GUBERNUR JAWA TIMUR PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR NOMOR 80 TAHUN 2019 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA GUBERNUR JAWA TIMUR, Menimbang : bahwa dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien serta mewujudkan pengelolaan arsip yang handal, tertib arsip, keselamatan aset dan perlindungan bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur, perlu menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif Pemerintah Provinsi Jawa Timur; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Propinsi Djawa Timur (Himpunan Peraturan-Peraturan Negara Tahun 1950) telah diubah dengan Undang-undang Nomor 18 Tahun 1950 tentang Perubahan Dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Propinsi Djawa Timur (Himpunan Peraturan-Peraturan Negara Tahun 1950); 2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679); 4. Peraturan
25
Embed
GUBERNUR JAWA TIMUR PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMURarsipjdih.jatimprov.go.id/upload/9325/Pergub_No._80_Tahun_2019_tentang... · berita acara pemindahan Arsip Inaktifnya. (3) Pengaturan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
GUBERNUR JAWA TIMUR
PERATURAN GUBERNUR JAWA TIMUR
NOMOR 80 TAHUN 2019
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
GUBERNUR JAWA TIMUR,
Menimbang : bahwa dalam rangka mendukung pengelolaan arsip dinamis
yang efektif dan efisien serta mewujudkan pengelolaan arsip
yang handal, tertib arsip, keselamatan aset dan perlindungan
bahan pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan di
lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Timur, perlu
menetapkan Peraturan Gubernur tentang Pedoman
Pengelolaan Arsip Inaktif Pemerintah Provinsi Jawa Timur;
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang
Pembentukan Propinsi Djawa Timur (Himpunan
Peraturan-Peraturan Negara Tahun 1950) telah diubah
dengan Undang-undang Nomor 18 Tahun 1950 tentang
Perubahan Dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950
tentang Pembentukan Propinsi Djawa Timur (Himpunan
Peraturan-Peraturan Negara Tahun 1950);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana
telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua
Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2015 Nomor 58,Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
4. Peraturan
- 2 -
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286);
5. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun
2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran
Daerah Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 Nomor 4
Seri D);
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG PEDOMAN
PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF PEMERINTAH PROVINSI JAWA
TIMUR
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Gubernur ini yang dimaksud dengan:
1. Provinsi adalah Provinsi Jawa Timur.
2. Gubernur adalah Gubernur Jawa Timur.
3. Perangkat Daerah adalah Perangkat Daerah di lingkungan
Pemerintah Provinsi Jawa Timur.
4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
6. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
7. Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan dan lembaga
kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan
kearsipan.
8. Lembaga
- 3 -
8. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah lembaga yang memiliki
fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan
arsip statis dan pembinaan kearsipan di Provinsi.
9. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian
dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan
tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
10. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip
yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah
semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
arsip di lingkungannya.
11. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan diinstansinya.
12. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang
wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
13. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
14. Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan Arsip
Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan berdasarkan
ketentuan yang tertuang dalam JRA Pencipta Arsip.
15. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan
penyediaan arsip bagi kepentingan Pengguna Arsip yang
berhak.
16. Asas asal-usul adalah asas yang diterapkan untuk
menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan
Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip
yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat
melekat pada konteks penciptanya.
17. Asas aturan asli adalah asas yang diterapkan untuk
menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan
aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan
ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan Pencipta Arsip.
18. Autentikasi Arsip adalah pernyataan tertulis atau tanda
yang menunjukkan bahwa arsip statis yang bersangkutan
adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
19. Akses
- 4 -
19. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip.
20. Pusat Arsip adalah unit yang khusus digunakan untuk
menyimpan dan mengelola Arsip Inaktif.
21. Alih Media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari
satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan
akses arsip.
22. Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali
untuk menunjukkan adanya arsip yang memiliki
hubungan antara arsip yang satu dengan arsip yang lain,
atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki
pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat
penyimpanan arsip yang berbeda karena bentuknya yang
harus disimpan terpisah.
23. Digital Watermark adalah data digital yang dilekatkan ke
dalam semua bentuk media, baik foto, video, musik, atau
konten lainnya.
Pasal 2
Peraturan Gubernur ini dimaksudkan sebagai acuan bagi
Perangkat Daerah dalam melakukan pengelolaan Arsip Inaktif.