arquivística, sua faceta cultural, voltada para a comunidade. Hoje em dia, amplia-se cada vez mais o entrosamento entre arquivo e cidadão ou entre arquivo e escola de segundo grau, funcionando ainda o arquivo como laboratório para futuros historiadores. 0 Assim, as atividades do arquivista, quando no âmbito da custódia permanente, ganham dimen- sões sociais e culturais muitíssimo mais amplas que as da fase inicial, a dos arquivos correntes. Entretanto, é lá que se criam as condições neces- sárias para que o ciclo vital do documento se processe de forma ideal. Sem deixar de ser urna seqüência da administração de documentos cor- rentes, pela própria unicidade da função arquivística, a tarefa do profis- sional no arquivo permanente adquire uma feição científica e social que convém explorar, em benefício seja da pesquisa histórica, seja da pró- pria comunidade. CAPÍTULO 2 Documento, informação e meios institucionais de custódia e disseminação A rquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm co-responsabilidade no processo de recuperação da informação, em be- nefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico. Esses objetivos são alcançados pela aplicação de procedimentos técnicos diferentes a material de distintas origens. Partamos do elemento comum e primeiro: o documento. Segun- do a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, cul- turais ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme abrangência do que seja um documento. O processo de forne- cer informações a partir dos dados existentes em qualquer tipo de conti- nente é da área comum dos profissionais das chamadas ciências da in- formação, ciências documentais ou ainda ciências documentárias, como querem alguns. Recolher, tratar, transferir, difundir informações é o objetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de do- c umentação. Partindo de material diverso e através de mecanismos técni- - _ nn canítulo 14.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
arquivística, sua faceta cultural, voltada para a comunidade. Hoje em dia, amplia-se cada vez mais o entrosamento entre arquivo e cidadão ou entre arquivo e escola de segundo grau, funcionando ainda o arquivo
como laboratório para futuros historiadores. 0 Assim, as atividades do
arquivista, quando no âmbito da custódia permanente, ganham dimen-sões sociais e culturais muitíssimo mais amplas que as da fase inicial, a
dos arquivos correntes. Entretanto, é lá que se criam as condições neces-sárias para que o ciclo vital do documento se processe de forma ideal.
Sem deixar de ser urna seqüência da administração de documentos cor-rentes, pela própria unicidade da função arquivística, a tarefa do profis-sional no arquivo permanente adquire uma feição científica e social que convém explorar, em benefício seja da pesquisa histórica, seja da pró-
pria comunidade.
CAPÍTULO 2
Documento, informação e meios institucionais de custódia e disseminação
Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm co-responsabilidade no processo de recuperação da informação, em be-nefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico. Esses objetivos são alcançados pela aplicação de procedimentos técnicos diferentes a material de distintas origens.
Partamos do elemento comum e primeiro: o documento. Segun-do a conceituação clássica e genérica, documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, cul-turais ou artísticos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a enorme abrangência do que seja um documento. O processo de forne-cer informações a partir dos dados existentes em qualquer tipo de conti-nente é da área comum dos profissionais das chamadas ciências da in-formação, ciências documentais ou ainda ciências documentárias, como querem alguns. Recolher, tratar, transferir, difundir informações é o objetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de do-cumentação. Partindo de material diverso e através de mecanismos técni-
- _ nn canítulo 14.
37
o
z
o
o o
tà.1
o
o
o
2
o
1— 2
o o
cos completamente distintos, essas instituições devem estar aptas a co-brir, da maneira mais completa possível, um "campo de investigação". Têm em comum, portanto, as finalidades a que se destinam e o papel que ocupam no processo social, cultural e administrativo de uma socie-
dade. A forma/função pela qual o documento é criado é que determina
seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem
e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu. As distinções entre essas institui-
ções produzem-se, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo e também do tipo de documento a ser preservado: pela biblioteca, os impressos ou audiovisuais resultantes de atividade cultu-ral e técnica ou científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou divulgação; pelo arquivo, o material de uma gama infinitamente variá-vel (desde uma tabuleta assíria ou um relatório impresso de empresa até as provas-objeto de um processo judiciário), oriundo de atividade fun-cional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; pelo museu, os objetos que tanto podem ter origem
artística quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e de museus, serão didáti-
cos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, administrativos e jurídicos, passando, a longo prazo, a "históricos". O documento de bi-
blioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova» Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à ori-
gem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatório das instituições anteriormente indicadas. Isto porque, definido o centro de documentação como a "transposição das informações primárias para outros recursos", ele acaba assimilando as características daquelas instituições." Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza
do material reproduzido ou referenciado.
13 Cortés Afonso, 1981a:19. 14 ■Znarec 1 Q77.4
Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artísti-ca ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. Os documentos são gráficos, sejam eles im-pressos ou manuscritos, desenhos, mapas, plantas, ou são material audiovisual. Sua forma usual é a impressa e múltipla, isto é, a mesma obra pode existir em mais de uma biblioteca. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público.
Os documentos de arquivo são os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das fun-ções que justificam sua existência como tal, guardando esses documen-tos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.
Os documentos de museu originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. A característica desses documentos é serem tridimensionais, isto é, serem objetos. Têm os mais variados tipos, naturezas, formas e dimensões.
Os documentos de centro de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especiali-dade bem determinada qualquer tipo de documento) são em geral re-
produções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que origi-nariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. Material sonoro ou gravado, ou ainda em suporte edloestrcõennitcroo,s de desde queeemntacçóãpoia
documentação. ou reprodução, é também característico
das três idades do
de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação ou a permuta. O arquivo, porém, rece- be
os documentos através de passagem natural, dentro do esquema es do documento: da produção à tramitação, desta ao arquivo
corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por
39
recolhimento, ao permanente. O material será obrigatoriamente re-
colhido (o remanescente das baixas causadas pelo cumprimento das
tabelas de temporalidade), abstendo-se o arquivista da seleção para
aquisição, como faria o bibliotecário. O único momento em que o
fator "julgamento" entra no trabalho arquivístico é quando, junta-
mente com administradores ligados à entidade de cujos documentos
se está tratando, juristas e historiadores, os profissionais de arquivo
estabelecem as tabelas de temporalidade. Elas é que ditam a destrui-
ção racional de documentos rotineiros, segundo os diferentes prazos
nelas fixados.
A partir dessas considerações é possível estabelecer:
❑ que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o ma-
terial que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo
acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que
os objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e
que seus fornecedores são múltiplos (diferentes livrarias, edito-
ras, empresas gráficas, empresas jornalísticas, laboratórios de
microfilmes etc.);
❑ que o arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que pro-
duz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acer-
vo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem e
função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da res-
pectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são
jurídicos, funcionais e administrativos e que os fins secundários se-
rão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o
prazo de validade jurídica dos documentos (em outras palavras,
quando cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte
geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o
arquivo é ligado;is
15 Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos, é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigato-riamente dentro das funções e atividades de uma administração. Ver Gauye, 1984:15-23.
❑ que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial e clas-
sificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos origina-
riamente de cunho funcional;
❑ que o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (quando não armazena documentos como as demais entidades obri-
gatoriamente o fazem e só referencia dados em forma fisica ou virtu-al). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a cole-ção (quando os documentos são armazenados) é formada de origi-
nais ou de reproduções referentes a determinada especialidade; in-cluem-se nessa categoria as bases de dados.
No processamento técnico da documentação existem algumas diferenças fundamentais. Se, na biblioteca e no museu, o tratamento documental é feito peça por peça, ainda que totalizando uma única e
grande coleção, no arquivo, em geral, o tratamento técnico é dispen-sado não à unidade, mas às séries documentais que formam agrupa-mentos lógicos e orgânicos dentro dos diferentes fundos. Já o centro de documentação adota um tratamento que varia segundo a natureza de seu material.
Arquivos, bibliotecas e museus utilizam diferentes formas e pro-cedimentos para registros de entrada, e o centro de documentação com-porta-se semelhantemente a um e a outro, conforme sua caracterização. Além disso, os registros de entrada variam também conforme sejam eles correntes, intermediários ou permanentes. O tombamento feito em bi-bliotecas e museus só tem sentido no arquivo final, uma vez que nos demais o documento está de passagem, embora não deixe evidentemen-
te de ser protocolado/registrado. As relações de remessas de papéis' são peças indispensáveis nas
transferências e recolhimentos, já que os organismos produtores de do-
cumentos, assim como seus autores, poderão a qualquer momento re-quisitar vistas a um processo, a um documento avulso ou a um dossiê, quando já passada a sua utilização primária.
As entradas paulatinas, entendidas como desenvolvimento de coleção, acabam constituindo, no caso da biblioteca, do museu e do
DO
CU
ME
NT
O,
INF
OR
MA
ÇÃ
O E
ME
IOS
IN
ST
IT
UC
IO
NA
IS
DE
CU
ST
ÓD
IA E
DIS
SE
MIN
AÇ
ÃO
41
DO
CU
ME
NT
O,
INF
OR
MA
ÇÃ
O E
ME
IO
S IN
ST
ITU
CIO
NA
IS D
E C
US
TÓ
DIA
E D
ISS
EM
INA
ÇÃ
O
centro de documentação, uma reunião artificial de documentos dos mais variados tipos. Já o arquivo, por suas próprias coordenadas de definição, é uma reunião orgânica: seu acervo faz-se natural e cumu-
lativamente. A fase denominada classificação, em bibliotecas e em arquivos
correntes, corresponde, nos arquivos de segunda e terceira idades, ao que se chama de arranjo no concernente aos fundos e séries, e de orde-
nação no que respeita à ordem interna dos documentos nas séries.
A própria variação semântica nos conduz àquela que seria a
dicotomia básica entre as áreas: enquanto a biblioteconomia pode
ser regida por normas, a arquivística e, em parte, a museologia fun-damentam-se em princípios gerais. Os sistemas de classificação bi-
bliográfica e suas extensões (no caso dos centros de documentação),
salvo raríssimas exceções, podem ser rigidamente obedecidos, mas a organização de arquivos deve submeter-se à estrutura dos órgãos
geradores do documento e à natureza do material ordenado. Por isso,
a noção de respect des fonds é preceito essencial ao trabalho arquivís-
tico: não se deve misturar os documentos produzidos por uma enti-
dade com os de outra. A proveniência do documento define o seu fundo no arquivo, assim como também define sua posição no acervo
do museu.
A, catalogação, via pela qual o usuário chega a uma publicação no
centro de documentação e na biblioteca ou a um objeto no museu, tem
seu similar, quando se trata de arquivos permanentes, na descrição. No caso dos arquivos correntes, a descrição é feita no momento da incorpo-
ração do documento ao conjunto do acervo do arquivo, através de sua
inserção no plano de classificação, não se perdendo de vista, se for o
caso, a numeração de protocolo. No primeiro caso, os catálogos em ficha, impressos ou online tra-
zendo elementos descritivos da obra permitem que sejam identificados
autor, título, local, editor, data de impressão e assunto ou assuntos. No
museu, os elementos são autor, título, forma, material, dimensões e es-pecificidades.
A descrição de documentos de arquivos permanentes, feita por
meio dos chamados instrumentos de pesquisa (impressos ou virtuais),
também permite a identificação do material. Das mais gerais e abran-
gentes (guias, quadros de fundos, relações) às mais específicas (inventá-
rios, catálogos, índices, catálogos seletivos, edição de fontes), essas pu-
blicações trazem os seguintes elementos dos documentos de arquivo:
unidade criadora do documento, tipologia documental, autoria, fun-
ção a que se refere, ação que traduz e data, conteúdo (se for o caso) e
notação (cota, na terminologia arquivística portuguesa) de identifica-
ção e localização.
Os museus também adotam instrumentos de pesquisa (guias, in-
ventários, catálogos), geralmente impressos ou mimeografados, como
no caso dos arquivos. Empregam normas próprias para a formatação
dos verbetes que os compõem.
Na biblioteca, um catálogo em fichas, impresso ou virtual per-
mite as intercalações necessárias a acervos em expansão. Além disso, a
identificação bibliográfica é sucinta, conforme a tendência moderna
de racionalizar e simplificar a catalogação. No arquivo (aqui nos re-portamos ao permanente), a necessidade de uma descrição maior das
séries, a circunstância de o fator expansivo não contar e a unicidade do
documento fazem com que a ficha perca a sua funcionalidade. O fato
de o pesquisador precisar saber a localização do material de seu inte-
resse, muitas vezes distante de sua cidade ou país, torna necessários
instrumentos impressos ou virtuais, passíveis de pesquisa remota,
multiplicação e disseminação. Como se trata de instrumentos parci-
ais, o programa descritivo deve estabelecer prioridades; outra conside-
ração é que, estando as séries já com datas encerradas, elimina-se a
questão da necessidade de expansão.
Quanto ao público: quem é o usuário-padrão da biblioteca, do
arquivo, do museu e do centro de documentação? A biblioteca, teo-
ricamente, é das quatro instituições a que possui consulentes em
maior número e variedade. Fazem uso dela não só o pesquisador (aqui
configurado como o acadêmico, o professor universitário e o pes-
quisador profissional ou eventual), mas também o grande público,
que abrange estudantes, estudiosos em geral e cidadãos comuns. O
museu tem a mesma tipologia de público, no sentido do entreteni-mento e do lazer que a visita a suas dependências pode proporcio-
(g° P.0 3 -2 s d- c (1) . o E 4,3
C oE ")c
o
.2 c a) E u o o "o
ro a)
-o (I) -c) E e
c c .0
7 a)
o 0
VI '5 Q
o_
Iri a "g (J.)
o. a) (
Y „, o u, ...-......ro o -0 (o Ê o c o. ..•-• -=•> ui- _ .c.
b} E c (1., mi :ft"; o ul E. 1,6' Q., 7 (1) (1) ..-. c — O _c
ta G.) 7 o § Ç. .-. '.0
C an 'a ::.-e 0- (='-
.. ..9, cs- • • . Lr:: u
u O a c x E g ,0 c, ..,- u
if,- n:, -c G.) o _c O *La ro tr)
G) --e _t§ C c act, Hcij ::5 6 a) o. ,•_,. ..z -c E •„; u O
o 0. (O ,-, O if, 6 c) yr ui- > ü E 3 jo tra
1,13.- 5 O) • 5. o , . uti .0 E) u, — ...0 '5 c -E 5 0- o -o .17, — 7 usr
(...) E "- E 2, 1.9 El E 2 E "5 c
.C5 U1
3 . R Ui )3.
o ••(-.) oo •c
0.
0 k o taci
..,_ a) ro 2.2 o. o
fo -v :6 _c c'S -0 . i {i{..
E
E .,--• E
:E s- .„, c T2 .. ... o a)
(1) ai •-
> E 2
a. --•53 -• to (t) a)
d 2, ip 0 •,-. Io .E.12 Li '5 .-
1 vi G) c (O O .5 -‘3 O •Fa5 _c3O0 -98., „....... 2 . ,,a) E r2 "( ..6 in
'V 2 -o
o ‘..) t." 2 a) (u d ._c. e, .u, ui
ui- ,, E . 5 ao bo c "5
> (1) . 5 O ap a) cr . c .0 (V eu a) Ki 2 u-) pir 2 ._c2 o
-2 o. c -,.... 2 2 E
•0 3 it, eu _,•-• • id C • E 6. C E (-2 2> ̀i(1 — . Eo • - '•■1•3 - a)
'O -0 . t'0 ‘,9
Q E F6 `7 7 '...../ (13
ir
a) a) o C . Ca_ Cl I= L9)
o a) — C =
O ' E c_ o I= o
O- "7 -o 2 a.
o a) 13- 'O 7
ira -C c E LE c
0 C
VI VI (1) 0 ,9, E
-,0 c (o o ,0 a.) ,,, o .., c
Q.) (1.) . L-' 22 „ = u c ..o.
:n .5 'o' 2. ,o -a) O L1.1 'O Cl- (1-
info
rmar
, e
ntre
ter
ativ
idad
e hu
ma
na
com
pra
, do
ação
, pe
squi
sa
42
nar. Isto embora não se possa excluir o especialista-pesquisador, quan-
do a natureza e a especialidade do museu forem relacionadas com 2 seus temas de pesquisa.
No centro de documentação o público básico é constituído por o pesquisadores, que buscam documentos de origens e suportes vários,
sobre determinado tema, dentro da própria especialização do centro.
No arquivo — quando no âmbito dos de primeira e segunda ida-
des —, a clientela é formada pelo administrador, pelo empresário ou
seus representantes, enfim, pelos produtores do documento, bem como
por profissionais da área jurídica, pesquisadores administrativos ou ci-
dadãos em busca de seus direitos. No arquivo permanente, portanto na
esfera da pesquisa científica ou do interesse puramente cultural, o pú-
blico estará personificado no historiador ou em profissionais cuja ativi-
dade possa demandar informações sobre épocas anteriores, como jor-
nalistas, sociólogos, cientistas políticos etc. Outro tipo de usuário é o
cidadão em busca de seus interesses ou que revela alguma curiosidade
pelo trabalho de investigação histórica.
Arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus têm,
portanto, fronteiras bem definidas?' Não devem ser confundidos nem
quanto à documentação que guardam, nem quanto ao trabalho técnico
que desenvolvem a fim de organizar seus acervos e de transferir e disse-
minar informação. Sendo instituições públicas ou particulares preocu-
padas com a transmissão cultural e com a custódia e a divulgação de
informações técnicas e científicas, possuem, cada uma, de per si, um
espaço social próprio e independente no qual devem agir.
O quadro comparativo desses quatro tipos de instituição, dife-
renciando-lhes as características e a natureza dos acervos e do tratamen-
to técnico, pode ser esclarecedor, uma vez que esquematiza os argumen-
tos desenvolvidos neste capítulo.
16 A questão é abordada em Schellenberg, 1959c:12. Os manuais brasileiros Arquivística = técnica; arquivologia = ciência, de Astrea de Moraes e Castro e outros, e Teoria e prática de arquivo, de Marilena Leite Paes, também contêm itens respeitantes ao tema. O melhor con-junto bibliográfico para estudar o assunto é o número 34 da revista Archivum, do Conselho Internacional de Arquivos, editada em Paris em 1984.