BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ 2011-2015 STRATEJİK PLANLAMA ÇALIŞMASI

BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ 2011-2015 STRATEJİK

PLANLAMA ÇALIŞMASI

EĞİTİM SEMİNERİ (25.05.2010)

Seminer Sorumluları

Prof. Dr. Tamer BOLAT

Prof. Dr. Oya Aytemiz SEYMEN

Arş. Gör. Göksel Kemal GİRGİN

1. KURUMSAL STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİNE İLİŞKİN KAVRAMSAL BİLGİLENDİRME

BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ’NDE NEDEN STRATEJİK PLANLAMA YAPIYORUZ?

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince; Stratejik planlama ile kamu kuruluşlarının, kalkınma planları ve programlarda yer alan politikalar ve makro hedefler çerçevesinde kendi stratejik planlarını hazırlamaları ve gelecek dönemlerde kuruluş bütçelerini bu planda öngörülen kuruluş misyonu, vizyonu, amaç ve hedefleri doğrultusunda oluşturmaları gerekmektedir.

Bu nedenle bir kamu kurumu olarak Balıkesir Üniversitesi de gelecek yıllara ait stratejik planını oluşturmak ve gelişmeler doğrultusunda güncellemek durumundadır.

Aynı zamanda kamu kurumlarına dönük performans esaslı bütçeleme çalışmaları, stratejik planlama ile bütünlük teşkil etmekte ve Maliye Bakanlığı tarafından yürütülmektedir. Bu da gerçekçi stratejik planların hazırlanması ve uygulanması açısından büyük önem taşımaktadır.

Balıkesir Üniversitesi devletin kendisine sunacağı maddi ve beşeri kaynaklardan ve olanaklardan daha fazla yararlanabilmek için etkin bir stratejik plan oluşturmak ve buna uygun hareket etmek zorundadır.

• Öte yandan Yükseköğretim Kurulu tarafından ülkemizdeki yükseköğretim kurumlarının akademik ve idari hizmetlerinin kalite düzeylerinin iyileştirilmesi ve Bolonya Süreci kapsamında kalite güvencesi konusunda ülkeler arası işbirliğinin geliştirilmesi yönünde öngörülen çalışmaların başlatılması amacıyla, Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği hazırlanmış ve 20.09.2005 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

• Bu yönetmelik gereği de Balıkesir Üniversitesi stratejik planını hazırlamak ve uygulamakla yükümlüdür.

Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm, YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi

Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm, YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi

Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm, YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi

Kamu idarelerince; kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirilmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlanan plandır.

STRATEJİK PLAN NEDİR?

Kamu yönetimi ve kamu kurumlarının amacı:• mevcut kaynakları etkin kullanıp, • nitelikli bir kamusal hizmet sunarak, • vatandaşlarının refah ve yaşam kalitesini

arttırmaktır.Bunun iki önemli sonucu;• Saydamlık ve Hesap verebilirliktir…

HEDEF

Stratejik Planlama Süreci1. MEVCUT DURUM ANALİZİNİN YAPILMASI 2. PAYDAŞ ANALİZİNİN YAPILMASI 3. KURUMUN GZFT ANALİZİNİN YAPILMASI4. MİSYON ve VİZYON İFADELERİNİN

OLUŞTURULMASI, TEMEL İLKE VE DEĞERLERİN TESPİT EDİLMESİ

5. STRATEJİK AMAÇLAR VE HEDEFLERİN SAPTANMASI

1.  MEVCUT DURUM ANALİZİNİN YAPILMASI

ÜLGEN, Hayri ve MİRZE, Kadri, “İşletmelerde Stratejik Yönetim”, Arıkan Basım Yayım Dağıtım.

• Mevcut durum analizi kapsamında, iç çevre analizinin yapılmasında “Balıkesir Üniversitesi Özdeğerlendirme Konuları ve Göstergeleri” başlıklı formlar kullanılacaktır.

• Bu formların oluşturulmasında YÖDEK (Yükseköğretim Akademik Değerlendirme Ve Kalite Geliştirme Komisyonu) tarafından oluşturulan “Özdeğerlendirme Modeli” kullanılmıştır.

Bilgilendirme dosyası DPT, Kamu Kurumları için Stratejik Planlama Klavuzu 2. Sürüm, YÖDEK Rehberi, Afyon Kocatepe Üniversitesi

Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından biridir. Kuruluşun etkileşim içinde olduğu tarafların görüşlerinin dikkate alınması stratejik planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır. Diğer yandan, kamu hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle durum analizi kapsamında paydaş analizinin yapılması önem arz etmektedir.

2. PAYDAŞ ANALİZİ

Paydaş analizi aşağıda yer alan aşamalardan oluşur:

• Paydaşların tespiti• Paydaşların önceliklendirilmesi• Paydaşların değerlendirilmesi• Görüş ve önerilerinin alınması ve

değerlendirilmesi.

Paydaşların TespitiPaydaş analizinin ilk aşamasında kuruluşun paydaşlarının kimler

olduğu belirlenir. Kuruluşun paydaşlarının tespit edilmesi için aşağıdaki sorular sorulabilir:

• Kuruluşun faaliyetleri/hizmetleri ile ilgisi olanlar kimlerdir?• Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini yönlendirenler kimlerdir?• Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini kullananlar kimlerdir?• Kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden etkilenenler

kimlerdir?• Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini etkileyenler kimlerdir?

Balıkesir Üniversitesi’nde Paydaşlara Örnekler

http://www.tef-makine.aku.edu.tr/kalite4.htm.

Paydaşların Önceliklendirilmesi• Belirlenen paydaşlar tümü ile etkili bir iletişim

kurulmasını imkansız kılacak sayıda olabilir. Bu nedenle paydaş görüşlerinin alınmasında ve plana yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen paydaşların önceliklendirilmesi gerekir.

Balıkesir Üniversitesi Birimlerinde Paydaşların Önceliklendirilmesi Formu

http://www.tef-makine.aku.edu.tr/kalite4.htm.

Paydaşların DeğerlendirilmesiÖnceliklendirilen paydaşlar bu aşamada kapsamlı olarak

değerlendirilir. Paydaşlar değerlendirilirken cevap aranabilecek sorular şunlardır:

• Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti/hizmeti ile ilgilidir?• Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir?• Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini ne şekilde

etkilemektedir? (olumlu-olumsuz)• Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir?• Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden ne şekilde

etkilenmektedir? (olumlu-olumsuz)

• Paydaşların değerlendirilmesi kapsamında “Paydaş Etki/Önem Matrisi”nden yararlanılabilir. Bu matriste etki, paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, önem ise kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder.

Paydaş Görüşlerinin Alınması ve DeğerlendirilmesiÖncelikli paydaşların kuruluş hakkındaki görüş ve önerilerinin

alınarak stratejik plana yansıtılması bir program dahilinde yürütülür. Bu program aşağıdaki hususlar çerçevesinde oluşturulur:

• Görüş ve öneriler hangi yöntemle alınacak?• İlgili paydaş itibarıyla hangi kişi ya da birimlerin görüşü alınacak?• Çalışmanın sorumluları kimler olacak?• Görüş ve önerilerin alınması ne zaman ve hangi sürede

gerçekleştirilecek?• Alınan görüş ve öneriler ne zaman, nasıl ve kimler tarafından

raporlanacak ve değerlendirilecek?

Paydaş görüşleri alınırken;• mülakat,• anket uygulaması,• atölye çalışması,• toplantı,gibi yöntemlerden biri veya birkaçından faydalanılabilir.

Paydaşların görüşleri alınırken temel olarak şu sorulara cevap aranır:

• Kuruluşun hangi faaliyetleri ve hizmetleri sizin için önemlidir?• Kuruluşun olumlu bulduğunuz yönleri nelerdir?• Kuruluşun geliştirilmesi gereken yönleri nelerdir?• Kuruluştan beklentileriniz nelerdir?

Balıkesir Üniversitesi’nin yükseköğretim alanındaki rakiplerine oranla

Güçlü ve Zayıf yönleri

ile

dış çevresindeki

Fırsatlar ve Tehditleri

Tanımlayan bir analiz sürecidir.

3. GÜÇLÜ-ZAYIF YÖNLER (GZFT ANALİZİ)

GZFT Analizi’nde Balıkesir Üniversitesi’nin Dış Çevresindeki

unsurların incelenmesi sonucunda

Kurumun karşı karşıya kaldığı

• fırsat ve

• tehditler,

İç Çevresinin analizi

sonucunda ise kurumun

• güçlü ve

• zayıf yanları

belirlenir.

ÜLGEN, Hayri ve MİRZE, Kadri, “İşletmelerde Stratejik Yönetim”, Arıkan Basım Yayım Dağıtım.

Ege Üniversitesi Stratejik Plan Hazırlama Dokümanları.

Güçlü Yönler

Zayıf Yönler

Fırsatlar

Tehditler

4. MİSYON ve VİZYON İFADELERİNİN OLUŞTURULMASI, DEĞERLERİN TESPİT EDİLMESİ

Misyon “Bir kuruma yön vermek ve anlam kazandırmak amacıyla belirlenmiş ve o kurumu benzerlerinden ayıran görev ve ortak değerler”dir.

Bu bağlamda misyon, bir kurumun “kuruluş ve varoluş

nedeni”ni açıklayan, temel amaç ve hedefini net bir

şekilde ortaya koyan bir ifadedir.

Misyon Bildiriminin Esasları:• Kısa, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir.• Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, hizmetin

amacını tanımlar.• Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve

yetkiler çerçevesinde belirlenir.• Kuruluşun hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar belirtilir.• Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler

tanımlanır.

Misyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular:

• Kurumun var olma nedeni nedir?• Kurum kimlere hizmet sunuyor?• Kurum hangi alanda çalışıyor?• Kurum hangi ihtiyaçları karşılıyor?• Kurumun yerine getirmek zorunda olduğu

yasal görevler nelerdir?• Kurumun amacı ilk kurulduğundan bu yana

değişti mi?

BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ MİSYONU• Başta Balıkesir ve yöresi olmak üzere ülkemizin

gelişmişlik düzeyinin ve yaşam kalitesinin artmasına katkıda bulunacak bilimsel, sanatsal ve kültürel çalışmalar yapmak.

• Araştırmacı, sorun çözme yeteneğine sahip, toplumsal değerlere bağlı, insan haklarına saygılı, çevreye duyarlı, bilgi ve teknoloji üreten, girişimci, sorgulayan, Atatürk ilke ve inkılaplarına bağlı, ülkemizi geleceğe taşıyacak bireyler yetiştirmek.

• Gerek ulusal gerek uluslar arası kuruluşlarla işbirliği yaparak, elde edilen kazanımları toplumla paylaşmak.

Vizyon kurumun geleceğini sembolize eder. Kurumun uzun vadede neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Değişimin kritik faktörüdür. Vizyon bir kurumun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur.

Vizyon bildirimi kurumun kendisi için istediği geleceğin iddialı ve aynı zamanda ulaşılabilir bir ifadesidir.

Güçlü bir vizyon:• İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir.• Özgündür; kuruluşa aidiyeti belirgindir.• Ayırt edicidir; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden ayırt edici

özelliğe sahiptir.• Çekicidir; kuruluş içinden olan ve olmayan kişilerin ilgisini çeker.İyi ifade edilmiş bir vizyon:• Kısa ve akılda kalıcıdır.• İlham verici ve iddialıdır.• Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır.• Tüm kuruluş çalışanları, hizmet sunulan kitle ve diğer kişiler için

çekicidir.

Vizyon Bildirimi İçin Cevaplanması Gereken Sorular:

• Kuruluşun ideal geleceği nedir?• Kuruluş vatandaşlar, diğer kuruluşlar ve

siyasi otorite tarafından nasıl algılanmak istiyor?

• Kuruluşun bir vizyon ifadesi var mı? Varsa, yenilenmesi gerekiyor mu?

BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ VİZYONUEğitim kalitesi ve bilimsel üretimiyle yenilikçi, evrensel değerlere sahip, önde gelen üniversiteler arasında yer almak.

Durum analizi, paydaş analizi ve GZFT Analizi sonuçları birimler tarafından Balıkesir Üniversitesi ADEK (Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu)’e teslim edildikten sonra;

- Birimlerin yaptıkları analizlere paralel olarak ADEK kurum düzeyinde durum analizi, paydaş analizi ve GZFT Analizi yapacak;

- ADEK tarafından birim analizleri ve kurum düzeyinde yapılan analizler dikkate alınarak kurumun misyonu, vizyonu ve değerleri güncellenecek;

- ADEK tarafından kurumun stratejik amaçlar, bunlarla ilgili hedefler, bunlara ulaşmak için izlenecek stratejiler ve hedeflerin gerçekleştirip gerçekleştirilmediği ile ilgili performans göstergeleri tanımlanacaktır.

- ADEK tarafından yürütülen kurumsal düzeydeki çalışmalar tamamlandığında elde edilen sonuçların birimlere geri bildirimi sağlanacak;

- Birimler, Balıkesir Üniversitesi’nin stratejik plan taslağı çerçevesinde kendi misyon, vizyon ve değerlerini tanımlayacaklar;

- Birim düzeyindeki stratejik amaçlarını, hedeflerini, bunlarla ilgili stratejilerini ve performans göstergelerini tespit edecekler;

- Birim düzeyinde tamamlanmış olan planlama çalışmaları ADEK tarafından gözden geçirilerek kurum ve birimler düzeyindeki stratejik planlara son şekli verilecektir.

Temel DeğerlerTemel değerler kuruluşun kurumsal ilkeleri ve davranış kuralları ile yönetim biçimini ifade eder. Bir kuruluşun temel değerlerini ortaya koymak stratejik planlama için önemlidir; çünkü kuruluşun vizyon, misyon ve kurumsal kimliğinin gerisinde temel değerler ve inançlar bulunur. Temel değerler kuruluşun kararlarına, seçimlerine ve stratejilerinin belirlenmesine rehberlik eder. Hayata geçirilen değerler, kuruluş kimliğinin değişiminde ve çalışanların motive edilmesinde güçlü araçlardır.

DEĞERLERE ÖRNEKHACETTEPE ÜNİVERSİTESİ Bilgisayar Mühendisliği Bölümünün

DeğerleriSevgi, saygı, hoşgörü, İşbirliği, dayanışma, paylaşma Dürüstlük, saydamlık, sorumlulukYaratıcılık, araştırıcılık, yenilikçilik Akademik özgürlük, yetkinlik, mükemmellik Toplumsal yarar, ekonomik katkı ve çevreye saygı Kaynakların etkin kullanımıÜlkemize, kurumumuza, fakültemize ait ve layık olma bilinci ve sorumluluğu

Temel değerler aşağıdaki nitelikleri taşımalıdır:• Temel ilkeleri ve inançları açık ve kesin bir dille

ortaya koymalıdır.• Çalışanların işlerini en iyi şekilde yapacakları

şartlara ilişkin temel düşünceyi belirtmelidir.• Kuruluşun vizyonunu gerçekleştirmesini

sağlayacak sistem ve süreçleri desteklemelidir.

Temel Değerler için Cevaplanması Gereken Sorular

• Kuruluşun çalışma felsefesi nedir?• Kuruluşun çalışmalarına temel teşkil eden

ilkeler, standartlar ve idealler nelerdir?• Kuruluşun personeli tarafından benimsenen

değerler ve inançlar nelerdir?

TEMEL DEĞERLERE ÖRNEKLER• Kalite,• Güncellik,• Güvenilirlik,• Mesleki uzmanlık,• Tarafsızlık ve şeffaflık,• Kişisel verilerde gizlilik,• Veri sağlayıcıları ve kullanıcılarına saygı,

• Katılımcılık ve aktif hemşehrilik: Karar alma ve uygulamada yurttaş katılımını ön planda tutar ve sorumluluk verir.

• Saydamlık: Tüm faaliyetlerini süreç ve sonuç aşamalarında kamunun bilgisine sunar.

• Hesap verebilirlik: Tüm faaliyetlerinin sonuçlarından sorumluluk duyar.

• Sosyal içerme: Tüm yurttaşlara ihtiyaçları doğrultusunda ve kırkent arasındaki hizmet farklılıklarının azaltan bir anlayışla hizmet sunar.

• Ulaşılabilirlik: Yurttaşların hizmetlere ulaşabilirliliğini etkin olarak sağlar.

TEMEL DEĞERLERE ÖRNEKLER II

5. STRATEJİK AMAÇLAR VE HEDEFLERİN SAPTANMASI

Stratejik amaçlar kuruluşun ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar, kuruluşun hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder.

Stratejik Amaçların özellikleri:• Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır.• Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır.• İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır.• Ulaşılmak istenen sonuçları açık bir şekilde ifade etmeli, ancak

bunlara nasıl ulaşılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır.• Hedefler için bir çerçeve çizmelidir.• Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir.• Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır.• Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir.

Hedefler, amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır.

Hedefler ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir.

Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir.

Bir amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir.

Hedefler,• Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda

olmalıdır.• Ölçülebilir olmalıdır.• İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır.• Sonuca odaklanmış olmalıdır.• Zaman çerçevesi belli olmalıdır.

Stratejik Amaç ve Hedeflere Örnekler

PERFORMANS GÖSTERGELERİHedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gereklidir. Performans göstergeleri gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen hedefe ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir.

STRATEJİLERStratejiler, kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl

ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. Etkili stratejiler olmaksızın amaç ve hedeflere ulaşmak mümkün değildir.

Ege Üniversitesi Stratejik Amaç Örneği

Strateji 1

Strateji 2

Ege Üniversitesi Edebiyat Fakültesi

Strateji 1

Strateji 1