Berhanu tadesse taye . project

September, 2013

Addis Ababa

ADDIS ABABA TECHNICAL VOCATIONAL EDUCATION (TVET)

የቴክኒክና ሙያ ትምህርትና ስልጠና ተቋማት አመሰራረትና ተዛማጅ ለሆኑ ፕሮጀክቶች አሰራር ማሳያ ማንዋል

TECHNICAL VOCATIONAL EDUCATION (TVET) institutional Establishment

and other Projects undertaking conception, indicator guideline

Manual.

አዘጋጅ ብርሃኑ ታደሰ

የጉለሌ ክ/ ከተማ ቴክኒክነና ሙያ ተቋማት ጥራት ማረጋገጥ ዋና የስራ ሂደት ስር የተቋማት ጥራት

ኦዲት ባለሙያ

Prepared by Berhanu Tadesse

Gulela sub city Technicaland Vocational Education under the

department of Institutional Quality Assurance main work Process,

Institutional Quality Audit Expert

September, 2013

Addis Ababa

Page 1Berhanu tadesse Taye October, 2013

ማውጫ

ገጽ

መግቢ

ያ……………………………………………………………………………………………………

…..……2

ምዕራፍ አንድ ፣ የኘሮጀክት ፅንሰ ሃሣብና አስፈላጊነት (The Conception and importance of

Project)………………………………………………….………………………………………………………………………2

1.1 . የኘሮጀክት ትርጉም(definition of project )………………………………..…………………………….….3.

1.2 . የ TVET ኘሮጀክቶች አስፈላጊነት The Importance of TVET projects ………………………………3

ምዕራፍ ሁለት፣ የትምህርት ኘሮጀክትን መለየት (Identification of Education Project)..…………..4

2..1. የመረጃ ቋት ማቋቋም/ Establishing Database/ both qualitative and

quantitative………………………………………………………………………………………………………….…..4

2.2. የ TVET ዓበይት ችግሮችን መለየት መተንተንና ቅድሚያ ትኩረት መስጠት(Identifying, Analyzing and

prioritizing major problems of (TVET) Important stakeholders ……………….…..4

ምዕራፍ ሶስት ፣ የ TVET ኘሮጀክት አዘገጃጀት(Formulation of Tvet Project)……...…………..….…..5

3.1. ለኘሮጀክቱ ተስማሚ ስያሜ መስጠት(Creating an appropriate project title)………….…..……6

3.2. የኘሮጀክቱ ገጽታ / Project context /…………………………………………………………..…………..…..7

3.3. የትምህርት ዘርፍ ትንተና / Education Sector Analysis /……………………………………….…….….8

3.4. የኘሮጀክት ማብራሪያ /ማሳመኛ/ Project Justification /Rational / and environment project/8

3.5. የኘሮጀክቱ ዓላማዎች /project objectives/ quantitative & qualitative info/……………...……..8

3.6 የኘሮጀክት ተግባራት /project Activities /…………………………………………………………….…..…8

3.7 የ/TVET ኘሮጀክት ተግባራት የሚከተሉትን ሊያሟሉ ይገባል……………………………….…..………8


3.8 የኘሮጀክት ግብዓት / Project inputs /……………………………………………………………………….…..8

3.9. የኘሮጀክት ውጤትና ስኬት / Project outputs and impacts /………………………..…….….……...9

3.1 ዐ. የኘሮጀክት በጀት ግመታ/ Project budget Estimate /…………………………………….……………9

3.11. የኘሮጀክት ክትትል/Project monitoring and evaluation /……………………………….………..9

3.12. የኘሮጀክት ቀጣይነት / Project sustainability /………………………………………………..……...10

ምዕራፍ አራት፣የትምህርት ኘሮጀክት ምዘና (appraisal of Educational Projectes)………………..10

4.1. የኘሮጀክት ምዘና አስፈላጊነት /The necessity for project appraisal/…………………………..10

4.2. የኘሮጀክት ምዘና መስፈርቶች

………………………………………………………………………….…..….11

ምዕራፍ አምስት፣ የትምህርት ኘሮጀክቶች አተገባበር (implementation of educational Projects)….12

5.1. በኘሮጀክት አተገባበር የሚከናወኑ ዋና ዋና ተግባራት

……………………………………………………12

5.2. በኘሮጀክት ትግበራ ወቅት የልዩ ልዩ ፈፃሚ አካላትን ሚና ስለመወሰን /Defining the different

Actors actors in project emplementation …………………………………………………………..……..13

5.3. የኘሮጀክት ትግበራ ሂደት The process of project implementational……………….……………13

ምዕራፍ ስድስት ፣ የ TVET ኘሮጀከት ክትትልና ግምገማ (Project Follw-up and Evaluation

in the TVET)……………………………………………………………………………………………………..….….……..14

6.1. የክትትልና ግምገማ ምንነትና ዝምድና ……………………………………………………….……..

……….14

6.2. የክትትልና ግምገማ ዓይነቶች ……………………………………………………………………..

…….……….15


6.3. የክትትልና ግምገማ ስርዓት መዘርጋት ……………………………………………………..

………………..17

6.4. የክትትልና ግምገማ መሣሪያዎችና አመልካቾች አዘገጃጀት……………………………………..

……..19

ማጣቀሻዎች / Referance /

መግቢያ

የኘሮጀክት ፅንሰ ሃሣብና አስፈላጊነት

ይህ ሞጁል የተዘጋጀው በአዲስ መልክ ለሚቋቋሙ የ TVET ተቋማት አቅም ለማጎልበትና እንደመመሪያ

እንዲጠቀሙበት ሲሆን በተቋም ደረጃ የትምህርት ሥራ መደበኛ በሆነና በኘሮጀክት መልክም የሚተገበር

በመሆኑ በተቋም ደረጃ የሚገኙ የተምህርት ሥራ ኃላፊዎችና ባለሙያዎች የትምህርት ኘሮጀክት ዝግጅትና

ትግበራ ብቃታቸው ውጤታማ ሥራ ሊያከናውኑ ይችላሉ፡፡ ይህንኑ ለመገንዘብ በተለይም ብቅርቡ ሥራ ላይ

የዋለውን የአ/አ/ቴ/ሙ/ስ/ ተቋማት ትምህርት ጥራት ማረጋገጫ ፓኬጅና በአካባቢ ደረጃ የሚዘጋጁ ኘሮጀክቶችን

ለመተግበር አስተዋጽኦ እንዲያደርግ ይህ የማሰልጠኛ ጽሁፍ ሲዘጋጅ የቴ/ሙ/ ተቋም ለመመሥረት ለሚፈልጉ

ተቋሞችን እንዲያገለግል ነው፡፡ ጽሁፋም በስድስት ምዕራፎች የተከፋፈለ ሲሆን እነዚህም እንደሚከተሉት

ናቸው፡፡

ምዕራፍ አንድ ፣ የኘሮጀክት ፅንሰ ሃሣብና አስፈላጊነት (The Conception and importance of

Project)

ምዕራፍ ሁለት፣ የትምህርት ኘሮጀክትን መለየት (Identification of Education Project)

ምዕራፍ ሶስት ፣ የ TVET ኘሮጀክት አዘገጃጀት (Formulation of Tvet Project)

ምዕራፍ አራት፣ የትምህርት ኘሮጀክት ምዘና (appraisal of Educational Projectes)


ምዕራፍ አምስት፣ የትምህርት ኘሮጀክቶች አተገባበር (implementation of educational

Projectes)

ምዕራፍ ስድስት ፣ የ TVET ኘሮጀከት ክትትልና ግምገማ (Project Follw-up and Evaluation

in the TVET)

የሞጁሉ ዓላማ

የሞጅሉ አጠቃላይ ዓላማ አዲስ ለሚከፈቱ ይሁን ለነባር TVET inisititution በአካባቢው ህብረተሰብና

ሌሎች ጉዳዩ የሚመለከታቸው አካላት ንቁ ተሳትፎ በክፍለ ከተማችን የ TVET ፕሮጀክት ማዘጋጀትና

መተግበር እንዲችሉ ማስቻል ነው፡፡

ይህን ሞጁል ካጠናቀቃቸሁ፣

በክፍለ ከተማ አስፈላጊ የሆኑ የ TVET ፕሮጀክቶችን ለይታችሁ ማውጣት ትችላላችሁ፡፡

ጥሩ የፕሮጀክት ንድፈ ሃሳብ ማዘጋጀት ያስችላል፡፡

በክፍለከተማ የሚዘጋጁ ፕሮጀክቶችን በብቃት መተግበር ትችላላችሁ፡፡

1.1. የኘሮጀክት ትርጉም /Project Definition /

እንደማንኛውም የልማት ዘርፎች የቴ/ሙ/ስ/ ተቋም በርካታና ጠቃሚ ተግባራት በኘሮጀክት መልክ ይከናወናሉ

፡፡Project define as a piece of work, etc that is planned and organized

carefully and designed to achieve a particular aim (Oxford Dictionary,

1995) ኘሮጀክት የታለመ ግብን ለማሳካት ሲባል በተወሰነ በጀትና ጊዜ የተለያዩ ተግባራትን በዕቅድ መምራት

ማለት ነው፡፡ ኘሮጀክትን በተመለተ የተለያዩ ሀሳቦችን ትርጉም ቢኖርም የሚከተሉት ባህሪያት በሁሉም

ኘሮጀክቶች በጋራ የማታዩ ባህሪያት ናቸው ፡፡

ኘሮጀክት የተወሰኑ ዓላማዎች፣ ተግባራት፣ ጊዜ፣ ወጪ፣ ቦታ፣ተጠቃሚ ክፍሎች እና የሚጠበቅ ውጤት

አሉት፡፡

ኘሮጀክት …ውስን ሀብቶችን ማለትም የካፒታል መዋለንዋይን ጥሬ ሀብትን፣ የሰው ጉልበትን ወዘተ

አቅርቦት በአግባቡ በመጠበቅ የሚንቀሳቀስ ነው፡፡

ኘሮጀክት በአብዛኛው ልዩ የገንዘብ ጥንቅር Financial Arrangements

አለው ለምሳሌ ከተለየዩ ድርጅቶች የሚገኝን ብድርና እርዳታ የህብረተሰብ አስተዋጽኦ፣ ከመንግሥት

… የሚመደብ በጀት ወዘተ ተጠቃሽ ናቸው፡፡

ኘሮጀክት የአንድን ህብረተሰብ የማህበራዊና ኢኮኖሚ ደረጃ ተከትሎ የሚዘጋጅ ነው፡፡


ኘሮጀክት አንዳንድ ጊዜ በተወሰነ የአካባቢ ምቹ ሁኔታዎችና የህብረተሰብ ችግሮች ላይ የተመሠረተ የልማት

ተነሳሽነትን ይጠይቃል ፡፡

ኘሮጀክት የብሔራዊ የክልል፣ የአካባቢና የተቋማት ፖሊሲና ኘሮግራሞችን ተግባራዊ ለማድረግ

የሚያገለግል መሣሪያ ነው፡፡ የፖሊሲና ስትራቴጂያዊ ዕቅዶች የታለሙ ግቦችን ለማሳካት አቅጣጫ

አመልካቾች እንጂ በራሳቸው ለኘሮጀክቱ ትግበራ አገልግሎት በቂ አይደሉም፡፡ ለምሳሌ ፡- አዲሱ የቴ/ሙ/ት

ሥልጠና ፖሊሲ በቅድሚያ በግልጽ መብራራትና በኘሮግራም ዘርፍ መከፋፈል ይኖርበታል ፕሮግራም

በውስጡ በርካታ ተግባራትን ያቀፈ ሆኖ በልዩ ልዩ ፕርጀክቶች የተከፋፈለሊሆን ይችላል፡፡ለምሳሌ ት/ት

ልማት ዘርፉ ኘሮግራም Education sector development (ESDP) አንድ ማሳያ ነው ፡፡/ESDP

IV/ አንድ ትልቅ ኘሮግራም ሲሆን በውስጡ በርካታ ኘሮጀክቶች ሊኖሩት የሚችል ነው፡፡ ለምሳሌ ስራ አጥ

ዜጎችን፣ ሴቶችን፣ የተገለሉ የህብረተሰብ ክፍሎች፣ አካል ጉዳተኞችን የጐዳና ተዳዳሪዎችን የ TVET

ተሳትፎ ለመጨመርና TVET institution ለማስፋፋት የሚያስችልና ኘሮግራም ሀገራችን ኢትዩጵያ

በእቅድ ይዛ ትንቀሳቀሳለች፡፡

ከላይ የተጠቀሱት ጉዳዩች እያንዳንዳቸው በአንድ ወይም ከዛን በላይ ወደሆኑ ኘሮጀክቶች ሊለወጡ

ይችላሉ፡፡ሁሉም በአንድ ላይ ሲጠቃለሉ የቴ/ሙ/ት/ስ/ ማስፋፊያ ፕሮግራም ይሆናሉ፡፡

የኘሮጀክት ትርጉም ኘሮጀክቱን ለማስፈጸም ከተመደበ የሀብት/ Resource / መጠን ጋር የግድ

መገናኘት የለበትም፡፡ ኘሮጀክቶች እንደሚጠቀሙት የሀብት መጠን ትንሽ ወይም ትልቅ ሊሆኑ ይችላሉ፡፡

በአካባቢው ተነሳሽነት የሚዘጋጁና የሚከናወኑ አነስተኛ ኘሮጀክቶች /Micro-projects

ሲባሉ አንፃራዊ በሆነ መልኩ ትልቅና ውስብስብ የሆኑት ደግሞ ከፍተኛ ኘሮጀክት /Macro project

/ ሊባሉ ይችላሉ ፡፡ ለምሳሌ በአካባቢው ሕዝብ ተነሳሽነት የሚካሄድ አንድ ወይም ከዚያ በላይ መማሪያ

ክፍሎች ግንባታ አነስተኛ የተምህርት ኘሮጀክት/ Micro education project /ሲባሉ

የዩኒቨርስቲዎች ወይም የቴክኒክና ሙያ ማሰልጠኛ ተቋማት ማቋቋሚያ ግንባታ ደግሞ ከፍተኛ የትምህርት

ኘሮጀክት / Macro-education project / ሊባል ይችላል፡፡

1.2. የ TVET ኘሮጀክቶች አስፈላጊነት the importance of TVET Project

የTVET ዘርፍ ወይም በሌሎች የልማት ዘርፎች የሚካሄዱ የልማት እንቅስቃሴዎች ሁልጊዜ

በመደበኛው ሥራ የአፈጻጸም ሥርዓትና ደንብ የሰው ኃይል አደረጃጀትና አወቃቀር እንዲሁም በጀትና

ቁሳቁስ ላይከናወኑ ይችላሉ፡፡ ለዚህም የሚከተሉት በምክንያትነት ሊጠቀሱ ይችላሉ፡፡

ከፍተኛ የሆነ ሀብት/ Resource / አንዳንድ ጊዜም የውጭ ምንዛሪን ጭምር ሊጠይቁ

ስለሚችሉ፣

ከተለያዩ ቦታዎች የተወሳሰበና ከፍተኛ የሆነ ልምድና ግብዓት ስለሚጠይቁ ፣


አንገብጋቢና በአስቸኮይ መፈፀም የሚገባቸው ሊሆኑ ስለሚችሉ፣

የተለያዩ ድርጅቶች ተሳትፎን ሊጠይቁ ስለሚችሉ፣

ከዚህም በላይ በትምህርት ዘርፍ የማካሄዱ ኘሮጀክቶች ልዩ የሚያደርጋቸው ተጨማሪ የራሳቸው አሳማኝ

ምክንያቶች አሉ፡፡ እነዚህም ፡-

የትምህርት ከሌሎች የልማት ዘርፎች ጋር ተያያዥነት ያለው መሆኑን

የትምህርት ሥራ ለመንግሥት ብቻ የተጣለ ስላልሆነ፣

የትምህርት ሥራ ለማስፋፋትና ለማንቀሳቀስ ከፍተኛ ሀብት ስለሚጠይቅ፣

ትምህርት በጥራት ለመስጠት በአካባቢ ፣በብሔራዊና በአለም አቀፉ ደረጃ ለሚካሄድ የቴክኖሎጅና

የመረጃ ፣የዕውቀት ልምዶች ዕድገትና ለውጥ ጋር አብሮ ማራመድ ስለሚያስፈልግ ነው፡፡

የትምህርት ሥራ በኘሮጀክት መልክ ለማካሄድ ከላይ ከተጠቀሱት አንዱ ወይም ከዚያ በላይ የሆኑት በቂ

ምክንያቶች ሊሆኑ ይችላሉ፡፡በ TVET ወይም በሌሎች የልማት ዘርፎች የሚታዩ ኘሮጀክቶች ከመደበኛው

የቢሮክራሲ ውጣ ውረድ አሠራር ጋር ሲነፃፀር ብቃትና ጥራት ያላቸው ቢሆኑም በሌላ በኩል ደግሞ

ኘሮጀክቶች በትክክል ካልተለዩ፣ ካልተዘጋጁና በጥንቃቄ ካልተመሩ አባካኝና ውጤት አልባ ሊሆኑ ይችላሉ፡፡

የትምህርት ኘሮጀክቶች ከሃሣብ ማመንጨት ጀምሮ እስከ ውጤት ገምገማ ድረስ በርካታ ደረጃዎችን

ያልፋል፡፡ እነዚህም ደረጃዎች በአሳማኝ መልኩ በቅደም ተከተል የተቀመጡ ናቸው

የኘሮጀክት ደረጃዎች / በቀላሉ የተዘጋጀ/


ኘሮጀክትን ለይቶ ማውጣት

(project Identification )

ብሔራዊ ፖሊሱ ስትራቴጂ

Sectoral policy strategy

ብሄራዊ ፓሊሲ /እስትረራቴጂ/ የሕብረተሰብ ፍላጐት (situational analysis, Demand

analysis, need assessment)

ምዕራፍ ሁለት

የ TVET ኘሮጀክትን መለየት ፣

ኘሮጀክቶችን መለየት ማለት በርካታ የኘሮጀከት ሃሳቦችን ከመረመሩ በኃላ ከሚቀርቡት አማሪጮች በጣም

አስፈላጊና ጠቃሚ የሆነውን ለይቶ ማውጣት ማለት ነው፡፡ በምንለይበት ጊዜ በርካታ ጠቃሚ ተግባራት ይሆናሉ

እነዚህም፡-

2.1. መረጃ ቋት ማቋቋም (Establishing Database )


የኘሮጀክት ዝግጅት

Project preparation የብሔራዊ / ክልላዊ ወረዳ

ማህበራዊና ኢኮኖሚያዊ መረጃ

የኘሮጀከት ምዘና

( Project Appraisal )

የኘሮጀክት ምዘና

(Project Appraisal )

የኘሮጀክት ትግበራ

Project Implementation

የኘሮጀከት ግምገማ

( project Evaluation )

ኘሮጀክት ለማዘጋጀት መሠረታዊ መረጃዎች ያስፈልጋሉ ፡፡ እነዚህ መረጃዎች ኘሮጀክቶችን ለመለየትና

ሌሎች የኘሮጀክት ደረጃዎች ለማከናወን በጣም አስፈላጊ ናቸው ፡፡ የሚያስፈልጉን መረጃዋች ዓይነትና ብዛት

እንደ ኘሮጀክቱ ባህሪያ ውስብስበነት ይለያል፡፡ ምንም ይሁን ምንም ጥሩ የተምህርት ኘሮጀክት ሀሳብ ለመለየት

በቂና አስተማማኝ የሆኑ አህዛዊና አህዛዊ ያልሆኑ መረጃዎች Quantitative and qualitative data

ያስፈልጋሉ፡፡የምትሰበሰቡዋቸው መረጃዋች በአብዛኛው በምታዘጋጁትና በምትገብሩት የፕሮጀክት አይነትና ደረጃ

ይወሰናል፡፡ለምሳሌ የቴ/ሙ/ ማስፍፊያ ፕሮጀክትየምታዘጋጁ ከሆነ የምትሰበስቡት መረጃ እነሱም ክፍለ ከተማ

በተጨማሪስለወረዳው ጂኦግራፊያዊ፣ አስተዳደራዊ፣ ማህበራዊ፣ ኢኮኖሚያዊ፣ ባህላዊ ቴክኖሎጅና ሌሎችም

ጠቃሚ ግንዛቤ ሊኖር ይገባል፡፡

2.2. የትምህርት ዓበይት ችግሮችን ለመለየት ፣መተንተንና ቅድሚያ ትኩረት መስጠት (Identifying,

Analyzing and prioritizing major problems of education )

አንድ የትምህርት ኘሮጀክቶችን መለየት የሚቻለው በቅድሚያ በአካባቢው እንዲሁም በወረዳው ያለውን

የትምህርት ችግሮች ማወቅና መተንተን ስንችል ብቻ ነው፡፡ አንዴ የ TVET ችግሮችን ለይተን ካወጣን

ለየትኛው ችግሮች የኘሮጀክት ሀሳብ መቅረጽ እንደምንችልና ሌሎች ችግሮች ደግሞ በተለየ መንገድ መፈታት

እንዳለባቸው መረዳት እንችላለን ለዚሁም የሚያሰፈልጉን የአካባቢው ህብረተሰብና የሌሎች ጠቃሚ

ባለድርሻዎች / Important stakeholders / ንቁ ተሳትፎ አስፈላጊ ይሆናል፡፡ ይህም የትምህርት

ኘሮጀክቶችን ለመለየተ፣ ለማዘጋጀት ፣ ለመተግበር ፣ ለመከታተልና ለመገምገም ከሚደረገው ተሳትፎ ጋር እኩል

ጠቀሜታ አለው፡፡

በአካባቢያችንና በተቋማት ላይ የሚታዩ የ TVET ችግሮች በርካታና ዘርፈ ብዙ ሊሆኑ ይችላሉ ፡፡ ከእነዚህም

መካከል የውስጥ ቁሳቁስ ( …ትልልቅ ማሽነሪዋች ኢፍትሃዊ ፣ የጾታ፣የአካባቢ ፣ ወዘተ / በፋብሪካዋች ውስጥ

የሚሰጡ የትብብር ስልጠና ከፍተኛ የትምህርት ውስጣዊ ብክነተ ፣ የተምህርት ጥራት መጓደል፣ ደካማ

የተምህርት አሰጣጥ (non skillful Education) ተግባር ተኮር ዕቅድና አስተዳደር ወዘተ ችግሮች ሊሆኑ

ይችላሉ፡፡

ችግሮቹ ከተለዩ በኋላ እያንዳንዳቸው በጥሞና መተንተን ይኖርባቸዋል፡፡ የችግሮች ትንተና ከሌሎቹ ጋር በመሆኑ

የሚከተለውን ጠቀሜታ ይሰጡናል፡፡

- የችግሩን ምንጭ ለመለየት፣

- የችግሩን ክበደት ለማወቀ፣

- ችግሩ በአካባቢው/ በተቋሙ ምን ያህል ዕውቅና እንዳለው ለመገንዘብ ፣

- የአካባቢውን ሕብረተሰብ በንቃት ለማሳተፍ፣

- ችግሮችን ለመፍታት የተለየዩ ሀሳቦችን ለማሰባሰብ ፣


- በኘሮጀክት ሂደት የአካባቢውን ሕብረተሰብ ድጋፍ ለማግኘት ይረዱናል፣

በክፍለከተማ ደረጃ የ TVET ተቋማትን ችግሮችን ለመተንተን በቅድሚያ ችግሮችን በቅደም ተከተል

ማስቀመጥ ያስፈልጋል፡፡ ስናስቀምጥም በራሳችን አቅም ሊፈቱ የሚችሉ ችግሮች የተለየ ትኩረት መሰጠት

አለብን፡፡ በአጠቃላይ የትምህርት ችግሮችን በቅደም ተከተል ለማስቀመጥ የሚከተሉትን ማየትና መገምገም

አስፈላጊ ይሆናል፡፡

- የአገር አቀፍ/ ፣ የክልል፣የልማት ፖሊሲዎችና ስትራቴጂዎች ፣

- የቴ/ሙ/ ት ስልጠና ፖሊሲና ስትራቴጂዎች፣

- የአገር አቀፍ/ ፣የከልል፣ የትምህርት ኘሮግራሞች ፣ዕቅዶች ፣

- የአገር አቀፍ/ ፣ TVET ኘሮግራሞች /ዕቅዶች/

- TVET institution ከሌሎች የልማት ዘርፎች ያሉት ችግሮች ትስስርና ግንኙነት ፣

- የአካባቢውና የክልሉ የሀብት አቅም፣

- የችግሩ አንገብጋቢነትና ሌሎች ችግሮችን ለመፍታት የሚያደርገው አሰተዋጽኦ፣

- የችግሩ ስትራቴጂካዊ ባህሪ፣

ከዚህ በላይ የተጠቀሱትን በጥሞና ከመረመርናቸው ችግሮቻችንን በጥንቃቄ ማሰቀመጥና የትኛው በኘሮጀክት

መልክ መዘጋጀትና መተግበር ያለበት መሆኑን ማወቅ እንችላለን፡፡

ምዕራፍ ሶስት

TVET ኘሮጀክት አዘገጃጀት (Formulation of TVET project)

የኘሮጀክት ዝግጅት የተመረጠውን የኘሮጀክት ሀሳብ በዝርዝር የሚብራራበትና የሚገለጽበት የመጀመሪያው

የኘሮጀክት ደረጃ ነው፡፡የኘሮጀክት ሰነድ ዝግጅት ሁለት አበይት አላማዋች አሉት፡፡እነዚህም

ሀ/ የኘሮጀክቱን መነሻ ሀሳብ ዘርዘረ ባለ መልኩ ለማዘጋጀት፣ ይህም የኘሮጀክቱን አስፈላጊነትና

ጠቀሜታ በሚያሳምን መልኩ ማሳየት ያስችላል፡፡

ለ/ የኘሮጀክቱ ሀሳብ ተቀባይነት ካገኘ ኘሮጀክቱን ለመተግበር ፣ለመከታተልና ለመገምገም የሚያስችል የትግበራ

ኘሮግራም ለማዘጋጀት ይረዳል፡፡የኘሮጀክት ዝግጅት ብዙ ጊዜ የኘሮጀክቱን የአዘገጃጀት ሂደት የሚያመለክት

ግልጽ አዘገጃጀት መመሪያ /Terms of reference መዘጋጀት ያስፈልገዋል፡፡


የ TVET ኘሮጀክት ዝግጅት ለአሠራር የሚየግዙ የተለያዩ የዝግጅትቅጾች/Forms/ ሊኖራቸው ይችላል፡፡ እነዚህ

የተለየዩ የዝግጅት ቅጾች እንደ ኘሮጀክቱ ባህሪ ይለያያሉ፡፡ ኘሮጀክቶች በተዋረድ ባሉ መንግሥታዊና መንግሥታዊ

ያልሆኑ ድርጅቶችና በተቋም ደረጃ ሊዘጋጁ ይችላሉ፡፡ የተዘጋጁትም ኘሮጀክቶች እንደሚቀርቡበት ድርጅት ዓይነት

ይለያያል፡፡ እንደየኘሮጀክቶች ባህሪ የዝግጅት ቅጾች የተለያዩ ቢሆንም በሁሉም የትምህርት ኘሮጀክቶች በጋራ

የሚታዩ ነገሮች አሉ፡፡ በ ኘሮጀክት ዝግጅት ወቅት ትኩረት ሊሰጣቸው የሚገቡት የሚከተሉት ናቸው ፡፡

3.1. ለኘሮጀክቱ ተስማሚ ስያሜ መስጠት / Creating an Appropriate project title/

የኘሮጀክት መጠሪያ ስም ለኘሮጀክት ዝግጅት አንዱ ጠቃሚ ነገር ነው፡፡የኘሮጀክቱ ስያሜ ሁልጊዜ ማራኪ፣

ግልጽና ኘሮጀክቱ የሚፈልገውን ዓላማ በቀላሉ የሚያመለክት መሆን ይኖርበታል፡፡ የኘሮጀክቱን ስያሜ

በመመልከት ሰዎች ኘሮጀክቱ ምን እንደሚሠራ ሊያውቁ ይገባል፡፡ በሽሮ ሜዳ አካባሊ ለሚኖሩ

ሥራ አጥ ዜጐች ይህውም ቁጥራቸው 3 ዐዐዐ የሚሆኑ ችግረኛ ሴቶች ወጣቶችና ሁሉንም የህብረተሰብ ክፍል

ያካተተ እንዲሁም ጥራቱን የጠበቀ የክህሎት ስልጠና በመስጠት ወደሥራ ማሰማራት ፡፡ይሀውም በክፍለ

ከተማችን የከተማው ዳር ላይ ለሚኖሩ እናቶች የማገዶ ቆጣቢ ምድጃና ላቀች ምድጃ ለማሰልጠን ወደ ስራ

መሰማራት ሊሆን ይችልል፡፡

3.2. የኘሮጀክት ገጽታ /Project Context/

ይህ ኘሮጀክቱ ስለሚከናወንበት አካባቢና ብሎም ተቋም የሚያስተዋወቅበት ክፍል ነው ፡፡ ለምሳለ ከዚህ

በላይ ስለተጠቀሰው ኘሮጀክት የአካባቢው አጠቃላይ ገጽታ መስጠት ይኖርበታል፡፡ ለምሳለ የሚከተሉትን

ማካተት ይቻላል፡-

የሽሮሜዳ አካባቢ ጂኦግሪፊያዊ ሁኔታ፣

ሰለአካባቢው የፖለቲካ አመራርና አስተዳደር አጭር መግለጫ፣

የማህበራዊና ባህላዊ ሁኔታዎች፣

ስለኢኮኖሚ እንቅስቃሴ፣

ያለው የሀብት አቅም፣

…የህዝብ ብዛት አሰፋፈር ወዘተ

በኘሮጀክት ገጽታ ገለጻ ላይ ኘሮጀክቱ ስለሚያከናውንበት አካባቢ ዝርዝር ማብራሪያ መስጠት

ያሰፈልጋል፡፡ለምሳሌ ኘሮጀክቱ ስለሚያከናውንበት ቀበሌ፣ ወረዳ፣ ክፍለ ከተማ ወይም ከተማ

3.3. የትምህርት ዘርፍ ትንተና / Education sector analysis/


የ TVET ኘሮጀክት የምናዘጋጅ ከሆነ ሰለትምህርቱ ዘርፍ በቂ ትንተና መስጠት አስፈላጊ ይሆናል፡፡የዘርፍ

ትንታኔ/ Sector analysis / ሲደረግ ዘርፉ በአገር አቀፍ ፣ በክልልና በክ/ ከተማ ደረጃ ስላለበት ሁኔታ

በተለይም ኘሮጀክቱ በክ/ ከተማ ደረጃ የማፈፀም ከሆነ በክ/ ከ ደረጃ ላይ ትኩረት በመስጠት መተንተን

ይኖርበታል፡፡ የዘርፉ ትንታኔ ስፋትና ጥልቀት እንደኘሮጀክቱ ዓይነት ሊለያይ ይችላል፡፡

- የ TVET ዘርፍ ትንታኔ የሚከተሉትን ያጠቃልላል፡፡

- ስለ TVET ሥልጠና ፖሊሲ፣ሰለተቋማት ጥራት ኦዱት መመሪያ ኘሮግራምና ውጤትን መሠረት ያደረገ

የት/ …ና ስልጠና ዘርፍ ስትራቴጂ የትብብር ስልጠና ወዘተ

- በየደረጃው ስለሚገኘው የ TVET አደረጃጀትና አመራር መግለጽ ፣

- የቴክኒክና ሙያ ስትራቴጂከ፣ዕቅድና ኘሮግራም ወዘተ ማስረዳት ፣

- በአገር አቀፍ፣ በክልል እና በክፍለከተማ እንዲሁም በወረዳ ደረጃ ስላለው ተማሪዎች ብዛት፣

- የ TVET ሴክተር ዓበይት ክንዋኔዎችና ችግሮች ፣

- የ TVET ሀብት /Incomgenerating activity in the TVET/

- ስለ ክፍለከተማው ብሎም ስለወረዳው ልዩ የ TVET መረጃ መተንተን ያስፈልጋል፣

የትምህርት ዘርፍ ትንተና ስለኘሮጀክት ቅድመሁኔታና ኘሮጀክት ሊፈታው ሰለሚፈለገው ትምህርት የ

(TVET) ችግር በቀላሉ ማቅረብ የስችላል፡፡

3.4. የኘሮጀክት ማብራሪያ / ማሳመኛ / Project Justification /Rational

ይህ ክፍል ጠቃማና አስፈላጊ የሆነ የኘሮጀክት ዝግጅት አንዱ ክፍል ነው፡፡በዚህ ክፍል ኘሮጀክት ተቀባይነትና

ድጋፍ በተለይም የገንዘብ እጥረት እንዳያጋጥመው ለማድረግ ያሉንን አሳማኝ ነጥቦች በሙሉ የምናካትትበት

ነው፡፡ በተለይ ኘሮጀክቱ በእርዳታ ስም በድርጅቶች የሚደገፍ ከሆነ ተፈላጊውን

የገንዘብ ድጋፍ ለማግኘት በቀላሉ የማይበገር አሳማኝ ነጥብ ማስቀመጥ ይኖርብናል፡፡ የኘሮጀክቱ ማሳመኛ

ነጥቦችን በምናዘጋጅበት ወቅት የሚከተሉትን ማየት አስፈላጊ ይሆናል፡፡

- ኘሮጀክቱ ትኩረት ሊሰጠው ሰላሰበው ቁልፍ ችግር ፣

- በአሁኑ ጊዜ ኘሮጀክቱ ለምነ እንዳሰፈለገ፣

- ኘሮጀክቱ የየትኛው የመንግሥት ልማት ኘሮግራም ደጋፈ ማስፈፀሚያ እንደሚሆን ከመንግሥት ትኩረት

አቅጣጫ ጋር ያለው ተያያዥነት፣

- የህብረተሰቡ ተሳትፎን ኘሮጀክቱን እሴት እንደሚደግፉት ችግሩን ለመፍታት የተደረገ ጥረት፣

- ከኘሮጀክቱ የሚገኘው ጥቅም በአመዛኙ ከኘሮጀክቱ ውጪ መብለጡን ፣

- የኘሮጀክቱ ተጠቃሚዎች እነማን እንደሆኑ፣ እንዴት እንደሚጠቀሙ እና እንዴት እንደሚመረጡ፣


- ኘሮጀክቱ ለተዘረጉ የህብረተሰብ ክፍሎችና አካባቢዎች ትኩረት ስለመስጠቱ፣ ለምሳሌ

…ሴቶች፣ህፃናት፣ድሀዎች፣ አካል ጉዳተኞች ወዘተ

- የኘሮጀክቱ ቀጣይነት ፣

- በኘሮጀክቱ ፍጻሜ ይኖራሉ ተብለው የሚገመቱ ሁኔታዎች

ከዚህ በላይ የተጠቀሱት ለኘሮጀክታችሁ ማሳመኛ ሊሆኑ የሚችሉ አንዳንድ ምሳሌዎች ናቸው፡፡ አንድ ነገር

ማስታወስ ያለባችሁ የምናቀርባቸው የማሳመኛ ነጥቦች የኘሮጀክታችንን ተቀባይነትና ከሚገኘው የሀብት ምንጭ

አንፃር የኘሮጀክታችንን ዕድል ይወስነዋል፡፡

3.5. የኘሮጀክት ዓላማዎች /Project Objectives)

የትምህርት ኘሮጀክት በሚዘጋጅበት ወቅት የኘሮጀክቱ ዓላማ ቀላል፣ የሚለካ፣የሚደረስበተ፣ እውነተኛና

በጊዜ የተወሰነ መሆኑ በጣም አስፈላጊ ነው፡፡ የኘሮጀክቱ ዓላማ ፣የአፋጣኝ ፣የመካከለኛና የረጅም ጊዜ ሊሆኑ

ይችላሉ፡፡

ምሳሌ፡ -

በአጭር ጊዜ ዓላማ በሽሮሜዳ TVET እያንዳንዳቸው 4 ክፍል ያላቸው የመማሪያ ክፍሎችና ወርክሾፖች ለ----

TVET institution በ 2 ዐዐ 6 ዓ.ም. የትምህርት ዘመን መገንባት ፣

የመካከለኛ ደረጃ ዓላማ ፡- በሽሮሜዳ TVET በ 2 ዐዐ 6 ዓ.ም. የትምህርት ዘመን መጀመሪያ በተጠቀሰው

የ TVET ተቋም 2 ዐዐዐ ወጣቶችና ጐልማሶች እንዲማሩ ማድረግ ፣

የረጅም ጊዜ ዓላማ፡- በሽሮሜዳ TVET በ 2 ዐዐ 7 ዓ.ም. የሥራ አጥ ወገኖቻችንን በሙሉ የ TVET

ክህሎት ስልጠና በመስጠት ሥራ እንዲያገኙ ማድረግ፣

የ TVET ኘሮጀክት ዓላማ በምናዘጋጅበት ወቅት ዓላማው የሚከተሉትን የያዘ መሆን አለበት ፡፡

እነዚህም፡-

ከሌሎች የልማት ዘርፎች ጋር ተያያዥነት ያለው መሆን፣

ከአቅም ጋረ የተጣጣመ መሆኑ፣

በአካባቢው ህብረተሰብ ተቀባይነት ማግኘቱ፣

በቀላሉ ወደተግባር ሊተረጐም መቻሉ፣

ከሌሎች የኘሮጀክት ክፍሎች ጋር ግንኙነት ያለው መሆኑ መታየት አለበት፣


የኘሮጀክት ዓላማዎችን በምናዘጋጅበት ጊዜ ለግምገማና ምዘና የሚረዱአመልካቾች አህዛዊና አህዛዊ

ያልሆኑ፣ መካተት ይኖርባቸዋል፡፡ ይሀም የኘሮጀክቱን ግብ የምናሳካበትና በሂደትም በዕቅዳችን መሠረት

መጓዛችንን የምናረጋግጥበት ነው፡፡

3.6. የኘሮጀክት ተግባራት /Project Activities/

የኘሮጀክቱን ዓላማ ለማሳካት የምናከናውነው ሁሉ የኘሮጀክት ተግባራት ይባላሉ፡፡ ኘሮጀክቱን ደረጃ በደረጃ

ለመተግበር እንድንችል የኘሮጀክቱ ተግባራት ተከታታይነት ባለው መልኩ ተዘርዝረው በኘሮጀክቱ ሰነድ

ውስጥ በግልጽ መቀመጥ ይኖርባቸዋል፡፡

3.7. የ TVET ኘሮጀክት ተግባራት የሚከተሉትን ሊያሟሉ ይገባል

- ከተቀመጡት የኘሮጀክት ዓላማዎች ጋር መያያዝ፣

- ከኘሮጀክቱ ውጤት ጋር መተሳሰር፣

- አሳማኝ በሆነ መልኩ በቅደም ተከተል መቅረቡ፣

- በተወሰነ የጊዜ ገደብ መከናወን፣

- በታቀደው ኘሮጀክት ግብዓት መሠረት ሊፈፀው መቻላቸው ፣

- በኘሮጀክቱ ዕድሜና የሥራ መጠን /Scope / መሠረት መጠናቀቅ የሚችሉ መሆን

ይኖርባቸዋል፣

ዘርዘር ብሎ የሚቀርብ የኘሮጀክት ተግባራት የኘሮጀክቱን ዋጋ ከማቅለሉ በተጨማሪ ሥሪዎችን በቀላሉ

ለመከታተል ያስችላል፡፡

3.8 የኘሮጀክት ግብዓት / Project Inputs/

የኘሮጀክት ግብዓት ማለት የኘሮጀክቱን ዓላማ ለማሳካት ሲባል በኘሮጀክቱ ትግበራ ወቅት

የምንጠቀምባቸውና የምንገለገልባቸውን ሁሉ ያጠቃልላል፡፡ በኘሮጀክት ዝግጅት ወቅት የማፈለጉ ኘሮጀክት

ግብዓት በሙሉ አንድ ሳይቀር መካተት ይኖርባቸዋል፡፡በአብዛኛው የኘሮጀክት ግብዓት የሚከተሉትን ያካትታል፡፡

የሰው ኃይል /Human Resource / ሁኔታ በሥራ መደብ በብዛት፣በትምህርት ደረጃ ለሚፈለግበት

… ጊዜ ወዘተ ፣

…የሚያስፈልጉ ቁሳቁሶች ፣ በዓይነት ፣በብዛት፣ በጥራት፣ በጊዜ ወዘተ

የገንዘብ /Financial Resource / መጠን፣ ፍሰት፣ጊዜ ፣ወዘተ ፣

ሌሎች ሀብቶች ናቸው፡፡


በኘሮጀክት ትግበራ ወቅት የኘሮጀክት ግብዓቶች በብቃትና በጥሪት መቅረብ የኘሮጀክቱን በብቃት

ለመተግበር ወሳኝነት አለው ፣

3.9 የኘሮጀክት ውጤትና ስኬት / Project out puts and impact /

የ TVET ኘሮጀክት ሲዘጋጅ አንዳንድ ውጤቶች እንደሚገኙና በመጨረሻመ የነበረው ሁኔታ ያሻሽላል

፣ይለውጣል፣ ስኬቱም ያምራል፣ በሚል ግምት ነው፡፡ ሰለዚህ የ TVET ኘሮጀክትም ሆነ ሌሎች ኘሮጀክቶች

የራሳቸው የሆነ ውጤትና ስኬት ይኖራቸዋል፡፡ በኘሮጀክቱ ሰነድ የኘሮጀክቱ ውጤትና ስኬት በግልጽ

መቀመጥ ይኖርበታል፡፡

ለምሳሌ፡- የአንድ TVET ኘሮጀክት ዓላማ መምህራንን /አሰልጣኞችን/ በማሰልጠንና በመቅጠር

የትምህርቱን ጥራት ማሻሻል የሚል ከሆነ የኘሮጀክቱ ውጤትና ስኬት የሚከተለው ሊሆን ይገባል፡፡

የኘሮጀክቱ ውጤት የሚገለፀው በሰለጠኑ መምህራን ብዛት ዓይነት ፣ የተምህርት ደረጃና የሥራ አፈጻጸም

ይሆናል፡፡ የኘሮጀክቱ ስኬትም በሚከተለው ሁኔታ ይገለጻል፡፡

- በተማሪ መምህር ጥምርታ መሻሻል

- በተማሪዎች ውጤትና ክህሎት መሻሻል

- በማስተማር መማር መሻሻል ብቃትና ጥራት ይሆናል

- የክህሎት ብቃትተወዳዳሪ የሆነና ተፈላጊነተቸው የጨመረ መሆኑ፣

በአጠቃ ላይ የኘሮጀክት ውጤትና ስኬት፡-

- ከኘሮጀክቱ ዓላማ ጋር የማያያዝ፣

- ተጨባጭ/ Concrete /

- በተወሰነ የጊዜ ገደብ ሊገኙ የሚችሉ፣

- የሚለኩ፣

- የኘሮጀክቱ ተግባራት ውጤት ሊሆኑ ይገባል፡፡

በተለይ የኘሮጀክቱ ስኬት የኘሮጀክቱን ጠቀሜታ ለማሳመንና ኘሮጀክቱ ለወደፊቱ ሊያመጣው ወደሚፈለገው

ለውጥና ራዕይ በማተኮር በኘሮጀክቱ ሰነድ በዝርዝር መቅረብ ይኖርበታል፡፡

3 ፡ 1 ዐ - የኘሮጀክቱ በጀት ግምት /Project Budget Estimate /

አንድ የኘሮጀክት ዓላማዎች፣ ተግባራት ፣ግብዓት፣ ውጤናት ስኬት ከተገለፁ በኋላ ቀጣዩ ተግባር የኘሮጀክቱን

ማሰፈጸሚያ ገንዘብ ግምት ማስቀመጥ ይሆናል፡፡ በኘሮጀክቱ ዝግጅት ወቅት ኘሮጀክቱን ለማስፈፀም


የሚያስፈልገውን ገንዘብና ሌላም ሀብት ጥቅለ በሆነ መልኩ ለውሳኔ ሰጭዎች ለማሳየት ሲባል ረቂቁ

ይሠራል፡፡ የበጀቱ ግምት የኘሮጀክቱን ቀጥታ ወጪና መደበኛ ወጪ ሊየመላክት ይገባል፡፡

3 ፡ 11 የኘሮጀክት ክትትል / Project monitoring and evaluation/

አንድ ኘሮጀክት ሲዘጋጅ ኘሮጀክቱን በትግበራ ወቅትና ከዚያም በኋላ እንዴት መከታተልና መገምገም

እንደሚቻል በግልጽ ማስቀመጥ ይኖርበታል፡፡ ምነም እንኳን በኘሮጀክት ትግበራ ዕቅድ ዝግጅት ውሰጥ

ሰለኘሮጀክት ክትትልና ግምገማ በዝርዝር ቢካተትም በኘሮጀክት ዝግጅቱ ወቅት ሰለኘሮጀክቱ ክትትልና ግምገማ

እንዲሁም ስለሚያስፈልገው ሀብት / Resource / መሠረታዊ መረጃ መስጠት አስፈላጊ ነው፡፡

በኘሮጀክት ሰነድ ውስጥ የኘሮጀክት ክትትልና ግምገማ የሚከተለውን ማሳየት ይኖርበታል፡፡

- ኘሮጀክቱ በምን ወቅት ክትትልና ግምገማ እንደሚከናወን፣

- ሊኖር ስለሚገባው የኘሮጀክት ክትትልና ግምገማ መዋቅርና ሥርዓት/Structure and

systems

- የምንጠቀምበት መሣሪያ

- እነማን እንደሚሳተፉ፣

- የሚያስፈልጉ መረጃዎች፣

- የተገኘው የክትትልና ግምገማ መረጃ እንዴት እንደሚቀነባበር አገልግሎት ላይ እንደሚውልና

እንደሚሰሪጭ መዘርዘር ይኖርበታል፡፡

- የኘሮጀክት ክትትልና ግምገማ በመጨረሻው ምዕራፍ ዘርዘር ባለ መልክ ቀርቧል፡፡

3 ፡ 12 የኘሮጀክት ቀጣይነት / Project Sustainability /

የ TVET ኘሮጀክት በአጠቃላይ ከኘሮጀክቶች ፍጻሜ በኋላ ይቀጥላል፡

ስለዚህ በኘሮጀክት ሰነድ ውስጥ አንድ ኘሮጀክት ከተከናወነ በኋላ ኘሮጀክቱ እንዴት እንደሚቀጥልና ውጤት

እንደሚያመጣ በዝርዝር ማመልከት አስፈላጊ ነው፡፡ የሚከተሉትን በግልጽ ማሳየት ያስፈልጋል፡፡

- ኘሮጀክቱን ማን ይረከበዋል እንዴትስ ይንቀሳቀሳል

- ሥራው እንዴት ይደራጃል እንዴትስ ይመራል

- ሥራውን ለመቀጠል የገንዘብ ድጋፍ ከየት ይገኛል

- የኘሮጀክቱን ስኬት እንዴት ማራዘም ይቻላል

ኘሮጀክቱ አስፈላጊነቱ ከታመነ እንዴት ማሳደግና ማባዛት ይቸላል


የኘሮጀክት ዝግጅት ሊያጋጥሙ ስለሚችሉ ስጋቶችና አሉታዊ ውጤቶች ማመልከት ይኖርበታል፡፡ ከዚህ

በተጨማሪም የቅድሚያ የትግበራ ዕቅድና ኘሮጀክት ማጠቃለያ መዘጋጀት ይኖርበታል፡፡

ምዕራፍ አራት

የ /TVET ኘሮጀክት ምዘና /TVET Project Appraisal /

4 ፡ 1 የኘሮጀክት ምዘና አስፈላጊነት / The Necessity for project Appraisal /

የኘሮጀክት ግምገማ ማለት ኘሮጀክቱ ከተዘጋጀ በኋላ ጠቀሚነቱና አስፈላጊነቱ የሚመዘንበት ሂደት ነው፡፡

የኘሮጀክት ምዘና አንዱ ጥቅም ለኘሮጀክቱ ውድ የሆነ ሐብት ከመፋለሱ በፊት ጠቃሚነቱን ማረጋገጥ መቻሉ

ነው፡፡ ይህም አሳማኝ በሆኑ ምክንያቶች የኘሮጀክቱ ሰነድ ተመርምሮ ኘሮጀክቱ እንዲቀጥል ወይም

እንዳይቀጥል የሚወሰንበት የኘሮጀክት ሂደት ደረጃ ነው፡፡

የኘሮጀክት ምዘና የሚካሄደው ፡-

ችግሮች በትክክል ተለይተው መውጣታቸውን ለማረጋገጥ ፣

ለኘሮጀክቱ አሳማኝ ነጥቦች መቅረባቸውን ለማየት፣

የኘሮጀክቱ አቅም የተጠቀሱ ችግሮችን የዳሰሰ መሆኑን ለማጤን፣

ለኘሮጀክቱ የተጠየቀው ሀብት ከአቅማችን ጋር መመጣጠኑን ለማወቅ፣

ኘሮጀክቱ ጠቃሚና ተቀባይነት እንዳለው ለማረጋገጥ ነው፡፡

ኘሮጀክቶች ከመጽደቃቸውና ገንዘብ ከመመደቡ በፊት ጉዳዩ በሚመለከታቸው አካላት መመዘን አለበት ፡፡

አነስተኛና ጥቃቅን ኘሮጀክቶችም ቢሆኑ ሕብረተሰቡ እንዲቀበላቸውና የበኩሉን ድጋፍ እንዲያደርግ

በሕብረተሰብ መሪዎች መመዘን ይኖርባቸዋል፡፡

እንደኘሮጀክቶቹ ስፋትና ዓይነት የተለያዩ መስፈርቶች በኘሮጀክቱ ምዘና ወቅት ጥቅም ላይ ይውላሉ፡፡

ለተለዩ የትምህርት ኘሮጀክቶች ውስን መስፈርቶችን መጠቀም ይችላል፡፡

4.2 የኘሮጀክት ምዘና መስፈርቶች፣

4.2.1 ኢኮኖሚያዊ ምዘና Economic Appraisal ይህ ምዘና ከኘሮጀክቱ የሚገኘው ጥቅም

ከወጪው ጋር ሲነፃፀር የተሻለ ጥቅም የሚያስገኝ መሆኑ የሚረጋገጥበት ነው፡፡ በርካታ የኢኮኖሚ

ኘሮጀክቶች ጠቃሚነታቸውን ለማረጋገጥ በወጪና ጥቅም ትንተና /Lost benefit Analys / ላይ

ይመሠረታሉ፡፡ ይህመ ካለው ውስን ሀብትና በጥንቃቄ ከመጠቀም አኳያ ጠቃሚና የሚሠራበት ቢሆንም

በተለይ ከፍትሃዊነት / Equity / እና ከትምህርት መብት/ Right to education / አንፃር ለሚወጣው


ወጪ ብዙም ትኩረት ላይሰጥበት ይችላል፡፡ ለምሳሌ በአርብቶ አደር አካባቢ ትምህርትን ለማዳረስ ውጪ

ብቸኛ የውሳኔ መስፈርት ሆኖ ሊቀርብ አይችልም በተጨማሪ የትብብር ስልጠና ለሰልጣኞች ለማሰልጠን

የገንዘብ ወጪ አይጠይቅም፡፡ይሁን እንጂ የ TVET ከፍተኛ ሀብት ስለሚጠይቅ ኢኮኖሚያዊ ብቃት

/Economic Efficiency / ግምት ውስጥ ይገባል፡፡

4.2.2 ማሕበራዊ ምዘና /Social appraisal /

ይህ ዓይነቱ ምዘና ደግሞ ኘሮጀክቱ በአካባቢው ሕብረተሰብ ዘንድ ተቀባይነት ማግኘቱንና

መደገፉን ይመረምራል፡፡

4.2.3. ቴክኒካዊ ምዘና / Technical appraisal /

ይህ አይነቱ ምዘና ደግሞ ኘሮጀክቱ የማጠቀመውን ቴክኖሎጅ አግባብነት ያያል፡፡ ተፈላጊ ፋሲሊቲዎች

መሟላታቸውንና የኘሮጀክቱ ቦታ ተስማሚነትንም ጭምር ይፈትሻል፡፡

4.4.4. የፋይናንስ ምዘና /Financial Appraisal /

የፋይናንስ ምዘና ኘሮጀክቱ የጠየቀው ገንዘብ ስለመኖሩ በቂና ያለማቋረጥ ገንዘቡን ስለሚቻሉ ያገናዝባል፡፡

4.4.5. ኘሮጀክቱ የሚሰጠው ምርት ወይም አገልግሎት ተፈላጊነት ምዘና (Project product

services Demand Appraisal)

ይህ ምዘና ኘሮጀክቱ የሚሰጠው ምርት ወይም አልገሎት በሕብረተሰቡ ዘንድ ምን ጥቅምና

ተፈላጊነት አለው የሚለውን ይመረምራል፡፡

4.4.6. ተቋማዊ ምዘና /Institutional Appraisal/

ይህ ምዘና የኘሮጀክቱን ተቋማዊ ብቃት በመመርመር ኘሮጀክቱን ለመምራትና ለማስተባበር ያለው ዝግጁነት

እንደሁፍ ተፈላጊና የሰለጠነ የሰው ኃይል መኖሩን ያረጋግጣል፡፡

4.4.7 ሥርዓት ጾታዊ ተኮር ምዘና / Gender Sensitivity appraisal /

ይህ ደግሞ ኘሮጀክቱ ጾታዊ እኩልነትን ያገናዘበና በውስጡም ሥርዓተ ጾታዊ ተኮር መሆኑን ያረጋግጣል፡፡

4.4.8 አካባቢያዊ ምዘና /Environmental Appraisal /


የዚህ ዓይነቱ ምዘና ኘሮጀክቱ ተግባራዊ በሆነበትወቅት በአካባቢው የሚያመጣው አሉታዊ ተፅዕኖ ምን

እንደሆነ መመረመርና ካለም

ችግሩን ለመፍታት የተቀመጠው መፍትሄ ምን እነደሆነ ለማየት የሚረዳ ነው፡፡

4.4.9. ስለ ቀጣይነቱ የሚደረግ ምዘና /Sustainability Appraisal /

ይህ ምዘና በኘሮጀክቱ ቀጣይነትና ስለሚሰጠው ጥቅም ላይ ትኩረት ይሰጣል፡፡ እንዲሁም ኘሮጀክቱን

ተረክቦ በቀጣይነት የመማራው ክፍል ስለመኖሩ ያረጋግጣል፡፡

አንድ የኘሮጀክት ሰነድ ከላይ በተጠቀሱት የምዘና መስፈርቶች መሠረት ተመዘኖ ለውሳኔ ይቀርባል፡፡

ተቀባይነት ካገኘ በተዘጋጀው የመተግበሪያ ዕቅድ መሠረት ተግባራዊ ይሆናል፡፡ እነዚህ ከላይ የተዘረዘሩት

የምዘና መስፈርቶች በጣም መሠረታዊ ቢሆኑም እንደ ኘሮጀክቱ ደረጃ ዓይነትና መጠን በሁሉም ሁኔታ

ሁሉንም መስፈርቶች ላያስፈልግ ይችላል፡፡ነገር ግን በ TVET inisititution ውስጥ ሁሉንም ተግባራዊ

ማድረግ ይጠበቅብናል፤፤ለምሳሌ ቴክኖሎጂን በመፍጠር፣በመቅዳትና፣ በማከማቸትና በማምረት

ለተጠቃሚ ለማከፋፈል አካባቢን ታዳሽ ቴክኖሎጂዋችን ከተቋማት አልፎ ህብረተሰቡን እንዲጠቀሙ

ማድረግ ሲሁን እነሱም ሶላር ኢነርጂ የሚሰሩ መብራቶቸን ማምረት፣ምግብ ማብሰያ የሶላር ምድጃዋችን

መስራት፡፡ዘመናዊ በሆነ መልኩ የማገዶ ቆጣቢ ምድጃዋችን አካባቢ በሚገኙ ቁሳቁሶችን በማምረት

ፓዘቲቭ የሆነ አካባቢን እና የሰው ጤናን የማይጎዳ መሆኑን በፕሮጀክት እቅድ ላያ ቢሰሩ በሃገር ውስጥ

ብቻ ሳይሆን አለማቀፋዊ ጠቀሜታቸው የጎላ ነው፡፡በመሆኑ ፕሮጀክታቸውን ለማስፈፀም የገንዘብ ድጋፍ

ቢጠይቁ የተሳካ ይሆንላቸዋል፡፡

ምዕራፍ አምስት

የትምህርት ኘሮጀክቶች አተገባበር

በኘሮጀክት አተገባበር የሚከናወኑ ዋና ዋና ተግባር

5.1 በኘሮጀክት አንዴ ተቀባይነት ካገኘ በኋላ ቀጣዩ ሥራ ኘሮጀክቱን ወደተግባር መለወጥ ነው፡፡

ይህም የኘሮጀክት አተገባበር ደረጀ ይባላል፣ በኘሮጀክት ትግበራ ወቅት በርካታ ተግባራት ይከናወናሉ፡፡

እነዚህም፡-

- ዝርዝር የኘሮጀክት የድርጊት መርሃ ግብር ማዘጋጀት፣


- ኘሮጀክቱን ለመፈፀም የሚያስችል ድርጅታዊና አስተዳደራዊ ሥርዓት መዘርጋት፣

- በቅድሚያ መቅረብ የሚገባቸው እቃዎች ማዘዝና መግዛት ፣

- የኘሮጀክት ሠራተኞች መመልመል፣ መቅጠርና ማሰልጠን ፣

- አስፈላጊ የኘሮጀክት ግብዓቶችን ማዘጋጀት፣

- የኘሮጀክት ቁሳቁሶች ማጓጓዝና ማሰራጨት፣

- ጊዜንና በጀትን ያካተተ የሥራ ኘሮግራም ማዘጋጀት፣

- ኘሮጀክቱን ተግባራዊ ማድረግ ፣

በ TVET ኘሮጀክት ዝግጅትና አተገባበር የሚደረጉ እንቅስቃሴዎች እንደ ኘሮጀክቱ ዓይነት ሊለያዩ ይችላሉ፡፡

ለምሳሌ የ TVET ተቋም ለመገንባት የሚዘጋጅ ዕቅድና ተግባራት ከመጽሐፍት ህትመት ኘሮጀክት ይለያል፡፡

በጣም የተወሳሰበ ከፍተኛ የትምህርት ኘሮጀክት ትግበራ ህብረተሰቡን መሠረት

ካደረጉ አነስተኛ ኘሮጀክት ፍጹም የተለዩ የኘሮጀክት አፈፃፀም ተግባራት ይኖሩታል፡፡ ስለዚህ እንደ ኘሮጀክታችሁ

ጥራትና ደረጀ ራሳችሁን የኘሮጀክት ተግባራት ማዘጋጀት ትችላላችሁ፡፡

5.2 በኘሮጀክት ትግበራ ወቅት የልዩ ልዩ ፈፃሚ አካላትን ሚና ስለመወሰን / Defining the role

of different Actors in project implementation /

በአብዛኛው TVET ኘሮጀክት ትግበራ የበርካታ አካላትን ተሳትፎ ይፈልጋል፡፡ በአፈፃፀሙ ሂደት

… ግለሰባች፣ተቋማት፣ የአካባቢው ህብረተሰብ ወዘተ በንቃት መሳተፍ ይችላሉ፡፡ በዚህም ወቅት የሥራ

መደራረብና ክፍተት እንደማፈጠርና ኘሮጀክቶች በጥራትና በብቃት እንዲከናወኑ በኘሮጀክቱ የሚሳተፉት አካላት

የሥራ ድርሻ ግልፅ በሆነ መልኩ መዘጋጀት ይኖርበታል፡፡

5.3 የኘሮጀክት ትግበራ ሂደት/ The process of project implementation /

የኘሮጀክት ትግበራ ሁልጊዘ ቀጥታ የሆነ አቅጣጫ /Linear direction/ አይከተልም፡፡ ይህም

የተለያሉ የኘሮጀክት ክፍሎች በመሃከላቸው ወደፊትና ወደኋላ የሆነ ትስስር አላቸው ፡፡ ቀለል ባለ መልኩ

የኘሮጀክት ትግበራ ሂደት ከዚህ ቀጥሎ ባለው ስዕል ተቀምጧል፡፡

የኘሮጀክት ትግበራ ሂደት / ቀላል በሆነ መልኩ /


የረጅም ጊዜ የኘሮጀክት ዓላማ መዳረሻ

Attainment of long term project objectives

የመካከለኛ ጊዜ የኘሮጀክት ዓላማ ስኬት

Achievement of intermediate project objectives

-

ኘሮጀክቱ ከፀደቀና ተፈላጊው ሀብት ከተመደበለት በኋላ ያለው ዝርዝር የድርጊት መርሃግብር ዕቅድ ማዘጋጀትና

ተፈላጊውን የቅድመ ዝግጅት ሥራ ማጠናቀቅ ነው፡፡ ከዚህ በኋላ ኘሮጀክቱ በይፋ ወደትግበራ ይገባል፡፡

የአፈፃፀሙ ሂደት የሥራውን ጥራትና በተወሰነለት የጊዜ ገደብ መፈፀሙን በማወቅ ተከታታይ ግምገማ

ይካሄዳል፡፡ ክትትሉም በተቀመጠለት መዋቀር ሥርዓትና ዕቅድ መሠረት ይፈፀማል፡፡ የክትትል ሪፖርትም ሥራው

ያለበትን ደረጃ ለማሳወቅና ካስፈለገም የሥራ መሻሻልና ለውጥ ለማድረግ እንዲቻል ጉዳዩ የሚመለከታቸው

ሁሉ ይበተናል፡፡

ምዕራፍ ስድስት

የ TVET ኘሮጀክት ክትትልና ግምገማ

6 ፡ 1 የክትትልና ግምገማ ምንነትና ዝምድና

ክትትልና ግምገማ ኘሮጀክቱን በጥሩ ሁኔታ ተግባራዊ መሆንና ውጤታማ ለውጥ ማስገኘቱን የምናረጋግጥበት

መረጃዎች የመሰበሰቢያና የመተንተኛ ሂደቶች ናቸው፡፡

ኘሮጀክቶች በታሳቢው መንገድ ተግባራዋ ስለመደረጋቸው ሂደታቸውን በማወቅ ለውሳነ የሚረዱ መረጃዎችን

የምናገኝበት ተከታታይ ተግባር ነው፡፡ በሌላ በኩል ግምገማ አንድ ኘሮጀክት የታሰበውን መሻሻለ ወይም ለውጥ


የኘሮጀክት ውጤት

Production of project out put

የኘሮጀከት ተግባራት ክንዋኔ

Undertaking project activities

የኘሮጀክት ግብዓት አቅርቦት

Supplying project inputs የኘሮጀክት ትግበራ ቅድመ ዝግጅት ሥራ

Conducting project implementation preparatory work

ስለማምጣቱ መረጃ የምናሰባስብበትና የምንተነትንበት ሂደት ነው፡፡ ሁለቱ ተግባሮች ተደጋጋፊነተ ያላቸው

ቢሆኑም በሚከናወንበት ጊዜና በሚሰበሰቡት የመረጃ ዓይነት የተለየዩ ናቸው ፡፡

የክትትልና ግምገማ ዋና ባህርያት የሚከተሉት ናቸው ፡፡

- ክትትልና ግምገማ ለበላይ ኃላፊዎችና ኘሮጀክቱ በቀጥታ ለሚመለከተቸው መረጃዎተ

ይሰጣሉ፡፡

- የክትትልና ግምገማ መረጀ ስርዓት በተናጠል በአንድ ወቅት ብቻ የሚታሰቡ ሳይሆን የአጠቀላዩ

የኘሮጀክት ዑደት አካል ናቸው ፡፡

- ክትትልና ግምገማ በተለይ በኃላፊዎች ውሳኔ ለመስጠት የሚረዱ መረጃዎችን የመሰብሰቢያና

የማቅረቢያ መሣሪያ ሆነው ያገለግላሉ፡፡

- ክትትልና ግምገማ የሚለዩት በዓላማ፣ በወቅትና በዋና ተጠቃሚዎች ዓይነት ነው፡፡

ክትትል ተግባራ የሚደረገው በኘሮጀክቱ ውስጣዊ አሰራር ሲሆን ግምገማ ውስጣዊና ውጫዊ አካሄድ ሊኖረው

ይችላል፡፡

የክትትልና ግምገማ ተደጋጋፊነትና ተያያዥነት

ክትትል ግምገማ

-በኘሮጀክት ትግበራ ላይ ያተኩራል -በኘሮጀክት ፖሊሲና አጠቃላይ አቅጣጫ ላይ ያተኩራል

- ውጤቶችን ይከታተላል - ውጤቶችን ይመረምራል

- በየደረጃው የተገኙ ውጤቶችን ያመለክታል - በመጨረሻ የተገኙ ውጤቶች ላይ ያተኩራል

-

የኘሮጀክቱ አመራር በውጤት ላይ የተመሠረተ መሆኑን

ለመቆጣጠር ያስችላል

-

የሚፈለጉ ውጤቶች ለመገኘታቸውና ተፈላጊ በመሆናቸው

ላይ ያተኩራል

- የበጀት አጠቃቀም ላይ ያተኩራል - ስለአጠቃላይ የሀብት አመዳደብና ውጤት ማስገኘትን

ይመረምራል

- ኘሮጀክቶችን ተግባራዊ በማድረግና በማሻሻል ላይ ያተኩራል - በስትራቴጂ መንደፍ ላይ ትኩረት ያደርጋል

- ያልተቀናጀ /Disaggregated/ መረጃ መጠቀም ይችላል - የተቀናጀ / Aggregated / መረጃ ይፈልጋል፡፡

6.2 የክትትልና ግምገማ ዓይነቶች ፡- መረጃዎችን በተለያዩ ደረጃዎችና ወቅቶች እንደአስፈላጊነቱ ለማግኘት

እንዲቻል የተለያዩ የክትትልና ግምገማ ዓይነቶችን መጠቀም ይቻላል፡፡


የክትትል ዓይነቶች ፡-

- የፊዚካልና ፋይናንሻል ክትትል /Physical and financial monitoring / ይህ በፊዚካል

ሥራዎች ለምሳሌ የህንጻ ግንባታን በወቅቱ መከናወን እንዲሁም የወጪዎችን ሁኔታ በአግባቡና

በዕቅድ መካሄድ የምንከታተልበት ነው፡፡

- የሥራ እንቅስቃሴ ክትትል /Activity Monitoring /

- ምን ሥራዎች እንደተከናወኑ ከታሰበው ውጭ የተከናወኑና ምን እርምት ሊደረግ እንደሚገባ

የምንጠቀምበት የክትትል ዓይነት ነው፡፡

- የተጠቃሚዎች ተሳትፎ ክትትል/ Beneficiary participation monitoring / የዚህ ዓይነት

ክትትል የኘሮጀክቱ ተጠቃሚዎች ተሳትፎ ምን ያህል እንደሆነና እንዴት መሻሻል እንዳለበት ለማወቅ

የምናከናውነው ነው፡፡

- የልዩ ምርመራ ጥናት /Special diagnosis study /

- ይህ በኘሮጀክቱ እንቅስቃሴ ላይ ተጽዕኖና ችግር የሚፈጥሩ ለየት ያሉ ሁኔታዎችን በመለየት በመተንተን

የሚሻሻል ሃሳብ የምናቀርብበት የክትትል ዓይነት ነው፡፡

የግምገማ አይነቶች ፡*

- ቅድሚያ ግምገማ / Start up or EX-ante evaluation / በዚህ ደረጃ የግምገማ ተግባር

ኘሮጀክቱን ለማዳበር የሚረዱ መረጃዎችን ማቅረብ ነው፡፡

- የሂደት ግምገማ / on-going evaluation / ይህ ዓይነቱ ግምገማ በኘሮጀክቶች የመካከለኛ ጊዜ

ውጤት /Intermediate results / ላይ የተኩራል፣

- የፍጻሜ ግምገማ /Terminal evaluation / አንድ ኘሮጀክት ተከናውኖ ሲያልቅ የተጠበቀው

ውጤት መገኘቱን የምናውቅበት ግምገማ ነው፡፡

- የታሰበው ለውጥ ስለመገኘቱ / Impact Evaluation / የኘሮጀክቱ ሥራ ከተጠናቀቀ ከተወሰነ

ጊዜ በኋላ ኘሮጀክቱ በመጀመሪያ ሲዘጋጅ ይመጣል ተብሎ የታሰበው ለውጥ ወይም መሻሻል መገኘት

አለመገኘቱን የምንከታተልበት ነው፡፡ ለምሳሌ ዓላማው በትምህርት ጥረት ላይ ያተኮረ የመምህራን

ስልጠናና የትምህርት ግብአቶችን ማሻሻል ከሆነ ኘሮጀክቱ ከተከናወነ በኋላ የትምህርት ጥራት

መገኘቱን ለማወቅ የምናከናውነው ግምገማ ነው፡፡

የክትትልና ግምገማ ዓላማዎች

ክትትልና ግምገማ ለተለያዩ ዓላማዎች ያገለግላሉ፡፡ በአጠቃላይ ያላቸው ዓላማ ግን ከኘሮጀክቱ

መሳካት ወይም ውድቀት የበለጠ የሥራውን ሂደት ለማሻሻልና በኘሮጀክት ዓላማዎች ግብ መምታት

የሚውሉ ስልቶችና ዘዴዎችን ብቃት ከፍ በማድረግ ላይ ነው፡፡ ዋናዎቹን የክትትልና ግምገማ ዓላማዎች

እንደሚከተለው ማየት ይችላል፡፡


የክትትል ዓላማዎች

ከትትል የሚከናወነው ኘሮጀክቱ ተግባራዋ በመደረግ ላይ እያለ በመሆኑ ዓለማውም ኘሮጀክት

በማስፈጸም ላይ የተመሰረተ ነው፡፡ እነዚህም ፡-

የኘሮጀክቱን እንቅስቃሴ በቅርቡ ማየት፣

ሥራዎች በታሰበው ሁኔታና በኘሮግራሙ መሠረት መከናወናቸውን ማረጋገጥ፣

ለኘሮጀክቱ ሂደት የሚፈለጉ ግብዓትና ሁኔታዎች መኖራቸውንና በአግባቡ መቅረባቸውን

ማረጋገጥ፣

በየደረጃው የሚፈለጉ ውጤቶች መገኘታቸውን ማየት፣

አስቀድሞ ጥንቃቄ ሊደረግባቸው ወይም እርምጃ ሊወሰድባቸው ስለሚገቡ ሁኔታዋች ወቅታዊ

መረጃ መሰብሰብና ማስፈጸም፣

በኘሮጀክት ተግባራዊነትን የጥሪት ደረጃን መጠበቅ፣

ኃላፊነትና ተጠያቂነት በግባቡ መፈጸሙን ማረጋገጥ፣

በየደረጃው ተፈላጊ የክትትል ሪፖርቶች መቅረባቸውንና ውሳኔ ያገኙ መሆኑን ማረጋገጥ ናቸው

፡፡

የኘሮጀክት ግምገማ ዓላማዎች ፡ -

ግምገማ የተለያዩ ዓይነቶችና ደረጃዎች ያሉት ቢሆንም አብዛኛው የሚያተኩረው ኘሮጀክቱ ከተፈጸመ በኋላ

የሚፈለገው ለውጥ በመገኘቱ ላይ ስለሆነአላማዎቹ በዚህ ላይ የተመሰረቱናቸው፡፡ ስለዚህ ትኩረታቸው

የማከተሉት ናቸው ፡፡

ኘሮጀክቱ ያመጣል የተባለው ለውጥ ወይም መሻሻል ማስገኘቱን ፣

ኘሮጀክቱ ያመጣው ለውጥ ለተሰጡት ተጠቃሚዎተ በትክክል መድረሱን ፣

የኘሮጀክቱ ዓላማ ከግብ ካልደሰ ለማን እንዳልደረሰ ምክንያቶቹና ፣

ለወደፊት ኘሮጀክቶች ሲለዩ ሲዘጋጁና ሲከናወኑ በግብአትነት የሚጠቅም ልምድና ትምህርት ምን

እንደሆነ ማወቅ ናቸው ፡፡

6.3. የክትትልና ግምገማ ስርዓት መዘርጋት ፣

የክትትልና ግምገማ ሥርዓት መዘርጋት ማለት መረጃ ለማሰባሰብ ለማቀናበር ለመተንተንና በሥራ

እንቅስቃሴ የተገኘ ውጤትና ለውጥ ለማወቅ የምንጠቀምበትን አሰራርን ማለት ነው፡፡

የክትትልና ግምገማ ስርዓት አዘረጋግ ደረጃዎችና ሂደት


የኘሮጀክት ክትትልና ግምገማ ስርዓትን ስንፈጥር ልንከተላቸው የሚገቡ ቋሚ ወይም ለሁሉም ጊዜና

ሁኔታ የሚያገለግሉ መመሪያዎችና ደረጃዎች የሉም፡፡ ሆኖም የሚከተሉት ደረጃዎች ሂደቱን ለመጠቆም

የሚረዱ ናቸው፡፡

የክትትልና ግምገማ ሥርዓት መዘርጋት ሂደት


የክትትልና ግምገማ ዓላማዎችን በግልጽ ማስቀመጥ

ክትትልና ግምገማው የሚመለከታቸውን መለየትና የሚሳተፉበት ሁኔታ ማመቻቸት

ክትትል የሚደረግባቸውንና የሚገመገሙትን መወሰን

ቅድሚያ የሚሰጣቸውን የክትትልና ግምገማ ሥራዎችን መለየት

ለክትትልና ግምገማ የሚያስፈልገውን ወጪናግብዓት መወሰን

በክትትልና ግምገማ ጊዜ ትኩረት ሊያሠጣቸው የሚገቡ ሁኔታዎችን መለየት

በክትትልና ግምገማ ጊዜ ትኩረት ሊያሠጣቸው የሚገቡ ሁኔታዎችን መለየት

የክትትልና ግምገማ መሣሪያዎችን ማዘጋጀትና መምከር የክትትልና ግምገማ ሥራን ተግባራዊ ለማድረግ ዕቅድ ማውጣት

የክትትልና ግምገማ መረጃዎችን መሰብሰብ

የተሰበሰቡትን መረጃዎች አቀናብሮና ተንትኖ በማዘጋጀት የክትትልና ግምገማ ሪፖርት ማቅረብ ተፈጻሚ እንዲሆኑ ማድረግ

የክትትልና ግምገማ ሥርዓትን ስንዘረጋ የሚከተሉትን በጥንቃቄ ማየት ይኖርብናል፡፡

ምን መከታተልና መገምገም እንዳለብን መወሰን ለምሳሌ ፡-

- በየደረጃው የተገኙ ውጤቶችን

- የሥራ እንቅስቃሴዎችን አጠቃላይ ውጤቶችን

- ግብዓቶችን ፣

- ታሳቢዎችን ፣

- የተገኙ ለውጦችን ፣

- የምንፈልገውን የመረጃ ዓይነት መለየት ፣

- መረጃውን የሚጠቀሙ ማን እንደሆኑ መረዳት ፣

- መረጃው ለምንና መቼ እንደሚፈለግ ማወቅ፣

- ለክትትልና ግምገማ በቂ ጊዜ ፣ገንዘብና የሰው ሀይል መመደቡን ማረጋገጥ፣

- ክትትልና ግምገማን የምናከናውንበት ተገቢ መለኪያ ምን እንደሆኑ ማወቅ

እነዚህንና ሌሎችን ተፈላጊ ሁኔታዎች መገንዘብና መፈጸማቸውን ማረጋገጥ ጥሩ የኘሮጀከት ክትትልና ግምገማ

ሥርዓት እንዲኖረን ለማረጋገጥ ያስችለናል፡፡

6.4. የክትትልና ግምገማ መሣሪያዎችና አመልካቾች አዘገጃጀት

የክትትልና ግምገማ ሥርዓት በመረጃ መሥሪያ መሰብሰቢያ መሣሪያዎችና በሥራ ክንውን አመልካቾች ላይ

ተመስርቶ የሚዘረጋና የሚከናወን ነው፡፡

የክትትልና ግምገማ መሣሪያዎች

- ግልጽ

- ቀላል

- አጭርና

- በሚፈለገው ጉዳይ ላይ የሚያተኩሩ ከሆኑ የሚፈለገውን ውጤት ማስገኘት ይችላል፡፡

የክትትልና ግምገማ መሣሪያዎች የሚከተሉትን ያጠቃልላል፡፡

- የልዩ ልዩ ቅጾች


- መጠይቆች

- ምልከታ

- ጉብኝት

- ቃለመጠይቅ

- የቡድን ውይይት

- …………ሰነዶችን መመርመር ወዘተ ..

የክትትልና ግምገማ መሣሪያዋች አዘገጃጀት

(preparation of monitoting and evaluation tools)

እንደ ክትትሉ ዓይነት የመሳሪያዎች ዓይነትና አዘገጃጀት ልዩነት ሊያሳይ ቢችልም አጠቃላይ የሆኑ የክትትል

መሣሪያዎች ዝግጅት ሂደትን ምን እንደሚመስል እንደሚከተለው ይቀርባል፡

የክትትል መሣሪያዎችን አዘገጃጀት ሂደት


የሚጠበቁ ግቦችን የሥራ እንቅስቃሴዎችን ውጤቶችን መመርመር

ዋና ዋናዎቹን የ ý ሮጀክት ትኩረቶች መለየት

የሚፈለጉ መረጃዎችን ማወቅ

የ ý ሮጀክቱን ዋና ትኩተቶች ለመለካት የሚያስችሉ ዋና አመልካቾችን ማዘጋጀት

ዠቾ

ዋና አመልካቾችን በመጠቀም ቁልፍ ጥያቄዎችን ማዘጋጀት

ከዚህ በላይ የተመለከተውነ የ ý ሮጀክት ክትትል መሣሪያዎች አዘገጃጀት በምሳሌ እንመልከት፡፡ ለምሳሌ

የመምህራን ሥልጠና ý ሮጀክትን ለመከታተል የሚሆን መሣሪያ የምናዘጋጅ ቢሆን ሂደቱ የሚከተለውን

ይመስላል፡፡

ወይም ወይም


ያዘጋጀናቸውን ጥያቄዎች ተገቢነትና ጠቃሚነት መመርመር

የተዘጋጁትን መሣሪያዎች መሞከርና ውጤት ሊያስገኙ የሚችሉ መሆኑን ማረጋገጥ

ዋና የ ý ሮጀክቱ ይዘቶች

Key Elements ግባቶች

የሥራ እንቅስቃሴዎች

ውጤቶች

ዋና ትኩረቶች

ማቴሪያል ገንዘብ ሥራ ወዘተ

የሠለጠኑ መምህራን መምህራን ማሠልጠን

ዋና አመልካቾች

ማቴሪያል ገንዘብ የሥራ መጠን

በሥልጠና ጊዜ የተከናወኑ ተግባሮች

የሠለጠኑ መምህራን ብዛት

ቁልፍ ጥያቄዎች

ምን ያህል ማቴሪያል ገንዘብና የሰው ኃይል ሥራ

ላይ ዋለ;

ምን ምን ተግባሮች ተከናወኑ;

ምን ያህል መምህራን ሠለጠኑ;

የግምገማ መሣሪያዎች አዘገጃጀት

እንደ ክትትል መሣሪያዎች ሁሉ የ ý ሮጀክት ግምገማ መሣሪያዎች ሙሉ በሙሉ ባይመሳሰልም አጠቃላይ

አዘገጃጀት ሂደት ያላቸው ናቸው፡፡ ይህም የሚከተለውን ይመስላል፡፡

የግምገማ መሣሪያዎች አዘገጃጀት ሂደት


የ ý ሮጀክት ዓላማዎች መመርመር

የ ý ሮጀክት ዓላማዎችን ወደ ግምገማ ዓላማዎች መለወጥ

ዋና ትኩረቶችን የሚያሳይ አመልካቾችን ማዘጋጀት

አመልካቾችን ቁልፍ ጥያቄዎች ለማዘጋጀት መጠቀም

የወጣነውን ቁልፍ ጥያቄ ተገቢነትን ጠቃሚነት መመርመር

የግምገማ መሣሪያዎችን ትክክለኛነት ለማረጋገጥ መሞከር

ዋና ትኩረቶችን መለየት

ከዚህ በላይ የተመለከትነውን ሂደት በምሳሌ እንመልከት

የ ý ሮጀክት

ዓላማዎች

የግምገማ ዓላማዎች ዋና ትኩረት

ዋና አመልካች ቁልፍ ጥያቄ

የሴት ልጆችን

የትምህርት ተሳትፎ

በ 5 ዓመት በ 25

በመቶ ማሳደግ

የሴት ልጆች የትምህርት

ተሳትፎ በ 5 ዓመት

ውስጥ በ 25 በመቶ

ዕድገት ማሳየቱን

ማረጋገጥ

የሴት ልጆች

በትምህርት

መሳተፍ

በ ý ሮጀክት ምክንያት

በአምስት ዓመት

ውስጥ በትምህርት

የተሳተፈ ሴት ልጆች

ብዛት

ሀ. ý ሮጀክቱ በፈጠረው የትምህርት

ዕድል ምን ያህል ሴት ልጆች

ተሳታፊ ሆነዋል ;

ለ. ተሳታፊ ከሆኑ በዚህ ምክንያት

ምን ለውጥ አምጥተዋል

የክትትል የግምገማ አመልካቾች Monitoring & Evaluation in dicatoris

የክትትልና ግምገማ አመልካቾች የተፈለጉት የ ý ሮጀክቱ ዓላማዎች መሳካታቸውን የምናረጋግጥባቸዉ ናቸው፡፡

አመልካቾች በማንም ቢሠሩና በተለያዩ ጊዜያት ቢከናወኑ የሚሰጡን ውጤት ተመሳሳይ መሆን አለበት፡፡ የነዚህ

ዓይነት የክትትልና ግምገማ አመልካቾች የ ý ሮጀክቱ ዓላማዎች ከሚከተሉት አኳያ እንደተሳኩ ለመለካት

ይረዳናል፡፡

- ብዛትን ምን ያህል እንደሆኑ

- ጥራትን ምን ያህል ጥሩ እንደሆኑ

- ጊዜን መቼ እንደተገኙ

- ተጠቃሚዎች እነማን እንደሆኑ

- ቦታው የት አካባቢ እንደሆነ

ጥሩ የክትትልና ግምገማ አመልካቾት የሚከተሉትን ባሕሪያት መያዝ ይኖርባቸዋል፡፡

በውጤት ላይ የተመሠረቱ

ቀጥተኛ የሆኑ

ተመሳሳይ ውጤት የሚሰጡ

በቂና የተሟላ መረጃ የሚሰጡ

በአንድ ጊዜ አንድ ነገር የሚለኩ

በተፈለገ ጊዜ ገላጭ የሆኑ

በተፈለገ ጊዜ ገላጭ የሆኑ

እንደ አስፈላጊነቱ በዝርዝር የሚቀርቡ


ተግባራዊ የሆኑ

አስተማማኝ የሆኑ

ለመተርጐምና ለመረዳት የሚቀሉ

እነዚህ የአመልካቶች ባሕሪያት ጥሩ የክትትልና ግምገማ አመልካቾችን ለመምረጥ እንደመስፈርት ሊያገለግሉን

ይችላሉ፡፡

የክትትልና ግምገማ አመልካቾች ሲመረጡ

የምንፈልገው ውጤት በትክክል መግለፅ

አማራጭ አመልካቾችን መዘርዘር

እያንዳንዱ አማራጭ ለይቶ ማውጣትና መጠቀም አስተማማኝነትን ከፍ ያደርጋል፡፡

አመልካቾች

የግባት አመልካቾች

የውጤት አመልካቾች

የተገኘ መሻሻል ወይም ለውጥ አመልካቾች ተብለው በመለየት እንደ አስፈላጊነታቸው ሥራ ላይ በሙሉ

ውጤት የመስጠት ብቃታቸው ከፍ ይላል፡፡

አመልካቾችን በምሳሌ እንመልከት

የ ý ሮጀክት ዓላማ

በሽሮሜዳ አካባቢ ለሚገኙ ወረዳዎች እስከ 20010 ዓ. ም ድረስ በብር 8 ሚሊዮን ባለ አራት ፎቅ ህንፃ

በሽሮሜዳ ቴ/ሙ/ማ/ ተቋም በመገንባት 5000 የስራ አጥ ወገኖቻችን በአጫጭርና መካከለኛ ስልጠና

አሰልጥኖ የስራ እድል እንዲያገኙ ማድረግ የክፍለ ከተማውን የቴ/ሙ/ት/ ስልጠና ተሳትፎ በ 20 በመቶ

ማሳደግ፡፡

የ ግብአት አመልካቾች ብር 8 ሚሊዮን

የ ጊዜ አመልካች 2010

የ ብዛት አመልካች 5000 ሰልጣኞች

የ ውጤት አመልካቾች 15 በመቶ የቴ/ሙ/ት/ ስልጠና ተሳትፎ ዕድገት


አሳታፊ ክትትልና ግምገማ

የቴ/ሙ/ት/ ስ ፕሮጀክት ከምልመላ ጀምሮ እስከ ፍጻሜ አሳታፊ ቢሆን ውጤቱ ከፍተኛ ሊሆን እደሚችል ቀደም

ሲል ተመልክተናል፡፡ክትትላና ግምገማም የህንኑ በሚያረጋግጠና አሳታፊ በሆነ መልኩ ተዘጋጅቶ ቢካሄድ

ጠቀሜታው ከፍ ያለ ነው፡፡

የቴ/ሙ/ት/ ስ ፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ አሳታፊ በሆነ መልኩ ቢካሄድ የሚከተለው ጥቅሞች ይኖሩታል፡፡

የመንግስት የአካባቢ ሕብረተሰብ የሌሎች ድርጅቶች ትብብር ያጠናክራል

የተጠቃሚውን ህብረተሰብ የፕሮጀክት ባለቤትነት ስሜት የፈጥራል፡፡

ችግሮችን በጋራ የመፍታት ባህል ያዳብራል።

የተለያዩ ወገኖች ልምድ እንዲለዋወጠ አጋጣሚ ይፈጥራል።

አዳዲስ ሃሳቦችን አሰራሮችን ለመፍጠር በር ይከፍታል።

የቡድን ስሜትን ይፈጥራል።

የሕብረተሰቡን የክትትልና ግምገማ ልምድ ያዳብራል።

ከየአቅጣጫው በቂና አስተማማኝ መረጃዋችን ለመሰብሰብ ያስችላል።

መተማመንና ግልጽነትን ይፈጥራል።

ለፕሮጀክቶች ዘላቂነት መንገድ ይከፍታል።

ተጠያቂነትንና ኃላፊነትን ያስታውሳል

ለወደፊቱ በሚዘጋጁ ፕሮጀክቱ ከወዲሁ በጋራ ለመዘጋጀት መንገድ ይከፍታል።

የክትትልና ግምገማ ሪፖርት አዘገጃጀት

የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ የመጨረሻ ደረጃ ለውሳኔ የሚረዱ ጥሩ ሪፖርቶችን ማቅረብ ነው፡፡በጥሩ

ሁኔታ የተሰበሰበ የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ መረጃ በደካማ የሪፓርት አቀራረብ ምክንያት ሊበላሽና በውሳኔ

ላይ የማይሆን ተፅእኖ ሊፈጥር ይችላል፡፡የቅርብ ጊዜ ትውስታ የሆነውን የካይዘን ትግበራ በኢንተርፕራይዞች

ላይ የተሰራው ፕሮጀክት ከጅምሩ በጥልቅ ጥናት ላይ ያልተመሰረተ መሆኑ ማረጋገጫ የሆነው በየትኛው ክፍለ

ከተማና በየትኛው ወረዳ ኢንተርፕራይዞች በብዛት አሉ እንዲሁም በብዛት ያሉበት ቦታ ላይ ምንያህል ሃላፊዋችና

ፈፃሚዋችን ቀጥረን እና ስራ የሚለው ጥናት በጥልቅ አለመጠናቱ ባለመኖሩና ከተጀመረም በኃላም ቀጣሪው

አካል (አ.አ.ቴ/ሙ/ኤጀንሲ) የክትትልና ግምገማ ስራ ያልነበረና በወረዳ ደረጃ የተቋቋመው የኢንዱስትሪ

ኤክስቴንሽን በስህተት እንደተቋቋመ በመግለጽ የስራ ሂደቱ እንዲፈርስ ተደርጓል።ከወጪ አንፃር ሲታይ በ 110

ወረዳ 1 የኢንዱስትሪ ኤክስቴንሽን የስራ ሂደት ኃላፊ 1 ፀሃፊና 7 የካይዘን ተግባሪ ባለሙያዋች በ 10

ክፍለከተማ 1. የኢንዱስትሪ ኤክስቴንሽን የስራ ሂደት ኃላፊ 2 የካይዘን ተግባሪ ባለሙያዋች አንድ ማሳያ ነው።


ስለሆነም የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ ሪፖርት ቀላል፣ግልፅ ቅደም ተከተሉን በጠበቀና ለውሳኔ በሚያመች

መልክና ይዘት ሊቀርብ ይችላል፡፡

ክትትልና ግምገማ ሪፖርት በምናዘጋጅበት ጊዜ የሚከተሉትን ማከናወን ይጠቅማል፡፡

የሪፖርቱን ዓላማ በሚገባ መረዳት

ሪፖርቱ ለማን እንደሚቀርብ ማወቅ

ጥሩ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅፅ ማዘጋጀትና መጠቀም

በጥንቃቄ የተመረጡና ለውሳኔ ሃሳቦችን ( እንደ አስፈላጊነቱ) ማዘጋጀት

ማጠቃለያዋችንና የውሳኔ ሀሳቦችን ( እንደ አስፈላጊነቱ) ማዘጋጀት

ረቂቅ ሪፖርቱን አቅርቦ የማሻሻያ አስተያየት መቀበል

ሪፖርቱ ረጅም ከሆነ አህፅሮተ ማዘጋጀት

የተስተካከለውን የመጨረሻውን ሪፖርት አዘጋጅቶ ለሚመለከታቸው በወቅቱ ማሠራጨት፡፡

የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ ሪፖርት አቀራረብ ዘዴዋችን ማዕቀፎች በርካት ናቸው፡።እደ አስፈላጊነቱ ልዩ

ልዩ ፎርማቶችን መጠቀም ይችላል፡፡አጫጭር ሪፖርቶች በአንድ ወይም በጥቂት ገጻች በሠንጠዥ ወይም

በጽሁፍ መልክ ሊቀርቡ ይችላል።ሰፋ ያሉ ሪፖርቶች ግን ዝርዝር ሁኔታ የሚይዙ በመሆኑ ልቅ እንዳይሆን

አጠቃላይ ማዕቀፍ ቢኖራቸው ይመረጣል።

ለምሳሌ ሰፋ ላለ የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ ሪፖርት የሚከተሉትን አጠቃላይ መመሪያ እንደ አስፈላጊነቱ

እየተሻሻለ ሊሠራበት ይችላል።

የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ ሪፖርት አዘገጃጀት መመሪያ (project monitoring

&evaluation)

1. አህፅሮት(executive summary)

2. የፕሮጀክት መግለጫ

የፕሮጀክቱ ዓላማዋች

የፕሮጀክቱ ዋና ዋና ክፍሎች

የፕሮጀክቱ ግብኣቶችና የሚጠበቁ ውጤቶች

3. የፕሮጀክቱ አፈጻፀም ሂደት

የተከናወኑ ተግባሮች

የተለያዩ የፕሮጀክቱ ክፍሎች ሂደትና እንቅስቃሴ


የታቀዱና የተከናወኑ ንፅፅር

በ ታቀዱና በተከናወኑ መካከል ልዩነት ካለ ለምን እንደ ተፈጠረ

ሳይታሰቡ የተከሰቱ ሁኔታዋች

በፕሮጀክቱ የሚሳተፋ ልዩ ልዩ ወገኖች የተሳትፎ ሁኔታ

4. የወደፊት ግምት

የሚቀጥሉት ተግባሮች አፈፃፀም ሁኔታና መቼ ሊጠናቀቁ እንደሚችሉ

ሊያጋጥሙ ስለሚችሉ አንቅፋቶችና ጥሩ ሁኔታዋች ትንታኔ ማሳየት

ለወደፊት የሚጠበቁ ጥቅሞችን ማመልከት

በ ክትትልና ግምገማ ምክንያት በፕሮጀክቱ ዓላማዋችና አካሄድ ላይ ሊያረጉ

ስለሚገቡ መሻሻሎች መጠቆም

5. ማጠቃለያና የውሳኔ ሃሳቦች

ዋና ዋና የክትትልና ግምገማ ማጠቃለያ ነጥቦች

ዋና ዋና የውሳኔ ሃሳቦች

ለወደፊቱ መደረግ ያለበት ስትራቴጂክ ለውጥ

የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ ሪፖርት በጥሩ ሁኔታ ካልተዘጋጀ ውሳኔዋች አስተማማኝ ስለማይሆኑ

በፕሮጀክቱ ዓላማዋች መሳካት ላይ ጉዳት ያመጣል፡፡ለዚህ ማሳያ ይሆን ዘንድ በመጀመሪያው የካይዘን

(kaizen) ትግበራ ወቅት በክላስተር አማካኝነት የቀረበ ቢሆን ይህንም አዲስ የተቀጠሩት የካይዘን

ፈፃሚዋች ስራውን መተግበር አቃታቸው በሚል የቀረበው የክትትልና ግምገማ ሪፖርት ሲሆን

በሚቀጥለው አመት ግን በክላስተር አስተባባሪዋች በተሻለ ሲንቀሳቀስ የነበረው ለዚሁ ትግበራ

የተቀጠረው አካል ነበር ምንም እንኳን የተሟላ ማቴሪያል ያለው በአስተባባሪ ክላስተር መካከል

ቢሆንም ይዘው ማዕከል መምህራኖች በመሆናቸውና ሙሉ ሰአታቸው በሚተገበርበት

ኢንተርፕራይዝዋች ላይ ስለማያሳልፈው ለካይዘን ትግበራ ውጤታማ አለመሆን እንዱ መሳያ ነበር፡፡

በደንቡ የተሰበሰቡ መረጃዋች በደካማ የሪፓርት አቀራረብ ምክንያት ሊበላሹና የተዛባው ውሳኔ

ሊያስከትሉ ይችላሉ፡፡ስለዚህ የፕሮጀክት ክትትልና ግምገማ ሪፖርት ቀላል፣ግልፅ ቅደም ተከተሉን

በጠበቀና ለውሳኔ በሚያመች መልኩ ቢቀርብ ለፕሮጀክቶች ስኬታማነትና ውጤት ለማስገኘት

ይጠቅማሉ፡፡

፡ የፕሮጄክት ዶክመንት ይዘት፤ for private TVET

የዕውቅና ፈቃድ ጥያቄ ሲቀርብ አብሮ የሚቀርበው የፕሮጀክት ዶክመንት የሚያካትታቸው ጉዳዮች፤


ሀ) የተቋሙ ታሳቢ ስም፣ የተቋቋመበት ቦታ፣ ስልክ ቁጥር፣ ኢሜል አድራሻ፣ የፖስታ ሣጥን ቁጥር፣

የሥልጠና ፕሮግራሞችና የሙያ ዓይነቶች/መስኮች

ለ) የማሠልጠኛ ተቋም ባለቤት/ ባለቤቶች ስምና አድራሻ፣

ሐ) የተቋሙ የባለቤትነት ይዞታ ( በግል፣ በማኅበር፣ በመንግሥት፣ በመያድ ወዘተ) ስለመሆኑ

መ) የተቋሙ ራዕይ፣ተልዕኮና ዓላማዎች፡፡

ሠ) ተቋሙን ለማቋቋም የሚያስችሉና አግባብ ባለው መዝጋቢ መ/ ቤት የተመዘገበበት የተቋ ሙ መመስረቻ

ማስረጃና የንግድ ማኅበር ከሆነ የማኅበሩ መተዳደሪያ ደንብ ኮፒ፡፡ በተጨማሪም አዲስ ወይም የታደሰ

የኢንቨስትመንት ምዝገባ ፈቃድ ወይም የንግድ ፈቃድ ወይም የፍትሕ ሚኒስቴር የምዝገባ ፈቃድ እና

በትምህርትና ሥልጠና ዘርፍ ለመሠማራት የተሰጠ ፈቃድ፡፡

ረ) የማሰልጠኛ ተቋሙ አካዳሚያዊና አስተዳደራዊ ሥራዎች የሚከናወንበት የአመራር አደረጃጀት

የሚያስረዳ መተዳደሪያ ሰነድ/legislation/፡፡

ሰ) ሥልጠናው የሚሰጥበት የአሠለጣጠን ስልት/Mode of delivery/

ሸ) የአስተዳደርና የአካዳሚክ ሠራተኞች የትምህርት ደረጃ፣ የሥልጠና መስክ፣ አገልግሎት፣የቅጥር ሁኔታ

ወዘተ የያዘ ዝርዝር፡፡

ቀ) የሥልጠና መሣሪያዎችና ግብዓቶች ዝርዝር፡፡

በ) የፋይናንስ አቅም መግለጫ የሆነ የባንክ ሰነድ፡፡

ዕውቅና ለማግኘት መሟላት ያለባቸው ግዴታዎች፤

ሀ) የቴክኒክና ሙያ ትምህርትና ሥልጠና ተቋም ለሚያካሄደው የሥልጠና ፕሮግራም ከሀገራዊው የሙያ

ደረጃ የተወሰኑትን የሙያ ደረጃዎች መሠረት አድርጎ የተቀረጸ ሥርዓተ ሥልጠና ወይም በክ/ ከተማ /

በኤጄንሲው ቀርቦ የጸደቀ ሥርዓተ ትምህርት መኖር፣

ለ) ለደረጃው የሚመጥኑ አሠልጣኞች፣

ሐ) የሠልጣኝ ቅበላው የሚያካትተው ማንኛውም የተለያየ የትም/ ደረጃ ኖሮት በሙያው መሰልጠን

የሚፈልግና ማንበብና መፃፍ የሚችል መሆኑን ተቀብሎ የሚተገብር፣

መ) ከቴክኒክና ሙያ ትምህርትና ሥልጠና አመራር አካላት የሚወጡ ደንቦችና መመሪያዎችን በመቀበል

የሚተገብር፣

ሠ) የሥልጠና እና የአስተዳደር መመሪያዎች መኖር፣


ረ) የትብብር ሥልጠና ለማካሄድ ዕቅድ እና አደረጃጀት እንዲሁም የስምምነት ውል ሰነድ መኖር፣

ሰ) ሥልጠናው የሚሰጠው ለሙያ መስኩ በማሰልጠኛነት በተመደበ ቋንቋ መሆኑን ማረጋገጥ፣

Project Quality Management

Adapted from King Fahd University Of Petroleum & Minerals

Construction Engineering & Management (KFUPM) lecture note

Introduction

• Project quality management includes the process required to

ensure that the project satisfies the needs for which it is

undertaken.

• PQM includes all the activities of the overall management

function that determine the quality policy, objectives, and

responsibilities and implement them within the quality system.

Means of Implementation of PQM

• QUALITY PLANING, QUALITY ASSURANCE, QUALITY CONTROL

• These processes interact with each other as well as with the

processes of other knowledge areas

• Each process involves an effort of one or more individual or

group of individuals based on the need of the project.

• Each process occurs at least once in every project phase

during the project life cycle.

Q. What is Quality Planning?

A. Quality Planning is identifying which quality standards are

relevant to the project and determining how to satisfy them

Q. What is Quality Assurance


• A. Quality assurance is evaluating the overall project

performance on a regular basis to provide a confidence that

the project will satisfy the relevant quality standards.

Q. What is Quality Control

• A. Quality Control is the monitoring of specific project results

to determine if they comply with the relevant quality

standards and identifying ways to eliminate causes of

unsatisfactory performance.

I. Quality planning

1- INPUTS-Quality policy,-Scope statement, Product description,

Standards and regulationsOther process outputs

2- TOOLS AND TECH. benefit/ cost analysis, Benchmarking,

Flowcharting, Design of experiments

3- OUTPUTS. Quality management plan, checklists, Inputs to other

processes

II. Quality assurance

1- INPUTS-Quality management plan, -result of quality control

measurements, Operational definitions

2- TOOLS AND TECH., Quality planning tools and techniques, Quality

audits

3- OUTPUTS, Quality improvement

III. Quality control,

1- INPUTS, -work results, -quality management plan, Operational

definitions, checklists


2- TOOLS AND TECH. inspection, Control charts, Pareto diagrams,

Statistical sampling, flowcharting, Trend analysis

3- OUTPUTS, Quality improvement, Acceptance decisions, rework,

Completed checklist, Process adjustment

Nature of PQM

• Project quality management must address both the

management of the project and the product of the project.

• Failure to meet quality requirements in either dimension can

have serious and negative consequences for any or all of the

project stakeholders

Common understanding

Quality management should complement modern project

management as they both recognize the importance of :

1- Customer satisfaction

2- Prevention over inspection

3- Management responsibility

4- Processes within phases

(plan – do –check – act cycle)

Quality planning

• Quality Planning involves identifying with quality standards

• It is a key facilitating process during the Project planning

Process

• In modern quality management quality is planned in and not

inspected in


• Prior to the development of ISO 9000 series, quality planning

concepts were widely discussed as part of quality assurance.

Quality Planning Flowchart

INPUTS1-Quality policy

2- Scope statement

3- Product description

4- Standards and regulations

5- Other process outputs

TOOLS AND TECHNIQUES

1- Benefit/ cost analysis

2- Benchmarking

3- flowcharting

4- Design of experiments

OUTPUTS

1-Quality Management plan

2- operational; definitions

3- checklists

4-inputs to other processes

Quality Planning Inputs ፣ Quality policy

• the over all intentions and direction of an organization with

regard to quality, as formally expressed by the top

management

• In the case of a joint venture, a quality policy for the individual

project should be developed

• The management team is responsible for dissipating the

quality policy to all project stakeholders through appropriate

information distribution channels


Quality Planning Inputs ፣ Product description

• Although the elements of the product description may be

embodied in the scope statement, the product description

often contains details of technical issues and other concerns

that may affect quality planning

Quality Planning Inputs ፣ Standards and

Regulations

• The project management team any application-area-specific

standards or regulations that may affect the project

Quality Planning Inputs ፣ Other Process Outputs

• In addition to the scope statement and product description,

processes in other knowledge areas may produce outputs that

should be considered as part of the quality planning

• Example: procurement planning outputs may identify

contractor quality requirements that should be reflected in the

overall Quality Management Plan

Tools and Techniques for Quality Planning

• Benefit / cost analysis

• The planning process must consider benefit/cost tradeoffs

• The Primary Benefit: Is less work, higher productivity, lower

costs, and increased stakeholder satisfaction

• The Primary Cost: Is the expanses associated with PQM

activities

Note: it is elementary that the benefit should outweigh the cost


Tools and Techniques for Quality Planning፣

Benchmarking

• Benchmarking involves comparing actual or planned project

practices to those of other projects to generate ideas to:

1- Generate ideas for improvement

2- provide a standard for measurement of performance

Note: other projects compared may be within the same organization

or out side and may be within the same application area or in

another

Tools and Techniques for Quality Planning ፣ Flow

charting

• The flowcharting techniques in quality management generally

include

- cause and effect diagram

- System or process flow charts

• Flowcharting can help in anticipating probable quality

problems and thus helps to develop approaches for dealing

with them

Tools and Techniques for Quality Planning ፣ Design

of Experiments

• This is an analytical technique which aims to define variables

that have most influence on the overall outcome

• This technique is commonly applicable to the product of the

project issues.


• However this technique can also be used in project

management issues such as cost and schedule tradeoffs to

allow for optima solutions.

Outputs from Quality Planning ፣ Quality

Management Plan

• The quality management plan should describe how a project

management team will implement its quality policy

• Also called Quality System, (in ISO terminology), the plan

should define :

- The organizational structure

- Roles and responsibilities

- Resources needed for implementation of quality management

The Quality Plan should address:

- Quality Control of the project

- Quality Assurance

- Quality Improvement of the project

Note: the project quality plan can be highly detailed or broadly

framed based on the needs of the project

Outputs from Quality Planning ፣ Operational

Definitions

• An operational definition describes what something is and how

it is measured by the quality control process. For example:


- the project management team must indicate the start and end

of every activity in a detailed schedule

- Weather the whole activity or certain deliverables are to be

measured

Operational definitions are also called Metrics in some areas of

application

Outputs from Quality Planning ፣ Checklists

• A checklist is a structured tool used to verify that a set of

required steps or requirements have been performed.

• Many organizations have standard checklists to ensure

consistency of frequently performed activities

Outputs from Quality Planning ፣ Inputs To Other

Processes

• The quality planning process may identify need for further

activity in another area

QUALITY ASSURANCE

• Quality assurance encompasses all the planned and systematic

activity implemented in a quality system to provide confidence

that the project will satisfy the relevant quality standards

• Quality assurance is provided by a Quality Assurance dept.

• Quality assurance can be INERNAL ( from the project

management team to the performing organization)

• Quality assurance can be EXTERNAL (provided to the customer

and other parties actively involved in the work of the project


Quality Assurance Flowchart

INPUTS TOOLS AND

TECHNIQUES OUTPUTS

1-Quality management plan

2- Results of quality control measurements

3- Operational definitions

1- Quality planning tools and techniques

2- Quality audits

1-Quality improvement

Inputs To Quality Assurance

• Quality management plan as previously described

• Results of quality control measurements which are records of

quality control testing and measurement in a format of

comparison or analysis

• Operational definitions as previously described in the output of

the Quality Planning

Tools and Techniques For Quality Assurance

• Quality Planning tools and techniques , which can be used for

quality assurance as well


• Quality Audits which are a structured review of other quality

management activities:

- they may be timely or carried out randomly

- They may be carried out by properly trained Internal-auditors

or by third parties such as quality systems registration

agencies

Outputs From Quality Assurance

Quality Improvement

• Quality improvement includes taking action to increase the

effectiveness and efficiency of the project to be provide added

benefits to the stakeholders of that project .

• In many cases the implementation of quality improvements will

require preparation of change requests or taking corrective

actions and will be handled according to procedure for overall

change control

QUALITY CONTROL

• Quality control involves monitoring specific project results to

determine if they comply with relevant standards and

identifying ways to eliminate causes of unsatisfactory results.

• Project results mentioned include both PRODUCT results such

as deliverables and MANAGEMENT results such as cost and

schedule performance

• Quality control is often performed by a quality control

department


• The project management team should have a working

knowledge of statistical quality control especially sampling

and probability to help evaluate and control outputs.

The project management should be aware of the

following among other subjects:

- prevention ( keeping errors out of the process)

- Inspection (keeping errors out of the customers hand

- Attribute sampling (for conformity of results)

- Variable sampling (where the results are rated on a

continuous scale that measures the degree of conformity or

non conformity

- Special cause ( unusual events)

- Random causes ( normal process variations)

- Tolerances ( where results should fall with in a defined

tolerance range

- Control limits ( the process is in control if it falls within

these defined limits)


Quality Control Flowchart

INPUTS TOOLS AND

TECHNIQUES OUTPUTS

1-Work results

2- Quality management plan

3- Operational definitions

4- Checklists

1- Inspection

2- Control charts

3- Pareto diagram

4- Statistical sampling

5- Flowcharting

6-Trend analysis

1-Quality improvement

2- Acceptance decisions

3- Rework

4-Process adjustments

Inputs To Quality Control

• Work results : including both product results and process

results

• The quality management plan

• Operational definitions

• Checklists

Tools and Techniques for Quality Control፣

Inspection


• Inspection includes activities such as measuring, examining

and testing undertaken to determine whether results conform

to requirements

• Inspection can be carried out on the level of a single activity or

a final product

• Inspections can be called reviews, product reviews, audits, and

walk-throughs

• Control Charts

• These charts are graphical representations that display the

result of a process over time and are used to determine if the

process is “in control”

• When in control the process should not be adjusted , however

it may be changed in order to provide improvements

• Control charts may be used ot monitor any type of output

variable

• Control charts are most often used to monitor repetitive

activity in production but can also be used to monitor cost and

schedule variances

Pareto Diagram

• A Pareto diagram is a histogram ordered by frequency of

occurrence which shows how many results were generated by

what category or identified cause

• The project management team should take action to fix the

problems that are causing the greatest number of defects first


• Typically the Pareto diagram reflects that a relatively small

number of causes are responsible for the majority of the

problems or defects.

Statistical Sampling

• Statistical sampling involves choosing a part of a population of

interest for inspection

• Appropriate sampling can effectively reduce the cost of quality

control

• There is a vast body of knowledge related to statistical

sampling and therefore the management must be aware of the

various sampling techniques


Trend Analysis

• The trend analysis involves the use of mathematical

techniques to forecast future outcomes based on historical

results it is often used to monitor:

- Technical performance – how many defects have been

identified and how many remain uncorrected

- Cost and schedule performance – how many activities in a

certain period were completed with significant variances

Outputs for Quality Control

• Quality improvement

• Acceptance decisions, where the inspected items will either be

accepted or rejected and those rejected may be reworked

• Rework, which is an action taken to bring defects or

nonconforming items into compliance with requirements and

specifications. Rework is a frequent cause of project over-runs

and the project management team must make an effort to

minimize it .

• Completed Checklists, which become a part of a project record

when they are used

• Process Adjustments, which involves immediate corrective or

preventive action as a result of quality control measurements.

In some cases the adjustment may need to be handled

according to procedures for overall change control.

Conclusion


In conclusion we find that in order to achieve PQM or Project

Quality Management , one has to integrate the concepts of Project

management with the processes of quality management at the

project scale and throughout its different phases.

For effective PQM it is essential that the project management team

be aware of the concepts of quality management to be able to make

use of the described processes and implement them to achieve the

required end product


ማጣቀሻ /Referance/

Atchoarena,D. (1994). Policy and Planning for Vocational Education

and Training.

Paris UNESCO/IIEP.

Albert , A and engirdle , Tr (1998) project management for program

delivery

university of Alberta.

Berhanu Berke (1999) Education Projects preparation Implementation

monitoring

and evaluation manual . Alpha printers .Addis Ababa

Chave 2,R, etal (1996) Improving Education quality project Pretoria

Doughert, C. (1989). The Cost Effectiveness of National Training

Systems in Developing Countries.Washington. D.C.: The

World

Edukans Foundation 2012 Learn for work schokland programme on

TVET

programme on TVET September A.A.

FTP international (1994) project planning and management (Training

Manual )

January K () Project Formulation and proposal writing .WHO

Jonatan Crowther et al (1995) Advanced Learner’s Dictionary. London


OECD: Working Out Change: Systemic innovation in vocational

education and training. November, 2009.

Pact (2005) Monitoring ,Evaluation and reporting new York

SOUTO, Otero, M.: Study on Access to Education and Training –Tender No

EAC/38/04, Lot 1: Final Report for the European Commission, 2005.

Retrieved October 15, 2010, from

http://ec.europa.eu/education/pdf/doc270_en.pdf

USAID (1997) performance monitoring .workshop materials

UNESCO (1988 ) Unit On Identification and evaluation of education

projects

UNDP (2002) handbook on monitoring and evaluation for results, new

York.

USAID from American people (2011) improving quality of primary

education

(USAID)IQPEP in Ethiopia WCB)

University Of Petroleum (2012) MineralsConstruction Engineering King

Fahd University Of Petroleum & MineralsConstruction Engineering &

Management KFUPM


http://ec.europa.eu/education/pdf/doc270_en.pdf

Appendices

SMART Goal setting: A surefire way To

Achieve Your Goals

Jot down the goals you want to reach.

Make any changes necessary to ensure it meets the criteria for a

SMART goals:

S=specific

M=measurable

A=attainable

R=realistic

T=timely

1. Specific: goals should be straight forwards and emphasize what

to happen.

Focuses your effort and clearly define what you are going to do


Specific is the what, why, and how of the SMART model.

What are you going to do? Use action words such as direct,

organize, coordinate, lead, develop, plan, build etc.

Why is this important to do at this time? What do you want to

ultimately accomplish

How are you going to do it? (By---)

Ensure the goals you set are very specific, clear and

easy.

Instead of setting a goal to lose weight or be healthier, set a

specific goal to lose 2cm of your waistline (the measurement

around a person’s waist) or to walk 5 miles at an aerobically

challenging pace.

1. Measurable: if you can’t measure it, you can’t manage it. In

the broadest sense, the whole goal statement is a measure for

the project; if the goal is accomplished, this is a success.

However, there are usually several short-term or small

measurements that can be built in to the goal.

Choose a goal with measurable progress, so you can see

the change occur.

How will you see when you reach your goal? Be specific! “I

want to read 3 chapter books of 100 pages on my own

before my birth day” shows the specific target to be


measure. “I want to be a good reader” is not as

measurable

3.Attainable: when you identify goals that are most important to

you, you begin to figure out ways you can make them come true.

You develop the attitudes, abilities, skills, and financial

capacity to reach them. You begin seeing previously

overlooked opportunities to bring yourself closer to the

achievement of your goals.

Goals you set which are too far out of your reach, you

probably won’t commit to doing.

Although you may start with the best of intentions, the

knowledge that it’s too much for you means your and will

stop you from even giving it your best.

A goal needs to stretch you slightly so you feel you can do it

and it will need a real commitment from you. For instance,

if you aim to lose 20lbs in one week, we all know that isn’t

achievable. But setting a goal to loos 1 lb and when you’ve

achieved that, aiming to lose a further 1 lb, will keep it

achievable for you. The feeling of success which this brings

helps you to remain motivated.

4.Realistic

This is not a synonym for “easy” Realistic, in this case, means

“do-able.” It means that the learning curve is not a vertical

slope; that the skills needed to do the work are a vertical slope;

that the skills needed to do the work are available; that the Page 56

Berhanu tadesse Taye October, 2013

project fits with the overall strategy and goals of the

organization. A realistic project may push the skills and

knowledge of the people working on it but it shouldn’t break

them.

Be sure to set goals that you can attain with some effort!

Too difficult and you set the stage for failure, but too low

sends the message that you aren’t very capable. Set the

bar high enough for a satisfying achievement!

5 Timely set a time frame for the goal: for next week, in three

months by fifth grade. Putting an end point on your goal gives you

a clear target to work towards. If you don’t set a time, the

commitment is too vague. It target to work towards. If you don’t

set a time, the commitment is too vague. It target not happen

because you feel you can start at any time. Without a time limit,

there’s no urgency to start taking action now.

Time must be measurable, attainable and realistic.

Everyone will benefit from goals and objectives if

they are SMART. SMART, is the instrument to apply

in setting your goals and objectives.

Quote of The Day

Don’t judge those who try and fail, judge those who fail to

try.

Unknown


Project planning and stapes by step

Guide

Adapted from Duncan Haughey’s article

The key to successful project is in the planning. Creating a project plan is the

first thing you should do when undertaking any kind of project.

Often project planning is ignored in fever of getting on with the work.

However, many people fail to realize the value of a project plan in saving

time, money and many problems.

This article looks at a simple, practical approach to project planning. On

completion of this guide, you should have a sound project planning approach

that you can use for future projects.

Step1: project Goals

A project is successful when the needs of the stakeholders have been met.

Stakeholder is anybody directly or indirectly impacted (influenced) by the

project. Examples of stakeholders are:

The project sponsor (Donors)

The customer who receives the deliverable (beneficiary)

The users of the project outputs /service or product

The project manager and project team.

A technique for doing this is to review them against the SMART principle.

This way it will be easy to know when a goal has been achieved.


Once you have established a clear set of goals; they should be recorded in

the project plan. It can be useful to also include the needs and expectations

of your stakeholders.

This is the most difficult part of the planning process complected. It’s time to

move on and look at the project deliverable.

Step 2: project Deliverable

Using the goals you have defined in step 1, create a list of things

the project needs to deliver in order to meet those goals. Specify

when and how each item must be delivered.

Add the deliverable to the project plan with an estimated delivery

date. More accurate delivery dates will be established during the

scheduling phase, which is next.

Step3: project schedule

Create a list of tasks that need to be carried out for each

deliverable identified in step 2. For each task identify the

following:

The amount of effort (hours or days) required to complete the

task.

The resources which will carryout the task.

A common problem discovered at this point, is when a project has

an imposed devilry deadline from the sponsor that is not realistic


based on your estimates. If you discover that this is the case, you

must contact the sponsor immediately. The options you have in

this situation are

Renegotiate the deadline /project delay/

Employ additional resources /increased cost/

Reduce the scope of the project /less delivered/

Use the project schedule to justify pursuing one of these options.

Step 4: supporting plans

This action deals with plans you should create as part of the

planning process. These can be included directly in the plan.

Human resource plan

Identify by name, the individuals and organizations with a leading

role in the project. For each, describe their roles and

responsibilities on the project.

Next, describe the number and type of people needed to carryout

the project.for each resource detail start dates, estimated

duration and the method you will use for obtaining them. Create a

single sheet containing this information.


Communications plan

Create a document showing that needs to be kept informed about

the project and how they will receive the information. The most

common mechanism is a weekly or monthly progress report

describing how the project is performing, milestones achieved

and work planned for the next period.

Risk management plan

Risk management plan is an important part of project

management. Although often over looked, it is important to

identify as many risks to your project as possible, and be

prepared if something bad happens.

Here are some examples of common project risks:

Time and cost estimates too optimistic.

Customer review and feedback cycle too slow.

Unexpected budget cuts.

Unclear roles and responsibilities.

Stakeholder input is not sought, or their needs are not

properly understood.

Stakeholder changing requirements after the project has

started.

Stakeholder adding new requirements after the project has

started.

Poor communication resulting in misunderstandings, quality

problems and rework.


Lack of resource commitment.

Having followed all the steps above, you should have a good

project plan. Remember to update you plan as the project

progresses, and measure progress against the plan.

Balance Sheet

Assets

Current Assets

Cash in Bank

Cash Value of Inventory

Prepaid Expenses (insurance)

Total Current Assets

Fixed Assets

Machinery & Equipment

Furniture & Fixtures

Real Estate / Buildings

Total Fixed Assets

Total Assets


Liabilities & Net Worth

Current Liabilities

Accounts Payable

Taxes Payable

Notes Payable (due within 12 months)

Total Current Liabilities

Long-Term Liabilities

Bank Loans Payable (greater than 12 months)

Less: Short-Term Portion

Total Long-Term Liabilities

Total Liabilities

Owners' Equity (Net Worth)

Total Liabilities & Net Worth


12-Month Income Statement (Profit & Loss Statement)

June July Aug. Sept. Oct.Nov

.Dec. Jan. Feb. March April May YEARLY

Revenue (Sales)

Category 1

Category 2

Total Revenue (Sales)

Cost of Goods Sold

Category 1

Category 2

Total Cost of Goods Sold

Gross Profit

Expenses

Rent Expense

Salary/Wage Expenses


Supplies Expense

Advertising Expense

Utilities Expense

Telephone/Internet Expense

Insurance Expense

Interest from Loans (if applicable)

Other Expenses (specify)

Total Expenses

Net Profit


We can see the cost breakdown of Project Proposal on Developing an income Generating Scheme

for Youth Work TVET College

adobted from Berhanu Tadesse et al assignment paper

1. Team Members, Their Qualifications and their Experience

No. Team Members Qualification Quanti

ty

Years of

experience

1. Project manager MA in professional vocational education

and management

1 10

2. Deputy manager MA in general business management 2 8

3. Department heads MA/BSC in different fields that the

institution provides

5 5

4. Trainers BSC in different fields that the institution

provide

20 3

Total number of the team 28

Project Budget Estimation and Allocation

I. Raw materials for leather production 850,000

II. Raw materials for furniture production 1,330,000

III. Raw materials for metal work production 1,210,000


IV. Raw materials for block production 216,000

V. Annual contingency budget (15% of the total budget) 540,900

Total Project 4,146,900 Birr

Budget estimation

Table 2: A Three Year Strategic Plan Showing the Streams, and Number of Trainees to be admitted in Level one and two of Youth Work TVET

No. Streams Number of Trainees Admitted

2004 2005 2006 Total

1. Construction technology - 40 40 80

2. Wood work and carpentry - 40 40 80

3. Leather technology - 40 40 80

4. Metal work technology - 40 40 80

Total - 320

Table 3: Income Generating Activities of Youth College from Sale of Leather Production

No. Products Products per day

200 training days per year

Cost/pdt

Selling price

Gross profit/

pdt

Yearly gross profit

1. Jacket 4 4x200=800 300 450 150 800x150=120,000

2. Bag 8 8x200=1600 180 300 120 1600x120= 192,000

3. Shoes 5 pair 5x200=1000 150 350 200 1000x200= 200,000

4. Skirt 8 8x200=1600 170 250 80 1600x80= 128,000


5. Male and

female belts

10 10x200=2000 30 50 20 2,000x20 =40,000

Total Gross Profit 680,000

Table 4: Income Generating Activities of Youth College from Sale of Furniture Production

No. Products Products

per two

weeks

200 training

days per year

(28 weeks)

Cost/

pdt

Selling

price

Gross

profit/

pdt

Yearly gross profit

1. Sofa 2 2x14=28 800 1,000 200 28x200=56,000

2. Dinning table

with 6 chairs

2 2x14=28 700 900 200 28x200=56,000

3. TV stand 3 3x14=42 3000 400 100 48x100=4,200

4. Door 3 3x14=42 250 500 250 42x250=10,500

5. Computer stand 4 4x14=56 200 300 100 56x100=56,000

6. Kitchen cabinet 2 2x14=28 250 400 150 28x150 =4,200

7. Book shelves 2 2x14=28 150 300 150 28x150 =4,200

8. Dressing tables 2 2x14=28 200 350 150 28x150=4200


Table 5: Income Generating Activities of Youth Work College from Sale of Metal Work Products

No. Products Products 200 training Cost/ Selling Gross Yearly gross profit


per weeks days per year

(28 weeks)

pdt price profit/

pdt

1. Doors 3 3x28=84 400 550 150 84x150=12,600

2. Windows 4 4x28=112 300 400 100 112x100=11,200

3. Shelves 3 3x28=84 250 300 50 84x50=4,200

4. Roofs 2 2x28=56 750 900 150 56x150=84,000

5. Tables 4 4x28=112 350 400 50 112x500=56,000


Table 6: Income Generating Activities of Youth Work College from Sale of Block Products

No. Products Products

per two

weeks

200 training days

per year (28

weeks)

Cost/

pdt

Selling

price

Gross

profit/

pdt

Yearly gross profit

1. Ceramic tiles 50 50x14=700 80 100 20 700x20=14,000

2. Blocks (10,

15, 20)

120 120x14=1680 7 10 3 1680x3=5040


At the end of 2005 academic year the college expected to generate a grand total profit of Br. 835,640.


Gulele subcity Technical and Vocational Education and Training (TVET) This project proposal Prepared By Berhanu Tadesse work as Institutional quality Audit Expert. Sep, 2013Page 70

Berhanu tadesse taye . project

Business