BAB III PERANCANGAN NEWSLETTER...Perusahaan hingga melalui mading atau papan pengumuman. ... di PDAM menjadi lebih beragam. 33 D. Kondisi Khusus Yang Mengharuskan Kehadiran Program

BAB III

PERANCANGAN NEWSLETTER

Konsep Perancangan

Analisis Situasi

A. Sejarah PDAM

Berdasarkan Keputusan Walikota Kota Nomor :

001/002/Kpts/PDAM/Huk/2013 Lampiran : 1 (satu) berkas) tentanga

Penetapan NAMA dan LAMBANG Perusahaan Daerah Air Minum

(PDAM) Kota Depok. "TIRTA ASASTA" Tirta : "Air" Asasta Berasal dari

bahasa Sansekerta : "Sejahtera".

Maka yang dimaksud dengan Tirta Asasta adalah "Air Kesejahteraan",

Hal ini menjadikan PDAM sebagai lembaga yang melalui air dapat

mensejahterakan kepada rakyatnya, dengan memberi banyak manfaat dan

keberkahan.

A. Visi dan Misi PDAM

1) Visi

Menjadi PDAM dengan kinerja terbaik, menghasilkan air sesuai

standar kualitas air minum pada tahun 2025

2) Misi

a. Mengutamakan pelayanan prima yang ramah, cepat dan

transparan

29

30

b. Meningkatkan kesejahteraan dan profesionalisme SDM meliputi

IPTEK dan IMTAQ

c. Meningkatkan kinerja keuangan melalui pengelolaan yang

akuntabel dan transparan

d. Meningkatkan cakupan layanan.

B. Logo PDAM

Sumber: www.pdamdepok.co.id

Gambar III.1 Logo PDAM

“Gelombang Air yang membentuk Daun” mempresentasikan air

sebagai sumber kesejukan dan kehidupan yang tumbuh, ramah lingkungan

dan alami, yang menjadikan kehidupan masyarakat terlengkapi, terayomi

dan menjamin kesejahteraanya.

“Warna Biru”, sebagai warna yang melambangkan kejernihan dan visi

jauh ke depan. Pengertian ini dapat diterapkan pada landasan etos kerja yang

bersih, jujur dan ikhlas. “Hijau”, memberi arti kesuburan dan kehidupan

yang tentram.

31

C. Struktur Organisasi PDAM

Sumber: www.pdamdepok.co.id

Gambar III.2 Struktur Organisasi PDAM

B. Potensi PDAM

berdasarkan ketentuan Pasal 37 ayat (1) Peraturan Pemerintah

Nomor 16 Tahun 2005 tentang Pengembangan Sistem Air Minum,

pengembangan sistem penyediaan air minum menjadi tanggung jawab

Pemerintah dan Pemerintah Daerah untuk menjamin hak setiap orang dalam

mendapatkan air minum bagi kebutuhan pokok minimal sehari-hari guna

32

memenuhi kehidupan yang sehat, bersih, dan produktif sesuai dengan

Peraturan Perundang-undangan.

Untuk itu PDAM Tirta Asasta memiliki potensi yang besar dalam

rangka memperluas jangkauan pelayanan seraya diiringi oleh kontunitas

pengairan. Dikutip dari depok.go.id kini PDAM Tirta Asasta mampu

menempatkan diri sebagai PDAM dengan kinerja terbaik urutan ke-22 dari

371 PDAM yang ada di Indonesia.

Dengan diimbangi oleh Sumber Daya Manusia (SDM) dan

manajemen yang mumpuni maka PDAM Tirta Asasta diharapkan mampu

mendukung pencapaian target Rencana Pembangunan Jangka Menengah

Nasional (RPJMN) tahun 2019, yaitu akses aman air minum 100 persen.

D. In House Journal atau Newsletter

“Warta Asasta” di PDAM Tirta Asasta merupakan House Journal

atau Newsletter pertama yang pernah ada, selama ini PDAM

mempublikasikan peristiwa-peristiwa Internal perusahaan hanya melalui

media online seperti Instagram, Facebook, Twitter, WhatsApp dan Web

Perusahaan hingga melalui mading atau papan pengumuman.

Hal ini juga yang membuat penulis mengajukan permohonan

pembuatan Newsletter dengan harapan dapat menjadi media publikasi yang

mampu menyediakan informasi dan membuat media komunikasi yang ada

di PDAM menjadi lebih beragam.

33

D. Kondisi Khusus Yang Mengharuskan Kehadiran Program Public

Relations

Public Relations adalah suatu seni dalam menciptakan pengertian

publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik

terhadap individu, organisasi maupun perusahaan. Dalam hal ini salah satu

cara dalam meningkatkan kepercayaan publik, khususnya publik internal

adalah dengan menyediakan media publikasi yang tidak hanya mampu

menjadi sarana komunikasi perusahaan dengan publiknya saja melainkan

media ini harus mampu memberi nilai edukasi, hiburan dan harus pula

mampu menjadi satu dorongan atau motivasi dan dalam hal ini penulis

merasa media Newsletter merupakan jawabanya.

Permasalahan

Media publikasi ataupun komunikasi berbasis digital saat ini memang

sedang marak penggunaannya, namun selain dampak memiliki positif yang

ditimbulkan, media komunikasi berbasis digital juga memiliki dampak

negatif seperti penurunan kesehatan mata akibat sinar biru dari layar ponsel

hingga radiasi.

Disisi lain media komunikasi cetak atau tradisional kini kian

ditinggalkan karena kurang praktis atau memakan banyak biaya namun

sejatinya media bacaan berbetuk cetak memiliki manfaat positif selain dari

segi kesehatan media komunikasi cetak juga memiliki keunggulan seperti

mudah dibaca berkali-kali serta lebih mudah dipahami oleh pembaca.

34

Untuk itu perlu dibuat satu media publikasi yang memuat informasi

yang selain mudah dipahami juga sebagai media publikasi yang lebih

beragam selain media elektronik yang sudah dimiliki oleh PDAM Tirta

Asasta.

Dalam hal ini penulis memilih menyusun Newsletter karena media

cetak yang satu ini selain dapat dijadikan sebagai wahana edukasi dan

hiburan juga berguna untuk menyampaikan peristiwa yang terjadi di

perusahaan kepada pembaca.

Konsep Kreatif

Newsletter dibuat dalam versi cetak, berbentuk majalah berukuran A4

denga jumlah 24 halaman (termasuk cover depan dan belakang). Nama dari

Newsletter ini yakni “Warta Asasta” yang berarti “Kabar Kesejahteraan”

dalam Warta Asasta terdapat informasi-informasi mengenai peristiwa-

peristiwa menarik yang terjadi di PDAM Tirta Asasta khususnya pada

periode 1 Januari hingga 30 Juni 2018, Seperti kegiatan reqruitment terbuka

PDAM Tirta Asasta di Job Fair UI, kegiatan pembinaan rohani kepada

karyawan, keikut sertaan PDAM dalam PAM Islamic Fair dll.

Semua pemberitaan peristiwa tersebut di sertakan foto-foto kegiatan

dan disajikan dengan konsep design yang menarik sehingga diharapkan

pembaca tidak bosan dan dapat dengan mudah dipahami oleh setiap

pembacanya.

35

A. Bentuk Newsletter

Warta Asasta PDAM akan penulis terbitkan dalam versi cetak agar

dapat dibaca berkali-kali sehingga memudahkan daya ingat para pembaca,

dapat menjangkau Publik Internal, serta diharapkan dapat menjadi Media

Publikasi yang mampu memberikan informasi secara lengkap melalui

bahasa, tulisan dan gambar.

Berdasarkan maksud diatas maka Newsletter Warta Asasta akan kami

buat berbentuk majalah dengan ukuran A4 (21x29,7) cm yang dikemas

dengan design modern dan menggunakan bahasa yang tidak terlalu formal

agar pembaca lebih tertarik dan tidak membosankan saat dibaca.

B. Tujuan Penerbitan

Setiap bentuk komunikasi seperti halnya Media Publikasi tak ubahnya

memiliki tujuan-tujuan tertentu sebelum di terbitkan untuk dikonsumsi

masa, begitu pula dengan Newsletter Warta Asasta. Berikut Tujuan adalah

tujuan diterbitkanya Newsletter ini:

1. Menyajikan berita-berita perusahaan dalam bentuk cetak untuk

lingkungan internal PDAM Tirta Asasta Kota Depok.

2. Memberikan motivasi khususnya untuk para karyawan PDAM Tirta

Asasta Kota Depok.

3. Sebagai media publikasi bagi publik internal PDAM Tirta Asasta Kota

Depok yang mampu memuat peristiwa-peristiwa penting di PDAM.

36

C. Target Khalayak

Efektifitas Media Publikasi sebagai saluran komunikasi adalah dengan

menentukan target atau audiens yang tepat sehingga tujuan dari komunikasi

atau kegiatan pubikasi itu dapat terwujud, berdasarkan hasil wawancara

dengan Key informan dari PDAM Tirta Asasta Kota Depok yaitu Ibu Imas

Dyah Pitaloka, SE, MM, maka kami dapatkan target khalayak sebagai

berikut:

1) Pimpinan : 30%

2) Pegawai : 70%

D. Perwajahan

1) Cover

Cover merupakan sampul dari sebuah majalah. Dalam sebuah majalah

terdapat dua buah cover yaitu cover depan dan cover belakang. Pada cover

bagian depan Newsletter PDAM Tirta Asasta ini terdapat foto gedung dan

juga headline berita utama yang akan dimuat pada Newsletter edisi pertama

tersebut.

2) Layout

Layout atau tampilan Newsletter PDAM Tirta Asasta ini dibuat

semenarik mungkin dengan warna background dominan warna Biru sesuai

dengan dominan lambang PDAM. Untuk isi dari Newsletter penulis

mencoba menyeimbangkan antara tulisan dan gambar agar tidak terlalu

banyak ruang kosong pada setiap halamannya. Akan tetapi tidak

menimbulkan kesan terlalu penuh dan ramai dengan gambar. Penulis

37

bermaksud untuk membuat design sederhana dan modern namun hanya

terpaku pada tulisan saja tetapi dilengkapi gambar pendukung.

3) Komposisi Isi

Newsletter PDAM Tirta Asasta ini mempunyai 16 rubrik dengan

komposisi 60% tulisan dan 40% gambar pendukung. Newsletter PDAM

Tirta Asasta memiliki banyak gambar karena selain Newsletter ini berfungsi

sebagai media yang membawa informasi namun juga sebagai sarana hiburan

sehingga dengan adanya gambar-gambar pendukung, Newsletter PDAM

akan lebih interaktif dan tidak membosankan saat dibaca.

E. Rubrikasi

Rubrikasi merupakan pembagian topik-topik tertentu yang di bahas

dalam satu Newsletter berikut adalah rubrik yang tersaji dalam majalah

PDAM Tirta Asasta adalah :

1) Cover Depan

Cover depan atau sampul merupakan halaman yang paling menentukan

penilaian publik kepada suatu majalah atau tabloid. Apabila sampul depan

majalah atau tabloid di design dengan tampilan yang menarik maka akan

membuat publik ingin mengetahui bagaimana isi majalah atau tabloid

tersebut. Biasanya pada bagian sampul terdapat judul, edisi terbitan, bulan

dan tahun, sebuah headline, dan beberapa sub-headline. Dan yang paling

penting adalah terdapatnya gambar yang dijadikan sebagai background

majalah atau tabloid. Cover Depan, terdiri dari nama majalah dan foto

gedung PDAM

38

2) Daftar Isi

Daftar isi merupakan bagian yang dibutuhkan oleh pembaca untuk

menemukan halaman yang ingin dibaca, untuk itulah pada setiap terbitan

majalah atau tabloid selalu terdapat lembar Daftar Isi. Kebanyakan majalah

atau tabloid membuat satu lembar daftar isi, tapi ada juga majalah atau

tabloid yang membuat daftar isi hingga dua halaman. Hal itu disesuaikan

dengan kebutuhan konten yang terdapat di dalamnya.

Pada Newsletter Warta Asasta hanya terdapat satu halaman daftar isi.

Karena penulis merasa satu lembar daftar isi saja sudah cukup untuk

memenuhi isi konten yang terdapat didalam Newsletter Warta Asasta.

3) Redaksi Menyapa

Rubrik ini merupakan tempat redaktur atau pemimpin redaksi

menyampaikan beberapa kata sambutan atau menyampaikan sapaan kepada

para pembacanya.

Untuk Newsletter kali ini penulis memberikan ucapan terima kasih,

kata sambutan sekaligus menaruh nama-nama dari redaktur yang

berkontribusi dalam penerbitan Newsletter edisi kali ini.

4) Berita Utama

Berita utama adalah rubrik yang menyajikan berita atau informasi yang

menjadi sorotan di Warta Asasta. untuk Rubrik Berita Utama pada terbitan

kali ini, penulis memasukan berita yang berisi tentang Rekrutment Terbuka

yang telah dilaksanakan oleh PDAM Tirta Asasta Kota Depok.

39

5) Event

Merupakan Rubrik yang menyajikan berita tentang event yang

dilaksanakan maupun diikuti oleh PDAM Tirta Asasta dan pada edisi

Newsletter kali ini penulis akan memuat event In house Training yang telah

dilaksanakan oleh PDAM Tirta Asasta.

6) Kesehatan

Rubrik Kesehatan adalah rubrik yang memuat berita-berita maupun

informasi dengan jenis kesehatan, rubrik ini merupakan salah satu manfaat

dari sisi informatif dari Newsletter ini.

Pada edisi kali ini, rubrik ini berisi informasi tentang K3 dan kegiatan

pembinaan jasmani yang rutin dilaksanakan oleh PDAM Tirta Asasta setiap

hari jumat.

7) Artikel

Dua halaman pada rubrik ini adalah rubrik yang memiliki beberapa

artikel, dan diharapkan melalui artikel ini para pembaca akan mendapatkan

tambahan informasi yang bermanfaat dan juga mendapat nilai hiburan dari

Newsletter tersebut.

8) Berita

Rubrik berita di Warta Asasta merupakan rubrik yang menyajikan

pemberitaan atau peristiwa yang memiliki nilai berita di PDAM Tirta

Asasta.

Untuk berita yang dimuat pada Newsletter kali ini diantaranya adalah

Pembinaan Rohani PDAM Tirta Asasta dibulan Ramadhan, keikut sertaan

40

PDAM Tirta Asasta dalam Karnaval HUT Depok ke 19, dan keikut sertaan

PDAM Tirta Asasta dalam PAM Islamic Fair.

9) Pegawai Terbaik

Rubrik ini merupakan tempat penulis memberikan apresiasi kepada

pegawai terbaik yang rutin di pilih setiap tahun oleh pihak PDAM.

Pada edisi Newsletter kali ini penulis memasukan ulasan mengenai,

penghargaan yang diberikan oleh PDAM Tirta Asasta kepada pegawai

terbaik yang kali ini mendapatkan hadiah berupa keberangkatan umroh ke

tanah suci.

10) Olahraga

Rubrik olahraga adalah rubrik yang memuat kegiatan PDAM dalam

kegiatan-kegiatan olahraga seperti perlombaan hingga kegiatan olahraga

yang diikuti atau dilaksanakan oleh PDAM Tirta Asasta.

Pada edisi Warta Asasta kali ini, rubrik olahraga akan berisi ulasan

seperti keikut sertaan PDAM dalam pekan olahraga pemerintah Kota Depok

(POR PEMKOT).

11) Feature

Rubrik feature adalah rubrik yang berisikan tentang artikel yang tidak

hanya menarik tetapi juga menyentuh dan menghibur.

Pada edisi “Warta Asasta” kali ini penulis ingin memasukan berita

tentang empat negara yang kekurangan air bersih.

41

12) Hiburan

Rubrik ini merupakan sisi hiburan yang disediakan di “Warta Aasta”

rubrik hiburan ini akan diisi informasi-informasi menghibur dan khusus

untuk edisi kali ini penulis memasukan tebak kata, golongan darah dan juga

pojok komik.

13) Tips & Trik

Isi dari rubrik ini adalah segala informasi yang bermanfaat bagi

kehidupan sehari-hari dan tips dan trik yang akan dimuat dalam Warta

Asasta kali ini berkenaan dengan cara menghemat air.

Penulis memasukan Tips Hemat Air karena PDAM merupakan

perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyediaan air bersih sehingga

perlu kesadaran dalam menghemat air dan menggunakanya secara

bijaksana.

14) Kata Mereka

Rubrik ini berisi tentang komentar-komentar para karyawan, seputar

kebijakan baru, kejadian atau peristiwa baru di PDAM Tirta Asasta.

Khusus untuk edisi kali ini, penulis akan masukan opini-opini

karyawan yang berkaitan dengan adanya Newsletter perdana di PDAM Tirta

Asasta.

42

15) Biografi

Rubrik Biografi merupakan tempat yang berisi identitas atau biografi

penulis yang telah berkontribusi dalam penulisan Newsletter kali ini.

16) Cover Belakang

Cover belakang ini konsepnya sama dengan cover depan, namun

sudah tidak ada lagi headline dan sub-headline seperti yang terdapat di

cover depan.

E. Format

Format merupakan ukuran atau ketentuan yang dipakai untuk pencetakan

Newsletter tersebut, format yang digunakan dalam mencetak Newsletter Warta

Asasta diantaranya :

1) Ukuran : 21 cm x 29,7 cm

2) Kertas : Cover, art carton 230 gr, isi art paper 150 gr

3) Warna : Putih (Red: 4, Green: 4, Blue: 4)

4) Total Halaman: 24 Halaman

5) Binding : Straples

6) Oplah : 3 eksemplar

7) Frekuensi : 6 Bulan

8) Distribusi : Karyawan PDAM Tirta Asasta, Pimpinan.

43

Time Table dan Anggaran

Time Table

Demi mengoptimalkan waktu dan untuk memastikan Newsletter

Warta Asasta selesai tepat pada waktunya maka disusunlah penjadwalan

dalam Time Table seperti dibawah ini:

Tabel III.1

Time Table Perancangan Newsletter Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Tirta Asasta Kota Depok Sebagai Media Publikasi Bagi Publik Internal

No Kegiatan April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengajuan riset di

PDAM Tirta Asasta

Kota Depok

2 Mencari refrensi dari

narasumber dan

sumber lain

3 Wawancara dengan

Key Informan

4 Wawancara dengan

infroman

4 Pengumpulan data

5 Konsultasi karya

Newsletter

6 Pengajuan Dummy

Newsletter ke PDAM

7 Eksekusi karya

44

Anggaran

Dalam suatu kegiatan penyusunan tentu tidak dapat dipisahkan dari

pembiayaan dan berikut adalah budget yang digunakan dalam

penyusunan Newsletter tersebut.

Tabel III.2

Anggaran Perancangan Newsletter Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)

Tirta Asasta Kota Depok Sebagai Media Publikasi Bagi Publik Internal

No Keperluan Biaya Jumlah Total

1 Pencetakan laporan

perancangan Newsletter A4

80 gram

Rp. 55.000,- 3 Rp.165.000,-

2 Jilid laporan Rp .4.000,- 3 Rp. 12.000,-

3 Print Laporan Rp. 55.000,- 3 Rp. 165.000,-

4 Pencetakan karya Newsletter

kertas art carton 230 gram

A3 (cover)

Rp. 7.000,- 3 Rp. 21.000,-

5 Pencetakan karya Newsletter

kertas art paper 150 gram

A3 (isi)

Rp.5.000,- 39 Rp.195.000,-

6 Laminasi doff kertas art

carton 230 gram A3 (cover)

Rp.3.000,- 3 Rp.9.000,-

7 Fotokopi buku refrensi Rp. 20.000,- 3 Rp. 60.000,-

Total Keseluruhan Rp. 672.000,-

45

Eksekusi Karya

Gambar III.3

Cover Depan Newsletter Warta Asasta

Gambar III.4

Daftar Isi Warta Asasta

Gambar III.5

Daftar Isi Warta Asasta

Gambar III.6

Redaksi Menyapa Warta Asasta

Gambar III.7

Sambutan Direksi Warta Asasta

Gambar III.8

Berita Utama Warta Asasta

Gambar III.9

Berita Utama Warta Asasta

Gambar III.10

In House Training Warta Asasta

Gambar III.11

Pembinaan Jasmani Warta Asasta

Gambar III.12

Pembinaan Rohani Warta Asasta

Gambar III.13

Pembinaan Rohani Warta Asasta

Gambar III.14

K3 Warta Asasta

Gambar III.15

K3 Warta Asasta

Gambar III.16

Golongan Darah Warta Asasta

Gambar III.17

Golongan Darah Warta Asasta

Gambar III.18

Karnaval HUT Depok Warta Asasta

Gambar III.19

Islamic Fair Warta Asasta

Gambar III.20

POR PEMKOT Warta Asasta

Gambar III.21

POR PEMKOT Warta Asasta

Gambar III.22

Feature Warta Asasta

Gambar III.23

Feature Warta Asasta

Gambar III.24

Karyawan Terbaik Warta Asasta

Gambar III.25

Karyawan Terbaik Warta Asasta

Gambar III.26

Hiburan Warta Asasta

Gambar III.27

Tips and Trik Warta Asasta

Gambar III.28

Opini Warta Asasta

Gambar III.29

Biografi Penulis Warta Asasta

Gambar III.30

Cover Belakang Newsletter Warta Asasta

Kendala dan Pemecahan

Dalam merencanakan sebuah kegiatan pasti ditemui kendala yang akan

dihadapi baik kendala dalam faktor internal maupun eksternal. Begitu pula

kendala yang dihadapi oleh penulis dalam pembuatan Newsletter di PDAM ini.

Untuk kendala yang di hadapi dalam pembuatan Newsletter tersebut beserta

pula pemecahannya:

Kendala

1. Keterbatasan waktu serta sulitnya berkomunikasi dengan pihak perusahaan

sehingga membuat pengumpulan data membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Waktu yang dibutuhkan untuk membuat Newsletter terbatas karena penulis

memiliki kesibukan masing-masing.

3. Keterbatasan data yang dimiliki perusahaan dalam mengarsipkan data dari

setiap kegiatan yang telah berlangsung.

4. Penentuan konsep Newsletter yang sesuai dengan karakteristik perusahaan,

dikarenakan tidak adanya Newsletter sebelumnya di PDAM Tirta Asasta Kota

depok serta keberadaan media cetak lainya yang dapat dijadikan panutan

dalam pembuatan Newsletter kali ini.

Pemecahan

1. Membuat kontak dengan lebih dari satu narasumber dari perusahaan sehingga

akan ada alternatif jika salah satu narasumber sulit dihubungi. Selain itu untuk

efisiensi waktu dalam mencari data yang dibutuhkan, disini penulis mencoba

mencari dari sumber eksternal selain dari Perusahaan.

2. Membagi tugas kepada masing-masing tim Redaksi agar pekerjaan dapat

selesai pada waktu yang sudah dijadwalkan.

3. Untuk menyesuaikan waktu antara penulis dengan narasumber PDAM Tirta

Asasta maka disusun jadwal setiap ingin bertemu pihak dari PDAM Tirta

Asasta.

74

4. Menerima saran dan masukan dari PDAM Tirta Asasta mengenai konsep serta

isi yang akan dimuat di Newsletter ini. Sehingga selain mendapatkan ide, kami

juga mendapat gambaran konsep yang tepat / sesuai dengan karakter

perusahaan.