Bab v (Pelibatan Dan Pemberdayaan Karyawan)

Metode dalam Mengumpulkan Masukan dan Umpan Balik dari Karyawan

1. Brainstorming

Dalam brainstorming, manajer bertindak sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar peserta.

2. Nominal Group Technique

Teknik ini terdiri atas lima langkah, yaitu:

* Merumuskan permasalahan

* Mencatat ide masing-masing

* Mencatat ide kelompok

* Memperjelas ide-ide

* Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai

3. Gugus Kualitas (Quality Circle)

Gugus kualitas adalah kelompok karyawan yang mengadakan pertemuan secara teratur untuk mengidentifikasi, menganjurkan, dan membuat perbaikan lingkungan kerja

4. Kotak Saran

Cara ini dilakukan dengan jalan menyediakan suatu wadah atau kotak tertentu di tempat-tempat yang sesuai dan mudah didatangi agar karyawan dapat meletakkan saran-saran tertulisnya

5. Management by Walking Around

Cara ini dilakukan dengan jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan para karyawan untuk mengumpulkan masukan

PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN PRESTASI

Di dalam model TQM, peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan.

Penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan terdiri dari:

* Penilaian Kinerja

* Kompensasi

* Program pengakuan prestasi

* Sistem Promosi

Sistem kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip kunci manajemen kualitas sebagai berikut:

1. Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (costumer driver).

2. Kompensasi harus berorientasi pada tim

3. Kompensasi harus dapat diukur

4. Sistem kompensasi harus mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan

SISTEM KOMPENSASI

PENILAIAN KINERJA

□ Penilaian kinerja dapat mendukung perbaikan kualitas bila keadaan di bawah ini dapat terpenuhi:

1. Penilaian kinerja harus dipisahkan dari sistem kompensasi

2. Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil

3. Penilaian kinerja harus mendorong partisipasi karyawan

PROGRAM PENGAKUAN PRESTASI

Program pengakuan prestasi yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Konsisten, yaitu diberikan dengan cara yang sama dari waktu ke waktu

2. Memerlukan biaya

3. Sering dilakukan

4. Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan interpersonal untuk memberikan informasi mengenai pencapaian prestasi

5. Pengakuan yang berasal dari rekan sejawat

6. Public display

7. Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan penghormatan

8. Umpan balik spesifik diberikan untuk menunjukkan bahwa seseorang melakukan sesuatu yang bernilai

9. Semakin banyak orang dilibatkan dalam proses seleksi, semakin subjektif pendapat yang diberikan

10. Pengakuan dilakukan secara berkala, semakin pendek jarak antara tindakan dan pengakuan, semakin baik

untuk menghindari hilangnya efek pengakuan tersebut

11. Pengakuan bersifat win/win (setiap orang adalah pemenang)

SISTEM SARAN : KONSEP DAN IMPLEMENTASI

Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem saran terdiri atas tujuh tahap sebagaimana digambarkan pada gambar berikut:

MEMBUAT KEBIJAKAN

MENGADAKAN SISTEM SARAN

MEMPERBAIKI SISTEM SARAN

MENGHARGAI KARYAWAN

MELAKSANAKAN SARAN

EVALUASI SARAN DAN SISTEM SARAN

MEMPROMOSIKAN SISTEM SARAN

PERBAIKAN SISTEM SARAN

Sistem saran yang diterapkan harus dipantau dan diperbaiki terus-menerus. Perbaikan sistem saran ini meliputi dua aspek, yaitu:

1. Perbaikan pemrosesan saran

Kriteria sistem saran yang baik adalah sebagai berikut:

* Semua saran mendapatkan tanggapan formal

* Semua saran ditanggapi dengan segera

* Prestasi setiap departemen dalam memberikan dan menanggapi saran dipantau oleh manajemen

* Biaya dan penghematan sistem dilaporkan

* Penghargaan dan pengakuan ditangani dengan segera

* Ide-ide yang bagus dilaksanakan

* Konflik kepribadian diminimumkan

2. Perbaikan Setiap Saran

Agar dapat membuat saran yang baik, setiap karyawan harus memahami dua hal berikut:

1. Identifikasi masalah dan perumusan ide untuk perbaikan

2. Menyampaikan ide-idenya secara jelas dan ringkas dalam bentuk tulisan

□ Ada tiga tahap dalam perumusan ide untuk perbaikan lingkungan kerja yang dapat meningkatkan jumlah dan kualitas ide yang dihasilkan karyawan. Ketiga tahap tersebut adalah:

1. Identifikasi masalah

2. Penelitian

3. Pengembangan ide

Cara Manajer Dalam Memperbaiki Saran Karyawan

Manajer dapat membantu para karyawannya untuk memperbaiki sarannya masing-masing dengan melatih mereka dalam hal-hal berikut:

● Menjelaskan situasi saat ini yang menciptakan masalah secara singkat dan jelas

● Menyampaikan perubahan yang diusulkan secara langsung dan spesifik

● Mempersiapkan penjelasan atau uraian untuk memperjelas perubahan yang diusulkan

● Menjelaskan manfaat-manfaat yang diharapkan dengan menggunakan ukuran yang dapat dikuantitatifkan

(persentase, uang, waktu, jumlah, atau ukuran lainnya yang sesuai).

UPAYA MANAJER DALAM MENIMBULKAN PARTISIPASI AKTIF KARYAWAN

Bila suatu sistem saran telah berjalan, manajer dapat mengupayakan partisipasi aktif dari semua karyawannya dengan jalan:

1. Menghilangkan Hambatan Tersembunyi

Faktor tersembunyi yang paling sering ditemuai antara lain:

● Perilaku Negatif

● Keterampilan menulis yang kurang baik

● Khawatir sarannya ditolak

● Ketidakmudahan birokrasi

2. Mendorong Karyawan Baru Agar Terlibat

Strategi yang perlu diterapkan terhadap karyawan baru agar mereka terlibat adalah:

● Menjelaskan kepada karyawan baru mengenai pentingnya saran-saran (misalnya perbaikan kualitas, efisiensi, pengurangan biaya, peningkatan produktivitas, peningkatan keamanan, dan lain-lain)

● Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan baru, kemudian ditulis sebagai contoh suatu saran dan contoh tersebut digunakan untuk menggambarkan bagaimana proses kerjanya

● Menugaskan karyawan baru untuk bekerjasama dengan karyawan yang berpengalaman untuk mengembangkan beberapa saran

● Memberikan umpan balik positif atas beberapa usaha awal karyawan baru

3. Melatih Karyawan yang Segan Berpartisipasi

Berikut ini diuraikan pendekatan yang dapat digunakan para manajer untuk mencocokkan karyawan dan pekerjaannya serta untuk mengubah karyawan yang enggan berpartisipasi menjadi partisipan dalam setiap usaha perbaikan kerja, yang antara lain:

1. Menilai

2. Memeriksa atau meneliti

3. Mencocokkan

4. Memilih

5. Mengelola