Page 1 Universitas Gunadarma MODUL 11 PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI D3 – Manajemen Pemasaran S1 - Manajemen Skema Sertifikasi : SB-001/1/LSP-UG/II/2017 TENAGA PEMASAR OPERASIONAL Unit Kompetensi : M.702090.0011.01 Melaksanakan Event (Bagian dari Komunikasi Merek) 2019
45
Embed
bagus.staff.gunadarma.ac.idbagus.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/67526/011... · Web viewMenyusun Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja (KAK) Secara umum, TOR dapat
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1
Universitas Gunadarma
MODUL 11PELATIHAN SERTIFIKASI
KOMPETENSI
D3 – Manajemen PemasaranS1 - Manajemen
Skema Sertifikasi :
SB-001/1/LSP-UG/II/2017
TENAGA PEMASAR OPERASIONAL
Unit Kompetensi :
M.702090.0011.01
Melaksanakan Event (Bagian dari Komunikasi Merek)
2019
UNIVERSITAS GUNADARMA
Skema Sertifikasi :
SB-001/1/LSP-UG/II/2017Tenaga Pemasar Operasional
Unit Kompetensi :
M.702090.001.01 Mengidentifikasi Elemen Pemasaran Perusahaan
Penyusun :
Aris Budi Setyawan, Dr
Editor :
Sri Kurniasih Agustin, MMIka Puji Saputri, MM
Depok, 2019
KATA PENGANTAR
Page 2
MODUL 11PELATIHAN SERTIFIKASI KOMPETENSI
D3 – MANAJEMEN PEMASARANS1 - MANAJEMEN
Puji syukur kehadhirat Allah SWT, atas berkat dan karunia-Nya, Modul 11 yang terdiri dari UK (Unit Kompetensi) 11, Pelatihan Sertifikasi Kompetensi skema Pemasaran Operasional dapat kami selesaikan. Modul ini merupakan bagian dari seri modul pendukung untuk pelatihan sertifikasi kompetensi untuk skema Pemasaran Operasional yang bertujuan memberikan bekal keterampilan bagi mahasiswa khususnya di program studi D3 Manajemen Pemasaran dan S1 Manajemen.
Modul ini terbagi menjadi 3 (tiga) Elemen Kompetensi. Elemen Kompetensi 1 (pertama) berisi tentang bagaimana merencanakan event. Elemen Kompetensi 2 (kedua) berisi tentang bagaimana menangani acara pada event. Elemen Kompeten 3 (ketiga) berisi tentang bagaimana mengevaluasi penyelenggaraan event
Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada: Kaprodi D3 Manajemen Pemasaran, Bapak Dr. Bagus Nurcahyo atas arahannya terkait agar modul ini sejalan dengan kurikulum yang diberikan di perkuliahan, Bapak/Ibu Prof. Dr. Budi Hermana, Kepala Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi atas koordinasinya terkait sarana prasarana dan teknis pelaksanaan kursus sertifikasi kompetensi agar sesuai dengan kebutuhan yang ada pada modul pelatihan ini, Kepala LSP Universitas Gunadarma, Bapak Dr. R. Supriyanto dan staff atas arahan dan koordinasinya agar modul ini sesuai dengan kebutuhan ujian sertifikasi kompetensi, serta staff/asisten laboratorium yang membantu penyusunan modul ini. Saran dan kritik dari pembaca, penyusun harapkan untuk perbaikan modul ini di masa mendatang.
Depok, Juni 2019
Tim Penyusun
Page 3
MELAKSANAKAN EVENT (BAGIAN DARI KOMUNIKASI MEREK)
11. 1 LATAR BELAKANG
Saat ini Indonesia sedang mengalami pertumbuhan ekonomi yang cukup baik.
Berada di peringkat 16 besar perekonomian dunia adalah salah satu pembuktian
Indonesia kian menguat. Sebagai gambaran, pada tahun 2011 Indonesia
mengalami pertumbuhan sebesar 6.5% (data Bank Indonesia). Bank Indonesia
juga memperkirakan perekonomian Indonesia akan mengalami pertumbuhan
antara 6.3%-6.7%. Seiring dengan tingkat pertumbuhan ekonomi yang relatif
tinggi, tingkat pengangguran terbuka mengalami penurunan menjadi 6.6% pada
2011 dari 7.1% pada tahun 2010. Selain itu, kualitas ketenagakerjaan juga
mengalami perbaikan dengan meningkatnya tenaga kerja di sektor formal dan
membaiknya latar belakang pendidikan tenaga kerja. Dari data per September
2012, tercatat bahwa Indonesia memiliki 55 juta tenaga kerja terampil.
Tantangan ke depan yang berhubungan dengan tenaga kerja adalah adanya
ASEAN Economic Community (AEC) pada tahun 2015 mendatang.Dalam AEC
tersebut, terdapat single market and production base, yang akan terdiri dari lima
elemen, antara lain: aliran bebas barang, bebas aliran jasa, aliran bebas investasi,
arus modal yang lebih bebas, dan arus bebas tenaga kerja terampil. Tentu dengan
adanya AEC, arus perpindahan tenaga kerja antar negara akan lebih marak terjadi.
Selain adanya AEC, adanya struktur dasar dari persetujuan World Trade
Organization (WTO) yang mencakup barang, jasa, kepemilikan intelektual, dan
penyelesaian sengketa, menjadi sebuah concern yang akan berdampak pula pada
kondisi perdagangan di Indonesia. Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC),
yang sudah terlebih dahulu ada pun menjadi hal yang perlu diberikan perhatian
khusus. Dengan semakin tingginya tuntutan dunia, hal ini tentu mengkhawatirkan
bila tenaga kerja Indonesia tidak memiliki kompetensi yang mencukupi sesuai
Page 4
M.702090.0011.01
1
dengan kebutuhan perusahaan. Ketidaktersediaan tenaga kerja yang berkompeten
akan membuat perusahaan-perusahaan terpaksa menggunakan tenaga kerja asing.
Hal ini tentu akan merugikan pada sektor ketenagakerjaan Indonesia.
Sebagai dampak globalisasi dan sistem pasar bebas, persaingan usaha tidak hanya
terjadi pada lingkungan lokal atau regional saja. Persaingan telah berkembang ke
tingkat global. Diperkirakan pada tahun 2030, Indonesia akan menjadi negara
ekonomi terbesar ketujuh di dunia. Bila berjalan mulus, akan terdapat peluang
sebesar 1,8 triliun dolar Amerika di bidang agrikultura, perikanan, sumber daya
energi, pendidikan, dan sektor jasa. Secara keseluruhan ekonomi Indonesia akan
membutuhkan 113 juta tenaga terampil yang mampu menunjang pertumbuhan di
sebagian besar industry. Hal ini menjadi tantangan sekaligus peluang bagi
Indonesia yang telah mencapai investment grade menurut beberapa lembaga
pemeringkat internasional beberapa waktu yang lalu. Karena potensi pasarnya
yang besar dan tingkat pertumbuhan perekonomian yang baik, banyak pihak asing
berupaya menggarap pasar Indonesia.
Sebagai gambaran pada investasi asing yang bersifat langsung tercatat sekitar 18,2
milliar dollar AS pada tahun 2011 (Sumber: BPS). Untuk sektor yang
berhubungan dengan jasa, investasi langsung tercatat sebesar lebih dari 2,5 milliar
dollar di sektor perdagangan, lebih dari 2.7 milliar dollar di sektor jasa dan
properti, dan sekitar 500 juta dollar di sektor jasa keuangan.Hal ini menjadi
indikasi dimana pihak asing akan semakin banyak masuk dan berperan terhadap
industri jasa. Tentu hal ini menjadi peluang dan ancaman pada dunia bisnis dalam
negeri. Di satu sisi pihak asing akan memperkuat permodalan bisnis, di sisi lain
tenaga kerja Indonesia akan terancam bila tidak memiliki kualitas yang baik yang
dapat mendukung operasionalisasi perusahaan (salah satunya tenaga pemasar).
Kekurangan tenaga pemasar yang berkualitas akan membuat perusahaan mencari
tenaga kerja pemasar. Hal ini tentu akan mempengaruhi ketersediaan lapangan
kerja bagi masyarakat Indonesia.
Page 5
Selain meminimalisir penggunaan tenaga pemasar asing, peningkatan kualitas
tenaga pemasar akan meningkatkan daya saing perusahaan.Dengan tenaga
pemasar yang terampil, perusahaan dapat bersaing baik dengan perusahaan lokal
maupun perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia. Bila berkembang dengan
baik, tingkat ekspor dari bidang jasa dan perdagangan akan mengalami
peningkatan karena telah memiliki kemampuan yang cukup untuk bersaing di
wilayah regional ataupun global.
Sehubungan dengan peningkatan kualitas dalam industri perdagangan, UU No 5
tahun 1999 menyebutkan tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan
Usaha Tidak Sehat. Pada dasarnya pelaku usaha dilarang mempraktekan
persaingan usaha tidak sehat. Dalam UU, persaingan usaha tidak sehat
didefinisikan sebagai persaingan antar
pelaku usaha dalam menjalankan kegiatan produksi dan atau pemasaran barang
dan atau jasa yang dilakukan dengan cara tidak jujur atau melawan hukum atau
menghambat persaingan usaha.
Selain mengenai larangan terhadap praktek monopoli dan persaingan usaha tidak
sehat, terdapat pula undang-undang yang menyebetukan mengenai perlindungan
konsumen. Dalam UU No 8 tahun 1999 dinyatakan bahwa pembangunan nasional
pada era globalisasi harus dapat mendukung tumbuhnya dunia usaha sehingga
mampu menghasilkan beraneka barang dan/ jasa yang memiliki kandungan
teknologi yang dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat banyak dan
sekaligus mendapatkan kepastian atas barang dan/jasa yang diperoleh dari
perdagangan tanpa mengakibatkan kerugian konsumen.
Terkait dengan peningkatan kompetensi tenaga kerja, dalam UU No 13 tahun
2003 tentang Ketenagakerjaan, dinyatakan bahwa sesuai dengan peranan dan
kedudukan tenaga kerja, diperlukan pembangunan ketenagakerjaan untuk
meningkatkan kualitas tenaga kerja dan peran sertanya daslam pembangunan.
Pembangunan ketenagakerjaan yang bertujuan memberdayakan dan
Page 6
mendayagunakan tenaga kerja secara optimal dan manusiawi; dan mewujudkan
pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja yang sesuai dengan
kebutuhan pembangunan nasional dan daerah. Di samping itu, juga dinyatakan
bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali,
meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan
kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan.
RSKKNI Tenaga Pemasar disusun untuk dapat menjadi acuan terhadap
kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap tenaga pemasar di Indonesia. RSKKNI
tenaga pemasar apabila disepakati, akan menjadi SKKNI yang berlaku secara
nasional, dan diterbitkan SK nya oleh Kementerian Tenaga Kerja dan
Transmigrasi.
Ruang lingkup dari pemasaran yang dimaksud mengacu pada apa yang telah
didefinisikan oleh Asosiasi Pemasaran Amerika (American Marketing
Association), bahwa pemasaran adalah fungsi organisasi dan seperangkat proses
untuk menciptakan, mengkomunikasikan, dan memberikan nilai kepada
pelanggan dan untuk mengelola hubungan pelanggan dengan cara yang
menguntungkan organisasi dan pemegang sahamnya. RSKKNI ini bertujuan
untuk menstandarisasi kompetensi dari tenaga pemasar yang tugas dan fungsinya
terbatas berkaitan dengan melakukan aktivitas pejualan (sales), pengelolaan
layanan (service), dan pengelolaan merek (brand),
Adapun untuk lebih jelas lagi, masing-masing fungsi dan peran dari tenaga
pemasar yang berkaitan dengan melakukan aktivitas penjualan, pengelolaan
layanan, dan pengelolaan merek akan dijabarkan kembali. Tenaga penjual
memiliki peranan penting dalam semua perusahaan. Mereka seringkali dianggap
sebagai ujung tombak dan mendorong penghasilan bagi badan usaha.
Philip Kotler dan Kevin Lane Keller dalam bukunya “Marketing Management”
mengatakan bahwa layanan (service) adalah setiap tindakan atau kinerja yang
Page 7
ditawarkan oleh satu pihak ke pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan
tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
MenurutTilde Heding, Charlotte F. Knudtzen dan Mogens Bjerre dalam bukunya
“Brand Management: Research, Theory and Practice” menyatakan bahwa
American Marketing Association (AMA) (1960) mendefinisikan merek sebagai
sebuah nama, terminology, tanda, symbol atau disain atau kombinasinya yang
digunakan untuk mengidentifikasi barang atau jasa dari satu penjual atau
kelompok penjual untuk membedakan dari para pesaingnya.
Definisi lain saat ini untuk merek juga memasukkan proses internal dan
organisasional. Banyak buku tentang manajemen merek saat ini membuat definisi
secara ekstrim karena mereka bertujuan untuk meliput semua aspek perbedaan
dan bagaimana merek dikembangkan dari waktu ke waktu.
11.2 OBYEKTIF
Sesuai dengan latar belakang tersebut, maka Pelatihan Uji Kompetensi untuk Unit
Kompetensi Melaksanakan Event (Bagian Dari Komunikasi Merek) memiliki
obyektif utama agar peserta pelatihan mampu merencanakan, menangani acara
dan mengevaluasi pennyelenggaraan event yang terdiri dari bagaimana membuat
rencana, menangani acara serta mengevaluasi penyelenggaraan sebuah event yang
dirinci sebagai berikut:
Merencanakan event
Menangani acara pada event
Mengevaluasi penyelenggaraan event
11.3 KRITERIA UNJUK KERJA
Untuk mencapai kompetensi di dalam melaksanakan event (bagian dari
komunikasi merek) dibutuhkan keterampilan atau unjuk kerja yang tinggi. Para
peserta Pelatihan diharapkan mampu melakukan keterampilan atau unjuk kerja
Page 8
yang dibutuhkan oleh masing-masing obyektif yang akan dicapai untuk Unit
Kompetensi Melaksanakan Event (Bagian Komunikasi Merek) di Area Kerja
Pemasaran Operasional. Berikut merupakan keterampilan atau kriteria unjuk kerja
yang harus dikuasai dari masing-masing obyektif tersebut:
1. Merencanakan Event
1.1 Menetapkan tujuan event
1.2 Menyusun Term of Reference (TOR)
1.3 Menganggarkan Aspek biaya
1.4 Membuat proposal event
2. Menangani Acara Pada Event
2.1 Menyampaikan pesan utama dari penyelenggaraan event dalam bentuk
rangkaian kegiatan
2.2 Mencapai target audiens yang telah ditetapkan
3. Mengevaluasi Penyelenggaraan Event
3.1 Menganalisa tolok ukur untuk mengevaluasi performa event
3.2 Mengidentifikasi umpan balik terhadap pelaksanaan event
Berikutnya akan dijelaskan materi-materi tersebut di atas, yang kemudian akan diikuti dengan latihan soal.
Elemen 1: Merencanakan Event
1.1. Menetapkan tujuan event
Bila dikaitkan dengan ilmu pemasaran, event merupakan salah satu bentuk
produk, yang berarti bisa menjadi komoditi yang bisa ditransaksikan. Event,
atau dengan bahasa mudahnya dapat disebut dengan kejadian atau peristiwa
yang baik akan memiliki nilai yang tinggi. Konser musik artis papan atas,
pertandingan olah raga internasional, ceramah dari penceramah terkenal,
adalah beberapa contoh event yang memiliki nilai untuk dipasarkan. Namun
demikian event yang baik juga membutuhkan pengelolaan atau manajemen
Page 9
yang baik pula, sehingga bisa menjadi komoditi yang dapat ditransaksikan
dengan nilai yang tinggi.
Menurut Goldblatt (Event Management, 2013) :“Event Manajemen adalah
kegiatan professional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok
orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran, dan reuni, serta
bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain kegiatan,
melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan
untuk merealisasikan kehadiran sebuah kegiatan.” Dengan demikian
manajemen event dapat didefinisikan sebagai pengorganisasian sebuah
kegiatan yang dikelola secara profesional, sistematis efisien, dan efektif.
Kegiatan pengelolaan event ini meliputi konsep (perencanaan) sampai
dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam arti sempit, event diartikan
sebagai pameran, pertujukan atau festival dengan syarat ada penyelenggara,
peserta dan pengunjung. Namun dalam arti luas event diartikan sebagai
suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi dengan
mendatangkan orang-orang ke suatu tempat agar mereke memperolah
informasi atau pengalaman penting serta tujuan lain yang diharapkan oleh
penyelenggara (Kusuma, 2016).
ELEMEN-ELEMEN EVENT
1. Why : Berkaitan dengan tujuan yang akan dicapai dalam acara ini,
khususnya dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan khalayak
2. Who : Berkaitan dengan setiap personal yang akan terlibat dalam
kegiatan ini, juga berhubungan dengan target sasaran, kelompok usia,
jenis kelamin, pendidikan dan gaya hidup
3. Where :Berkaitan dengan tempat penyelenggaraan acara yang paling
tepat untuk khalayak sasaran, hal ini memiliki pengaruh pada atmosfir
suasana pertunjukkan yang akan digelar untuk mempengaruhi emosi
penonton
4. When : Berkaitan dengan waktu yang paling tepat untuk
penyelengaraan acara dan juga mempertimbangkan adanya fleksibilitas
Page 10
atau kelonggaran yang dihubungkan dengan waktu untuk penelitian
dan persiapan
5. What :Berkaitan dengan bagaimana mengemas event ini agar menarik
bagi khalayak sasaran, terdiri dari nama atau jenis acara, isi program
dan elemen yang dibutuhkan
Secara umum, tujuan diselenggarkannya sebuah event adalah:
1. Tujuan perayaan,
2. Tujuan pendidikan,
3. Tujuan pemasaran,
a. Loyalitas konsumen : event untuk konsumen
b. Membangun kebanggan dan motivasi kerja : event untuk
karyawan, membangun dukungan komunitas / masyarakat luas
4. Tkhusus lainnya, seperti reuni, kampanye, dll.
Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, event dibedakan menjadi 3,
yaitu:
1. Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak
ekonomi yang besar pada masyarakat sekitar atau bahkan pada negara
penyelenggara dan diinformasikan serta diliput melalui tayangan berbagai
media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan Bidding
(kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi penyelenggara).
Contoh : Piala Dunia
2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota
atau daerah di suatu tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu.
Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai ekspresi dari Amerika Latin,
yang memberikan energi pada kota Rio de Jeneiro.
3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media
untuk meliput, menarik sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun
waktu periode tertentu untuk menghadiri event tersebut dan memberikan
Page 11
dampak peningkatan ekonomi secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan
Raya Jakarta)
Jenis event berdasarkan kategori special event :
1. Leisure Event Leisure Event telah berkembang sejak bangsa Roma
menyelenggarakan kegiatan gladiator. Bentuk leisure event yang ada saat
itu adalah berupa pertandingan yang diselenggarakan di Coloseum, Roma,
Italia. Pada saat ini, leisure event yang berkembang banyak berdasarkan
pada kegiatan keolahragaan. Kegiatan yang sama memiliki unsur
pertandingan didalamnya dan mendatangkan banyak pengunjung pada
event tersebut.Jenis leisure event antara lain olimpiade, world cup, formula
one dan tour deFrance.
2. Personal Event Personal event adalah segala bentuk kegiatan yang di
dalamnya terlibat anggota keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan
masa kini telah merubah bentuk asli kegiatan personal event, misalnya
pesta ulang tahun, resepsi sunatan, reuni keluarga, arisan dan pesta
pernikahan.
3. Cultural Event Salah satu contoh event budaya yang menjadi ciri khas
Kabupaten Demak dalam bentuk festival atau karnaval adalah
diadakannya acara “Grebeg Besar” setiap tanggal 10 Dzulhijah yang
dimeriahkan dengan beberapa prosesi adat, antara lain ziarah ke makam
Sultan-Sultan Demak dan Sunan Kalijaga,Pasar Malam Rakyat di
Tembiring Jogo Indah,Prosesi Selamatan Tumpeng Sanga (9 tumpeng
yang menggambarkan Wali Songo), Sholat Idhul Adha dan juga
Penjamasan Pusaka Peninggalan Sunan Kalijaga (Kutang Ontokusuma dan
Keris Kyai Cubruk).
Hal yang perlu ditelaah sebelum mengadakan Event/kegiatan antara lain
adalah:
a. Tempat (venue): fasilitas penunjang yang dimiliki tempat atau gedung
dapat mempermudah atau sebaliknya, mendatangkan tantangan baru
Page 12
terhadap waktu, pekerjaan, dan biaya pelaksanaan acara (Sulyus
Natoradjo, 55: 2011) meliputi berapa besar ruang atau tempat yang
diperlukan untuk menampung peserta atau pengunjung, indoor atau
outdoor
b. Waktu pelaksanaan: EO harus mampu mengelola waktu (time
management) pertanyaan pertama yang diajukan EO kepada klien
adalah “kapan (hari-H/tanggal/waktu) klien ingin acara itu
dilaksanakan ?” jawaban atas pertanyaan itu akan menunjukkan berapa
banyak waktu yang tersedia bagi EO dalam melakukan persiapan
( Sulyus Natoradjo, 54: 2011) merencanakan waktu merupakan faktor
penting supaya acara ini tidak bersamaan dengan acara serupa di
tempat lain
c. Fasilitas pendukung: meliputi toilet, telepon umum, kantin, lapangan
parkir, penerangan dan informasi, pos kesehatan dan lain sebagainya
d. Faktor kebersihan dan keamanan: pengunjung akan merasakan
kenyamanan apabila kedua faktor ini terjaga dengan baik
e. Analisis Anggaran: sebagai event organizer harus memperhitungkan
kemungkinan yang akan terjadi pada event. Karena bisnis bidang event
banyak mengandung resiko diantaranya perhitungan mengenai
perkiraan pemasukan uang dari hasil event atau pengeluaran kegiatan
yang tidak terduga.
Tahapan-Tahapan dalam Penyelenggaraan Event: (Joe Golbatt, 36-55: 2002)
1) Riset Riset dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan dan
harapan dari target pasar. Melalui riset yang dilakukan secara
mendalam, penyelenggaraan dapat melihat trend yang sedang
berkembang, mengembangkan sistem penyediaan layanan baru dan
memecahkan masalah kecil sebelum menjadi besar. Yang dilakukan
umumnya hanya dengan menganalisis data sekunder dan laporan
penyelenggaraan event sebelum-sebelumnya ataupun dari pengalaman.
Page 13
Panitia bisa melakukan riset dengan menyebar kuisioner atau
melakukan focus group discussion.(Johan Saputro , 91:2014)
2) Desain (rancangan) Tahap ini adalah tahap perumusan tema dan
konsep event. Proses ini membutuhkan waktu cukup lama karena
terjadi seleksi ide dan konsep event.
3) Planning Tahap ini panitia mulai merumuskan strategi-strategi yang
kemudian siap untuk diimplementasikan. Pada fase ini pula panitia
melengkapi sumber daya yang diperlukan untuk penyelenggaraan
event
4) Coordinating Tahap ini penekanan diletakkan pada arus proses,
koordinasi peserta dan pemecahan masalah jangka pendek. Panitia
mulai mengimplementasikan strategi-strategi yang telah disusun,
melakukan kegiatan audiensi, komunikasi kepada public, gladi bersih,
dan kegiatan-kegiatan pra-event lainnya. Tahap ini bisa dimulai kurang
lebih satu setengah bulan menjelang deadline penyelenggaraan event
5) Evaluations Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat
dilakukan dengan metode review secara menyeluruh atau per-sesi.
Tolak ukur menilai keberhasilan penyelenggaraan event dengan
menggunakan indikator kuantitatif, seperti jumlah peserta atau
undangan yang hadir dan transaksi, sedangkan hasil dari evalusi
kualitatif dan diumumkan saat penutupan acara.
1.2. Menyusun Term of Reference (TOR) / Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Secara umum, TOR dapat diartikan sebagai dokumen yang menjelaskan
berbagai hal penting tentang suatu pekerjaan atau kegiatan yang akan
dilakukan, seperti halnya latar belakang kegiatan dilakukan, tujuan,
manfaat, luaran, ruang lingkup, kebutuhan perlengkapan, jadwal, biaya, dan
seterusnya.
Dengan kata lain, TOR disusun untuk menjawab beberapa pertanyaan
penting ini.
Page 14
1. Uraian mengenai apa (what) pengertian kegiatan yang akan dilaksanakan
serta keluaran/ output yang akan dicapai.
2. Mengapa (Why) kegiatan tersebut dilaksanakan dalam hubungan dengan
tugas dan fungsi dan sasaran program yg hendak dicapai oleh satuan kerja.
3. Siapa (Who) satker/panitia/tim/personel (beserta kualifikasi yang
dibutuhkan) yang bertanggungjawab melaksanakan dalam pencapaian
keluaran/output. Termasuk juga siapa (Who) sasaran yang akan menerima
manfaat dari kegiatan tersebut.
4. Kapan (When) kegiatan dimulai dan berapa lama (how long) waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
5. Dimana/lokasi (Where) kegiatan dilaksanakan.
6. Bagaimana (how) kegiatan dilaksanakan dan
7. Berapa perkiraan biaya (how much) secara global.
Dengan demikian, secara sederhana sistematika TOR/KAK dapat dibuat
sebagai berikut (tidak mengikat dan fleksibel, sesuai kegiatannya) :
1) Halaman Judul
2) Daftar Isi
3) Latar belakang dan rasionalitas kegiatan
4) Tujuan dan Manfaat kegiatan
5) Ruang Lingkup Kegiatan
6) Luaran yang diinginkan
7) Sasaran
8) Jadwal Kegaiatan
9) Sumber daya yang dibutuhkan
10) Anggaran kegiatan
11) Penutup
Manfaat dari adanya TOR, antara lain adalah :
a. Sebagai pedoman dalam melaksanakan sebuah kegiatan
b. Sebagai alat pengendalian atas kegiatan yang akan dilakukan
Page 15
c. Sebagai acuan dalam pengalokasian anggaran
d. Sebagai dasar penilaian kinerja pelaksana kegiatan
1.3 Menganggarkan Aspek biaya
Dalam sebuah kegiatan event tentunya terdapat keterlibatan beberapa pihak
yang terdiri dari 5 P (Suseno, 2006), yakni :
1) Penyandang Dana, merupakan pihak yang mengeluarkan dana untuk
pelaksanaan suatu program.
2) Pelaksana, Di sinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana
harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak
(menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada) sehingga pelaksana memiliki
posisi yang sangat vital dan strategis.
3) Penampil, Merupakan salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua
jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Pengisi acara
kunci bisa berupa Guest Star, MC, dan sebagainya yang sudah banyak
dikenal.
4) Penonton, baik membayar atau gratis, pesta kecil di rumah sampai tingkat
lomba F1, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.
5) Pengamat, yang dapat berasal dari kalangan pers di mana pengamat
memiliki pengaruh sebagai humas atau PR secara tidak langsung
Pedoman Pengelolaan keuangan event Apapun jenis event yang akan diadakan
dan seberapapun besarnya, sangat diperlukan sebuah perencanaan dalam
mengelola keuangan event. Faktor penting yang harus diperhatikan di bidang
anggaran adalah :
Penyusunan anggaran harus realistis dan dalam proses menuju pada
pelaksanaan memiliki kecenderungan terjadinya kenaikan biaya
anggaran dan memungkinkan terjadinya biaya tidak terduga.
Dalam penyusunan anggaran dibutuhkan sebuah kontrol ketat yaitu :
Menahan laju kenaikan biaya anggaran dan biaya tidak terduga,
sekaligus mengontrol anggaran yang memiliki peluang untuk
Page 16
diturunkan atau efisiensi sehingga tercipta balance anggaran yang
terkontrol.
Sehingga dalam penyusunan anggaran dibutuhkan Plan A diikuti Plan
B, Plan C dan Plan D untuk mengantisipasi melonjaknya biaya yang
telah tersusun.
Pembagian Pembiayaan Event Berdasarkan urutan waktu pengeluaran biaya
dalam sebuah event terbagi atas :
1) Cost Before Event Biaya yang dikeluarkan sebelum event dimulai
misal : Uang Muka biaya sewa ruang, Biaya Promosi, Biaya
Pemasaran, dsb
2) Cost During Event Biaya yang dikeluarkan pada saat berlangsung
2) Masalah waktu kegiatan (hari, tanggal, dan durasi kegiatan)
3) Masalah tempat kegiatan
4) Masalah keamanan
5) Masalah kebersihan
6) Masalah kelancaran kegiatan
7) Masalah biaya
8) Masalah pelayanan
9) Saran dan masukan
10) Hal relevan lainnya
Tentu saja, pertanyaan untuk pengunjung dan peserta/tenant/sponsor akan
berbeda satu sama lain, sesuai dengan tujuan dari dilakukannya pengumpulan
umpan balik tersebut. Penjelasan megenai pennyusunan daftar pertanyaan dan
Page 28
kuesioner, dapat dilihat dan dipelajari pada mata kulian metodologi
penelitian.
11.4 LATIHAN DAN SOAL UJIAN
SOAL LATIHAN DENGAN JAWABAN SINGKAT
No.KUK Soal/Pertanyaan
1.11. Apa saja yang biasanya menjadi tujuan diadakannya sebuah event?
2. Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah acara, apa saja bentuk event yang akan dilaksanakan?
1.23. Pertanyaan-pertanyaan apa saja yang harus terjawab dalam sebuah
penyususnan TOR/KAK?4. Bagaiamana sistematika TOR/KAK dari sebuah event?
1.35. Sebutkan pembagian biaya berdasarkan urutan pembayarannya?
6. Sebutkan jenis-jenis atau alternative termin pembayaran atau biaya dalam sebuah event?
1.4
7. Apa saja yang perludiperhatikkan dalam menyusun proposal penyelenggaraan suatu event?
8. Poin apa saya yang harus ada dalam sebuah proposal penyelenggaraan suatu event ?
2.1 9. Apa saja yang perlu diperhatikan agar pesan utama dapat tersampaikan dalam sebuah event?
2.2 10. Metode promosi apa saja yang dapat dilakukan untuk memasarkan suatu event?
3.111. Apa saja tolok ukur yang dapat saudara gunakan untuk menilai kinerja suatu
event? 12. Pada poin mana tolak ukur kinerja yang paling sulit dilakukan?
3.2
13. Siapa saja yang dapat menjadi sumber umpan balik dari pelaksanaan sebuah Event ?
14. Apa yang dapat sudara gunakan sebagai cara untuk mendapatkan umpan balik dari pelaksanaan event?
15. Jika misalkan diketahui ternyata event dilakukan terlalu lambat disosialisasikan bagaimana umpan balik yang saudara berikan?
PRAKTEK UNJUK KERJA
Page 29
No.No.KUK
Daftar tugas/ instruksi
1. 1.2
Lakukan perencanaan dengan membuat sebuah TOR sebuah event yang memuat:
• Alasan dilaksanakannya Event• Tujuan dan manfaat event• Daftar kegiatan yang akan dilakukan• Kebutuhan peralatan pendukung untuk setiap kegiatan• Susunan personel yang akan bertanggung jawab untuk
setiap kegiatan tersebut (susunan panitia)• Anggaran kebutuhan dana untuk setiap kegiatan
(menyusun anggaran biaya)• Jadwal setiap kegiatan • Kelengkapan untuk perijinan penyelenggaraan event
ALAT dan BAHAN YANG DIBUTUHKAN
Untuk menunjang Praktek dalam Pelatihan maka peserta diwajibkan membawa
peralatan seperti Smartphone yang dapat terhubung dengan internet dan Laptop,
kertas dan alat tulis pendukung serta buku catatan masing-masing.