Bab5 Sistem Man Basis Data

Tujuan PembelajaranSetelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat :

1. Menjelaskan pentingnya penerapan proses manajemen sumber daya data dan teknologi dalam suatu organisasi.

2. Menjelaskan keuntungan penggunaan suatu manajemen basis data dalam mengelola sumber daya data suatu perusahaan.

3. Memahami pengelolaan sistem basis data4. Memahami peranan sistem basis data dalam sistem

informasi manajemen

BAB

5BAB

5

75

SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

istem basis data merupakan salah satu elemen penyusun yang sangat

penting dalam menunjang keberhasilan sistem informasi manajemen.

Semakin lengkap, akurat dan mudah dalam menampilkan kembali

data yang termuat dalam sistem basis data maka akan semakin meningkatkan

kualitas sistem informasi manajemen tersebut.

SBasis data (database) memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan.

Informasi dapat diperoleh dengan cepat berkat data yang mendasarinya telah

disimpan dalam basis data. Sebagai contoh, mekanisme pengambilan uang pada

mesin ATM sesungguhnya didasarkan pada pengambilan keputusan yang

didasarkan pada basis data. Pertama, sistem akan memvalidasi keabsahan pemilik

kartu dengan memeriksa password yang diberikan oleh orang tersebut. Dalam hal

ini, password yang diketikkan akan dicocokkan dengan password pada basis

data. Jika sama, langkah berikutnya akan dilaksanakan, yaitu memeriksa saldo uang

yang tercatat di basis data terhadap jumlah uang yang diambil. Jika memenuhi syarat,

uang akan dikeluarkan oleh mesin.

1. Konsep Basis Data Dan Sistem Basis Data

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara

bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah

skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk melakukan manipulasi

untuk kegunaan tertentu.

76

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa basis data (database )

mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

a. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

b. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah

basis datanya.

c. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

d. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.

e. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Dari beberapa kriteria tersebut, nampak adanya perbedaan secara nyata antara

file yang berbasis data dan file konvensional yang lebih bersifat program

oriented, yaitu hanya dapat digunakan oleh satu program aplikasi, hanya

berhubungan dengan suatu persoalan tertentu untuk sistem yang direncanakan ,

perkembangan data hanya mungkin terjadi hanya pada volume data saja,

kerangkapan data tidak terkontrol.

Pemanfaatan basis data :

a. Sebagai salah satu komponen penting dalam sistem informasi,

karena

merupakan dasar dalam menyediakan informasi

b. Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat waktu dan relevan.

c. Mengurangi duplikasi data (data redundancy)

d. Hubungan data dapat ditingkatkan

e. Manipulasi terhadap data dengan cepat dan mudah

f. Efisiensi penggunaan ruang penyimpanan

Selanjutnya sistim basis data merupakan sekumpulan basis data

dengan para pemakai yang menggunakan basis data secara bersama-sama.

Personal-personal yang merancang dan mengelola basis data serta sistim

komputer untuk mendukungnya. Dengan demikian sistem basis data

mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data sebagai inti dari

sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola basis data , perangkat

keras sebagai pendukung operasi pengolahan data, serta manusia yang

mempunyai peranan penting dalam sistem tersebut.

Terdapat beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis data agar

dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data, yaitu hal-hal berhubungan

77

dengan masalah kerangkapan data (data redudancy), inkonsistensi data

(data inconsistency), data terisolasi, keamanan data dan integritas data.

a. Data Redudancy, yaitu penyimpanan item data yang sama lebih dari

satu lokasi fisik. Umumnya suatu data tertentu hanya disimpan pada

satu file tetapi dapat dihubungkan dengan data pada file yang lain.

Kerangkapan data perlu dihindari dalam penyusunan file database

karena akan mengakibatkan pemborosan penggunaan media

penyimpan dan memungkinkan terjadinya ketidak konsistenan data.

b. Data Inconsistency, yaitu munculnya data yang tidak konsisten pada

area yang sama untuk beberapa file dengan kunci yang sama. Ketidak

konsistenan ini mungkin terjadi akibat kesalahan dalam pemasukan

data (data entry), yaitu proses meng-upate data, tetapi akibatnya

muncul data yang tidak konsisten.

c. Data Terisolasi, hal ini disebabkan oleh pemakian beberapa file basis

data. Program aplikasi yang digunakan tidak dapat mengakses file

tertentu dalam sistem basis data tersebut. Data terisolasi ini harus

dihindari karena akan mengakibatkan data atau informasi yang

dihailkan kurang lrngkap atau kurang akurat.

d. Security Problem, hal ini berhubungan dengan masalah keamanan

data dalam sistem basis data. Pada prinsipnya file basis data hanya

boleh digunakan oleh pemakai tertentu yang mempunyai wewenang

untuk mengaksesnya. Pembatasan ini dikendalikan secara intern

dalam program aplikasi yang digunakan. Teknik yang bisa digunakan

adalah dengan pemakaian password, baik pada awal proses maupun

password berlapis yang diberikan pada awal setiap proses. Sedangkan

untuk melindungi data dari kerusakan biasanya dapat dibuat back up

data.

e. Integrity Problem, hal ini berhubungan dengan unjuk kerja sistem

agar dapat melakukan kendali pada semua bagian sistem sehingga

sistem selalu beroperasi dalam pengendalian yang penuh.

78

2. Model-model Data

Ada beberapa model data dalam suatu sistem basis data. Model data merupakan

suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat melihat data secara

logis. Pemakai tidak perlu memperhatikan bagaimana media penyimpanan

secara fisik. Penggolongan model-model data dapat dilihat pada gambar 5.1.

Gambar 5.1. Model-model data

Beberapa model data tersebut adalah sebagai berikut :

2.1. Object based data model, merupakan himpunan data dalam prosedur atau

relasi yang menjelaskan hubungan logis antar data dalam suatu basis data

berdasarkan pada obyek datanya.

Entity relationship model, merupakan suatu model untuk menjelaskan

hubungan antar data dalam basis data berdasarkan suatu persepsi bahwa

real world terdiri dari obyek-obyek dasar yang mempunyai hubungan /

Entity Relationship Model

Relational model

SemanticModel

Binary model

Record basedData model

Model-modelData

Object basedData model

Hirarchycal model

NetworkModel

Frame memory

Unifying model

Physycal basedData model

79

relasi antara obyek-obyek tersebut. Contoh entity relationship model

dapat dilihat pada gambar 5.2. Dari gambar tersebut nampak bahwa Bank

A merupakan real world yang mempunyai obyek dasar Customer dan

tabungan. Seorang customer mempunyai atribut Nama, Nomor tabungan,

dan atrubut lainnya. Tabungan mempunyai atribut No tabungan, Saldo

dan atribut-atribut lain yang diperlukan.

Gambar 5.2 Contoh entity Relationship Model

Arti simbol-simbol yang digunakan pada gambar adalah :

: Menunjukkan obyek dasar

: Menunjukkan relasi

: Menunjukkan atribut dari obyek dasar

: Menunjukkan adanya relasi

Semantic Model, hampir mirip dengan relationship model dimana relasi

antar obyek tidak dinyatakan dengan simbol melainkan dengan kata-kata.

Contoh model ini dapat dilihat pada gambar 5.3.

No Tabungan

Nama

Alamat

Atribut Lain No. Tabungan

SALDO

Atribut lain

CUSTOMER TABUNGANBank

A

80

Melayani adalah nasabah

Mempunyai adalah

Gambar 5.3 Contoh Semantic Model

Arti simbol pada gambar :

: menunjukkan adanya relasi

: menunjukkan atribut

2.2. Record based data model

a. Relational model, menjelaskan tentang hubungan logik antar data

dalam basis data dengan memvisualisasikan ke dalam bentuk tabel

yang terdiri dari sejumlah baris dan kolom yang menunjukkan atribut

tertentu. Contoh relational model terlihat pada tabel 5.1. Dalam

relational database, setiap data item pada baris dan kolom tertentu

harus mempunyai nilai yang tak dapat dipecah lagi. Model data

relational dalam bentuk tabel relatif lebih mudah dipahami daripada

model-model data lainnya.

tabel. 5.1. Contoh Relational model Mata Kuliah

Bank A

Tabungan

No tabungan

Saldoalamat No

Tabungan

JokoCustomer

81

Kode MK Nama MK SKS

EMN 316 Kewirausahaan 3

EMN 317 Perpajakan 3

EMN 318 Manajemen Resiko 3

EMN 319 Skripsi 6

Dalam struktur basis data relasional ini hubungan logik antar unsur-unsur data

ditunjukkan dengan mengorganisasikan data kedalam kolom dan baris.

Pengorganisasian ini disebut dengan istilah normalisasi. Produk-produk basis data

jenis ini untuk komputer mainframe antara lain adalah DB2 (IBM), Oracle (Oracle

Corporation), INGRES (Relational Technology), sedangkan untuk komputer pribadi

antara lain adalah dBase III atau dBAseIv (Ashton Tate) dan Paradox (Ansa Software

Corporation).

b. Hierarchycal Model, model ini menjelaskan tentang hubungan logik

antar data dalam basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (hierarchy).

Elemen-elemen penyusunnya disebut sebagai node yang berupa rincian data,

agregat data, atau record. Level paling tinggi dalam suatu hirarki harus hanya

terdapat satu node, dan disebut sebagai root. Suatu node pada level yang lebih

rendah hanya diijinkan mempunyai satu relasi dengan node pada tingkat yang

lebih tinggi, yang disebut sebagai parent. Kebalikannya parent dapat

mempunyai lebih dari satu child, yaitu node-node yang mempunayi level

lebih rendah dan dihubungkan dengan parent. Contoh hubungan logik antar

data yang ditunjukkan hierarchycal model dapat dilihat pada gambar 5.4.

82

Gambar 5.4 Contoh Hierarchycal Model

c. Network Model, seperti halnya pada hirarki model, net work model

dideskripsikan ke dalam struktur parent dan child, tetapi sebuah child

dalam model ini dapat mempunyai lebih dari satu parent. Contoh model

network dapat dilihat pada gambar 5.5

Parent Child

Gambar 5.5 Contoh Network Model

2.3. Physichal based data model, model ini digunakan untuk menjelaskan pada

pemakai tentang bagaimana data-data dalam basis data disimpan dalam media

penyimpanan yang digunakan secara fisik. Model ini lebih berorientasi pada

mesin.

Jurusan Manajemen

001Joko

002Roni

003Tini

MK 1Wirausaha

MK 4Skripsi

MK 3Manajemen

MK 2perpajakan

MK 3Manajemen

MK 1Wirausaha

MK 2perpajakan

001 Joko

002 Roni

003 Tini

MK 4 Skripsi

MK 3 Manajemen

MK 2 perpajakan

MK 1 Wirausaha

83

3. Struktur Data

Istilah data dalam sistem komputer dignakan untuk menidentifikasi

seperangkat karakter tertentu. Dalam sistem ini data dirancang sedemikian rupa

sehingga mewakili masukan yang penting serta memungkinkan untuk dilihat kembali

dari tempat penyimpanannya untuk diproses atau untuk dihasilkan keluarannya.

Struktur data yang utama terdiri dari empat unsur, yaitu field, record, file,

data base. Konsep data dengan strukturnya ini dapat digambarkan dengan

menggunakan bagan sebagai mana tampak dalam gambar 5.6.

3.1. Satu file umumnya terdiri dari beberapa unsur data atau field. Yang dimaksud

dengan unsur data adalah sekelompok karakter yang menggambarkan satu atribut data

tertentu. Misalnya nama mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang

diambil dan sebagainya. Misalnya unsur data untuk nama mahasiswa adalah

sekelompok karakter yang membentuk nama tersebut.

Dijit biner yaitu 0 dan 1

Sekelompok dijit binerYang menunjukkan karakter

Sekelompok karater yang menjelaskanAtribut suatu entitas

Sekelompok unsur data yang berkaitanDan menjelaskan suatu entitas

Sekelompok record mengenai entitasEntitas yang sejenis

Sekelompok file yang disimpan bersama Untuk digunakan oleh beberapa aplikasi

Sistem basis data merupakan sekumpulan basis

data, yang tersusun dari beberapa file

Gambar 5.6. Unsur-unsur Dalam Data

3.2. Record adalah beberapa unsur data yang dikelompokkan secara logis, misalnya

yang berkaitan dengan obyek data tertentu. Misalnya ketiga unsur data nama

Bit

Data base

File

Record

Unsur Data

Byte

Data base

84

mahasiswa, nomor induk mahasiswa, matakuliah yang diambil digabungkan, maka

terbentuklah satu record. Record ini biasanya merupakan sekumpulan unsur data

yang menjelaskan suatu atribut dari entitas (entity) mahasiswa. Record dapat

diorganisasikan dengan cara :

a. Record dapat diidentifikasikan dengan menggunakan satu atau lebih

petunjuk (key). Yang dimaksud dengan key adalah suatu unsur data di

dalam record yang berfungsi mengidentifikasi record tersebut ke dalam

file. Misalnya record tentang mahasiswa dapat diidentifikasi melalui

nomor induk mahasiswa.

b. Suatu record dapat berisi seluruh unsur data yang relevan atau dapat pula

dibagi-bagi menjadi record induk (master record) dan trailer record.

Record induk mungkin berisi nama mahasiswa, alamat, tanggal lahir,

pekerjaan orang tua dan sebagainya. Sedangkan trailer record mungkin

berisi daftar nilai mata kuliah yang sudah ditempuh, IPK, KRSS, daftar

mata kuliah yang belum ditempuh dan sebagainya.

3.3. File adalah sekelompok record yang berkaitan . Seluruh catatan mengenai

masing-masing mahasiswa dapat dikelompokkan menjadi satu file Daftar Nilai Akhir

(DNA). Pengorganisasi record di dalam file mempunyai tujuan sebagai berikut :

a. Melokalisasikan suatu record untuk diproses atau untuk output.

b. Untuk memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file.

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian file antara lain

adalah sebagai berikut :

a. Kecepatan akses data

b. Kesesuian dengan media penyimpanan

c. Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data

d. Metode pemutakhiran data

e. Kesesuaian dengan jenis aplikasi yang digunakan.

f. Efisiensi penggunaan media penyimpanan

Terdapat dua jenis alat penyimpanan file yaitu :

a. Perangkat Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau

SASD). Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic

tape atau pita magnetik. Ciri-ciri dari perangkat ini adalah :

a) proses pembacaan rekaman harus berurutan .

85

b) tak ada pengalamatan

c) data disimpan dalam blok-blok.

d) Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.

e) Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :

f) Kerapatan pita (char / inchi)

g) Kecepatan pita (inci / detik)

h) Lebar celah / Gap antar blok

b. Perangkat akses langsung ( Direct Access Storage Device atau DASD),

perangkat ini mempunai ciri :

a) pembacaan rekaman tidak harus urut

b) mempunyai alamat

c) data dapat disimpan dalam karakter atau blok

d) proses write dapat dilakukan beberpa kali.

Contoh perangkat akses langsung ini misalnya hard disk dan floppy disk.

Pada umumnya file diorganisasi dalam salah satu dari empat metode penyimpanan,

yaitu susunan berurutan (sequensial), berurutan berindeks (indexed sequensial), acak

(random), acak berindeks.

a. Sequential, metode ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

a) Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci

b) Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi record sesuai

dengan kuncinya.

Metode ini cocok digunakan apabila pengolahan terhadap basis data yang

bersifat periodik dan menyeluruh.

b. Random, dalam model ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat

penyimpanan dalam media fisik secara acak (random).

c. Indexed Sequential, metode ini merupakan gabungan antara metode sequential

dan random. Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci.

Masing-masing record diberi indeks, sehingga memerlukan penyimpanan

tambahan yaitu file indeks.

d. Indexed Random, dalam metode ini record-record disimpan secara acak dan

masing-masing record disimpan secara acak,

3.4. Data base adalah sekelompok file yang disimpan bersama untuk digunakan

oleh beberapa aplikasi . Sekelompok file ini biasanya merupakan file induk yang

diintegrasikan ke dalam data base untuk mengurangi duplikasi data dan untuk dapat

86

digunakan oleh beberapa program aplikasi. Hal ini memungkinkan karena data

dalam data base terpisah dari program aplikasinya. Misalnya nama, NIM dan alamat

mahasiswa cukup dibuat satu kali saja di dalam data base. Kemudian dari data umum

ini dapat dihubungkan ke data lain misalnya pembayaran uang kuliah, daftar nilai,

beasiswa dan sebagainya. Dengan menggunakan data base ini makas masing-

masing bagian yang mengangani mahasiswa, msalnya bagian keuangan dan bagian

akademik, tidak perlu memiliki file sendiri-sendiri, yang mengandung record nama,

alamat, NIM.

3.5. Sistem Basis Data merupakan sekumpulan basis data dengan para pemakai

yang menggunakan basis data secara bersama-sama, personil yang merancang dan

mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta

sistem komputer yang mendukungnya

4. Elemen-elemen Sistem Basis Data

Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem. Elemen-

elemen pokok penyusun sistem basis data adalah :

a. Basis Data , elemen ini disebut juga sebagai koleksi data atau pustaka

data adalah sekumpulan dari bermacam-macam tipe record yang

mempunyai hubungan antar record, agregat data dan rinci data terhadap

suatu obyek tertentu.

b. Software, software yang digunakan dalam suatu basis data terdiri dari

dua macam, yaitu Data Base Management System (DBMS) dan Data Base

Applikation Software (DBAS). DBMS akan dibahas pada bagian terpisah

sedangkan DBAS dalam buku ajar ini tidak dibahas.

c. Hardware, hardware dalam suatu sistem basis data mempunyai

komponen-komponen utama yang berupa CPU (Central Processing Unit)

dan Unit penyimapanan (storage Unit). CPU mempunyai beberapa

bagian penting, yaitu unit aritmatika dan logika ( Aritmatic And Logic

Unit atau ALU), memori utama (main memory) dan unit pengendali

(Control Unit). Storage Unit merupakan suatu peralatan fisik yang

digunakan sebagai media penyimpanan data. Media penyimpanan yang

umum digunakan adalah magnetig disk (hard disk dan floppy disk).

Sedangkan media penyimpanan data cadangan (back up data) adalah

magnetic tape.

87

d. Manusia (brainware), manusia merupakan elemen penting pada sistem

basis data. Tipe orang yang menggunakan sistem basis data adalah

berbeda-beda dan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda pula. Seorang

manajer memerlukan informasi-informasi tersaring untuk membuat

keputusan. Dan personal Klarikal mempunyai tugas memasukkan data

dari sumber dokumen ke dalam sistem. Pelanggan memerlukan informasi

dan laporan. Dengan demikian suatu sistem basis data harus memberikan

pemusatan perhatian pada pemakai.

4. Sistem Manajemen Basis Data

Yang dimaksud dengan sistem manajemen basis data (database management

systems / DBMS) adalah suatu perangkat lunak (program) yang mengorganisasikan,

mengkatagorikan, menyimpan dan menampilkan kembali (retrieve) serta memelihara

data di dalam basis data yang memungkinkan bagi beberapa pemakai untuk

mengakses data yang disimpan dalam basis data tersebut secara bersama-sama

dengan menggunakan beberapa aplikasi.

Penyimpanan data, pengorganisasian data ke dalam record dan pengaksesan

terhadap data tersebut dilakukan secara seragam. Dengan program ini maka para

pemakai dapat membuat permintaan tampilan ringkas pada layar atau dicetak sesuai

dengan format yang dikehendaki pemakainya. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan

oleh DBMS adalah sebagai berikut :

a. Menyortir record sesuai dengan urutan atau petunjuk (key) tertentu

yang dikehendaki pemakainya, misalnya urut abjad atau yang

memiliki kriteria tertentu, misalnya mengurutkan mahasiswa yang

memiliki IP 3,00 atau lebih dari mulai yang tertinggi hingga 3,00.

b. Untuk melihat record tertentu saja yang dikehendaki oleh pemakainya

tanpa menampilkan isi file

c. Untuk menghitung jumlah record yang memenuhi kriteria tertentu

misalnya jumlah mahasiswa yang memiliki IP 3,00 atau lebih.

d. Untuk melakukan perhitungan, misalnya menghitung IP Kumulatif

mahasiswa yang sudah menyelesaikan perkuliahan.

e. Untuk menggabungkan beberapa file menjadi informasi yang berguna

bagi pemakainya.

88

Program ini dikembangkan dari konsep database sebagai sesuatu yang terpisah dari

program aplikasi yang mengaksesnya. Jadi tujuan DBMS adalah untuk

a. Memperoleh informasi yang bermanfaat dari data yang ada dalam

database tersebut.

b. Mempermudah penciptaan struktur data

c. Meringankan pekerjaan pemrogram dalam menangani file yang rumit

d. Mempermudah pemakai dan pemrogram dari pekerjaan memahami

dimana dan bagaimana data sebenarnya disimpan.

e. Memberikan pemahaman pada para pemakai bahwa data adalah

sumber daya yang harus dikelola dengan baik.

f. Meningkatkan efisiensi dan menghemat beaya serta meningkatkan

produktifitas pemrogram aplikasi dan para pemakai.

Dengan digunakannya DBMS untuk mengorganisasi, mengkatagorisasikan,

menyimpan dan menampilkan kembali serta memelihara data di dalam database

maka manajemen dapat memeperoleh kebaikan DBMS sebagai berikut :

a. DBMS menimbulkan adanya independensi data, sebab jika data tidak

independen maka setiap format record yang diubah akan

mengakibatkan setiap program yang mengakses file tersebut harus

pula diubah.

b. DBMS mempermudah pengaksesan data.

c. DBMS mengurangi dataganda (data redundancy) dengan cara

menghilangkan unsur-unsur data yang sama.

d. Ketergantungan pada data dan program dapat dikurangi dengan cara

memisahkan aspek fisik dan lojik dari data.

e. Biaya pengembangan dan pemeliharaan program dapat dikurangi

secara material

f. Keamanan dan kerahasiaan dapat dikendalikan.

4.1. Cara Kerja DBMS

Cara kerja DBMS pada umumnya adalah sebagai berikut :

a. Program aplikasi memulai prosesnya dengan memperoleh data dari

data base dengan bantuan perintah DML (data manipulation language),

yaitu perintah yang digunakan oleh DBMS untuk menjalankan fungsi-

fungsinya.

89

b. Pada waktu pengatur dan pengendali aktifitas CPU dari komputer

tersebut mejumpai perintah DML dalam eksekusi suatu program

aplikasi, maka unit pengendali tersebut memindahkan pengendaliannya

dari program ke DBMS.

c. DBMS menguji bahwa unsur data yang diperlukan telah didefinisikan

sebagai bagian dari database kemudian menentukan alamat dari lokasi-

lokasinya di dalam media penyimpanan.

d. DBMS kemudian menggantikan sistem operasi sehingga dapat

memerintahkan untuk mengakses dan memanggil unsur data.

e. Sistem operasi memindahkan unsur data yang dikehendaki ke daerah

penyimpanan tertentu dalam DBMS yang disebut buffer dan kemudian

memindahkan pengendalian kembali kepada DBMS

f. DBMS memindahkan unsur data ke buffer tersebut yang digunakan

oleh program aplikasi. Program tersebut kemudian mengambil

kembali pengendalian dari DBMS dan selanjutnya memproses unsur

data.

4.2. Unsur-Unsur DBMS

Berikut ini adalah uraian mengenai unsur-unsur DBMS yang biasa dijumpai

dalam beberapa produk yang dijual secara umum :

a. Data dictionary, adalah sekumpulan informasi yang tersentralisasi

mengenai seluruh unsur data dan sumber-sumber daya dalam database. Data

dictionary ini berisi nama-nama dan penjelasan-penjelasan mengenai unsur

data serta uraian mengenai bagaimana unsur-unsur data tersebut berkaitan

satu dengan lainnya.

Dengan menggunakan data dictionary ini maka suatu DBMS menyimpan

data secara konsisten sehingga mengurangi data ganda. Program aplikasi

tidak harus merinci karateristik data yang diperlukan dari database, hal ini

memungkinkan bagi pemakai untuk mengubah karateristik dari unsur data

dalam data dictionary tanpa harus mengubah seluruh program aplikasi yang

menggunakan unsur data tersebut.

Data dictionary ini sangat bermanfaat karena dapat meningkatkan

efisiensi dan efektifitas pengumpulan data dan pengelolaan sumber daya

data, sehingga dapat mepermudah pemakainya untuk :

90

a) berkomunikasi dengan para pemakai lainnya

b) menentukan adanya pengaruh perubahan data dalam database.

c) Merancang dan mengembangkan data base dengan cara

memusatkan pengendalian terhadap unsur-unsur data.

b. Bahasa-bahasa Data, dalam DBMS digunakan dua bahasa data yang

berbeda, yaitu bahasan perincian data (data description language / DDL) dan

bahasa manipulasi data (data manipulation language / DML). DDL

digunakan untuk menempatkan unsur data ke dalam data dictionary dengan

cara menjelaskan karakterisitik dari unsur data tersebut.

Untuk menjamin keseragaman pengaksesan data dari database, maka DBMS

menghendaki digunakannya program-program aplikasi dalam perintah-

perintah yang standar, dimana perintah-perintah tersebut merupakan bagian

dari bahasa khusus yang disebut DML yang digunakan pemroses untuk

memanggil kembali (retrieve) dan memproses data dari database. DML

biasanya terdiri dari serangkaian perintah seperti FIND, GET, SORT dan

sebagainya yang ditempatkan dalam suatu program aplikasi untuk

menginstruksikan DBMS untuk mengambil data yang diperlukan oleh

program aplikasi tersebut pada suatu waktu tertentu.

a) Monitor Pemrosesan Jarak Jauh, Monitor pemrosesan jarak jauh

(teleprocessing monitor) adalah suatu paket piranti lunak untuk

mengelola komunikasi antara data base dengan terminal-terminal

jarak jauh. Monitor pemrosesan jarak jauh ini biasanya digunakan

untuk menangani sistem pesanan penjualan yang menggunakan

terminal-terminal komputer di tempat-tempat penjualan yang saling

berjauhan letaknya.

b) Sistem Pengembangan Aplikasi, adalah seperangkat program dan

perintah-perintah yang dirancang untuk membantu pemrogram

dalam mengembangkan program aplikasi secara on-line.

c) Program Pengaman, program ini digunakan untuk melindungi

data base dari akses yang tidak ada otoritasnya.

d) Sistem pengarsipan, dengan sistem ini manajer data base memiliki

sarana untuk memulai kembali data base dan atau memperbaiki

data yang hilang apabila terjadi kegagalam operasional pengolahan

data.

91

4.3. Administrasi Basis Data

Sistem basis data yang sudah terpasang dalam suatu organisasi maka

implementasi dari sistem tersebut, misalnya dalam hal pengontrolan sistem,

perubahan format record, menambah serta menghapus record perlu dipusatkan

di bawah kendali Administrasi Basis data (Data base administration / DBA).

Oleh karena itu DBA harus memiliki kemampuan dan wewenang untuk

menetapkan kebijakan, isi dan kontrol atas data serta harus mampu

menggunakannya sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen sumber daya

sehingga diperoleh manfaat maksimum dari basis data sebagaimana layaknya

sumber daya.

Penggunaan DBA harus dapat menjamin bahwa data yang tersedia dapat

digunakan bersama oleh seluruh organisasi dan benar-benar dikembangkan

untuk keperluan manajemen, sehingga personil DBA haruslah memiliki

perspsktif tentang manajemen dan pengetahuan mendalam tentang organisasi.

Tugas penting dari DBA antara lain adalah sebagai berikut :

a. Memperkenalkan tekonologi baru, menerangkan keuntungan

penggunaan sistem basis data dan meyakinkan anggota organisasi agar

bersedia menerimanya.

b. Membimbing perancangan awal basis data dan pengembangan

lebih

lanjut serta memperluas basis data jika diperlukan.

c. Menetapkan dan dan menentukan standar basis data

d. Menentukan isi basis data.

e. Memantau pengendalian basis data, kebijakan pengamanan dan

merancang prosedur yang mampu menjamin bahwa (a) pemutakhiran

data dalam sistem basis data berlangsung secara terkendali dan tepat.

(b) data tersedia bagi pengguna yang dapat dipercaya dan dapat

digunakan hanya oleh yang berhak (c) data yang hilang dan atau rusak

dapat diatasi dan diperoleh kembali.

f. Melayani pengguna basis data melalui proses pendidikan dan

pelatihan.

Oleh karena demikian penting tugas dan tanggung jawab DBA , maka

seorang DBA bertanggung langsung kepada manajer bidang informasi

sehingga posisi DBA dapat disejajarkan dengan manajer sistem komputer.

92

4.4. Pengembangan Sistem Basis Data

Proses pengembangan sistem basis data (The data base development

proses) bukanlah suatu proses yang hanya sekedar menyusun file-file yang

diperlukan untuk disimpan sebagai basis data, tetapi juga termasuk dalam hal

mengatur bagaimana agar basis data tersebut dapat dimanfaatkan secara

optimal oleh pemakai (user) utnuk memenuhi kebutuhan datanya . Jadi

pengembangan sistem basis data meliputi pengembangan file basis data (data

ware), perangkat lunak (soft ware), perangkat keras (hard ware) dan

menyiapkan personal-personal (brain ware) yang akan terlibat dalam

penggunaan sistim basis data agar dapat memanfaatkannya dengan baik dan

benar.

Tujuan Pengembangan Sistem Basis Data

Tujuan pengembangan sistem basis data berhubungan erat dengan masalah-

masalah yang timbul dalam file basis data, antara lain sebagai berikut :

a. Fleksibelitas data ( data flexibility)

Fleksibilitas data dimaksudkan untuk memberikan kemudahan dalam

menampilkan kembali data-data yang dipilih dan diperlukan dalam basis data

dan mempresentasikan dalam format-format yang berbeda.

Fleksibilitas akses merupakan salah satu dari bebrapa aspek penting yang harus

dimiliki sistem manajemen basis data (Data Base Management System/DBMS)

agar selalu tersedia data untuk berbagai macam keperluan. Untuk itu

diperlukan antar muka (interface) untuk memungkinkan terjadinya komunikasi

antara pemakai sistem. Interface harus didesain dalam bentuk yang sederhana

dan jelas sehingga memungkinkan para manajer atau pemakai akhir (end user)

yang awam terhadap komputer mampu berinteraksi dan menggunakan sistem

tersebut dengan mudah. Teknik yang umum diterapkan adalah dengan

menggunakan menu-menu (interaksi pasif) atau memberikan jawaban atas

pertanyaan aktif ( interaksi aktif) yang ditampilkan dalam display.

b. Integritas Data (data Integrity)

Integritas data dimaksudkan sebagai sarana untuk selalu meyakinkan bahwa

nilai-nilai data dalam sistem basis data adalah benar, konsisten dan selalu

93

tersedia. Salah satu cara yang terbaik untuk meyakinkan integritas data adalah

meyakinkan bahwa nilai-nilai data adalah benar sejak masuk pertama kali. Hal

ini bisa ditempuh antara lain dengan membuat setting secara seksama prosedur

penangkapan data (data capture) yang dilakukan secara manual, atau dengan

membuat program untuk mengecek kebenaran atau keabsahan nilai data pada

saat dimasukkan dalam komputer ( data entry.

c. Keamanan Data (data security)

Keamanan data diperlukan untuk melindungi data terhadap akses yang tidak

legal oleh pihak-pihak yang tidak berwenang yang bermaksud merugikan atau

bahkan merusak data yang tersimpan dalam basis data. Keamanan data

merupakan aspek kritis dalam sistem basis data. Salah satu cara dalam

mengamankan data adalah dengan membuat recovery , yaitu proses penggunaan

data cadangan untuk menciptakan / atau menyusun kembali basis data yang

mengalami kerusakan. Fasilitas keamanan data yang lazim digunakan adalah

password untuk individu-individu pemakai yang hanya diijinkan mengakses

data dalam tipe-tipe data yang berbeda ( misalnya yang hanya khusus

membaca, membaca dan menulis) dan password untuk basis data, record data

dan rincian data.

d. Independensi data (data Independence)

Independesi data atau ketidak tergantungan data terdiri dari dua dimensi

yaitu dimensi logis ( logical data independence) dan dimensi fisik (phyical data

independece). Yang dimaksud dengan independensi secara fisik adalah bahwa

cara-cara penyimpanan dan pengaksesan data dalam sistem basis data dapat

diubah tanpa membutuhkan perubahan dalam skema logis. Sedangkan yang

dimaksud dengan independensi secara logis adalah bahwa perubahan-

perubahan kebutuhan user terhadap data dapat berubah, tetapi hal ini tidak

mengakibatkan perubahan atau dampak pada pandangan user terhadap basis

data atau skema logisnya.

e. Minimalisasi Kerangkapan Data ( Reduced Data Redundancy)

Kerangkapan data dalam sistem basis data dapat menimbulkan beberapa

masalah dalam proses pengaksesan data. Kerangkapan data akan

mengakibatkan penggunaan media penyimpanan (storage) secara sia-sia, waktu

akses yang lebih lama dan akan menimbulkan masalah dalam integritas data

94

f. Berbagi Data (Data Shareability)

Sistem basis data dikembangkan dengan maksud agar dapat digunakan oleh

pemakai-pemakai yang berbeda atau kelompok-kelompok pemakai yang

berbeda dalam menggunakan data yang sama. Hal ini penting karena data

dalam basis data akan digunakan oleh bebrapa pihak yang berbeda yang

berkepentingan terhadap data tersebut.

g. Relatabilitas Data (Data Relatability)

Yang dimaksud dengan relatabilitas adalah kemampuan untuk menetapkan

hubungan logis antara type-type record yang berbeda dalam file-file yang

berbeda. Hal ini merupakan hal yang penting, karena sebagian besar informasi

yang diperlukan akan disusun dari berbagai macam file dalam sistem basis data

yang masing-masing file mempunyai type record yang berbeda.

h. Standarisasi Data (Data Standardization)

Standarisasi data menunjukkan definisi-definisi rinci data dalam batas yang

digunakan pada definisi nama secara rinci dan format penyimpanan dalam basis

data. Sebagian besar sistem manajemen basis data memberikan fasilitas kamus

(data dictionary) untuk mendefinisikan nama-nama rinci data dan format dalam

penyimpanannya.

i. Produktivitas Personal (Personnel Productifity)

Dengan adanya sistem manajemen basis data diharapkan mampu

meningkatkan produktivitas kerja setiap personal dalam beberapa hal.

Sehingga pemakai dapat membuat laporan-laporan yang lebih akurat.

4.5. Tahap-Tahap Pengembangan Sistem Basis Data

Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari empat

tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis (analysis), Tahap

desain (design) dan Tahap implementasi (implementation). Uraian secara skematis

dari masing-masing tahap tersebut dapat terlihat dalam gambar 5.7 berikut ini.

95

Gambar 5.7. Pokok-pokok Proses Pengembangan Basis Data

a. Perencanaan (Planning)

Tahap pertama dari pengembangan sistim basis data adalah perencanaan,

dalam tahap ini yang perlu mendapat perhatian adalah pentingnya komunikasi yang

jelas antara pihak pengembang (developer) dan pengguna (user). langkah awal dari

tahap perencanaan ini adalah mengidentifikasi perencanaan strategis yang terdiri

dari : tujuan organisasi, faktor-faktor penting dalam menuju keberhasilan organisasi

dan ruang lingkup masalah. Tujuan dari tahap pertama ini adalah mengembangkan

konteks perencanaan dan mata rantai sistim informasi ke perencanaan kegiatan

yang strategis.

Langkah Kedua, adalah mengidentifikasi obyek-obyek penting dalam

lingkungan perencanaan, yang terdiri dari unit-unit organisasi, lokasi dan fungsi

kegiatan di level atas dari organisasi dan type-type entity (kesatuan).

Langkah ketiga, mengembangkan sebuah model perusahaan (enteprise

model) yang terdiri dari : sebuah diagram yang menguraikan secara fungsional

aktifitas perusahaan atau organisasi, dari struktur organisasi di tingkat atas sampai

ke bawah, sebuah diagram yang menghubungkan secara makro dari aktifitas

PLANNING PLANNING

ANALYSISANALYSIS

DESIGNDESIGN

IMPLEMENTATIONIMPLEMENTATION

96

organisasi, sekelompok matrik-matrik perencanaan yang dihubungkan ke dalam

komponen-komponen yang bervariasi dalam sub-sub model.

b. Analisis (Analysis)

Tujuan dalam tahap ini adalah mengembangkan rincian spesifikassi dari

kebutuhan sistem informasi yang mendukung aktifitas organisasiatau perusahaan.

Dalam tahap analisis ini terdapat adanya dua langkah utama yaitu :

a) Pengembangan model data konseptual, yaitu sebuah model rincian

yang meliputi seluruh struktur organisasi data. Data konseptual ini antara

lain terdiri dari kesatuan aktifitas yang relevan, hubungan-hubungan dan

atribut-atribur seperti aturan-aturan kegiatan dan ketentuan tentang

bagaimana data digunakan.

b) Pengembangan Model proses, yaitu sekelompok ketentuan yang baik

dari pelaksanaan tugas yang logis dalam mendukung satu atau lebih

fungsi-fungsi kegiatan organisasi. Dalam pengembangan model proses

ini terdapat adanya dua hal yang mendasar yaitu proses fisik (merubah

input menjadi out put) dan proses informasi yaitu proses merubah data

menjadi informasi.

Dalam tahap ini semua alternatif diuji dan diidentifikasi, kemudian salah satu

diantaranya ditetapkan sebagai solusi terhadap masalah/kebutuhan pemakai (user).

Jika diperlukan oleh manajemen, suatu analisa beaya dan manfaat, analisis

pengembalian modal dan sebagainya dapat digunakan dalam tahap analisis ini.

c. Desain (design)

Dalam tahap desain sistem basis data, terdapat dua hal pokok yang harus

dilakukan, yaitu mendifinisikan struktur logis basis data (logical data base) dan

mendesain program fisik (physical data base design). Struktur logis yang telah

didefinisikan itu kemudian ditransformasikan kedalam format fisik yang sesuai

dengan DBMS yang digunakan. Unit-unit program aplikasi didesain secara

bersamaan dengan pengembangan strutur desain logis basis data. Pada saat desain

basis data dan program aplikasi telah lengkap, spesifikasi akhir kemudian

ditetapkan. Pada beberapa bagian dimana perangkat keras perlu diubah , perangkat

keras tersebut di order pada tahap ini, sehingga pada saat memasuki tahap

implementasi, perangkat itu telah tersedia. Dalam tahap pengembangan prosedur,

yang perlu mendapat perhatian adalah fasilitas untuk keamanan dan pengendalian

97

basis data. Suatu rencana yang seksama dikembangkan untuk meyakinkan bahwa

hanya pemakai tertentu yang berhak saja yang dapat mengakses data .

d. Implementasi (Implementation)

Selama tahap ini perangkat keras diinstall dan dites, program dikoding dan

dites, data dikonversi, prosedur-prosedur didokumentasikan dan pemakai dilatih.

Pengetesan secara paralel dengan sistem yang lama akan melengkapi tahap ini.

Beberapa aspek tertentu terjadi pada sistem basis data selama tahap ini. Yang

pertama, sebelum data dapat dikonversi, desain basis data harus dikoding dengan

menggunakan bahasa pemrograman ( misalnya, COBOL, SQL) dan fasilitas-

fasilitas yang diperoleh dari DBMS. Pada saat struktur basis data dikompile,

dilakukan suatu pengetesan terhadap bassis data dan dikonversikan. Hal ini

dilakukan untuk menguji akurasi diskripsi basis data. Prosedur untuk pemakai dan

personal didokumentasikan selama dalam tahap ini. Pemakai perlu mengetahui

bagaimana menyempurnakan fungsi kerja dengan menggunakan sistem yang baru.

Personal operasi juga harus tahu bagaimana prosedur-prosedur yang harus

dilakukan untuk menggunakan, menampilkan kembali data, dan operasi-operasi

lain, yang pada kenyataannya justru lebih kompleks dari pada sistem pemrosesan

suatu file. Konsekuensinya, diperlukan dokumentasi prosedur yang baik dan jelas.

4. 6. Beberapa Alat Bantu Dalam Pengembangan Sistem Basis Data

Agar usaha pengembangan sistem basis data dapat berhasil dengan baik,

maka diperlukan beberapa alat bantu yaitu cara yang digunakan untuk

mempermudah dan mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan.

Pada tahap awal proyek pengembangan perlu adanya suatu statemen yang

dapat meyakinkan manajemen organisasi bahwa aktifitas pengembangan memang

layak untuk dilakukan. Dalam laporan hasil studi kelayakan tersebut, perlu

dicantumkan bebrapa analisis, misalnya :

a. Analisis Ekonomi. Proyek pengembangan sistem basis data perlu dianalisa

tentang kelayakannya dari segi ekonomi, hal ini penting karena manajemen

tentunya akan menolak jika proyek pengembangan ini tidak akan menghasilkan

keuntungan secara ekonomis, sekalipun keuntungan tersebut baru akan dirasakan

setelah jangka waktu tertentu yang agak lama.

b. Analisis Hukum. Peralatan yang digunakan, aturan atau prosedur yang

digunakan dalam sistem yang baru kadang-kadang mempunyai keterkaitan yang

98

erat dengan masalah hukum. Untuk itu perlu adanya pernyataan bahwa proyek

pengembangan sistim basis data ini layak dari segi hukum (law feasibility).

c. Analisis Teknik. Analisis ini berguna untuk menjelaskan ketersediaan berbagai

komponen teknis yang diperlukan selama proyek pengembangan sistem basis

data dilaksanakan dan pada saat sistem yang baru tersebut diimplementasikan.

Hasil dari analisis ini memberikan sebuaha pernyataan bahwa proyek

pengembangan sistim basis data, layak dari segi teknik ( technical feasibility).

d. Analisis Operasional. Analisis operasional dimaksudkan untuk menjelaskan

bahwa sistem yang baru adalah layak dioperasikan pada lingkungan organisasi

yang ada saat ini, atau perlu usaha-usaha lain untuk mengubah desain sistem atau

kondisi lingkungan organisasi atau perusahaan. Hasil dari analisis ini memberikan

pernyataan tentang kelayakan dari segi operasional (operational feasibility).

Selain analisis-analisis tersebut, dapat pula digunakan alat bantu lainnya

untuk mengatur dan mengawasi aktifitas-aktifitas dalam proyek pengembangan

sistem basis data, yaitu :

a. PERT (Program Evaluation And Review Technique), yaitu teknik memecah

atau memerinci proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sehingga

memudahkan dalam pengaturan dan pengawasannya. Dari teknik ini akan

diperoleh suatu rencana jaringan proyek yang lengkap, yaitu tentang

bagaimana urutan pengerjaan tugas-tugas yang ada dalam proyek, dan

kapan suatu tugas akan dimulai dan harus selesai dikerjakan.

b. CPM (Critical Path method), yaitu alat bantu yang digunakan untuk

mengawasi dan mengendalikan aktifitas-aktifitas dalam proyek

pengembangan sistem basis data yang telah ditentukan waktunya, dengan

menambah atau mengurangi sumber-sumber yang diperlukan dan tersedia

untuk menyelesaikan proyek.

Sistim basis data dirancang dan dibangun dengan orientasi para pemakai

(user), artinya bahwa sistem basis data tersebut ditujukan untuk memenuhi

berbagai macam kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap, sistem

basis data dirancang agar mudah dugunakan, dapat digunakan dengan

berbagai macam cara, oleh banyak pemakai baik secara terpisah ataupun

bersama-sama, serta minim kerangkapan data. Disamping itu juga

kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data, baik

volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data, maka berbagai

99

kebutuhan sistem-sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu

mengubah basis datanya.

Penggunaan sistem basis data dalam Sistim Informasi Manajemen

akan memberikan efsiensi bagi SIM tersebut. Efisiensi yang dicapai berkat

penggunaan sistem basis data dalam SIM meliputi efisiensi dalam

penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga serta beaya. Jadi pada akhirnya

secara menyeluruh penggunaan sistim basis data akan memberikan

keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang menggunakannya.

5. Pengelolaan Sistem Basis Data Dalam Sistem Informasi Manajemen

Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting

penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem basis data

dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan berfungsi dengan baik bila

tanpa melibatkan sistem basis data

Keberadaan sistem basis data dalam sistem informasi manajemen (SIM)

merupakan hubungan antara sistem dan sub sistem, karena SIM mempunyai rung

lingkup yang relatif lebih luas dan lebih kompleks, sedangkan sistem basis data

merupakan sub sistem yang berada dalam SIM.

Sistem basis data dalam SIM merupakan penyedia data untuk diolah lebih

lanjut menjadi informasi yang bermafaat bagi pemakainya, sehingga fungsi sistem

basis data dalam SIM dapat disetarakan dengan bahan baku bagi suatu produk dalam

proses produksi.

5.1. Sistem Basis Data sebagai Infrastruktur SIM

Sistem basis data dan sistem manajemen basis data (DBMS) menyediakan suatu

sarana infrastruktur kepada organisasi-organisasi sistem informasi yang dibangun.

Organisasi sistem informasi ini meliputi sistem pengolahan transaksi, sistem

informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan. Gambar 28 berikut ini

menunjukkan bagaimana keterkaitan antara sistem basis data dan ketiga sistem

informasi tersebut.

100

Sistem Pendukung keputusan

Sistem Informasi

Manajemen

Sistem Pengolahan Transaksi

Gambar 5. 8 Sistem basis data dan organisasi sistem informasi

5.2. Sistem Basis Data Sebagai Sumber Informasi Bagi SIM

Fungsi sistem basis data dalam SIM adalah sebagai penyedia atau sumber

utama kebutuhan data bagi para pemakai atau informasi bagi para pengambil

keputusan. Sedangkan DBMS melakukan fungsi pengolahan untuk memanipulasi

data sehingga diperoleh suatu bentuk yang penting dan dapat dimanfaatkan dalam

pengambilan keputusan, yang disebut sebagai informasi.

Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam

organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat

atas, tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-

masing tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami

kegiatan apa yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut .

Sistem Manajemen Basis data

Sistem Basis data

101

a. Perencanaan Strategi

Perencanaan strategi (strategic planning) merupakan kegiatan dari

manajemen tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategi meliputi

hal-hal sebagai berikut :

a) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi .

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan

perubahan tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan

terhadap strategi organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat

berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik,

sosial, persaingan, inflasi dan sebagainya.

b) Penetapan tujuan.

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan

organisasi ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses

perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang .

c) Penentuan strategi.

Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh

organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi

semua kemampuan berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar

dapat mencapai tujuan yang dikehendaki. Sumber daya organisasi

dapat berupa modal, personil, material dan sebagainya.

b. Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa

organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif

dan efisien. Dalam pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang

menunjukkan apa yang harus dilakukan oleh manajer. Proses dalam

pengendalian manajemen menyangkut komunikasi informal dan formal.

Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-pertemuan dan diskusi.

Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya dalam hal

pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting),

pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan

dan analisis (reporting and analysis).

Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang

akan dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya

yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah

102

kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh

organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi yang telah disusun.

Contoh, program penelitian dan pengembangan, program latihan karyawan

dan sebagainya.

Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan

kuantitas (nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam

proses penyusunan anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang

dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang diberi

beban untuk melaksanakan program atau beberapa bagian dari program.

Dalam proses penyususnan anggaran rencana – rencana diterjemahkan

dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan

diselenggarakan untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari

sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan

ini sifatnya terstruktur sehingga data beaya-beaya dan pendapatan-

pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan menurut pusat-pusat

pertanggungjawaban.

Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa

yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah

dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan

secara koordinatif. Laporan-laporan digunakan sebagai dasar pengendalian,

yaitu dengan cara membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencana

yang sudah ditetapkan.

Perbedaan- perbedaan yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan

dasar yang digunakan oleh manajer untuk melakukan tindakan perubahan

dan perbaikan, dan pertimbangan strategi baru.

c. Pengendalian operasi

Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-

tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah

ditetapkan dalam pengendalian manajemen . Pengendalian operasi

dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan

difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.

103

Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam

manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan

penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah

dan bawah , lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional.

Seorang manajer pada level operasional akan menggunakan sebagian

besar waktunya untuk menetapkan keputusan-keputusan yang berhubungan

dengan kegiatan operasional. Informasi yang diperlukan cenderung

diperoleh dari sumber-sumber intern dengan pendefinisian yang jelas, rinci,

sempit, dan frekuensi pemakaian yang relatif sangat sering.

Bagi para manajer pada level menengah, sistem basis data berfungsi

sebagai sumber informasi guna pengambilan keputusan untuk perencanaan

taktis dan pengendalian manajemen sebagai kontrol terhadap organisasi.

Pada level ini informasi diperoleh dan dihasilkan dengan cara peringkasan

dan abstraksi atas data transaksi pada level operasional.

Informasi pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi,

memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan untuk

diterapkan personalia operaional. Proses pengendalian memerlukan jenis-jenis

informasi sebagai berikut :

a) Pelaksanaan yang direncanakan (standar, yang diharapkan, yang

dianggarkan, dan sebagainya)

b) Perbedaan dari pelaksanaan yang direncanakan.

c) Alasan / penyebab terjadinya perbedaan.

d) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Proses pengambilan keputusan pada kedua level manajemen diatas

sebagian besar dapat distrukturkan ke dalam prosedur yang jelas dan spesifik.

Sebagian besar dari keputusan dapat diprogramkan sehingga dengan adanya

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang maju, maka sebagian

besar aktifitas manajer dapat dialihkan pada komputer yang mampu

menangani secara lebih efisien dan efektif.

Dukungan sistem basis data bagi perencaaan strategis tidak dapat selengkap

sebagai sebagaimana pada dua level yang lain yang ada dibawahnya. Namun

demikian sistem basis data yang ada di dalam SIM dapat memeberi bantuan

dan dukungan bagi proses perencanaan strategis.

104

Beberapa contoh dukungan sistem basis data bagi perencanaan strategis

adalah :

a) Evaluasi kemampuan yang ada, yang dapat didasarkan atas data intern yang

ditimbulkan oleh kebutuhan pengolahan operasional. Tetapi dalam hal ini

perlu diikhtisarkan ke dalam suatu cara yang khusus untuk perencanaan.

b) Proyeksi kemampuan mendatang yang dapat dikembangkan melalui data

masa lampau dan kemudian diproyeksikan ke masa datang.

c) Data tentang industri dan saingan, merupakan data pemasaran dasar yang

mungkin bisa atau perlu direkam dalam basis data.

Pada akhirnya tim pengembangan SIM harus merancang dan

membangun sistem basis data yang cukup lengkap dan mampu memberikan

dukungan secara maksimal terhadap ketiga macam kebutuhan informasi

tersebut diatas, sekalipun demikian sangat mungkin bahwa pada waktu

tertentu ada sebagaina data yang diperlukan dan belum termuat dalam basis

data, dan untuk selanjutnya berdasarkan suatu pertimbangan teknis dan

ekonomis perlu ditambahkan. Selain perubahan pada volume data,

kemungkinan lain adalah terjadinya perubahan pada struktur basis data,

kerelasian antar file, nilai-nilai rinci data, dan perubahan-perubahan lain yang

diperlukan sesuai dengan kondisi aktual yang ada.

5.3. Sistem Basis data Sebagai Sarana Efisiensi dan Efektifitas SIM

Sistem basis data dirancang dirancang dan dibangun dengan orientasi para

pemakai, artinya bahwa sistem basis data ditujukan untuk memenuhi berbagai macam

kebutuhan para pemakainya. Selain harus lengkap sistem basis data juga dirancang

agar mudah digunakan, dapat digunakan dengan berbagai macam cara. Oleh banyak

pemakai baik secara terpisah maupun bersama-sama, serta minim kerangkapan data.

Disamping itu juga kemudahan dalam memodifikasi data dan mengembangkan data,

baik volume maupun strukturnya. Dengan sistem basis data maka berbagai

kebutuhan sistem –sistem baru dapat dipenuhi dengan segera tanpa perlu mengubah

basis data- nya.

Pengembangan suatu sistem basis data memang mahal, namun demikian

mulai pada saat tertentu, penggunaan sistem basis data akan memberikan banyak

manfaat yang mempunyai nilai secara ekonomis. Sistem basis data juga dirancang

105

agar data-data yang tersimpan di dalamnya dapat ditampilkan kembali dengan cepat.

Secara kuantitatif, kebutuhan personalia dalam sistem juga menjadi berkurang.

Penggunaan sistem basis data di dalam SIM akan memberikan efisiensi bagi

SIM tersebut. Efisisensi yang dicapai berkat penggunaan sistem basis data dalam SIM

meliputi efisiensi dalam penggunaan waktu, kertas kerja, tenaga/ personalia, serta

biaya. Jadi pada akhirnya secara menyeluruh Sistem basis data akan memberikan

keuntungan yang berupa efisiensi bagi SIM yang yang menggunakannya.

Sistem basis data akan memberikan dukungan bagi tercapainya efektifitas SIM

karena data-data yang disusun dan disimpan dalam file-file dalam sistem basis data

adalah data yang benar, selain itu perangkat lunak-perangkat lunak yang ada dan

digunakan di dalamnya juga telah diuji kebenarannya, keakuratan dan kehandalannya.

Dengan demikian Sistem Manajemen Basis data yang ada dalam SIM hanya memuat

perangkat lunak-perangkat lunak yang benar. Dengan kata lain, sistem basis data

mampu memberikan dukungan yang besar terhadap efektifitas SIM

6. Daftar Istilah Penting

1) Kerangkapan data (data redudancy)

2) Inkonsistensi data (data inconsistency)

3) Basis data berdasarkan pada obyek datanya ( Object based data model)

4) Model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data

(Entity relationship model)

5) Model untuk menjelaskan tentang hubungan logik antar data dalam

basis data dalam bentuk hubungan bertingkat (Hierarchycal Model)

6) Model untuk menjelaskan pada pemakai tentang bagaimana data-data

dalam basis data disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan

secara fisik (Physichal based data model )

7) Fleksibelitas data ( data flexibility)

8) Integritas Data (data Integrity)

9) Keamanan Data (data security)

10) Independensi data (data Independence)

11) Berbagi Data (Data Shareability)

12) Standarisasi Data (Data Standardization)

106

7. Rangkuman

1) Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara

bersama-sama pada suatu media, yang diorganisasikan berdasarkan

sebuah skema atau struktur tertentu, dan dengan software untuk

melakukan manipulasi untuk kegunaan tertentu.

2) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penting yaitu basis data

sebagai inti dari sistem basis data, perangkat lunak untuk mengelola

basis data , perangkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan

data, serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam sistem

tersebut.

3) Sistem basis data mempunyai beberapa elemen penyusun sistem,

Elemen - elemen pokok penyusun sistem basis data adalah : Basis

Data , Software, Hardware, Manusia (brainware),

4) Tahap-tahap utama dalam pengembangan sistem basis data terdiri dari

empat tahap yaitu : Tahap Perencanaan (planning),Tahap Analisis

(analysis), Tahap desain (design) dan Tahap implementasi

(implementation).

5) Sistem basis data merupakan salah satu dari beberapa komponen penting

penyususn SIM. Sebagai komponen penyusun maka keberadaan Sistem

basis data dalam SIM adalah penting sekali. Suatu SIM tidak akan

berfungsi dengan baik bila tanpa melibatkan sistem basis data

8. Latihan Soal

1) Sebutkan dan jelaskan beberapa hal yang harus dipatuhi pada file basis

data agar dapat memenuhi kriteria sebagai suatu basis data.

2) Jelaskan beberapa model data dalam suatu sistem basis data yang

merupakan suatu cara untuk menjelaskan bagaimana pemakai dapat

melihat data secara logis.

3) Jelaskan perbedaaan antara record dan file sebagai unsur data yang

dikelompokkan secara logis.

4) Jelaskan beberapa tugas penting dari personil DBA (Data Based

Administrastor )

107

5) Kebutuhan data dan informasi dari masing-masing tingkatan

manajemen sudah tentu berbeda, jelaskan kegiatan apa yang

dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut.

6) Jelaskan tahap-tahap pengembangan sistem basis data.

7) Jelaskan beberapa Alat bantu dalam pengembangan Sistem Basis Data .