50 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Perusahaan PT. Dawoo International Purwakarta adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri bahan baku plastik dan barang dari plastik yang berdiri pada tanggal 20 Juni 2009 di daerah Tangerang. Seiring dengan perkembangnya usaha ini, pada tanggal 27 Oktober 2010 lokasi berpindah ke lokasi yang baru yang memungkinkan usahanya untuk dilakukan secara lebih besar yaitu beralamat di Kp. Karang Mulya Rt. 014/005 Desa Cikopo, Kecamatan Bungursari, Kabupaten Purwakarta, Provinsi Jawa Barat, Indonesia 41181. 3.1.1. Sejarah Perusahaan PT. Dawoo International berkembang dengan pesat karena upaya besar yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan yaitu Mr. Jang Sung Won beserta karyawan-karyawannya. Beliau memulai merintis usaha ini dengan mengolah bahan plastik dan bahan lainnya menjadi frame dengan cara yang modern. Selama mengembangkan PT. Dawoo International, beliau selalu berpegang pada prinsip mengutamakan kepentingan dan kepuasan pelanggan. Hal ini diwujudkan dengan mempatenkan merek dagangnya yaitu polyframe pada Direktorat Jendral Hak Kekayaan Intelektual.
25
Embed
BAB III PEMBAHASAN...50 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Perusahaan PT. Dawoo International Purwakarta adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri bahan baku plastik
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
50
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT. Dawoo International Purwakarta adalah sebuah perusahaan yang
bergerak di bidang industri bahan baku plastik dan barang dari plastik yang berdiri
pada tanggal 20 Juni 2009 di daerah Tangerang. Seiring dengan perkembangnya
usaha ini, pada tanggal 27 Oktober 2010 lokasi berpindah ke lokasi yang baru
yang memungkinkan usahanya untuk dilakukan secara lebih besar yaitu beralamat
di Kp. Karang Mulya Rt. 014/005 Desa Cikopo, Kecamatan Bungursari,
Kabupaten Purwakarta, Provinsi Jawa Barat, Indonesia 41181.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Dawoo International berkembang dengan pesat karena upaya besar
yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan yaitu Mr. Jang Sung Won beserta
karyawan-karyawannya. Beliau memulai merintis usaha ini dengan mengolah
bahan plastik dan bahan lainnya menjadi frame dengan cara yang modern. Selama
mengembangkan PT. Dawoo International, beliau selalu berpegang pada prinsip
mengutamakan kepentingan dan kepuasan pelanggan. Hal ini diwujudkan dengan
mempatenkan merek dagangnya yaitu polyframe pada Direktorat Jendral Hak
Kekayaan Intelektual.
51
Dari tahun ke tahun, perusahaan ini semakin berkembang dan memiliki
posisi yang kuat di mata konsumen-konsumennya. Hingga tahun ini perusahaan
telah memiliki lebih dari 30 konsumen yang percaya dan setia pada PT. Dawoo
International. Perusahaan ini telah menjual frame di kota-kota besar seperti
Jakarta, Bandung, Palembang, Medan, Surabaya dan kota-kota besar lainnya.
A. Visi
Menjadi industri terdepan di bidang frame serta terus berinovasi.
B. Misi
Misi perusahaan sebagai berikut :
1. Memberikan kepuasan kepada pembeli dengan berfokus pada produk dan
pelayanan yang berkualitas.
2. Memproduksi barang-barang yang berkualitas.
3. Membangun organisasi yang terpercaya, tersehat dan terus bertumbuh dan
bermanfaat bagi pembeli, karyawan pemegang saham dan masyarat pada
umumnya.
52
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber: PT. Dawoo International (2018)
Gambar. III.1.
Struktur Organisasi
53
Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:
1. Presiden Direktur
Memimpin perusahaan dan membuat kebijakan-kebijakan perusahaan.
Memilih, menentukan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan
tujuan yang telah ditetapkan.
2. General Manager
Memimpin, mengelola dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan
dengan jalanya roda perusahaan. Merencanakan, melaksanakan,
mengkoordinasi dan menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
3. Factory Manager
Menciptakan sebuah produk dan mengawasi atas jalannya proses produksi.
4. Marketing Manager
Merencanakan pemasaran produk baik sekarang maupun yang akan datang.
5. Accounting
Merencanakan strategi akunting perusahaan secara tepat sesuai strategi bisnis
perusahaan.
6. Human Resources Departmen (HRD)
Menangani masalah ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh dan tenaga
kerja lainya untuk dapat menunjang aktifitas organisasi.
7. Admin General Affair dan Export Import
Menangani pemesanan bahan baku untuk kebutuhan produksi.
8. Admin Produksi
Mendata semua kebutuhan produksi (bahan produksi dan peralatan produksi).
54
9. Admin Purchasing Order dan Delivery
Menerima Purchase Order dan mengatur pengiriman barang.
10. Admin Penagihan
Melaksanakan system penagihan piutang sesuai teknik dan strategi
manajemen penagihan.
11. Kasir
Melaksanakan transaksi kas masuk dan kas keluar.
12. Supervisor
Menyelesaikan masalah, penghubung staff dan manajer.
13. Leader
Memimpin jalannya produksi dan mengkoordinasi karyawan sesuai yang
dipimpinnya.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Dalam sistem pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo
International Purwakarta yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual
yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel, adapun urutan prosedurnya sebagai
berikut :
1. Prosedur Pemesanan Barang.
Konsumen melakukan pemesanan barang dengan mengirimkan surat
elektronik (e-mail) pada bagian pemesanan merangkap dengan bagian
pengiriman. Kemudian bagian pengiriman membuatkan daftar pesanan
barang (Purchasing order buyer). Purchasing order buyer ini ditandatangani
oleh bagian pengiriman, Factory Manager dan General Manager.
55
Purchasing order buyer yang telah ditanda tangani sebagai bukti bahwa
pemesanan telah diterima oleh pihak perusahaan, namun jika General
Manager tidak manyetujui pemesanan maka bagian pengiriman akan
melakukan konfirmasi pada konsumen bahwa pesanan tidak diterima.
Kemudian jika pemesanan diterima maka Purchasing order buyer ini akan
dimasukan kedalam laporan sisa pemesanan dan disimpan sebagai arsip oleh
bagian pengiriman.
2. Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang.
Bagian pengiriman akan memeriksa persediaan barang yang ada di gudang,
jika barang yang digudang telah tersedia maka barang tersebut akan dipisah
dengan barang yang lain, namun jika belum tersedia maka laporan sisa
pemesanan barang ini akan dijadikan sebagai landasan untuk bagian produksi
dan Factory Manager, dari laporan sisa pesanan ini bisa dijadikan sebagai
bahan landasan untuk membuat rencana produksi (Weekly production
schedule). Rencana Produksi ini dibuat oleh bagian pengiriman untuk
ditandatangani oleh bagian gudang, Factory Manager dan General Manager.
Setelah rencana produksi ditandatangani, bagian pengiriman akan
memberikan dokumen rencana produksi ini kepada Factory Manager dan
bagian produksi. Setelah barang jadi dari bagian produksi maka akan
menghasilkan dokumen hasil produksi. Bagian pengiriman akan memasukan
dokumen hasil produksi ke dalam laporan sisa pemesanan dan daftar
pengiriman (List delivery).
56
3. Prosedur Pengiriman Barang.
Daftar pengiriman ini akan di berikan pada Factory Manager dan daftar
pengiriman ini akan diberikan kepada tiap-tiap konsumen jika terjadi
permintaan pengiriman barang. Setelah konsumen menerima daftar
pengiriman, konsumen akan melakukan konfirmasi pengiriman barang bahwa
barang tersebut siap untuk dikirim. Kemudian bagian pengiriman akan
membuatkan surat jalan rangkap empat. Setelah semua surat jalan di
tandatangani, rangkap pertama warna putih untuk bagian pengiriman sebagai
arsip. Rangkap kedua warna merah untuk konsumen sebagai bukti
penerimaan barang. Rangkap ketiga warna hijau untuk bagian keuangan.
Rangkap keempat warna kuning untuk bagian produksi.
4. Prosedur Pembuatan Laporan.
Dari surat jalan, Purchasing order buyer dan dokumen hasil produksi ini
bagian pengiriman akan memasukan dokumen tersebut kedalam laporan
mingguan dan laporan bulanan. Laporan mingguan dicetak dua rangkap,
rangkap pertama untuk disimpan oleh bagian pengiriman sebagai arsip dan
rangkap kedua diberikan kepada General Manager. Laporan bulanan dicetak
tiga rangkap, rangkap pertama untuk disimpan sebagai arsip oleh bagian
pengiriman dan rangkap kedua akan diberikan kepada General Manager dan
rangkap ketiga diberikan kepada Marketing Manager untuk disetujui.
57
uc USE CASE Prosedur Pemesanan Barang
Prosedur Pemesanan Barang
Konsumen
Bagian Pengiriman
Factory Manager
General Manager
Melakukan Pemesanan
Menerima Pemesanan
Menandatangani PO
Memasukan Data PO
ke Laporan Sisa
Pemesanan
Mengarsipkan PO
Menerima Konfirmasi
PO Tidak Diterima
Membuat Purchasing
Order
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
3.3. Use Cse Diagram Dan Activity Diagram Sistem Berjalan
A. Use Case Diagram
1. Prosedur Pemesanan Barang
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.2.
Use Case Diagram Prosedur Pemesanan Barang
58
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Prosedur Pemesanan Barang
Use Case Name Pemesanan Barang.
Requirements Bagian Pengiriman menerima pemesanan
barang.
Goal Bagian Pengiriman melakukan pembuatan
Purchasing Order.
Pre-Conditions Bagian Pengiriman menerima pemesanan
barang dari Konsumen.
Post-Conditions Bagian Pengiriman dapat memasukan data
Purchasing Order ke laporan sisa
pemesanan.
Failed end Conditions
1. Konsumen tidak dapat melihat laporan
sisa pemesanan.
2. Bagian Pengiriman tidak dapat melihat
persediaan barang.
Actors Bagian Pengiriman, Konsumen, General
Manager dan Factory Manager.
Main flow/ Basic Path 1. Konsumen melakukan pemesanan
barang.
2. Bagian Pengiriman menerima
pemesanan barang dan membuat
Purchasing Order.
3. Factory Manager dan General
Manager menyetujui Purchasing
Order.
4. Bagian Pengiriman melakukan
konfirmasi jika pemesanan tidak
diterima.
5. Bagian Pengiriman memasukan data
Purchasing Order ke laporan sisa
pemesanan jika Purchasing Order
diterima.
6. Bagian Pengiriman Mengarsipkan
dokumen Purchasing Order.
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Bagian Pengiriman membuat
Purchasing Order.
A.2. Bagian Pengiriman Membuat
Laporan Sisa Pemesanan.
Invariant B B.1. Konsumen melakukan pemesanan
barang pada Bagian Pengiriman.
B.2. Jika General Manager menyetujui
Purchasing Order maka Bagian
Pengiriman memasukan data
Purchasing Order ke Laporan Sisa
Pemesanan.
59
uc USE CASE Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang
Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang
Bagian PengirimanBagian Produksi
Bagian Gudang
Factori Manager
General Manager
Memeriksa Persediaan
Membuat Laporan
Sisa Pemesanan
Menerima Laporan
Sisa Pemesanan
Membuat Rencana
Produksi
Menandatangani
Rencana Produksi
Memberikan dan
Menerima Dokumen
Hasil Produksi
Mengelola Rencana
Produksi
Pembuatan Daftar
Pengiriman
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«include»
«extend»
2. Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang.
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.3.
Use case Diagram Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang
60
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang
Use Case Name Pembuatan Pemesanan Barang.
Requirements Bagian Pengiriman dapat membuat
rencana produksi.
Goal Bagian Produksi dapat mengelola
rencanana produksi.
Pre-Conditions Bagian Pengiriman membuatkan
purchasing order dari Konsumen.
Post-Conditions Bagian pengiriman membuatkan rencana
produksi.
Failed end Conditions Bagian Produksi tidak dapat membuat
rencana produksi.
Actors Bagian Pengiriman, Bagian Produksi,
Bagian Gudang, Factory Manager dan
General Manager.
Main flow/ Basic Path 1. Bagian Pengiriman memeriksa
persediaan barang jika barang tidak
tersedia maka dibuatkan laporan sisa
pemesanan.
2. Bagian Produksi dan Factory
Manager menerima laporan sisa
pemesanan.
3. Bagian Pengiriman Membuat Rencana
Produksi.
4. Bagian Pengiriman, Bagian Gudang,
Factory Manager dan General
Manager menyetujui rencana
produksi.
5. Bagian Produksi mengelola rencana
produksi.
6. Bagian Pengiriman dan Bagian
Produksi menerima dokumen hasil
produksi
7. Bagian pengiriman membuatkan
daftar pengiriman barang.
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Bagian Pengiriman membuat laporan
sisa pemesanan
A.2. Bagian Pengiriman membuat
rencana produksi.
A.3. Bagian Pengiriman membuat daftar
pengiriman.
Invariant B B.1. Laporan sisa pemesanan dihasilkan
dari Purchasing Order.
B.2. Landasan rencana produksi dilihat
dari laporan sisa pemesanan.
B.3. Daftar pengiriman dibuat
berdasarkan dokumen hasil produksi.
61
uc USE CASE Prosedur Pengiriman Barang
Prosedur Pengiriman Barang
Bagian Pengiriman Factory Manager
Konsumen
Bagian Keuangan
Bagian Produksi
Membuat Daftar
Pengiriman
Menerima Daftar
Pengiriman
Menerima Daftar
Pengiriman Barang
dari Konsumen
Membuat Surat Jalan
Menandatangani dan
Menerima Surat Jalan
Mengarsipkan Surat
Jalan
«include»
«include»
«include»
«extend»
3. Prosedur Pengiriman Barang
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.4.
Use Case Diagram Prosedur Pengiriman Barang
62
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Prosedur Pengiriman Barang
Use Case Name Pengiriman Barang
Requirements Bagian Pengiriman dapat membuat
surat jalan.
Goal Bagian Pengiriman dapat membuat
daftar pengiriman.
Pre-Conditions Dari laporan hasil produksi dapat
dibuatkan daftar pengiriman.
Post-Conditions Mengarsipkan surat jalan.
Failed end Conditions Bagian Produksi tidak dapat membuat
surat jalan.
Actors Bagian Pengiriman, Bagian Keuangan,
Bagian Produksi, Konsumen dan
Factory Manager.
Main flow/ Basic Path 1. Bagian Pengiriman membuat
Daftar Pengiriman.
2. Factory Manager dan Konsumen
menerima daftar pengiriman.
3. Bagian Pengiriman membuatkan
surat jalan.
4. Bagian pengiriman, Konsumen,
Bagian Produksi, Bagian Keuangan
menerima dan menandatangani
surat jalan.
5. Bagian Pengiriman menyimpan
surat jalan sebagai arsip.
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Membuat daftar pengiriman.
A.2. Membuat surat jalan
Invariant B B.1. Daftar pengiriman dibuat
berdasarkan dokumen laporan
hasil produksi.
B.2. Surat jalan dibuat berdasarkan
konfirmasi daftar pengiriman dari
konsumen.
63
uc USE CASE Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur Pembuatan Laporan
Bagian Pengiriman
General Manager
Manager Marketing
Membuat Laporan
Pemesanan
Mengarsipkan
Laporan
Membuat Laporan
Pengriman
Menerima dan Menyetujui
Laporan
Memasukan PO
Mencetak Laporan
Mingguan dan Laporan
Bulanan
Membuat Data Hasil
ProduksiMemasukan Data
Surat Jalan
«include»
«extend»
«extend»
«include»
«include»
«extend»
4. Prosedur Pembuatan Laporan.
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.5.
Use Case Diagram Prosedur Pembuatan Laporan
64
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Prosedur Pembuatan Laporan
Use Case Name Pembuatan Laporan
Requirements Berdasarkan dari laporan pemesanan,
laporan pengiriman dan laporan hasil
produksi.
Goal Factory Manager dan General
Manager dapat menerima laporan.
Pre-Conditions Memasukan data Purchasing Order,
memasukan data surat jalan dan
memasukan laporan hasil produksi.
Post-Conditions Dapat menghasilkan laporan mingguan
dan laporan Bulanan.
Failed end Conditions Factory Manager dan General
Manager tidak dapat memasukan data
Purchasing Order, memasukan data
surat jalan dan memasukan laporan
hasil produksi.
Actors Bagian Pengiriman, Factory Manager
dan General Manager.
Main flow/ Basic Path 1. Bagian Pengiriman Memasukan data
Purchasing Order, memasukan data
surat jalan dan memasukan laporan
hasil produksi.
2. Bagian Pengiriman membuat dan
mencetak laporan pengiriman dan
laporan pemesanan.
3. Factory Manager dan General
Manager menerima dan menyetujui
laporan.
4. Bagian Pengiriman mengarsipkan
laporan.
Alternate Flow/ Invariant A A.1. Membuat laporan pemesanan dan
laporan pengiriman.
A.2. Menerima laporan mingguan dan
laporan bulanan.
Invariant B B.1. Memasukan data Purchasing order
dan memasukan data surat jalan.
B.2. Merekap laporan pemesanan, surat
jalan dan dokumen hasil produksi.
65
B. Activity Diagram
1. Prosedur Pemesanan Barang
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.6.
Activity Diagram Prosedur Pemesanan Barang
act ACT Prosedur Pemesanan Barang
Prosedur Pemesanan
General ManagerFactory ManagerBagian PengirimanKonsumen
Mulai
Melakukan
Pemesanan
Menerima
Pemesanan
Membuatkan
Purchasing Order
Buyer
Tanda tangan PO Tanda tangan PO
PO TTD
Penolakan PO
Arsip PO
Menginput PO ke laporan
sisa pemesanan
Selesai
Konfirmasi
PO
YA
YA
TIDAK
TIDAK
66
2. Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang.
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.7.
Activity Diagram Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang
act ACT Prosedur Pembuatan Pemesanan Barang
Prosedur Pembuatan Pemesanan
Bagian Produksi General ManagerFactory ManagerBagian GudangBagian Pengiriman
Mulai
Memeriksa Persediaan
Pemisahan
Barang
Membuat Laporan
sisa pemesanan
Menerima Laporan sisa
pemesanan
Menerima Laporan Sisa
Pemesanan
Pembuatan Rencana
Produksi TTD Rencana Produksi TTD Rencana Produksi TTD Rencana Produksi
TTD Rencana Produksi
TTD Rencana Produksi
Memberikan Dokumen Hasil
Produksi
Mengelola Rencana
Produksi
Menerima Dokumen
Hasil Produksi
Membuat Daftar
Pengiriman
Selesai
Pengurangan
Laporan Sisa
Pemesanan
Hasil Produksi
Barang Tidak
TersediaBarang
Tersedia
67
act ACT Prosedur Pengiriman Barang
Prosedur Pengiriman Barang
Bagian ProduksiBagian KeuanganKonsumenFactory ManagerBagian Pengiriman
Mulai
Membuat Daftar
Pengiriman
Menerima Daftar
Pengiriman
Menerima Daftar
Pengiriman
Menerima Permintaan
Pengiriman Barang
Pembuatan Surat Jalan
Rangkap 4
Surat Jalan TTD Warna
Putih
Surat Jalan TTD Warna
MerahSurat Jalan TTD Warna
Hijau
Surat Jalan TTD Warna
Kuning
Arsip
Selesai
Cetak 3
Rangkap
Surat Jalan TTD
3. Prosedur Pengiriman Barang
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.8.
Activity Diagram Prosedur Pengiriman Barang
68
act ACT Prosedur Pembuatan Laporan
Prosedur Pembuatan Laporan
Manager MarketingGeneral ManagerBagian Pengiriman
Mulai
Memasukan data
Purchasing Order
Memasukan Data Surat
Jalan
Memasukan Data Dokumen
Hasil Produksi
Pembuatan
Laporan Mingguan
Dicetak 2 rangkap
Pembuatan
Laporan Bulanan
dicetak 3 rangkap
Arsip
Menyimpan
Laporan
Mingguan
Menerima dan Menyetujui
Laporan Mingguan
Rangakap Kedua
Menerima dan Menyetujui
Laporan BulananMenerima dan Menyetujui
Laporan Bulanan
Menyimpan
Laporan
Bulanan
Selesai
Laporan
Mingguan
Laporan
Bulanan
Arsip
4. Prosedur Pembuatan Laporan.
Sumber: Hasil Penelitian (2018)
Gambar III.9.
Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan
69
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi dokumen sistem berjalan merupakan rincian dari bentuk
dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses yang terjadi. Bentuk dokumen
itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen
keluaran.
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-dokumen
yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Berikut spesifikasi dokumen
masukan dalam sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang pada PT.
Dawoo International :
1. Nama Dokumen : Purchasing Order (PO)
Fungsi : Pemesanan Barang
Sumber : Konsumen
Tujuan : Untuk pemesanan barang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Laporan Harian Produksi
Fungsi : Sebagai bukti barang telah diproduksi
Sumber : Bagian Produksi
Tujuan : Bagian Pengiriman dan Bagian Produksi
Media : Kertas
Jumlah : 13 Lembar
70
Frekuensi : Dibuat setiap hari oleh bagian produksi.
Bentuk : Lampiran A.2
3.4.1. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen
yang keluar atau yang akan diterima oleh pihak lain. Berikut spesifikasi dokumen
keluaran sistem informasi pemesanan dan pengiriman barang pada PT. Dawoo
International Purwakarta :
1. Nama Dokumen : Purchasing Order Buyer
Fungsi : Bukti penerimaan pemesanan barang dari konsumen
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : Factory Manager dan General Manager
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Laporan Sisa PO
Fungsi : Landasan untuk bagian pembuatan rencana produksi
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : Factory Manager
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap hari dan setiap terjadi pemesanan
Bentuk : Lampiran B.2
71
3. Nama Dokumen : Weekly Production Schedule
Fungsi : Landasan rencana produksi
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : Factory Manager dan Bagian Gudang
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap seminggu sekali
Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : List Pengiriman (Delivery)
Fungsi : Mengetahui daftar stok barang.
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : Konsumen dan Factory Manager
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap hari jika terjadi pengiriman barang.
Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Bukti penerimaan atau pengiriman barang.
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
Jumlah : 4 Rangkap
Frekuensi : Dibuat setiap terjadi pengiriman barang
Bentuk : Lampiran B.5
72
6. Nama Dokumen : Laporan Mingguan
Fungsi : Sebagai bukti adanya pemesanan dan pengiriman barang.
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : General Manager dan Bagian Pengiriman
Media : Kertas
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap satu minggu sekali
Bentuk : Lampiran B.6
7. Nama Dokumen : Monthly Report Delivery
Fungsi : Sebagai bukti pengiriman dalam satu bulan.
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : General Manager dan Marketing Manager
Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.7
8. Nama Dokumen : Monthly Report Purchasing Order (PO)
Fungsi : Sebagai bukti adanya pemesanan barang.
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : General Manager dan Marketing Manager
Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.8
73
9. Nama Dokumen : Monthly Report Delivery and Purchasing Order
Fungsi : Sebagai bukti adanya pemesanan dan pengiriman barang.
Sumber : Bagian Pengiriman
Tujuan : General Manager dan Marketing Manager
Media : Kertas
Jumlah : 3 Lembar
Frekuensi : Dibuat setiap satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran B.9
3.5. Permasalahan Pokok
Dalam pelaksanaannya, tentunya setiap perusahaan memiliki
permasalahan. Berikut permasalahan yang terjadi pada sistem pemesanan dan
pengiriman barang pada PT. Dawoo International Purwakarta :
1. Pengolahan data sistem pemesanan dan pengiriman barang masih
menggunakan cara yang manual yaitu dengan menggunakan microsoft excel.
2. Proses pengolahan dan pencarian data yang lama sehingga terjadi kesalahan
antara jumlah pemesanan yang diterima dengan hasil yang dikirimkan
berbeda serta informasi yang dihasilkan tidak efektif dan efisien. Dokumen
fisik yang hilang sehingga memperlambat dalam proses pembuatan laporan.
3. Dalam pembuatan laporan pemesanan dan laporan pengiriman barang masih
menggunakan cara yang manual yaitu dengan memasukan data satu persatu,
sehingga memperlambat proses pekerjaan.
74
3.6. Pemecahan Masalah
Dari beberapa permasalahan yang terjadi, ada beberapa cara untuk
mengatasi permasalahan yang terjadi yaitu:
1. Dibuatkan sistem yang terkomputerisasi agar dapat meningkatkan kinerja
perusahaan yang dapat memudahkan proses pemesanan dan pengiriman
barang.
2. Dibuatkan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk proses pengolahan
data pemesanan dan pengiriman barang agar dapat meminimalisir kesalahan
pengolahan data serta dalam pembuatan laporan dapat menghasilkan
informasi yang cepat, tepat waktu, efektif dan efisien, sehingga dapat
membantu kegiatan operasional pada PT. Dawoo International Purwakarta.
3. Dibuatkan sistem informasi yang terkomputerisasi untuk proses pengolahan
laporan pemesanan dan laporan pengiriman barang sehingga lebih cepat