41 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan. 3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku. Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen (document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
108
Embed
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEMrepository.dinamika.ac.id/id/eprint/1645/5/BAB_III.pdf · 2016. 11. 21. · Berita Acara Pemindahan Arsip Berita Acara Pemindahan Arsip Menandatangani
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
41
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun
aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL
Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan
observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data
akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan
observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik
temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara
menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada
standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku.
Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat
diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke
penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami
kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti
pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan
dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen
(document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
42
3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk
Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk
Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1,
proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan
urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :
43
a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani
tanda terima surat.
b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum,
sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.
c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat
atau dokumen yang masuk
d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor
e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor
kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat
masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang
tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk
mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor.
Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda
penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala
Seksi/Kasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.
44
3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar
Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar
Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses
ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan
kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa
kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor,
jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya
menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor
menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya
pada Pelaksana :
45
a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah
ditandatangani;
b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat
keluar;
c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.
Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan
surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :
a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;
b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;
c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda
tangan penerima;
d. menyimpan arsip surat keluar.
46
3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat
Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat
Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari
proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :
a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja;
b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai
dengan permohonan;
c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda.
Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :
a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja;
b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda;
c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.
Penggandaan Surat dan Dokumen
Kasubbag UmumUnit Kerja Pelaksana
Doc
umen
t Fl
ow
Dia
gram
Mulai
Melakukan permohonan penggandaan
surat / dokumen
Mencatat permohonan penggandaan
Meminta Pelaksana untuk
melakukan penggandaan
Buku AgendaPenggandaan Surat
Melakukan penggandaan
surat
Mencatat hasil penggandaan
Surat hasil penggandaan
Memeriksa surat hasil
penggandaan
Meminta Pelaksana untuk memberikan
kepada Unit Kerja ybs
Surat hasil penggandaan
Surat hasil penggandaan
Selesai
Sesuai?
Ya
Tidak
47
Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang
telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil
penggandaan kepada unit yang bersangkutan.
3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif
Penataan Arsip Inaktif
PelaksanaKasubbag Umum
Doc
umen
t Fl
ow
Dia
gram
Mulai
Menugaskan pelaksanaan urusan arsip
inaktif
Arsip yang dipindahkan
Memeriksa kesesuaian dgn Daftar Arsipnya
Daftar Arsip
Membuat Berita Acara Pemindahan
Arsip
Berita Acara Pemindahan Arsip
Menandatangani Berita Acara
Berita Acara ter-ttd
Menugaskan penataan arsip
Mengklasifikasikan, menyusun, dan
menyimpan arsip
Arsip Inaktif
Selesai
Sesuai?
Ya
Tidak
Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif
Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4,
Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan
dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip
48
yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada
Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum
membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian
Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya
menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.
49
3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Gambar 3.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip
50
Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum
menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan
disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana
meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan
pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan
Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan
pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia
Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah
diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan
pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor
Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap
dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta
menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota
tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat
usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk
ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat,
Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk
menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip
untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah
ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan
pemusnahan arsip.
51
3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas
Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas)
Kasubbag UmumKepala Kantor Pelaksana Bendahara
Doc
umen
t Fl
ow
Dia
gram
Mulai
Menerima permohonan
penerbitan ST / SPD
Mendisposisikan permohonan
Mendisposisikan permohonan
Nota Permohonan
Nota Permohonan
Membuat konsep ST / SPD
Konsep ST / SPD
Memeriksa dan memaraf konsep
ST / SPD
Konsep ST / SPD
Menandatangani konsep ST / SPD
ST / SPD ter-ttd
Memberi stempel
ST / SPD ter-ttd dan terstempel
Melakukan proses
selanjutnya yg diperlukan
Selesai
Sesuai?
Ya
Tidak
Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas
Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala
Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan
tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada
Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan
kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat
konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan
ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum,
selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya
menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah
permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung adalah kesulitan dalam pencarian
52
dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip
menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan
mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk
mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal
Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat
membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan
arsip pada KPKNL Bandung.
Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan
melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat
mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya :
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan
1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan
arsip surat masuk dan
surat keluar menjadi data
digital.
b. Mampu melakukan
pendisposisian secara
terkomputerisasi.
c. Dapat mengetahui
dimana arsip
terdisposisi.
d. Mampu menanggani
peminjaman dan
penggembalian arsip
e. Dapat menentukan
jadwal retensi arsip
f. Mampu merubah status
arsip
a. Data arsip digital
b. History disposisi arsip
c. Data arsip aktif dan inaktif
d. Laporan surat masuk dan
surat keluar
e. Laporan disposisi surat
f. Laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
g. Laporan arsip inaktif
h. Laporan retensi arsip
2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses
laporan surat masuk dan
surat keluar perperiodik
b. Dapat mengakses
laporan disposisi surat
a. Laporan surat masuk dan
surat keluar
b. Laporan disposisi surat
c. Laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
53
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan
c. Dapat mengakses
laporan retensi arsip
secara periodik
d. Dapat mengakses
laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
secara periodik
e. Dapat mengakses
laporan arsip inaktif
f. Dapat mengakses
laporan retensi arsip
d. Laporan arsip inaktif
e. Laporan retensi arsip
3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan
peminjaman dan
pengembalian arsip
secara terkomputerisasi
b. Mampu mengetahui
arsip apa saja yang
pernah dipinjam maupun
yang telah dikempalikan
c. Mampu melakukan
pendisposisian secara
terkomputerisasi
a. History peminjaman dan
penggembalian arsip
b. History disposisi arsip
4 Pelaksana a. Mampu melakukan
peminjaman dan
pengembalian arsip
b. Mampu mengetahui
arsip apa saja yang
pernah dipinjam maupun
yang telah dikempalikan
c. Mengetahui arsip apa
saja yang pernah
didisposisikan
d. Dapat melakukan
pembuatan draft surat
keluar
a. History peminjaman dan
penggembalian arsip
b. History disposisi arsip
Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum
bertindak sebagai admin dari aplikasi yang digunakan, terdapat beberapa user
54
pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada
dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7.
Server
Cloud
Sub Bagian Umum
Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana
Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem
3.3 Perancangan Sistem
Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang
berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di
KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub
Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan.
Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus
dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai
dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam
pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan
untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan
sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD),
enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji
coba.
55
3.3.1 Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok
diagram dan system flow.
A. Blok Diagram
Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung.
Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat
masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar,
data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.
Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data
yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses
peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok
output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan
penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL
Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut,
antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan
pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.
56
Diagram IPO
ProsesInput OurputD
iagr
am I
PO
Surat Masuk
Pengarsipan
Inaktif
Retensi
Surat KeluarPelaporan
Surat Masuk
Pelaporan Inaktif
Pelaporan Retensi
Jenis Surat
Pegawai
Pengirim Surat(mail sender)
Penerima Surat(mail receiver)
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Disposisi
PelaporanDisposisi
Peminjaman dan Pengembalian
Pelaporan Peminjaman dan
Pengembalian
Pelaporan Surat Keluar
Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar
B. System Flow
Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan
yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat
untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk
dan surat keluar.
57
B.1 System Flow Master Jabatan
System Flow Master Jabatan
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Jabatan
Proses Pencatatan Data
JabatanJabatan
Proses Menampilkan Data Jabtan
Display Jabatan
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Jabtan
Ubah Data Jabatan
Proses Ubah Jabatan
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Jabatan
Proses Hapus Jabatan
Ya
Display Jabatan
Display Ubah Jabatan
Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan
Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data,
masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
58
B.2 System Flow Master Unit Kerja
System Flow Master Unit Kerja
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data Unit
Kerja
Proses Pencatatan Data
Unit Kerja
Unit
Kerja
Proses Menampilkan
Data Unit Kerja
Display Unit Kerja
Ubah?
Menampilkan Data Ubah Unit
Kerja
Ubah Data Unit
Kerja
Proses Ubah Unit Kerja
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Unit
Kerja
Proses Hapus Unit Kerja
Ya
Display Unit Kerja
Ya
Display Unit Kerja
Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja
Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang
di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan
menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil
diperbarui.
59
B.3 System Flow Master Pegawai
System Flow Master Pegawai
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Pegawai
Proses Pencatatan Data
PegawaiPegawai
Proses Menampilkan Data Pegawai
Display Pegawai
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Pegawai
Ubah Data Pegawai
Proses Ubah Pegawai
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data
Pegawai
Proses Hapus Data Pegawai
Ya
Display Pegawai
Display Pegawai
Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai
Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang
di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan
menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil
diperbarui.
60
B.4 System Flow Master Jenis Surat
System Flow Master Jenis Surat
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Jenis Surat
Proses Pencatatan Jenis
Surat
Jenis
Surat
Proses Menampilkan
Data Jenis Surat
Display Jenis Surat
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Jenis Surat
Ubah Data Jenis
Surat
Proses Ubah Jenis Surat
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Jenis
Surat
Proses Hapus Data Jenis Surat
Ya
Display Jenis Surat
Display Jenis Surat
Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat
Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang
di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan
menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil
diperbarui.
61
B.5 System Flow Master Lokasi
System Flow Master Lokasi
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Lokasi
Proses Pencatatan Lokasi
Lokasi
Proses Menampilkan
Data Lokasi
Display Lokasi
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Lokasi
Ubah Data Lokasi
Proses Ubah Lokasi
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Lokasi
Proses Hapus Data Lokasi
Ya
Display Lokasi
Display Lokasi
Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
62
B.6 System Flow Master Media
System Flow Master Media
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Media
Proses Pencatatan
MediaMedia
Proses Menampilkan Data Media
Display Media
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Media
Ubah Data Media
Proses Ubah Media
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Media
Proses Hapus Data Media
Ya
Display Media
Display Media
Gambar 3.14 System Flow Master Media
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
63
ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi
System Flow Master Pengaturan Retensi
Sub Bagian UmumPh
ase
Mulai
Mencatat Data
Retensi
Proses Pencatatan
RetensiRetensi
Proses Menampilkan Data Retensi
Display Retensi
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Retensi
Ubah Data Retensi
Proses Ubah Retensi
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Retensi
Proses Hapus Data Retensi
Ya
Display Retensi
Jenis
Surat
Display Retensi
Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi
Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
64
B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif
System Flow Master Pengaturan Inkatif
Sub Bagian Umum
Phas
eMulai
Mencatat Data
Inaktif
Proses Pencatatan
InaktifInaktif
Proses Menampilkan
Data Inaktif
Display Inaktif
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Inaktif
Ubah Data Inaktif
Proses Ubah Inakatif
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Inaktif
Proses Hapus Data Inaktif
Ya
Display Inaktif
Jenis
Surat
Display Inaktif
Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif
Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di
dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
65
B.9 System Flow Master Atur Pengguna
System Flow Master Atur Pengguna
Sub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Mencatat Data
Pengguna
Proses Pencatatan Pengguna
Penggun
a
Proses Menampilkan
Data Pengguna
Display Pengguna
Ubah?
Proses Menampilkan
Data Penggunga
Ubah Data
Pengguna
Proses Ubah Inakatif
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data
Pengguna
Proses Hapus Data Pengguna
Ya
Display Pengguna
Pegawai
Display Pengguna
Gambar 3.17 System Flow Master Atur Pengguna
Pada Gambar 3.17 merupakan system flow mengelola data master atur pengguna
yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama
dimulai dari memasukkan data pengguna ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi
akan menyimpan ke dalam tabel pengguna. Kemudian jika ingin melakukan
perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan
berhasil diperbarui.
66
B.10 System Flow Surat Masuk
System Flow Surat Masuk
Kepala KantorSub Bagian Umum
Phase
Mulai
Surat Masuk
Memberi ke Kepala
Kantor untuk
Memperoleh Tujuan
Disposisi
Surat Masuk
Memberikan
Tujuan
Disposisi
Proses
Mencetak
Laporan Surat
Masuk
Laporan Surat
Masuk
Selesai
Laporan Surat
Masuk
Surat Masuk
beserta tujuan
disposisiSurat Masuk
beserta tujuan
disposisi
Cetak?
TidakSurat
Masuk
Mencetak
Laporan Surat
Masuk
Ya
Mencatat Surat
Masuk
Proses
Menyimpan
Surat Masuk
Display Surat Masuk
Gambar 3.18 System Flow Surat Masuk
67
Pada gambar 3.18 diatas merupukan system flow surat masuk yang di
dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian dan Kelapa Kantor. Proses surat
masuk dimulai pada saat Sub Bagian Umum menerima surat lalu memberikannya
kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan tujuan disposisi. Setelah diterima oleh
Kepala Kantor, selanjutnya surat masuk diberi tujuan disposisi dan surat yang
sudah mempunyai tujuan disposisi diberikan kembali kepada Sub Bagian Umum
untuk dilakukan proses pencatatan surat secara digital. setelah proses pencatatan
surat masuk selesai, maka Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat
masuk yang telah diproses, selanjutnya laporan surat masuk tersebut diberikan
kepada Kepala Kantor.
68
B.11 System Flow Disposisi
Gambar 3.19 System Flow Disposisi
69
Pada gambar 3.19 di atas merupakan system flow disposisi yang di
dalamnya terdiri dari empat aktor yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksnan, Kepala
Seksi, dan Kepala Kantor. Proses disposisi dimulai pada saat Sub Bagian Umum
menentukan tujuan disposisi kepada Kepala Seksi dengan cara mengunggah surat
masuk sesuai tujuan disposisi dari kepala kantor ke dalam sistem dan diterima
oleh Kepala Seksi. Kepala Seksi menerima disposisidan selanjutnya mendisposisi
ke pelaksana untuk melaksanakan perihal surat masuk tersebut, setelah pelaksana
menerima disposisi surat masuk dari Kepala Seksi, selanjutnya pelaksana
melaksanakan perihal surat masuk tersebut dengan cara membalas liwat surat
keluar. Setelah Pelaksana melakukan perihal surat masuk, Sub Bagian Umum
menerima informasi pelaksanaan surat masuk dan Sub Bagian Umum dapat
mencetak laporan disposisi surat masuk untuk diberikan kepada Kepala Kantor.
70
B.12 System Flow Surat Keluar
Gambar 3.20 System Flow Surat Keluar
71
Pada gambar 3.20 di atas merupakan system flow surat keluar yang di
dalamnya terdapat 4 aktor, yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksana, Kepala Seksi, dan
Kepala Kantor. Proses surat keluar dimulai dari pelaksana membuat draft surat
keluar didalam aplikasi, kemudian draft surat keluar tersebut diberikan kepada
Kepala Seksi untuk dilakukan persetujuan, jika tidak disetujui maka secara
otomatis kembali lagi ke Pelaksana sedangkan disetuji maka draft surat keluar
akan diberikan kepada Sub Bagian Umum untuk dicetak. Setelah proses cetak
selesai, Sub Bagian Umum memberikan surat keluar kepada kepala kantor untu
dimintai tanda tanggan sebagai legalitas. Setelah mendapatkan tanda tanggan
Kepala Kantor, Sub Bagian Umum mengunggah surat keluar kedalam aplikasi
dengan cara men-scan. Selanjuutnya Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan
surat keluar.
72
B.13 System Flow Arsip Inaktif
System Flow Arsip Inaktif
Kepala KantorSub Bagian UmumP
has
e
Mulai
Aktifkan Arsip?
Proses Mengaktifkan
Arsip Surat
Simpan Arsip yang Diaktifkan
Mencetak Laporan Arsip
Inaktif
Laporan Arsip Inaktif
Laporan Arsip Inaktif
Selesai
Cetak?Tidak
Tidak
Mencari arsip surat Inaktif
Proses Cari Arip Surat Inaktif
Memilih Arsip Yang Diaktifkan
Inaktif
Ya
Surat
Masuk
Surat
Keluar
Mencetak Laporan Arsip Surat Inaktif
Ya
Inaktif
Display Arsip In Aktif
Gambar 3.21 System Flow Arsip Inaktif
Pada gambar 3.21 di atas merupakan system flow arsip inaktif yang di
dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses
arsip inaktif dimulai dari Sub Bagian Umum mencari atau memilih arsip surat
inaktif pada table inkatif, selanjutnya Sub bagian umum melakukan perubahan
status arsip inaktif menjadi arsip kembali, jika mengaktifkan arsip maka arsip
akan kembali aktif dan kembali ke tabel yang sesuai, sedangkan tidak diaktifkan
73
kembali Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan arsip inaktif yang selanjutnya
diberikan Kepala Kantor.
B.14 System Flow Peminjaman Arsip
System Flow Peminjaman Arsip
Kepala KantorSub Bagian UmumPeminjam
Phas
e
Konfirmasi Peminjaman
Mencetak Laporan
Peminjaman
Laporan Peminjaman
Selesai
Laporan Pemninjaman
Cetak?
Ya
Mulai
Proses Memilih Arsip Surat Yang akan Dipinjam
Proses Menentukan Tanggal Kembali dan
Keterangan Peminjaman
Peminjaman
Pengembalian
Membuat Laporan
Peminjaman
Tidak
Melakukan Peminjaman
Memilih Arsip
Dipinjam
Menentukan
Tanggal dan
keterangan
Surat
Masuk
Surat
Keluar
Peminja
man
PeminjamanKonfirmasi
Peminjaman
Membuat
Laporan
Peminjaman
Peminjaman
Display Peminjaman
Display Konfirmasi
Peminjaman
Gambar 3.22 System Flow Peminjaman
74
Pada gambar 3.22 di atas merupakan system flow peminjaman arsip yang
di dalamnya terdapat tiga aktor, yaitu Peminjam, Sub Bagian Umum, dan Kepala
Kantor. Proses peminjaman arsip dimulai dari Peminjam menentukan arsip yang
akan dipinjam dan selanjutnya peminjam menentukan tanggal pengembalian dan
menyertakan keterangan peminjaman arsip. Selanjutnya Sub Bagian Umum
mengkonfirmasi peminjaman arsip, proses setelah peminjaman adalah
pengembalian arsip. Sub Bagian umum dapat mencetak laporan peminjaman yang
selanjutnya diberikan kepada Kepala Kantor.
75
.15 System Flow Pengembalian Arsip
System Flow Pengembalian Arsip
Kepala KantorSub Bagian Umum
Phas
e
Mencetak Laporan
Pengembalian
Laporan Pengembalian
Selesai
Laporan Pengembalian
Cetak?
Proses Konfirmasi
Pengembalian
Tidak
Melakukan Konfirmasi
Pengembalian
Peminja
man
Mencetak Laporan
Ya
Mulai
Display Pengembalia
n
Gambar 3.23 System Flow Pengembalian
76
Pada gambar 3.23 di atas merupakan system flow pengembalian arsip
yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum, dan Kepala
Kantor. Proses pengembalian arsip dimulai dari sub bagian menerima
pengembalian arsip dari peminjam, kemudian melakukan konfirmasi
pengembalian di aplikais. Setelah mengkonfirmasi pengembalian Sub Bagian
Umum mencetak laporan pengembalian arsip dan diberikan kepada Kepala
Kantor.
77
B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip
System Flow Jadwal Retensi Arsip
Kepala KantorSub Bagian Umum
Phas
e
Mulai
Penghapusan Arsip Kadaluarsa Secara Otomatis
Mencetak Laporan Arsip
Kadaluarsa
Laporan Arsip Kadaluarsa
Laporan Arsip Kadaluarsa
Selesai
Mencari Arsip Surat Inaktif
Melakukan Pengjapusan Arsip
Kadaluarsa
Mencari arsip surat
Inaktif
Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa
Retensi
Display Jadwal
Retensi Arsip
Gambar 3.24 System Flow Jadwal Retensi Arsip
78
Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip
yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor.
Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan
sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan
penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian
Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala
Kantor.
3.3.2 Data Flow Diagram
Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah
selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD)
yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem
secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang
baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan
DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer
untuk mengerti sistem yang dikembangkan.
a. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD
yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data
secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini
dapat dilihat pada Gambar 3.25
79
Data Jabatan
Data Surat MasukData Jenis Surat
Data Surat AktifData Surat Inaktif
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Keluar
Laporan Retensi Arsip
Laporan Peminjaman
dan Pengembalian Arsip
Data Pelaksana
Data Disposisi
Data Peminjaman
Data Disposisi
Data Surat Keluar
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Data Disposisi
Data Kepla Seksi
Data Peminjaman
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Laporan DisposisiLaporan Surat Inaktif
Data Retensi
Data Retensi
Peminjaman
Data Inaktif
Data Inaktif
1
Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat
Masuk dan Surat Keluar
Pelaksana
Sub Bagian Umum
Kepala Seksi
Kepala Kantor
Gambar 3.25 Context Diagram
b. Diagram Berjenjang.
Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan
kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang
diawali dari context diagram sampai DFD level dan menunjukan sub proses-
sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam
aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Diagram
berjenjang ini menjelaskan hirarki proses sistem informasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Diagram
berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram
berjenjang aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini
terdari dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola data
80
transaksi, dan mengelola laporan. Masing-masing dari proses tersebut
dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki
sembilan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja,
mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat,
mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, mengelola data retensi
surat dan mengelola data pengguna. Mengelola transaksi memiliki lima proses
yaitu mengelola transaksi surat, mengelola transaksi Disposisi Surat, mengelola
transaksi Peminjaman dan Pengembalian arsip surat, mengelola transaksi arsip
surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip. Mengelola laporan
memiliki lima proses yaitu mengelola laporan surat masuk dan surat keluar,
mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan