27 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Perusahaan Dalam pelaksanaan proses pembayaran di Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek terdapat aturan-aturan yang telah di tentukan, dalam hal ini Ketua Yayasan telah menggambarkan garis besar Penerimaan dan pengeluaran kas serta fungsi-fungsi arus kas tersebut sehingga semua menjadi lancar. 3.1.1. Sejarah Perusahaan Yayasan Pendidikan Bima Nusantara Cikampek yang diprakarsai oleg Bapak Asmasa, Bapak Adrian Nugraha dan Bapak Giyatno Ar Ridho yang beridiri pada tahun 2008 beralamtkan pada Jl. Ir. H Juanda No. 402. Kecamatan Kota Baru. Kabupaten Karawang. Pada tahun 2009 Yayasan Pendidikan Bima Nusantara ini mendirikan sebuah Sekolah Menengah Kejuruan bidang study Farrmasi. Pada tahun 2017 Bapak Giyatno Ar Ridho sebagai salah satu pendiri mengelola penuh dengan badan hukum Akta Notaris No : 01 pada Notaris Septadi Setya Nugraha, SH. MM. Mkn tertanggal 12 Desember 2017 dan berganti nama menjadi Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek dengan nomor keputusan kementrian hukun dan Hak Asasi Manusai (HAM) Republik Indonesia : AHU- 0018668. AH. 01. 04 tahun 2017 sebagai pengesahan pendirian badan hukum Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek. Kemudian Yayaysan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikapek yang mendirikan Sekolah Menengah Kejuruan hanya memiliki bidang study Farmasi pada tahun 2018 menambahkan dua bidang study baru pada yaitu Tata Boga dan Akomodasi Perhotelan yang dipimpin oleh Ibu Sri Iryani sebagai Kepala Sekolah
74
Embed
BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id · mendirikan sebuah Sekolah Menengah Kejuruan bidang study Farrmasi. Pada tahun 2017 Bapak Giyatno Ar Ridho sebagai salah satu pendiri mengelola
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
27
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan proses pembayaran di Yayasan Pendidikan Gie Bima
Nusantara Cikampek terdapat aturan-aturan yang telah di tentukan, dalam hal ini
Ketua Yayasan telah menggambarkan garis besar Penerimaan dan pengeluaran kas
serta fungsi-fungsi arus kas tersebut sehingga semua menjadi lancar.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Yayasan Pendidikan Bima Nusantara Cikampek yang diprakarsai oleg Bapak
Asmasa, Bapak Adrian Nugraha dan Bapak Giyatno Ar Ridho yang beridiri pada
tahun 2008 beralamtkan pada Jl. Ir. H Juanda No. 402. Kecamatan Kota Baru.
Kabupaten Karawang. Pada tahun 2009 Yayasan Pendidikan Bima Nusantara ini
mendirikan sebuah Sekolah Menengah Kejuruan bidang study Farrmasi.
Pada tahun 2017 Bapak Giyatno Ar Ridho sebagai salah satu pendiri mengelola
penuh dengan badan hukum Akta Notaris No : 01 pada Notaris Septadi Setya
Nugraha, SH. MM. Mkn tertanggal 12 Desember 2017 dan berganti nama menjadi
Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek dengan nomor keputusan
kementrian hukun dan Hak Asasi Manusai (HAM) Republik Indonesia : AHU-
0018668. AH. 01. 04 tahun 2017 sebagai pengesahan pendirian badan hukum
Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek.
Kemudian Yayaysan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikapek yang
mendirikan Sekolah Menengah Kejuruan hanya memiliki bidang study Farmasi pada
tahun 2018 menambahkan dua bidang study baru pada yaitu Tata Boga dan
Akomodasi Perhotelan yang dipimpin oleh Ibu Sri Iryani sebagai Kepala Sekolah
28
3.1.2. Struktur Organisasi
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah struktur organisasi memang
peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai struktur organisasi
yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga
dapat berfungsi dengan maksimal.
Sebagaimana penjelasan di atas, Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara
Cikampek juga berusaha menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah
gambar struktur organisasi serta tugas-tugas di bagian yang ada:
KEPALA PROGRAM
FARMASI
KEPALA PROGRAM
PERHOTELAN
KEPALA PROGRAM TATA
BOGA
Kepala Bidang Keuangan
Wenia Daniarti, S. Si Siti Ratna Komalasari, S. Pd
Kepala Bidang Akademis
Desi Nurul R
Kepala Bidang Administrasi
SMK BIMA NUSANTARA
KEPALA SATUAN PENDIDIKAN
Sri Iryani, S. Pd
Dewan Pengawas
Mintarno, SH
Pramudiono, S.Pd
GIYATNO AR RIDHO
DEWAN PEMBINA
YAYASAN PENDIDIKAN GIE BIMA NUSANTARA
Ida Megasari
DEWAN PENGURUS
Bayu Lintang. P
KETUA
SekertarisBendahara
Sumber : Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek
Gambar III.1
Struktur Organisasi Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara Cikampek
Berikut adalah tugas dan wewenang dari setiap bagian yang terdapat pada
struktur organisasi sebagai berikut:
29
1. Dewan Pembina
a. Berwenang bertindal untuk dan atas nama Yayasan.
b. Mengayomi organisasi sesuai dengan Visi dan Misi yang di teteapkan.
c. Kewenangan Pembina:
1) Mengambil keputusan mengenai perubahan anggaran dasar Penetapan
kebijakan umum.
2) Pengesehan program kerja dan rancangan anggaran tahunan yayasan.
3) Penetapan mengenai pembangunan.
4) Perubahan atau pembubaran yayasan.
2. Dewan Pengawas
a. Pengawas berhak melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen keuangan dan
pembukuan Yayasan.
b. Pengawas berhak mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh
pengurus Yayasan.
3. Ketua Yayasan
a. Menjalankan Visi dan Misi Yayasan sesuai dengan anggaran dasar.
b. Memberi wewenang kepada kepala sekolah sehubungan dengan hal-hal yang
berkaitan.
c. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh anggota yayasan.
d. Mengkoordinasikan program kerja yayasan
4. Bendahara Yayasan
a. Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan yayasan.
b. Membuat laporan keuangan secara periodik.
c. Menyusun dan mengatur anggaran dengan berkoordinasi dengan Ketua
Yayasan.
30
5. Sekertaris yayasan
a. Mengatur dan menertibkan pengorganisasian administrasi Yayasan.
b. Berhak dan mempunyai wewenang untuk mendokumentasikan serta
mengarsipkan semua surat-surat yang masuk maupun keluar.
6. Kepala Sekolah
a. Membimbing guru dalam hal menyusun dan melaksanakan program
pembelajaran dan pengajaran.
b. Membimbing karyawan dalam hal menyusun dan melaksanakan program
kerja.
c. Membimbing siswa dalam ekstra kulikuler, osis dan mengikuti lomba di luar
sekolah.
d. Mengikuti perkembangan iptek melalui pendidikan atau latihan, pertemuan
dan seminar
7. Kepala Bidang Keuanga
a. Membantu kepala sekolah menyusun Rencana Anggaran Pendapatan dan
Belanja Sekolah.
b. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan dana dengan perintah dan
persetujuan kepala sekolah.
c. Mempertangung jawabkan dana secara administrasi
d. Melaporkan pelaksanaan kegiatan sekolah.
8. Kepala Bidang Akademis
a. Membagi tugas kepada para wali kelas sesuai dengan bidang tugasnya
masing-masing.
b. Memberi arahan kepada para wali kelas untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
c. Melaksanakan pembinaan kepada wali kelas.
31
d. Menyusun rencana dan program kerja sesuai dengan pedoman dan
pelaksanaan tugasnya.
9. Kepala Bidang Administrasi
a. Menyusun program kerja administrasi sekolah
b. Pengurusan administrasi ketenaga dan kesiswaan dan perlengkapan sekolah
c. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan.
10. Kepala Program Farmasi
a. Menyusun program pembelajaran keahlian Farmasi.
b. Membuat tata tertib dalam laboratorium.
c. Menentukan alat dan bahan kebutuhan penunjang KBM.
11. Kepala Program Perhotelan
a. Menyusun program pembelajaran keahlian Perhotelan.
b. Membuat tata tertib dalam perhotelan.
c. Menentukan alat dan bahan kebutuhan penunjang KBM.
12. Kepala Program Tata Boga
a. Menyusun program pembelajaran keahlian Tata Boga.
b. Membuat tata tertib dalam pembelajaran.
c. Menentukan alat dan bahan kebutuhan penunjang KBM.
3.2. Tinajuan Kasus
Penulis memproleh langsung sistem yang berjalan pada Yayasan Pendidikan
Gie Bima Nusantara dan SMK Bima Nusantara Cikampek.
3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
1. Sistem Penerimaan Kas
Siswa melakukan pembayaran Sumbangan Masyarakat penggunaan jasa
pendidikan kepada Bendahara Yayasan, kemudian Bendahara Yayasan
32
menginformasikan jumlah yang harus dibayarkan oleh calon siswa dan
menerima pembayaran serta membuat kwitansi (Tiga) rangkap, kwitansi putih
diberikan kepada siswa yang sebagai bukti pembayaran, kwitansi warna kuning
diberikan kepada sekertaris yayasan sebagai arsip administrasi dan kwitansi
warna pink di arsipkan oleh Bendahara Yayasan dipergunakan sebagai bukti
laporan penerimaan kas. Setelah itu Bendahara Yayasan mencatatkan
penerimaan berdasarkan kwitansi rangkap pink yang dicatat dalam buku tulis
kas harian Yayasan dan dibuku jurnal polio sebagai catatan bulanan
pembayaran.
2. Sistem Pengeluaran Kas
Bendahara sekolah mengajukan data pengeluaran kas guna menunjang kegiatan
oprasional yang berada di sekolah, kemudian bendahara sekolah menyerahkan
data pengeluaran kas kepada kepala sekolah untuk diperiksa apakah pengajuan
sudah sesuai dengan kebutuhan dan kepala sekolah menanda tangani persetujuan
kebutuhan. Setelah ditandatangani pengajuan dana tersebut dan menyerahkan
persetujuan pengajuan kepada Bendahara Yayasan untuk dilihat apa saja data
pengajuan tersebut. Jika sudah sesuai maka bendahara yayasan akan
mengeluarkan sejumlah dana yang dibutuhkan kepada Bendahara Sekolah dan
Bendahara Sekolah mencatat penerimaan kas terdebut dalam buku tulis kas
harian Bendahara Sekolah.
3. Proses penyerahan bukti pengeluaran kas
Bendahara sekolah membuat rekap Pengeluaran dengan lampiran dokumen-
dokumen atau nota-nota pengeluaran kas dan menyerahkan kepada Bendahara
Yayasan sebagai bukti pengeluaran kas sudah di lakukan. Lalu Bendahara
Yayasan memeriksa kembali nota-nota pengeluaran kas jika rekap dan nota
33
pengeluaran kas belum lengkap maka Bendahara yayasan mengembalikan rekap
dan nota tersebut ke Bendahara Sekolah dan jika sudah benar jumlah
pengeluaran kas maka Bendahara Yayasan akan menuliskan jumlah pengeluaran
kas untuk kebutuhan kegiatan oprasional sekolah di buku tulis kas harian
Yayasan dan rekap serta nota-nota tersebut diarsipkan oleh Bendahara Yayasan
sebagai bukti pengeluaran kas.
3.2.2. Activity Diagram
1. Proses Penerimaan Kas
Gambar III. 2
Activity Diagram Penerimaan Kas
34
2. Proses Pengeluaran Kas
Gambar III. 3
Activity Diagram Pengeluaran Kas
35
3. Proses Penyerahan Bukti
Gambar III. 4
Activity Diagram Penyerahan Bukti
36
3.2.3. Dokumen Masukan
1. Buku Kas Harian
Fungsi : Sebagai Bukti Pencatatan Setiap Hari
Frekuensi : Setiap Ada Penerimaan atau pengeluaran
Sumber : Bendahara Sekolah
Tujuan : Ketua Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A1
2. Surat Pengajuan
Fungsi : Sebagai Bukti Bahwa Sekolah Mengajukan Pengajuan
Frekuensi : Setiap Ada Pengajuan
Sumber : Bendahara Sekolah
Tujuan : Bendahara Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A2
3. Bukti Penerimaan Kas
Fungsi : Untuk Mengetahui Rincian Penerimaan Kas
Frekuensi : Setiap Ada Penerimaan
Sumber : Bendahara Sekolah
Tujuan : Bendahara Yayasan
Media : Kwitansi Umum
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A3
37
4. Bukti Nota Transaksi
Fungsi : Sebagai Bukti Bahwa Sekolah Telah Melakukan Transaksi
Frekuensi : Setiap Ada Pengajuan
Sumber : Bendahara Sekolah
Tujuan : Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A4
5. Kwitansi Pink
Fungsi : Sebagai Bukti Penerimaan Kas
Frekuensi : Setiap Ada Pembayaran Sekolah
Sumber : Bendahara Yayasan
Tujuan : Bendahara Sekolah
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A5
6. Rekap Transaksi
Fungsi : Untuk Mengetahui Seluru Rincian Transaksi
Frekuensi : Setiap Tiga Bulan
Sumber : Bendahara Sekolah
Tujuan : Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran A6
38
3.2.4. Dokumen Keluaran
1. Kwitansi Putih
Fungsi : Sebagai Bukti Telah Melakukan Pembayaran Sekolah
Frekuensi : Setiap Ada Pembayaran
Sumber : Bendahara Yayasan
Tujuan : Orang Tua Siswa
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran B1
2. Data Kas Keluar
Fungsi : Untuk Mengetahui Rincian Kas Keluar
Frekuensi : Setiap Ada Pengeluaran Kas
Sumber : Bendahara Yayasan
Tujuan : Bendahara Sekolah
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran B2
3. Kertas Kwitansi Umum
Fungsi : Untuk Mengetaui Setiap Adanya Pengeluaran Kas
Frekuensi : Setiap Adanya Pengeluaran Kas
Sumber : Bendahara Yayasan
Tujuan : Bendahara Sekolah
Media : Kerta
Jumlah : Satu Lembar
Bentuk : Lampiran B3
39
4. Laporan
Fungsi : Untuk Mengetahui Rincian Kas Masuk dan Kas Keluar
Frekuensi : Setiap Enam Bulan Sekali
Sumber : Bendahara Yayasan
Tujuan : Ketua Yayasan
Media : Kertas
Jumlah : Miniman 5 Lembar
Bentuk : Lampiran B4
3.2.5. Permasalahan Pokok
1. Sistem penulisan pembayaran Sekolah masih manual berbentuk buku polio besar
sehingga apa bila buku tersebut hilang maka tidak ada back up data.
2. Pengarsipan masih belum tertata rapi jika ingin mencari data yang sudah lampau
akan mengalami kesulitan karena tergabung dengan data sekolah lainnya.
3. Dapat hilangnya bukti-bukti transaksi karena pengarsipannya yang menumpuk
sehingga data akan mudah terselit dengan data yang lainnya.
4. Sistem pembagian atau alur keluarnya uang belum teratur dikarnakan pencatatan
yang masih manual maka perhitungan dan pencatatannya masih kurang efisien.
5. Tidak efektifnya pembuatan laporan dikarnakan pencatatan keluar masuknya kas
hanya tercatat dalam buku tulis kas harian.
3.2.6. Pemecahan Masalah
1. Membuat Program untuk informasi siswa (mencakup biodata dan pembayaran
siswa).
2. Membuat pencatatan laporan keuangan berdasarkan alur akuntansi dan
meningkatkan kinerja bagian bendahara.
40
3. Perlunya ruang khusus untuk pegarsipan kwitansi pembayaran siswa agar tertata
rapih.
4. Harus mempunyai sistem pencatatan yang sudah terkomputerisasi supaya
mempunyai back up file dan meminimalisir kehilangan.
3.3. Analisa Kebutuhan Software
Dengan bertambahnya jumlah siswa sekolah yang semakin meningkat, maka
penggunaan teknologi komputer akan sangat membantu dalam memberikan
informasi penerimaan kas dan pengeluaran kas atas pembayaran pada Yayasan
Pendidikan Gie Bima Nusantara.
3.3.1. TahapanAnalisa Kebutuhan Software
Pada Yayasan pendidikan Gie Bima Nusantara ini penulis merancang
berdasarkan sistem berjalan pada Yayasan Pendidikan Gie Bima Nusantara berikut