BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Dwiputra Magisindo (Magis Printing) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang layanan cetak digital berukuran besar (large format digital printing). Perusahaan yang didirikan pada tahun 2009 ini berlokasi di Jalan Kapuk Raya 21, Nusa Indah 17, Jakarta. Magis Printing menyediakan layanan berupa cetakan berkualitas tinggi baik untuk keperluan dalam ruangan (indoor), maupun luar ruangan (outdoor) yang membantu para pelanggan untuk berpromosi. Magis Printing menggunakan tinta original yang mampu menghasilkan warna tajam dan mendetail, serta didukung mesin yang berfungsi untuk mencetak kedua sisi (double-sided printing) menjadikan produk layanan Magis Printing unggul di kelasnya. Selain fokus pada kualitas media dan teknologi yang digunakan, Magis Printing juga selalu merawat mesin dan peralatan dengan baik sehingga mesin
52
Embed
BAB III skripsithesis.binus.ac.id/doc/Bab3Doc/2011-2-00143-MNSI Bab3001.doc · Web view(word of mouth) Melalui testimonial ... (mengidentifikasi kebutuhan konsumen yang belum terpenuhi)
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT. Dwiputra Magisindo (Magis Printing) merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang layanan cetak digital berukuran besar (large format digital printing).
Perusahaan yang didirikan pada tahun 2009 ini berlokasi di Jalan Kapuk Raya 21, Nusa
Indah 17, Jakarta.
Magis Printing menyediakan layanan berupa cetakan berkualitas tinggi baik
untuk keperluan dalam ruangan (indoor), maupun luar ruangan (outdoor) yang
membantu para pelanggan untuk berpromosi. Magis Printing menggunakan tinta
original yang mampu menghasilkan warna tajam dan mendetail, serta didukung mesin
yang berfungsi untuk mencetak kedua sisi (double-sided printing) menjadikan produk
layanan Magis Printing unggul di kelasnya. Selain fokus pada kualitas media dan
teknologi yang digunakan, Magis Printing juga selalu merawat mesin dan peralatan
dengan baik sehingga mesin dapat beroperasi optimal dan menghasilkan output stabil
sebesar 10,000 meter persegi setiap harinya.
Pelanggan utama dari Magis Printing adalah perusahaan-perusahaan yang
membutuhkan media cetak digital sebagai sarana untuk melakukan kegiatan promosi
seperti PT. Indomarco Pristama, PT. Pixel Art Indonesia, dan PT. Agung Podomoro
Land,Tbk.
3.2 Visi dan Misi PT. Dwiputra Magisindo
Visi : Menjadi perusahaan digital printing yang terdepan.
Didukung dengan teknologi dan tenaga profesional yang mampu memberikan layanan
yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan untuk bersama-sama menuju sukses.
Misi : Menyediakan hasil cetakan digital yang superior bagi setiap pelanggan
melalui kombinasi teknologi mesin terkini dan layanan terbaik dalam setiap pekerjaan
dengan slogan utama “Kunci utama keberhasilan kami adalah kepuasan pelanggan”.
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dwiputra Magisindo
Sumber: wawancara Komisaris PT. Dwiputra Magisindo
Direktur
(Pemilik PT. Dwiputra Magisindo)
Komisaris
HRD Finance & Accounting
Marketing Purchasing Production Design
Admin Operator
Kurir
3.4 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Direktur / Pemilik
o Memimpin dan mengelola perusahaan.
o Melakukan rencana kerja dan penetapan kebijakan yang
berlangsung di perusahaan.
o Menetapkan posisi dan wewenang bagi setiap karyawan.
o Melakukan pengambilan keputusan menyangkut hal-hal yang
penting dalam perusahaan.
o Melakukan evaluasi dan tindak perbaikan jika dianggap perlu.
Komisaris
o Melakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional di
perusahaan sehari-hari.
o Memberikan laporan kepada direktur tentang kegiatan
operasional dan pencapaian perusahaan.
o Mengajukan perekrutan dan pemecatan karyawan kepada
direktur.
o Menetapkan perencanaan kegiatan perusahaan jangka pendek.
Finance & Accounting
o Mengatur arus keluar-masuknya uang dalam perusahaan,
meliputi:
- Pembayaran pembelian bahan baku dari supplier.
- Pembayaran keperluan yang menyangkut kebutuhan
operasional perusahaan.
- Pembayaran gaji karyawan.
- Penerimaan uang dari penjualan produk perusahaan.
o Mencatat tiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan dan
membuat laporan keuangan tiap bulannya,
o Memberikan laporan kepada komisaris menyangkut keadaan
keuangan perusahaan.
HRD (Human Resource Development)
o Melakukan perekrutan karyawan termasuk penyeleksian
karyawan.
o Bertanggung jawab dalam absensi karyawan.
o Melakukan penilaian kerja karyawan dan membuat laporan
kinerja karyawan tiap bulannya.
o Melaporkan hal penting yang berkaitan dengan kepentingan
karyawan kepada komisaris.
o Menetapkan program pelatihan untuk karyawan.
Marketing
o Melakukan kegitan-kegiatan promosi produk kepada pasar.
o Menerima pesanan produk dari pelanggan (customer order).
o Melakukan penelitian tentang kebutuhan pelanggan dan tren
pasar.
Purchasing
o Melakukan pembelian bahan baku dari supplier.
o Melakukan pembelian menyangkut kebutuhan operasional
perusahaan.
o Melaporkan kegiatan pembelian kepada finance & accounting
untuk dilakukan pembayaran.
Production
o Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi, untuk
memenuhi semua pesanan pelanggan.
o Mengawasi kinerja operator.
Design
o Melakukan semua kegiatan desain untuk memenuhi kebutuhan
pesanan pelanggan dan keperluan kantor, yang meliputi:
- Mendesain sampel produk dan produk sesuai pesanan
pelanggan.
- Mendesain flyer, spanduk, brosur, sebagai sarana promosi
untuk kebutuhan perusahaan.
Admin
o Mengurus surat-surat kegiatan operasional perusahaan, seperti
surat jalan, invoice, customer order, dsb.
o Melakukan paket pengiriman pesanan kepada pelanggan.
o Menerima pembayaran dari pelanggan dan menyerahkan kepada
finance & accounting.
Operator
o Mengoperasikan mesin dan peralatan cetak dalam kegiatan
produksi.
o Merawat mesin secara berkala.
o Bertanggung jawab atas kualitas produk cetak digital dengan
melakukan quality control.
3.5 Proses Bisnis
PT. Dwiputra Magisindo memiliki proses bisnis sebagai berikut:
1. Promosi
Marketing melakukan kegiatan promosi produknya melalui brosur,
flyer, iklan. Bagian marketing juga melakukan promosi secara
langsung dengan mendatangi perusahaan-perusahaan calon
pelanggan.
2. Pemesanan
Pelanggan dapat memesan produk layanan cetak digital kepada PT.
Dwiputra Magisindo melalui telepon, e-mail, surat maupun
pemesanan langsung kepada marketing. Bagian marketing mencatat
pesanan pelanggan dan membuat customer order.
3. Konfirmasi
Bagian design membuat sampel produk sesuai dengan spesifikasi
dari customer order dan menyerahkan sampel tersebut kepada bagian
marketing. Dari sampel tersebut diperoleh estimasi harga produk
yang dipesan oleh pelanggan. Sampel produk yang sudah jadi dilihat
oleh pelanggan untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan
kebutuhan. Negosiasi harga dilakukan pada tahap ini dan apabila
sudah setuju maka dilakukan ke tahap berikutnya.
4. Produksi
Customer order diberikan kepada kepala produksi untuk dilakukan
pencetakan sesuai dengan sampel yang telah disetujui. Operator
melakukan proses produksi mulai dari produksi menggunakan mesin
cetak digital , melakukan finishing produk, hingga pada pengecekan
kualitas produk (quality control).
5. Pengiriman
Bagian admin mengirimkan invoice kepada pelanggan untuk
melakukan pembayaran. Setelah membayar , uang diserahkan kepada
finance & accounting. Selanjutnya admin akan membuat surat jalan
dan mengirimkan paket pesanan kepada pelanggan melalui kurir.
Setelah barang sampai ke pelanggan kurir akan melaporkan kepada
admin bahwa kiriman telah diterima pelanggan.
Gambar 3.2 Rich Picture sistem yang sedang berjalan.
Sumber: wawancara Komisaris PT. Dwiputra Magisindo
3.6 Analisis Kebutuhan Pelanggan
Analisis kebutuhan pelanggan dilakukan dengan cara penyebaran kuisioner kepada
108 responden melalui team marketing PT. Dwiputra Magisindo. Responden
merupakan pelanggan dari PT. Dwiputra Magisindo. Berikut ini informasi yang
diperoleh dari hasil penyebaran kuisioner:
1. Layanan produk cetak digital apa yg sering anda gunakan ?
Gambar 3.3 Layanan produk yang sering digunakan responden
Dari gambar 3.3, layanan cetak digital yang paling sering digunakan adalah
print outdoor sebesar 53% dan print indoor sebesar 35%. Kedua layanan cetak
digital ini memang merupakan spesialisasi dari Magis Printing. Salah satu
faktor yang menentukan adalah hasil cetak digital Magis Printing yang
berkualitas bagus dengan harga yang bersaing.
2. Apakah saat ini Magis Printing sudah memberikan informasi produk yang
sesuai dengan kebutuhan anda ?
Gambar 3.4 Kesesuaian informasi produk atas kebutuhan responden
Dari gambar 3.4, dapat disimpulkan bahwa sejauh ini mayoritas responden
sebesar 44% masih merasa informasi produk yang diberikan oleh Magis
Printing belum sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Hal ini dikarenakan Magis
Printing masih melakukan penyampaian informasi dengan media yang terbatas
sehingga informasi produk yang disampaikan di beberapa media tidak tercantum
secara mendetail spesifikasinya.
3. Seberapa mudah menghubungi pihak marketing untuk melakukan pemesanan ?
Gambar 3.5 Tingkat kemudahan untuk melakukan pemesanan
Pada gambar 3.5, dapat dilihat bahwa sebagian besar responden (34%) merasa
mudah dalam menghubungi pihak marketing untuk melakukan pemesanan.
Untuk pelanggan tetap jarang menghadapi kesulitan dalam melakukan
pemesanan kepada pihak marketing, karena contact mereka sudah tercatat dan
menjadi prioritas utama Magis Printing.
4. Bagaimana cara anda melakukan pemesanan kepada Magis Printing ?
Gambar 3.6 Cara responden melakukan pemesanan
Pada gambar 3.6, dapat dilihat mayoritas sebesar 68% responden melakukan
pemesanan melalui telepon. Seringkali responden tidak mempunyai waktu untuk
melakukan pemesanan langsung secara tatap muka dengan pihak marketing.
5. Apakah anda menggunakan internet ?
Gambar 3.7 Penggunaan internet oleh responden
Dari gambar 3.7 diatas tercatat sebesar 87% responden menggunakan internet.
Hal ini dapat mendukung nantinya terhadap pengembangan website e-marketing
Magis Printing.
6. Seberapa sering anda menggunakan internet dalam sehari?
Gambar 3.8 Intensitas responden menggunakan internet dalam sehari
Pada gambar 3.8 didapat sebesar 37% dari responden yang menggunakan
internet selama 1-3 jam dalam sehari. Rata-rata responden menghabiskan waktu
1-5 jam menggunakan internet dalam sehari.
7. Untuk keperluan apa saja anda menggunakan internet ?
Gambar 3.9 Kebutuhan responden dalam menggunakan internet
Dari gambar 3.9 dapat dilihat mayoritas responden sebesar 64% menggunakan
internet untuk mengakses e-mail. Sisanya menggunakan internet untuk kegiatan
seperti browsing, chatting, dan lainnya.
8. Pernah melakukan pemesanan/pembelian produk secara online?
Gambar 3.10 Responden memesan/membeli produk secara online
Pada gambar 3.10, sebagian besar responden (66%) belum pernah melakukan
pembelian/pemesanan produk secara online. Nantinya perlu disosialisasikan
kembali agar fitur pemesanan di website Magis Printing dapat digunakan secara
optimal.
9. Bermanfaatkah bagi anda jika Magis Printing memiliki website untuk informasi
produk dan pemesanan secara online?
Gambar 3.11 Anggapan responden tentang manfaat website yang akan
dikembangkan oleh Magis Printing
Dari gambar 3.11 didapatkan bahwa seluruh responden mendukung
pengembangan website Magis Printing. Dengan adanya website Magis Printing
nantinya akan membawa manfaat bagi pelanggan.
10. Content apa sajakah yang anda harapkan ada di website Magis Printing ? (boleh
pilih lebih dari 1)
Gambar 3.12 Content yang diharapkan oleh responden di website Magis
Printing
Dari gambar 3.12 diatas dapat dilihat bahwa responden mengharapkan adanya
informasi layanan produk (38%), fitur online chat dengan marketing (23%), dan
dapat memesan produk secara online di dalam website (20%) yang akan
dikembangkan oleh Magis Printing. Content ini perlu dikembangkan dan
mendapat fokus utama dalam pengembangan website Magis Printing.
11. Seperti apa kriteria website yang anda harapkan dari Magis Printing ?
Gambar 3.13 Kriteria website yang diharapkan oleh responden
Dari gambar 3.13 dapat disimpulkan bahwa keempat kriteria website diatas
perlu diimplementasikan secara proporsional. Mayoritas responden sebesar 40%
menginginkan website Magis Printing tidak terlalu rumit dan mudah untuk
digunakan.
3.7 Analisis Lima Kekuatan Porter
Gambar 3.14 Analisis Lima Kekuatan Porter
Sumber: wawancara Komisaris PT. Dwiputra Magisindo 2011
Dalam analisis lima kekuatan bersaing Porter dapat diukur potensi keunggulan bersaing
dari PT. Dwiputra Magisindo dalam bidang industri yang sedang dijalankannya.
Penjelasan dari gambar ini akan dibahas lebih mendetail satu per satu :
Barang dan jasa pengganti
Cetak sablon manual
Persaingan dari perusahaan sejenis
- PT. Supra Visual- PT. Agni Prima- PT. Oval Trijaya
Kekuatan tawar-menawar konsumen
- Negosiasi harga- Lelang
Kekuatan tawar-menawar pemasok
- PT. Kintex- PT. Binar Bestari Buana- PT. Central Spss- PT. Samafitro
Ancaman masuknya pendatang baru
- PT. Cahaya Printing- PT. Jaya Artsindo
1. Persaingan dari perusahaan sejenis
Persaingan industri large format digital printing di daerah Jakarta cukup ketat.
Beberapa perusahaan sejenis merupakan pesaing langsung dari PT. Dwiputra
Magisindo antara lain PT. Supra Visual, PT. Agni Prima, PT. Oval Trijaya.
Pesaing langsung ini memiliki segmentasi dan target pasar yang sama seperti
PT. Dwiputra Magisindo. Hal ini membuat PT. Dwiputra Magisindo harus
selalu menjaga dan meningkatkan kualitas produk dan layanan yang ditawarkan
kepada para pelanggan, disamping itu harus mampu bersaing dalam masalah
harga dan promosi-promosi yang dapat merangsang para calon pelanggan untuk
membeli produk dan layanan yang ditawarkan. Oleh karena itu untuk memberi
nilai tambah dalam persaingan PT. Dwiputra Magisindo memutuskan untuk
menerapkan sistem e-marketing berbasis web. Hal ini diputuskan terutama untuk
memberikan pelayanan pemesanan secara online kepada pelanggan 24 jam dan
informasi tentang produk secara up-to-date.
2. Ancaman masuknya pendatang baru
Pendatang baru menarik perhatian perusahaan, karena biasanya pendatang baru
memiliki potensi bersaing melalui inovasi dan ide-ide yang segar. Memang
untuk memulai bisnis ini diperlukan modal besar untuk pengadaan mesin-mesin
cetak digital yang berukuran besar, namun hal ini hanya merupakan penghalang
kecil mengingat keuntungan yang dapat dihasilkan dari industri ini sangat besar.
Hal ini tentu saja menjadi ancaman bagi perusahaan, oleh karena itu perusahaan
harus tetap waspada dan mengantisipasi ancaman dari pendatang baru melalui
inovasi dan ide-ide segar.
3. Kekuatan tawar-menawar pemasok
Perusahaan memiliki beberapa alternatif pemasok antara lain: PT.Kintex, PT.
Binar Bestari Buana, PT. Central Spss, PT. Samafitro. Perusahaan memiliki
daya tawar-menawar pemasok yang tinggi karena dapat memilih kualitas yang
beragam dan memilih tawaran harga terbaik dari para pemasok tersebut.
4. Kekuatan tawar-menawar konsumen
Pelanggan selalu ingin produk dengan kualitas terbaik dengan harga yang
kompetitif. PT. Dwiputra Magisindo menerapkan negosiasi harga bagi para
pelanggannya. Dengan adanya negosiasi harga para pelanggan dapat menawar
harga agar sesuai dengan budget mereka. Selain itu ada pula pelanggan yang
membuka lelang dengan tujuan mendapatkan produk yang mereka inginkan
dengan harga terendah tentunya. PT. Dwiputra Magisindo juga mengikuti
kegiatan lelang seperti ini agar dapat memenangkan proyek-proyek tertentu.
5. Barang dan jasa pengganti
Produk pengganti ditawarkan oleh para pesaing tidak langsung seperti toko-toko
yang menawarkan produk cetak sablon. Pelanggan dengan budget minimal
biasanya memilih cetak sablon karena harganya lebih murah dibandingkan
dengan cetak digital. Meskipun harga jauh lebih mahal, namun kualitas cetak
digital jauh lebih baik. Cetak digital biasanya dipakai untuk keperluan
periklanan perusahaan-perusahaan besar, sedangkan cetak sablon dipakai untuk
kampanye partai, spanduk di warung-warung makan, dsb. Ancaman oleh produk
pengganti ini dinilai rendah karena cetak digital masih mempunyai pasar
tersendiri yang tidak dapat digantikan oleh cetak sablon yaitu periklanan oleh
perusahaan-perusahaan besar yang membutukan kualitas tinggi dibanding
masalah harga.
Dari keseluruhan analisis lima kekuatan porter ini dapat ditarik kesimpulan
bahwa persaingan di industri large format digital printing ini terbilang ketat dan
PT. Dwiputra Magisindo perlu memaksimalkan pemasarannya agar dapat tetap
bertahan di industri ini.
3.8 Analisis Perancangan E-Marketing
Metode perancangan e-marketing menggunakan analisis “Seven Stages of
Internet Marketing”. Dalam bab ini akan dijelaskan 3 tahap pertama dalam “Seven
Stages of Internet Marketing” dan 4 tahapan selanjutnya akan dijelaskan di bab