BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA No.505, 2014 BNN. Kearsipan. Dinamis. Pedoman. PERATURAN KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL NOMOR 7 TAHUN 2014 TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN DINAMIS BADAN NARKOTIKA NASIONAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL, Menimbang : a. bahwa untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta optimalisasi kinerja Badan Narkotika Nasional dalam mewujudkan layanan informasi yang efektif diperlukan pengelolaan kearsipan dinamis; b. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional tentang Pedoman Kearsipan Dinamis Badan Narkotika Nasional; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 143, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5062); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
46
Embed
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA - …ditjenpp.kemenkumham.go.id/arsip/bn/2014/bn505-2014.pdf · dan kartu tunjuk silang. 27. Kartu tunjuk silang adalah kartu pelengkap indeks yang
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BERITA NEGARA
REPUBLIK INDONESIANo.505, 2014 BNN. Kearsipan. Dinamis. Pedoman.
PERATURAN KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL
NOMOR 7 TAHUN 2014
TENTANG
PEDOMAN KEARSIPAN DINAMIS
BADAN NARKOTIKA NASIONAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL,
Menimbang : a. bahwa untuk mendukung penyelenggaraanpemerintahan dan pembangunan serta optimalisasikinerja Badan Narkotika Nasional dalam mewujudkanlayanan informasi yang efektif diperlukan pengelolaankearsipan dinamis;
b. berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksudpada huruf a perlu menetapkan Peraturan KepalaBadan Narkotika Nasional tentang Pedoman KearsipanDinamis Badan Narkotika Nasional;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentangNarkotika (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2009 Nomor 143, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5062);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5071);
2014, No.505 2
3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentangPelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009tentang Kearsipan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5286);
4. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 tentangBadan Narkotika Nasional (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2010 Nomor 60);
5. Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 3Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BadanNarkotika Nasional (Berita Negara Republik IndonesiaTahun 2010 Nomor 246);
6. Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 4Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BadanNarkotika Nasional Provinsi, Kabupaten/Kota (BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 247);
7. Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 15Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas BadanNarkotika Nasional (Berita Negara Republik IndonesiaTahun 2012 Nomor 253);
8. Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 5Tahun 2013 tentang Jadwal Retensi Arsip NonKeuangan dan Non-Kepegawaian di Lingkungan BadanNarkotika Nasional (Berita Negara Republik IndonesiaTahun 2013 Nomor 1372);
9. Peraturan Kepala Badan Narkotika Nasional Nomor 6Tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik diLingkungan Badan Narkotika Nasional (Berita NegaraRepublik Indonesia Tahun 2013 Nomor 1373);
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONALTENTANG PEDOMAN KEARSIPAN DINAMIS BADANNARKOTIKA NASIONAL.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Kepala ini, yang dimaksud dengan:
1. Badan Narkotika Nasional yang selanjutnya disingkat BNN adalahLembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada presiden.
2014, No.5053
2. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip BNN.
3. Tata kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak diterima,diproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.
4. Penyelenggaraan kearsipan BNN adalah keseluruhan kegiatanmeliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsipdalam sistem kearsipan BNN, yang didukung oleh sumber dayamanusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
5. Arsip BNN yang selanjutnya disebut arsip adalah rekaman kegiatanatau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh BNN dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,berbangsa, dan bernegara.
6. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalamkegiatan BNN dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
7. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggidan/atau terus menerus dan berada di Unit Pengolah.
8. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telahmenurun dan disimpan di Unit Kearsipan.
9. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratandasar bagi kelangsungan operasional BNN, tidak dapat diperbaharuidan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
10. Sentralisasi dalam kebijakan adalah kewenangan mengatur danmenetapkan pembakuan sistem, pengaturan organisasi kearsipan,penyelenggaraan tata kearsipan, pembinaan kearsipan, sosialisasikearsipan, pelindungan dan penyelamatan arsip, konsultasikearsipan, kerjasama, standardisasi prasarana sarana danpengawasan pelaksanaan tata kearsipan BNN.
11. Desentralisasi dalam pelaksanaan adalah kegiatan kearsipan dari unitkerja lingkup BNN untuk melaksanakan kegiatan kearsipan meliputipengurusan dan pengendalian naskah dinas, penyimpanan arsip, danpemeliharaan arsip.
12. Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip yang disusun secaralogis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatanorganisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan danpenemuan kembali.
13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftaryang berisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atauretensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentangpenetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, ataudipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan danpenyelamatan arsip.
2014, No.505 4
14. Agenda adalah sarana untuk mencatat naskah dinas masuk dannaskah dinas keluar.
15. Lembar disposisi adalah lembar isian/formulir untuk memberikanpetunjuk/instruksi dan berfungsi sebagai sarana pengendalianperkembangan naskah dinas.
16. Jaringan informasi kearsipan BNN adalah sistem jaringan informasidan sarana pelayanan arsip yang dikelola oleh BNN.
17. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengancara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan,pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahanarsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
18. Autentikasi adalah proses validasi untuk pengesahan suatu arsip.
19. Pengurusan dan pengendalian naskah dinas adalah prosespenanganan naskah dinas yang meliputi kegiatan penerimaan,pengarahan dan pencatatan oleh bagian tata usaha sampai diterima diunit pengolah satuan kerja, dan sejak naskah dinas selesaidiproses/ditandatangani Pimpinan Unit Pengolah sampai dikirim olehUnit Kearsipan.
20. Tata Usaha Pengolah adalah unit ketatausahaan di masing-masingUnit Pengolah.
21. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada BNN yang mempunyai tugasdan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengankegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
22. Buku eskpedisi adalah buku yang digunakan sebagai saranapengiriman dan bukti penerimaan naskah dinas.
23. Kode klasifikasi adalah tanda pengenal urusan suatu arsip dariklasifikasi yang telah ditetapkan.
24. Indeks adalah tanda pengenal utama suatu arsip untuk membedakanantara berkas satu dengan lainnya dalam suatu kode/masalah yangberfungsi sebagai penemuan kembali arsip.
25. Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaanjenis (seri), kesamaan masalah (rubrik) atau kesamaan urusan/kegiatan (dosir).
26. Penataan berkas adalah cara atau metode menata, mengatur, danmenyimpan arsip dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunanyang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi, indeks,dan kartu tunjuk silang.
27. Kartu tunjuk silang adalah kartu pelengkap indeks yang berfungsiuntuk mempertemukan keterangan yang berbeda tetapi sama artinyadan/atau yang berbeda tetapi saling berkaitan.
2014, No.5055
28. Penemuan kembali adalah suatu cara untuk memudahkanmenemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, danakurat.
29. Guide adalah sekat untuk petunjuk dan pemisah antara kelompokmasalah yang satu dengan yang lain berdasarkan klasifikasi arsip.
30. Daftar arsip adalah daftar yang berisi susunan teratur butir-butirberkas sesuai dengan seri arsip yang harus disimpan sementara,dimusnahkan, atau diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesiasebagai arsip statis.
31. Penilaian arsip adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspeksubstansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukanwaktu kapan suatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai guna.
32. Unit Kearsipan Pusat BNN yang selanjutnya disebut UK Pusat adalahsatuan kerja pada BNN yang mempunyai tugas dan fungsi menyusunkebijakan dan pembinaan di bidang kearsipan.
33. Unit Kearsipan II yang selanjutnya disebut UK II adalah satuan kerjapada tingkat pusat dan daerah yang mempunyai tugas dan tanggungjawab melakukan pembinaan kearsipan di lingkungannya danpengelolaan arsip inaktif yang retensinya di bawah 5 (lima) tahun.
Pasal 2
(1) Pedoman kearsipan dinamis BNN dimaksudkan untuk keseragamandan kelancaran pelaksanaan kegiatan kearsipan di seluruh satuankerja di lingkungan BNN.
(2) Tujuan pedoman kearsipan dinamis BNN untuk menjamin:
a. terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerjadi lingkungan BNN;
b. ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alatbukti yang sah;
c. terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsipsesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
d. terwujudnya penyelenggaaraan kearsipan sebagai suatu sistemyang terpadu.
Pasal 3
Sasaran pedoman kearsipan dinamis BNN, meliputi:
a. tercapainya kesamaan pengertian bahasa dan penafsiran sertapenyelenggaraan kearsipan dinamis;
b. terwujudnya keterpaduan pengelolaan kearsipan dinamis denganunsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
2014, No.505 6
c. terwujudnya kelancaran komunikasi kedinasan serta kemudahandalam pengendalian; dan
d. tercapainya dayaguna dan hasilguna penyelenggaraan kearsipandinamis.
BAB II
TATA KEARSIPAN
Pasal 4
Kearsipan dinamis BNN menganut asas:
a. sentralisasi dalam kebijakan; dan
b. desentralisasi dalam pelaksanaan.
Pasal 5
(1) Sentralisasi dalam kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4huruf a, mencakup:
a. pembakuan sistem kearsipan;
b. organisasi kearsipan;
c. pembinaan kearsipan;
d. sosialisasi kearsipan;
e. pelindungan dan penyelamatan arsip;
f. konsultasi kearsipan;
g. kerjasama kegiatan kearsipan;
h. standardisasi prasarana dan sarana; dan
i. pengawasan pelaksanaan tata kearsipan.
(2) Desentralisasi dalam pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalamPasal 4 huruf b, mencakup:
a. pengurusan dan pengendalian naskah dinas;
b. penyimpanan arsip;
c. pemeliharaan arsip; dan
d. penyusutan arsip yang retensinya di bawah 5 (lima) tahun.
Pasal 6
Pembakuan sistem kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat(1) huruf a terdiri dari:
a. penyelenggaraan tata kearsipan;
b. klasifikasi arsip;
2014, No.5057
c. jadwal retensi arsip; dan
d. klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Pasal 7
(1) Tata kearsipan BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a,meliputi pengurusan dan pengendalian naskah dinas, pemberkasanarsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, penemuankembali dan layanan arsip, serta penyusutan arsip.
(2) Tata kearsipan dilaksanakan dengan menggunakan:
a. agenda, lembar disposisi, lembar pengantar, dan jaringaninformasi kearsipan BNN sebagai sarana pengurusan danpengendalian naskah dinas;
b. klasifikasi arsip sebagai sarana pemberkasan;
c. jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip; dan
d. klasifikasi keamanan dan akses arsip sebagai sarana layanan danakses arsip.
Pasal 8
(1) Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
a. arsip vital;
b. arsip aktif; dan
c. arsip inaktif.
(2) Akses terhadap informasi arsip dinamis dapat ditutup untukkepentingan umum, apabila:
a. menghambat proses penegakan hukum;
b. mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaanintelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d. merugikan ketahanan ekonomi nasional;
e. merugikan kepentingan politik luar negeri;
f. mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dankemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yangberhak secara hukum;
g. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
h. mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurutsifatnya perlu dirahasiakan.
2014, No.505 8
Pasal 9
Klasifikasi arsip BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b,disusun berdasarkan pengelompokan masalah yang dikelola oleh satuankerja di lingkungan BNN.
Pasal 10
Jadwal retensi arsip BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf cdipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Pasal 11
(1) Tata kearsipan BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2)huruf a dan huruf b tercantum dalam Lampiran I dan Lampiran IIyang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.
(2) Tata kearsipan BNN sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2)huruf c dan huruf d diatur lebih lanjut dengan Peraturan Kepala BNN.
BAB III
ORGANISASI KEARSIPAN
Pasal 12
(1) Organisasi Kearsipan BNN meliputi Pusat dan Daerah.
(2) Organisasi Kearsipan BNN sebagaimana dimaksud pada ayat (1)terdiri dari:
a. unit pengolah; dan
b. unit kearsipan.
(3) Organisasi Kearsipan BNN tingkat pusat meliputi:
a. Unit Pengolah satuan kerja terdiri dari Eselon I, II, dan III;
b. UK Pusat adalah Bagian Tata Usaha Biro Umum SekretariatUtama; dan
c. UK II adalah bagian tata usaha dan sub bagian tata usaha padasatuan kerja setingkat Eselon II dan Eselon III tertentu.
(4) Satuan kerja setingkat Eselon II dan Eselon III tertentu sebagaimanadimaksud pada ayat (3) huruf c meliputi:
a. satuan kerja setingkat Eselon II terdiri dari Pusat Penelitian,Data, dan Informasi dan Balai Besar Rehabilitasi Lido; dan
b. satuan kerja setingkat Eselon III terdiri dari Balai Diklat dan BalaiLaboratorium.
(5) Organisasi Kearsipan BNN Provinsi dan BNN Kabupaten/Kota terdiridari:
2014, No.5059
a. Unit Pengolah satuan kerja terdiri dari Eselon II dan III;
b. Unit Kearsipan Provinsi adalah Bagian Tata Usaha; dan
c. Unit Kearsipan Kabupaten/Kota adalah Sub Bagian Tata Usaha.
(6) Pada Unit Kearsipan Pusat maupun Daerah ditempatkan arsiparisdan/atau pengelola arsip sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
Pasal 13
(1) Unit Pengolah mempunyai tugas:
a. mengolah naskah dinas berdasarkan tugas dan fungsi yangmenjadi kewenangannya;
b. memberkaskan, menyimpan, memelihara dan mengamankanarsip aktif; dan
c. memindahkan arsip inaktif ke Unit Kearsipan.
(2) UK Pusat mempunyai tugas:
a. mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi;
b. menerima, menyimpan, dan mengamankan arsip inaktif yangberasal dari Unit Pengolah di tingkat BNN Pusat, BNN Provinsidan BNN Kabupaten/Kota;
c. melakukan penataan sistem kearsipan;
d. pelayanan dan penyuluhan kearsipan;
e. perawatan arsip dan pelacakan arsip;
f. pengembangan teknologi dan prasarana dan sarana kearsipan;
g. penilaian arsip;
h. preservasi, penyelamatan dan pengamanan arsip dinamis;
i. merencanakan dan melaksanakan program arsip vital;
j. melakukan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis keArsip Nasional Republik Indonesia (ANRI);
k. pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan; dan
l. pengawasan pelaksanaan kearsipan di lingkungan BNN.
(3) Unit Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota mempunyai tugas:
a. mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi;
b. menerima, menyimpan, dan mengamankan arsip inaktif yangberasal dari Unit Pengolah di lingkungannya;
c. melakukan pembinaan kearsipan di lingkungannya; dan
d. melakukan pemindahan arsip inaktif yang retensinya di atas 5(lima) tahun ke UK Pusat.
2014, No.505 10
BAB IV
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
Pasal 14
(1) Pembinaan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan dilingkungan BNN dilaksanakan oleh UK Pusat.
(2) Pembinaan dan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)dilaksanakan dalam bentuk:
a. bimbingan dan konsultasi;
b. bimbingan teknis;
c. sosialisasi/workshop/seminar;
d. supervisi penyelenggaraan kearsipan; dan
e. lain-lain.
Pasal 15
BNN melakukan pengembangan prasarana dan sarana kearsipan sesuaiketentuan peraturan perundang-undangan dan kaidah kearsipan.
BAB V
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 16
Peraturan Kepala BNN ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundanganPeraturan Kepala BNN ini dengan penempatan dalam Berita NegaraRepublik Indonesia.
Ditetapkan di Jakartapada tanggal 28 Maret 2014
KEPALA BADAN NARKOTIKA NASIONAL,
ANANG ISKANDAR
Diundangkan di Jakartapada tanggal 17 April 2014
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
AMIR SYAMSUDIN
2014, No.50511
I. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS BNN
A. Naskah Dinas Masuk
1. Pada Unit Pengolah Bagian Tata Usaha Settama BNN.
a. Penerimaan Naskah Dinas Masuk.
1) Menerima naskah dinas masuk dari caraka/petugas
pengirim.
2) Meneliti kebenaran alamat pada sampul naskah dinas dan
mengembalikan naskah dinas yang salah alamat kepada
petugas pengirim.
3) Membubuhkan paraf, nama lengkap dan tanggal pada
lembar pengantar/bukti tanda terima dan memberikan
kembali kepada petugas pengirim. (Contoh 1)
4) Mengelompokan naskah dinas masuk antara naskah dinas
rahasia, naskah dinas terbuka sesuai dengan alamat/tujuan
naskah dinas.
5) Menyampaikan naskah dinas terbuka dan naskah dinas
rahasia kepada pengarah.
b. Pengarahan Naskah Dinas Masuk.
1) Mengarahkan naskah dinas masuk.
a) Naskah dinas penting yang berdasarkan
isi/informasinya perlu diajukan kepada Kepala BNN,
atau diteruskan kepada Sestama, Kepala Biro Umum
dengan lembar disposisi. (Contoh 2)
b) Naskah dinas biasa yang berdasarkan isi/informasinya
dapat diteruskan dan diarahkan oleh Kabag Tata Usaha
ke satuan kerja/unit pengolah terkait dengan diberikan
lembar disposisi.
2) Memberi tanda hasil pengarahan naskah dinas masuk
dengan pensil di sudut kanan bawah dengan memberi tanda
“P” untuk naskah dinas Penting, tanda “B” untuk naskah
dinas Biasa.
3) Memberikan kode klasifikasi dengan pensil di sudut kanan
atas.
4) Menyampaikan hasil pengarahan naskah dinas masuk
kepada petugas pencatat.
c. Pencatatan Naskah Dinas Masuk.
BADAN NARKOTIKA NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN I
PERATURAN KEPALA BNN
NOMOR 7 TAHUN 2014TANGGAL 28 Maret 2014
2014, No.505 12
1) Mencatat naskah dinas masuk yang ditujukan kepada Kepala
BNN pada buku agenda surat masuk (contoh 3) dan
diberikan lembar disposisi Kepala BNN.
2) Menyampaikan naskah dinas masuk kepada Kepala BNN.
3) Mencatat naskah dinas masuk biasa pada buku agenda
masuk dan diberi lembar disposisi.
4) Menyampaikan naskah dinas masuk biasa beserta lembar
disposisi Unit Pengolah yang dituju.
2. Pada Tata Usaha Pimpinan (Kepala BNN, Sestama BNN dan Eselon I).
a. Menerima naskah dinas masuk biasa dari Unit Pengolah Bagian
Tata Usaha Biro Umum Sestama BNN.
b. Membubuhkan paraf dan tanggal pada buku ekspedisi (contoh 4)
dan mengembalikan buku ekspedisi kepada Bagian Tata Usaha
Biro Umum Sekretariat Utama BNN.
c. Memeriksa berkas naskah dinas masuk biasa dan rahasia yang
diterima dan memberi lembar disposisi Kepala BNN, Sestama
atau Pejabat Eselon I.
d. Mencatat isi disposisi dari Kepala BNN atau Sestama BNN pada
agenda surat masuk berdasarkan batas waktu tanggal
penyelesaian di lembar disposisi (untuk tata usaha pimpinan
Eselon I).
e. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi
kepada Kepala BNN.
f. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi
kepada Eselon I pada satuan kerja yang dituju.
g. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi
kepada tata usaha unit pengolah untuk diteruskan kepada unit
pengolah Eselon I atau satuan kerja yang dituju sesuai disposisi
Kepala BNN atau Sestama BNN dan paraf pada buku ekspedisi
sebagai bukti disposisi telah diterima.
3. Pada Unit Pengolah Eselon II
a. Menerima naskah masuk beserta lembar disposisi dari Tata
Usaha Eselon I.
b. Memberi paraf pada buku espedisi sebagai bukti naskah dinas
masuk sudah diterima.
c. Mencatat naskah dinas masuk pada buku agenda surat masuk
Eselon II.
d. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi
kepada Eselon II.
2014, No.50513
e. Mencatat disposisi di lembar disposisi Eselon II pada agenda
surat masuk.
f. Menyampaikan berkas naskah dinas masuk kepada unit
pengolah yang ditunjuk (Eselon III) untuk ditindak lanjuti.
g. Menyampaikan dan memberkaskan naskah dinas masuk
berdasarkan pola klasifikasi unit kearsipan Eselon II jika tidak
ditindak lanjuti.
4. Pada Unit Pengolah Eselon III
a. Menerima naskah dinas masuk beserta disposisi dari Eselon II.
b. Mencatat naskah dinas masuk beserta disposisi pada buku
agenda surat masuk.
c. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi
kepada Eselon III.
d. Menelaah dan mengolah naskah dinas masuk sesuai
petunjuk/disposisi pimpinan dan atau memberi disposisi kepada
pejabat Eselon IV untuk mengolah, menindak lanjuti petunjuk/
disposisi dari Eselon II/III.
e. Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas masuk
berdasarkan pola klasifikasi unit kearsipan Eselon III jika tidak
ditindaklanjuti.
5. Pada Unit Pengelolah Eselon IV
a. Menerima naskah dinas masuk beserta disposisi dari Eselon III
dan memberi paraf buku ekspedisi sebagai bukti naskah dinas
sudah diterima.
b. Mencatat naskah dinas masuk beserta disposisi pada buku
agenda surat masuk.
c. Menyampaikan naskah dinas masuk beserta lembar disposisi
kepada Eselon IV.
d. Menelaah dan mengolah naskah dinas masuk sesuai
petunjuk/disposisi Eselon III.
e. Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas masuk
berdasarkan pola klasifikasi.
B. Naskah Dinas Keluar
1. Pada Unit Pengolah Eselon I.
a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar beserta lembar paraf
koordinasi. (contoh 5)
b. Menyiapkan nota dinas pengantar (contoh 6) pejabat Eselon I
kepada Kepala BNN untuk memintakan tandatangan.
2014, No.505 14
c. Menyampaikan dan meminta paraf dan tanggal pada lembar paraf
koordinasi naskah dinas keluar pada pejabat terkait (Kasubbag
TU pimpinan satuan kerja, Pejabat Eselon I, Kabag Tata Usaha
Biro Umum, Karo Umum, Sestama BNN).
d. Meminta paraf dan tandatangan Kepala BNN, naskah dinas
keluar setelah lembar paraf koordinasi telah disetujui beserta
nota dinas pengantar kepada Kepala BNN.
e. Meminta nomor surat kepada unit pengolah bagian Tata Usaha
Biro Umum dengan menunjukan lembar paraf koordinasi yang
telah disetujui setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh
Kepala BNN.
f. Menerima kembali lembar koordinasi pertinggal dan naskah
dinas keluar yang telah mendapat nomor surat.
g. Menyimpan dan memberkaskan pertinggal naskah dinas keluar
beserta naskah dinas masuk yang berkaitan berdasarkan pola
klasifikasi pada unit pengolah.
2. Pada Unit Pengolah Eselon II
a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar dan lembar paraf
koordinasi.
b. Menyiapkan nota dinas pengantar pejabat Eselon II ke pejabat
Eselon I.
c. Menyampaikan dan meminta paraf pada lembar koordinasi
naskah dinas keluar pada pejabat terkait (Kasubbag TU pimpinan
satuan kerja, Pejabat Eselon II, Kabag TU Biro Umum).
d. Meminta paraf dan tandatangan naskah dinas keluar kepada
pimpinan satuan kerja setelah lembar koordinasi disetujui
beserta nota dinas pengantar.
e. Meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha Biro Umum
dengan menunjukan lembar koordinasi yang telah disetujui
setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pimpinan
satuan kerja.
3. Pada Unit Pengolah Eselon III
a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar dan lembar koordinasi.
b. Menyiapkan nota dinas pengantar (contoh 6) kepada pejabat
Eselon II, untuk surat yang ditandatangani Eselon II atas nama
Eselon I.
c. Menyampaikan dan meminta paraf pada lembar koordinasi
naskah dinas keluar pada pejabat terkait.
d. Menyampaikan naskah dinas keluar dan meminta tandatangan
Eselon II, setelah lembar koordinasi disetujui.
2014, No.50515
e. Meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha Biro Umum
dengan menunjukan lembar koordinasi setelah naskah dinas
keluar ditandatangani.
f. Menerima lembar paraf koordinasi pertinggal dan naskah dinas
keluar yang telah mendapat nomor surat.
g. Menyimpan dan memberkaskan pertinggal naskah dinas keluar
beserta naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi pada
unit pengolah Eselon III.
4. Pada Unit Pengolah Eselon IV
a. Menyiapkan konsep naskah dinas keluar dan lembar paraf
koordinasi.
b. Meminta paraf dan tandatangan naskah dinas keluar kepada
pejabat terkait setelah lembar koordinasi disetujui.
c. Meminta nomor surat kepada bagian Tata Usaha Biro Umum.
d. dengan menunjukan lembar koordinasi.
e. Menerima kembali lembar paraf koordinasi pertinggal dan
naskah dinas keluar.
f. Menyimpan dan memberkaskan pertinggal naskah dinas keluar
beserta naskah dinas masuk berdasarkan pola klasifikasi pada
unit pengolah.
5. Unit Kearsipan
a. Unit Kearsipan Pusat
1) Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas naskah
dinas keluar yang telah disetujui dan ditandatangani.
2) Memberi nomor dan mencatat berkas naskah dinas keluar
dan naskah dinas masuk sesuai kode klasifikasi pada
daftar arsip di unit kearsipan.
b. Unit Kearsipan II
1) Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas naskah
dinas keluar yang telah disetujui dan ditandatangani.
2) Mencatat berkas naskah dinas keluar dan naskah dinas
masuk yang berkaitan sesuai klasifikasi pada daftar arsip
di unit kearsipan.
3) Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas keluar
beserta naskah dinas masuk berdasarkan klasifikasi.
4) Khusus untuk Unit Kearsipan II di provinsi dan
kabupaten/kota memberikan nomor naskah dinas keluar.
2014, No.505 16
C. Naskah Dinas Rahasia
1. Naskah Dinas Rahasia Masuk
a. Pada Unit Bagian Tata Usaha Unit Kearsipan
1) Penerimaan Naskah Dinas Rahasia.
a) Petugas tata persuratan menerima naskah dinas rahasia
dari caraka/petugas pengirim.
b) Meneliti kebenaran alamat pada sampul naskah dinas
masuk rahasia dan mengembalikan naskah dinas
rahasia yang salah alamat kepada pengirim.
c) Membubuhkan paraf, nama lengkap dan tanggal pada
lembar pengantar rahasia naskah dinas rahasia/bukti
tanda terima.
2) Pencatatan Naskah Dinas Rahasia.
a) Naskah dinas rahasia diterima oleh petugas khusus tata
persuratan.
b) Petugas khusus tata persuratan mencatat naskah dinas
masuk rahasia pada lembar pengantar naskah dinas
rahasia. (contoh 7)
c) Menyampaikan naskah dinas rahasia beserta lembar
pengantar naskah dinas masuk rahasia kepada
pimpinan tata usaha untuk dimintakan arahan, paraf
pada lembar pengantar di sudut kanan bawah.
d) Menerima lembar pengantar naskah dinas masuk
rahasia dari pimpinan tata usaha.
e) Menyimpan lembar pengantar naskah dinas masuk
rahasia berdasarkan urutan tanggal penerimaan.
b. Pada Unit Pengolah
1) Tata Usaha Pimpinan.
a) Menerima naskah dinas masuk rahasia beserta lembar
pengantar naskah dinas rahasia dari caraka bagian tata
usaha biro umum settama BNN.
b) Meneliti kebenaran alamat/tujuan naskah dinas
rahasia.
c) Membubuhkan paraf dan tanggal pada lembar
pengantar naskah dinas masuk rahasia.
d) Mengembalikan lembar pengantar naskah dinas masuk
rahasia kepada caraka bagian tata usaha unit kearsipan.
e) Naskah dinas masuk rahasia dicatat kedalam buku
agenda oleh petugas khusus.
2014, No.50517
f) Petugas khusus naskah dinas masuk rahasia
menyampaikan naskah dinas masuk rahasia ke
pimpinan beserta lembar disposisi.
g) Menerima, menyimpan atau meneruskan naskah dinas
masuk rahasia sesuai disposisi pimpinan oleh petugas
khusus naskah dinas masuk rahasia.
h) Menyimpan lembar disposisi lembar ke-2 sebagai bukti
tanda terima dan disusun berdasarkan urutan tanggal
pada sarana penyimpanan/tickler file.
2) Unit Pengolah
a) Petugas khusus naskah dinas masuk rahasia menerima
naskah dinas masuk rahasia beserta lembar disposisi
sebagaimana dari tata usaha pimpinan.
b) Meneliti kelengkapan lampiran.
c) Membutuhkan paraf pada buku dan mengembalikan
kepada tata usaha pimpinan.
d) Memproses naskah dinas masuk rahasia sesuai
petunjuka pimpinan.
e) Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas masuk
rahasia berdasarkan seri berkas.
2. Naskah Dinas Keluar Rahasia
a. Pada Unit Pengolah.
1) Petugas khusus naskah dinas keluar rahasia menyiapkan
net konsep naskah dinas keluar rahasia dan lembar
pengantar.
2) Membubuhkan tanda tangan pada nota dinas pengantar
naskah dinas keluar rahasia.
3) Menyampaikan berkas net konsep naskah dinas keluar
rahasia kepada Kasubbag Tata usaha Pimpinan beserta
lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia dan
beberapa pejabat terkait untuk dimintakan paraf koordinasi
sebagai pertinggal.
4) Menerima kembali net konsep naskah dinas keluar yang
telah dimintakan paraf koordinasi sebagai bukti net konsep
naskah dinas keluar sudah dikoreksi.
5) Menyampaikan naskah dinas keluar rahasia beserta lembar
pengantar kepada tata usaha pimpinan untuk meminta
tandatangan naskah dinas keluar.
6) Menerima naskah dinas keluar yang telah ditandatangani
pimpinan beserta lembar pengantar.
2014, No.505 18
7) Mengirimkan naskah dinas keluar rahasia yang sudah di
tandatangani dan diberik nomor surat sesuai tujuan yang
dimaksud.
8) Menyimpan dan memberkaskan naskah dinas keluar
rahasia beserta naskah dinas masuk rahasia berdasarkan
pola klasifikasi.
b. Tata Usaha Pimpinan.
1) Menerima net konsep naskah dinas keluar rahasia beserta
lembar pengantar naskah dinas keluar rahasia dari unit
pengolah.
2) Meneliti kebenaran alamat/tujuan naskah dinas keluar
rahasia.
3) Membubuhkan paraf dan tanggal pada lembar pengantar
naskah dinas keluar rahasia.
4) Mengembalikan lembar pengantar naskah dinas keluar
rahasia kepada unit pengolah.
5) Memintakan tanda tangan pimpinan satuan kerja berkas net
konsep naskah dinas beserta lembar pengantar naskah
dinas keluar.
6) Menerima naskah dinas keluar rahasia yang telah
ditandatangai pimpinan.
7) Menyampaikan naskah dinas keluar rahasia beserta lembar
pengantar naskah dinas keluar rahasia yang telah
ditandatangani pimpinan kepada unit pengolah.
c. Bagian Tata Usaha Unit Kearsipan.
1) Petugas tata usaha unit kearsipan menerima naskah dinas
keluar rahasia dari unit pengolah dan memberikan nomor
dan tanggal naskah dinas keluar rahasia.
2) Menyampaikan berkas naskah dinas keluar rahasia kepada
unit pengolah yang telah diberi nomnor dan tanggal naskah
dinas keluar.
II. PENATAAN BERKAS, PENEMUAN KEMBALI, DAN PENYUSUTAN ARSIP
A. Penataan Berkas
Kegiatan penataan berkas adalah cara atau metode menata, mengaturdan menyimpan arsip aktif dalam susunan yang sistematis dan logisdengan menggunakan klasifikasi, indeks, dan kartu tunjuk silang.1. Tujuan
a. Untuk mempermudah penemuan kembali arsip secara cepat dan
tepat.
2014, No.50519
b. Sebagai sarana penunjang kelancaran pelaksanaan penyusutan
arsip secara berhasil guna dan berdaya guna.
2. Asas
a. Arsip aktif ditata, diatur dan disimpan pada unit pengolah masing-
masing dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Tata usaha unit pengolah: menata, mengatur, dan menyimpan
arsip aktif menurut indeks dan kode klasifikasi.
2) Arsip disusun dalam folder (contoh 8) atau map gantung
(contoh 9) dan disimpan dalam filling kabinet atau lemari arsip.
3) Penyimpanan arsip yang mempunyai keterangan yang berbeda
tetapi sama artinya dan arsip yang berbeda tetapi berkaitan
menggunakan kartu tunjuk silang (contoh 10).
4) Membuat daftar arsip aktif (contoh 11) dan daftar isi berkas
yang disimpan (contoh 12).
b. Arsip inaktif ditata, diatur dan disimpan di unit kearsipan pusat
dan unit kearsipan II dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Arsip inaktif disusun di dalam folder atau map gantung
menurut prinsip asal usul dan prinsip aturan asli.
2) Memasukan data arsip ke dalam jaringan informasi kearsipan
BNN.
3) Folder atau map gantung dimasukan dalam boks arsip (contoh
13) dan disusun secara vertikal.
4) Boks arsip disimpan/ditempatkan pada Roll O’pact (contoh 14),
atau lemari arsip (contoh 15).
5) Membuat daftar arsip inaktif yang disimpan (contoh 16).
6) Melakukan perawatan dan pemeliharaan arsip inaktif.
B. Penemuan Kembali
Penemuan kembali ialah kegiatan menemukan kembali arsip yangdibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat.1. Penemuan kembali arsip aktif di unit pengolah dengan menggunakan
daftar arsip aktif atau daftar isi berkas dan jaringan informasi
kearsipan.
2. Penemuan kembali arsip inaktif di unit kearsipan Pusat dan unit
kearsipan II dengan menggunakan daftar arsip inaktif dan jaringan
informasi kearsipan BNN.
3. Peminjaman arsip aktif dan/atau inaktif dilakukan dengan mengajukan
permohonan tertulis kepada unit pengolah dan/atau unit kearsipan