 03 Jurídica de Recuperación

SECCIÓN 04 Jurídica de lo Contencioso

6 01 Oficina del Director General

7 02 Supervisión

8 03 Control y Enlace

SECCIÓN 05 Jurídica de lo Consultivo

SUBFONDO PAB - Protección al Ahorro Bancario

SECCIÓN 01 Secretaría Adjunta

SECCIÓN 02 Administración de Riesgos

9 01 Administración de Riesgos Financieros

10 02 Administración de Riesgos Operativos

11 03 Oficina del Director General

SECCIÓN 03 Operaciones de Protección y Resoluciones Bancarias

SECCIÓN 04 Planeación, Análisis e Investigación Financiera

12 01 Oficina del Director General

13 02 Diagnóstico y Supervisión del Sistema

Bancario y Relaciones con

Inversionistas

14 03 Investigación y Desarrollo

15 04 Seguro de Depósito

Continúa en la página siguiente

59

NIVEL No. CLAVE NOMBRE

SUBSECCIÓN

SECCIÓN 05 Carteras Crediticias

1

6

01 Oficina del Director General

1

7

02 Planeación Financiera

1

8

03 Tesorería

SUBFONDO RA - Recuperación de Activos

SECCIÓN 01 Secretaría Adjunta

SECCIÓN 02 Control de activos

SECCIÓN 03 Bienes Corporativos

19 01 Oficina del Director General

SECCIÓN 04 Recuperación de Bienes Muebles e Inmuebles

20 01 Oficina del Director General

21 02 Seguimiento y Control

22 03 Enajenación de Bienes

23 04 Comercialización de Inmuebles

24 05 Comercialización

SECCIÓN 05 Carteras Crediticias

25 01 Oficina del Director General

26 02 Enajenación de Carteras I

27 03 Enajenación de Carteras II

SECCIÓN 06 Supervisión de Fideicomisos y Administradoras

28 01 Oficina del Director General

29 02 Supervisión de Gestión

30 03 Supervisión de Gestión I

31 04 Supervisión de Gestión II

32 05 Supervisión de Gestión III

33 06 Supervisión Operativa

34 07 Auditorias de Gestión

35 08 Supervisión y Control Documental

SUBFONDO APS- Administración, Presupuesto y Sistemas

SECCIÓN 01 Secretaría Adjunta

SECCIÓN 02 Administración

36 01 Oficina del Director General

37 02 Recursos Humanos

Continúa en la página siguiente

60

NIVEL No. CLAVE NOMBRE

SUBSECCIÓN

38 03 Recursos Materiales

39 04 Organización Innovación y Calidad

40 05 Planeación y Evaluación Institucional

SECCIÓN 03 Programación, Presupuesto y Contabilidad

41 01 Programación y Presupuesto

42 02 Contabilidad Financiera

SECCIÓN 04 Información y Sistemas

43 01 Oficina del Director General

44 02 Sistemas

45 03 Infraestructura Tecnológica

V. SERIE. Se establecieron 227 series documentales, representadas por el conjunto

de expedientes de estructura y contenido homogéneo, y que son el resultado del

ejercicio de funciones o atribuciones generales y específicas.

VI. SUBSERIE. Se definieron 288 subseries, las cuáles se compilaron conforme las

propias necesidades de cada Unidad Administrativa o área, dividiendo el nivel de

la serie documental.

Respecto a la signatura o código de clasificación de los expedientes, que en realidad es

el número de inventario con el que se identifica, se debe considerar la relación existente

entre el orden y distribución de las categorías de agrupamiento previamente identificadas

y los elementos de la estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística, así

como elementos de orden, tales como el número de expediente que es consecutivo

dentro de la serie documental, identificando a cada uno de ellos y el año de apertura, tal

y como se muestran en la siguiente tabla:

ELEMENTOS DE ESTRUCTURA SEGÚN EL

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN

ARCHIVÍSTICA DEL IPAB

ELEMENTOS DE

ORDEN

Fondo

IPAB

Subfondo

J

Sección

01

Subsección

00

Serie

01

Subserie

00

Número de

expediente

01

Año de

apertura

2007

61

Una vez que la documentación se encuentra debidamente clasificada e integrada en sus

respectivos contenedores (folder, carpeta, o legajo), se le asigna un lugar físico en el

archivo. Cabe señalar que se puede instalar siguiendo una numeración continua, o bien

con una clave topográfica que corresponda a la ubicación física.

3.3.2 Catálogo de Disposición Documental

Resulta habitual saber, entre los estudiantes y profesionales de la Archivonomía, que la

edad de los documentos gestionados se puede medir por la cantidad de uso o por el

progresivo decrecimiento del valor de estos. También conocemos que la selección

documental basa el estudio de los valores de un documento de archivo en las tres fases o

etapas del ciclo vital, el cual favorece a los usuarios al acercar o alejar los documentos, de

acuerdo a su consulta y uso administrativo, para lo cual es necesario otro instrumento

primordial de control y consulta, es decir el Catálogo de Disposición Documental

(CADIDO) por sus siglas, que he referenciado con anterioridad y que se sustenta en el

concepto de ciclo vital de la documentación, mismo que marca una diferencia entre las tres

fases o etapas conocidas de un archivo, es decir la documentación activa (Archivo de

Trámite), documentación semiactiva (Archivo de Concentración) y documentación inactiva

(Archivo Histórico), basándose primordialmente en los siguientes puntos:

a) La existencia de un sistema integral de archivos, con los tres distintos tipos de

archivo, a través de los cuales debe pasar la documentación desde que se produce

en las oficinas, hasta que es eliminada o conservada definitivamente en un Archivo

Histórico.

b) La identificación y valoración de las series documentales producidas por la Unidad

Administrativa o área de una dependencia o entidad.

c) Las normas específicas por las que se establecen los periodos de permanencia en

los distintos tipos de archivo y los plazos de su conservación y accesibilidad de

cada serie documental.

d) La legislación y los procedimientos administrativos, que permiten el control de las

transferencias mediante los plazos de conservación, las eliminaciones o

62

permanencias, los plazos de reserva y el carácter de confidencialidad de la

información, así como los valores de esta última.

En este contexto, el paso de los documentos por los distintos archivos hace necesario un

control administrativo que integre los diversos elementos que confluyen en lo que se

denomina genéricamente como disposición documental, es decir su valoración. Los

propósitos de las vigencias documentales son:

I. Establecer los tiempos máximos de conservación de archivos para lograr un manejo racional

y óptimo de los mismos.

II. Facilitar el flujo de archivos a fin de evitar su acumulación innecesaria en oficinas.

III. Facilitar el proceso de valoración y disposición de archivos.

La valoración documental responde a la necesidad de establecer los plazos de conservación

y de eliminación de los documentos. Se divide generalmente en dos etapas: la primera etapa

se denomina valoración primaria y se realiza una vez concluido el plazo de vigencia activa,

es decir en el Archivo de Trámite. La segunda se denomina valoración secundaria y se

realiza una vez concluido el plazo de vigencia semiactiva, en el Archivo de Concentración,

donde posteriormente se disponen los valores documentales evidénciales, testimoniales e

informativos para determinar el proceso de dictamen, baja o transferencia documental al

Archivo Histórico, y efectuar los trámites para obtener las autorizaciones correspondientes.

La valoración primaria busca establecer la utilidad institucional de la documentación

pública. Existen al menos tres distintos elementos básicos de juicio: administrativo, fiscal o

contable y legal para determinar la necesidad de las Unidades Administrativas o áreas de

retener por cierto tiempo sus documentos de archivo.

El CADIDO, que se define en los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos como el “registro general y sistemático que establece los

valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación

de reserva o confidencialidad y el destino final,” 46

cuya primera elaboración desde 2004 y

posterior actualización en 2007, se realizo en conjunto con las Unidades Administrativas y

áreas, dada la información y los datos proporcionados por estas al área Coordinadora de

46 México, Lineamientos Generales…, op. cit., p.2.

63

Archivos del IPAB, quien reunió la información relativa a la descripción de cada serie

documental conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística, (ver anexo 4).

Lo anterior de conformidad con lo que se establece en los lineamientos Sexto, Décimo,

Décimo primero, Décimo tercero y, Décimo séptimo.

Los objetivos específicos que se establecieron para la actualización del CADIDO del IPAB

durante 2007, fueron los siguientes:

Unificar los plazos de conservación de los expedientes que conforman las series

documentales, en los archivos de trámite y de concentración, para una mejor

circulación documental a nivel institucional.

Conocer los valores documentales en las Unidades Administrativas, lo cual se

logra detectando las diferentes características de los documentos que se producen

y reciben.

Determinar el tiempo de vida útil de los documentos, así como su flujo, a través de

las diversas etapas de estos, para conocer su destino final, es decir convertirse en

información histórica, o bien darlos de baja.

Garantizar la clasificación, conservación, integración y disponibilidad de los

documento, permitiendo y facilitando el acceso a la información de los mismos.

Asímismo, y con la finalidad de ejemplificar este importante instrumento de control, el cual

se elaboró considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística, tal y como el

ejemplo que se muestra a continuación. (Ver figura 4)

64

Figura 4

65

Por su parte, para proporcionar una alternativa en la elaboración del CADIDO, se diseñó el

instructivo respectivo, con la finalidad de proporcionar una metodología de apoyo, basada

en mecanismos de trabajo en materia de disposición documental y en los valores de las

series documentales producidas por las áreas y unidades administrativas, lo anterior a partir

de los resultados del proceso de identificación y el análisis de los documentos para

determinar su utilidad o valor a lo largo de su ciclo vital del documento, es decir el proceso

de valoración. Lo anterior queda reforzado si tenemos claro que el objetivo general de un

CADIDO que es establecer una base metodológica que oriente la elaboración de

instrumento específico de disposición documental.

Es preciso hacer la aclaración que para la elaboración del Cuadro General de Clasificación

Archivística y del CADIDO correspondiente, el IPAB no aplico los instructivos propuestos

para el diseño de los mismos.

3.3.3 Guía de Archivos

Este instrumento que proporciona la descripción, la consulta y la transparencia, es producto

de un panorama sinóptico de la documentación que conforma uno o varios archivos. Su

objetivo primordial es él ser la herramienta que permita a la ciudadanía conocer de forma

gráfica, en rubros generales, los datos contenidos en los archivos con que cuentan las

instituciones públicas, así como los aspectos generales de los documentos y sus

características, tales como el esquema de organización de estos conforme el Cuadro

General de Clasificación Archivística, su ubicación física y los responsables de su

integridad y custodia. Por cierto que en el contexto de la actual táctica para lograr la

transparencia y acceso a la información, se le denomino “Guía Simple de Archivos”.

Al respecto, durante el primer semestre de 2007, el área Coordinadora de Archivos del

IPAB aplicó una metodología, que consistió básicamente en el diseño y aplicación de

formatos, previamente requisitados con su respectivo instructivo, lo suficientemente claros

para la recolección de datos de todas y cada una de las series documentales en las Unidades

Administrativas y áreas de procedencia de los archivos en su etapa activa. (Ver anexo 5).

66

Cabe señalar que para estar en posibilidades de recabar la información de los elementos

constitutivos de la llamada Guía Simple de Archivos, se efectúo un proceso de

retroalimentación con los Titulares de cada Archivo de Trámite del IPAB, considerando las

disposiciones generales de estructura que señala el instructivo para la elaboración de este

fundamental instrumento. Lo anterior, de acuerdo al instructivo que el AGN dispone en

internet, (2008) “se han establecido 25 elementos de descripción para la guía simple en dos

áreas de información: 12 elementos comunes y 13 elementos específicos de actualización

que serán seleccionados según el tipo de archivo (trámite, concentración e histórico).”

En este sentido, se estableció el procedimiento para su elaboración, mediante los elementos

que se señalan:

Elementos comunes.

1. Unidad administrativa.

2. Nombre del responsable y cargo.

3. Domicilio.

4. Teléfono y extensión.

5. Correo electrónico.

6. Unidad administrativa de procedencia o fondo.

7. Sección

8. Área de procedencia del archivo.

9. Serie.

10. Descripción de la serie.

11. Fechas.

12. Ubicación física.

67

Elementos específicos de actualización para el Archivo de Trámite.

1. Volumen.

2. Apertura de expedientes.

3. Transferencia primaria.

4. Baja documental.

5. Volumen total.

Básicamente, con esta estructura se llevo a cabo la integración y actualización de este

instrumento de consulta y control archivístico, el cual se encuentra disponible para su

consulta en la sección de transparencia de la página electrónica del IPAB, como parte de las

obligaciones de transparencia que señala el artículo siete de la LFTAIPG.

Actualmente, en la mayoría de los procesos administrativos, es primordial contar con

material de apoyo que contenga los elementos y conceptos básicos que permitan reforzar,

enriquecer y cuestionar las prácticas, así como los conocimientos en beneficio de un

archivo clasificado, ordenado y descrito, que sirva a las áreas y unidades administrativas de

las dependencias y entidades, de las cuales el archivo es eje regulador y concentrador de la

información, cuyo derecho al conocimiento de la misma favorece la transparencia en el

gobierno y la rendición de cuentas de todos los servidores públicos, lo cual mejorará la

eficiencia y la calidad de los servicios que están obligados a brindar.

En realidad, únicamente se empleo el instructivo de trabajo propuesto por el AGN (2006),

denominado “Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos,” 47

para dar

cumplimiento y actualizar lo señalado en el artículo 32, párrafo segundo de la LFTAIPG, el

artículo 46 de su Reglamento y el séptimo transitorio de los Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos.

Respecto a dicho instrumento, el cual sirve para identificar los documentos de archivo por

medio de su descripción archivística, en la que se establecen los elementos informativos, se

identifica el contexto y el contenido de los documentos de archivo en cualquiera de sus tres

etapas activa, semiactiva e inactiva, así como sus productores. Lo anterior se logra con la

47 AGN. [en línea]. México, DF: [citado 05 de junio de 2008]. Disponible en World Wide Web:

<http://agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/archivistica.html#cursos>

68

creación de descripciones consistentes, es decir una representación exacta de las series

documentales y de las partes que la componen mediante el análisis, organización y registro

de la información, para su posterior recuperación e intercambio.

Hoy en día, se debe considerar que un archivo forma parte de una estructura orgánica y esté

irá creciendo conforme sus propias necesidades. Vemos con mayor frecuencia, como se va

incrementando la necesidad de las empresas privadas y ni que decir de las instituciones

públicas por resolver problemas técnicos en cuestión de archivos. No podemos excluir las

herramientas que están disponibles, los instructivos que se han señalado y el diseño de

nuevos proyectos viables aprovechando las actuales y cada vez más cambiantes tendencias

tecnológicas, tanto por especialistas en estas materias y por profesionistas con la formación

en Archivonomía. En este orden de ideas, la Escuela Nacional de Biblioteconomía y

Archivonomía (ENBA), se pronuncia por contribuir al crecimiento cualitativo de nuestros

colegas y nuestros archivos, consolidando su misión, que se basa fundamentalmente en

“formar con calidad a los profesionales de la biblioteconomía y la archivonomía para

desempeñar su profesión con compromiso social y contribuir al desarrollo nacional,

atendiendo a las demandas que en su ámbito generan los diferentes sectores del país.” 48

48 Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Misión [en línea]. México: ENBA. [citado 21 de julio de 2008]. Disponible en

World Wide Web: <http://www.enba.sep.gob.mx/New800x600/mision/index/mision/htm>

69

CONCLUSIONES

En las páginas anteriores, se ha descrito y enfatizado la importancia de los trabajos

archivísticos, sobre todo de aquellos que mejoran sustancialmente la realidad cotidiana en

los archivos de México. Considerando que dichos trabajos originalmente se desprenden de

la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su

reglamento, a su vez regulados por los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos, sin hacer de lado al personal adscrito al área encargada de

coordinarlos en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

Asimismo, se ha plasmado un panorama global de los principios, prácticas y

procedimientos archivísticos necesarios para mejorar considerablemente los sistemas dados

por la información contenida en los documentos que se encuentran en los archivos, en este

sentido los del IPAB, del cual también se hace una breve semblanza con los principales

aspectos que resumen su origen, actual entorno y por qué no, perspectiva mediante la

integración y el análisis concreto de datos. También, se explicó una corta historia del

desarrollo de la legislación y protección bancaria en nuestro país.

Vale la pena destacar la formación y actuación del personal que trabaja en los archivos, el

cual me parece un aspecto medular y urgente de normalizar, contrariamente a lo que ocurre

en casi todas las demás profesiones, resultando incluso una situación compleja. Todo ello, a

pesar de que, desde tiempos remotos los hombres inmersos en la sociedad, han tenido la

necesidad de preservar su memoria documental conservando aquellos documentos

relacionados con la realización de sus múltiples actividades, ya sean colectivas o

individuales, o bien institucionales o personales. Ante esto se ha dado a la tarea de

implementar métodos y prácticas que permitan la producción, circulación, uso,

conservación, selección y eliminación de la documentación. Lo anterior porque los archivos

son considerados fuentes de información, la que necesariamente nos lleva al conocimiento,

visto este último como un activo intangible que le da un valor agregado a una institución.

Entonces pregunto ¿quiénes pueden facilitar la correcta organización, conservación y por

tanto utilización de los documentos? Ello hace más necesaria la presencia de profesionales

con formación específica y el compromiso social suficiente, hábiles en la aportación de

ideas que optimicen la gestión de documentos y la administración de archivos.

70

Sobre este punto, tanto el estudiante o alumno, así como el profesional de Archivonomía, se

debe concebir en un esquema como el protagonista activo en la solución de los problemas

más comunes dentro de una institución pública con la encomienda de acabar prácticas

obsoletas, al ser capaz de aplicar los recursos que le brindan dichas instituciones y la

naturaleza propia de su profesión. Dentro de estas actividades, debe ser capaz de

desarrollar, implementar y evaluar sistemas archivísticos, con las prácticas vigentes en la

materia. También, en la elaboración de procedimientos técnicos para un adecuado manejo

de la información y la administración de documentos, así como para su organización y

preservación, apegándose a los principios vigentes de transparencia y acceso a la

información; utilizando para ello los avances de la tecnología. Aunado a todo esto, debe

actuar con calidad y esmero frente a la demanda creciente que se avecina en la profesión y

debe profundizar sus conocimientos en otras áreas que, tarde o temprano, se relacionan con

la Archivonomía, la cual requiere ser revisada y estudiada desde una perspectiva más

acorde con los constantes avances tecnológicos.

Sin embargo, creo que a pesar de las limitantes existentes (aceptadas tácitamente), dadas

por diversos factores como la falta de licenciados en Archivonomía, la brecha generacional

generada por el creciente y constante avance tecnológico, así como la ausencia de una Ley

para archivos, en la que se contemplen todos sus aspectos. Afortunadamente, ante todo lo

anterior creo que se ha avanzado, ya que tanto las leyes, así como las normas

internacionales existentes son perfectibles, las cuáles evolucionan al ritmo de las

necesidades propias de la Archivonomía.

Me ocupó en vez de preocuparme por la responsabilidad que hemos adquirido, por

hacernos presentes en una sociedad cada vez más demandante, así como por seguir

preservando la memoria de México y, ¿por qué no? de la humanidad, con mayor inventiva,

utilizando las actuales redes sociales para de menos difundir nuestra profesión. También

proveer de ideas que permitan organizar y coordinar la información pública para hacerla

efectivamente visible y así contribuir a la transición provocada por las disposiciones legales

en materia de organización de archivos, transparencia y acceso a la información.

71

BIBLIOGRAFÍA

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dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: AGN 2007. 68p.

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Ordenación y clasificación de los documentos de archivo. Buenos Aires:

Ediciones del Sur, 2003. 295p. ISBN: 987-20868-4-2

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3216-X

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72

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México, Estatuto Orgánico del Instituto para la Protección al Ahorro Bancario.

Diario Oficial de la Federación.25 de Julio de 2007. 23 p.

México, Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos

de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario

Oficial de la Federación. 20 de Febrero de 2002. 9 p.

México, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental. Diario Oficial de la Federación. 11 de Junio

de 2003. 16 p.

73

GLOSARIO

Acceso: Facultad de utilizar el material de un fondo, sometido por regla general a

determinadas normas y condiciones. Norma ISAD (G), 2000. p16.

Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos.

Archivo General de la Nación, Colombia. Hacia un diccionario de terminología

archivística.

Acervo: Totalidad de documentos que custodia un archivo. Conjunto de documentos

de un archivo. Ibídem.

Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a

planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación,

uso, selección y destino final de los documentos de archivo. Lineamientos Generales

para la organización y conservación de los archivos. p2.

Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos

o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.

Ibídem.

Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos

cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas del Instituto, y

que permanecen en él hasta su destino final. Ibídem.

Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso

cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad

Administrativa. Ibídem.

Archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar,

describir y divulgar la memoria documental institucional. Ibídem.

Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus

valores administrativos, legales, fiscales, o contables y que no contenga valores

históricos. Ibídem.

Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece

los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la

clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Lineamientos Generales

para la organización y conservación de los archivos. Ibídem.

Ciclo vital del documento: Es la teoría que nos dice que el documento atraviesa a lo

largo de su existencia por tres edades (etapas o fases) determinadas por sus valores y

usos que tiene durante la misma. A cada etapa le corresponde un tratamiento

especializado y se conserva en un archivo específico. Introducción a la operación de

74

archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. Alday García

Araceli. p25.

Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a

asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de

los documentos de archivo. Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos. Ibídem.

Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su

posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a

controlar el acceso a los documentos. Norma ISAD (G), 2000). p16.

Descripción Archivística: Elaboración de una representación exacta de la unidad de

descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,

análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar,

gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el

sistema que los ha producido. Norma ISAD (G), 2000). Ibídem.

Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos

expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de

baja o transferirlos a un archivo histórico. Lineamientos Generales para la

organización y conservación de los archivos. p2.

Disposición documental: Es la determinación de reglas y normas a partir de la

valoración primaria o secundaria para establecer plazos de conservación y modos de

transferencia y depuración, a los cuales deben sujetarse los documentos a lo largo de

su ciclo vital de acuerdo con sus usos específicos. Introducción a la operación de

archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. Alday García

Araceli. p40.

Documentación activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las

unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.

Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos.

Ibídem.

Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las

acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

Ibídem.

Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por

razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

Ibídem.

Documento de archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,

fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades

y actividades del Instituto. Ibídem.

75

Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo,

ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una

dependencia o entidad. Lineamientos Generales para la organización y conservación

de los archivos. p3.

Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o

entidad, con cuyo nombre se identifica. Ibídem.

Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales

de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características

fundamentales conforme al Cuadro general de clasificación archivística y sus datos

generales. Ibídem.

Información: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen,

obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título. LFTAIPG. p2.

Es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus

sentidos. La información permanece intangible hasta que está representada de una

manera formal con datos. Cuando la información está representada como datos en un

documento puede ser guardada, comunicada y usada. Introducción a la operación de

archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. Alday García

Araceli. p17.

Información reservada: Aquella información que se encuentra temporalmente sujeta

a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. LFTAIPG. p2.

Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y

expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),

transferencia (inventario de transferencia o baja documental (inventario de baja

documental). Lineamientos Generales para la organización y conservación de los

archivos. p3.

Organización: Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado, consistente

en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios archivísticos.

Norma ISAD (G), 2000). Ibídem.

Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de

trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia

documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos

adicionales establecidos en los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos. Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos. Ibídem.

76

Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada

dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Ibídem.

Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos

producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una

materia o asunto específico. Ibídem.

Tipo documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus

características físicas (acuarelas, dibujos, etcétera) y/o intelectuales (diarios, libros de

actas, cartas, etcétera). Norma ISAD (G), 2000). p18.

Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia

primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo

de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). Lineamientos

Generales para la organización y conservación de los archivos. p3.

Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o

concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas

en los archivos históricos (valores secundarios). Ibídem.

Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores

documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

Ibídem.

Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene

sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las

disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Ibídem.

77

Anexo 1

La Junta de Gobierno del IPAB, está integrada por siete vocales:

Designa

El Secretario de Hacienda y Crédito Público;

El Gobernador del Banco de México;

El Presidente de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, y

Cuatro vocales designados por el Ejecutivo Federal y aprobados por dos terceras

partes de los miembros de la Cámara de Senadores y en sus recesos, por la misma

proporción de integrantes de la Comisión Permanente del Congreso de la Unión.

Las facultades de la Junta de Gobierno se encuentran estipuladas en el Artículo 80 de la

Ley de Protección al Ahorro Bancario.

Junta de Gobierno del IPAB

Secretario de

Hacienda y

Crédito Público

Gobernador

del Banco de México

Presidente de

la Comisión

Nacional

Bancaria y de

Valores

4 vocales designados por el

Ejecutivo y aprobados por 2/3

partes del Senado (o la Comisión

Permanente)

Secretario

Ejecutivo

Estructura

Administrativa

78

Anexo 2

La estructura administrativa del Instituto está conformada por 19 Unidades

Administrativas, exceptuando a la Coordinación General Técnica de la Secretaria Ejecutiva

y al Órgano Interno de Control.

Junta de Gobierno del IPAB

Secretaría Adjunta de

Protección al Ahorro

Bancaria

Dirección General de Comunicación

Social y Relaciones Institucionales

Secretaría Ejecutiva

Coordinación General Técnica de la

Secretaría Ejecutiva

Dirección General Adjunta de

Administración de Riesgos

Dirección General

de Operaciones de

Protección y

Resoluciones

Bancarias

Dirección General del

Seguro del Depósito

Dirección General de

Finanzas

Secretaría Adjunta de

Recuperación de Activos y

Asuntos Internacionales

Dirección General de

Administración y

Enajenación de Activos

Dirección General de

Supervisión de Fideicomisos

y Administradoras

Dirección General de

Asuntos Internacionales

Secretaría Adjunta

Jurídica

Dirección General

Jurídica de Protección

al Ahorro

Dirección General

Jurídica, Técnica y de

Recuperación

Dirección General

Jurídica de lo

Contencioso

Dirección General

Jurídica de

Normatividad y

Consulta

Secretaría Adjunta de

Administración, Presupuesto

y Sistemas

Dirección General de

Información y Sistemas

Dirección General Adjunta

de Administración

Dirección General Adjunta

de Programación,

Presupuesto y Contabilidad

Órgano Interno de

Control

79

Anexo 3

PREGUNTAS QUE FORMAN PARTE DEL CENSO PARA CONOCER LA

SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA ACTUAL DE LAS DEPENDENCIAS Y

ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

1. ¿Cuántas unidades administrativas tiene el organismo o equivalentes?

23 unidades administrativas

2. ¿Cuántos archivos tiene la dependencia o entidad por cada tipo de archivo, según

sea el caso?

23 1. Archivo de trámite

1 2. Archivo de concentración

N/A 3. Archivo histórico

3. ¿Cuánto presupuesto se ejerció para la organización de los archivos durante los

años 2005 y 2006, y cuánto se tiene presupuestado ejercer para el año 2007?

$ 2005

$ 1, 060,300.00 2006

$ 2007

4. Del total del presupuesto ejercido por la dependencia o entidad, ¿qué porcentaje se

ejerció, o se está ejerciendo, a la organización de archivos?

% 2005

100 % 2006

% 2007

5. ¿Qué porcentaje del presupuesto ejercido por la de la dependencia o entidad se

destinó durante los años 2005, 2006 y se destinará en el 2007 a…?

2005

%_______________capacitación en materia archivística.

%_______________infraestructura para archivos.

%_______________herramientas informáticas para la gestión de archivos.

2006

25 % capacitación en materia archivística.

75 % infraestructura para archivos.

% herramientas informáticas para la gestión de archivos.

2007

%_______________capacitación en materia archivística.

%_______________infraestructura para archivos.

%_______________herramientas informáticas para la gestión de archivos.

6. En una escala de 1 a 10, donde 1 es nada y 10 es todo, ¿cuál es el avance estimado de

organización de los expedientes resguardados en los archivos de trámite de la

dependencia o entidad, de la documentación generada y recibida por cualquier título

a partir del 12 de junio de 2003, respecto a…?

Continúa en la página siguiente

80

9 1. Clasificación de la información reservada o confidencial

9 2. Elaboración de la carátula

9 3. Inventario general por expediente

7. ¿El responsable del archivo de concentración tiene experiencia en archivística?

(X) 1. Sí, ¿Cuántos años? 6 ( ) 2. No

8. ¿Además del responsable del archivo de concentración, hay personal operativo de

apoyo asignado a esta área?

(X) 1. Sí, ¿Cuánto personal? 1 ( ) 2. No

9. ¿El personal operativo de apoyo asignado al archivo de concentración de la

dependencia o entidad tiene experiencia en archivística?

(X) 1. Sí ( ) 2. No

10. En el archivo de concentración de su institución ¿qué porcentaje del volumen

ocupa el soporte documental…?

100 % 1. Papel

_____% 2. Electrónico

_____% 3. Sonoro

_____% 4. Visual

_____% 5. Otro, ¿Cuál?______________________________

11. ¿Cuál es el volumen total de los expedientes de archivo depositados en el archivo

de concentración de su institución? 105 metros lineales aproximadamente.

12. ¿Entre los años 2004 a 2006 se han realizado transferencias primarias al archivo

de concentración de la dependencia o entidad?

(X) 1. Sí, ¿Cuántas transferencias? 5 Transferencias ( ) 2. No ( ) 0. NA/NC

13. ¿Del 2004 al 2006 la dependencia o entidad ha tramitado alguna(s) solicitud(es) de

baja documental ante el AGN?

( ) 1. Sí, ¿Cuántas solicitudes? ______________ (X) 2. No ( ) 0. NA/NC

14. En caso de respuesta afirmativa ¿se han digitalizado dichas solicitudes y publicado

en el sitio de Internet de la dependencia o entidad correspondiente?

( ) 1. Sí ( ) 2. No

15. ¿El responsable del archivo histórico tiene experiencia en archivística?

( ) 1. Sí, ¿Cuántos años?______ ( ) 2. No

16. ¿Además del responsable del archivo histórico, hay personal operativo de apoyo

asignado a esta área?

( ) 1. Sí, ¿Cuánto personal?_______ ( ) 2. No

17. ¿El personal operativo de apoyo asignado al archivo histórico de la dependencia o

entidad tiene experiencia en archivística?

( ) 1. Sí todos ( ) 2. Sí algunos, _____% ( ) 3. No, ninguno

18. ¿Cuál es el número aproximado de solicitudes de dictámenes de baja documental

que tramita mensualmente?___________

19. ¿Cuál es el tiempo promedio que tardan en dar respuesta a sus solicitudes de

dictamen de baja documental? __________ Días.

Continúa en la página siguiente

81

20. En su institución los expedientes de archivos que contienen información reservada

o confidencial reciben algún tratamiento distinto para su organización al de los

documentos públicos.

(X) 1. Sí, ¿En qué consiste? Identificación y en algunos casos su custodia bajo llave (

) 2. No

21. ¿En su dependencia o entidad los responsables de los archivos conocen y emplean

los siguientes instrumentos de control y consulta archivísticos? (Clave: conoce sí=1,

no=2; emplean sí=1, no=2. NS/NA=0)

Conocen-Emplean

_1__ _1__ 1. Cuadro General de Clasificación Archivística

_1__ _1__ 2. Catálogo de Disposición Documental

_1__ _1__ 3. Inventario Documental General

_1__ _1__ 4. Inventario Documental de Transferencia

_2__ _2__ 5. Inventario de Baja Documental

22. Proporcione los siguientes datos de la plantilla del personal operativo que labora

en los archivos de la dependencia o entidad, según sea el caso:

1. Archivo de trámite (tome de referencia una sola unidad administrativa):

Nombre de la unidad de referencia: Dirección General de Planeación, Análisis e

Investigación Financiera.

No. Puesto

o Cargo

Escolaridad

terminada

Años de

experiencia

en archivos

Horas de

capacitación en

materia de archivos

1 Secretaria Ejecutiva A Comercial 15 40 horas

2 Secretaria Ejecutiva A Comercial 2 20 horas

3 Secretaria Ejecutiva A Comercial 27

4

2. Archivos de concentración:

No. Puesto

o Cargo

Escolaridad

terminada

Años de

experiencia

en archivos

Horas de

capacitación en

materia de archivos

1 Secretaria Ejecutiva A Licenciatura 5 años 20 horas

2

3

4

3. Archivos histórico:

No. Puesto

o Cargo

Escolaridad

terminada

Años de

experiencia

en archivos

Horas de

capacitación en

materia de archivos

1 Secretaria Ejecutiva A Licenciatura 5 años 20 horas

2

3

4

Continúa en la página siguiente

82

23. ¿La dependencia o entidad cuenta con un Manual de Procedimientos

Archivísticos?

(X) 1. Sí ( ) 2. No, ¿Por qué?________________________________

24. De ser afirmativa la respuesta a la pregunta anterior, ¿cuales son los

procedimientos archivísticos que tiene?

(Indique nombre y descripción breve del Procedimiento)

1. Oficialía de partes: Facilitar el manejo y seguimiento de la documentación destinada

a las Unidades Administrativas.

2. Integración de expedientes: Organizar en expedientes la documentación relacionada

a un mismo asunto que generen o reciban las Unidades Administrativas.

3. Transferencia Primaria: Concentrar en el Archivo de Concentración de manera

controlada la información generada o recibida por las Unidades Administrativas.

4. Préstamo de expedientes custodiados en el Archivo de Concentración: Brindar

apoyo necesario a las Unidades Administrativas para el cumplimiento de Solicitudes de

Información o el desahogo de requerimientos legales, contables o administrativos.

5. Baja Documental o transferencia secundaria: Identificar y registrar los

expedientes que hayan cumplido su plazo de conservación y deban darse de baja y, en su

caso separar aquellos que por sus características deberán ser conservados en un Archivo

Histórico.

25. La dependencia o entidad de la Administración Pública Federal ¿Cuánto

presupuesto se ha designado, de febrero de 2004 a diciembre de 2006, para el diseño

de herramientas informáticas que les ayude a la administración de los archivos?

$____________

26. ¿Existe en su institución alguna medida técnica de administración y conservación

que aseguren de los documentos de archivo con soporte electrónico la…?

(Sí=1, no=2; En caso afirmativo explique brevemente en qué consiste)

___ 1. Validez_____________________________________________

___ 2. Autenticidad_________________________________________

1 3. Confidencialidad Control de acceso y password

___ 4. Integridad ___________________________________________

1 5. Disponibilidad Servidores de alta disponibilidad 100% redundantes

(X) 1. Sí ( ) 2. No, ¿Por qué?_______________________________

27. ¿Para la elaboración del inventario general por expediente de su unidad

administrativa de adscripción, hizo uso del SICCA?

(X) 1. Sí ( ) 2. No, ¿Por qué?_______________________________

28. De ser afirmativa la respuesta a la pregunta anterior, ¿cuántos expedientes tiene

registrados actualmente en el SICCA? 5788 Registros de expedientes.

29. ¿Los responsables de los archivos de la dependencia o entidad con qué frecuencia

utilizan el SICCA?

( ) 1. Diariamente (X) 3. Esporádicamente

30. ¿Se utilizan metadatos para la localización de documentos electrónicos o

buscadores de información?

(X) 1. Sí ( ) 2. No (Pasar a pregunta 136)

Continúa en la página siguiente

83

31. ¿Cuáles son las políticas internas que tiene la dependencia o entidad para la

organización, conservación y respaldo de los documentos electrónicos generados y

recibidos vía correo electrónico?

No. Política Descripción De La Política

1 N/A

2 N/A

3 N/A

4 N/A

5 N/A

32. Su institución a través del área de tecnologías de la información o informática

¿está previendo la migración de tecnología de manera tal que la información que hoy

se archiva en un programa informático pueda ser recuperada en algunos años?

(X) 1. Sí ( ) 2. No

33. En su institución ¿se utiliza la firma electrónica en algunos documentos o

procesos?

( ) 1. Sí (X) 2. No

34. En su institución ¿se conservan documentos con soporte electrónico en formatos

como pdf o rtf?

( ) 1. Sí (X) 2. No

84

Anexo 4

Catálogo de Disposición Documental

Instructivo de llenado.

Numeral Descripción

(1): Registrar el nombre y la clave del Fondo

Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente, con cuyo nombre se

identifica: Instituto para la Protección al Ahorro Bancario y su clave que representa

las siglas de este: IPAB.

(2): Registrar el nombre de alguno de los 6 Subfondos existentes.

Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos

relacionados entre sí que se corresponden con las divisiones administrativas del

Instituto: Junta de Gobierno, Secretaría Ejecutiva y las Secretarías Adjuntas.

(3): Registrar como clave las siglas de alguna de las Secretarías Adjuntas del

Instituto, la Secretaría Ejecutiva o la Junta de Gobierno.

Clave del Subfondo: Código clasificador con el que se identifica el subfondo, de

acuerdo con las siglas de la Junta de Gobierno, la Secretaría Ejecutiva o las Secretarías

Adjuntas.

(4): Registrar el nombre de alguna de las 24 secciones registradas.

Sección: Cada una de las divisiones del Subfondo, basada en las atribuciones del

Instituto de conformidad con el Estatuto Orgánico.

(5): Registrar el número de código de la sección

Clave: Código clasificador con el que se identifica la sección, de acuerdo con el Cuadro

General de Clasificación Archivística.

(6): Registrar el nombre de la Subsección

Subsección: Es la división de la sección, considerada como el Área generadora de las

series documentales.

(7): Registrar el número de código de la subsección

Clave: Código clasificador con el que se identifica la subsección, de acuerdo con el

Cuadro General de Clasificación Archivística.

Continúa en la página siguiente

85

Numeral Descripción

(8): Registrar el nombre de la Serie Documental

Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos

en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o un

asunto específico.

(9): Registrar el número de código de la Serie Documental.

Clave: Código clasificador con el que se identifica la Serie, de acuerdo con el Cuadro

General de Clasificación Archivística.

Plazo de Conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de

trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia

documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos

adicionales establecidos en los Lineamientos Generales para la organización y

conservación de los archivos.

(10): Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite

(11): Indicar con número los años de conservación en el archivo de

concentración

Destino Final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos

expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o

transferirlos a un archivo histórico.

(12): Marcar con una X si la serie documental será destinado al archivo

histórico

(13): Marcar con una X si la serie documental es objeto de baja documental

Clasificación: Proceso por el cual el titular de la unidad administrativa determina si la

información que poseen las series documentales es reservada o confidencial.

(14): Marcar con una X si la serie documental ha sido clasificada como

reservada

(15): Marcar con una X si la serie documental ha sido clasificada como

confidencial

Continúa en la página siguiente

86

Numeral Descripción

Valor administrativo: Aquel que posee un documento, serie o sección documental para

el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se

encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u

organismo, responden a procesos y actividades administrativas.

(16): Marcar con una X si la serie documental adquiere el valor administrativo

Valor Legal: Aquel que puede tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante

la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. También es el

plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en el Instituto para su

posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública.

(17): Marcar con una X si la serie documental adquiere el valor Legal

Valor Contable: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y

comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de

obligaciones tributarias.

(18): Marcar con una X si la serie documental adquiere el valor Contable

(19): Firma de validación del Titular de la Unidad Administrativa.

(20): Firma de validación del Responsable del Archivo de Trámite

(21): Fecha de elaboración

(22): Nombre de cada uno de los Subfondos

(23): Numero de página consecutivo

Continúa en la página siguiente

87

Formato Catálogo de Disposición Documental

AR

CH

IVO

DE

TRÁ

MIT

E

AR

CH

IVO

DE

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NC

ENTR

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LC

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(21)

(22)

(23)

(20)

(19)

(16)

(17)

(18)

(12)

(13)

(14)

(15)

(8)

(9)

(10)

(11)

(1)

(6)

(7)

Res

po

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C L A V E

SERI

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(5)

(3)

(4)

(2)

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SUBF

OND

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C L A V E

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C L A V E

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ECCI

ÓN

88

Anexo 5

Guía Simple de Archivos

Instructivo de llenado.

Numeral Descripción

(1): Registrar el nombre de la serie documental

Serie: Nombre completo de la serie documental que integra el Archivo de Trámite.

(Campo lleno, solo para revisión).

(2): Registrar la descripción de la serie documental.

Descripción de la serie: Resumen de la información que contiene la serie documental.

(Campo lleno, solo para revisión).

(3): Registrar las fechas de la serie documental.

Fecha(s): Indicar para cada serie documental que se describe, el año de apertura o el

intervalo de fechas que comprenden la producción o acumulación. (Campo lleno, solo

para revisión).

(4): Registrar el volumen para 2006 de la serie documental.

Volumen 2006: Registrar el volumen de la serie documental del año anterior al que se

efectúa la actualización, especificando la cantidad de expedientes o cajas, según sea el

caso. (Campo lleno, solo para revisión).

(5): Registrar el volumen para 2007 de la serie documental.

Apertura de expedientes 2007: Indicar el volumen, del año que se actualiza, de la serie

documental en cuestión, especificando la cantidad de expedientes, legajos o cajas según

sea el caso.

(6): Registrar la información de transferencias primarias para la serie

documental.

Transferencia primaria: Proporcionar la cantidad de expedientes, y/o cajas, según sea

el caso de la serie documental descrita que se traslado del Archivo de Trámite al

Archivo de Concentración.

Continúa en la página siguiente

89

Numeral Descripción

(7): Registrar la información de baja documental para la serie documental.

Baja documental: Consignar la cantidad de expedientes, o cajas, según sea el caso de la

serie documental descrita que se dictamino para la baja documental o eliminación.

(8): Registrar el volumen total de la serie documental.

Volumen total: Indicar el volumen total de la serie documental a la fecha o periodo que

se efectúa la actualización, especificando la cantidad en expedientes o cajas, según sea

el caso.

(9): Registrar el lugar físico de la serie documental.

Ubicación física: Consignar el lugar físico de localización de la(s) serie(s)

documental(es). (Campo lleno, solo para revisión).

(10): Indicar la fecha exacta de actualizaciones.

Fecha: Día, mes y año (dd/mm/aaaa) de la actualización e impresión del formato de la

Guía Simple.

(11): Registrar la firma del responsable del Archivo de Trámite.

Firma del responsable del archivo de trámite: Firma autógrafa de validación por parte

del responsable del Archivo de Trámite.

Continúa en la página siguiente

90

Formato Guía Simple de Archivos